VALTION PAINATUSKESKUS VALTION AR KI STO

Transkriptio

1 VALTION PAINATUSKESKUS VALTION AR KI STO HELSINKI

2 Valtionarkiston päätös kunnallisten asiakirjojen hävittämisestä, osa 6 Annettu Helsingissä marraskuun 1 päivänä 1989 Säilytysajat vahvistettu syyskuun 1 päivänä 1989 sekä marraskuun I päivänä 1989 Valtionarkisto vahvistaa 20 päivänä helmikuuta annetun arkistolain ( 184/ 8 1) 19 :n nojalla seuraavan päätöksen muihin kunnallisiin toimintoihin liittyvien asiakirjojen hävittämisestä. Valt ionarkist on hoitaja Veikko Lit zen A rk ist oneuvos pirk ko Rastas Ulkoasu: Petteri Kivekäs ISBN Valtion painatuskeskus Helsinki 1989

3 Sisällys 1 MUIHIN KUNNALLISIIN TOIMINTOIHIN LIITTYVÄT ASIAKIRJAT Asuntohallinto Asuntojen tuotanto ja perusparannus Asuntojen käyttö Muut asuntohallinnon tehtävät 1.2 Kuluttaja-asiat 1.3 Kunnallinen alkoholitarkastus 1.4 Kunnallinen puhelinlaitostoiminta Verkostojen suunnittelu ja toteutus Keskuksia koskevat asiat Laitteet ja niiden markkinointi Laskutus- ja perintäasiakirjat 1.5 Kunnanasiamiehen asiakirjat 1.6 Kunnan oma metsätalous 1.7 Loma- ja lomitusasiat Lomituspalvelut Pienyrittäjien vuosiiomaraha 1.8 Maataloutta koskevat asiat Yleiset maatalouspoliittiset asiat Tukiasiat Kunnan oma maatalous 1.9 Majoituslautakunnan käsittelemät asiat 1.10 Oikeusapuasiat 1.11 Palo- ja pelastustoimi 1.12 Pysäköinnin valvonta 1.13 Raittiustoimi 1.14 Seutukaavoitus 1.15 Valtiolliset ja kunnalliset vaalit 1.16 Väestönsuojelu ja valmiussuunnittelu 1.17 Ympäristönsuojelu I Luonnonsuojelu Vesiensuojelu Ilmansuojelu Melunforjunta Muu ympäristönsuojelu

4 2 MUIHIN KUNNALLISIIN TOIMINTOIHIN LIITTYVÄT ASIAKIRJAT, JOITA EI ENÄÄ KERRY 2.1 Ammattientarkastus Asutustoiminta 2.3 Huoneenvuokrien säännöstely Liikeyrityslaskenta-asiat 2.5 Työ-, työllistämis-, työvoima- ja työnvälitysasiat Työtupa-asiat 2.7 Ulosottoasiat 2.8 Verotusasiat

5

6 1.1 ASUNTOHALLINTO Asiakirjan Asiakirjan tietosisältö Vähimmäissäil yt ysai ka Asuntojen tuotanto ja perusparannus 1) 1 Asuntopolitiikan suunnitteluun liitty- Mm. perusparannusohjelma, Säilytetään pysyvästi vät erit yisselvit ykset mus t alaisväest ön ja suunnitelmat asunto-ohjelma 2 Kunnan myöntämien Mm. seuraavat Laina-aika + 2 v; hyvaltion asuntolaino- lainalajit: osake- lätyt ja peruutetut jen sekä niiden siirto- lainat, omakoti- lainahakemukset 2 jen pidennysten ja lainat, erityis- vuotta, hylkäämiskoron alennusten se- asuntolainat, päätökset 5 vuotta kä lykkäysten asiakirjat : - hakemukset lii t tei- neen - myöntämisoikeuspäätökset - myöntämisoikeuden seurantakortisto - lainapäätösten t oisteet - muiden päätösten t ois tee t omaksilunastamislainat, perusparannuslainat, peruskorjaus- ja laajennus lainat, lisälainat 3 Asuntolainakirjanpi- Esim. korkotodistuk- 5 v don seuranta-asiakir- set, rakennusvaihej at todistusten jäljennö k- set, lainojen muutospäiväkirj at, viiväst yskorkolistat Huom. Muiden kuin viranhaltijapäätösten osalta ks. Yleishallinto, päätöksenteko kohdat 3,4 4 Asuntohallituksen Mm. vuokratalo- Laina-aika + 2 v; kun myöntämien lainojen lainat, perusparan- lainaan liittyy rakenasiakirjat nuslainat, vuokra- nuksen käyttöä ja - hakemukset liittei- talon peruskorjaus- luovutusta koskeva neen lainat, lämmityslai- rajoitus, rajoitusaika - etuoikeusjärjestys toslainat sekä asunto- + 2 v 1) Ks. myös sopimusasiat ja muut oikeustoimet. 7

