Elisa Kassa - Tuotetietojen tuonti järjestelmään (Import products)

Transkriptio

1 Elisa Kassa - Tuotetietojen tuonti järjestelmään (Import products) Tämän ohjeen avulla opit tuomaan tuotetietoja Elisa Kassaan käyttämällä hyväksi tiedostoa (esim. Microsoft Excel tai OpenOffice). Tuotteiden tuonti aloitetaan avaamalla VARASTO -valikko Elisa Kassan taustajärjestelmästä ja valitsemalla Import products (beta), tai valitsemalla ruudun alaosasta lataa Järjestelmään voidaan tuoda normaaleja (yksinkertaisia) tuotteita sekä ns. matriisituotteita eli tuotteita, joilla on useita ominaisuuksia ja valintoja (esim. väri ja koko). Elisa tarjoaa normaaleille tuotteille esimerkki tiedoston, joka sisältää useimmat käytetyt tiedot. Järjestelmässä on tiedostossa sisältävien tuotetietojen lisäksi lisää tuote-attribuutteja. Nämä löytyvät tuotekortilta Tiedosto löytyy tästä Kuva 1 Tuotteiden tuonti Elisa Kassaan Oletuksena avautuu normaalien tuotteiden (Regular products) tuontivalikko:

2 Kuva 2 Normaalien tuotteiden tuontivalikko (Regular products) Matriisituotteiden tuontiin pääset valitsemalla oikeasta yläreunasta Import matrix products -linkin. Kuva 3 Matriisituotteiden tuontiin pääsee painamalla "import matrix products"-painiketta Tämän jälkeen pitäisi avautua alla näkyvä näkymä: "Upload matrix products file".

3 Kuva 4 Näkymä matriisituotteiden latausikkunasta

4 1. Tuontitiedoston valitseminen Järjestelmä tukee seuraavia tiedostomuotoja:.csv,.xls ja.xlsx. On suositeltavaa käyttää järjestelmän mallitiedostoa tai Elisan tarjoamaa Exceltiedostoa (product template). Voit ladata mallitiedoston linkistä download example product template. Kuva 5 Painike mallitiedoston lataamiseen Elisa Kassa käyttää kolmea merkitsevää tekijää tuotteiden tunnistamisessa. Koodia (joko käyttäjän tai järjestelmän määrittämä), Tuotteen nimeä tai EAN/UPC koodia. On suositeltavaa, että tunnisteina käytetään ainakin kahta merkitsevää kenttää. Tämä helpottaa tulevaisuudessa esimerkiksi tuotetietojen päivitystä, jos päivitys toteutetaan Excel-tiedoston avulla. Kun käytetään mallipohjia niin suurin osa tuontitiedoston sarakkeista yhdistetään (mapping) Elisa Kassan tuotekortin tietoihin automaattisesti. Tuontitiedoston sarakkeiden järjestys voi olla mikä tahansa. Eli jokainen sarake voidaan yhdistää manuaalisesti (data mapping) oikeisiin tietueisiin ennen tuonnin aloittamista. Ylimääräiset sarakkeet voidaan poistaa mallitiedostosta ennen tuonnin aloittamista ja samaa muokattua tuontipohjaa voidaan käyttää myöhemmin uudelleen. Tuontitiedoston maksimikoko on 8Mb.

5 Lisätietoja ja suoralinkit (Excel) mallitiedostoihin (product template): Tuontitiedosto normaalituotteille jokainen tuote täytyy olla omalla rivillään - jokaisella tuotteella on oltava joku yksilöivä tieto Tuontitiedosto matriisituotteille jokainen matriisivariaatio (tuotevaihtoehto) tulee olla omalla rivillään - jokaisella tuotevaihtoehdolla eli tuoterivillä täytyy olla yksilöllinen nimi (name) tai koodi (variation code) Huom. Tuotteiden yksilöintiin on suositeltavaa käyttää viivakoodia eli EAN-koodisaraketta, jolloin tuotteet voidaan lukea kassalla erillisellä järjestelmään liitetyllä viivakoodinlukijalla. 2. Tuontitiedoston lataaminen ja tuontiasetukset Tärkeää!! Tee testi-excel ja suorita tuonti 1-3 tuotteella ennen koko tuotelistausta. Tämä mahdollistaa importointi-operaation toiminnan tarkemman tarkastelun, eikä virheellinen operaatio aiheuta Tiedoston valitseminen (Select file) Valitse haluamasi tuontitiedosto koneeltasi toiminnolla Selaa -painikkeella Olemassa olevat tuotteet (Match existing products) Valitaan minkä tietueen perusteella tuotavat tuotteet kohdistetaan Elisa Kassassa mahdollisesti jo oleviin vastaaviin tuotteisiin. Lisää tai päivitä (Add or update) Oletuksena uudet tuotteet lisätään järjestelmän tuotetietokantaan ja olemassa olevat (vastaavuudet) päivitetään. Asetusta voidaan vaihtaa valikosta niin, että lisätään vain uudet tuotteet (Only add new) tai päivitetään olemassa olevat (only uppdate excisting).

