Henkilökohtainen tehokkuus Henkilökohtainen raportti

Transkriptio

1 Henkilökohtainen raportti Respondent Name Tämän raportin on tuottanut: MLP Modular Learning Processes Oy Äyritie 8 A FIN Vantaa info@mlp.fi

2 Johdanto Kohtaamme päivittäin tutun ongelman: liian paljon tehtäviä ja liian vähän aikaa niiden tekemiseen. Tehokkuudessa on kyse tämän ongelman ratkaisemisesta. Rajoittava tekijä on aika, eivät tehtävät. Meidän on pystyttävä rajaamaan tiukasti, mitä teemme ja mitä jätämme tekemättä. Henkilökohtainen tehokkuus on itsensä johtamista. Aika ei ole muokattavissa, mutta ihmiset ovat. Se tarkoittaa sopeutumista ajan kulkuun tyydyttävällä tavalla. Kyse on oman toimintamme hallitsemisesta. Jos aika tuntuu karkaavan hallinnasta, se merkitsee, ettemme hallitse itseämme. Tähän auttaa uusien, parempien toimintatapojen oppiminen. Tavat ovat avain onnistuneeseen henkilökohtaiseen tehokkuuteen. Hyvät tulokset syntyvät hyvistä tavoista, huonot tulokset huonoista tavoista. On tärkeää muistaa, että tavat ovat opittua käyttäytymistä. Ne voidaan muuttaa. Tavat voivat määrätä kohtalosi, mutta sinä voit määrätä tapasi. Muutos voi alkaa ajattelutapaa muuttamalla. Henry Ford ilmaisi asian näin: "Ajatteletpa sitten osaavasi tai et, olet oikeassa." Se, mitä ajattelet, on keskeistä. Yleensä ihminen käyttäytyy uskomustensa mukaisesti. Oppiaksesi hallitsemaan ajankäyttöäsi sinun täytyy uskoa, että pystyt siihen. Jos haluat muuttaa tapojasi, sinun täytyy ensin tunnistaa ne. Tämä on -profiilin keskeinen idea. Seuraavilla sivuilla arvioit omia tapojasi. Tulet tietoisemmaksi tavoistasi ja siitä, onko niistä sinulle hyötyä vai haittaa. Tekijät: Tri Larry Baker ja Tri Merrill Douglass Respondent Name 2

3 Yleinen henkilökohtainen tehokkuutesi Yleinen henkilökohtaisen tehokkuuden taso Kokonaispistemääräsi: 156 Yleinen henkilökohtaisen tehokkuuden taso Pisteet Taso Merkitys sinulle I heikko henkilökohtainen tehokkuus Kykysi tai käsityksesi tehokkuudesta ovat vajavaiset. Sinulla on paljon mahdollisuuksia kehittää taitojasi II välttävä henkilökohtainen tehokkuus III keskitason henkilökohtainen tehokkuus IV hyvä henkilökohtainen tehokkuus V erinomainen henkilökohtainen tehokkuus Käsityksesi tehokkuudesta on kehittymään päin, joskin yhä rajoittunut. Taitojen kehittäminen on hyvin tärkeää. Sinulla on henkilökohtaiseen tehokkuuteen tarvittavat perustiedot ja taidot. Jotkut alueet vaativat yhä kehittämistä Sinulla on hyvät tiedot ja taidot henkilökohtaisesta tehokkuudesta. Mestaruus häämöttää. Olet tehokkuuden mestari. Auta muita ja jaa aktiivisesti tietojasi ja taitojasi -profiilisi -profiilisi Luokka\Taso I II III IV V Asenteet Tavoitteet Prioriteetit Analysointi Suunnittelu Aikataulujen käyttö Keskeytykset Kokoukset Tiedonhallinta Delegointi Viivyttely Tiimin ajankäyttö Respondent Name 3

4 Osaamiskuiluanalyysi Osaamiskuiluanalyysistä on kuva seuraavalla sivulla. Osaamiskuiluanalyysi on työkalu, joka on kehitetty auttamaan sinua löytämään nopeasti ne kohdat, joihin voit keskittää toimenpiteesi henkilökohtaisen tehokkuutesi parantamiseksi. Se näyttää sinulle miten arvioit osaamisesi kussakin tehokkuuden luokassa arvioit sen tärkeyden työssäsi Osaamiskuiluanalyysi kertoo suhteellisen osaamistasosi kussakin tehokkuuden luokassa, ei täsmällistä osaamistasi. Oma arviosi jossakin luokassa voi olla esimerkiksi 12 (alhaisin mahdollinen 5 ja korkein mahdollinen 20). Jos tämä on alhaisin pistemääräsi verrattuna muiden luokkien pistemääriisi, se löytyy vähemmän osaamista sarakkeesta. Toisaalta, jos 12 on korkein pistemääräsi verrattuna muihin luokkiin, se löytyy enemmän osaamista -sarakkeesta. Työkalu on siis suunniteltu juuri sinun henkilökohtaisten kehityskohteittesi löytämiseen. Se ei ole tarkoitettu vertaamaan osaamistasoasi muiden osaamiseen. Alla olevat sivunumerot kertovat sinulle, miltä sivulta tässä raportissa löytyvät kunkin luokan tiedot, vinkit ja toimintasuunnitelmat. Luokka Sivut Asenteet 8-9 Tavoitteet Prioriteetit Analysointi Suunnittelu Aikataulujen käyttö Keskeytykset Kokoukset Tiedonhallinta Delegointi Viivyttely Tiimin ajankäyttö Respondent Name 4

5 Osaamiskuiluanalyysi Osaamiskuiluanalyysi kertoo suhteellisen osaamisesi tason kussakin tehokkuuden luokassa verrattuna siihen, miten tärkeäksi sen arvioit työssäsi. Lue eteenpäin oppiaksesi lisää siitä, miten tätä tietoa voi käyttää oman henkilökohtaisen tehokkuuden toimintasuunnitelman rakentamiseen. Luokat on tummennettu erilailla riippuen siitä, missä ne ovat taulukossa. Mitä tummempi, sitä alhaisemmaksi arvioit osaamisesi niissä luokissa ja mitä tärkeämmäksi arvioit ne työllesi. Henkilökohtaisen tehokkuutesi lisäämiseksi kannattaa keskittyä näihin luokkiin. Hyvin tärkeä Viivyttely Tiimin ajankäyttö Keskeytykset Kokoukset Tärkeys Delegointi Suunnittelu Aikataulujen käyttö Tiedonhallinta Vähemmän tärkeä Analysointi Prioriteetit Asenteet Tavoitteet Vähemmän osaamista Osaaminen Enemmän osaamista Respondent Name 5

