Henkilökunnan liikkuvuuden koordinointi

Transkriptio

1 Henkilökunnan liikkuvuuden koordinointi Henkilöstön joustava resursointi Valtakunnalliset koulutuspäivät Turku Heljä Lundgrén-Laine Kehittämisylihoitaja, VSSHP

2 Miksi? Sisältö Miksi tarvitsemme liikkuvuutta ja sen koordinointia? Miten sitä tulisi / voisi tehdä? Mitä se voisi olla? helja.lundgren-laine@tyks.fi

3 Koordinoida

4 Koordinoida Koordinoida = järjestää yhteen, saattaa sopusuhtaiseen yhteistoimintaan, rinnastaa. TAI esim. Tuotannon ja markkinoiden koordinointi Potilaan hoitamisen ja osaavan (liikkuvan) henkilöstön koordinointi Suoraa suomenkielistä vastinetta ei ole, mutta sana on niin vakiintunut suomen kieleen, jottei sen käytölle mitään varsinaista estettä ole. Sanoo: Kielitohtori helja.lundgren-laine@tyks.fi

5 Strategiset päämäärät / VSSHP Potilaslähtöisyys Yhdenvertaisuus Hyvinvoiva henkilöstö Jatkuva parantaminen ja uudistuminen helja.lundgren-laine@tyks.fi

6 PUHUMME LAADUSTA- MITÄ SE ON? Miksi? Turvallisempaa Oikea aikaisempaa Tehokkaampaa Vaikuttavampaa Potilaslähtöisempää Oikeudenmukaisempaa, paremmin saavutettavaa, tasa-arvoisempaa Voisiko liikkuminen tukea myös tätä?

7 Asioita, jotka vievät kohti liikkumista

8 Miksi? RAKENTEET, ROOLIT, TEHTÄVÄT Rakenteet ympärillä muuttuvat Roolit / tehtävät ympärillä muuttuvat Työn vetovoima heikkenee / vähenee Ei riittävää perehdytystä Ei riittävää sosiaalista tukea Liiallinen työkuorma Työuupumus Urakehitysmahdollisuudet huonot. (Mervi Flinkman 2014) helja.lundgren-laine@tyks.fi

9 Miksi? ASIAKKUUS / PALVELULUPAUS Asiakas/potilaslähtöisyys Valinnanvapaus Kokemusasiantuntijuus Palvelukonsepti

10 TOIMINTA ja TALOUS Miksi? Arvon tuottaminen ja sujuva toiminta Hukan poistaminen Olemmeko me kroonisesti kustannussairastuneita?

11 Tarvittavat varat Kustannussairastuminen johtaa meillä jatkuvaan tarpeeseen leikata Miksi? 11 Kustannukset suhteessa budjetointiin Nämä luovat lisää painetta 2025 Turvallisen hoidon kustannukset Palkat Budjettivaje Potilasmäärät / Uudet hoidot Käytettävissä olevat varat Monisairaat potilaat Tarvikekulut Aika Static or Decreasing Budgets, Ballooning Costs We say we will reinvest sometimes, but the reality is [we are] just surviving because the pressure of the budget cuts is so high that we struggle to make it at the end of the year. Last year nothing came back for example, and that is just the reality. Director of Nursing, Canadian public hospital 2016 The Advisory Board Company advisory.com Source: Advisory Board interviews and analysis.

12 Hoitotyön henkilöstö Helppo kohde leikata? OECD 1 maiden arvioidut sairaalakulut Hoitohenkilöstön kulut hoitotyön budjetista 2 Miksi? 12 Muut kulut 40% Hoitotyön Työvoimakulut 70% kulut Muut Johtajan näkökulmasta Hoitotyön johtajan näkökulmasta The challenge is that with nursing being the largest workforce, whenever you are sitting in a room with your operations or financial executives, they always look straight to that workforce. Nursing executive, Australian public hospital 1) Organisation for Economic Co-operation and Development. 2) Average proportion of budget, based on Advisory Board interviews; range from 50-90; n= The Advisory Board Company advisory.com Source: Simoens, et al., Tackling Nurse Shortages in OECD Countries, OECD Health Working Papers, 2005; Advisory Board interviews and analysis.

13 Miksi? Montako henkeä tarvitaan laadukkaaseen kvartettiin?

14 Kärsiikö laatu, jos yksi soittaja puuttuu? Miksi? 14 Hoitajamitoitus vaikuttaa potilaskuolleisuuteen Hoitajien vähentäminen - Potilaskuolleisuus 2x 4% vähennys hoitajamäärässä Hoitaja-Potilas suhdeluvun vaikutus potilaskuolleisuuteen 7% Jokainen ylimääräinen potilas per hoitaja lisää potilaan kuolemanriskiä jopa 30 vrk:n ajan tulopäivästä 1 Fear of Risking Quality, Safety The management board always thinks that we can save money with less human resources, but we can t do that forever because then we risk patient safety and quality [of care]. Chief Nursing Officer, Finnish public hospital 1) Based on survey of 26,516 nurses in nine European countries The Advisory Board Company advisory.com Source: Aiken LH et al., Patient safety, satisfaction, and quality of hospital care: cross sectional surveys of nurses and patients in 12 countries in Europe and the United States, BMJ (2012); Ford S, More than seven patients per nurse risks missing vital care, Nursing Times, July 29, 2013; Aiken LH, et al., Nurse staffing and education and hospital mortality in nine European countries: a retrospective observational study, The Lancet, (February 2014); Murphy M, et al., Cutting healthcare costs through work force reductions, Healthcare Financial Management, 1996, 50(7): 64-9; Advisory Board interviews and analysis.