6 Arkistoidut tuotteet (Archived products) Oletuksena tuonti ei huomioi mahdollisia olemassa olevia arkistoituja tuotteita. Asetusta voidaan muuttaa valikosta niin, että tuonti päivittää myös arkistoidut tuotteet mikäli se on mahdollista (Update archived where possible). Otsikkorivi (Header row) Oletuksena tuonti huomioi taulukon otsikkorivin eli tuontitiedoston ensimmäisen rivin jolloin sitä ei tuoda järjestelmään tuotedatan mukana. Varasto (Warehouse) Valitaan mihin varastoon tuotteiden tuonti kohdistuu. Lopuksi paina Preview -painiketta (Tuontitiedoston esikatselu) siirtyäksesi seuraavaan vaiheeseen. Kuva 6 Paina Preview -painiketta (Tuontitiedoston esikatselu) siirtyäksesi seuraavaan vaiheeseen.

7 3. Tuontitiedoston esikatselu Esikatselutoiminnon avulla voidaan tarkastaa aikaisemmin valitut tuontiasetukset ja varmistaa, että tuontitiedoston sarakkeet on yhdistetty oikeisiin tietueisiin. Esikatselu näyttää tuontitiedoston 20 ensimmäistä tuoteriviä. Kuva 7 Esimerkkituontitiedosto Excel-formaatissa Kuva 8 Tuontitiedoston esikatselu Elisa Kassassa (sarakkeet kohdistettuna oikeisiin tietueisiin) 4. Tuontitiedoston testaus Valitsemalla esikatseluruudun oikeasta yläreunasta Test the import by importing 10 rows voidaan testata tuontia taulukon 10 ensimmäisen tuotteen osalta (kts. kuva 8) Kuva 9 Tuontitiedoston testaus (Import test results)

8 Tuotekorttia voidaan tarkastella linkistä See in ERPLY (kts. kuva 9). Kuva 10 Esimerkki tuotekortti Voit aloittaa tuotetietojen tuonnin painamalla Start import -painiketta tai valita uuden/muokatun tiedoston upload new file -linkistä. Kuva 11 Tuotetietojen tuonnin käynnistäminen

9 5. Tuontiprosessi Tuontiprosessin alkamisen jälkeen Elisa Kassa näyttää tuonnin etenemisen ja ilmoittaa milloin prosessi on valmis. Lopuksi järjestelmä kertoo onko tuonti onnistunut kaikilta osin. Jos datan tuonnissa on ollut virheitä voit avata (Excel) raportin Download report -painikkeella: Huom! Jos tuontitiedostoa joudutaan jostakin syystä korjaamaan ja testituonnissa on ollut mukana inventaarion rekisteröintiin liittyviä tietoja eli varastomäärä (Inventory registration quantity) ja varastohinta (Inventory registration price), voidaan ennen uutta tuontia tehdä korjaavia toimenpiteitä manuaalisesti.

10 6. Korjaavia toimenpiteitä liittyen virheellisesti syötettyihin tuotetietoihin Tuotteiden arkistointi Tuotetietoja voidaan arkistoida, jolloin tuotteet eivät näy aktiivisina tuotevalikossa. Tämä toiminto ei kuitenkaan poista tuotetta kokonaan järjestelmästä. Mikäli haluat arkistoida tuotteita niin sinun tulee aluksi olla "TUOTTEET"-välilehdellä. Tämän jälkeen valitse haluamasi tuotteet aktiiviseksi ja paina tämän jälkeen alapalkista löytyvää "ARKISTO"-painiketta. Kuva 12 Tuotteiden arkistointi Varastorekisteröinnin poisto Elisa Kassassa voit myös poistaa kokonaisen inventaarion rekisteröinnin. Valitse VARASTO"-välilehdeltä "Varaston rekisteröinnit -painike. Hae ja tarkasta tämän jälkeen, että kyseessä on oikea rekisteröintidokumentti. Voit poistaa rekisteröinnin rivin viimeisenä olevasta ruksista (X), jolloin kyseinen rekisteröinti mitätöityy. Tärkeää!! Muista poistaa varastosaldot tuotteilta, jos tuotteet halutaan poistaa lopullisesti. Jos tuotteelle jää varastosaldo, saattaa se näkyä tuotehaussa Kassassa, vaikka tuote ei ole aktiivisena. Tärkeää!! Tuotteen importointi perustuu määrittäviin tekijöihin (Koodi, EAN-koodi, Nimi). Jos käytetään vain yhtä merkitsevää tekijää, esim. nimeä ja tämä kyseinen tekijä on muuttunut, tulkitsee järjestelmä päivitetyn tuotteen uudeksi. Tämän jälkeen järjestelmässä näkyy kaksi hyvin samankaltaista nimeä. Jos määrittäviä tekijöitä on kaksi (esim. EAN-koodi ja Nimi) ja EAN-koodi on pysynyt samana, päivittää järjestelmä tuotteen uudelle nimelle.

11 Kuva 13 Varastorekisteröinnin poisto Vinkki: Katso myös ohje: Elisa Kassa - Tuontitiedoston kentät (available mappings)