pidetyn kokouksen muistio. Penkkaritoimikunnan perustavaan kokoukseen osallistui 25 vanhempaa.

Transkriptio

1 OULUN LYSEON LUKION VANHEMPAINYHDISTYS RY Oulun Lyseon penkkarijuhlat Syksyllä Oulun Lyseon vanhempainyhdistyksen johtokunnan kokouksessa päätettiin, että abiturienttien vanhemmat kutsutaan koolle kutsukirjeellä. Kutsukirje jaettiin sähköpostitse pidetyn kokouksen muistio. Penkkaritoimikunnan perustavaan kokoukseen osallistui 25 vanhempaa. 1. Kokouksen aloitus Kokouksessa päätettiin järjestää tänäkin vuonna, vuodelta 1964 lähtien perinteenä ollut yhteinen abiturienttien, heidän vanhempiensa ja opettajien penkkarilounas ja kahvitarjoilu. 2. Järjestäytyminen Perustavassa kokouksessa vuoden 2015 penkkarien järjestelyitä valittiin neljä ryhmää, joiden kesken jaettiin vastuualueet. Ryhmät olivat: Kattaus- ja järjestelyryhmä o Kattauksen teema ja toteutus o Kattaustarvikkeiden hankinta o Pöytien kantaminen penkkareita edeltävänä iltana o Pöytien järjestely penkkareita edeltävänä iltana ja penkkaripäivänä o Tarjoilupöydistä huolehtiminen o Vieraskirjasta huolehtiminen o Ruokapöytien siisteydestä huolehtiminen o Laina-astioiden hakeminen ja vienti o Roska-astioista huolehtiminen o Arpojen myynti penkkaripäivänä, jos finanssiryhmä ei ehdi paikalle Finanssiryhmä o Lahjoitusten keräys ja kirjaus o Vaihtorahojen hankkiminen o Arvonnan järjestäminen, arpojen myynti ja rahojen tilitys Elintarvikeryhmä o Ruokailuun liittyvät asiat o Ruokien ja ruokajuomien (maito, vesi jne.) hankintojen koordinointi o Elintarvikkeiden ja leivonnaisten vastaanotto, kirjaaminen ja säilytyksestä huolehtiminen o Ruokajuomien esillepano ja täyttö o Kylmän mehun valmistaminen o Kakkuvatien tiskaus

2 Kahvitusryhmä o Kahvin, kahvimaitojen ja mehutiivisteiden hankinta o Kahvipannujen täyttö ja tyhjennys o Kuumien juomien valmistaminen: kahvin ja teenkeitto, kuuma mehu o Veden keitto teetä ja kuumaa mehua varten, kuuman mehun valmistaminen Kokouksen aikana kerättiin eri ryhmien henkilöiden nimet ja yhteystiedot. Järjestelytoimikunnan nimilista on penkkaritoimikunnan verkkosivuilla (klikkaa ylälinkkiä Vanhemmille ). Päätettiin lähettää talkootiedote abiturienttien vanhemmille. Tiedote talletettiin vanhempainyhdistyksen sivulle: Arpajaisia varten tarkoitettuun keräykseen tehtiin erillinen keräyskirje: Aikaisemmilta vuosilta on kerätty hyviä kokemuksia järjestelyistä ja näistä tehtiin yhteenveto Oulun Lyseon vanhempainyhdistyksen sivulle Sovittiin, että Abien vanhemmat kokoontuvat Lyseolla uudelleen keskiviikkona klo ja keskiviikkona 5.2. klo pidetyn kokouksen muistio. 1. Aluksi käytiin läpi eri ryhmien tilanne. 2. Sen jälkeen toimikunta jaettiin kolmeen ryhmään: A. Yksi ryhmä kävi läpi ja kirjasi ylös abiturienttien vanhempien lähettämät vastaukset siitä, miten kukin osallistuisi yhteisen juhlan järjestämiseen. B. Toinen ryhmä teki edellisiltä vuosilta jääneiden penkkaritavaroiden inventaarion. C. Kolmas ryhmä finanssiryhmä teki listaa jo saaduista lahjoituksista ja selvitti, mistä yrityksistä voidaan vielä kysellä lisää palkintoja. Lopuksi tarkistettiin yhdessä mitä kaikkia tarvikkeita tarvitaan, jotta juhla onnistuisi ja niistä tehtiin puutelista. Päätettiin myös lähettää tiedote vanhemmille, johon listattiin toiveita leivonnaisista, lahjoituksista ym pidetyn kokouksen muistio. 1. Penkkarien järjestelytoimikunta kokoontui 5. helmikuuta ja kävi läpi ruokatarvikkeiden, leivonnaisten ja talkootyövoiman tilanteen penkkareita edeltävän illan ja penkkaripäivän osalta edellisen viikon tapaan. Kaksi kahvinkeitintä (perkolaattoreita) ja vesi-, kahvi- ja mehutermoskannut päätettiin vuokrata Pohjois-Pohjanmaan Martoilta. 2 Päätimme kirjoittaa vielä lyhyen tiedotteen vanhemmille ja lähettää sen muutamaa päivää ennen penkkareita.