6 Tapojen muuttaminen ja toimintasuunnitelmien laatiminen Kuinka paljon todella tahdot muuttaa työtapojasi? Tahto on avain menestykseen tai epäonnistumiseen. Pinttyneiden tapojen muuttamiseksi sinun täytyy haluta muutosta. Joidenkin tapojen muuttaminen on melko helppoa, toisten taas äärimmäisen vaikeaa. Joidenkin tapojen muuttamista vaikeuttaa se, että ne liittyvät toisiinsa. Yksittäisestä käyttäytymistavasta tulee heräte toiselle tavalle, josta taas tulee heräte kolmannelle tavalle jne. Tällä tavoin voi kehittyä sarja toisiinsa liittyviä tapoja, jotka muodostavat sitkeitä käyttäytymismalleja. Kuinka kauan menee siihen, että korvaat huonoon tehokkuuteen liittyvän tavan paremmalla? Monien työhön liittyvien tapojen muuttaminen on mahdollista aikavälillä kolme päivää - kolme viikkoa. Pyrkiessäsi eroon itsellesi vahingollisista tavoista ja halutessasi korvata ne hyödyllisemmillä tavoilla, kokeile seuraavaa lähestymistapaa: 1. Tunnista tapa, jonka haluat muuttaa. Voidaksesi määritellä tarkkaan käyttäytymisen, jota haluat muuttaa, sinun täytyy analysoida eri käyttäytymistapojasi ja tilanteita, joissa ne ilmenevät. Käytä kunkin luokan oletuksia (sivut 1-3) käyttäytymisesi analysointiin. Tutki tarkkaan käsityksiäsi nähdäksesi, estävätkö ne sinua toteuttamasta haluamaasi muutosta. Haitallisten tapojen tunnistaminen on sitä helpompaa, mitä enemmän tiedät siitä, mitä teet, milloin ja miksi toimit niin. 2. Määrittele tarkkaan uusi tapa, jonka haluat omaksua. Käytä jokaisen luokan toimintasuunnitelman kysymyksiä kirjatessasi, mitä haluat muuttaa ja kuvataksesi uuden tavan, jonka haluat omaksua. Ole rehellinen itsellesi. Kokoa muutoksen toteuttamiseen tarvitsemasi tieto ja kuvittele itsesi uudessa roolissa. Kehitä realistinen toimintasuunnitelma ja ala toteuttaa sitä. 3. Ala toteuttaa uutta käyttäytymistapaa mahdollisimman tehokkaasti. Kerro kaikille uudesta tavasta, jonka haluat omaksua. Kehitä rutiineja tavan noudattamiseksi. Laita toimistoosi muistutuksia uusista toimintatavoista. Muista herätteiden ja toisiinsa liittyvien tapojen merkitys. Jos mahdollista, muuta ympäristöä niin, että uusi tapa saa "raitista ilmaa" kehittyäkseen. 4. Älä koskaan poikkea valitsemastasi käyttäytymisestä ennen kuin uusi tapa on juurtunut. Monet ihmiset toimivat oikein jonkin aikaa. Jotkut toimivat oikein useimmiten. Vain harvat toimivat oikein aina. Osaaikainen soveltaminen ei kehitä uusia tapoja. Johdonmukaisuus ja sitkeys ovat ainoat keinot kehittää uusia tapoja. Monesti olisi houkuttelevaa tehdä asiat vanhaan tapaan. Vastusta näitä kiusauksia. Jotkut selittävät uudesta tavasta poikkeamista sanomalla, ettei yksi kerta nyt mitään merkitse. Totuus on kuitenkin, että jokainen poikkeama merkitsee paljon. Aina kun teet poikkeuksen, sinun täytyy aloittaa alusta. Mitä useammin joudut aloittamaan alusta, sitä vaikeammaksi muutos tulee. 5. Pyydä toisia tukemaan muutosta. Vain harvat meistä tekevät merkittäviä muutoksia ilman toisten tukea. Mieti tarkkaan, ketkä voisivat auttaa sinua. Kuinka he voisivat auttaa parhaiten? Mitä pyydät heitä tekemään? Vahvan tukijoukon kerääminen ympärillesi tekee uusien tapojen omaksumisesta paljon helpompaa. Muista, että on parasta keskittyä vain muutamiin asioihin kerrallaan. Käytä sivun 5 osaamiskuiluanalyysiä ja seuraavan sivun kysymyksiä päättääksesi, mistä kannattaa aloittaa. Respondent Name 6

7 Mistä kannattaa aloittaa? 1. Mitkä ovat vahvuutesi? Pärjäsit luultavasti toisilla osa-alueilla paremmin kuin toisilla. Monesti ihmiset keskittyvät niin paljon heikkouksiinsa, että vahvuudet jäävät huomioimatta. Suurimmat vahvuutesi ovat niitä, jotka ovat oikeanpuoleisessa sarakkeessa osaamiskuiluanalyysissäsi. Mene takaisin sivulle 5 ja ympyröi kukin suurimmista vahvuuksistasi. Nauti niistä oikein rauhassa! Kirjoita tärkeimmät luokat tähän: 2. Millä alueilla sinun täytyisi kehittyä? -profiili on erinomainen apuväline henkilökohtaisen tehokkuuden kehittämiseen. Luokat, joissa osaamispisteesi ovat alemmat, ovat kehittymismahdollisuuksiasi. Nämä ovat ne luokat, jotka ovat vasemmassa sarakkeessa osaamiskuiluanalyysissäsi. Kirjoita tähän luokat, joissa tahdot kehittyä: 3. Minkä luokkien arvelet olevan tärkeimpiä työssäsi? Nämä näkyvät ylimmällä rivillä osaamiskuiluanalyysissäsi. Kirjoita ne tähän: 4. Mitkä luokat, jotka listasit yllä kysymyksissä 2 ja 3, ovat helpoimpia kontrolloida tai muuttaa? 5. Toimintasuunnitelman tekeminen Älä yritä muutta kaikkea yhdellä kertaa. Et muuttunut nykyiseksikään yön yli, etkä todennäköisesti tee sitä nytkään. Keskity luokkiin, jotka ovat tärkeitä työllesi; joissa sinulla on vähän osaamista; ja joita kuvittelet voivasi kontrolloida tai hallita eniten Luokat, jotka täyttävät kaksi ensimmäistä ehtoa, ovat usein osaamiskuiluanalyysin vasemmassa yläkulmassa. Varmista kuitenkin, että valitsemasi luokat edustavat aluetta, jota voit kontrolloida tai muuttaa. Listaa luokat, joiden kehittämiseen haluat keskittyä ensin: Löydät jokaisen osaamiskuiluanalyysin luokan sivunumerot sivulta 4. Siirry niiden parin-kolmen luokan, joita aiot kehittää muutaman seuraavan viikon aikana, sivuille. Hallittuasi nämä voit siirtyä seuraaviin. Luokkien omat sivut auttavat sinua luomaan toimintasuunnitelmasi. Respondent Name 7

8 Asenteet Aika on paradoksi. Sitä ei tunnu koskaan olevan tarpeeksi, vaikka meillä on kaikki mahdollinen aika käytettävissämme. Ongelma ei ole ajan puute, vaan se, kuinka käytämme käytettävissä olevan aikamme. Tärkeintä on keskittyä olennaiseen ja jättää muu syrjään. Tärkeintä on se, mitä ajattelet Psykologit ovat viime vuosina analysoineet ihmisten asenteita ympäristönsä hallintaan. Toisessa ääripäässä ovat omaa osuuttaan korostavat ihmiset, jotka uskovat vakaasti pystyvänsä muuttamaan maailmaansa. Vaikka he eivät pystykään kontrolloimaan kaikkea, tällaiset ihmiset uskovat pystyvänsä ainakin jossain määrin hallitsemaan heille tapahtuvia asioita. Toisessa ääripäässä ovat ihmiset, jotka uskovat olevansa ympäristönsä armoilla. He uskovat, etteivät he pysty mitenkään hallitsemaan itselleen tapahtuvia asioita tai vaikuttamaan niihin. Heistä tuntuu, että heitä vain tuupitaan ympäriinsä. Tällaiset ihmiset tyytyvät pelkästään reagoimaan ympäristöön ja yleensä valittamaan siitä, mitä heille tapahtuu. Mitä enemmän uskot pystyväsi hallitsemaan ympäristöäsi, sitä enemmän pyrit hallitsemaan, ja sitä enemmän myös hallitset. On tietysti vastoinkäymisiä, joita kukaan meistä ei pysty ennakoimaan, mutta on turhaa lannistua antamalla onnettomuuden mahdollisuuden hallita jokapäiväistä käyttäytymistä. Useimmat meistä pystyvät luultavasti hallitsemaan asioita enemmän kuin uskomme. Vältä katumista Useimmat meistä katuvat asioita, joita olemme tehneet tai jättäneet tekemättä. Katuminen on osa elämää. Se ei ole välttämättä pahasta, paitsi jos se on esteenä tulevaisuudelle. Tavallaan katuminen on väistämätöntä, tekipä niin tai näin. Katumisen syynä on usein arvojen muuttuminen iän myötä. Katumisesta voi oppia kaksi asiaa. Ensiksi, jotkin kaduttavat asiat ovat peruuttamattomia. Täytyy harkita tarkkaan, mikä on todella tärkeää. Toiseksi, jotkin kaduttavat asiat ovat vain osittain peruuttamattomia. Jos esimerkiksi kadut, ettet opiskellut tarpeeksi, voit aina opiskella lisää, vaikka et voikaan palata menneisyyteen tekemään asioita toisin. Olivatpa katumisen aiheet peruuttamattomia tai ei, katuminen ei saisi koskaan estää meitä toimimasta. Meidän täytyy miettiä menneisyyttä ja oppia siitä, mutta oivaltaa, että olemme vapaita muuttamaan tulevaisuutta. Elämällä on vain yksi suunta, ja se on suoraan eteenpäin. Voit hallita aikaasi ja elämääsi, tällöin saat tehdyksi enemmän asioita ja koet niistä mielihyvää. Tunnet itsesi tyytyväisemmäksi ja elämän laatu paranee. Sinun aikasi on sinun elämäsi, ja hallitsemalla aikasi luot itsellesi paremman elämän. Itsekuri kannattaa Useimmat meistä ovat havainneet, että on aivan eri asia vain tietää, mitä tehdä, kuin tehdä se. Tiedämme, että siltaa näiden kahden asian välillä kutsutaan itsekuriksi, mutta silti emme pysty oikein ylittämään sitä. Itsekuri erottaa voittajat voiton tavoittelijoista. Itsekuri erottaa myös menestyjät niistä, jotka vain haaveilevat menestymisestä. Itsekuri on avain henkilökohtaiseen vapauteen. Se vapauttaa meidät tapojemme orjuudesta ja avaa tien tyydyttävään elämään. Usein tuntuu, että elämme maailmassa, jossa mahdollisuudet asioiden itsenäiseen hallintaan ovat hyvin rajalliset. Itsekuri auttaa kuitenkin rajaamaan sen alueen, johon voimme itse vaikuttaa. Kuinka löydämme itsekurin kultaisen avaimen? Filosofit ja runoilijat, keksijät ja johtajat ovat etsineet sitä läpi vuosisatojen. Hekin voivat kertoa vain sen, että avain itsekuriin on ihmisessä itsessään. Meidän jokaisen täytyy löytää se itse. Vain me itse pystymme vapauttamaan potentiaaliset voimavaramme ja oppimaan tehokkuuden tekniikat. Mieti asioita, joita olet juuri lukenut asenteista. Lue seuraavan sivun väittämät. Kiinnitä huomiota ajatuksiin ja tekoihin, joita tarvitset positiiviseen asennemuutokseen. Respondent Name 8

