Käsitelty aikaisemmin tarkastuslautakunnan kokouksessa Tarkastuslautakunnan tehtävänä on:

Transkriptio

1 Tarkastuslautakunta Tarkastuslautakunnan talousarvioehdotus vuodelle / /2015 TARKLK13 71 Käsitelty aikaisemmin tarkastuslautakunnan kokouksessa Tarkastuslautakunnan tehtävänä on: valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat; arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla; arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää; huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta; valvoa kuntalain 84 :ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi ( alkaen); valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi sekä arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi. Lautakuntien ja liikelaitosten talousarvioehdotusten tulee olla valmiina Talousarvioehdotus sisältää tarkastuslautakunnan ja tilintarkastuksen arvioidut toimintatulot/-kulut. Talousarvioehdotus 2016 liitteenä, Toiminnalliset tavoitteet 2016 liitteenä. Puheenjohtajan päätösehdotus: Tarkastuslautakunta päättää hyväksyä talousarvioehdotuksen ja toiminnalliset tavoitteet vuodelle 2016 sekä lähettää ne edelleen kaupunginhallitukselle saatettavaksi kaupunginvaltuuston hyväksyttäväksi. Päätös: Hyväksyttiin yksimielisesti. Perustelut tarkastuslautakunnan vuoden 2016 talousarvioehdotuksen kehysmäärärahan ylittämiseksi koskien määräaikaisen kaupunkitarkastajan toimen perustamista

2 Sisäisen tarkastuksen yksikön tehtäväkentän laajentuminen V sisäisen tarkastuksen yksikön henkilöresurssit olivat 2,5 htv: osa-aikainen (puolipäiväinen) tarkastuspäällikkö, sisäinen tarkastaja ja tarkastussihteeri. Tarkastettavana kohteena oli peruskaupunki ja liikelaitokset. Tarkastuslautakunnan sihteerinä toimi silloinen osa-aikainen (1/2 pv) tarkastuspäällikkö. V henkilöresurssit olivat 2 htv (tarkastuspäällikkö ja tarkastussihteeri) Tarkastettavana kohteena oli peruskaupunki, liikelaitokset sekä Joensuuhun liitetyt Kiihtelysvaaran ja Tuupovaaran kunnat. Tarkastuslautakunnan kokouksia oli tuolloin noin 10/vuosi. Nykyinen tarkastuspäällikkö on toiminut vuodesta 2005 lähtien tarkastuslautakunnan sihteerinä. Kokouksia tuotettiin vuosina 2006, 2007, 2008 kunakin vuonna 12 kappaletta. V alusta henkilöresurssit olivat 1 htv (tarkastuspäällikkö). Tarkastettava kohteena olivat peruskaupunki, liikelaitokset, sekä kaikki Joensuuhun liitetyt kunnat (Kiihtelysvaara, Tuupovaara, Eno ja Pyhäselkä). Tarkastuslautakunnan kokouksia oli 17. Samana vuonna perustettiin sisäisen tarkastuksen toimikunta, jolla kokouksia 5 vuodessa. Tarkastuspäällikkö on toiminut ja toimii edelleen kokousasioiden valmistelijana / esittelijänä / kokoussihteerinä. V tarkastuslautakunnalla oli kokouksia 17, sisäisen tarkastuksen toimikunnalla 4. V lopusta lähtien henkilöresurssit ovat olleet 2 htv (tarkastuspäällikkö ja tarkastussihteeri). Tarkastuslautakunnalla oli kokouksia 18, sisäisen tarkastuksen toimikunnalla 4. V tarkastuslautakunnalla oli kokouksia 20, sisäisen tarkastuksen toimikunnalla 4. V em. tehtävien lisäksi uutena tarkastettavana kohteena sisäisen tarkastuksen yksikölle sekä tarkastuslautakunnalle tuli Joensuun ja Kontiolahden sote-yhteistoiminta-alue. Tarkastuslautakunnilla (vanha ja uusi) oli kokouksia yhteensä 20 vuodessa. Lautakunnat työskentelivät päällekkäisesti 5 kuukauden ajan. Sisäisen tarkastuksen toimikunnalla oli kokouksia 3. V edellä mainittujen tehtävien lisäksi sisäisen tarkastuksen yksikölle sekä tarkastuslautakunnalle tuli tarkastettavaksi Joensuun, Kontiolahden ja Outokummun sote-yhteistoiminta-alue.

