Naantalin strategian valmistelu

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Naantalin strategian valmistelu"

Hilkka Pesonen
7 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 KH - Kaupunkisuunnittelujaosto KH - Kaupunkisuunnittelujaosto Kaupunginhallitus Naantalin strategian valmistelu 811/ /2014 KH - Kaupunkisuunnittelujaosto Kehityspäällikkö Lasse Lehtonen : Strateginen johtaminen on jokaisen organisaation tärkeimpiä menestystekijöitä. Strategia selkeyttää yhteistä käsitystä toimintaympäristön muutoksesta ja tulevaisuuden haasteista, kuvaa asioita, joissa on välttämätöntä menestyä sekä toimenpiteitä, joita tavoitteitten saavuttamiseksi tulemme tekemään. Strategian valmisteluprosessi on erittäin tärkeä sitoutumisen kannalta. Poliittinen johto on vahvasti mukana, samoin virkamiesjohto ja esimiehet kaikissa vaiheissa. Henkilöstölle on tärkeää avata osallistumismahdollisuuksia ja sidosryhmät on perusteltua ottaa mukaan valmisteluun. Strategian linjaukset on vietävä arjen tasolle. Strategian toteuttaminen edellyttää sitä, että se muutetaan kaupungin virastojen ja vastuuyksiköiden konkreettisiksi vuositavoitteiksi. On määriteltävä tavoitteet, toimenpiteet, tavoitetasot, mittarit ja vastuuhenkilöt. Strategiavalmistelun aikataulullisena tavoitteena on saada asia kaupunginvaltuuston kesäkuun kokouksessa päätettäväksi. Projekti toteutetaan hallintosäännön mukaisesti kaupunginhallituksen kaupunkisuunnittelujaoston johdolla. Ohjausryhmänä toimii kaupunginjohtajan johtoryhmä. Virkamiesvalmistelusta huolehtii työryhmä johon kuuluvat kaupunginjohtaja, saaristoasiamies, sivistystoimenjohtaja, tekninen johtaja ja kehityspäällikkö sihteerinä. Työpajatilaisuuksiin ja seminaareihin kutsuttavat sekä henkilöstön osallistuminen on esitetty tarkemmin jäljempänä hankeaikataulua kuvaavassa kappaleessa. Oheismateriaali Alustava projektiaikataulukaavio Prosessin työpajoja ja seminaareja vetämään sekä tilaisuuksista saatuja ajatuksia ja ideoita kokoamaan ja strategian kirjoitustyöhön osallistumaan esitetään palkattavaksi konsultti. Asiantuntijapalvelun hankintaan käytetään noin euroa, jolla summalla hankitaan vähintään 10 konsulttipäivää (läsnäolopäivää) vastaava työpanos. Lisäksi kaupunginvaltuuston hyväksymän strategian jalkauttami sen ja toimeenpanon tueksi asiakirja taitetaan ja