3 pidetyn järjestelykokouksen muistio. Talkooväkeä oli paikalla arviolta 25 henkeä, joten pöydät saatiin koottua klo mennessä ja juhlasali järjesteltyä alle kahdessa tunnissa. Finanssiryhmä jäi vielä opettajainhuoneeseen viimeistelemään arpojen numerointia muiden saatua urakan valmiiksi juhlasalissa Penkkarit V2015 Finanssiryhmän terveiset Ydinryhmässämme oli 4 henkilöä ja penkkaripäivänä mukana 7 henkilöä. Lahjoituksia saatiin abien vanhemmilta ja yrityksiltä kerättynä reilut 400 kappaletta. Ns parempia voittoja allokoitiin arpalipukkeille (eli numeroille) 209 kappaletta. Pienille tavaroille - kynät, huulirasvat heijastimet yms. järjestettiin oma pöytä. Ns. tyhjien arpojen saajat saivat valita ko. pöydältä yhden vapaavalintaisen voiton. Näin pääsimme tilanteeseen, jossa jokainen arpa voitti. Tämä helpotti myyntityötä. Lyhyt kuvaus toiminnastamme: - arpavoittojen keräys tammikuu helmikuu aina penkkareihin asti - arpalipukkeiden hankinta: 4 arparengasta (a 100 arpaa). Ostettaessa huomioitava, että ovat eri sarjaa (meillä kirjaimet P, R, S ja V) - Arpajaispalkinto- ja lahjoittajalistojen teko ja ylläpito excel tiedostona - Voittonumerotarrojen ja voittonumerolistojen teko - voittojen dokumentointi ja allokointi arpanumeroille kolmena iltana ennen penkkareita: yhtenä edellisellä viikolla yhteiskokouksessa muiden järjestelyryhmien kanssa, kahtena iltana juuri ennen penkkareita. - Kahden Tukijalistan (lahjoittaja ja tukijayritykset) painatus (ks. kuva painetusta plakaatista). Posterin koko 79*110 cm Muutama kommentti ja havainto arpajaispuolelta arpaa lienee riittävä määrä. Saimme myytyä 388 kappaletta. Myyntitulona (brutto) 951 eli 2,45 /myyty arpa, lisäksi rahalahjoitus 50 suoraan yhdistyksen tilille. - Hinnoittelu (3 /arpa, 10 /4 arpaa ja 20 /9 arpaa) toimi erittäin hyvin. Valtaosa oli 10 kauppoja. - Voittojen jako etukäteen (keskiviikkoiltana) numeroille toimi mielestäni hyvin. Voitot kirjattiin käsipelillä listoille. Kullekin arpasarjalle sama voittomäärä ja ns. arvokkaita voittoja joka listalle. Jokainen voitto merkittiin voittoarvan numerolla ja värikoodilla - listat tulostettiin ja numerot leikattiin ja teipattiin voittoihin. - Voittojen jakaminen heti myynnin jälkeen toimi mielestäni loistavasti (aika-ajoin pientä ruuhkaa, mutta tilanne oli hyvin hallinnassa). Kaksi henkilöä jakoi ja kolmas merkitsi voitot listoille, joihin ne oli listattu. Myös tyhjät myydyt arvat merkittiin ko. listoihin. Tämän ansioista myöhemmin päivällä pystyttiin yhdistämään listoja ja allokoimaan voitot uudelleen luotettavasti. - myyntitehtävissä oli yksi henkilö. - Voitot lajiteltiin arpasarjojen mukaisesti neljälle voittosarjojen mukaisesti merkitylle pöydälle (yksi pöytä koostui kahdesta pulpetista) ja voittajan valittavissa olevat pikkutavarat näyttämölle. (Ohessa esimerkki sarjojen

