OULUN LYSEON LUKION VANHEMPAINYHDISTYS RY. Oulun Lyseon penkkarijuhlat

Transkriptio

1 OULUN LYSEON LUKION VANHEMPAINYHDISTYS RY Oulun Lyseon penkkarijuhlat Syksyllä Oulun Lyseon vanhempainyhdistyksen johtokunnan kokouksessa päätettiin, että abiturienttien vanhemmat kutsutaan koolle kutsukirjeellä. Kutsukirje jaettiin sähköpostitse joulukuussa pidetyn kokouksen muistio. Penkkaritoimikunnan perustavaan kokoukseen osallistui 15 vanhempaa. 1. Kokouksen aloitus Kokouksessa päätettiin järjestää tänäkin vuonna, vuodelta 1964 lähtien perinteenä ollut yhteinen abiturienttien, heidän vanhempiensa ja opettajien penkkarilounas ja kahvitarjoilu. 2. Järjestäytyminen Perustavassa kokouksessa vuoden 2016 penkkarien järjestelyitä valittiin neljä ryhmää, joiden kesken jaettiin vastuualueet. Ryhmät olivat: Kattaus- ja järjestelyryhmä o Kattauksen teema ja toteutus o Kattaustarvikkeiden hankinta o Pöytien kantaminen penkkareita edeltävänä iltana o Pöytien järjestely penkkareita edeltävänä iltana ja penkkaripäivänä o Tarjoilupöydistä huolehtiminen o Vieraskirjasta huolehtiminen o Ruokapöytien siisteydestä huolehtiminen o Laina-astioiden hakeminen ja vienti o Roska-astioista huolehtiminen o Arpojen myynti penkkaripäivänä, jos finanssiryhmä ei ehdi paikalle Finanssiryhmä o Lahjoitusten keräys ja kirjaus o Vaihtorahojen hankkiminen o Arvonnan järjestäminen, arpojen myynti ja rahojen tilitys Elintarvikeryhmä o Ruokailuun liittyvät asiat o Ruokien ja ruokajuomien (maito, vesi jne.) hankintojen koordinointi o Elintarvikkeiden ja leivonnaisten vastaanotto, kirjaaminen ja säilytyksestä huolehtiminen o Ruokajuomien esillepano ja täyttö o Kylmän mehun valmistaminen o Kakkuvatien tiskaus Kahvitusryhmä o Kahvin, kahvimaitojen ja mehutiivisteiden hankinta o Kahvipannujen täyttö ja tyhjennys o Kuumien juomien valmistaminen: kahvin ja teenkeitto, kuuma mehu o Veden keitto teetä ja kuumaa mehua varten, kuuman mehun valmistaminen

2 3. Kokouksen aikana kerättiin eri ryhmien henkilöiden nimet ja yhteystiedot. Järjestelytoimikunnan nimilista on penkkaritoimikunnan verkkosivuilla (klikkaa ylälinkkiä Vanhemmille ). 4. Päätettiin lähettää abiturienttien vanhemmille talkootiedote, joka talletettiin myös vanhempainyhdistyksen sivulle: Tiedotteessa on linkit kirjeeseen abien vanhemmille ja penkkaritoimikunnan yhteystiedot. Arpajaisia varten tarkoitettuun keräykseen tehtiin erillinen keräyskirje: Aikaisemmilta vuosilta on kerätty hyviä kokemuksia järjestelyistä ja näistä tehtiin yhteenveto Oulun Lyseon vanhempainyhdistyksen sivulle Sovittiin, että Abien vanhemmat kokoontuvat Lyseolla uudelleen maanantaina 1.2. klo ja tiistaina 9.2. klo pidetyn kokouksen muistio. Aluksi käytiin läpi eri ryhmien tilanne. Sen jälkeen tarkistettiin yhdessä mitä kaikkia tarvikkeita tarvitaan, jotta juhla onnistuisi ja niistä tehtiin puutelista. Päätettiin myös lähettää tiedote vanhemmille, johon listattiin toiveita leivonnaisista, lahjoituksista ym pidetyn kokouksen muistio. 1. Penkkarien järjestelytoimikunta kokoontui 9. helmikuuta ja kävi läpi ruokatarvikkeiden, leivonnaisten ja talkootyövoiman tilanteen penkkareita edeltävän illan ja penkkaripäivän osalta edellisen viikon tapaan. 2 Päätimme kirjoittaa vielä kolmannen tiedotteen vanhemmille ja lähettää sen muutamaa päivää ennen penkkareita pidetyn järjestelykokouksen muistio. Talkooväkeä oli paikalla arviolta 20 henkeä. Finanssiryhmä viimeisteli opettajainhuoneessa arpojen numerointia muiden järjestellessä pöytiä juhlasalissa. Pöydät saatiin koottua klo mennessä ja juhlasali järjesteltyä klo 18 mennessä.

