TALOUSHALLINNON TIETOJÄRJESTELMÄ

Transkriptio

1 LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 2/ (8) TALOUSHALLINNON TIETOJÄRJESTELMÄ Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (jäljempänä TILAAJA ) pyytää tarjousta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti taloushallinnon tietojärjestelmästä (jäljempänä JÄRJESTELMÄ). Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiri tuottaa erikoissairaanhoidon palveluja Kemin ja Tornion kaupunkien sekä Keminmaan, Simon, Tervolan ja Ylitornion kuntien väestölle. Asukasluku on alueella noin Henkilökuntaa sairaanhoitopiirissä on noin 800. Vuodeosastohoitojaksoja on vuodessa ja avohoitokäyntejä Länsi-Pohjan keskussairaala sijaitsee Kemissä. Keroputaan psykiatrinen sairaala sijaitsee Torniossa. Talousarvion loppusumma on n. 100 miljoonaa euroa. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. Hankintailmoitus ja tarjouspyyntö liitteineen on julkaistu sähköisessä ilmoituskanavassa HILMAssa osoitteessa Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavissa suomen kielellä. 1 Nykytila Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirillä on taloushallinnon tietojärjestelmänä käytössään Aditro Oy:n toimittama Meritt. Meritt-järjestelmällä hoidetaan kirjanpito ja sisäinen laskenta, laskutus, ostoreskontra, myyntireskontra ja raportointi. Käyttöomaisuuskirjanpito hoidetaan Aditron käyttöomaisuusjärjestelmällä. Taloussuunnittelussa käytetään Baswaren Targetjärjestelmää. Nykyisissä taloushallinnon järjestelmissä on runsaasti liittymiä muista tietojärjestelmistä. PALKANLASKENTA PRIMA, CGI MATKALASKUT POPULUS, CGI MAKSULIIKENNE MAKSULIIKENNE, BASWARE SÄHKÖISET OSTOLASKUT WORKFLOW, ADITRO MATERIAALIHALLINTO SONET, CGI LÄÄKEHUOLTO WEBMARELA, AFFECTO KÄYTTÖOMAISUUS KÄYTTÖOMAISUUS, ADITRO POTILASLASKUTUS JA -RESKONTRA ASLA, CGI MYYNTILASKUTUS JA -RESKONTRA MERITT, ADITRO KUNTALASKUTUS, OMA TOIMINTA KULTI, PPSHP KUNTALASKUTUS, OSTOPALVELUT KULTI, PPSHP JOHDON RAPORTOINTI EXREPORT, NEOTIDE