2 viimeistellään viestintätoi miston asiantuntemusta hyödyntäen. Oheismateriaali Tarjouspyyntöluonnos Strategiaan kirjataan eri tilaisuuksissa ja työpajoissa kootun ynnä muun valmistelussa tuotetun aineiston pohjalta tunnistetut toimintaympäristön muutostekijät, keskeiset menestystekijät sekä niiden saavuttamiseksi tarvittavat yhteiset toimenpiteet. Huomioon otetaan lisäksi aiemmin tehtyä työtä, esimerkiksi valtuuston hyväksymä palvelustrategia. Työn kuluessa kirkastuu myös kaupungin visio. Lisäksi tarkastellaan aiemmin hyväksyttyjä arvoja. Strategia kytketään tiiviisti taloussuunnitteluun. Kaupungin strategiaa on tarkoitus hyödyntää jo valmisteltaessa vuoden 2016 talousarviota ja taloussuunnitelmaa vuosille Talousarvioon kirjattaisiin valittuja menestystekijöitä toteuttavia tavoitteita ja toimenpiteitä, jotka on asetettu siten, että niiden toteutumista voidaan riittävällä tarkkuudella mitata toiminnan ja talouden raportointijärjestelmää hyväksi käyttäen. Strategiaprosessin on kaavailtu etenevän seuraavan aikataulun mukaisesti: Joulukuu 2014 Kaupunkisuunnittelujaosto käsittelee projekti suunnitelman ja varattavan hankerahan kokouksessaan Tar jouspyyn tö liitetään säh köiseen kokousmateriaaliin. Tarjouspyynnöt lähetetään Tammikuu 2015 Konsultin valinta (tarjoukset pyydetään mennes sä). Projekti käynnistyy työpajalla, joka pidetään viikolla 4. Työ pajassa hah motellaan tulevien seminaarien ja työpajojen ajankoh dat, kutsuttavat osal listujat ja asiasi sällöt. Mietittävä on myös lauta kuntien osallistu minen ja kä sittely virastoissa (johtoryh mät, työpaik kakokoukset) sekä näistä käsittelyis tä saatavan palautteen keruu ja hyödyntä minen. Helmikuu - huhtikuu 2015 Strategialuonnos valmistellaan päätöksentekokä sittelyä varten. Seminaarit ja ideointitilaisuudet KV,KH, KSJ ja johtoryhmä, lautakuntien yhteinen seminaari, sidosryhmätilaisuudet, henkilöstön sähköi nen kuulemi nen ja käsittely yhteistyötoimikunnassa. Strategialuonnos kirjoitetaan, konsultti osallistuu kirjoitus työ hön. Toukokuu 2015 Strategialuonnos julkaistaan verkossa, jossa sitä voi kom men toida. Saatu palaute kootaan ja liitetään esityslistamateriaaliin. Li säksi järjestetään avoin yleisötilaisuus, jossa strategialuonnosta esitel lään. Kaupunkisuunnittelujaosto ja kaupunginhallitus päättävät val tuus tolle teh tävästä ehdotuksesta.

3 Kesäkuu 2015 Kaupunginvaltuusto päättää strategiasta. Viestintätoimisto taittaa julkaisun, julkaisu sähköisessä muo dossa. Elokuu 2015 Toimeenpano ja jalkautus aloitetaan. Tavoitteena on, että stra tegia ohjaa vuoden 2016 talousarvion ja taloussuunnitelman val miste lua. Kaupunkisuunnittelujaosto hyväksyy edellä esitetyn strategiaprosessin to teut tamissuunnitelman. KAUPUNKISUUNNITTELUJAOSTO: KH - Kaupunkisuunnittelujaosto Kehityspäällikkö Lasse Lehtonen: Strategiaprosessi on edennyt jaoston hyväksymän to teut ta missuun ni tel man mukaisesti. Asiantuntijapalvelun hankinnasta tehtiin sopimus FCG Konsultointi Oy:n kanssa. FCG:n työhön nimeämien asiantuntijoiden Sir pa Korhosen ja Kimmo Haapasalon tehtäviin ovat kuuluneet prosessin suun nit te lu, seminaarien ja muiden tilaisuuksien valmistelu ja tulosten kirjaus sekä yhteenvetojen tekeminen, sparraus, asiantuntija-alustukset ja strate gia-asia kir jan kirjoittamiseen osallistuminen. Prosessin kulkua kuvaava kaavio on esityslistan (KSJ ) liitteenä. Luottamushenkilöt ovat tiiviisti osallistuneet työhön sen eri vaiheissa. Kaupun gin val tuus tol le järjestettiin seminaari 4.3. Lisäksi valtuusto kävi stra tegian lähetekeskustelun pidetyn kokouksen yhteydessä. Val tuus to ryhmien puheenjohtajille asia esiteltiin aamukahvitilaisuudessa. Kau pungin hal li tus on pitänyt kaksi seminaaria 3.2. ja 9.4. Lautakuntien ja niiden jaos to jen puheenjohtajistot osallistuivat yhdessä virastojen johtoryhmien kans sa puolen päivän pituiseen työpajaan Sidosryhmille järjestettiin työpaja Tilaisuuteen osallistui yrit tä jä yh distys ten, yritysten, konserniyhtiöiden ja järjestöjen edustajia. Seminaareissa ja työpajoissa käytyjen keskustelujen pohjalta strategian työstö ver sioi ta on valmisteltu kaupunginjohtajan johtoryhmän työ se mi naa reis sa ja Yhteistyötoimikunnan esityslistalla strategia-asia oli Henkilöstön sähköinen kuuleminen järjestettiin Vas tauk sia

