1 PERUSTIETOJEN YLLÄPITO

Transkriptio

1 Muistiot Yleistä 32Memos/ DFMemos Muistio-ohjelmalla voidaan nopeasti nähdä, onko jonkin ominaisuuden taakse kytketty muistio sekä pystytään tekstien kopiointiin muistiolta toiselle. Muistioiden luomiseen on oma ohjelmansa, jota kutsutaan kaikista ohjelmista. Muistioiden ylläpidosta on siis auki vain yksi esiintymä, vaikka muistioita tarvitsevia ohjelmia olisi käyttäjällä auki useampia yhtä aikaa. Vaihto suoritetaan aina kutsuvasta ohjelmasta käsin vaihtopyyntönä. Muistio-ohjelma kuitenkin huolehtii, että edellisen ohjelman kautta suoritetut muutokset joko tallennetaan tai peruutetaan käyttäjältä kysyttävän vahvistuksen myötä; vasta sitten vaihdetaan uuden kutsun mukaiset muistiot esille. Muistioihin pääsee kussakin ohjelmassa olevista muistio ikoneista, jotka korvaavat entisen Muistio napin. Kussakin ohjelmassa ovat aktiivisina vain ohjelmalle ylläpitoluvalliset muistiotyypit. Esim. tilauksilla ei voi ylläpitää toimittajan muistiota, vain asiakkkaan, tuotteen ja tilausten muistioita. Kullekin ohjelmalle voidaan lisäksi määritellä oma oletusmuistionsa eli se mikä status aukeaa, kun muistion ikonia painaa. Ohjelmalla on ns. pääikkuna, jonka otsikossa kerrotaan kulloisellakin hetkellä viimeiseksi kutsuneen ohjelman nimi (ohjelma, josta muistiota on viimeksi aukaistu) ja muistioikkunat, joiden otsikoissa on muistiotyyppi, sen avaintiedot ja statuksen nimi. Muistiotyypit ovat seuraavat eli muistioita voi luoda, ylläpitää ja katsella seuraavissa ohjelmissa: Asiakas Toimittaja Materiaali Materiaalitilaus, otsikko- ja rivimuistiot Tuote Ostotilaus, otsikko- ja rivimuistiot Työmääräin Myyntitilaus, otsikko- ja rivimuistiot Lasku, otsikko- ja rivimuistiot Proforma (Versioon 7.0 on toteutettu) Tilauksen eräajomuutos (Versioon 7.0 on toteutettu) Neulostyömääräin Muistioita voi tulostaa eri tulosteisiin. Laskutuksen perustiedoissa luodaan Tekstityyppeihin muistioiden tulostuksen tulostevaihtoehdot eli luodaan ns. statukset, jossa valitaan mihin muistio halutaan tulostuvan ja nimetään status teksti-kentässä informatiivisella nimellä. Tämä on säilynyt ennallaan aiemmasta muistiokäsittelystä, nimet näkyivät ennen muistio ruudun Muistio-valikossa. Vaihtoehtoisia tulostuspaikkoja ovat Tuotekortti, Tarjous (ei käytössä) Tilauskirje, Lähetyslista, Lasku, Ostotilaus, Työmääräin ja Materiaalitilaus. Näille kullekin voidaan perustaa oma statuksensa (vain yksi ruksi), mutta voidaan perustaa myös eri vaihtoehtojen yhdistelmiä (useita rukseja valittu)

