Kuinka hakemus kannattaa kirjoittaa. Life-arvioinnin yleisimpiä kantoja kaskessa

Transkriptio

1 Kuinka hakemus kannattaa kirjoittaa. Life-arvioinnin yleisimpiä kantoja kaskessa

2 TAVALLISET SYYT EPÄONNISTUMISEEN/ALISUORIU- TUNEISUUTEEN LIFE Epärealistinen suunnitelma Varasuunnitelman puute PROJEKTEISSA Ymmärryksen puute Projektijohdon heikkous Sidosryhmien vastahakoisuus Tavoitteet tai menettelytavat mahdoton saavuttaa/toteuttaa annetussa aikataulussa/rahoituksella Projektiosallistujien roolit epäselvät Sitoutumisen puute Life ohjelman vastuiden ja sääntöjen heikko ymmärtäminen 2008 LIFE+ esittely 2

3 PROJEKTIN VALMISTELUN Kumpi on LÄHTÖKOHDAT tärkeämpää hankkeen läpimenon kannalta, hyvä idea vai hyvin kirjoitettu hakemus? Ymmärrä projektisi sisäinen logiikka! Suunnittele kaikki projektin näkökulmat huolellisesti Varaa riittävästi aikaa ja resursseja Pidä lähestymistapa mahdollisimman yksinkertaisena Ennakoi projektin aikana mahdollisesti tulevat ongelmat 2008 LIFE+ esittely 3

4 PROJEKTIN ELINKAAREN HALLINTA 2008 LIFE+ esittely 4

5 LOOGINEN VIITEKEHYS THE LOGICAL FRAMEWORK 2008 LIFE+ esittely 5

6 PARTNERISUHTEIDEN Määrittele ketkä ovat partnereita, sidosryhmiä, kohderyhmiä jne. RAKENTAMINEN Kartoita heidän osaamisensa ja kokemuksensa Identifioi heidän mielenkiintoja ja odotuksensa Arvioi heidän osallistumisensa esteet ja hidasteet Identifioi heidän roolinsa projektissa (mahdollisuudet rahallisessa, teknisessä ja hallinnollisessa mielessä) 2008 LIFE+ esittely 6

7 PROJEKTIOSALLISTUJAT Yksi koordinoiva osallistuja (coordinating beneficiary): juridisesti ja rahoituksellisesti vastuullinen. Ainoa osallistuja, jonka kanssa komissio kommunikoi. Osallistuttava sekä teknisesti että rahoituksellisesti projektiin. Vaihtoehtoiset muut osallistujat (associated beneficiaries) voidaan sisällyttää projektiin mikäli tuovat lisäarvoa. Osallistuttava projektiin sekä teknisesti että rahoituksellisesti. Vaihtoehtoiset lisärahoittajat (co-financers); ei teknistä vastuuta eivätkä voi vastaanottaa komission myöntämää tukea. Vaihtoehtoiset alihankkijat (sub-contractors): voidaan rekrytoida projektin tietyn osan toteuttamiseen alihankintaperiaatteella kilpailutettava LIFE+ esittely

8 PROJEKTIOSALLISTUJAT (2) Kaikkien osallistujien tuotava riittävä omarahoitus projektille Milloin julkisia yksiköitä esiintyy joko koordinoivana tai muuna osallistujana heidän omarahoitusosuuden on oltava vähintään 2% suurempi kuin heidän projektiin sijoittamansa vakinaisen henkilöstön palkkakulut. Kaikkien projektiosallistujien tulee saada EU:n myöntämää tukea Ulkopuolisten palvelujen käyttö voi olla korkeintaan 35 % projektin hyväksyttävistä kustannuksista (ellei erillisesti perustella suurempaa) LIFE+ esittely

9 MIKSI LOOGINEN VIITEKEHYS? Results-oriented not activity driven Consistency Logically sets objectives and actions Participatory stakeholder involvement Transparency Shows whether objectives have been achieved: Indicators Framework for assessing relevance, feasibility and sustainability Describes external factors that influence the project s success: assumptions and risks Makes YOU think like the Life evaluators do! 2008 LIFE+ esittely 9

10 Projektin vertikaalinen logiikka Overall Goal Direction that the project should take next Project Purpose Objectives that the project should achieve within the project Outputs Strategies for achieving the Project Purpose Activities Specific actions taken to produce Outputs Important Assumptions Conditions important for project success, but that cannot be controlled by the projects. Whether these conditions develop or not is uncertain LIFE+ esittely 10

11 Objectively Verifiable Indicators Standards for measuring project achievement. Means of Verification Data sources from which indicators are derived. Inputs human resource, materials, equipments, facilities and Projektin horisontaalinen logiikka funds required by the project. Preconditions Conditions that must be fulfilled before a project gets underway 2008 LIFE+ esittely 11

12 PROJECT DESIGN MATRIX (PDM) (SUOM.LOOGINEN VIITEKEHYSMATRIISI) 2008 LIFE+ esittely 12

13 8 Steps for PDM in PCM miyaichi.up.seesaa.net/image/overall20pcm.ppt 1. Stakeholder Analysis 2. SWOT Analysis 3. Problem Analysis 4. Objective Analysis 5. Project Selection 6. Project Design Matrix (PDM) 7. Workplan 8. Monitoring and Evaluation 13

14 STEP1 Stakeholders Analysis Stakeholder is any individual, group or organization, community, with an interest in the outcome of a programme/project. Key Question Whose problems or opportunities are we analyzing? Who will benefit or loose-out, and how, from a potential project intervention? miyaichi.up.seesaa.net/image/overall20pcm.ppt 14

