YHTEISTOIMINTASOPIMUS LASKENTAPALVELUJEN JÄRJESTÄMISESTÄ JA TUOTTAMISESTA

Transkriptio

1 1 YHTEISTOIMINTASOPIMUS LASKENTAPALVELUJEN JÄRJESTÄMISESTÄ JA TUOTTAMISESTA I LUKU SOPIMUKSEN OSAPUOLET, TARKOITUS JA YLEISET PERIAATTEET 1.1 Sopimuksen osapuolet Kaarinan kaupunki, josta jäljempänä käytetään nimitystä vastuukunta sekä Liedon kunta, Paimion kaupunki ja Sauvon kunta, joista jäljempänä käytetään nimitystä sopimuskunta, sopivat vastuullaan olevien laskentapalvelujen järjestämisestä ja tuottamisesta tämän sopimuksen mukaisesti. Tarkoitettaessa kaikkia tämän sopimuksen osapuolina olevia kaupunkeja ja kuntia käytetään ilmaisua sopijakunnat. Sauvon kunta osallistuu yhteistoimintaan ainoastaan palkanlaskennan ja ohjelmistoyhteistyön osalta. 1.2 Sopimuksen tarkoitus Tällä sopimuksella yllämainitut kunnat sopivat sopimuksen tarkoittamien palvelujen tuottamisesta vastuukuntamallilla kuntalain (410/2015) 49 ja 51 :n mukaisesti siten, että Kaarina toimii yhteistoiminnan vastuukuntana. Sopimus on puitesopimus, jossa määritellään palveluiden järjestämisen ja tuottamisen yleiset periaatteet, tavoitteet ja toimintatavat. Sopimuksen hyväksymisen yhteydessä sopimuskunnat ovat päättäneet, että laskentapalveluiden järjestämisessä siirrytään vastuukuntamallista osakeyhtiömuotoiseen järjestämistapaan eri sopimuksella viimeistään alkaen. Osakeyhtiö perustetaan ja sen osakassopimus hyväksytään vuoden 2017 aikana. 1.3 Sopijapuolten roolit sekä niihin liittyvät tavoitteet ja vastuut Kunta hoitaa itsehallinnon nojalla itselleen ottamansa ja sille laissa säädetyt tehtävät. Kunta voi sopimuksen nojalla ottaa hoitaakseen muitakin kuin itsehallintoonsa kuuluvia julkisia tehtäviä. Tehtävänsä kunnat voivat hoitaa itse tai yhteistoiminnassa muiden kuntien kanssa. Tehtävien hoidon edellyttämiä muita kuin virkavastuuta edellyttäviä palveluja kunta voi hankkia myös muilta palvelujen tuottajilta. Tällä sopimuksella sopijakunnat ovat sopineet sopijakuntien sisäisten laskentapalveluiden järjestämisvastuun siirtämisestä Kaarinan kaupungille. Laskentapalvelut kuuluvat toiminnallisesti sekä talouden ja hallinnon järjestelyjen puolesta vastuukunnan organisaatioon ja hallintoon. Laskentapalveluiden järjestämisestä vastaa Kaarinan kaupungin tehtävää varten asettama johtokunta (jäljempänä johtokunta ) siten kuin jäljempänä on tarkemmin määritelty. Jokaisella sopimuksen osapuolella on vastuu oman kuntansa laskentapalveluista aiheutuvista kustannuksista aiheuttamisperiaatteella toteutuneen käytön mukaan jäljempänä tarkemmin määritellyllä tavalla. Vastuukunnan tähän sopimukseen perustuvalla järjestämisvastuulla tarkoitetaan kuntalain (410/2015) 8 :n 2 momentin mukaisesti sopijakuntien laskentapalveluiden palvelujen tuottamista sekä huolehtimista siitä, että sopijakunnille turvataan tarpeelliset ja laadukkaat palvelut. Laskentapalveluja tuotetaan määrällisesti ja laadullisesti sopijakuntien tarvetta vastaavalla tavalla kiinnittäen erityistä huomiota palveluiden toiminnan taloudellisuuteen sekä järjestelmien ja prosessien tehokkuuteen ja tuottavuuteen. Vastuukunta päättää palveluiden tuotantotavasta ja vastaa palveluiden saatavuudesta ja laadusta sekä niiden valvonnasta ja seurannasta. Talouden ja toiminnan seuranta perustuu säännölliseen raportointiin, jonka taso määritellään jäljempänä.