7 Asiakirjan Asiakirjan tiet osisält ö Vähimmäissäilytysaika - hankekohtaiset osakeyhtiön hyväksylausunnot ja niiden minen lainoitettavaktarkistukset si (henkilökohtainen - päätösjäljennökset arava, rakennusaikainen arava) Asuntojen käyttö Vuokralaisten valinnan hyväksymishakemukset liitteineen ja kirjeenvai htoineen Vuokralaisten valintaa koskevat asiakirjat Vuokrasuhteen jatkumiseen ja päättymiseen liittyvät asiakirjat Kunnan tekemien, vuokratalojen käyttöä koskevien poikkeuslupapäätösten asiakirjat Vuokratalojen valvontaan liittyvät asiakirjat Luettelot kunnan omistamista ja vuokralleo t tamista asuinhuoneistoista Koskee kunnan hyväksyntää vuokratalonomistajien suorittamalle asukasvalinnalle Koskee asukasvalintaa kunnan omistamiin tai vuokraamiin asuinhuoneistoihin Mm. vuokrantarkistushakemu kset / -ilmoitukset liit teineen sekä vuokratalojen asukasvalintoja koskevat vuosi-ilmoitukset uotta päätöksen lainvoimaisuudes t a; hylätyt hakemukset 5 vuotta uotta päätöksen lainvoimaisuudest a; hylätyt hakemukset 5 vuotta Poikkeusluvan kestoaika + 3 v 5 v + 2 v; mikäli tiedot eivät säily muissa asiakirjoissa, pysyvästi 8

8 Asiakirjan Asiakirjan tietosisältö Vähimmäissäilytysai ka 7 Aravalainoitet tujen omistusasuntojen ja vuokratalojen sekä vastaavien valvontaan liittyvät asiakirjat - vuokrauslupahakemukset - lunastustarjoukset - luovut ust arjoukset - luovutuksen saajan nimeämis- ja lunast amis päätökset Rajoitusaika + 5 v 8 9 Oman asunnon hankintaan myönnettävien lainojen korkotuen valvonta-asiakirjat Aravalainan sijaan myönnettävien korkotukilainojen asiakirjat Sisältää hakemukset, päätökset ja muut asiakirjat Korkotuen maksuaika + 5 v Rajoitusaika + 5 v Muut asuntohallinnon tehtävät*) 1 2 Valtion varoista asunto-olojen muuhun kohentamiseen liittyvän tuen asiakirjat Kunnan omista varoista myönnetyn tuen asiakirjat Mm. asuntojen korj ausavust u kset (en t. energia-avus tukset), työvoimaviranomaisten jakamat eläkeläisten omien asuntojen ko rj ausavust ukse t uotta; kuitenkin lainoja koskevat asiakirjat laina-aika + 2 v 1) Asumistukea koskevien asiakirjojen osalta ks. Sosiaalihuollon ja holhoustoimen asiakirjat, sosiaalihuolto, sosiaaliavustukset. 9

9 1.2 KULUTTAJA-ASIAT Asiakirjan Asiakirjan tiet osisältö Vähimmäksäil yt ysaika 1 Kuluttajaneuvontaan liittyvät asia- ja asiakasrekisterit Rekisteritiedon voimassaoloaika + 2 v 2 Valitusasiakirjat Mm. asiakas- uotta ratkaisusta muistiinpanot, kirjeenvaih to lii tteineen, kulut t aj avali t uslau t a- kunnan pöytäkirjan otteet 3 Näyttelyiden, koulu- Mm. puheet, esitel- Keskeiset säilytetään tuspäivien, yleisötilai- mät, luentotekstit, pysyvästi muut hävisuuksien asiakirjat kalvot, videofilmit tetään kun ei enää tarvita 10