15 Laatu ja kustannukset Miten löytää tasapaino? Miksi? 15 Alhainen resursointi on riski laadulle! 80% Johtuen resurssipulasta, minulta jäi tarvittavat potilaan hoitamiseen liittyvät asiat hoitamatta 1 Arvoa tuottamattomat työt ovat riski kustannuksille! 100% 0% 36% Teen muita tehtäviä kuin potilaalle arvoa tuottavia 2 Joka päivä jokaisessa yksikössä:?! Kuinka monta tuntia tarvitsemme? Minkälaista henkilöstöä tarvitsemme näihin tunteihin? 1) Based on a survey of 2,917 nurses working in 401 general medical and surgical wards in 46 acute trusts in England. 2) Based on three-year study of nursing activities on 14 med/surg units in three hospitals. Waiting, disruptions, delays, work-arounds, and rework The Advisory Board Company advisory.com Source: Ford S, Wards should have seven patients or less per registered nurse to avoid missing vital care, according to latest UK nursing research by leading academics, Nursing Times, Storfjell J, et al., The Balancing Act: Patient Care Time Versus Cost, JONA 38 (2008): ; Advisory Board interviews and analysis.

16 Potilaskuormitus 16 Kohtaako tarjonta tarpeen? Päivittäinen kuormitus Kuormituksen vaihtelu aiheuttaa meille ongelmia Tyypillisesti mitataan päivittäisen kuormituksen kautta (ADC 1 ) JOS mitoitamme hoitajamäärän päivittäisen kuormituksen mukaisesti LIIAN PIENI MITOITUS Sijaisten tarve tai jatkuva alimitoitus ADC LIIAN ISO MITOITUS Tuhlaamme ja tylsistämme Aika VÄÄRÄNTYYPPINEN HENKILÖSTÖRAKENNE Todella tuhlaamme: kalliit kädet tekevät vääriä tehtäviä 1) Average daily census The Advisory Board Company advisory.com Source: Advisory Board interviews and analysis.

17 Helpommin sanottu kuin tehty! Miksi? 17 Ei ole yksinkertaista vastata vaihtelevaan kuormitukseen haasteita riittää! Onko meillä on täsmällinen tavoite resursointiin? Tukeeko työvuorosuunnittelu resursoinnin vaihtuvia tarpeita? Joustaako henkilökunta silloin kun on tarvetta? Tavoitteet on astettu riittävän tarkalle tasolle vaihtelevuus, potilastarpeet, akuutit tilanteet Ei perustu pelkästään kokemukseen! Nykyiset järjestelmät ovat liian jäykkiä, vaativat liikaa työvoimaa, eivät tue tarkkaa / nopeaa / reaaliaikaista liikkumista Nykyinen henkilöstörakenne / - suunnittelu ei tue joustavaa liikkumsta 2016 The Advisory Board Company advisory.com Source: Advisory Board interviews and analysis.

18 Miksi? 18 Käytämme paljon aikaa mikä on tulos? Työvuorosuunnittelun haasteita Työvuorot pitää saada tehtyä! Ei pysty tekemään vkonloppuja Käytämme liian paljon aikaa työvuorosuunnitteluun ja aikatauluttamiseen 1 Työvuorosuunnittelija Vain 6 tunnin vuorot käyvät 3 vkon sairausloma Vastavalmistunut, tarvitsee perehdytystä Scheduling s Costly Impact The cost of nurse turnover can have a profound impact on already diminishing hospital margins. Scheduling was listed among the top five reasons most nursing employees voluntarily resign. The Evidence is Clear: Analytics Key to Controlling Labor Costs 1) Responses to the question In your opinion, how much time do you spend on these day-to-day tasks? Preparing monthly staff schedule for unit(s). Possible responses were Too much time, Just enough time, Too little time, or No time. N=341 international nurse unit managers The Advisory Board Company advisory.com Source: The Evidence is Clear: Analytics Key to Controlling Labor Costs, Healthcare Insights, 2014, Advisory Board interviews and analysis.

19 Ideaalitavoite Miksi? 19 Henkilöstöresurssoinnin tavoite = Meillä on tiedossa: Kuinka monta hoitajatyötuntia tarvitaan turvaamaan turvallinen hoito jokaisen potilaan kohdalla jokaisena päivänä kustannustehokkaalla tavalla. Päästäksemme tähän tavoitteeseen tarvitaan monia asioita: TIETOA Reaaliaikainen ja tarkka tieto TIEDON TARKKUUTTA Riittävän tarkalla tasolla oikeat mittarit TODELLISUUDEN HAHMOTTAMISTA Osaaminen, potilaiden tarve, työkuorma JOUSTAVUUTTA Järjestelmä / organisaatio ottaa huomioon potilashoitoon liittyvän tilanteiden vaihtelun 2016 The Advisory Board Company advisory.com Source: Advisory Board interviews and analysis.