3 Joensuun tarkastuslautakunta asetti sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alueen tarkastamisen toimikunnan Kontiolahden ja Outokummun tarkastuslautakuntien kanssa. Sihteerityöt toimikunnalle on tuotettu yhteistyössä Kontiolahden ja Outokummun tarkastuslautakuntien sihteereiden kanssa. Kokouksia vuodessa tarkastuslautakunnalla oli 15, sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alueen tarkastamisen toimikunnalla 4 ja sisäisen tarkastuksen toimikunnalla 3. V tarkastuslautakunnalla tulee olemaan kokouksia 17, sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alueen tarkastamisen toimikunnalla 8 ja sisäisen tarkastuksen toimikunnalla 3, eli yhteensä 28 vuodessa. Kokousten määrä on nyt 2,5 kertainen aikaisempiin vuosiin verrattuna. Lisäksi tarkastettavien kohteiden lukumäärä on lisääntynyt merkittävästi. Tarkastuslautakunnan ja osittain sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alueen tarkastamisen toimikunnan sihteerityöt on tuottanut sisäisen tarkastuksen yksikkö (2 henkilöä). Lisäksi sisäisen tarkastuksen toimikunnan valmistelijana toimii sisäisen tarkastuksen yksikkö ja esittelijä/sihteerinä toimii tarkastuspäällikkö. Tarkastuslautakunnan tehtäväalueena on arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet, ja lisäksi alkaen onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Uusi kuntalaki on asettanut tehtäväksi myös valvoa sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja ilmoitusten saattamista valtuustolle tiedoksi. Tarkastuslautakunnan ja osittain sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alueen tarkastamisen toimikunnan valmistelutyöhön (sihteerityöhön) sisältyy 25 kokouksen osalta muun muassa: kokousasioiden valmistelut, niiden järjestelytyöt ym. Esityslistojen ja pöytäkirjojen tuottaminen, paperikopioinnit, lähettämiset, täytäntöönpanot. Toimialansa asiantuntijoiden/esittelijöiden kutsuminen kokouksiin ja yhteydenpidot eri toimijoihin sekä muita hallinnollisia luetteloimattomia tehtäviä. erillisselvityksien tekeminen tarkastuslautakunnalle ja sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alueen tarkastamisen toimikunnalle kokoussihteerityö ja pöytäkirjanpitäjänä toimiminen (kesto noin 3-4 h/kokous) työmuistioiden laatiminen kokouksista asiatuntija-esittelijöinä toimineiden osalta siltä osin kuin esittelijä itse ei ole omaa esitysmateriaaliaan luovuttanut/tehnyt kokoukselle. erilaisten maksujen ja palkkioiden maksatukset viisi kertaa vuodessa avustaminen kauden arviointikertomuksen työstämisessä sekä kertomusten luovutustilaisuuden järjestäminen tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajien talousarvioiden laatiminen. talousarvion seuranta

4 avustettu tarvittaessa kaupungin tilintarkastajia sekä avustettu tilintarkastajien kilpailuttamisessa. Sisäisen tarkastuksen yksikön tehtäviin kuuluu edellä mainittujen tehtävien lisäksi mm. sisäisen tarkastuksen toimikunnan kokousasioiden valmistelutehtävät (3 kokousta/vuosi). hallintokuntien/liikelaitosten/eri toimintaketjujen tarkastaminen erillistoimeksiantojen tekeminen avustaminen kaupungin tilinpäätöksen tarkastamisessa valmistella kaupungin toimintakertomukseen annettavat selonteot kaupungin sisäisen valvonnan ja erikseen konsernivalvonnan järjestämisestä riskienhallinnan toimenpiteiden raportointi kaupunginhallitukselle yhteenvedon laatiminen hallintokuntien ja liikelaitosten omana työnään tehdyistä sisäisen tarkastuksen raporteista konsultointi kysymyksiin vastaaminen lukuisa määrä erilaisia vaihtelevia tehtäviä. Koska tarkastuslautakunnalla ja sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alueen tarkastamisen toimikunnalla ei ole omaa henkilökuntaa, on sisäisen tarkastuksen yksikön antama työpanos merkittävä. Tämä tarkoittaa myös sitä, että sisäisen tarkastuksen yksikön varsinaiseen tarkastustyöhön ei jää työaikaa siinä määrin kuin missä laajuudessa olisi tarve. Sisäisen tarkastuksen yksikön henkilöresursseista on mennyt noin 1 htv ulkoiseen tarkastukseen. Kaupunginhallitus on kuntakonsernin keskeinen hallinnosta ja taloudesta vastaava kunnanvaltuuston asettama toimielin. Tarkastuslautakunta on toinen suoraan valtuuston alaisuudessa oleva koko valtuustokaudeksi asetettava kunnan toimielin. Tarkastuslautakunnan tehtävistä määrätään kuntalaissa sekä tarvittavilta osin kaupunginvaltuuston hyväksymässä tarkastussäännössä. Tarkastuslautakunta tehtäviin kuuluu mm. 1. kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta huolehtiminen. 2. vaadittujen selitysten ja lausunnon hankinnasta vastaaminen, mikäli tilintarkastajan antamaan tilintarkastuskertomukseen sisältyy tilimuistutus 3. valtuuston asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen arviointi 4. kunnan toiminnan järjestämisen arviointi so. onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla 5. sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamisen valvonnasta vastaaminen sekä sidonnaisuusilmoitusten saattaminen valtuustolle. Säännös tulee voimaan Tarkastussäännön mukaisesti tarkastuslautakunnan tulee huolehtia siitä, että sillä on tarpeelliset voimavarat tehtäviensä suorittamiseksi. Riittävät voimavarat edellyttävät, että