2 2 2 LUKU PALVELUT 2.1 Yleiset palvelutavoitteet ja toiminnan suunnittelu Sopimuksella turvataan sopijakunnille hyvät laskentapalvelut tarkoituksenmukaisella ja taloudellisesti kestävällä palvelurakenteella. Laskentapalveluilla tarkoitetaan sopijakuntien palkanlaskentaa ja kirjanpitoa oheistoimintoineen. Toiminnassa noudatetaan yhdessä hyväksyttyjä tavoitteita ja periaatteita seuraavasti: - turvataan yhteistoiminnassa tuotettavat laskentapalvelut kaikille sopijakunnille yhdenmukaisin perustein - parannetaan laskentapalvelujen laatua, tuottavuutta ja kustannustehokkuutta - turvataan henkilöstön saatavuus ja osaamisen kehittyminen hyvällä henkilöstöpolitiikalla. Palveluiden tarkempi määrittely perustuu johtokunnan vuosittain vahvistamaan palvelusuunnitelmaan. Palvelusuunnitelma sisältää kuvauksen palvelurakenteesta, palvelutason määrittelyn ja veloitusperusteet. Johtokunta hyväksyy suunnitelman samassa yhteydessä kun se hyväksyy talousarvion käyttösuunnitelman. Palvelutason arviointi ja määrittely tehdään vuosittain perustuen kuntakohtaiseen palveluntarpeeseen ja käytettävän resurssin oikeaan kohdentamiseen. 3 LUKU HALLINTO JA PÄÄTÖKSENTEKO 3.1 Vastuu hallinnosta ja palvelukeskuksen johtokunta Kaarinan kaupunki vastaa tämän sopimuksen tarkoittamien palveluiden hallinnosta. Laskentapalvelujen järjestämisestä vastaa ja tämän sopimuksen tarkoittamana toimielimenä johtokunta. Johtokunta noudattaa toiminnassaan Kaarinan kaupungin johtosääntöjä sekä muita toimielinten toimintaan sovellettavia sääntöjä ja ohjeita. Kaarinan kaupunginvaltuusto valitsee yhteistoimielimenä toimivan johtokunnan, jossa on kymmenen (10) varsinaista ja yhtä monta henkilökohtaista varajäsentä. Sopimuskuntien valtuustot nimeävät yhteiseen johtokuntaan jäseniä siten, että Kaarinan kaupunki nimeää neljä (4) jäsentä ja henkilökohtaista varajäsentä, Liedon kunta kolme (3) jäsentä ja henkilökohtaista varajäsentä, Paimion kaupunki kaksi (2) jäsentä ja henkilökohtaista varajäsentä sekä Sauvon kunta yhden (1) jäsenen ja henkilökohtaisen varajäsenen. Johtokuntaan valitaan puheenjohtaja ja kaksi varapuheenjohtajaa, joiden tulee olla valtuutettuja tai varavaltuutettuja. Puheenjohtaja valitaan Kaarinan kaupungin nimeämistä jäsenistä, ensimmäinen varapuheenjohtaja valitaan Liedon kunnan nimeämistä jäsenistä ja toinen varapuheenjohtajista Paimion tai Sauvon nimeämistä jäsenistä. 3.2 Laskentapalveluiden johtokunnan tehtävät Laskentapalveluiden johtokunnan toimialasta ja tehtävistä päätetään Kaarinan kaupunginvaltuuston hyväksymissä johtosäännöissä. Johtosääntöjen tulee vastata tämän sopimuksen määräyksiä. Johtosäännöissä määritetään johtokunnan tehtävät seuraavalla tavalla: Johtokunnan tehtävänä on sen lisäksi, mitä erikseen on säädetty tai määrätty, huolehtia laskentapalvelujen toiminnan, talouden ja organisaation kehittämisestä. Johtokunta asettaa tavoitteita ja seuraa toiminnan