2 Valitun statuksen nimi näkyy aina muistioikkunan otsikossa, ikkunan Tulostus -valikossa näkyy, mihin muistio on valittu tulostuvaksi. Huom. valikossa ei enää näy itse luodut statukset = vanhat muistioiden nimet, vaan valikko näyttää ainoastaan ikkunassa olevan statuksen aakkosjärjestyksessä olevat tulostusvaihtoehdot = mihin vaihtoehtoihin on laitettu ruksi niitä ei voi ruudulta mitenkään valita, ne ovat vain näyttöä varten. Muistio-ohjelman pääikkunan otsikossa taas näkyy, mistä ohjelmasta muistiota on kutsuttu. Otsikkotason muistioilla tarkoitetaan muistioita, jotka luodaan tilausten kirjausten yhteydessä otsikkoruudulla ja jotka myös tulostuvat valittuihin tulosteisiin otsikkotietojen jälkeen ennen rivitietoja. Ne ovat muistioita, jotka koskevat kaikkia rivejä ja jos rivit jaetaan eri lähetteille tai laskuille, kullakin lähetteellä on samainen muistio. Rivitason muistioilla tarkoitetaaan muistioita, jotka luodaan tilausten kirjausten yhteydessä rivitietojen syötössä aktiivisena olevalle riville. Ne tulostuvat valittuihin tulosteisiin aina tämän emorivin alle Muistioikkunat Muistiot aukeavat ohjelmissa olevista ikoneista. Pääikkuna : Pääikkunan otsikossa kerrotaan siis kulloisellakin hetkellä viimeiseksi kutsuneen ohjelman nimi (ohjelma, josta muistiota on viimeksi aukaistu, esim. Muistiot: Työmääräin). Muistioiden ylläpidosta on auki vain yksi esiintymä, vaikka muistioita tarvitsevia ohjelmia olisi käyttäjällä auki useampia yhtä aikaa. Muistio-ohjelma huolehtii, että edellisen ohjelman kautta suoritetut muutokset joko tallennetaan tai peruutetaan käyttäjältä kysyttävän vahvistuksen myötä; vasta sitten vaihdetaan uuden kutsun mukaiset muistiot esille

3 Oheisessa kuvassa on työmääräimeltä kiikareilla aukaistut muistiot. Pääotsikossa on Muistio:Työmääräin. Muistioikkunan otsikkoina on muistiotyyppi (Tuote,Tuote,Tilaus), sen avaintiedot (Tuotetunnus, Tuotetunnus, Tilauksen numero ja rivinumero) ja statuksen nimi (Tuotekortille, Tuotantoon, tuotantoon) Tuotekortille muistio on vain näytillä, se ei määäritysten mukaan tulostu ko. työmääräimelle. Ruudun toimintonapit Ikonien takana on kielisidonnainen Tooltip -teksti, joka kertoo sanallisessa muodossa ikonin toiminnon. Teksti ilmestyy automaattisesti ruudulle, kun käyttäjä vie hiiren napin päälle. Napit vasemmalta oikealle Tallenna kaikki - tallentaa tallentamattomat muistiot. Peruuta kaikki - tyhjentää pääikkunan muistioista. Jos ruudulla tallentamattomia muistioita, ohjelma kysyy Muistioita on tallentamatta. Haluatko tallentaa ne? Kopioi - kopioi aktiivisena olevan muistion tekstin leikepöydälle (tekstiä ei siis tarvitse maalata eli aktivoida ennen kopiointia, ellei halua kopioida vain tiettyä tekstiosaa) Liitä liittää leikepöydällä olevan tekstin aktiivisena olevaan muistioon. Muistioiden ikonit. Kussakin ohjelmassa on vain ne ikonit, joita ohjelmassa sallitaan käsitellä. Olemassa olevat mahdolliset tyypit ovat Asiakas, Toimittaja, Materiaali, Materiaalitilaus, Tuote, Ostotilaus, Työmääräin, Myyntitilaus, Lasku, Proforma, Neuloksen työmääräin, Tilauksen eräajomuutos. Ikoneista on kaksi versiota, joissa erona on taustaväri: toinen vihreällä taustavärillä kertoo, että muistiotyypille on muistio olemassa ja toinen ilman taustaväriä, että se on mahdollinen, muttei olemassa. Kustakin napista pääsee sen takana olevan muistiotyypin oletusstatuksen mukaisen muistion ylläpitoon tai jos oletusstatuksen mukaista muistiota ei ole, tuodaan olemassa oleva muistio. Näytä kaikki olemassa olevat - avaa kaikki sallitut olemassa olevat muistiot Menuvalikko Tiedosto Tallenna kaikki Peruuta kaikki Tiedosto+Uusi muistio avautuu alavalikko, jossa valintoina on kaikki ohjelmalle ylläpitoluvalliset muistiotyypit. Näiden takaa avautuvat vielä kaikki mahdolliset statukset, joista ruksilla merkitty on oletuksena. Kun pitää samalla alhaalla Shift näppäintä, kopioidaan aktiivisena olevan muistion teksti automaattisesti uudelle muistiolle. tallentaa tallentamattomat muistiot tyhjentää pääikkunan muistioista ja samalla käyttäjä voi yhdellä

