Elisa Kassa - Varaston inventointi

Transkriptio

1 Elisa Kassa - Varaston inventointi Elisa Kassan inventointiprosessissa on seuraavat vaiheet: 1. Luodaan aktiivinen inventointiraporttipohja. 2. Lasketaan/tarkastetaan varastosaldot ja tallennetaan ne raportille (vaihtoehtoisesti listat voidaan tulostaa manuaalikirjausta varten). 3. Tallennetaan ja hyväksytään inventointiraportti jolloin järjestelmä luo automaattisesti varastokirjausdokumentit (poisto/rekisteröinti). 4. Tarkastetaan ja hyväksytään rekisteröintidokumentit jolloin varastosaldot päivitetään tuotetietokantaan. Jos tavaralähetyksiä vastaanotetaan ja kirjataan sisään inventointiprosessin aikana on huomioitava, että raportti näyttää ainoastaan aloitus-/tulostushetken varastotilanteen. Useimmissa tapauksissa tulevat kuormat kannattaa hyväksyä/kirjata varastoon sen jälkeen kun inventointiprosessi on suoritettu loppuun. Aloita varaston fyysinen inventointi valitsemalla Varasto -> Inventointi :

2 Avautuvalla sivulla näkyvät mahdolliset aikaisemmat inventointiraportit ja niiden status. Kun haluat muodostaa uuden raportin valitse Aloita uusi varastonouto : Uudessa avautuvassa ikkunassa voidaan valita sijainti (varastopaikka/myymälä) ja valita inventointiraportille tarvittavat suodattimet (tuoteryhmä/-sarja, toimittaja, merkki/brandi, varastopaikka jne..) Valitse sijainti ja suodattimet tarvittaessa sekä lopuksi Aloita uusi varastonouto (F7) : Sijainti on pakollinen tieto ja tällöin listalle tulostetaan oletuksena kaikki kyseisen varaston tuotteet.

3 Yhdelle inventointiraportille voidaan tulostaa maksimissaan tuoteriviä. Jos tietokannassa on enemmän tuotteita niin varastolistausta voidaan suodattaa/jakaa useampaan erään. Avautuva aktiivinen inventointiraportti listaa valitut tuotteet. Positiiviset tuotesaldot ja negatiiviset sekä nollasaldot on eritelty omiksi taulukoiksi. Tarkasta/laske tuotteiden saldot ja kirjaa määrä sarakkeeseen laskettu :

4 Kun tuotteiden rivitietoja päivitetään niin järjestelmä merkitsee erotus - sarakkeeseen punaisella miinus-merkkisen ja sinisellä plus-merkkisen laskennan tuloksen. Tästä muodostuu myöhemmin joko inventaarion poisto- tai rekisteröintikirjaukset. Sarakkeessa Varattu näkyvät tyypillisesti tuotteet jotka on varastosaldoilla mutta ei myytävissä eli ne voivat olla esim. varattuna tilaukseen/asiakkaalle. Voit tallentaa aktiivisen listan milloin tahansa valitsemalla Tallenna. Voit myös sulkea listan ja palata keskeneräiseen inventaariooon avaamalla raportin uudelleen kohdassa Varasto -> Inventointi. Kun olet laskenut haluamasi tuotteet voit valita inventointiraportin alareunassa olevat lisätoimenpiteet Oletusarvot lopuille tuotteille... ja/tai Täydennä nollat muille tuotteille... Jos kumpaakaan edellä mainittua toimenpidettä ei tehdä niin laskemattomien tuotteiden varastosaldot (+/-) pysyvät ennallaan eli niitä ei huomioida inventaariossa. Inventointilistat voidaan tarvittaessa tulostaa paperille jolloin laskennan tulos kirjataan perinteisesti kynällä lomakkeeseen ja lukemat syötetään ja tallennetaan myöhemmin raportille. Tulosta aktiivinen lista käyttämällä selainohjelman tulostustoimintoa (CTRL + P) tai valitse Lisää -> Tulosta inventaariolistaus kohdassa Varasto -> Inventointi :

5 Kun inventointi on valmis tallenna raportti vielä kerran ja paina lopuksi Hyväksy : Tämän jälkeen järjestelmä luo yleensä kaksi uutta dokumenttia; - Varastokirjaus -> ehdotus varastosaldojen rekisteröinniksi - Poistolista -> ehdotus varaston poistolistaksi Tässä vaiheessa ei vielä ole tehty mitään kirjauksia/muutoksia varastosaldoihin. Jos fyysisen inventaarion tuloksissa ei ole puutteita eli on suoritettu vain tuotesaldojen tarkastus ilman korjattavaa niin Varastokirjaus tai Poistolista - dokumentteja ei muodostu. Voit avata dokumentit uuteen ikkunaan kohdassa Varasto -> Inventointi. Valitse linkit Laadi rekisteröinti ja/tai Laadi poistolista : Dokumentit ovat edelleen ns. luonnosvaiheessa eli niitä voidaan muokata esim. lisäämällä/poistamalla rivejä tai muuttamalla saldoja. Keskeneräiset dokumentit voidaan tallentaa ja niihin voidaan palata myöhemmin. Viimeinen vaihe inventointiprosessissa on tarkastaa ja hyväksyä listat. Hyväksy listat yksitellen painamalla Hyväksy (F8) jolloin varastosaldot päivitetään tuotetietokantaan. Kun dokumentit on tallennettu niin järjestelmä antaa niille yksilöllisen rekisteröintinumeron. Voit tarkastella rekisteröintidokumentteja kohdassa; Varasto -> Varaston rekisteröinnit tai varastopoistot:

6 Rekisteröintidokumentin poistaminen palauttaa varastosaldot lähtötilanteeseen. Katso myös ohje: Elisa Kassa - Varaston inventointi mobiililaitteella