9 Peruskäsityksiä asenteista Aikaa ei tunnu koskaan olevan tarpeeksi, vaikka meillä on kaikki mahdollinen aika käytettävissämme. Ongelma ei ole ajan vähyys vaan se, kuinka käytät käytettävissä olevan ajan. Toimintasuunnitelma: Asenteiden parantaminen Vanhat tavat, jotka haluan muuttaa tai hylätä: Henkilökohtainen tehokkuus on todellisuudessa itsensä hallitsemista. Kiinalaisen sananlasku: Vaikka asioiden tekeminen on jalo taito, niin on myös asioiden tekemättä jättäminen. Elämän viisautta on karsia epäolennainen. Uudet tavat, joita haluan luoda: Earl Nightingale: "Tavat ovat avain menestykseen. Menestyvät ihmiset ottavat tavakseen tehdä ne asiat, joita toiset eivät halua tehdä". Zig Ziglar: "Kun valitset tavan, valitset myös sen seuraukset". Askeleet tehokkaaseen alkuun: Tietäminen ei riitä, täytyy myös toimia. Tieto ilman toimintaa ei johda mihinkään. Useimmat meistä muuttuvat vasta pakon edessä. Pakko voi olla sisäistä tai ulkoista. Avain tahdonvoimaan on halu. Jos haluat jotain tarpeeksi paljon, pystyt yleensä toimimaan tarpeeksi kurinalaisesti sen saavuttaaksesi. Johdonmukaisuus ja sitkeys ovat ainoa tie uusien tapojen kehittämiseen. Poikkeamisen uusista tavoista voin estää: Itsekuri on niiden asioiden tekemistä, joita tiedät, että sinun täytyy tehdä, halusitpa sitten tehdä niitä tai et. Itsekuri on helpompaa, jos lakkaat ajattelemasta asiaa ja yksinkertaisesti teet sen. Älä hellitä. Mikään maailmassa ei korvaa sitkeyttä. Keitä pyydän tuekseni ja mitä pyydän heitä tekemään? Henry Ford: "Uskotpa sitten osaavasi tai et, olet oikeassa". Respondent Name 9

10 Tavoitteet Tärkeintä ei ole se, mitä kaikkea teemme, vaan se, mitä saamme aikaan. Tämän vuoksi tehokkuuden mestarit asettavat selviä tavoitteita ja keskittyvät niiden saavuttamiseen. Selkeät tavoitteet ovat JÄRKEVIÄ tavoitteita. Ne täyttävät monta kriteeriä: ne ovat saavutettavia, mitattavia, ajoitettuja, realistisia, tarkkoja... ja kirjattuja. Kaksi lähestymistapaa Henkilökohtaista tehokkuutta voi lähestyä vain kahdella tavalla. Joko keskitytään pääasiassa saavutettaviin tuloksiin tai sitten toimintaan. Tavoitteet ja toiminta liittyvät tietysti toisiinsa, mutta tavoitetta ei voi "tehdä", se saavutetaan. Jos teet oikeita asioita, saavutat tavoitteesi. Yleensä keskitymme tekoihin. Osaksi, koska tavoite ei ole aina selvä, ja osaksi, koska olemme oppineet näin toimimaan. Mutta olipa syy mikä tahansa, näiden kahden lähestymistavan välillä on suuri ero. Ihmiset, jotka keskittyvät pääasiassa tavoitteisiin, ovat yleensä tehokkaampia ja saavat enemmän aikaan. Yhdistä tavoitteet Tavoitteiden pitäisi liittyä toisiinsa. Päivittäisten tavoitteiden saavuttamisen pitäisi johtaa viikkotavoitteiden saavuttamiseen, viikkotavoitteiden saavuttamisen kuukausitavoitteiden saavuttamiseen ja niin edelleen, aina pitkän tähtäimen tavoitteisiin asti. Arkipäivää säätelevät usein rutiinitehtävät ja projektit. Projektit edustavat lyhyen aikavälin tavoitteita. Useimmat meistä listaavat lähiviikkojen aikana hoidettavat työt ja tehtävät. Varmista, että lyhyet projektit liittyvät pitkän aikavälin tavoitteisiin. Tulos tavaksi Tuloksiin keskittymisestä täytyy tulla tapa. Tavoitteiden asettamisesta ja niihin pyrkimisestä täytyy tulla elämäntapa. Älä koskaan soita puhelimella, pidä kokousta tai mene tapaamaan jotakuta miettimättä ensin, mitä toivot saavuttavasi. Kysy itseltäsi koko ajan, miten tekemisesi auttaa sinua saavuttamaan toivotut tulokset. Jos et ajattele tuloksia, voit jämähtää toimintaan, joka ei edistä tavoitteiden saavuttamista. Tämä ilmiö tunnetaan nimellä "toimintaloukku". Tuloksiin keskittymisestä tulee tapa, kun mietit, mitä pyrit saavuttamaan vuodessa, kuukaudessa, viikossa, päivässä, tunnissa, minuutissa. Käy pitkän aikavälin tavoitteet läpi päivittäin ja karsi niiden avulla pois kaikki turha. Aika on elämää Tehokkuutesi määrää millainen olet. Henkilökohtaisen elämän hoitaminen edellyttää sen miettimistä, millaista elämää haluat viettää ja millainen ihminen haluat olla. Ajankäytön muuttaminen vaatii tavoitteiden asettamista - mitä haluat olla ja mitä tehdä. Tavoitteet ovat avain menestyksekkääseen elämään. Menestyjien harvalukuisuus johtuu siitä, etteivät ihmiset pyri erityisiin tavoitteisiin. He vain siirtyvät tehtävästä toiseen ilman erityisempää tavoitetta tai tarkoitusta ja luottavat lapsenomaisesti asioiden joko hoituvan itsestään tai muiden hoitavan ne. Ihmisten arvostamat asiat voidaan jakaa kahdeksaan laajempaan alueeseen: perhe, ura, henkisyys, ihmissuhteet, taloudellinen turvallisuus, terveys, henkilökohtainen kasvu ja vapaa-aika. Oletko tyytyväinen siihen, kuinka jaat aikasi näiden alueiden kesken? Tavoitteiden tärkeyttä ei voi korostaa liikaa. Ne mahdollistavat tehokkuuden. Tavoitteet ovat tärkeitä, koska ne toimivat. Mieti, mitä olet juuri lukenut tavoitteista. Käy läpi seuraavan sivun väittämät. Mieti, kuinka voit selventää tavoitteitasi. Respondent Name 10

