KYMENLAAKSON LIITON KOPIOINTI JA TULOSTUSPALVELU

Transkriptio

1 1 TARJOUSPYYNTÖ KYMENLAAKSON LIITON KOPIOINTI JA TULOSTUSPALVELU 1. Yleistä Kymenlaakson Liitto on maakunnan aluekehityksestä ja maakuntakaavan laadinnasta vastaava lakisääteinen kuntayhtymä. Liiton työvälineinä ovat sekä kansalliset että EU:n alueelliset kehittämisohjelmat, joilla suunnataan toimenpiteitä ja rahoitusta maakunnan kehitystä edistäviin hankkeisiin. Tarjouspyyntö koskee Kymenlaakson Liiton kopiointi ja tulostusjärjestelmää sekä siihen liittyviä tarvikkeita ja huoltosopimuksia. 2. Hankintamuoto Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä palveluhankinta, jossa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista 348/ Hankinnan kohde Laitteiden ja ohjelmien tulee olla asiakirjojen käsittelyä helpottavia ja käyttäjäystävällisiä. Tavoitteena on, että laitteet helpottaa Kymenlaakson Liiton hallinnoinnin sujuvuutta ja tuottavuutta siten, että hyvin organisoitu asiakirjojen tulostus kopiointi ja skannaus toiminnot ovat lähiverkon kautta helposti saatavilla. Palvelun tavoitteena on nykyaikainen, hyvin toimiva ja hyvin tuettu käyttötarkoitukseen soveltuva ratkaisumalli jossa tarjoajan tulee esittää keinoja jolla dokumenttien tulostus ja kopiointi kustannuksia voidaan hallita ja vähentää. Sen tulee olla teknisiltä ratkaisuiltaan luotettava, ja ominaisuuksiltaan joustava, jotta sillä pystytään helposti tuottamaan erilaisia asiakirjatuotteita. Toimittajan on tarjouksessaan esitettävä kuinka näihin vaatimuksiin päästään. 4. Nykytilanne Liiton käytössä on kaksi monitoimilaitetta jotka toimivat myös verkkotulostimina. Koneita käyttää koko Liiton henkilökunta 20 henkilöä. Laitteilla hoidetaan kaikki asiakirjojen tulostus kopiointi ja skannaustyöt. Lisäksi kokonaisuuteen kuuluu asiakirjojen koontiohjelmisto. Laitteet Canon ir C5185 2kpl (yläkerta ja alakerta) laitteilla tulostetaan, kopioidaan ja skannataan asiakirjoja seuraavasti: Luvut on laskettu tämänhetkisen käytön perusteella seuraavasti, koneen kokonaiskäyttö jaettuna käyttökuukausilla (56kk) jolloin saadaan keskimäärin sivua / kuukausi Tulostus / kopiot A4 mv A4 väri A3 mv A3 väri Yhteensä Canon yläkerta s/kk Canon alakerta s/kk skannaus Canon yläkerta 200 s/kk Canon alakerta 2100 s/kk Taulukossa esitettyjä käyttömääriä käytetään perusteena laskettaessa tarvikkeiden ja huoltopalvelujen tarvetta 48kk aikana. Liitto korvaa nykyisen kopiointi ja tulostusjärjestelmän nyt hankittavalla uudella palvelulla.