4 valinnalla peruuttaa kaikki tekemänsä muutokset. Jos ruudulla tallentamattomia muistioita, ohjelma kysyy Muistioita on tallentamatta. Haluatko tallentaa ne? Toiminnot Aseta tekstityyppi oletukseksi Toiminnot aktiivisena vain silloin, kun pääruudussa on muistioikkuna auki. Valintojen edessä oleva ruksi kertoo, että valinta on käytössä. Valinnat on tehtävä ohjelmakohtaisesti ja ovat muistiotyyppikohtaisia valintoja. Aseta tämä status = tekstityyppi oletukseksi tälle ohjelmalle. Ohjelma tuo valinnan jälkeen ikonin painalluksella automaattisesti oletustyyppisen muistion. Kullekin ohjelmalle voidaan määritellä oma oletustyyppi. Esim tuotteella voi olla oletustyyppinä Tuotekortille, tilauksilla voi taas olla Asiakkaan papereihin. Muistion perustamisessa on oletuksena statukseton perusmuistio ja vieraiden muistioiden muuttamattomuus Näyttämiselle ja säilymiselle tehdään oletussuositukset, joista asiakkaat voivat halutessaan poiketa. Jos muistion nappi näkyy, voi muistiota ylläpitää. Salli muistiotyypin näyttäminen. Salli muistiotyypin säilyminen Salli muistiotyypin muutokset. Palauta oletukset Näytä otsikon muistio Tallenna muistioikkunan koko Salli/kiellä tämän muistiotyypin näyttäminen. Salli/kiellä tämän muistiotyypin säilyminen avoimena. Muistio jätetään muistioikkunaan auki, vaikka siirrytään toiseen muistioon. Valitaan muistiotyyppikohtaisesti. Esim. jos halutaan kopioida edellisen tuotteen muistio toiselle tuotteelle voidaan alkuperäinen jättää ruudulle pohjaksi. Salli/kiellä tämän muistiotyypin muutokset. Voidaan esim. kieltää, ettei tuotteen tuotekortille tulostuvaan muistioon saa tehdä muutoksia tilauksenkirjauksessa. muistion saa näkyville, mutta sitä ei voi editoida, eikä sitä voi myöskään poistaa vahingossa Tallennus- ja Poista - ikoni puuttuvat ruudusta. Palauta DAFOn oletukset Käsiteltäessä rivien muistioita saadaan näkyville otsikkotason muistio Tallentaa muistioikkunan koon, jolloin se tuodaan ruudulle seuraavalla kerralla samankokoisena Uuden muistion avaaminen Uuden muistion avaamisessa pätevät osittain samat säännöt kuin ennenkin. Otsikkotasolle tehdään uusi muistio painamalla muistion ikonia ohjelman otsikkosivulla, ja rivitasoinen muistio tehdään ohjelman rivitiedoissa aktiivisena olevalle riville