11 Peruskäsityksiä tavoitteista Määrittele pitkän aikavälin tavoitteesi. Varmista, että pyrit siihen, mitä todella haluat. Aseta JÄRKEVIÄ tavoitteita: saavutettavia, mitattavia, ajoitettuja, realistisia ja tarkkoja. Toimintasuunnitelma: Tavoitteiden asettaminen Vanhat tavat, jotka haluan muuttaa tai hylätä: Älä yritä pelkästään muistaa tavoitteitasi; kirjaa ne paperille tai tietokoneelle. Käy pitkän aikavälin tavoitteet läpi päivittäin. Näin pystyt helpommin karsimaan kaiken turhan. Tarvitset lyhyen aikavälin tavoitteita tietääksesi, mitä tehdä kunakin päivänä. Pitkän aikavälin tavoitteet antavat jatkuvuutta ja merkitystä lyhyen aikavälin tavoitteisiin. Harkitse tarkkaan projekteja, joihin ryhdyt. Varmista, että ne auttavat tavoitteidesi saavuttamisessa. Tunnista tärkeät vaiheet, milloin ja kenen ne pitäisi tehdä. Aseta kaikille projekteillesi aikarajat. Arvioi työhön tarvittava aika ja määrittele järkevä aloitusaika välttääksesi kiireessä ja viimetingassa tehtyjä töitä. Uudet tavat, joita haluan luoda: Askeleet tehokkaaseen alkuun: Johdonmukaisuus ja sitkeys ovat ainoa tie uusien tapojen kehittämiseen. Poikkeamisen uusista tavoista voin estää: Käytä monimutkaisissa projekteissa projektinhallintaohjelmistoja organisoidaksesi ja hallitaksesi yksityiskohtia. Keskity aina tavoitteisiisi. Kysy jatkuvasti itseltäsi: "Auttaako nyt tekemäni työ minua saavuttamaan tavoitteeni?" Jos vastaus on ei, tee jotain muuta. Huolehdi, että sinulla on joka päivä ainakin yksi tärkeä tavoite. Älä lopeta, ennen kuin olet saavuttanut tavoitteesi. Ennen pitkää tavoitteiden asettamisesta ja niiden saavuttamisesta tulee tapa. Kirjoita pitkän tähtäimen henkilökohtaiset tavoitteesi. Pyri jakamaan aikasi tasapainoisesti eri elämänalueiden kesken. Keitä pyydän tuekseni ja mitä pyydän heitä tekemään? Päivittäiset, viikoittaiset, kuukausittaiset ja vuotuiset tavoitteeni ovat: Olosuhteiden muuttuessa voit joutua muuttamaan myös tavoitteitasi. Kun olet saavuttanut tavoitteesi, aseta uusia. Respondent Name 11

12 Prioriteetit Asioiden tärkeysjärjestykseen laittaminen on periaatteessa helppoa. Päätät, mikä on tavoite ja valitset keinot sen saavuttamiseen. Nämä toimenpiteet ovat tärkeimpiä, ja ne täytyy tehdä ensimmäisenä. Tämä pätee koko elämään, ei vain työhön. Haasteena on ajan jakaminen niin, että tasapaino säilyy. Tiedät, että sinun täytyisi tehdä tärkeimmät asiat, jotka edistävät tavoitteidesi saavuttamista. Aina et kuitenkaan toimi niin. Usein teet mieluummin asioita, jotka ovat kiinnostavia tai muuten mieluisia. Teet näin, vaikka tekemäsi asiat eivät edistä päämäärien saavuttamista läheskään niin paljon kuin vaikeammat ja monimutkaisemmat tehtävät. Kun tarkastelet omaa toimintaasi, huomaat kenties useita esimerkkejä tehottomuudesta. Tärkeä vai kiireellinen Prioriteetit liittyvät tärkeisiin asioihin. Parempia tuloksia saadaksesi sinun täytyy käyttää enemmän aikaa tärkeiden asioiden tekemiseen. Valitettavasti useimmat meistä kiinnittävät huomiota pikemminkin asioiden kiireellisyyteen kuin tärkeyteen. Päämääriäsi edistävät asiat ovat tärkeitä. Mitä selvempi hyöty, sitä tärkeämpi tehtävä. Tärkeillä asioilla on usein myös pitkäaikaisia seurauksia ja vaikutuksia. Kiireelliset asiat vaativat välitöntä huomiota. Ne voivat vaikuttaa päämääriimme tai ovat vaikuttamatta. Niillä voi olla huomattava myötävaikutus asioihin tai sitten ei lainkaan. Kiireelliset asiat ovat yleensä pakottavampia kuin tärkeät asiat, ja elämmekin jatkuvassa kiireisten ja tärkeiden asioiden jännitteessä. Ongelmana on, että tärkeitä asioita ei useinkaan tarvitse tehdä juuri tänään tai edes tällä viikolla, koska ne harvoin ovat kiireellisiä. Kiireelliset asiat vaativat huomiotamme - ja ovat loputtomia vaatimuksissaan ja aiheuttavat paineita päivän jokaisena tuntina. Monesti uskomme, että kaikki tekemämme asiat ovat tärkeitä. Vaikka se olisikin totta, kaikki eivät kuitenkaan ole yhtä tärkeitä. Toiset asiat ovat tärkeämpiä kuin toiset. Vaikka sen myöntäminen olisikin vaikeaa, teemme suuren osan päivästä suhteellisen merkityksettömiä asioita. Kaikki tekemämme työ on jossain määrin sekä tärkeää että kiireellistä. Yleensä tehtävät jaetaan neljään ryhmään: 1) kriittinen - tärkeä ja kiireellinen 2) työlistalla - tärkeä, mutta ei kiireellinen 3) toisarvoinen - kiireellinen, mutta ei tärkeä 4) ajanhukka - ei tärkeä eikä kiireellinen Yksi henkilökohtaisen tehokkuuden perusperiaatteita on sen ymmärtäminen, että tärkeimpiin asioihin on aina aikaa - paitsi silloin, jos täytät päivän ensin vähemmän tärkeillä. Sinun tehtäväsi on päättää, mitkä asiat ovat tärkeimpiä, keskittyä niihin, ja jättää muut vähemmälle huomiolle. Pareton periaate Pyrkiessäsi jakamaan tehtäväsi ajankäytön kannalta tehokkaammin on hyvä muista Pareton periaate luvun oppinut Vilfredo Pareto oivalsi, että erilaisissa ryhmissä merkitykseltään suurimmat tekijät ovat lukumäärältään pienimpiä. Vuosien mittaan tästä käsityksestä on kehittynyt ns sääntö: 20% tekijöistä muodostaa 80% tuloksesta, ja vastaavasti 80% tekijöistä muodostaa 20% tuloksesta sääntöä voidaan verrata tärkeän ja kiireellisen väliseen tarkasteluun. Tärkeät, mutta vähemmän kiireelliset asiat ovat yleensä osa sitä 20%:a, joka muodostaa 80% tuloksesta. Pohdi, mitä olet juuri lukenut prioriteeteista. Lue seuraavan sivun väittämät. Huomioi prioriteettien selventämisessä ja hallitsemisessa tarvittavat asiat. Respondent Name 12

13 Peruskäsityksiä prioriteeteista Mieti tarkkaan, mitä prioriteetit merkitsevät sinulle ja kuinka määrittelet todella tärkeät asiat. Muista, että sinulla ei tule koskaan olemaan aikaa kaikkiin asioihin, vain kaikkein tärkeimpiin sääntö: 80 prosenttia tuloksesta muodostuu 20 prosentilla töistä, kun taas lopuilla 80 prosentilla töistämme saamme aikaan vain 20 prosenttia tuloksesta. Opi keskittymään tärkeimpään 20 prosenttiin ja hallitsemaan ne työt. Toimintasuunnitelma: Priorisointi Vanhat tavat, jotka haluan muuttaa tai hylätä: Uudet tavat, joita haluan luoda: Useimmat ihmiset tekevät ensin nopeat, helpot ja hauskat tehtävät. Aloita sinä asioista, jotka ovat tärkeitä. Vaikka jokin asia on kiireellinen, se ei välttämättä ole tärkeä. Tärkeitä asioita ovat ne, jotka auttavat sinua saavuttamaan tavoitteesi. Askeleet tehokkaaseen alkuun: Opi erottamaan tärkeä ja kiireellinen. Älä anna toisarvoisten asioiden syrjäyttää tärkeitä asioita. Älä suostu täyttämään aina toisten pyyntöjä sinulle tärkeiden tehtävien kustannuksella. Opi, milloin on sanottava ei. Tee se loogisesti, lujasti ja tahdikkaasti. Prioriteettien jatkuva vaihtuminen johtuu usein siitä, ettei niitä ole määritelty kunnolla alussa. Prioriteetit määritellään parhaiten tärkeyden mukaan. Johdonmukaisuus ja sitkeys ovat ainoa tie uusien tapojen kehittämiseen. Poikkeamisen uusista tavoista voin estää: Keitä pyydän tuekseni ja mitä pyydän heitä tekemään? Älä vaihda jatkuvasti prioriteetteja pelkästään muiden kovaäänisten vaatimusten vuoksi. Harkitse tarkkaan, mikä "nariseva ratas" kannattaa rasvata. Prioriteettini tälle viikolle, tälle kuukaudelle ja tälle vuodelle: Respondent Name 13