2 LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 2/ (8) TALOUSSUUNNITTELU SISÄINEN: VÄLINEHUOLLON PALVELUT SIIVOUSPALVELUT RADIOLOGIAN TUTKIMUKSET LEIKKAUSTOIMENPITEET PATOLOGIAN TUTKIMUKSET TARGET, BASWARE SONET SONET NEARIS, NEAGEN WINLTP, NEOTIDE QPATI, TIETO 2 Hankinnan kohde ja laajuus Hankinnan kohteena on suomenkielinen, käyttäjäystävällinen ja ohjaava, asiakasorganisaatioiden ja toimintamuotojen suhteen joustava taloushallinnon tietojärjestelmä. Järjestelmän tulee tukea prosessien, toimintamallien ja perustietojen yhtenäistämistä. Toimitusprojekti on suunniteltu aloitettavaksi sopimuksen solmimisen jälkeen ja toteutettavaksi vuoden 2014 aikana siten, että Järjestelmä liittymäintegrointeineen voidaan ottaa tuotantokäyttöön joulukuun 2014 alusta vuoden 2015 kirjanpitoa varten. Vuoden 2014 tilinpäätökset tehdään vanhoilla taloushallinnon järjestelmillä. Järjestelmän toimituksen menestyksellisen suorittamisen edellytyksenä on, että Toimittajalla ja ehdotetulla projektiryhmällä on riittävä kokemus tietojärjestelmäprojektien ja erityisesti taloushallinnon tietojärjestelmien toimittamisesta toimintaympäristöön sekä kokemusta ja asiantuntemusta kunnallisesta laskentatoimesta. Toimittajalla tulee olla riittävä henkilöresursointi sekä taloudelliset ja toiminnalliset edellytykset toimitusprojektin suorittamiseksi. Toimittajan tulee esittää arvio kuinka paljon tarvitaan Tilaajan työpanosta toimitusprojektin aikana, jotta käyttöönotto saadaan tehtyä suunnitellussa aikataulussa. Ohjelmiston tulee olla valmis tuotantokäyttöön. Tilaajan Järjestelmälle asettamat vaatimukset on kuvattu tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteessä. Tarjoajan on toimitettava tarjouksen mukana suomenkielinen demo Järjestelmästä veloituksessa. Tarjoajan on pystyttävä tarjouksen jättämisen jälkeen asiakkaan pyynnöstä 7 päivän sisään esittelemään veloituksetta mikä tahansa tarjottu ominaisuus sekä todentamaan valmius liittymiin. Toimitusprojektin jälkeen siirrytään toimitussopimuksen ehtojen mukaisesti ylläpito- ja tukipalvelusopimuksen mukaiseen palveluun. Tilaaja hankkii Järjestelmän käyttöoikeudet (lisenssit) ja siihen liittyvät tuki- ja ylläpitopalvelut. Järjestelmän toimittajalta ei hankita käyttö- /konesalipalvelua. Järjestelmän tulee tukea sähköisiä prosesseja ja toimintatapoja, kuten esimerkiksi sähköinen arkistointi, sähköinen muistiotosite ja automaattiset työnkulut ja hyväksynnät.

3 LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 2/ (8) Järjestelmän tulee sisältää helppokäyttöinen ja joustava raportointiväline, jonka avulla Tilaaja pystyy rakentamaan, ylläpitämään ja jakamaan/esittämään raportteja. Konvertointi aiemmista järjestelmistä ainakin yksi (1) vuosi taaksepäin. Kuluvan vuoden toteumatietojen saldotiedosto Meritt-järjestelmästä on pystyttävä siirtämään uuteen järjestelmään vertailutiedoiksi. Samoin on pystyttävä siirtämään vuoden 2015 budjetti, joka laaditaan Targetohjelmistolla. Hankinnan kohteena olevan Järjestelmän avulla hoidetaan seuraavat tehtäväkokonaisuudet: - kirjanpito - laskutus - sisäinen laskenta - sähköinen muistiotosite - ostoreskontra - myyntireskontra - käyttöomaisuuskirjanpito - raportointi - taloussuunnittelu ja budjetointi Nykyisen Merittin tapahtumien määrä on n kpl ja käyttäjiä on 11 henkilöä. Konsernilaskentaa tarvitaan siinä laajuudessa, että peruskuntayhtymän ja sen liikelaitosten yhdistely voidaan tehdä. Järjestelmän tulee tuottaa konsernituloslaskelma, konsernitase ja konsernin rahoituslaskelma. Varsinainen konsernilaskenta jää hankinnan ulkopuolelle. 3 Käyttöympäristö Järjestelmän tulee soveltua Tilaajan ja sen tietokantapohjaiseen ratkaisuun. Tilaaja varaa oikeuden käyttää itse hankkimiaan lisenssejä mikäli mahdollista. Toimittajan tarjoukseen tulee kuitenkin sisältyä järjestelmälle soveltuvan tietokannan lisenssit ja niiden ylläpito tietokantaratkaisusta riippumatta. Hinnat ilmoitetaan LIITTEESSÄ 1 TAULUKKO. Tarjouksessa esitettyä hintaa käytetään tarjousvertailussa. Tarjoajan on liitettävä tarjoukseen tekninen kuvaus tarjoamansa Järjestelmän edellyttämästä käyttöympäristöstä, joka on mitoitettu tarjouspyynnössä esitettyjen käyttäjä- ja tapahtumamäärien mukaan. 4 Järjestelmäliittymät ja järjestelmän tekniset vaatimukset Toimittajaa pyydetään tarjoamaan kaikki Järjestelmän liittymät. Liittymäluettelo on tarjouspyynnön kohdassa 1. Toimittajan tulee merkitä liittymien yhteenlaskettu hinta Tarjouslomakkeelle (LIITE 1 TAULUKKO). Liittymien yhteenlaskettua hintaa käytetään tarjousvertailussa. Integraatioalustana voidaan käyttää tilaajalla käytössään olevia Ensemble integraatioalustaa.