5 Muistion perustamisessa alkuperäisenä oletuksena on statukseton perusmuistio kaikissa ohjelmissa joten, kun ohjelman muistioikonia ensi kerran painetaan saadaan statukseton muistio. Muistioruudun menuvalinnan takaa Tiedosto+Uusi muistio avautuu alavalikko, jossa valintoina on kaikki ohjelmalle ylläpitoluvalliset muistiotyypit. Näiden takaa avautuvat vielä kaikki mahdolliset statukset, ylimmäisenä on Statukseton vaihtoehto, jota ei tulosteta minnekään, vastaa entistä Muistio valintaa. Valitse listasta haluttu status, jolloin ruudulle aukaistaan tyhjä muistioruutu. Esim. tilauksen ensimmäisen muistion avaaminen tapahtuu menuvalinnalla Tiedosto+Uusi muistio+myyntitilaus+ Asiakkaan papereihin missä Myyntitilaus on muistiotyyppi ja Asiakkaan papereihin on avatun statuksen nimi. Muistio näyttää avaamisen jälkeen seuraavalta. Pääikkunassa on siis otsikkona kutsuva ohjelma: Muistiot: Tilauksenkirjaus/Rivit. Muistioikkunan otsikkona on muistiotyyppi (Tilaus), sen avaintiedot (tilauksen numero ja rivinumero) ja statuksen nimi (Asiakkaan papereihin). Teksti kirjoitetaan ruutun ja tallennetaan tallennus ikonista tai Tiedosto+Tallenna kaikki. Oletusmuistion kiinnittäminen

6 Kullekin ohjelmalle voi ja kannattaa määritellä oma oletusmuistionsa eli se mikä status aukeaa, kun muistion ikonia painaa. Oletusmuistio on kiinnitetävä ohjelmakohtaisesti. Kun muistio on nyt avattu, se voidaan kiinnittää kyseisen ohjelman oletusmuistioksi, oikean tyyppinen muistio pitää siis olla ruudulla auki. Valitse Toiminnot+Aseta tekstityyppi oletukseksi. Tämän jälkeen seuraavilla kerroilla statuksen ( muistion nimen ) edessä on ruksi merkkinä oletuksesta. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että esim. tehtäessä tilaukselta seuraavan kerran muistiota ikonin painallus tuo automaattisesti oletuksen mukaisen muistion Asiakkaan papereihin. Jos olemassa olevin avaintiedoin yritetään avata uutta muistiota, näytetään olemassa oleva Ohjelman tekemät päivitykset Muistio MuistioPar tallennetaan muistioita koskevia oletustietoja. tallennetaan muistion parametrit

7 1.19 Materiaalin vaihto reseptillä Yleistä 32MatRes Ohjelmalla voidaan muuttaa tuoteväliltä tietty tuotereseptille kiinnitetty materiaali toiseksi. Ohjelma ei tee muutoksia työmääräinten resepteihin. HUOM! Muutosten jälkeen on ajettava tilauskantaan perustuva tarvelaskenta-ajo, jos tuotteita on avoimessa tilauskannassa Parametrit Ohjelma ei käynnisty, jos parametri 01. Valmistuspaikkakohtaiset reseptit on arvossa Kyllä

8 Pääruutu Ruudun toimintonapit Tallenna Lopeta Napilla saadaan haettua oikealla olevaan listaan kaikki vanhan materiaalin värit ja niitä vastaava uuden materiaalin väri. Napilla saadaan vanhalle materiaalivärille vaihdettua/lisättyä uuden materiaalin väri. Suorittaa materiaalin vaihdon Lopettaa ohjelman Kenttien kuvaukset Tuoteväli Materiaali Väri Värit Tuotekontrollit, joilla rajataan muutos tietylle tuotevälille. Vanha ja uusi materiaali Vanhan ja uuden materiaalin värit alasvetovalikoissa. Käytetään ainoastaan määrittelemään väripareja oikean puolen listaan. Valintalaatikko, josta valitaan, suoritetaanko pelkästään materiaalin