2 2 5. Laite ja ohjelmisto hankinnat Asiakirjojen tulostus kopiointi ja skannausjärjestelmä, jonka tulee sisältää seuraavat ominaisuudet. Järjestelmän tulee sisältää kaksi uutta ja käyttämätöntä monitoimilaitetta, jotka ovat mitoitettu ominaisuuksiltaan kohdassa 4 esitetyn käyttötarpeen mukaan. Toiminnallisuudet: Ympäristö: Tietoturva: ORC tekstintunnistus Personoitava käyttöliittymä monitoimilaitteessa Samanlainen käyttöliittymä kaikissa tarjottavissa laitteissa Samanlainen tulostinajuri kaikissa tarjottavissa laitteissa Vierailija tulostus. (Ei liiton verkkoon kirjautuvien tulostus) Energy Star Tarvikkeiden kierrätysohjelma Tulostus datan hävittäminen (muistin ylikirjoitus) Turvattu tietoliikenne tulostimien ja verkon välillä. Käyttöoikeuksien määrittäminen laitteen eri toimintoihin (tunnistautuminen) Laitteiden ominaisuudet molemmissa laitteissa Tulostus A4 ja A3 papereille Laser teknologia 1200 x 1200 dpi Viimeistelijä nidonnalla Skannaus suoraan tekstinkäsittely ohjelmaan. Alakertaan sijoitettavassa laitteessa Tulostusnopeus A4 väri vähintään 50 sivua/min Vähintään 150 sivuinen kaksipuoleinen syöttölaite Vihkoviimeistelijä vihkonidonnalla 4 paperikasettia + lisäpaperisäiliö A4 paperille Skannauksen ohjaus verkkoon Skannauksen ohjaus erillinen näppäimistö ja näyttö Yläkertaan sijoitetavassa laitteessa Tulostusnopeus A4 vähintään 25 sivua / min Järjestelmään pitää kuulua asiakirjojen koontiohjelmisto, jolla voidaan koota erilähteistä asiakirjakokonaisuuksia PDF muotoon. esim. kokousmateriaalit sähköiseen jakeluun.

3 3 6. Huolto, tarvikkeet ja koulutus Tarjotun palvelun tulee sisältää kaikki huoltotoimenpiteet, varaosat ja väriaineet sekä käyttäjille annettava käytön ja ongelmanratkaisun tuki. Tarjoukseen tulee sisällyttää järjestelmän pääkäyttäjille ja käyttäjille annettava koulutus. 7. Järjestelmän toimitusaikataulu Laitteet ja palvelun tulee olla liiton käytössä sitä mukaan kun olemassa olevien laitteiden sopimukset päättyvät Koko järjestelmäkokonaisuus hyväksytään vastaanotetuksi, kun vastuullisen toimittaja on toimittanut laitteet ja antanut koulutukseni sopimuksen mukaisessa käyttöympäristössä ja sen jälkeen yhdessä pidetty lopputarkastus on tehty ja hyväksytty 1 kuukauden sisällä laitteiden toimittamisesta. 8. Tarjouksen sisältö Tarjouksessa selvitykset tulee ehdottomasti numeroida alla mainitun mukaisesti vertailtavuuden mahdollistamiseksi. Tarjous tulee laatia suomenkielisenä. Poikkeaminen tästä numeroinnista tai puutteellinen tarjous saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen 8.1. Tarjotun järjestelmän kuvaus Kuvauksen tulee kattaa laitteiden, ohjelmistojen ja lisävarusteiden teknisistä ja toiminnallisista ominaisuuksista siten, kuin tarjouspyynnön kohdassa 5. Laite ja ohjelmisto hankinnat esitetään. Selvitys tulee liittää tarjoukseen omana erillisenä liitteenään, numeroituna ja yrityksen nimellä varustettuna merkillä Järjestelmä selvitys Huolto ja koulutuspalvelut Huoltopalvelut ja tuki tulee olla käytettävissä arkipäivisin välisenä aikana siten, että toimenpiteet ongelmatilanteiden selvittämiseksi käynnistetään viimeistään neljän tunnin kuluttua ilmoituksesta. Tarjouksessa tulee antaa selvitys : tarjoajan huolto organisaatiosta huollon vasteajasta ja seuranta järjestelmästä huoltokutsun reitityksestä ja toteutuksesta mahdollisuudesta seurata monitoimilaitteiden tilaa ja huoltohistoriaa käyttäjän toimesta monitoimilaitteiden etävalvonta järjestelmästä monitoimilaitteiden käyttöön liittyvien kustannusten seuranta työkaluista järjestelmän pääkäyttäjille ja käyttäjille annettavasta koulutuksesta. poistuvien laitteiden tietoturvallisesta muistien ja kiintolevyjen tyhjennyksestä Selvitys tulee liittää tarjoukseen omana erillisenä liitteenään, numeroituna ja yrityksen nimellä varustettuna merkillä Huolto selvitys 2.