3 Penkkarit V2016 Elintarvikeryhmän terveiset: Lista luvatuista leivonnaisista: juustokakku 9 lohipiirakka 1 kinkkupiirakka 2 kalkkunapiirakka iso porkkanapiirakka 1 kermakakku (ainakin 1 glut) 9 mokkapaloja 10 muffinssit 30 lusikkaleivät (mait.lact, munaton) 135 macarons (glut) 50 kahvikakku (glut) 1 Toteuma noudatteli hyvin lupausta ja itse asiassa kakkuja taisi tulla lopulta enemmänkin. Valikoiman määrää voisi miettiä seuraava elintarvikeryhmä - ehkä vähempikin riittäisi. Hyvät merkinnät jo kotoa lähtiessä auttaisivat järjestelyitä paikan päällä. Parasta olisi, jos kaikki olisivat laktoosittomia, siihen gluteiinittomat päälle. Tarvitaanko jotain munatonta enemmän - oli jossain vaiheessa päivää puheissa. Joka tapauksessa tarjottavat suolaiset ja makeat riittivät hyvin. Suurin menekki oli ajojen jälkeen. Vain kymmenkunta pikkuleipää vietiin opettajainhuoneeseen. Soppatilaus oli mielenkiintoinen. Lohikeittoa tilattiin 270 annosta ja kasviskeittoa 30 annosta, rieska, näkkäri, levite juusto ja suolakurkku, sekamehutiivistetta. Tilauksessa tuli: lohikeitto, kasviskeitto, lihakeitto ja kauramaitoon tehty lohikeitto. Näin ollen kasviskeitto taisi jäädä osallistujilta kokonaan syömättä. Lohikeittoakin jäi jonkun verran. Loput myytiin karkkirasioissa, joita oli saatua kaupasta. Yksi laatikko keittoa/5. Edellisvuonna keitto oli mennyt kaikki, kasviskeittoa jäänyt vähän.

4

5 Vuoden 2016 Kattaus- ja järjestelyryhmän terveiset: Kattaus- ja järjestelytyöryhmän suunnittelun pohjana ja hyvänä apuna oli ennakkotapaamisissa saadut lisätiedot ja aiemmilta vuosilta koottu materiaali tilaisuuden järjestelyistä. Yhteenvetoa juhlia varten hankituista tarvikkeista ja arvioiduista määristä on liitteessä 6. Kustannuksia tuli kertakäyttöastioista ja tarjoilupöytiin tulleista tulppaanikimpuista. Lisäksi päätettiin ostaa kakkulapioita edulliseen kahden euron kappalehintaan Kodin Ykkösen tarjouksesta. Ne ovat käytössä tuleviakin juhlia varten. Vieraspöydän tulppaanikimppu oli yksityishenkilön lahjoitus ja jonkin verran tuli lahjoituksena myös kertakäyttöastioita. Pöydissä käytettiin kertakäyttöliinaa, jota oli jäänyt edelliseltä vuodelta niin reilusti yli, ettei tänä vuonna sitä tarvinnut hankkia ollenkaan. Kakkulautasia tarvittiin sekä ruokailun jälkeiseen kahvitarjoiluun että penkkariajelun jälkeiseen kuumamehu- ja kahvitarjoiluun. Toisen tarjoilupöydän päähän laitettiin kulho vapaaehtoista ruokailumaksua varten. Vinkkinä tuleville järjestäjille voisi sanoa, että mieluummin ylimitoittaa tarvittavien kakkulautasten määrän kuin ostaa arvioidun käyttäjämäärän mukaan. Tänä vuonna kävi niin, että kertakäyttölautaset olivat niin tiukasti toisissaan kiinni, että moni otti huomaamattaan kaksi - kolmekin lautasta kerralla yhden sijaan. Tänä vuonna teemaksi valittiin jääkiekko, mikä oheisista kuvistakin ilmenee. Eräs ryhmäläinen toi paikalle myös maskottinallen, mikä loi mukavaa tunnelmaa juhlasaliin. Kaikki rekvisiitta oli lainattua tai itse tuotettua. Työryhmä toimi hyvin ja osallistujilla oli hyviä ideoita tilaisuuden suhteen. Tänä vuonna päätettiin lahjoittaa monien vuosienkin ajalta kertynyt sekalainen kokoelma irrallisia kertakäyttöastioita päiväkotilapsille askartelutarvikkeiksi. Koulun säilytystilat ovat kuitenkin rajalliset, ja monet tuotteet olivat jo kärsineet pitkästä säilytyksestä esim. kellastumalla. Vaikka aikaa ja työtunteja menikin järjestämiseen, toivomme että tulevaisuudessakin löytyy tarpeeksi talkooväkeä juhlien järjestämiseen. Alkuun vaikutti siltä, että löytyyköhän tarpeeksi vapaaehtoisia järjestämään paikkoja penkkareita edeltävänä iltana ja olemaan paikalla itse penkkaripäivänä. Loppujen lopuksi vapaaehtoisia oli riittävästi ja järjestelyt loppusiivouksineen hoituivat kiitettävästi. Loppusiivoukseen osallistui paikalla olleiden ryhmäläisten lisäksi muita paikalla olleita vanhempia ja muutama oppilaskin. Kaikki meni siis hyvin ja oli vaivan arvoista: päivä oli mukava ja luonteeltaan ainutkertainen!