9 Lista oikealla Tekstikenttä alhaalla Kaikki vaihto, vai vaihdetaanko myös värejä. Jos valintaa ei ole kruksattu, ei värikenttiä näytetä. Kummankin materiaalin värit Ohjelman tiedotusalue, johon kirjoitetaan joko kaikki tai vain epäonnistuneet materiaalin vaihdot. Kentän sisällön voi kopioida leikepöydän esim. notepad:iin, jos halutaan virhelista talteen. Kustakin materiaalin vaihdosta tulostetaan Materiaali + Tuote + Tyyppi + Hintaryhmä + Reseptin rivi. Valintalaatikko, josta valitaan halutaanko ohjelman tulostavan tiedosn myös onnistuneista materiaalin vaihdoista. Vaihdettavien materiaalien tulee tolla toistensa kaltaiset. Ohjelma tarkistaa aina seuraavat ominaisuudet materiaaleilta : molempien tulee olla mitallisia tai mitattomia jos mitallinen materiaali on merkitty lisäksi kokolajitelmalliseksi, tulee kummallakin olla sama kokolajitelma ja sen ala- ja yläkoot. materiaalien tulee olla tyypiltään samat joko molempien tulee olla täyteaineita tai ei kummankaan reseptiyksikön jakajien tulee olla samat Vaihto voidaan tehdä joko ilman värien määritystä tai määrittelemällä myös värien vaihtoa. Ensimmäisessä tapauksessa ohjelma tarkistaa, sisältääkö uusi materiaali kaikki reseptirivillä tarvittavat värit ennen kuin päivittää materiaalin. Jos materiaalia ei vaihdeta, tulostetaan se ruudulle listaan. Jos vaihtoon määritellään myös väriparit, tarkistaa ohjelma, että kaikille reseptirivillä tarvittaville väreille on määritelty uusi väri. Värien kohdistus Jos vaihdettavat materiaalit eroavat väreiltään toisistaan siten, että jokin vanhan materiaalin väreistä ei ole uuden materiaalin väri, tulee suorittaa väriwen kohdistus. Tämä aloitetaan valitsemalla vanha ja uusi materiaali sekä Värit -valinta. Tämän jälkeen haetaan kummankin materiaalin värit listaan - napista. Tilanne voi olla ylläolevan kaltainen, jossa uudelta materiaalilta puuttuu värit vanhan materiaalin väreille 0 ja 40. Jos nyt tiedetään, ettei näitä värejä ole reseptiikoissa, voidaan vaihto suorittaa näillä arvoilla. Ohjelma tarkistaa tällööin, että näin todella oli tilanne. Jos puuttuville väreille halutaan kohdistaa jokin uuden materiaalin väreistä menetellään seuraavasti : valitaan vanhan materiaalin värivalikosta väri, jolle halutaan antaa/muuttaa uuden materiaalin väri valitaan uuden materiaalin värivalikosta väri, jolla vanha halutaan korvata. kopioidaan valittu väripari listaan -napilla

10 Yllä tilanne väriparin lisäämisen jälkeen. Kun kaikille väreille on löytynyt korvaava, suoritetaan vaihto

11 1.20 Koodien muutos 32KooMuu Yleistä Ohjelmalla saadaan muutettua tuotekoodi, materiaalikoodi, värikoodi, tuotekoodin muoto tai tyyppi toiseksi, vaikka ko. koodit olisivat jo käytössä. Ohjelma käy tietokannasta läpi kaikki tiedot ja tekee muutokset. HUOM! Koska ohjelma tekee merkittäviä muutoksia tietokantaan, niin AINA ennen ohjelman ajoa on otettava VARMISTUKSET, jotka voidaan palauttaa jos vaikutus ei ollut toivottu. Tuotteiden ja materiaali koodien muutoksessa vanhat ja uudet koodit voidaan hakea excel-taulukosta. Tällöin ohjelma tekee samalla kertaa useita muutoksia. Ohjelma kirjoittaa ohjelmahakemistoon tiedostoon 32KooMuu.log tiedostoon tehdyt koodimuutokset. Ruudun toimintonapit Muuta Lopeta Suoritetaan valittu muutos Lopettaa ohjelman Pääruutu