5 lautakunnalla on määrällisesti riittävä ja ammatillisesti osaava henkilöstö. Myös sijaisuuksien järjestämiseen ja esteellisyystilanteisiin tulee varautua. Tarkastuslautakunta esittää talousarvioehdotukseen 2016 lautakunnan alaisuuteen (ulkoiseen tarkastukseen) kaupunkitarkastajaa lukien ensisijaisesti sisäisenä siirtona. Uusi kuntalaki (121 ) korostaa tarkastuslautakunnan itsellistä asemaa talousarviovalmistelun ja hallintosääntömääräysten osalta. Kaupunginhallitus voi valtuustolle talousarviota esitellessään poiketa lautakunnan kannasta vain talousarvioesityksen yhteensovittamiseen liittyvästä perustellusta syystä. Säännös kirjoitettiin tarkastuslautakunnan riippumattoman aseman turvaamiseksi suhteessa kunnanhallitukseen. Yleiskuvaus kaupunkitarkastajan tehtävistä: Kaupunkitarkastaja hoitaa hallintosäännöissä määriteltyjä tehtäviä sekä toimii taloushallinnon ja sihteerin/pöytäkirjan pitäjän tehtävissä sekä tekee lautakunnalle erillisselvityksiä. Suurimman 20 kaupungin tarkastusresurssit ( ) Kaupunki Tarkastus-l tk jäsenmäärä Ulkoinen tarkastus Sisäinen tarkastus Tilintarkastuspäi vät 2013 Helsinki (sis. Energia 50) Energia TT-päivät * Vesi TT-päivät* Kuntayhtymä/ HSY Espoo Kuntayhtymä HSY Tampere Oy Vantaa Oy Kuntayhtymä/ HSY Turku Oulu (sis. Energia myynti) 3x8=24 3xOy (verkko ym) Jyväskylä Oy (omistaa Veden) Lahti Oy 8 Oy Kuopio (Energia/verkko + kaukolämpö) Kouvola (sis. Vesi) 8 Oy 12 Oy (myynti) Pori (sis. Vesi LL) Oy Joensuu Lappeenranta 11 0,5 1,5 60 Oy Oy

6 Hämeenlinna 11 1,5 1,5 100 Oy Vaasa (+4)Oy(+verkko) Rovaniemi 7 1**) 1 80 (sis. Vesi LL) Oy Seinäjoki Oy (Energia ja vesi) Kotka Oy (kaikki tytär-yhtiöt yht. 60pv) Salo Oy Mikkeli *Energian ja Veden osalta tilintarkastuspäivät merkitty erikseen vain, jos niiden toiminta on eriytetty kaupungin toiminnoista tytäryhteisölle. Mikäli toiminta ei kuulu kaupunkikonserniin, niin tällöin ruudussa viiva -. Mikäli ruutu tyhjä, niin energia ja vesi sisältyvät kaupungin tt-päiviin. **)Rovaniemellä vireillä lisätä ulkoisen tarkastajan määrä 2 henkilöön (syksy 2015).