4 Hinta Seuraavassa esitetyt hinnoitteluun liittyvät vaatimukset ovat tarjouksen hyväksymisen edellytyksiä. Mikäli Tarjoaja esittää näistä poikkeavia hinnoitteluratkaisuja tai periaatteita, tarjous voidaan katsoa tarjouspyynnön vastaiseksi. Hinnat on esitettävä tarjouspyynnön liitteenä olevalla hinnoittelutaulukolla Hinta yksiselitteisesti ilman arvonlisäveroa. Hinta tulee antaa senttiä/tuloste, jossa hinnan tulee sisältää kaikki laitteen vuokra, huolto, väriaine tarveainekustannukset. Minimikuukausiveloitusta ei hyväksytä. Hinnoittelussa annetaan hinta vain A4 kokoisille tulosteille /kopioille, koska muiden kokojen ja materiaalien käyttö on vähäistä. Mikäli hinnoissa tai hinnoittelussa on epäselvyyksiä, Tilaaja tulee esittämään tarkentavia kysymyksiä hinnoittelun määräytymisperusteista. Tarjouksessa esitettyjen hintojen on oltava lopullisia. Hintojen muuttaminen tarjouskilpailun aikana on ehdottomasti kielletty. Selvitys tulee liittää tarjoukseen omana erillisenä liitteenään, numeroituna ja yrityksen nimellä varustettuna merkillä Hinta selvitys Sopimukset Valitun toimittajan kanssa tullaan tekemään toimitussopimus kopiointi ja tulostuspalvelusta 48 kk pituiseksi ajanjaksoksi, Lisäksi voidaan sopia optio 12 kk lisäajasta. Tarjoajaa pyydetään toimittamaan sopimusluonnokset, luonnos tulee liittää tarjoukseen omana erillisenä liitteenä, numeroituna ja yrityksen nimellä varustettuna merkillä Sopimus selvitys 4 9. Alihankinta Alihankinta ei ole mahdollista 10. Osatarjoukset Osatarjoukset eivät ole mahdollisia 11. Maksuehdot ja laskutus Hyväksytyn tarjouksen mukaisesti

5 5 12. Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuuden arviointi Tarjous voidaan ottaa mukaan tarjousvertailuun, mikäli se muodoltaan, sisällöltään ja ehdoiltaan on tarjouspyynnön mukainen ja mikäli tarjouksen antajalla on tarjousvertailua tehtäessä tilaajan arvion mukaan riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset vastata tarjouksestaan. Jos tarjous ei täytä tarjouspyynnössä asetettuja vaatimuksia ja ehtoja tai jos tarjoaja on laiminlyönyt verojen, sosiaaliturvamaksujen, eläkevakuutusmaksujen ja/tai muiden lakisääteisten maksujen suorittamisen, tarjous hylätään. myös asiaomaisen toimiluvan puuttuminen on tarjouksen hylkäämisen syy, ellei tarjoaja kykene luotettavasti osoittamaan, että hän saa sen ennen toiminnan alkamista. Jos tarjous poikkeaa joltakin kohdin tarjouspyynnöstä, tulee tarjoajan ilmoittaa tarjouksessaan siitä. tilaaja voi tällöin harkintansa mukaan hyväksyä merkitykseltään vähäisiksi arvioimansa poikkeukset tarjouspyyntöön nähden. Tilaaja arvioi tarjoukset tarjoajan antamien tietojen perusteella jäljempänä esitettyjen arviointiperusteiden mukaisesti noudattaen hankintalainsäädännön edellyttämiä tasapuolisuus ja syrjimättömyysvaatimuksia ja käyttäen arvioinnissa tarpeen mukaan myös ulkopuolisia asiantuntijoita. Tilaajalla on tarjousten vertailussa ehdoton oikeus harkita kaikkien tarjoajan antamien tietojen oikeellisuutta ja pyytää tarvittaessa lisäselvityksiä tarjoajalta ja/tai ulkopuolisilta asiantuntijoilta sekä ottaa nämä selvitykset huomioon tarjousten vertailussa. 13. Valintaperusteet ja arviointikriteerit Tarjouksista hyväksytään se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin. Tarjousten kokonaistaloudellista edullisuutta arvioidaan seuraavin perustein ja painotuksin: 1. Tarjouksen kokonaishinta sopimuskaudelle hinnoittelutaulukko ( Hinta selvitys 3 ), painoarvo; 40 % 2. Tarjouksessa esitetyn ratkaisun tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet ( Järjestelmä Selvitys 1 ), painoarvo 40 % 3. Huolto palveluiden laatu ja toiminnallisuus ( Huolto selvitys 2 ), painoarvo 10 % 4. Sopimus ( Sopimus selvitys 4 ), painoarvo 10% Kokonaishinta lasketaan (A4 m/v sivua/kk * tarjous hinta1.) +( A4 väri sivua/kk * tarjous hinta2.) Tarjouksen vertailupisteet lasketaan siten, että kustakin arviointiperusteesta annetaan peruspistettä, jotka kerrotaan (painotetaan) ko. perusteen painoarvokertoimella ja näin saadut painotetut pisteet lasketaan yhteen. Eniten painotettuja pisteitä saanut tarjous katsotaan tilaajan kannalta parhaaksi tarjoukseksi. Ilmoitetut painoarvokertoimet kuvaavat kunkin arviointiperusteen tärkeyttä tilaajalle. Peruspisteitä (painottamattomia pisteitä) annetaan 1. arviointikohteessa siten, että hinnaltaan halvin tarjous saa 100 pistettä ja muut siinä suhteessa vähemmän kuin ne ovat kalliimpia. Kussakin muussa arviointikohteessa (2, 3 ja 4) parhaiten tilaajan odotukset täyttävä tarjous saa 100 peruspistettä ja muut tarjoukset samassa suhteessa vähemmän kuin tilaaja arvioi ne vaatimattomimmiksi.