12 Kenttien kuvaukset Lähde Väri Tyyppi Kohde Tyhjennä tyyppi Tiedosto Vanha tuotekoodi, joka käytössä Muutos voidaan rajata yhteen tuotteen väriin Muutos voidaan rajata yhteen tyyppiin Uusi tuotekoodi Annetun tuotteen tiedoista tyyppitieto tyhjennetään Excel tiedostoon voidaan syöttää muutettavat tuotekoodit ja uudet tuotekoodit. Taulukossa on kaksi saraketta: vanha ja uusi Materiaalikoodi Kenttien kuvaukset Lähde Kohde Tiedosto Vanha materiaalikoodi, joka käytössä Uusi materiaalikoodi Excel tiedostoon voidaan syöttää muutettavat materiaalikoodit ja uudet koodit. Taulukossa on kaksi saraketta: vanha ja uusi

13 Värikoodi Kenttien kuvaukset Lähde Kohde Tuotekoodien värit Materiaalikoodien värit Vanha värikoodi, joka käytössä Uusi värikoodi Muutetaanko värikoodi tuotekohtaisiin tietoihin. Voidaan rajata muutos johonkin tuotteeseen Muutetaanko värikoodi materiaalikohtaisiin tietoihin. Voidaan rajata muutos johonkin materiaaliin

14 Tuotekoodin muoto Jos halutaan muuttaa tuotekoodin rakennetta, esimerkiksi pidetään jotain osaa, lisätä uusi osa olemasssa olevien väliin jne. voidaan tämä tehdä hallitusti tällä välilehdellä. Tämä muutos on erittäin ratkaiseva, joten se on oltava tarkkaan harkittu. Kaikki vanhat osat pitää sisällyttää uuteen koodiin, muuten tuotteissa saattaa tulla päällekkäisyyksiä. VARMISTUKSET AINA ENNEN MUUTOSTA. Uusi tuotekoodirakenne kerrotaan ruudun keskiosan ruudukossa samoin kuin tuotekoodin ylläpidossa. Uusi osien lukumäärä annetaan kenttään osia. Jokaiselle uudelle osalle voidaan valita, mikä entisen tuotekoodin osa viedään siihen

15 Tyyppi Kenttien kuvaukset Tuote Väri ja tyyppi Uusi tyyppi Tuote, jonka tyyppitietoja muutetaan Vanha väri ja tyyppi, joille muutos suoritetaan Uusi tyyppikoodi, joka viedään tietokantaan

16 1.21 Kokolajitelman muutos Yleistä 32KokMuu Ohjelmalla voidaan muuttaa tuotteen kokolajitelma toiseksi, vaikka tuotteella olisi jo tapahtumia. Ohjelma käy läpi kaikki tuotteeseen liittyvät tiedot (varastot, tilaukset, jne) ja siirtää määrät haluttuun sarakkeeseen. HUOM! Koska ohjelma tekee merkittäviä muutoksia tietokantaan, niin AINA ennen ohjelman ajoa on otettava VARMISTUKSET, jotka voidaan palauttaa jos vaikutus ei ollut toivottu Pääruutu Ruudun toimintonapit Muuta Lopeta Suoritetaan valittu muutos Lopettaa ohjelman Kenttien kuvaukset Tuote Väri ja tyyppi Kokolajitelma Uusi kokolajitelma Uudet koot / vanhat koot Kokonna / Taulu Tuote, jonka kokolajitelmaa muutetaan Väri ja tyyppi, joille muutos suoritetaan Tuotteen nykyinen kokolajitelma Tuotteen uusi kokolajitelma Jokaiselle uudelle tuotteen kokolajitelman koolle valita vanhasta kokolajitelman koista, minkä kentän tiedot (määrät) siihen viedään. Kun on painettu Muodosta ja ohjelma tekee muutoksia, näytetään ruudun alaosassa, mikä muutos on meneillään

17