4 LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 2/ (8) Mikäli Toimittajalla on valmis liittymä Järjestelmän ja Liittymäluettelon järjestelmän välille, sitä käytetään. Mikäli Toimittajalla ei ole valmiina liittymää Järjestelmän ja Liittymäluettelon järjestelmän välille, Toimittajan täytyy hinnoitella liittymän toteutus. Tilaaja varaa oikeuden toteuttaa osan liittymistä itse, liittyvän järjestelmän toimittajan kanssa. Toimittajan ja Tilaajan välinen vastuunjako liittymien toteutuksesta sovitaan käyttöönottoprojektin aikana. Toimittajan tulee kuvata yksityiskohtaisesti järjestelmänsä palvelin-, verkko-, työasema-, skanneri- ja tietokantavaatimukset sekä edellä mainittujen laitteiden tekniset vaatimukset sekä tarvittavat käyttöjärjestelmät. Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän eri tulosyksiköiden laskutiedot on pystyttävä suojaamaan asiattomalta käytöltä. Käyttäjävaltuuksien määrittely pitää pystyä tekemään valittavassa järjestelmässä käyttäjä- ja ryhmäkohtaisina valtuuksina sekä organisaatio- että työyksikkötasolla. Käyttöoikeuksien muutoksien lokitiedot on pystyttävä raportoimaan ohjelmistosta. Tarjottavan järjestelmän on täytettävä voimassaolevien sekä toimitushetkellä tiedossa olevien asetusten ym. säädösten määräykset tietosuojasta. Myyjä vastaa siitä, että toimitettava järjestelmä on myös muilta osin toimitushetkellä tiedossa olevien asetusten ym. säädösten mukainen Peruskäyttäjät (tiliöijät, asiatarkastajat, hyväksyjät) liittyvät järjestelmän käyttäjiksi www selaimen avulla. 5 Ylläpito Tarjouksessa tulee kuvata ylläpitotoiminnan sisältö sisältäen versiopäivitykset sekä toimittajan ja tilaajan vastuunjaon. Ylläpitomaksu sisältää versiopäivitykset ja asiakastuen ja sillä on kiinteä hinta 3 vuotta (LIITE 1 TAULUKKO). 6 Tarjousten kokonaistaloudellinen vertailu Kokonaishinta 50 % ( LIITE1 TAULUKKO) Edullisin tarjous saa 50 pistettä Laskentakaava: (halvin kokonaishinta/tarjottu kokonaishinta) x 50 pist. Liittymien integraatiorajapinnat 20 % (LIITE1 TAULUKKO) Edullisin tarjous saa 20 pistettä Laskentakaava: (halvin kokonaishinta/tarjottu kokonaishinta) x 20 pist. Käyttöönottoprojektin resursointi, kokonaistuntimäärä 10 % Kuvattuna toimittajan ja tilaajan osuudet (LIITE1 TAULUKKO) 10 pistettä Käytettävyys 20 %, käyttäjien arvio demon perusteella (LIITE1 TAULUKKO) 20 pistettä