6 6 14. Tietojen luottamuksellisuus Hankintamenettelyyn liittyvät asiakirjat käsitellään julkisuuslain (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta) mukaisesti. Tarjoajia pyydetään tarjouksessa selkeästi ilmoittamaan salassa pidettävyydestä, salassa pidon perusteesta ja sen laajuudesta aineiston eri osien osalta merkitsemällä tieto asiakirjojen kansilehteen ja tiedot salassa pidettävistä kohdista yksilöidysti kyseiseen tekstin kohtaan. Tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Julkisia hankintoja sekä asiakirjojen julkisuutta koskevan lainsäädännön mukaan tarjoushintaa koskevat tiedot ovat julkisia. Tarjoajalla on oikeus käyttää sopimuksen sopijapuolen nimeä referenssiluetteloissa sopimuksen allekirjoituksen jälkeen. Muusta referenssikäytöstä tai tiedottamisesta sovitaan virastokohtaisesti erikseen. 15. Tarjousten voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa saakka. 16. Tarjousten tekeminen ja toimittaminen Tarjous tulee tehdä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä annettujen ohjeiden mukaisesti ja tarjouksen liitteeksi tulee liittää pyydetyt selvitykset. Tarjous edellytettyine liiteaineistoineen tulee olla suomen kielellä. Tiedostomuotoina on käytettävä Microsoft Office toimisto ohjelmiston tiedostomuotoja tai Adobe Acrobatin pdf muodossa Myöhästyneet tarjoukset jätetään hankintamenettelyn ulkopuolelle. Tarjoukset toimitetaan klo 16:00 mennessä osoitteeseen: Viesti otsikolla Tulostus ja kopiointi Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tarjouksen tekemisestä eikä lisätietojen pyytämisestä tai niihin liittyneistä toimenpiteistä aiheutuneista kustannuksista. 17. Lisätietojen saanti ja kysymyksiin vastaaminen Tarjouspyyntöön liittyviin kysymyksiin vastaa Tietohallintosuunnittelija Sami Tervo, , 18. Varaumat Ensisijaisena tavoitteena on valita yksi vastuullinen toimittaja, jonka kanssa tehdään sopimus toteutettavasta tulostusjärjestelmästä. Mikäli tarjouksen on jättänyt yritysten yhteenliittymä eli konsortio niin yritykset vastaavat yhteisvastuullisesti sopimus velvoitteiden täyttämisestä ja yhteenliittymä katsotaan yhdeksi oikeushenkilöksi. Kymenlaakson Liitto pidättää itselleen oikeuden tehdä osahankinta tai valita useampia toimittajia tai olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä liiton edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei liitto voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, liitto voi vetäytyä tarjouskilpailusta osittain tai kokonaan. Tarjoajalla ei ole tämän johdosta oikeutta korvaukseen.