20 Ei muillakaan ole suunta tai määrä selvä! Miksi? 20 Potilas/hoitaja -suhdelukujen vaihtelu Euroopan maissa 1 10,8 7,6 6,9 7,0 7,8 5,2 Belgium Finland Ireland Netherlands Norway Switzerland Based on Opinion, Not Evidence Staffing in hospitals has a history of being based in opinion and tradition, not evidence. Douglas K, What Every Nurse Executive Should Know About Staffing and Scheduling Technology Initiatives 1) According to surveys conducted in nine European countries as a part of the RN4CAST The Advisory Board Company advisory.com Source: Aiken L, et al., Nurse staffing and education and hospital mortality in nine European countries: a retrospective observational study, The Lancet, 383, (2014) Douglas K, What Every Nurse Executive Should Know About Staffing And Scheduling Technology Initiatives, Nursing Economics, 29, no. 5 (2011): ; Advisory Board interviews and analysis.

21 Mitoituksen tarkkuus 21 Miksi? Olisiko mahdollista päästä riittävän tarkalle tasolle? Resurssimitoitus Hoitajatunnit per potilaan hoitopäivä / Malli Hoitaja- Potilaspaikat HTPHP = POTILASHOITOON KÄYTETYT TUNNIT POTILASMÄÄRÄ PER PÄIVÄ Hoitaja - Potilas EDUT Henkilöstöresursointi perustuu tarpeeseen TPHP 1 Mahdollistaa tuottavuuden ja kustannusten tarkastelun per tunti Mahdollistaa myös vertailun 1) Hoitajatunnit per potilaan hoitopäivä 2016 The Advisory Board Company advisory.com Source: Advisory Board interviews and analysis.

22 22 Pitää kuitenkin pohtia vielä Henkilöstörakenne Hoitoaika ja toiminta Potilaat Sairaanhoitaja / Lähihoitaja %-osuus? Tehtäväkuvat? Ikä ja kokemus? Ehkä Keskimääräinen hoitoaika? Tulevien, lähtevien ja siirtyvien potilaiden määrät? Kuinka kiireellisiä potilaat ovat? Mitä sairauksia (dg) potilaillamme on? Yksikkö / Osasto - Rakenteet Tukitoiminnot Toimintamallit ja roolit Huonekoko, sijoittelut? Etäisyydet? Henkiöstön tilat? Mitä on keskitetty? Kuinka paljon hoitajat tekevät muuta kuin hoitotyötä? Kuinka paljon hoitajat tekevät muuta kuin potilaan hoitoon liittyvää työtä? Ovatko esimiehet ja sihteerityövoima mukana potilashoidossa? Kuinka monta % työajasta esimiehet ovat potilashoidossa? Mikä on tuottamattoman työajan osuus? 2016 The Advisory Board Company advisory.com Source: Advisory Board interviews and analysis.

23 ESIMERKKI TEHTÄVÄSTÄ JOKA VIE AIKAA ja JOSSA HOITAJA ON LÄSNÄ 23 Potilaan tulo lähtö siirto ( ) x potilaat ( ) Vastaanotetut Min per potilas Uusien potilaiden määrä ( ) x potilaat ( ) Kotiutettavat Min per kotiutus Kotiutettavien määrä Resurssilaskuri = = Käytetty aika / Vastaanotetut potilaat Käytetty aika / Kotiutukset ( ) Min per siirto x ( ) Potilassiirrot Siirtojen määrä = Käytetty aika / Siirrot YHTEENSÄ Kokonaisaika / Tulo-lähtö-siirto Kokonaisaika / = Käytttävissä oleva työaika Työkuorma (tulo-lähtö-siirto) 1) Admissions, discharges, transfers The Advisory Board Company advisory.com Source: Advisory Board interviews and analysis.

24 Miksi?

25 Miksi? Valtakunnallisesti menossa ESIM. Hoitotyön henkilöstömitoituksen työkalu (Taina Pitkäaho, Katri Vehviläinen- Julkunen) Henkilöstön joustava liikkuminen Resurssipankki sovellus (Outi Tuominen) Henkilöstön perehdytys (Jaana Peltokoski) Kompetenssi ja hoitotyössä pysyminen (Riitta Meretoja, Mervi Flinkman)

26 Näkökulma johtamiseen Koordinointi ei ole toimijoiden hoitajien saattamista yhteen auktoriteetilla, vaan sen varmistamista, että verkoston toimijoiden parhaan mahdollisen potilaan hoidon, osaavien hoitajien toimenpiteiden ja ja näyttöön perustuvan tiedon on mahdollista kohdata oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa. (Verkostojohtaminen / Heljä) helja.lundgren-laine@tyks.fi

27

28 Kiitos kuulijoille! Kysymyksiä / Kommentteja? helja.lundgren-laine@tyks.fi Gsm