14 Analysointi Vanhan sananlaskun mukaan "mitä enemmän teet sitä mitä jo teet, sitä enemmän saat sitä mitä jo saat". Jos haluat parempia tuloksia, sinun täytyy muuttaa ajankäyttöäsi. Vaikeus on siinä, että useimmat meistä eivät oikeastaan tiedä, mihin aikamme kuluu. Useimmat ihmisistä uskovat tietävänsä enemmän ajankäytöstään kuin oikeastaan tietävätkään. Uskomme muistimme olevan tarpeeksi hyvä rekisteröimään tarkasti johonkin työhön käytetyt tunnit ja minuutit. Kerta toisensa jälkeen olemme kuitenkin pulassa, kun tätä testataan. Itse asiassa kukaan ei voi todella hallita ajankäyttöään, ennen kuin tietää, kuinka käyttää aikansa nykyisin. Voisiko lääkäri määrätä hoidon ennen diagnoosia? Sama koskee ajankäyttöäkin. Ajankäyttöä ei voi parantaa tekemättä ensin diagnoosia sen ongelmista. Tapojen hallitseminen Päivittäinen toimintamme on paljolti sidoksissa tapoihimme. Tavoista voi kuitenkin olla joko hyötyä tai haittaa. Se riippuu tavasta. Tapasidonnainen käyttäytyminen vie suuren osan ajastamme. Tämä käyttäytyminen on usein tiedostamatonta. Vaikka väittäisimme tietävämme muistinvaraisesti, mihin aika kuluu, lukemattomat tutkimukset ovat osoittaneet, että tähän ei voi täysin luottaa. Koska emme hahmota tarkkaan ajankäyttöä, se tuntuu meistä usein vaikealta hallita. Ei ole epäilystäkään, että kaikkea ajankäyttöä voisi hallita, mutta suurinta osaa voi. Ennen kuin aikaa voi hallita, täytyy tietää, mihin se kuluu. Meidän täytyy hyväksyä se tosiasia, että ajankäytön suurin ongelma olemme me itse, niin mielellään kuin syyn panemmekin toisten niskoille. Moniin ajankäytön ongelmiin ratkaisujen täytyy lähteä omasta itsestämme eikä ulkopuolelta. Ajankäytön päiväkirja Päiväkirjaa pitämällä voit parhaiten selvittää, kuinka todellisuudessa käytät aikaasi. Prosessin aikana tulet havaitsemaan monia ajankäyttöön liittyviä tapojasi. Niiden ymmärtäminen helpottaa uusien ja tehokkaampien tapojen omaksumista. Päiväkirjan avulla voit myös vastata kysymykseen "Kuka kontrolloi aikaani?". Käy läpi kaikki listaamasi tehtävät ja mieti jokaisen kohdalla, päätätkö ajankäytöstä itse vai tekeekö sen joku muu. Tässä on syytä olla tarkkana, sillä usein on helppo ajatella jonkun muun päättävän ajankäytöstä silloinkin, kun voit päättää siitä itsenäisesti. Hyöty käytetystä ajasta Ajankäytön analysoinnin logiikka tiivistyy japanin sanaan "kaizen". Se tarkoittaa jatkuvaa, asteittaista kehittämistä. Millaiset ajankäyttötapamme sitten ovatkaan, emme ole omaksuneet niitä yhdessä yössä. Niinpä muutoskaan ei tapahdu yhdessä yössä. Tärkeintä kuitenkin on, että muutos on mahdollinen. Uusia ajanhallinnan teknologioita tulee koko ajan lisää. Niiden käyttö mahdollistaa entistä paremman ajan hallinnan. Esimerkiksi sähköiset kokousten varausjärjestelmät, PDA:t, matkapuhelimet, satelliitit ja internet tarjoavat monia mahdollisuuksia säästää aikaa. Ajankäytön mestarit tutkivat uusia vaihtoehtoja ja mahdollisuuksia analysoida ja kehittää tapojansa käyttää aikaa. Jatkuvalla etsinnällä löydät yhä uusia tapoja kehittyä. Pohdi, mitä olet juuri lukenut ajankäytön analysoinnista. Lue seuraavan sivun väittämät. Huomioi ajankäytön analysoinnissa tarpeelliset seikat. Keskeistä on se, että kaikki, mitä päivän mittaan teet joko edistää tavoitteiden saavuttamista tai sitten hidastaa sitä. Jos se ei edistä, niin se hidastaa. Vältä kaikkea, mikä hidastaa tavoitteiden saavuttamista, jos mahdollista. Respondent Name 14

15 Peruskäsityksiä ajankäytön analysoinnista Kaikki, mitä teet, joko auttaa tai estää sinua. Kun aika on käytetty, sitä ei saa takaisin. Tärkeintä on varmistaa, että toimit tavoitteidesi mukaisesti. Toimintasuunnitelma: Analysoinnin kehittäminen Vanhat tavat, jotka haluan muuttaa tai hylätä: Pidä kirjaa ajankäytöstäsi ainakin viikon ajan joka vuosi. Kuukausi olisi vielä parempi. Havainnoi, mitä teet, milloin ja miksi. Pyydä toisia kertomaan sinulle, kuinka tuhlaat aikaasi tai kuinka voisit käyttää sitä paremmin. He voivat nähdä sellaista, mikä jää itseltäsi huomaamatta. Uudet tavat, joita haluan luoda: Harjoita kaizenia. Pyri jatkuvaan kehittämiseen. Tutki mahdollisuuksia kokeilla uutta teknologiaa prosessien virtaviivaistamiseksi ja ajan säästämiseksi. Askeleet tehokkaaseen alkuun: Tarkkaile säännöllisesti prosessejasi. Mitä vaiheita eri töihin liittyy? Kuka tekee ne? Milloin? Voisiko joitain vaiheita jättää pois, lyhentää tai yksinkertaistaa? Pyydä läheisiltäsi, työtovereiltasi tai tiimiltä apua ideointiin. Koeta löytää tapoja vähentää työvaiheita, yhdistää toimintoja, lyhentää prosesseja, järkeistää paperityötä tai poistaa pullonkauloja. Älä ylireagoi asioihin, jotka eivät ole todellisia ongelmia. Älä kuluta tilanteisiin enempää aikaa ja energiaa kuin mitä ne ansaitsevat. Käytä apuna sivun 12 tärkeä/kiireellinen -ryhmittelyä. Pidä kirjaa ongelmatilanteista. Analysoi niitä, etsi toistuvia malleja. Ovatko ne toistuvia vai yksittäisiä? Voiko joitakin niistä ennakoida? Johdonmukaisuus ja sitkeys ovat ainoa tie uusien tapojen kehittämiseen. Poikkeamisen uusista tavoista voin estää: Keitä pyydän tuekseni ja mitä pyydän heitä tekemään? Jos ongelmatilanteita ilmenee toistuvasti, selvitä, miksi asiat menevät vinoon, ja tee tarvittavat muutokset. Monet toistuvat ongelmat johtuvat huonosta suunnittelusta sekä huonosta koordinoinnista ja seurannasta. Respondent Name 15