4 merkitsemisestä - paperilaput leikattiin ja teipattiin näyttämön ja pöytien reunaan. Tämä helpotti voittojen löytämistä ja jakamista voittajille). - Kassalipas on hyvä olla. Meillä oli pohjakassana 50 kahden euron kolikoita sekä 100 kpl yhden euron kolikoita, 200 vitosen seteleitä ja 100 kympin seteleitä. Käytännössä 50 kahden euron kolikoita ja 100 vitosen seteleitä riittänee. - Arvat saatiin myytyä käytännössä loppuun abiajelun aikana: viimeiset voitot noin 6 kappaletta luovutettiin viimeiselle ostajalle. Jäljelle ei jäänyt käytännössä mitään. Yhteenveto tarvikkeista yms. - Arpajaispaikalla 10 pulpettia ja 4 tuolia (koululta) - kassalipas (koulun kansliasta) - 2 sermiä lahjoittajalistoja varten (yksi juhlasaliin ja yksi ala-aulaan) (Koululta) - 2 telinettä hintalistaa sekä mainosta varten (ks. kuvat) (Koululta) - teippiä voittonumeroiden teippaukseen - sakset, kyniä - MS Office ja PC ja väriprintteri dokumentointia varten. Meillä ryhmä toimi loistavasti, ja oli mukava olla mukana. Siitä kiitos kaikille. Varainkeräys (lahjoitukset, arpajaiset, ruokamaksut) tuotti euroa ja penkkarikulut (keittoruoka ja materiaalit) olivat euroa, joten tuloksena 1381,07 euroa. Penkkarituotot käytetään Oulun lyseon oppilaille jaettaviin stipendeihin. Kuva 1. Arpajaispaikka.

5 V2015 Kattaus- ja järjestelytoimikunnan terveiset: Liitteessä 5 on kattaus- ja järjestelytyöryhmän yhteenvetoa hankituista tarvikkeista ja arvioiduista määristä juhlia varten. Joitakin tarvikkeita jäi yli ja ne jätettiin koulun musiikkiluokan kaappiin seuraaville vuosille. Käytimme pöydissä kartakäyttöliinaa, jota hankittiin 4 rll (a' 50 m). Loppujen lopuksi liinaa kului vain alle puolet määrästä. Jäljelle jääneet rullat eivät mahtuneet musaluokan kaappiin pituutensa vuoksi, joten ne nostettiin kaapin päälle. Kaapeissa on kuitenkin jonkinlainen reunus etulaidassa, joten rullat jäävät pimentoon, jos ei tiedä niiden olevan kaapin päällä. Tämä on hyvä tietää, etteivät unohdu sinne vuosiksi. Saimme koristelut tehtyä kohtuullisen edullisesti, kun käytettiin paljon ilmaisia luonnonmateriaaleja ja tarvikkeita saatiin lainaksi sekä järjestelijöiltä itseltään että yhteisöiltä ja työpaikoilta. Työtä ja aikaahan järjesteleminen tietysti kovasti vaatii, joten on hyvä, että työryhmässä oli riittävästi porukkaa. Kaikki eivät kuitenkaan pääse joka kokoukseen tai edeltävänä iltana tai itse juhlapäivänä koko päiväksi paikalle. Hommien suunnittelussa oli hyvänä apuna saamassamme monistenivaskassa ollut joltakin aikaisemmalta vuodelta kopioitu laskentapohja tarvikehankinnoista. Siitä sai hyvää viitettä, mitä kaikkea tarvitaan ja minkälaisia määriä. Työryhmä toimi kuitenkin erittäin hyvin ja homma saatiin jouhevasti hoidettua. Juhlista jäi varmasti kaikille mukavia muistoja. Kuva 2. Yleisnäkymä pöydistä ja koristeluista.