3 3 muutoksia sekä ohjaa ja valvoo toimialansa suunnittelua ja toteutusta sekä palveluiden laatua ja taloudellisuutta. Johtokunnan tehtävänä on edistää tähän sopimukseen ja vuosittain hyväksyttävään palvelusuunnitelmaan perustuvia yhteisiä tavoitteita. Johtokunnan tehtävänä on myös edistää yhteistyötä palvelujen käyttäjien ja muiden yhteisöjen kanssa. Johtosääntöön kirjatun toimivallan perusteella johtokunta sen lisäksi, mitä muutoin on säädetty tai määrätty, antaa kaupunginhallitukselle, sopimuskunnille ja muille viranomaisille johtokunnan toimialaan kuuluvat lausunnot ja selvitykset, hyväksyy talousarvio ja suunnitelmaesityksen sekä vahvistaa käyttösuunnitelman hyväksyy palvelusuunnitelman hyväksyy toimintaansa koskevat sopimukset, päättää toimialansa palveluista ja muista suoritteista perittävistä maksuista palvelusuunnitelman ja valtuuston asettamien yleisten perusteiden mukaisesti, hyväksyy laskentapalvelukeskuksen toiminnan yleisperiaatteet ja organisaation, päättää toimivallan siirtämisestä viranhaltijoille sekä suorittaa muut johtokunnalle määrätyt tehtävät. johtokunta vastaa palvelujärjestelmästä ja toiminnan taloudesta. Kaarinan kaupunginhallitus valmistelee johtosäännön vastaamaan tämän sopimuksen sisältöä. Johtosääntöehdotus annetaan tiedoksi sopijakunnille ennen päätöksentekoa. Johtosäännön hyväksyy Kaarinan kaupunginvaltuusto. 3.3 Otto-oikeus Kaupunginhallituksella on Kuntalain 51 :ssä (365/995) (410/2015) alkaen 92 tarkoitettu otto-oikeus johtokunnan käsittelemiin asioihin. Otto-oikeuden perusteella tehtävä päätöksenteko edellyttää sopijakuntien kaupungin- ja kunnanhallitusten hyväksymistä. 3.4 Johtoryhmä Laskentapalveluiden palvelukeskuksella on johtoryhmä, johon kukin sopijakunta nimeää viranhaltijoistaan tilaajan edustajan. Lisäksi johtoryhmään kuuluu palvelukeskuksen vetäjä. 4. LUKU TALOUS 4.1 Talousarvion- ja suunnitelman laatiminen ja hyväksyminen Yhteistoiminnan talouden ohjaus perustuu yhteisesti valmisteltuun talousarvioon ja suunnitelmaan, niiden pohjalta valmisteltuun palvelusuunnitelmaan sekä menoja ja palveluiden käyttöä koskevaan seurantaan. Johtokunnan on vastuukunnan keskushallinnon päättämässä määräajassa tehtävä esitys johtokunnan seuraavan kalenterivuoden talousarvioksi sekä suunnittelukauden taloussuunnitelmaksi.

4 4 Talousarvion valmistelu käynnistetään vuosittain siten, että kunnat käyvät läpi edellisen vuoden toteuman yhteisessä tilaisuudessa maaliskuussa. Huhti-toukokuussa järjestetään kuntien kanssa suunnittelukokous. Kokouksessa käydään läpi kuluvan tilikauden tilanne sekä seuraavan vuoden talouden ja palvelusuunnitelman perusteet. Talousarvioon otetaan johtokunnan toiminnan ja talouden tavoitteet sekä niiden edellyttämät määrärahat ja tuloarviot sopimuskuntien maksuosuuksista ja muista tuloista. Talousarvio ja suunnitelma on laadittava siten, että edellytykset tämän sopimuksen sekä vuosittain laadittavan palvelusuunnitelman tarkoittamien ja vastuukunnan järjestämisvastuuseen kuuluvien laskentapalveluiden tuottaminen voidaan turvata. Suunnittelukokouksien lisäksi sopimuskunnille varataan tilaisuus kirjallisen esityksen tekemiseen talousarviosta ja -suunnitelmasta sekä palvelusuunnitelman perusteista vuosittain elokuun 30. päivään mennessä. Laskentapalvelujen tehtävissä ja niiden rahoituksessa on noudatettava talousarviota. Talousarvion muuttamisesta muutoksista tulee kuulla sopimuskuntia. Esitys talousarvion muuttamisesta on annettava sopimuskuntien tiedoksi vähintään 14 pv ennen kaupunginvaltuuston kokousta, jossa muutoksesta on tarkoitus päättää. 