16 Suunnittelu Kaikki tunnustavat suunnittelun tarpeellisuuden, mutta vain harvat käyttävät siihen tarpeeksi aikaa. Monet väittävät, ettei heillä ole aikaa suunnitteluun. Suunnittelu on kuitenkin tapa. Säännöllisesti toimintansa suunnittelevat hallitsevat sen niin hyvin, että suunnittelusta tulee yksinkertaisesti osa normaalia toimintaa. Ajan löytäminen siihen ei ole enää ongelma. Monet meistä jättävät suunnittelun väliin, koska olemme toimintaorientoituneita. Konkreettisten asioiden tekeminen on mukavampaa kuin ajatustyö. Tästä on seurauksena, että reagoimme kaikkiin ympärillä tapahtuviin asioihin. Suunnittelu on ainoa tapa rikkoa reaktiivinen käyttäytymismalli. Suunnittele työ ja ajankäyttö Onnistunut suunnittelu käsittää sekä työn että ajankäytön. Aloita esittämällä itsellesi seuraavat kuusi kysymystä: 1. Tulokset Mitkä ovat tavoitteeni, mitä pyrin saavuttamaan? 2. Toiminta Mitä minun täytyy tehdä näiden tulosten saavuttamiseksi? 3. Prioriteetit Mitkä ovat prioriteetit? 4. Ajankäytön arviointi Kuinka paljon aikaa eri tehtäviin tarvitaan? 5. Aikataulut Milloin teen eri tehtävät? 6. Joustavuus Kuinka paljon joustovaraa tarvitsen yllätysten varalta? Kolme ensimmäistä kysymystä muodostavat työsuunnitelman, kolme viimeistä ajankäytön suunnitelman. Kumpaakin suunnitelmaa tarvitaan. Ota ohjat käsiisi Suunnittelulla pyritään mahdollisimman hyvään ajanhallintaan. Muista kuitenkin, ettet voi hallita kaikkea ja moniin asioihin et yksinkertaisesti voi vaikuttaa. Jos et kuitenkaan hallitse sitä aikaa, joka olisi hallittavissa, tehokkuutesi kärsii. On samantekevää, pystytkö hallitsemaan yhden vai kahdeksan tuntia päivittäin. Tärkeintä on hallita se aika, minkä voit, jolloin voit käyttää tärkeisiin asioihin niin paljon aikaa kuin mahdollista. Viikko- ja päiväsuunnitelmat Päiväkohtainen aikataulu on nykyään yleisin ajanhallinnan muoto. Päiväkohtainen suunnittelu kannattaa, mutta vielä enemmän hyödyt koko viikon kattavasta suunnittelusta. Se antaa pitemmän perspektiivin ja enemmän tilaa vaihtoehdoille. Samat kuusi kysymystä sopivat niin päivä- kuin viikkosuunnitelman laatimiseen. Esitä suunnittelun kuusi peruskysymystä laatiessasi seuraavaa viikkosuunnitelmaa. Tee se edellisen viikon lopulla, mikäli mahdollista. Voit käyttää suunnitteluun aikaa perjantaina iltapäivällä, tai ehkä viikonlopun aikana. Viikkosuunnitelman laatimiseen menee yleensä noin puoli tuntia, mutta sen avulla voi saada ainakin tunnin lisäaikaa joka päivä. Tunti tai enemmän ylimääräistä aikaa joka päivä tuo jo merkittäviä tuloksia työssä kuin työssä. Pohdi, mitä olet juuri lukenut ajankäytön suunnittelusta. Lue seuraavan sivun väittämät. Huomioi ajankäytön tehostamiseen liittyvät seikat. Respondent Name 16

17 Peruskäsityksiä suunnittelusta Esitä seuraavat kuusi kysymystä pyrkiessäsi tehostamaan suunnittelua: (1) Mitä tuloksia pyrin saavuttamaan? (2) Mitä minun täytyy tehdä saavuttaakseni tulokset? (3) Mitkä ovat prioriteetit? (4) Kuinka paljon aikaa eri tehtäviin tarvitaan? (5) Milloin teen eri tehtävät? (6) Kuinka paljon joustovaraa tarvitsen yllätysten varalta? Joustavuus on avain onnistuneeseen suunnitteluun. Varaa aikaa odottamattomiin asioihin, joita et voi hallita, kuten keskeytykset, ongelmat ja kriisit. Älä muuta herkästi suunnitelmaasi yllätysten tullen. Usein on parempi harkita kuin reagoida välittömästi. Kirjoita suunnitelma joka viikolle. Tämä kannattaa tehdä perjantai-iltapäivällä ennen töistä lähtöäsi. Pyydä toisiakin tekemään samoin. Käy avainhenkilöiden kanssa läpi suunnitelmat ja koordinoi prioriteetit ja tehtävät. Varmista, että päivittäiset tehtävät on priorisoitu ja niihin menevä aika arvioitu. Pulaa on ajasta, ei työstä. Varmista, että määräajat ja aika-arviot ovat realistisia, ja huomioi ne. Toimintasuunnitelma: Suunnittelun tehostaminen Vanhat tavat, jotka haluan muuttaa tai hylätä: Uudet tavat, joita haluan luoda: Askeleet tehokkaaseen alkuun: Johdonmukaisuus ja sitkeys ovat ainoa tie uusien tapojen kehittämiseen. Poikkeamisen uusista tavoista voin estää: Älä sorru suunnittelemattomaan toimintaan. Ole valmis tehokkaaseen alkuun seuraavana aamuna. Laita asiat järjestykseen edellisenä päivänä ennen lähtöä, niin voit aloittaa valmiilta pöydältä. Keitä pyydän tuekseni ja mitä pyydän heitä tekemään? Respondent Name 17

18 Aikataulujen käyttö Käsitteitä suunnittelu ja aikatauluttaminen käytetään usein synonyymeina. Ne liittyvät kuitenkin eri toimintoihin. Suunnittelussa päätetään siitä, mitä tehdään ja aikataulutuksessa siitä, milloin se tehdään. Aikataulun laatiminen merkitsee yksinkertaisesti tehtävien suorittamisen ajankohdan määrittelyä. Aikataulun laatiminen ei monien mielestä ole kerta kaikkiaan mahdollista. Asiat kun eivät suju suunnitelmien mukaan. Ei voi tietää, mitä kunakin päivänä tulee tapahtumaan. Itse asiassa kuitenkin vähintään puolet aikataulun mukaisista asioista toteutuu aivan suunnitelmien mukaan. Mitä enemmän aikatauluttaa, sitä paremmin sen oppii hallitsemaan. Mitä enemmän sovitat asioita aikatauluihin, sitä paremmaksi kehityt siinä. Aikataulujen avulla suunnitelmat saadaan toteutumaan. Suunnittelu edustaa pyrkimystä, aikataulutus enemmänkin sitoutumista. Aikataulutetut tehtävät yleensä toteutuvat ja vieläpä ajallaan. Tehtävät, joista ei ole laadittu aikataulua, eivät toteudu ehkä koskaan. Jos haluat suunnitelmasi toteutuvan, laadi siitä aikataulu. Säilytä joustavuus Suurin virhe, joka aikataulun laatimisessa tehdään, on sisällyttää siihen päivän jokainen minuutti. Voit kuitenkin vain harvoin hallita koko päivää. On paljon odottamattomia asioita, jotka vievät aikaasi. Odottamattomille asioille täytyy jättää tilaa aikataulua laadittaessa. Useimmiten ihmiset tietävät, että päivän mittaan tulee keskeytyksiä, mutta vain harvat ennakoivat ne suunnittelussa. Muista, että keskeytykset kuuluvat työntekoon. Keskeytyksiin voi varautua jättämällä niille tilaa aikataulussa. Varaa hiljaista aikaa Jos työskentelet toimistossa, jatkuvat keskeytykset vaikeuttavat asioiden loppuun viemistä. Toistuva aloittaminen, keskeyttäminen ja uudelleen aloittaminen kuluttaa työhön tarpeettoman paljon aikaa. Usein se myös heikentää suorituksen laatua. Saat aikaan vain noin puolet siitä, mitä työpäivän aikana pitäisi tehdä. Hiljainen aika voi muuttaa tilannetta merkittävästi. Hiljaisen ajan idea on yksinkertainen: varaa tietty määrä aikaa, jolloin voit työskennellä keskeytyksettä. Tämä merkitsee yleensä sitä, että et vastaa puhelimeen etkä ota vastaan odottamattomia vieraita. Etsi tyhjä kokoushuone, ota puhelin pois päältä, sulje ovi, mene kirjastoon tai pyydä apua lähelläsi työskenteleviltä. Suurin etu on, että tunnissa suunniteltua hiljaista aikaa saat tehdyksi saman verran kuin 3-4 tunnissa normaalia työaikaa. Aloita ajoissa Kaikki tietävät, että ajoissa aloittaminen on tehokkain tapa, mutta kaikki eivät toimi näin. Jos päivä alkaa hyvin ja tehokkaasti, se todennäköisesti jatkuukin niin. Huono alku taas merkitsee kilpajuoksua kellon kanssa koko päivän. Ajoissa aloittaminen voidaan ymmärtää kolmella tavalla. Ensiksi, se voi tarkoittaa aloittamista varhain aamulla. Monien mielestä tämä on hyödyllistä. Toiseksi, se voi tarkoittaa töiden aloittamista heti työpaikalle tultua, jolloin ensimmäistä tuntia ei tuhlata kahvinjuontiin, rupatteluun tai sanomalehden lukuun. Kolmanneksi, se voi tarkoittaa projektien aloittamista normaalia aikaisemmin, jolloin tekemiseen jää enemmän aikaa. Aikataulun laatimisen avainajatus on se, että kaikelle on aikansa ja paikkansa. Aikatauluttamisen avulla voit harkita sopivaa aikaa ja paikkaa etukäteen, jolloin voit vielä vaikuttaa niihin. Aikataulujen avulla toiminta voi olla tarkoituksenmukaista eikä sattumanvaraista. Saat todennäköisesti tehdyksi enemmän vähemmässä ajassa, jolloin aikaa jää muiden sinulle tärkeiden asioiden tekemiseen. Pohdi, mitä olet juuri lukenut aikataulujen käytöstä. Lue seuraavan sivut väittämät. Huomioi aikataulujen käyttämiseen liittyvät seikat. Respondent Name 18