10 1.3 KUNNALLINEN ALKOHOLITARKASTUS Asiakirjan Asiakirjan t ietosisäitö Vä hirnrnäissäilytysaika Tarkastuspöytäkirjat Lausunnot tarkastuskäynneis t ä Keskioluen anniskelu- ja vähittäismyynnin tarkastusilmoitukset Läänin hallituksen päätökset oikeudesta harjoittaa majoitusja/ tai ravitsemisliikettä + 2v A nnis keluluvat + 2v Anniskelu- ja keskiol ut lu pare kis te ri t + 2v Anniskelua ja alkohoiintarkastusta koskeva kirjeenvaihto Alkon kanssa Mm. lausuntopyynnöt ja lausunnot 11

11 1.4 KUNNALLINEN PUH ELIN LAITOSTOI M INTA Asiakirjan Asiakirjan tietosisäl tö Vähimmäissäilyiysaika Verkostojen suunnittelu ja toteutus 1 Suunnitelmat Koskevat tiedonsiirtoverkkoja sekä tele- ja datalaitteistoja - yleisluonteiset Säilytetään pysyvästi suunnitelmat -toteutukseen ja Esim. kytkentäsuun- Ao. rakennelman tai ylläpitoon nitelmat ja numeroliittyvät suunitelmat suunnitelmat laitteiston käyttöaika 2 Reitti- ja kulku- Koskevat tiedon- kaaviot siirtoverkkoja +2 v 3 Piirustukset ja kaaviot 4 Kartat - verkostokartat - muut kartat 5 Johtoverkon paikallis t amis tositteet 6 Jakomokuvat Pysyvästi säilytetään loppuvuoden tilanteesta otetut kopiot nollaan päättyviltä vuosilta, muut voimassaoioaika + 2 v; otos voidaan säilyttää paperiasiakirjoina tai mikrofdmeillä 7 Kaapeli-jajohto- Esim. kaapelikortit ja rekisteri t vuokrajohtotiedostot + 2 v 12

12 Asiakirjan 8 Kaapeli televisiover k- ko- ja dataliittymisasiakirjat - lii t t y mis tilau kse t liittymissopimukset / tilausvahvistukset Asiakirjan tietosisältö Vä hi m mäissäilytysai ka v. Niiltä ajanjaksoilta, joilta puuttuvat tilaajarekisterit, säilytetään liit ty missopimukset/ tilausvahvistukset kuten re kisterit iedot ao. ajanjaksolta 9 Asennusasiakijat Esim. asennus- ja työsuunnitelmat, Piirustukset ja kytkentäkuvat voimaasennus- ja työmääräykset, työn aloitussaoloaika + 2 v, muut uotta luvat, asennus- ja työselost u kset sekä piirustukset ja kytkentäkuvat 10 Maadoituspöytäkirjat 11 Puhelinlinjakatselmuspöytäkirjat 12 Liikenteen seurantaasiakirjat - vikapöytäkirjat ja -päiväkirjat - muut asiakirjat 13 Lupa- ja sopimusasiakirjat - maakaapelilaskuluvat ja risteily- (risteämis)sopimu kse t / -luvat - risteilylupakirjeenvaihto - maston pystyttämisluvat 2v + 1ov 13

13 Asiakirjan Asiakirjan tietosisältö Vä h im m äissäil yt ysai ka - mastojen vuokrasopimukset ulkopuolisille - johtovuokra- ja yhteiskäyttöpylvässopimukset + 1ov Keskuksia koskevat asiat 1 Keskusten rakennetta koskevat asiakirjat 2 Keskuspiirustukset 3 Työmaakokousten pöytäkirj at 4 Taajuusmääräykset 5 DX-seurantakokousten pöytäkirjat 6 Mi t t auspöytäkirjat 7 Hyvyyskokeilutulokset Ovat keskusten talonrakennuspiirustuksia Kutakin keskuslaitteistotyyppiä koskevat keskeiset asiakirjat säilytetään pysyvästi; muut keskusten käyttöaika + 2 v + 2 v 15 vuotta, kuitenkin vähintään takuuaika; jos keskus puretaan aikaisemmin, voimassaoloaika + 2 v + 2v 2 vuotta loppuselvityksestä Mm. aktiivisten + yhteyksien mittaus- 2 v pöytäkirjat I V 14