6 juhlasali luokka vieraskirjapöytä

7 tarjoilupöytä ruoka tarjoilupöytä kahvi

8

9

10 V2016 Kahvitusryhmän terveiset: Kahvitusryhmän työ alkoi kahden kahvinkeittimen (perkolaattoreiden), vesi-,kahvi- ja teetermoskannujen varaamisella Pohjois-Pohjanmaan Martoilta. Marttala; Kajaaninkatu 36, Oulu. Keittimet (ohjeineen) ja termoskannut haettiin Martoilta keskiviikkona klo 17 mennessä. Palautus penkkaripäivänä juhlan jälkeen. Vedenkeittimiä ja kattiloita (5-10 litraa) tuotiin kodeista. Keittolevyt (2 kpl) olivat koululta lainassa. Jatkojohtoja (koululta) tarvitaan keittimien hajasijoittamisen vuoksi. Luokkatilan sulakkeet eivät kestä kaikkien laitteiden yhtäaikaista kuormitusta. Luokassa saattoi toimia vain yksi iso kahvinkeitin kerrallaan. Jatkojohdoilla otettiin virtaa keittolevyille juhlasalin puolelta ja vedenkeittimille aulan puolelta. Muovisia mehu-/vesikannuja tarjoiluun oli koululla. Vesi joudutaan kantamaan isoissa kanisterissa kemianluokasta (kanistereita löytyi koululta) Kahvitusryhmään kuului penkkaripäivänä 2-4 henkilöä tilanteen mukaan. Homma pyöri erittäin hyvin pienelläkin porukalla, kun kahvi keitettiin isoilla keittimillä. Vinkki; kahvin keittäminen isolla keittimellä vie noin 1,5 tuntia ensimmäinen perkolaattori ladattiin penkkaripäivänä noin 8.30 perkolaattoreihin laitettiin keittämisen nopeuttamiseksi vedenkeittimissä keitettyä lämmintä vettä (noin kolmannes vesimäärästä) toinen keitin laitettiin päälle klo 9-10 välissä, kahvin menekki on yllätävän suuri (kannattaa keittää 4-5 perkolaattorillista peräkkäin). Valmis kahvi laskettiin keittimestä hanalliseen 10 l termoskannuun, josta se tarjoiltiin. pannukahvia oli varattu 6 pakettia tee haudutettiin suoraan termoskannuihin (2,5 l ja 10 l) (helpottaa tarjoilua), joten teepusseja jäi PALJON mehutiivisteitä saatiin lahjoituksina, tarve noin litraa (ruokajuomaksi ja kuumaan mehuun) kuumaa mehua keitettiin kattiloilla ja makua testattiin laimennussuhteen ollessa tiivistemehuilla vaihtelevaa. Kuuma mehu tarjoiltiin suoraa hanallisesta termoskannusta ja 10 l riitti hyvin, kun tarjolla oli iltapäivällä myös kahvia ja teetä. laktoositonta maitoa haettiin 10 litraa penkkaripäivän aamuna. (Maidot oli luvattu toimittaa lahjoituksena, mutta toimitus tuli liian myöhään). Ruokailun ja kahvituksen joustavaan etenemiseen saatiin helpotusta, kun linjojen päähän sijoitetut juomat tarjoiltiin vanhempien toimesta. Kertakäyttölautasia on melko vaikea hallita/kantaa kuuman keiton loiskuessa reunalta toiselle, kädet meinaavat loppua kesken. Kokonaisuutena päivä oli aivan loistava.