19 Peruskäsityksiä aikataulun laatimisesta Elämässä ei tapahdu mitään, ellet tee asioille tilaa tapahtua. Aikataulujen laatimisessa on kyse tästä. Aikatauluta kunkin päivän kaikki tärkeimmät tehtävät. Tämä tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että valitset tietyn ajan niiden tekemiseen. Aikataulussa olevat asiat tulevat todennäköisesti tapahtumaan. Varaa aikaa tehtäviin niin, että saat hoidettua ne kerralla kunnolla. Tällöin aikaa ei tarvitse tuhlata uudelleen tekemiseen. Toimintasuunnitelma: Aikataulujen käytön kehittäminen Vanhat tavat, jotka haluan muuttaa tai hylätä: Älä epäröi varata paljon aikaa tärkeään työhön. Varaa hiljaista aikaa, jolloin sinua ei keskeytetä. Valmistele seuraavan päivän aikataulu ennen töistä lähtöä. Nukut paremmin, etkä joudu aloittamaan päivää reagoimalla asioihin tietämättä, mikä on tärkeää juuri sinä päivänä. Tee lista pienistä tehtävistä, joiden hoitamiseen menee vain muutama minuutti. Kun sinulla on päivän mittaan pieniä taukoja, hoida jokin näistä töistä tyhjäkäynnin sijasta. Ryhmittele toisiinsa liittyvät asiat ja tehtävät aina kun mahdollista. Varmista, että kuhunkin tehtävään on tarpeeksi aikaa. Useimmiten ihmiset ovat liian optimistisia päivän kulun suhteen. He eivät varaa tarpeeksi aikaa töihin ja aloittavat myöhään. Työt joudutaan sitten tekemään turhan hätäisesti ja paineen alla. Laita kaikille tehtäville aikarajat, joiden puitteissa pyrit hoitamaan ne. Uudet tavat, joita haluan luoda: Askeleet tehokkaaseen alkuun: Johdonmukaisuus ja sitkeys ovat ainoa tie uusien tapojen kehittämiseen. Poikkeamisen uusista tavoista voin estää: Sovi tapaamisista etukäteen aina kun mahdollista. Varmista soittamalla, että tapaaminen toteutuu. Sovi säännölliset ajat, jolloin keskustelet avainhenkilöiden kanssa. Keitä pyydän tuekseni ja mitä pyydän heitä tekemään? Tunnista työnteon "prime time" eli se aika päivästä, jolloin työ sujuu sinulta parhaiten. Pyri varaamaan tämä aika tärkeiden tehtävien ja päätösten tekoon tai luovuutta vaativan työhön. Respondent Name 19

20 Keskeytykset Kannattaa oivaltaa, että keskeytykset kuuluvat työhösi. Tätä asiaa et voi muuttaa, mutta asenteitasi kylläkin. Työn keskeytyessä useimmat meistä ovat ainakin lievästi ärtyneitä; emme halua keskeyttää sitä, mitä olemme tekemässä ja suunnata huomiota muualle. Yritä nähdä keskeytykset toisella tavalla. Työn keskeytyessä voit hermostumisen sijasta ajatella, että keskeytykset nyt ovat vain osa työtä. Näin turhaudut vähemmän ja hallitset tilanteen paremmin. Sinun täytyy muistaa, että et voi hallita keskeytyksiä täysin. Työskennellessäsi ihmisten kanssa sinun täytyy hyväksyä se, että heidän toimiaan ei voi aina ennakoida. Tärkeintä on hyväksyä se, mihin et voi vaikuttaa, ja vaikuttaa siihen, mihin voit. On tärkeää, että aikataulussa on tarpeeksi väljyyttä odottamattomien ja hallitsemattomien tapahtumien varalta. Kun varaudut keskeytyksiin, ne eivät tunnu niin turhauttavilta. Sitä paitsi, jos et varaudu keskeytyksiin, niitä tulee kuitenkin, ja turhaudut entistä enemmän. Analysoi keskeytykset Tärkein yksittäinen toimi keskeyttämisen vähentämiseksi on niiden kirjaaminen. Kirjoita muistiin, kuka aiheutti keskeytyksen, milloin, kuinka pitkäksi ajaksi ja mistä syystä. Yritä löytää toistuva malli. Mallilla ei sinänsä ole väliä, mutta sen tunteminen auttaa sinua eteenpäin. Ongelmaa ei voi ratkaista ennen kuin sen on tunnistanut. Kaikki kamppailevat keskeytysten kanssa. Useimmiten valitamme niistä, mutta emme tee juuri muuta. Olisi parempi analysoida keskeytykset ja pyrkiä systemaattisesti hallitsemaan niitä. Kreikkalaiset filosofit sanoivat sen näin: "Parempi sytyttää yksi kynttilä kuin kirota pimeyttä". Niputa asiat yhteen Jotkut keskeytyksistä ovat tärkeitä mutta useimmat pelkkää rutiinia. Rutiiniasioiden ajoitus ei yleensä ole tarkkaa. Asiat täytyy hoitaa, mutta sen voi tehdä myöhemminkin. Tehosta työtä pyytämällä, että ihmiset hoitavat kaikki rutiiniasiat yhdellä kertaa. Muista itsekin niputtaa rutiiniasiasi yhteen. Sovi säännöllisistä tapaamisista avainhenkilöiden kanssa. Kannusta ihmisiä sopimaan tapaamiset etukäteen spontaanien pistäytymisten sijasta. Pelkkä kahdenkeskinen tapaaminen vaikka säännöllisesti kerran päivässä tai kerran viikossa voi saada ihmeitä aikaan. Kesytä puhelin ja sähköposti Kaikki tietävät, että puhelin ja sähköposti ovat tärkeitä. Tutkimukset osoittavat kuitenkin, että monet työpuhelut ja sähköpostit ovat jotain muuta kuin työasiaa. Nekin puhelut, jotka alkavat asiallisesti, lipsuvat usein sivuraiteille. Ja liian monet sähköpostit ovat turhia, tai niiden tietosisältö on puutteellista ja vaatii lisäselvitystä. Älä anna jäsentymättömien puheluiden ja sähköpostien viedä huomiotasi käsillä olevasta työstäsi. Rajoita seurustelua Ihmisten kanssa seurustelu on kuin aspiriini: pieni annos on hyväksi, liian iso voi olla kohtalokas. Meidän täytyy puhua toisillemme. Kommunikointi on organisaatiossa kuin öljy, joka pitää kaiken tasaisesti toiminnassa. Kyse onkin määrästä. Sopiva määrä seurustelua on paikallaan, mutta tarpeettomasta pitäisi luopua. Opi tunnistamaan, mitä teet. Seurustelua voi vähentää tulematta epäsosiaaliseksi. Keskeytykset ovat inhimillisiä Keskeytyksiä esiintyy niin kauan kuin ihmiset työskentelevät yhdessä. Keskeytykset ovat osa työtä, mutta tämä ei tarkoita, että meidän täytyy olla niiden armoilla. Ehkäise ja vähennä keskeytyksiä eri keinoin aina kun voit. Mieti, mitä olet juuri lukenut keskeytyksistä. Käy läpi seuraavan sivun väittämät. Huomioi keskeytysten hallitsemiseen liittyvät asiat. Respondent Name 20