4.2 Maksuosuudet ja laskutus Laskentapalveluiden järjestämisestä aiheutuvat kustannukset jaetaan ensimmäisenä toimintavuotena 2017 kunkin kunnan vuoden 2016 toteutuneiden kokonaiskustannusten mukaisessa suhteessa siten, että kukin kunta vastaa ja maksaa itsenäisesti kaikki laskentapalveluidensa kulut, kuten tiloista ja ohjelmistoista aiheutuvat kulut, lukuun ottamatta henkilöstön palkkakustannuksia ja toiminnan kehittämiseen ja johtamiseen varattavia kustannuksia. Kaarinan kaupunki laskuttaa kustakin kunnasta siirtyneen henkilöstön palkkakustannukset kyseiseltä kunnalta. Toiminnan kehittämisestä ja johtamisesta aiheutuvat kustannukset laskutetaan jäsenkunnilta vuoden 2017 osalta kuntien asukasmäärien mukaisessa suhteessa. Mikäli palvelukeskuksen henkilökunnassa tapahtuu vaihdoksia, uuden henkilökunnan palkkakustannukset kohdistetaan aiheuttamisperiaatteella palvelujen käytön mukaan. Toimintavuonna 2018 siirrytään suoriteperusteiseen kustannusten jakamiseen. Kustannukset jaetaan palveluiden käytön mukaisesti niin, että kukin kunta maksaa käyttämistään palveluista aiheutuneet todelliset kustannukset. Sopimuskunnan maksuosuus toiminnan menoihin määräytyy toimintavuoden toteutuneen palveluiden käytön ja siitä aiheutuneiden kustannusten perusteella. Laskentapalveluiden johdon kustannukset jaetaan toteutuneiden suoritteiden mukaisesti. Kustannukset laskutetaan joka kuukauden alussa maksuehdolla 14 pv netto. Kuukausittain laskutettava määrä lasketaan talousarvion mukaisista kustannuksista. Mahdollinen tasaus tehdään kalenterivuosittain jälkikäteen. Maksuosuuden kuukausierää voidaan tarkistaa toimintavuoden aikana talouden tasapainon niin vaatiessa tai mahdolliseen talousarviomuutokseen perustuen. Tarkistus voi tulla voimaan aikaisintaan päätöstä seuraavan toisen kuukauden alusta lukien. Maksuosuuden suorituksen mahdollisesta viivästymisestä peritään kulloinkin voimassa olevan viivästyskorkolain mukainen korko. 4.3 Toiminnan ja talouden raportointi sekä tiedottaminen Sopijakunnille raportoidaan toteutunut palveluiden käyttö ja eurot kuukausittain viimeistään seuraavan kuukauden aikana. Lisäksi sopijakunnille raportoidaan kuukausittain laskentapalvelujen talousarvio ja toteuma. Laskentapalvelujen yhteistoimintaa koskevan toiminnan ja talouden tiedottamisvastuu on Kaarinan kaupungilla.

5 5 4.4 Tilat, laitteet ja kalusto Ensimmäisen toimintavuoden 2017 ajan toiminta ja palveluiden tuottaminen järjestetään pääsääntöisesti sopijakuntien tiloissa, laitteilla, kalustolla ja ohjelmilla siten, että kukin kunta vastaa itsenäisesti niistä aiheutuvista kustannuksista. Sopijakunnat antavat vastuukunnalle käyttöoikeuden omistamiinsa laskentapalvelujen käyttämiin ohjelmiin. Sopijakunnat kustantavat käytössään olevat tilat ja ohjelmat siihen saakka, kunnes palvelukeskus siirtyy yhteisiin tiloihin ja ohjelmiin. Vastuukunnan omistukseen mahdollisesti siirtyvät laitteet ja kalusteet luovutetaan kirjanpitoarvosta tai ilman eri korvausta. 5. Luku HENKILÖSTÖ 5.1 Henkilöstö asema ja henkilöstön siirtymiseen liittyvät taloudelliset vastuut Sopijakuntien henkilöstö siirtyy vastuukunnan palvelukseen liikkeenluovutuksella erillisen liiketoiminnan luovutusta koskevan sopimuksen mukaisesti. Siirtyvistä tehtävistä ja henkilöistä sovitaan tarkemmin ko. sopimuksessa. 