14 Asiakirjan Asiakirjan tietosisältö Vähimmäissäilytysai ka Laitteet ja niiden markkinointi 1 Tilaajare kis terit Tilaaj akort i t, tilaajavaihdekortit ja vastaavat; koskee + ; kuitenkin puhelimen osalta vuopuhelinta, telexiä, datalaitteita ja delta 1950 ja sitä edeltävältä ajalta ja vastaavia telexin osalta vuodelta 1960 ja sitä edeltävältä ajalta olevat rekisterit säilytetään pysyvästi; kunkin uuden datalaitetyypin (esim. telefax ja videotex) osalta 2 ensimmäisen vuoden tilaaj atied ot säilytetään pysyvästi. Ks. myös kohta hhelinluettelot 3 Alaliittymätiedostot 4 Puhelinvastaaj akortit 5 Datalaitekortit 6 Dataverkkokuvat 7 Datatiedosto-haarukointiasiaki rj at 8 Dat at iedos t o-aseverk koasiakirj at 9 Datamittauspöytäkirjat Koskee myös muita vastaavia luetteloita Oman toimialueen luettelot säilytetään pysyvästi, muut hävitetään kun ei enää tarvita Voimasaoloaika 2v 15

15 Asiakirjan Asiakirjan tietosisältö Vähi mmäissäiiytysaika 10 Radiopuhelinasiakirjat Takuutodistukset voimassaoloaika +, muut 2 v II Laitesuunnit telupiirustukset Keskeiset säilytetään pysyvästi, muut voimassaoloaika + 2 v 12 Telelaitteiden korjausasiakirjat Esim. laite- ja huoltokortit Laskutus- ja perintäasiakirjat 1 2 Tilaajalaskijoiden filmit Muut sykäystiedot Mm. sykäysfilmit 3v lv 3 4 Häiriö- ja katkaisuilmoitukset sekä vastaavat Asiakassuhdeasiakirjat Esim. tilaussuhteen muutosasiakirjat, irtisanomkasiakirjat, asiakasvalitukset (häi rintäselvit y kse t) lv +. Ks. myös kohta Luetteloilmoitukset ja muut ilmoitukset Y ksityisomaisuuden vahingoit tamiseen liittyvät asiakirjat Paljastuspalkkioasiakirjat Koskee sekä luetteloettä ns. keltaisten sivujen tietoja Mm. vahinkojen ja haittojen korvaushakemukset ja -päätökset Koskevat ilkivallan ilmiannosta maksettavia rahapalk kioi t a 2v 16

16 1.5 KUNNANASIAMIEHEN ASIAKIRJAT Asiakirjan Asiakirjan tietosisältö Vähimmffissäilytysaika 1 Toimenpide p äivä- kirjat 2 Saapuneet kirjeet ja Valitusviran- 6v lausuntopyynnöt omaisten päätökset 3 Lähetettyjen asia- Sis. mm. esitykset ja kirjojen t ois tee t ehdotukset, lausun- 6 v not, vastineet ja valitukset 17

17 1.6 KUNNAN OMA METSÄTALOUS Asiakirjan Asiakirjan tietosisältö Vähimmäissäiiytysaika 1 Puutavaran myyntiin Mm. metsänliittyvät asiakirjat hakkuu-/ hankintasopimukset, mittausja luovutustodistukset ja vastaavat sekä luovutusten seurantaluettelot ja pinotavaran mittauskirjat 2 Laskutusluettelot 3 Metsävahinkoihin liittyvät asiakirjat 4 Metsätaloussuunnitelma-asiakirjat 5 Puutavarakirjanpitokortit 6 Puuston arviointiin liittyvät asiakirjat Sellaiset asiakirjat, jotka eivät liity vakuutusasioihin Mm. metsälö koht aiset suunnitelmat, seuranta- ja päivitysluettelot, metsäsuunnitelmaan liittyvä kirjeenvaihto ja karttaaineisto 2 vuotta sopimusehtojen täytyttyä, tositeluonteiset asiakirjat kuitenkin uotta 2 vuotta, jos ovat tositeaineistoa uotta Keskeiset säilytetään pysyvästi, muut hävitetään kun ei enää tarvita 18