21 Peruskäsityksiä keskeytyksistä Keskeytykset ovat osa työtäsi. Keskeytyksiä voi hallita paremmin suhtautumalla niihin positiivisesti. Toimintasuunnitelma Keskeytysten hallinta Vanhat tavat, jotka haluan muuttaa tai hylätä: Pidä kirjaa keskeytyksistä. Selvitä, kuka keskeyttää, milloin, kuinka pitkäksi aikaa ja mistä syystä. Etsi toistuvaa mallia. Jätä keskeytyksille tilaa päivittäisessä aikataulussasi. Pidä keskeytykset lyhyinä, ja puolet ongelmasta on ratkaistu. Uudet tavat, joita haluan luoda: Ehdota eri vaihtoehtojen, kuten sähköpostin, puhelimen tai faksin käyttöä. Niputa asiat yhteen ja hoida monta asiaa yhdellä soitolla tai käynnillä. Nouse seisomaan, kun joku tulee toimistoosi tai vastaat puhelimeen. Seisoen voit hallita paremmin keskeytyksen keston. Voit alkaa poistua huoneesta (tai sanoa soittajalle, että sinun täytyy mennä) lopettaaksesi tilanteen nopeammin. Järjestä työpöytäsi niin, ettet ole kasvot oveen tai kulkuväylään päin. Hoida "small talk" joutuisasti. Mene asiaan ja pysy siinä. Askeleet tehokkaaseen alkuun: Johdonmukaisuus ja sitkeys ovat ainoa tie uusien tapojen kehittämiseen. Poikkeamisen uusista tavoista voin estää: Järjestä hiljaista aikaa, jolloin sinua ei keskeytetä. Avokonttorissa on hyvä vaimentaa puhelimen ääni. Seurustelu on kuin aspiriini. Pieni annos on hyväksi, mutta liian iso voi olla kohtalokas. Älä selitä kaikkien keskustelujen olevan merkityksellisiä. Keitä pyydän tuekseni ja mitä pyydän heitä tekemään? Opeta itsesi jatkamaan työtä heti keskeytyksen jälkeen. Älä käytä keskeytystä tekosyynä lorvimiseen. Respondent Name 21

22 Kokoukset Useimmat ihmiset valittavat, että kokoukset ovat pahimpia aikavarkaita. Tehokkaista kokouksista ei valiteta; niistä nautitaan. Murhetta aiheuttavat tehottomat kokoukset. Erään yrityksen seinällä oli kyltti: "Älykkyys ei korvaa tietoa; into ei korvaa kykyä; halu ei korvaa kokemusta." Sitten joku lisäsi: "Eikä kokous korvaa edistymistä". Seuraavassa on joitakin tavallisia syitä kokousten tehottomuuteen: Todellisen aiheen puute Epäselvät tavoitteet Väärät ihmiset paikalla Ei esityslistaa Ihmiset eivät ole valmistautuneet Esityslistaa ei seurata Liikaa ihmisiä Myöhäinen aloitus Myöhäinen lopetus Ei päätöksiä eikä tuloksia Huono seuranta Kuka on vastuussa? Kun kokoukset ovat tehottomia, syytä on yleensä kaikissa. Vastuussa olevat ihmiset eivät tee työtään hyvin, eivätkä myöskään osallistujat. Kokouksen onnistuminen edellyttää tehokkuutta kaikilta. Päävastuu on kuitenkin kokouksen järjestäjällä. Enemmistö haluaa kuitenkin toimia tehokkaasti, kun vain tietäisi miten. Kaikissa organisaatioissa tarvitaan tehokkaita kokouksia, mutta ironista kyllä, vain harvoissa ihmisille opetetaan, kuinka se onnistuu. Kaikki hyötyvät Kaikista ajanhukkaa aiheuttavista tekijöistä kokouksiin liittyvät ongelmat ovat helpoimpia ratkaista. Lisäksi tästä koituu kerralla hyötyä useammalle ihmiselle kuin juuri minkään muun aikaa hukkaavan toiminnan kohdalla. Vaiva on pieni, mutta hyödyt ovat houkuttelevia: korkeampi työmoraali, tehokas ajankäyttö ja ajan säästö. Teknologian kehitys on helpottanut kokousten aikatauluttamista; ja sen kautta kokouksen järjestäjät voivat säästää aikaa jo ennen kokousta. Jotkut ihmiset kuitenkin soittelevat tai lähettävät sähköpostia löytääkseen yhteistä kokousaikaa. Monet aikataulutusohjelmistot mahdollistavat muiden ihmisten kalenterien katsomisen ja yhteisen kokouksen järjestämisen. Näissä ohjelmistoissa on myös muistutustoiminto, joka auttaa ihmisiä saapumaan kokoukseen ajoissa, ja niiden avulla kokouksen peruuttaminen ja siitä tiedottaminen kaikille on erittäin helppoa. Mieti, mitä olet juuri lukenut kokouksista. Lue seuraavan sivun väittämät. Keksi ideoita kokousten tehostamiseksi. Eri ihmiset reagoivat kokouksesta vastaamiseen eri tavoin. Jotkut näkevät sen mahdollisuutena hallita ryhmää. Toiset keskittyvät ryhmän sosiaaliseen vuorovaikutukseen tulosten jäädessä toisarvoisiksi. Jotkut käyttävät kokouksia tekosyynä passiiviseen oleiluun. Respondent Name 22

23 Peruskäsityksiä kokouksista Selvennä kokouksen tarkoitus. Varmista, että kokous on todella tarpeellinen. Yksisuuntaiseen viestintään ei tarvita kokousta. Toimintasuunnitelma: Kokousten tehostaminen Vanhat tavat, jotka haluan muuttaa tai hylätä: Harkitse vaihtoehtoja kokoukselle, kuten esim. muistiot tai puhelinneuvottelut. Tutki erilaisia aikataulutuksen ohjelmistoja virtaviivaistaksesi prosessin. Laadi kokoukseen aina esityslista ja pidä siitä kiinni. Uudet tavat, joita haluan luoda: Kutsu koolle vain tarvittavat ihmiset ja kerro heille, kuinka valmistautua kokoukseen. Nimeä selkeä tavoite jokaiselle esityslistan aiheelle. Rajaa kunkin asian käsittelyaika. Varmista, että tärkeimmille asioille jää eniten aikaa. Askeleet tehokkaaseen alkuun: Valmistaudu kokoukseen. Aseta aikaraja. Aloita ajoissa, pysy aikataulussa ja lopeta ajoissa. Anna ihmisten tulla, kun heitä tarvitaan, ja poistua osuutensa hoidettuaan. Hallitse tilanne. Älä eksy sivuraiteelle. Keskity tavoitteisiin. Johdonmukaisuus ja sitkeys ovat ainoa tie uusien tapojen kehittämiseen. Poikkeamisen uusista tavoista voin estää: Rajaa osallistujamäärä. Tehokkain on yleensä kokous, johon osallistuu 5 8 henkeä. Jos haluat pitää puheenvuorot lyhyinä, sovi, että jokainen nousee puhuessaan seisomaan. Näin saat enemmän aikaan lyhyessä ajassa. Keitä pyydän tuekseni ja mitä pyydän heitä tekemään? Tee yhteenveto kokouksen tuloksista. Selvennä tai käy läpi tehtävät. Valmistele seurantasuunnitelma. Huomioi, mitä täytyy tehdä, kuka tekee ja milloin. Anna kopio suunnitelmasta kaikille osanottajille kokouksen lopussa. Respondent Name 23