6. LUKU ASIAKIRJA-AINEISTO Tämän sopimuksen piiriin kuuluvien tehtävien hoitamisen yhteydessä syntyvä asiakirja-aineisto säilyy kunkin kunnan omistamana aineistona. Määräysvalta ja luovuttamisoikeus toiminnassa syntyviin asiakirjoihin ja niiden sisältämiin tietoihin on sillä kunnalla, jonka toimintaan ne liittyvät. Mikäli asiakirjan tai tiedon antaminen asiakirjasta edellyttää kirjallista päätöstä, tekee sen asianomaisen kunnan toimielin tai viranhaltija. Kunnille kuuluvat pysyvästi tai pitkään säilytettävä asiakirja-aineisto säilytetään kunkin kunnan päätearkistossa, ellei asiasta erikseen toisin sovita. Sopimuksen päättyessä asiakirja-aineisto on välittömästi palautettava asianomaiselle kunnalle. Vastuukunta sitoutuu asiakirjojen käsittelyssä noudattamaan tietoturvaa ja asiakirjojen käsittelyä koskevia lakeja ja määräyksiä. Vastuukunta sitoutuu pitämään salassa osapuolten luottamukselliset ja salassa pidettävät asiakirjat sekä niiden sisältämät tiedot. Sanottuja asiakirjoja ja niiden sisältämiä tietoja koskee myös hyväksikäyttämiskielto. 7. Luku MUUT SOPIMUSEHDOT 7.1 Yhteistoimintasopimuksen muuttaminen Tämän yhteistoimintasopimuksen muutoksista päätetään sopijakuntien valtuustojen yhtäpitävillä päätöksillä. 7.2 Vahingonkorvausvastuu Vahingonkorvausvelvollisuudessa noudatetaan vahingonkorvauslakia. Vahingonkorvausvelvollisuutta rajoitetaan siten, että sopijapuolet eivät vastaa sellaisesta vahingosta, joka aiheutuu lakon, työsulun tai muun sen kaltaisen sopijapuolesta riippumattoman syyn takia. Tämän sopimuksen mukaisten tehtävien hoitamisessa kolmannelle mahdollisesti aiheutuvien vahinkojen

6 6 kustannuksista sopijaosapuolet ovat vastuussa siltä osin kuin ovat toiminnallaan tai laiminlyönnillään olleet myötävaikuttamassa vahingon syntymiseen. Vastuukunta huolehtii siitä, että yhteistoimintatoimintaan liittyvä henkilöihin kohdistuva vastuu- ja muu vakuutusturva on voimassa. Yhteistoiminnan käyttöön osoitettujen toimitilojen ja ohjelmistojen mahdollinen vakuuttaminen on alueellaan kunkin sopimuskunnan asia. 7.3 Sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen Tämä sopimus tulee voimaan osapuolten valtuustojen hyväksyttyä sopimuksen ja on määräaikaisena voimassa saakka. Sopimus tulee muiden sopimuskuntien osalta voimaan, vaikka jokin sopimuskunta ei tätä sopimusta hyväksyisikään. Sopimuksen tarkoittaman palvelukeskuksen toiminnan siirtyessä osakeyhtiölle, todetaan tämä sopimus samalla päättyneeksi. Sopimuksen mahdollisesti purkautuessa muulla tavalla tai jonkun tämän sopimuksen osapuolista irtautuessa yhteistyöstä, ovat sopimuskunnat velvollisia ottamaan takaisin palvelukseensa liikkeenluovutuksella siirtyneen henkilöstön tai sitä vastaavan henkilöstömäärän siten, että yhteistyöstä irtautuva sopijakunta tai vastuukunta on velvollinen ottamaan palvelukseensa sen henkilöstön, joka on palvellut ensisijassa tai pääosin yhteistyöstä irtautuvan kunnan asukkaita. Yhteistyöstä irtautuvan kunnan vastattavaksi siirtyy vastuu niiden henkilöiden eläkeperusteisista maksuista, jotka ovat tässä sopimuksessa toteutetussa järjestelyssä siirtyneet Kaarinan kaupungin palvelukseen tai jälkeen palvelleet ensisijaisesti yhteistyöstä irtautuvaa kuntaa tai kaupunkia. Sopimuskunnan vastuukunnalle tämän sopimuksen perusteella korvauksetta mahdollisesti luovuttama omaisuus palautetaan sopimuksen päättyessä ilman eri korvausta siinä kunnossa kuin se silloin on Erimielisyyksien ratkaiseminen Tästä sopimuksesta johtuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan kuntien välisin neuvotteluin. Jos yhteisymmärrykseen ei päästä, erimielisyydet ratkaistaan hallintoriita-asiana Turun hallinto-oikeudessa. 7.5 Liitteet - Liikkeenluovutussopimus 7.6 Allekirjoitukset