18 1.7 LOMA- JA LOMITUSASIAT Asiakirjan Asiakirjan tietosisältö Vähimmäissäilytysaika Lomituspalvelut 1 M aat alous y rit t äj ien vuosilomahakemukset 2 3 Sijaisapu p yy nnö t Viikkovapaahakemukset S V sv 4 Maksullista lomittaja-apua koskevat asiakirjat 5 Vuosiloma-, viikkovapaa- ja sijaisavun sekä maksullisen iomi t t aja-avun seuranta-asiakirjat 5 vuotta viimeisen merkinnän tekemisestä 6 Sijaisapuun ja viikkovapaaseen liittyvät tuloselvitykset 7 Sopimukset yhteisön lomittajan käytöstä 2 vuotta sopimuksen päättymisestä II Lomit t ajarengassopi- Maatalousyrittäjien mukset väiisiä Lomituspalvelumaksujen perinnän seuranta-asiakirjat Ohjeet lomit tajille Kotieläinten määriä koskevat ilmoitukset 2 vuotta sopimuksen päättymisestä Hävitetään kun lasku on maksettu tai saatava poistettu Hävitetään kun ei enää tarvita Hävitetään kun ei enää tarvita 19

19 Asia- Asiakirjan tietosisältö Vä him mäiskirjan säil yt ysaika Pienyrittäjien vuosilomarsha 1 Pienyrittäjien vuosilomahakemukset 2 Pienyrittäjien tuloselvi t y kse t 3 Pienyrittäjien lomaselvitykset 20

20 1.8 MAATALOUTTA KOSKEVAT ASIAT Asiakirjan Asiakirjan tiet osisäl tö Vä h i mmäissäilytysaika Yleiset maatalouspoliittiset asiat 1 Tilarekisteri ja muut Vanhentuneet tiedot tiloja koskevat hävitetään kun ei t ied 0s t o t enää tarvita 2 Maksulykkäyksiä Mm. maksulykkäys- 2 vuotta siitä, kun koskevat asiakirjat hakemukset ja laina on kokonaan -sopimukset, saami- maksettu sen siirtosopimukset, maksulykkäys- ja vapaavuosirekisterit Va kuu t usl ue t t elo t R aj oi t us t en alaisten tilojen rekisterit Asut uslainare kis t e r i t M aansaant i- hakemusluettelot Puunmyyntiluettelot Metsityshakemukset Valtion maankäyttötoimintaan liittyvä kirjeenvaihto Asu tuslaina-asioihin liittyvä kirjeenvaihto Ve 1 ka ki rj a t 2 vuotta siitä, kun laina on kokonaan maksettu 5 vuotta rajoitusten päättymisestä 2 vuotta siitä, kun laina on maksettu takaisin 2v 2 vuotta rajoituksen päättymisestä 5 vuotta päätöksen voimaan tulosta Palautetaan velalliselle kun laina on loppuun maksettu 21

21 Asiakirjan Asiakirjan tietosisältö Vä hi mmäissäilytysaika Pellonraivaushakemukset ja -sopimukset liitteineen Tuotannonmuutoshakemukset ja -sopimu kse t liit teineen Kauppaki jajäljennökset valtion yksityisille myymästä maasta Maat ilalain mukaiset laina-asiaki jat 16 Sukupolvenvaihdos-, luopumiseläke- ja luopumis korvaus hakemusj äljennökset sekä lausunnot Mm. hakemus- ja lausuntojäljennökset, päätösilmoi tukset ja päät ösilmoit usrekisteri 5 vuotta sopimuskauden päättymisestä 5 vuotta sopimuskauden päättymisestä Hävitetään kun ei enää tarvita Hävitetään kun ei enää tarvita Hävitetään kun ei enää tarvita Tukiasiat 1 Vahingon korvau ksia Mm. pint a-alalisät, Säilytetään pysyvästi ja maatalouden tuke- lehmäavustus, misasioita koskevat kotivoin hinnanalenluettelot nuskorvaus, satovahinkokorvaus, hukkakaurakorvaus, muut maataloustuotannon tukemiseksi annettavien avustusten luettelot 22

22 Asiakirjan Asiakirjan tietosisältö Vähimmäissäilytysaika 2 Vahingonkorvaushakemukset ja maataloustuotannon tukemiseksi annettavien avustusten hakemukset liitteineen sekä niihin liittyvät valitukset Mm. pinta-alalisät, le hmäavus t us, kotivoin hinnanalennuskorvaus, satovahinkokorvaus, hukkakaurakorvaus, muut maataioustuotannon tukemiseksi annet t avat avustukset 5 v Kunnan oma maatalous 1 Maatalouden kehit- Säilytetään pysyvästi t ämisohjelmat 2 Kartat ja piirustukset Mm. viljelyä ja lai- Merkittävät säilyte- duntamista koskevat kartat tään pysyvästi; muut hävitetään kun ei tavita 23