15 STEP2 SWOT Analysis SWOT analysis is a tool for institutional appraisal and a brainstorming exercise in which the representatives of the organization participate fully. This is to Assess the performance and capacity of the units or divisions of a organization miyaichi.up.seesaa.net/image/overall20pcm.ppt 15

16 STEP3 Problems Analysis Problems Analysis visually shows the causes and effects of existing problems in the project area, in the form of a Problem Tree. It clarifies the relationships among the identified problems. miyaichi.up.seesaa.net/image/overall20pcm.ppt 16

17 STEP4 Objectives Analysis Objective Analysis clarifies the means-ends relationship between the desirable situation that would be attained and the solution for attaining it. This stage also requires an Objective Tree. miyaichi.up.seesaa.net/image/overall20pcm.ppt 17

18 STEP5 Project Selection Project Selection is a process in which specific project strategies are selected from among the objectives and means raised in Objectives Analysis, based upon selection criteria. miyaichi.up.seesaa.net/image/overall20pcm.ppt 18

19 STEP6 Formation of the PDM The project design Matrix (PDM) is formed through elaborating the major project components and plans based on the approach selected. The format of PDM is similar to that of the Logical Framework, and therefore can be commonly used worldwide. miyaichi.up.seesaa.net/image/overall20pcm.ppt 19

20 STEP7 Workplan / Plan of Operations The Plan of Operation is prepared by the project implementers, based on the PDM and other information. It is an effective tool for project implementation and management, and provides important data for monitoring and evaluation of the project. miyaichi.up.seesaa.net/image/overall20pcm.ppt 20

21 TOIMINNAN JA RESURSSIEN AIKATAULUTUS Mitä tulee tehdä (toimenpiteet)? Milloin (aikataulu)? Kuka vastaa (partnerisuhteet)? Mitä resursseja tarvitaan (välineet)? Kuinka paljon (budjetti)? Kestävyys/toteutettavuus? 2008 LIFE+ esittely 21

22 STEP 8 Monitoring and Evaluation WHY DO WE HAVE TO DO THIS? Strengthens accountability and transparency Provides information for effective management Helps determine what works well and what requires improvement Builds knowledge miyaichi.up.seesaa.net/image/overall20pcm.ppt 22

23 MAHDOLLISET ESTEET JA RISKIT Käytä projektin loogista viitekehystä projektiin kuuluvien ja sen ulkopuolelle jäävien asioiden väliseen rajanvetoon Identifioi kriittiset oletukset, jotka saattavat aiheuttaa koko projektin kannalta riskejä Piirrä johdonmukainen etenemissuunnitelma ja varaa riittävä turvamarginaali 2008 LIFE+ esittely 23

24 LISÄTIETOA PCM- PROJEKTINSUUNNITTELUN TUEKSI European Commission Project Cycle Management Handbook Guidelines others european programmes and projects. P. M. Institute materials management-and-project-cycle-management html Project Cycle Management-----A short training course in project cycle management 2008 LIFE+ esittely 24

25 Erityismainintana informaatiohankkeiden ongelmat LIFE ENVIRONMENTAL GOVERNANCE & INFORMATION (GIE) Recurring reasons for information, communication and awarenessraising project proposals failing in the past (1/2): Poor identification and description/presentation of the environmental problem targeted, with limited or no background information and data. Poor identification and description of the target audience of the project. Inappropriate target audience with respect to the environmental problem targeted. Poor description of the current (baseline) situation in the target area and/or the target audience. 25

26 LIFE ENVIRONMENTAL GOVERNANCE & INFORMATION (GIE) Recurring reasons for information, communication and awarenessraising project proposals failing in the past (2/2): Poor or incomplete identification of the stakeholders. Also, stakeholders often mixed with target audience, with applicants demonstrating a poor understanding of the difference between these two groups. Low value for money. Low EU added value. No quantification or poor/limited quantification of expected results. Inadequate monitoring activities and monitoring indicators for monitoring the project's impact and results. 26

27 LIFE ENVIRONMENTAL GOVERNANCE & INFORMATION (GIE) Quantification of expected results. Inadequate monitoring activities and monitoring indicators for monitoring the project's impact and results. Environmental awareness (EA) 1 External stimulation 2 Idea of a possibility to act 3 4 Environmental world views, values, beliefs, norms, habits Intention to act Opportunity to act 5 6 (contextual element) Proenvironmental behaviour (PEB) Improved state of the environment, Social 7 8 empowerment, Improved EA 27

28 Suosituksia hakemuksen tekemiseen Laatikaa hyvä kaaviokuva hankkeesta. Muutenkin havainnollisia kuvia voi sisällyttää Maalatkaa houkutteleva tulevaisuuskuva, jossa on mukana mahd paljon kvantifioituja lopputulemia (siis hankkeen onnistuessaan tuottamia tuloksia/indikaattoreita) Tehkää tietokantahaku muista saman aihepiirin EU-rahoitusta saavista hankkeista ja kirjatkaa päätelmät lomakkeeseen (mikäli tulos on rahoitusmahdollisuuksia edistävä) Hankkeiden riskien hallinta on keskeistä hankkeen laadukkuuden kannalta Kunkin actionin kohdalla tulee realistisesti arvioida mahdolliset riskit ja kuinka niihin varaudutaan. Jokaiseen actioniin jotakin! Tämä on aikaa vievää, mutta juuri tätä perinpohjaisuutta komissiossa arvostetaan. kannattaa arvioida kunkin riskin esiintymistodennäköisyys ja vakavuus hankkeen toteutumisen kannalta. Tämä antaa kuvan jämäkästä projektinsuunnittelusta Varattava riittävästi aikaa: valmistelu n kk, eproposalin kirjoittaminen 1-2 kk Kahden-kolmen hengen kirjoitustiimeistä hakijoilla hyviä kokemuksia, muut kommentoivat/täydentävät