5 LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 2/ (8) 7 Käyttöönottoprojekti ja dokumentointi Toimittajan tulee ottaa kokonaisvastuu (pääurakoitsija) kokonaisuuden järjestelmän rakentamisesta, testauksesta ja käyttöönotosta. Tarjouksessa on kuvattava vähintään: toimittajan käyttöönottoprojekti, sen kustannus ja kesto ohjelmistoon liittyvä koulutus, tuki- ja ylläpitopalvelut järjestelmän edellyttämät laitteistot ja varusohjelmistot toimitus- ja ylläpitosopimusluonnos, joka sisältää määrittelyn laadunvarmistuksesta Pyydämme Toimittajan esitystä vaiheistamisesta, aikataulusta ja resursoinnista. Tilaajan käyttöönottoprojektin organisaatio: projektiryhmä projektipäällikkö pääkäyttäjät Tarjouksessa on esitettävä, millaisia resursseja toimituksen läpivienti edellyttää Tilaajan puolelta (henkilötyömäärä, aikataulu, kompetenssi). Erityisesti on esitettävä, minkä suuruista työmäärää järjestelmän testaus edellyttää Tilaajan puolelta. Toimittajan on dokumentoitava järjestelmätoimitus. 8 Koulutukset Tarjouksessa pyydetään kuvaamaan hankintahintaan sisältyvän järjestelmän käyttöönoton ja ylläpidon edellyttämät koulutukset pääkäyttäjille, muille käyttäjille ja tietohallinnosta vastaaville, yhteensä 12 päivää (7,5 h/pv). 9 Tarjotut hinnat Hankintahinta on kiinteä (LIITE 1). Tarjouksen hinnat tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina euroina (ALV 0 %). Sitoumuksetta tehtyä tai valuuttakurssisidonnaista tarjousta emme ota huomioon. 10 Lisenssit ja niiden kustannukset Tarjouksessa on esitettävä kiinteä, valmiiksi laskettu kokonaishinta, joka sisältää kaikki tarvittavat ohjelmistolisenssit yms. (myös mahdolliset kolmannelta osapuolelta tulevat tuotteet) sekä kaikki käyttöönottovaiheen kustannukset. Hankintahintaan tulee sisältyä järjestelmien asennus, käyttöönotto ja koulutus. Hintaan tulee sisältyä suomenkielinen käyttöohjekäsikirja. Tarjoukseen tulee liittää selvitys tarvittavista lisensseistä ja niistä aiheutuvista kustannuksista. Tarvittavista lisensseistä tulee tehdä yksilöity tarjous huomioiden sairaanhoitopiirin käyttöympäristö.

6 LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 2/ (8) 11 Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: (1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalliset edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjoajien ja mahdollisten alihankkijoiden arvioinnissa kiinnitetään huomiota seuraaviin seikkoihin: Toiminnan rekisteröinti Vakavaraisuus, maksu- ja toimituskykyisyys, selviytyminen yhteiskunnallisista velvoitteista Tarjoajan kokemus Projektihenkilöstön osaaminen, ammattitaito, kokemus Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä seuraavat selvitykset: tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä sekä Y-tunnus. Nämä tiedot on tulostettavissa internetosoitteesta Lisäksi on toimitettava ote kaupparekisteristä, todistukset maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista ja vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Selvitykset/todistukset eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Tarjoajalla tulee olla edellä mainitut lakisääteiset maksut ja verot maksettuina. (2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen Toisessa vaiheessa selvitetään: täyttääkö tarjouksen muodolle asetetut vaatimukset onko siinä vastattu kaikkiin tarjouspyynnössä esitettyihin seikkoihin täyttääkö tarjottu tuote sille asetetut vaatimukset Tarjoukset, jotka täyttävät toimittajalle ja tarjoukselle asetetut vaatimukset sekä järjestelmälle asetetut pakolliset vaatimukset, vertaillaan esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti. (3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu Kolmannessa vaiheessa hyväksyttävistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjouspyynnön kohdan 6 perustein. Tarjouskilpailun valintaperusteena pidetään kokonaistaloudellista edullisuutta (LIITE 1 TAULUKKO).

7 LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 2/ (8) 12 Kaikkien tarjousten hylkääminen tai hankinnan keskeyttäminen 13 Hankinta- ja toimitusehdot Kaikki tarjoukset voidaan hylätä kokonaan, mikäli tarjousten hintataso on liian korkea tai olosuhteet ovat muuttuneet niin, että suunniteltua hankintaa ei ole tarkoituksenmukaista toteuttaa tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Hankinta voidaan keskeyttää, jos tarjousaikana tai tarjousten käsittelyn aikana tulee esille seikkoja, jotka muuttavat hankinnan olosuhteita merkittävästi niin, että hankinnan läpivienti tämän tarjouspyynnön mukaisesti ei ole enää tarkoituksenmukaista. Maksuehto on vähintään 21 päivää. Viivästyskorko on ilmoitettava. Vapaasti toimitettuna Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin toimipisteeseen. Muutoin hankinnassa noudatetaan julkishallinnon sopimusehtoja (JIT 2007). Muita, mahdollisesti ristiriidassa olevia, toimittajien omia ehtoja ei hyväksytä. 14 Referenssiluettelo Referenssiluettelon tulee olla tarjouksen liitteenä. 15 Esitteet Tarjottavan tuotteen esitteet on liitettävä tarjoukseen mukaan kolmena (3) paperikappaleena. 16 Sopimukset Hankinnasta tehdään sopimus erikseen ostajan ja toimittajan kesken. Osapuolten välille syntyy sitova sopimus hankinnan kohteesta ja mahdollisesta ylläpidosta vasta sopimuksen allekirjoittamisella. 17 Osatarjous Osatarjousta ei hyväksytä. 18 Lisätiedot Osoitteessa fi/hankintapalvelut/avoimettarjouspyynnot.html on tarjouspyyntösivu, jota tarjoajan on syytä seurata tarjousaikana, koska tarjouspyynnön yhteyteen saatetaan liittää lisätietoja hankkeesta. Lisätietoja voi syntyä hankintayksikön aloitteesta tai muuttuneesta tilanteesta. 19 Tarjouksen voimassaolo Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä viimeistään sähköpostitse osoitteella hankintapalvelut@lpshp.fi. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö: Taloushallinnon järjestelmä". Vastaukset ovat luettavissa mennessä osoitteessa: fi/hankintapalvelut/avoimet-tarjouspyynnot.html tai Avoimet tarjouspyynnöt. Vain kirjallisesti annetut vastaukset tiedusteluihin ovat tilaajaa sitovia. Tarjouksen on oltava voimassa saakka.

8 LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 2/ (8) 20 Tarjouksen jättäminen Sitova tarjous liitteineen ja esitteineen on toimitettava klo mennessä paperimuodossa, kolmena (3) paperikappaleena (myös tarjouspyynnön liitteet 1 ja 2 mukaan lukien): Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Hankintatoimisto Kauppakatu KEMI Kuoreen tulee merkitä tunnus "Taloushallinnon järjestelmä". Tarjouksen jättäjien on vastattava tarjouspyyntöä koskeviin tietoihin siinä järjestyksessä, kun ne tässä tarjouspyynnössä on esitetty. Vertailuun hyväksytään vain ne tarjoukset, jotka ovat saapuneet määräaikaan mennessä. Faksilla tai sähköpostilla tulleet tarjoukset hylätään, vaikka ne olisivat saapuneet määräaikaan mennessä. 21 Tarjouskieli Tarjous on laadittava suomen kielellä. 22 Julkisuus Hankintaan liittyvät asiakirjat ovat julkisia, kun hankintapäätös on tehty. Mikäli myyjä katsoo tarjouksen sisältävän liikesalaisuuden piiriin kuuluvia seikkoja, on ne yksilöitävä ja oltava erillisellä liitteellä, johon on merkittävä teksti Ei julkinen. Julkisyhteisölle annettu tarjoushinta ei ole julkisuuslain mukaan liikesalaisuus. LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN Seppo Orajärvi talousjohtaja LIITTEET Pakottavat vaatimukset ja pisteytystaulukko (Liite 1) Toimittajaselvitykset (Liite 2)

9