6 Kuva 3. Tarkempi näkymä koristeluista. V2015 Kahvitusryhmän terveiset: Kahvitusryhmän kooste: - Kiitos erittäin positiiviselle Kafferyhmälle; jokainen osallistui valmisteluihin ja Penkkaripäivään mahdollisuuksiensa mukaan. - Suunnittelu ja toteutus onnistuivat hyvin tekemällä työnjako heti alussa. - Kahden kahvinkeittimen (perkolaattoreita), vesi-, kahvi- ja mehutermoskannujen vuokraaminen edulliseen hintaa Pohjois-Pohjanmaan Martoilta oli erittäin hyvä ratkaisu. Varaukset kannattaa tehdä ajoissa soittamalla Marttalaan Kajaaninkatu 36, Oulu. - Keittimet ja kannut noudettiin edellisenä iltapäivänä klo 16 mennessä (samalla saatiin ohjaus keittimien käyttöön) ja palautus oli Penkkaripäivänä klo 20 mennessä. - Vedenkeittimet tuotiin kodeista, samoin muita tarvikkeita (kts. lista). - Penkkaripäivänä paikalla oli riittävästi vanhempia? noin henkilöä. - kahvin keitto kannattaa aloittaa ajoissa, koska isolla keittimellä kahvin keitto kestään. 1,5 tuntia. - Luokkatilan sulakkeet eivät kestäneet keittimien käyttöä yhtä aikaa. Kannattaa hajauttaa keittimet eri tiloihin? - Jatkojohtoja tarvitaan, samoin koulusta saatiin keittolevyt lainaan. Kattiloita tuotiin kotoa.

7 V2015 Elintarvikeryhmän terveiset: Tässä tarjoilujen toteutumaa: Kermakakku 10 kpl juustokakku 10 kpl suklaamuffinssit n kpl mokkapalat 5 uunipeltiä pikkuleipiä 300 kpl pullat 50 kpl juustosarvet 50 kpl kinkku-, lohi- ja kasvispiirakat 10 kpl (pyöreä vuoka tai uunipellillinen) Kaikki tarjottavat olivat vähälaktoosisia tai laktoosittomia. Osa myös gluteenittomia, kananmunattomia, maidottomia, vegaanisia jne. Aluksi erityisruokavalioleivonnaiset olivat erillään, mutta koska niitä näytti jäävän, laitettiin kaikki samaan pöytään. Maistuivat kaikille :) Kerma- ja juustokakut menivät kaikki, samoin suolaiset leivonnaiset. Myös kuorrutetut muffinssit tekivät kauppansa. Joitakin muffinsseja, mokkapaloja ja pikkuleipiä jäi (mahtui kahdelle tarjottimelle), ne veimme opettajainhuoneeseen tarjolle. Vaikutti siltä, että tarjottavien määrä oli sopiva: kaikille riitti (ainakaan kukaan ei valittanut, että olisi jäänyt ilman) vielä santsauskierroksellakin, mutta tähteitä jäi varsin vähän. Suurin osa tarjottavista hupeni kuorma-autoajelujen jälkeen, heti ruokailun jälkeen menekki oli pienempi. Lohikeittoa oli tilattu sama määrä kuin edellisinä vuonna, myös se kului lähes kaikki. Kasvissosekeittoa jäi jonkin verran. Kuva 4. Näkymä täytekakuista

8 Kuva 5. Tarjoilupöytä