11 V2016 Finanssiryhmän terveiset Ryhmässämme oli eri vaiheissa mukana 7 henkilöä ja penkkaripäivänä mukaan pääsi 4 henkilöä. Lyhyt kuvaus toiminnastamme: - arpavoittojen keräys tammikuu helmikuu aina penkkareihin asti - arpalipukkeiden hankinta: 4 arparengasta (a 100 arpaa). Hankittaessa on huomioitava, että ovat eri sarjaa (2016 kirjaimet G, J, M ja S) - Arpajaispalkinto- ja lahjoittajalistojen teko ja ylläpito - Voittonumerotarrojen ja voittonumerolistojen teko - voittojen dokumentointi ja allokointi arpanumeroille edellisenä iltana ennen penkkareita - finanssiryhmän sisäinen kommunikointi lähinnä sähköpostitse - Kahden tukijalistan (lahjoittaja ja tukijayritykset) painatus. Posterin koko 78*110 cm. Lahjoituksia saatiin abien vanhemmilta ja yrityksiltä kerättynä reilut 200 kappaletta. Ns parempia voittoja allokoitiin arpalipukkeille (eli numeroille) 199 kappaletta. Pienille tavaroille - kynät, huulirasvat heijastimet yms. järjestettiin oma pöytä. Ns. tyhjien arpojen saajat saivat valita ko. pöydältä yhden vapaavalintaisen lohdutuspalkinnon. Ne riittivät lähes arpojen myynnin loppuun asti. (On huomattava, että arpajaislain mukaan pienimmän voiton on oltava vähintään saman arvoinen kuin arvan hinta). Finanssiryhmän kannattaa lukea ko. lain avainkohdat pienarpajaisia koskien ( ). Muutama kommentti ja havainto arpajaispuolelta arpaa on riittävä määrä. Arpoja myytiin 333 kappaletta. Myyntituloja saatiin 830 eli 2,49 /myyty arpa. - Hinnoittelu (3 /arpa, 10 /4 arpaa ja 20 /9 arpaa) oli toimiva ja helppo rahastuksen kannalta. - Voittojen jako etukäteen (keskiviikkoiltana) numeroille. Voitot kirjattiin käsipelillä erillisille listoille. Kullekin arpasarjalle sama voittomäärä ja ns. arvokkaita voittoja joka listalle. Jokainen voitto merkittiin voittoarvan numerolla ja värikoodilla. Listat tulostettiin ja numerot leikattiin ja teipattiin voittoihin. - Voittojen jakaminen heti myynnin jälkeen oli sangen toimiva ratkaisu. - Neljän henkilön tehtävät jakautuivat seuraavasti: - myyntitehtävässä yksi henkilö - yksi tarkasti mahdolliset voitot, ja merkitsi voitot jaetuksi yliviivaamalla ne listoista (myös tyhjät arpanumerot yliviivattiin - kaksi henkilöä jakoi voittoja tarkastajan ohjeiden mukaan. Koska myös tyhjät myydyt arvat oli merkitty listoihin, myöhemmin päivän kuluessa pystyttiin allokoimaan voittajien takaisin lahjoittamia voittoja uudelleen palkinnoiksi.

12 - Voitot lajiteltiin arpasarjojen mukaisesti neljälle voittosarjojen mukaisesti merkitylle pöydälle (yksi pöytä koostui kahdesta pulpetista) ja voittajan valittavissa olevat pikkutavarat näyttämölle. Tämä helpotti voittojen löytämistä ja jakamista. - Kassalipas saatiin koulun kansliasta. Pohjakassaksi varattiin 105 Euroa arpaa jäi myymättä ja 30 palkintoa siten lunastamatta (+ yksi lahjoitus penkkareiden jälkeen). Palkinnot varastoitiin koululle 2017 penkkariarpajaisia varten. Yhteenveto tarvikkeista yms. - Arpajaispaikalla 10 pulpettia ja 4 tuolia (koululta) - kassalipas (koulun kansliasta) - 2 sermiä lahjoittajalistoja varten (yksi juhlasaliin ja yksi ala-aulaan) (Koululta) - 2 telinettä hintalistaa sekä mainosta varten (Koululta) - teippiä voittonumeroiden teippaukseen - sakset, kyniä - MS Office (excel ja powerpoint), PC ja väriprintteri dokumentointia varten. Meillä ryhmä toimi loistavasti, ja oli mukava olla mukana. Siitä kiitos kaikille. Kuva arpajaispaikalta.