4 Kaupunginhallitus Kehityspäällikkö Lasse Lehtonen: saatiin kaikkiaan 294 kappaletta, mitä on pidettävä hyvänä tuloksena. Henkilöstökyselyn yhteenvetoraportti on liitetty esityslistaan. LIITE B1, KSJ Kaupunkisuunnittelujaoston kokouskäsittelyn jälkeen henkilöstöä on tar koitus informoida sekä tiedotteella että intranettiin tuotettavalla videoklipillä. Yh teis työ toi mi kun nan kokouksessa asia on toisen kerran Stra te gialuon nos myös julkaistaan kaupungin internet-sivuilla, jossa sitä on mah dolli suus kommentoida. Alkuperäiseen työohjelmaan on myös merkitty avoimen yleisötilaisuuden järjestäminen. Esityslistaan on liitetty edellä kuvatun prosessin tuloksena työstetty luonnos Naan ta lin kaupunkistrategia Luonnoksen luvussa 5 on kuvattu strate gian toteuttamista, seurantaa ja arviointia. Lautakunnat ovat keskeisessä asemassa, kun strategian perusteella asetetaan konkreettisia tavoitteita, niitä toteutetaan ja seurataan. LIITE B2, KSJ Työn aikataulullisena tavoitteena on saada strategia kaupunginvaltuuston pää tet tä väk si kesäkuussa Valtuuston hyväksymä strategia-asiakirja tai te taan mainostoimiston toimesta ja julkaistaan sähköisessä muodossa. Kaupunkisuunnittelujaosto päättää strategialuonnokseen teh tävis tä muutoksista ja lähettää luonnoksen kaupunginhallituksen kä si tel tä väk si. Lisäksi kaupunkisuunnittelujaosto päättää, että stra te gia luonnok ses ta tiedotetaan selostusosassa kuvatulla tavalla. KAUPUNKISUUNNITTELUJAOSTO: Kaupunkisuunnittelujaosto on päättänyt lähettää luonnoksen Naantalin kaupun ki stra te giak si vuodelle 2020 kaupunginhallituksen käsiteltäväksi. Luonnos on liitetty esityslistaan. LIITE B1, KH

5 Kaupunginhallituksen käsittelyn jälkeen strategiasta on tarkoitus informoida hen ki lös töä kaupungin intranetissä tiedotteella ja kaupunginjohtajan vi deohaas tat te lul la. Luonnos on esillä yhteistyötoimikunnan kokouksessa Kaupunginhallituksen valtuuston käsittelyyn lähettämä ehdotus strategiaksi jul kais taan verkossa. Tässä yhteydessä valmistellaan yleisön vastattavaksi ky sy myk set strategian onnistumisesta Naantalin tulevaisuuden mah dol lisuuk sien ja haasteiden kuvaamisessa ja toisaalta mitä käytännön toimia tavoit tei den toteuttamiseksi tulisi tehdä. Lisäksi annetaan mahdollisuus va paamuo toi sen palauteen antamiseen, ruusuja ja risuja. Vastaukset kootaan ja liitetään kaupunginvaltuuston kokousmateriaaliin. Elokuun puolivälin jälkeen järjestetään avoin yleisötilaisuus. Tilaisuudessa kau pun gin val tuus ton hyväksymä strategia ja aiemmin saatu yleisöpalaute esi tel lään ja keskustellaan strategiatyön onnistumisesta sekä täy tän töön panos ta ja toimenpiteistä. Tilaisuuteen kutsutaan netissä ja paikallislehdessä jul kais ta van yleisen kutsun lisäksi erikseen aiemmin valmisteluvaiheessa mu ka na olleet sidosryhmät, lautakuntien jäsenet sekä esimerkiksi eri alueil la toimivian yhdistyksiä. Kaupunginhallitus esittää valtuustolle, että valtuusto hyväksyy oheisen liitteen mukaisen Naan ta lin kaupunkistrategian KAUPUNGINHALLITUS:

Samankaltaiset tiedostot

Hallintosäännön uudistaminen

Kaupunginhallitus 51 20.02.2017 Kaupunginhallitus 59 27.02.2017 Kaupunginhallitus 75 06.03.2017 Hallintosäännön uudistaminen 64/00.01.01.00/2013 Kaupunginhallitus 20.02.2017 51 Kaupunginlakimies Turo Järvinen: