SADe-ohjelman Sosiaali- ja terveysalan ajanvarauspalvelujen kehittämissuunnitelma

Transkriptio

1 SADe-ohjelman Sosiaali- ja terveysalan ajanvarauspalvelujen kehittämissuunnitelma HUHTIKUUN 2013 VERSIO, EI SISÄLLÄ MYÖHEMMIN 2013 / 2014 TEHTYJÄ TARKENNUKSIA TAI LINJAUKSIA Juha Mykkänen Mika Tuomainen Aki Miettinen Itä-Suomen yliopisto, Kuopion kampus Tietojenkäsittelytieteen laitos HIS-tutkimus ja kehittäminen

2 Sisällys 1 Johdanto Kehittämissuunnitelman tavoitteet ja rajaukset Keskeiset lähteet ja aiemmat ajanvarausmäärittelyt Kehittämissuunnitelman rakenne Keskeiset käsitteet Ajanvarauskehittämistyön nykytilan kehittämiskohteita Selvitysten havaintoihin perustuvat nykytilan kehittämiskohteet Kehittäjäkumppanien painottamat tarpeet ja nykytilan kehittämiskohteet SoTe-ajanvarauksen tavoitetilan elementit Ohjaus: Ajanvarauksen perustyypit kansallisten mallien ja määrittelyjen perustana Ohjaus: Kansalaisajanvarauksen tavoitetasot erityyppisissä palveluissa Ohjaus: ajanvarausratkaisujen muuttujien ja toiminnallisen viitemallin tavoitetila Toiminta: asiakkaiden vapaan liikkuvuuden ja valinnanvapauden tukeminen Toiminta: ammattilaisten vapauttaminen aikojen hallinnoinnista Toiminta: palvelunantajaorganisaation resurssien käyttö ja hallinta Toiminta: asiakkaan näkymät ajanvaraustietoihin Toiminta: ajanvaraustietojen valtakunnallinen saatavuus Toiminta: asiakkaan tunnistaminen ja todentaminen Toiminta: asiakkaan puolesta asiointi Tieto: varattavien palvelujen yhdenmukainen kuvaaminen ja luokittelu Tieto: ajanvaraustietojen ja käsitteiden yhtenäinen määrittely Tieto: ajanvaraustietojen sisältömäärittely ja saatavuuden tukeminen ajanvarausasiakirjalla Tietojärjestelmät: ajanvarauksen tietojärjestelmäratkaisut tavoitetilassa Tietojärjestelmät: ajanvarauksen käyttöliittymät tavoitetilassa Teknologia: ajanvarauksen valtakunnalliset yhteentoimivuusmäärittelyt Ohjaus: tavoitteiden mittaus ja seuranta Ohjaus: valtakunnalliset määritykset tavoitetila SADe SoTe-palvelukokonaisuuden ajanvaraustyön kehittämissuunnitelma Kehittämisen vastuu- ja toimijatahot Keskeisimmät valtakunnallisesti vahvistettavat linjaukset Lainsäädäntöön liittyvät säädös- ja tarkennustoimenpiteet Valtakunnallisten määrittelyjen tuottamisen toimenpiteet Valtakunnalliset tukitoimenpiteet ajanvarausta kehittäville hankkeille Valtakunnallisten SoTe-tietojärjestelmäpalvelujen jatkokehittämiseen liittyvät toimenpiteet Kaikkia ajanvarausta kehittäviä hankkeita koskevat toimenpiteet Ajanvarausta kehittävien SADe-kehittäjäkumppanien erityistoimenpiteet Muiden osapuolten toimenpiteet ja osallistuminen Kehittämistoimenpiteiden tavoiteaikataulu Yhteenveto Lähteet Liitteet: Liite 1: Ajanvarauksen toiminnallinen viitemalli Liite 2: Kansalaisajanvarauksen tasot Liite 3: Ajanvarauksen toimintaketjun keskeiset muuttujat Liite 4: Taustaselvitykset

3 1 Johdanto Sähköiset palvelut ovat keskeinen osa tulevaisuuden sosiaali- ja terveyspalveluita. Eri maissa tarjotaan kansalaisille yhä enemmän mahdollisuuksia hoitaa terveys- ja hyvinvointiasioitaan tai osia palveluistaan sähköisesti. Hyvinvointiin liittyvien sähköisten palvelujen ja omahoitoratkaisujen kehittäminen on myös globaali ikääntyvien yhteiskuntien trendi, joka luo mahdollisuuksia luoda kansainvälisiä malleja ja liiketoimintamahdollisuuksia palvelujen toteuttamiseen osallistuville yrityksille. Palveluiden järjestämisestä ja tuottamisesta vastaavat tahot vastaavat myös asiakkaalle tarjottavista sähköisistä palveluista. Sähköisten palveluiden tuottaminen voi kuitenkin olla organisoitu järjestämisvastuuta laajemmalle väestöpohjalle järjestämisvastuullisten tahojen yhteistyönä tai kansallisesti toteutettuina palveluina. Sähköiset palvelut tukevat asiakkaan kokonaisprosessia sosiaali- ja terveydenhuollossa, kuten esimerkiksi tiedon saantia, oman terveyden ja hyvinvoinnin ylläpitoa, palvelun valintaa ja palveluun hakeutumista, ajanvarausta, yhteydenpitoa ja asiointia ammattilaisen ja kansalaisen välillä sekä palautteen antamista. Sähköisiä ajanvarauspalveluja tarjotaan kansalaiselle sellaisissa palveluissa, joissa palveluntuottajan resurssien käyttö suunnitellaan varattavina "palvelupaketteina" ja joissa kansalaisille tarjotaan mahdollisuuksia valita palveluaika ja mahdollisesti myös paikka tai palvelujen tuottaja, jolta palvelu saadaan. Erityisesti sähköisillä ajanvarauspalveluilla on hyötypotentiaalia käyttökohteissa, joissa sähköisellä järjestelmällä voidaan varmistaa kansalaisen oikeus palveluun (esim. ikä, sukupuoli, asuinpaikka) ja ohjata kansalainen palvelutarpeeseen perustuen oikeaan palveluun (esim. riskitestit, itsearviointi, lähete, hoito- ja palvelusuunnitelma). Sähköisen ajanvarauskanava ei saa johtaa kansalaisia eriarvoiseen asemaan palveluun pääsyssä, mistä syystä myös perinteiset kanavat kuten puhelinajanvaraus tulee säilyttää uusien palvelujen rinnalla. Terveyspalveluissa vuonna 2011 sähköisiä verkossa toimivia ajanvarauspalveluja oli käytössä 13/21 sairaanhoitopiirissä ja 15% terveyskeskuksista. Palveluja on toteutettu lähinnä laboratorioiden ajanvarauksiin. Vuonna 2007 vastaavat luvut olivat 7 sairaanhoitopiiriä ja 8% terveyskeskuksista. Sähköpostitse tehtäviä ajanvarauksia oli vuonna 2011 käytössä yhdessä sairaanhoitopiirissä ja 3% terveyskeskuksista. Yksityisten palveluntarjoajien osalta ajanvarausmahdollisuus sähköpostitse oli saatavilla 10 palvelujen tarjoajalla. Tekstiviestipalveluja ajanvaraukseen käytettiin vuonna 2011 kuudessa sairaanhoitopiirissä, 8% terveyskeskuksia ja 7/30 yksityisillä palveluntuottajilla (Hämäläinen ym. 2013). Sosiaalihuollon kuntaorganisaatioille vuonna 2010 suunnatussa kyselyssä 74 kunnasta kaksi ilmoitti käyttävänsä sähköistä ajanvarausta salatun sähköpostin kautta, ja kaikkiaan sähköisiä palveluunhakeutumiskanavia (kuten sähköiset hakemukset) hyödynnettiin kaikkiaan 27% kunnista jossakin sosiaalipalvelussa. Asiakkaille tarjottava sähköinen ajanvaraus todettiin erittäin poikkeukselliseksi yksityisessä sosiaalipalvelutuotannossa. Myös sähköisiin asiointipalveluihin liittyviä hankkeita oli kuitenkin käynnissä (Kärki ym. 2012). Sähköisten ajanvarauspalvelujen toteuttamisasteessa on siis edelleen runsaasti parannettavaa. Toteuttamisaste ei kuitenkaan anna vielä kattavaa kuvaa sähköisten ajanvarauspalvelujen käytöstä tai hyödyistä asiakkaiden ja palvelujen tuottajien kannalta. Nykyiset ajanvarauspalvelut ovat hajallaan ja toimivat asiakkaan näkökulmasta eri tavoin. Varattavia palveluja kuvataan epäyhtenäisesti. Useissa projekteissa on noussut esiin, että sähköisiä ajanvarauksia ei ole saatu integroitua muihin palveluntuottajien käyttämiin järjestelmiin ja aikojen hallinnointi voi vaatia runsaasti ammattilaisten työaikaa, jopa tietojen kopiointia käsin järjestelmästä toiseen. Lisäksi valmistuotteiden osatoteutuksina hankittuja ajanvarausratkaisuja ei yleensä ole integroitu osaksi asiakkaiden palveluja ja asiointiprosesseja siten, että esimerkiksi toisiinsa liittyvien 3

4 palvelujen (kuten osana erikoissairaanhoidon elektiivisten palvelujen prosesseja tehtävät) ajanvaraukset muodostaisivat saumattoman kokonaisuuden. Aiemmissa selvityksissä ja määrittelyissä on käsitelty laajasti sähköisillä ajanvarauspalveluissa sosiaalija terveyspalveluissa saavutettavia hyötyjä ja sähköisten ajanvarausten perusteluja. Näitä seikkoja on osaltaan koottu tämän suunnitelman liitteisiin ja tavoitetilan kuvaukseen. Ajanvarauspalveluilla saavutetuista paikallisista hyödyistä kerättyä arviontitietoa on esimerkiksi ekat-loppuraportissa (Niska ym. 2009), josta alla muutamia poimintoja ja kokemuksia Pohjois-Karjalasta ja Päijät-Hämeestä: työtoimintolaskennan perusteella ajanvaraajien työtä on säästetty 10-15% sähköisten ajanvarausten kautta aiempiin malleihin verrattuna ajanvaraustoimenpiteisiin on kulunut ennen sähköistä ajanvarausta n. 30% yhden sairaanhoitajan työtunneista, ja sähköistämisellä tästä ajasta on voitu vapauttaa ajanvarausta hoitaneiden ammattilaisten hoitoon yli 3 viikkoa vastaava työaika vuodessa sähköisen ajanvarauksen kautta on rauhoitettu puhelimessa asiakkaiden kanssa hoidettavia seikkoja n. kolmanneksella sähköisen ajanvarauksen kautta aikojen siirtoihin liittyvät puhelut ovat vähentyneet lähes 65 % ajanvarauksia pilotoineilla poliklinikoilla on raportoitu ajanvarausten siirtojen ja peruutusten vähenemisiä 11% samalla ajanjaksolla joissa muilla yksiköillä siirtomäärät ovat pysyneet lähes ennallaan ajanvarauksen ennakkoviestipalveluun liittyvien prosessimuutosten on arvioitu vähentäneen hoidonvaraajan kuormaa noin 30 % ajanvarauksia hoitaneiden ammattilaisten työn hallinnasta ja työssä jaksamisesta on raportoitu parantuneita tuloksia sähköisen ajanvarauksen käyttöönoton jälkeen erikoissairaanhoidon leikkausyksikössä, lasten ja nuorten poliklinikalla ja korva-, nenä- ja kurkkutautien poliklinikalla suoritetuissa asiakastyytyväisyysmittauksissa o 60% on vastannut lapsensa aikaa koskevaan tekstiviestiin ja 40% omaa ajanvaraustaan koskevaan o 90% vastaajista haluaa jatkossakin käyttää tekstiviestipohjaisia ajanvarauspalveluja, jotka on koettu helpoksi käyttää sekä ajasta ja paikasta riippumattomaksi palveluksi suun terveydenhuollon ajanvarauksen verkkopalvelun käyttöön liittyvässä kyselyssä o 64% oli täysin tai lähes samaa mieltä väitteestä, että sähköinen ajanvarauspalvelu oli helppokäyttöinen o 63% mielestä sähköisen ajanvarauspalvelun myötä ajanvarauksen teko oli helpompaa kuin perinteinen ajanvaraus (soittamalla tai kirjeitse) o 88 % oli samaa mieltä siitä, että henkilöllisyys pysyy salassa käytettäessä sähköistä ajanvarausta o 81 % haluaa jatkossakin käyttää sähköistä ajanvarauspalvelua. Yllä olevat esimerkit kuvaavat sähköisten ajanvarauspalvelujen hyötymahdollisuuksia sekä ammattilaisten että asiakkaiden toiminnan tukemisessa, mutta myös palveluresurssien vapauttamisessa hallinnollisesta toiminnasta varsinaiseen asiakkaiden palveluun. Ajanvarauspalvelut ovatkin hyvä esimerkki, kuinka tietoteknisillä ratkaisuilla pystytään "vapauttamaan ammattilaiset puhelimen ja kalenterin välistä". Sähköisissä ajanvarauspalveluissa on kuitenkin pystyttävä huomioimaan eri palvelujen erilaiset toimintamallit sekä suuri joukko palvelujen ohjaamiseen liittyvää tietoa, jolloin yksittäinen sähköisen ajanvarauspalvelun malli ei sovi optimaalisesti kaikkiin tilanteisiin. Selvistä hyödyistä huolimatta ajanvarausratkaisujen kehittäminen edellyttää kuitenkin toiminnan ja tietojärjestelmäkehityksen yhteensovittamista suunnitelmallisesti, valmiutta sekä toimintatapojen että sähköisten palvelujen kehittämiseen sekä hoidon ammattilaisten ja järjestelmien toteuttajien yhteistyötä. 4

5 Tämä ajanvarauksen kehittämissuunnitelma on laadittu Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelman (SADe-ohjelma) Sosiaali- ja teveysalan palvelukokonaisuuteen (SoTe-palvelukokonaisuus) kuuluvassa suunnitelmaprojektissa. Suunnitelman tarkoituksena on määritellä SADe SoTepalvelukokonaisuuden ajanvarauksen kehittämisen suuntaviivat, mutta siinä ei määritellä ajanvarauksen kehittämiseen varsinaisia ratkaisuja, vaan toimenpiteitä ja tahoja niiden toteuttamiseksi. Suunnitelmassa on myös tiukasti rajattua ajanvarausta laajempia kehittämisehdotuksia palveluihin hakeutumisen kokonaisuuden kehittämiseksi, jotka ovat nousseet esiin ajanvarausnäkökulmasta. Suunnitelma on tuotettu SADeohjelman SoTe-palvelukokonaisuuden osana THL:n ohjauksessa ja yhteistyössä palvelukokonaisuuden useiden sidosryhmien ja kehittäjäkumppanihankkeiden kanssa. Tämän suunnitelmaversion sisältö voi muuttua ja päivittyä edelleen valtakunnallisten linjausten ja kehittämistoimenpiteiden tarkentuessa. 1.1 Kehittämissuunnitelman tavoitteet ja rajaukset SADe SoTe-palvelukokonaisuuteen kuuluvan ajanvaraustyön tavoitteena on - yhteistyössä ajanvarauspalvelua kehittävien ja käyttöönottavien kuntien ja sairaanhoitopiirien kanssa - aikaansaada alueellisen moniajanvarauksen toiminnalliset ja tekniset määrittelyt, testata ja käyttöönottaa määrittelyjen mukaisesti toteutettuja ratkaisuja valituissa asiakasryhmissä ja palveluissa sekä suunnitella valtakunnallisen levittämisen toimintamalli ja sen edellyttämä hankintayhteistyö. Tavoitteena on SoTe-sektorin geneerinen malli, joka on yleistettävissä kaikkiin sähköiseen ajanvaraukseen sopiviin palveluihin. Tavoiteltava vaatimustaso tarkennetaan yhdessä SADe-ohjelman kehittämiskumppaneiden kanssa. Määriteltävien ajanvarausratkaisujen konkreettinen käyttöönotto tapahtuu SADe-ohjelman aikana kehittäjäkumppanien eri palveluissa, mutta tavoitteena on luoda valtakunnalliset mallit ja määrittelyt, joita kaikki sähköisiä ajanvarauspalveluja kehittävät ja käyttöönottavat voivat hyödyntää. SADe-ohjelman SoTe-palvelukokonaisuuden ajanvaraustyön tavoitteisiin kuuluu muun mualla kansalaisen käyttöliittymää koskevien vaatimusten määrittely sekä taustajärjestelmiä (kuten potilashallinnon järjestelmät, sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmät) koskevat avoimuuden ja yhteentoimivuuden kannalta oleelliset kansalliset vaatimukset. Lisäksi SADe-ohjelmassa testataan ja käyttöönotetaan määrittelyjen mukaisesti toteutettuja ratkaisuja valituissa asiakasryhmissä ja palveluissa sekä suunnitellaan valtakunnallisen levittämisen toimintamalli ja sen edellyttämää hankintayhteistyötä. Tämä kehittämissuunnitelma on tuotettu tukemaan yllä näkyviä tavoitteita. Dokumentissa kuvataan tarkennettu suunnitelma SADe-ohjelman sähköisten ajanvarauspalvelujen kehittämistyötä varten. Suunnitelma tarkentaa sähköisen ajanvarauksen kehittämisen tavoitteet palvelujärjestelmän ja asiakkaan palveluihin hakeutumisen näkökulmasta. Kehittämissuunnitelma ei sisällä kaikkia yksityiskohtaisia tai kattavia ajanvarausratkaisujen määrittelyjä vaan nostaa esiin kehittämiseen liittyviä tavoitteita, suosituksia, toimenpiteitä, sisältöjä sekä tahoja toimenpiteiden toteuttamiseksi. 1.2 Keskeiset lähteet ja aiemmat ajanvarausmäärittelyt Tämän kehittämissuunnitelman laatimisen yhteydessä on käyty läpi seuraavat aiemmat määritykset ja selvitykset, jotka ovat toimineet osaltaan sekä nykytilan kehittämiskohteiden, tavoitetilan tarkennusten että ehdotettavien toimenpiteiden pohjana (referoidut yhteenvedot selvityksistä ovat liitteessä 4): Terveyspalvelujen ajanvarauksen valtakunnallisen arkkitehtuurin suuntaviivat (ekat), 1/2008. Valtakunnallisen sähköisen kansalaisajanvarauksen toiminta- ja organisointimalli - selvitysraportti (Pivotal Consulting), 12/2008. Julkisen hallinnon sähköiset ajanvarausjärjestelmät (Netum), 12/2009. SADe Ajanvaraus-esiselvitys, Ajanvarausrajapintojen HL7 määrittelyt, erityisesti HL7 v3 Schedulign määrittelyt, 9/

6 Erityisesti SADe-ohjelman Ajanvaraus-esiselvitys on toiminut pohjana kehittämissuunnitelmalle. Lisäksi sähköisiä ajanvarauspalveluja on käsitelty monissa muissa sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien ja arkkitehtuurien määrittelyissä. Myös näiden raporttien ajanvarauksiin liittyviä osia on koottu liitteeseen 4. Niissä ei kuitenkaan pääosin ole esitetty kovin tarkkoja sähköisiin ajanvarauspalveluihin kohdistuvia tavoitetiloja. Tämän suunnitelman tärkeänä pohjana ovat SADe-ohjelman SoTe-palvelukokonaisuuden kehittäjäkumppanihankkeiden (Hyvis-SADe ja PSOP SADe) työkokouksissa esiin nostetut tarpeet ja kehittämiskohteet. Suunnitelmaan on lisäksi huomioitu luonnosversioon maalis- huhtikuussa 2013 saadut kommentit palvelukokonaisuuden klusteriryhmästä, THL:n useilta asiantuntijoilta sekä palvelukokonaisuuden kehittäjäkumppanihankkeilta. Suunnitelman menetelmällisenä pohjana on käytetty kokonaisarkkitehtuurin ja vaatimusten hallinnan menetelmiä (Tiihonen ym. 2012, Itälä ym. 2012). Toimijoiden sekä ajanvaraustoimenpiteiden jäsentämisessä on hyödynnetty toiminnan ja prosessien kuvaamisen kuusitasoista mallia (Luukkonen ym. 2012) erityisesti yleiskuva- ja tehtävät- tasoilla asiakas- ja työntekijä-näkökulmia korostaen. Ajanvarausarkkitehtuurin ja yhteentoimivuuteen liittyvien seikkojen osalta on pohjana käytetty tutkimustuloksia ajanvarauksen toimintoanalyysin ja palveluarkkitehtuurin yhteensovittamisesta (Mykkänen ym. 2009) ja ajanvarauksen yhteentoimivuusstandardien määrittelystä (Mykkänen & Tuomainen 2012). Useat suunnitelman kohdat ja rakenteet nojautuvat JHS 171 Kehittämiskohteiden tunnistaminen- ja JHS 179 Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen -suosituksiin, ja osa sisällöstä muodostaa pohjaa sosiaali- ja terveyspalvelujen ajanvarauksen kohdearkkitehtuurille 1. Työn aikana käynnissä olleet SADe-ohjelman palvelutarkastelu (Oikarinen 2012), SADe SoTe-palvelukokonaisuuden sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisen asioinnin viitearkkitehtuurin kehittäminen (erityisesti arkkitehtuuriperiaatteet, sidosryhmien vaatimukset) sekä Sähköisen asioinnin viitearkkitehtuuri (SAVI) ovat osaltaan ohjanneet suunnitelmaa. 1.3 Kehittämissuunnitelman rakenne Tässä kehittämissuunnitelmassa noudatetaan yksinkertaista perusrakennetta. Luku 2 kuvaa nykytilan kehittämiskohteita, luku 3 tavoitetilan elementit ja luku 4 kehittämistoimenpiteet vastuiden kautta. Suunnitelman rakennetta ja jäsennystä on havainnollistettu kuvassa 1. Aiempien selvitysten ja määrittelyjen yhteenveto sekä joukko pohjana käytettäviä malleja on koottu suunnitelman liitteisiin. 1 Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin teminologian mukaisesti SoTe-ajanvarauksen arkkitehtuuri on kohdealueen osan viitearkkitehtuuri - useita organisaatioita kattava, yleistetty, rajattua kohdealuetta koskeva arkkitehtuurikuvaus. 6

7 Nykytilan kehittämiskohteet (Luku 2) Nykytilan kehittämiskohteet (selvityksistä) Kehittämistoimenpiteet (Luku 4) Ohjaus ja tuki Toiminta- ja tietoarkkitehtuuri Tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuuri Nykytilan kehittämiskohteet (kehittäjäkumppanit) Toimenpiteet Toimenpiteet Toimenpiteet Tavoitetilan elementit (Luku 3) Asiakasnäkökulman tavoitteet Ammattilaisen tavoitteet Palvelun järjestäjän ja tuottajan tavoitteet Kansalliset tavoitteet Tietojärjestelmä- ja teknisten ratkaisujen tavoitteet Kuva 1. Kehittämissuunnitelman rakenne. 1.4 Keskeiset käsitteet Tähän lukuun on koottu ja kuvattu sähköiseen ajanvaraukseen liittyvät keskeiset käsitteet, joita kehittämissuunnitelmassa käytetään. Myös SADe-ohjelman SoTe-palvelukokonaisuuden sanastotyöryhmässä ajanvarauksen sanasto on yksi kehitettävä osa-alue. Ajanvarauksen suorittaja, ajan varaaja henkilö, joka suorittaa ajanvarauksen Ajanvarauspalvelu keskitetty ohjelmistopalvelu, jonka kautta on mahdollista varata aikoja palvelun taustalla oleviin ajanvarausjärjestelmiin Asiakas henkilö, jolle aika varataan Moniajanvaraus samalle asiakkaalle varataan (eri) aikoja useista yksittäisistä palveluista (tai resursseista) Esimerkiksi samalle päivälle klo 10 röntgen, klo 11 laboratorio ja seuraavaksi päiväksi klo 12 anestesia jne. Moniresurssivaraus samaan toimenpiteeseen / tutkimukseen (tai palveluun) tarvittavat resurssit varataan kerralla Esimerkiksi palvelun toteuttamiseen tarvittavat asiantuntijat, tilat ja laitteet kootaan ja paketoidaan varattavaksi. Varaamisessa on huomioitava myös ohjaustiedot (ks. seuraava kohta). Ohjaustiedot 7

8 tietoja, joilla voidaan sitoa tietty resurssi (henkilö, laite, tila) tiettyyn suorituspaikkaan tai tilaresurssiin, tai joilla ohjataan asiakkaan palveluprosessin etenemistä tai palvelujen avaamista varattavaksi Esimerkiksi tietty tutkimus sidotaan tiettyyn huoneeseen ja laitteeseen. Ohjaustietoihin voi myös kuulua tietoa mm. tarjottavien palvelutapahtumien rajauksista kullekin yksittäiselle varaajalle, tieto omalääkäristä jne. Palvelutuote yksittäinen tarjottava (ja varattavaksi tarjottava) palvelu, jota tarjotaan jossakin toimipisteessä Yhteen palvelutuotteeseen voi kuulua monta resurssia (palvelutuote voi koostua eri resursseista). Yleisellä tasolla erityyppisiä palveluita käsitellään (ja esimerkiksi haetaan) palvelutuoteluokan kautta (ks. palvelutuoteluokka), esimerkiksi alueellisen ajanvarauksen käyttäjä voi kysellä palveluita tietylle asiakkaalle esim. palvelutuoteluokan ja toimipisteen perusteella, tai suoraan tiettyjä palvelutuotteita. Palvelutuoteluokka asiakkaan tarvetta vastaava palvelun antajan tuotetta kuvaileva luokka, jonka avulla kuvataan asiakkaan tarvetta selkokielisesti Esimerkiksi "yleislääkärin vastaanotto", "ohjaus ja neuvonta sairauteen liittyen" tai "reseptin uusiminen" Resursseja hallinnoiva järjestelmä järjestelmä, jonka kautta hallinnoidaan varsinaisia varattavia resursseja ja niiden varattavia aikoja Esimerkiksi potilashallinnon tai toiminnanohjauksen järjestelmä voi toimia resursseja hallinnoivana järjestelmänä. Resurssit konkreettisia kohteita, jotka pitää varata ennen niiden käyttöä Resursseja ovat: henkilöt, paikat ja laitteet/tarvikkeet/esineet. Ryhmäajanvaraus varaus, jossa sama aika voidaan varata useille asiakkaille (= ryhmälle) Esimerkiksi ryhmälle varattava terapia, allasjumppa tms. Sarja-ajanvaraus ajanvaraus, jonka perusteella sama palvelu tai resurssi varataan toistuvasti Esimerkiksi ajanvaraus fysioterapiaan joka tiistaille klo 15 kolmen kuukauden ajaksi 8

9 2 Ajanvarauskehittämistyön nykytilan kehittämiskohteita Ajanvarauspalvelujen nykytilasta ei voida esittää yhtä kattavaa ja ainoaa nykytilan kuvausta, sillä ajanvarausratkaisuja on kehitetty ja kehitetään useissa erillisissä hankkeissa ja piloteissa. Suunnitelman johdannossa on kuvattu sitä, missä määrin erilaisia sähköisiä ajanvarauspalveluja on toteutettu sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioissa, mutta tiedot sähköisten ajanvarauspalvelujen käyttöasteesta ja hyödyistä asiakkaan ja palveluntuottajien kannalta ovat hajanaisia. Nykytilan kuvaamisessa keskitytään tässä suunnitelmassa kehittämiskohteiden esiin nostamiseen aiemmista selvityksistä ja määrittelyistä (ks. myös liite 4) sekä SADe SoTe-palvelukokonaisuuden ajanvaraustyöhön osallistuneilta tahoilta. Tässä luvussa kuvattavat ajanvarauksen nykytilan kehittämiskohteet on siis koostettu eri lähteiden ja tahojen esiin nostamista kohteista. Luvussa 3 kuvataan tavoitetilan elementit, joista suuri osa liittyy tässä kuvattuihin kehittämiskohteisiin. Luvussa esitetyt nykytilan kehittämiskohteet on koottu erityisesti selvityksistä Terveyspalvelujen ajanvarauksen valtakunnallisen arkkitehtuurin suuntaviivat (Mykkänen ym. 2008), Valtakunnallisen sähköisen kansalaisajanvarauksen toiminta- ja organisointimalli selvitysraportti (Etelämäki ym. 2008), Julkisen hallinnon sähköiset ajanvarausjärjestelmät (Netum 2009) ja SADe Ajanvaraus-esiselvitys (Simell) vuosilta Näiden lisäksi on kuitenkin koottu tietoa kehittämiskohteista ja tavoitteista SADekehittäjäkumppaneilta ja muilta toimijoilta SADe-ohjelman SoTe-palvelukokonaisuuden ajanvaraustyössä järjestettyjen ajanvaraustyöpajojen ja -työkokousten yhteydessä sekä näiltä toimijoilta saaduista materiaaleista. Nykytilan kehittämiskohteilla tarkoitetaan nykytilaan liittyviä havaittuja puutteita ja tarpeita. Kehittämiskohteet kohdistuvat nykyisiin toimintamalleihin, käytäntöihin, järjestelmiin tai välineisiin. Kehittämistoimenpiteiden tunnisteet eivät ole tiukasti numerojärjestyksessä, ja monia esiin nostetuista kehittämiskohteista ei ole viety yksityiskohtaisten vaatimusten tasolle. 2.1 Selvitysten havaintoihin perustuvat nykytilan kehittämiskohteet Tässä luvussa listataan yllä mainittujen ajanvarausselvityksien havaintoihin pohjautuvat nykytilan kehittämiskohteet. Toisin kuin alkuperäisissä selvityksissä ja määrittelyissä, kehittämiskohteita on tässä ryhmitelty kokonaisarkkitehtuurin mukaisesti siten, että kuvataan erikseen toiminta- ja tietoarkkitehtuuriin liittyviä kehittämiskohteita ja erikseen tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuuriin liittyviä kehittämiskohteita. Kehittämiskohteita on myös muotoiltu siten, että ne olisivat ymmärrettäviä ja yhteismitallisia irrotettuna alkuperäisestä lähteestään, ja niihin on huomioitu SADe SoTe-palvelukokonaisuuden kehittäjäkumppaneilta saatuja tarkennuksia ja painotuksia. Lisäksi kuvataan tarvittavat ohjaus- ja tukitoimenpiteiden kehittämiskohteet. Kehittämiskohteisiin kohdistetaan toimenpiteitä luvussa 4. Toiminta- ja tietoarkkitehtuuriin liittyvät nykytilan kehittämiskohteet: G211: Sähköinen ajanvaraus ei ole nykyisellään suunniteltu osaksi kaikkia sellaisia organisaatioiden toiminta(proseseja), joissa sillä voitaisiin saavuttaa hyötyjä. Suuri osa sähköisten ajanvarauspalvelujen potentiaalista on vielä hyödyntämättä. Ajanvaraus edellyttää nykyisien toimintamallien muuttamista ja asiakasnäkökulman huomiointia. 9

10 G212: Ajanvarausratkaisuissa käytössä olevat ajanvaraukseen liittyvät käsitteet ja tiedot eivät ole kaikilta osin yhtenäisiä, eikä käsitemalleja ja käsitteiden välisiä suhteita ei ole määritelty. Tämä aiheuttaa ongelmia mm. rajapintamäärittelyissä ja säännöstöjen määrittelyssä. G213: Ajanvarausratkaisuissa tarvittavia luokitusten ja koodistojen määrittelyjä puuttuu tai ne ovat puutteellisia. Olennaisia kehittämiskohteita ajanvarausratkaisujen kannalta ovat erityisesti SoTepalveluhakemisto sekä muut ajanvarauksen kannalta keskeiset koodistot, mm. palvelutuoteluokituksen ja palvelutuotteen käyttämisestä päättäminen ja luokitusten määritteleminen. G214: Ajanvaraustietojen saatavuuteen ja välittämiseen liittyvät yhteiset tieto- ja yhteentoimivuusmääritykset ja päätökset puuttuvat pääosin liittyen siihen, missä muodossa ajanvaraustiedot siirretään toimijoiden välillä. Tulisi myös päättää, käytetäänkö aiemmissa selvityksissä ehdotettua ajanvarausasiakirja- tai jotakin muuta mallia ajanvaraustietojen siirtämiseen. G215: Osa sähköisistä ajanvarausratkaisuista on toteutettu siten, että ratkaisu on aiheuttanut päällekkäistä tai kaksinkertaista työtä. Sähköiset ratkaisut tulee toteuttaa siten, että tietoja ei käsin siirretä tai kopioida tietojärjestelmästä toiseen, tai että ammattilaisten ei tarvitse syyttä toistaa asiakkaiden jo tekemiä ajanvaraustoimenpiteitä. Tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuuriin liittyvät nykytilan kehittämiskohteet: G216: Potilastietojärjestelmissä (ja niihin sisällytettyissä ajanvarausjärjestelmissä) ajanvaraustietojen saantiin tai ajanvarausten toimenpiteisiin ei ole toteutettu tai otettu käyttöön avoimia rajapintoja, järjestelmien väliset yhteydet ovat puutteellisia tai rajapinnat eivät ole avoimia tai yhdenmukaisia. G217: Ajanvaraustietojen yhteistä kansallista tai alueellista "master" säilytyspaikkaa ei ole määritelty. Tarvitaan linjaus/päätös siitä, kuuluvatko ajanvaraustiedot resursseja hallinnoivan tahon järjestelmässä säilytettäväksi vai potilasasiakirja-arkiston yhteyteen, ja kuinka ne toimitetaan tarvitsijoiden saataville. G218: Ajanvaraustietojen siirtämistä tarvitsijoiden saataville ja eri järjestelmiin ei ole määritelty ja linjattu valtakunnallisesti. Tarvitaan määritys ja yhteiset linjaukset siitä, kuinka ajanvaraustietojen viestinvälitys tulisi toteuttaa. Tähän liittyen tulee määritellä, missä muodossa ajanvaraustiedot ja niihin liittyvät asiakastiedot tulisi siirtää toimijoiden välillä riittävän turvallisesti. G219: Paikalliset resurssienhallintajärjestelmät eivät tue alueellisen ajanvarauksen edellyttämää palveluiden yhdenmukaista kuvaamista (esim. palvelutuote-mallia). Riippumatta samaa palvelua (sote-palvelut) tuottavien organisaatioiden valitsemista ammattilaisen järjestelmistä, näkymän asiakkaaseen päin tulisi olla yhtenevä. G220: Rajapinnat resurssienhallintaa toteuttavien ohjelmistojen ja sähköisten ajanvarausjärjestelmien välillä ovat puutteellisia ja käytössä olevia rajapintastandardeja sovelletaan epäyhtenäisesti. Standardit on havaittu osin vaikeaselkoisiksi ja ne ovat mahdollistaneet monella tavalla tulkittavuuden, mikä on aiheuttanut eroja ja yhteensopivuusongelmia myös standardien mukaisissa ratkaisuissa. G221: Ajanvaraukseen liittyviä käsitteitä ei ole määritelty yhtenäisesti siten, että esimerkiksi varattavien palvelujen yhtenäinen kuvaaminen sähköisissä ajanvarauspalveluissa olisi toteutunut. Ajanvarausratkaisuissa käytetään toisistaan loogisesti poikkeavia varattavien ja varattujen aikojen ja palvelujen kuvaamisen ratkaisumalleja. G222: Ajanvaraukseen liittyvien tietojärjestelmien ja tietojärjestelmäpalvelujen perusvastuita eri toiminnoista ja liittymistä laajempaan palveluihin hakeutumisen prosessiin ei ole yhdenmukaisesti määritelty 10

11 yhteisen arkkitehtuurimäärittelyn kautta. Määrittelyissä ja toteutuksissa on kirjava joukko yleisiä ja erikoistuneita palveluja tai järjestelmiä. G223: Tietojärjestelmäpalvelujen määrittelytyön yhteydessä on havaittu tarkentamistarpeita mm. palveluiden toteutustasoissa ja palveluiden rakeisuudessa. Tarkennukset ja linjaukset ovat puutteellisia liittyen siihen, mitkä ajanvarausratkaisujen osat määritellään valtakunnallisesti, mitkä alueellisesti / paikallisesti. G225: Esiin on nostettu tarve tuottaa yhteisiä määrityksiä ajanvaraukseen liittyvien säännöstöjen toteuttamiseksi ja sen selvittämiseksi, tarvitaanko ajanvarausta varten yhteinen säännöstöpalvelu, jossa voidaan huomioida eri toimintamalleissa tarvittavat ohjaustiedot, jotka voivat olla osin jopa organisaatiokohtaisia. G226: Alueellisissa ajanvaraustoteutuksissa on toteutettu vapaiden aikojen selvittämistä kansalaisen käyttämiin ajanvarauspalveluihin sekä kyselemällä vapaita aikoja varaustapahtumakohtaisesti resursseja hallinnoivista järjestelmistä että replikoimalla vapaiden aikojen tietoja resursseja hallinnoivista järjestelmistä ajanvarauspalveluun. Toteutustavalle on nähty yhtenäistämistarpeita erityisesti niissä tilanteissa, joissa varattavat palvelut kytkeytyvät palvelujen tuottajien toiminnanohjaus- ja suunnittelujärjestelmiin. Ohjaus- ja tukitoimenpiteisiin liittyvät nykytilan kehittämiskohteet: G227: Kansallisen tason koordinointi on ollut kausiluonteista ja eri seikoista vastuullisia tahoja ei ole selkeästi määritelty, eikä ajanvarausratkaisuja kehittäville tahoille ole ollut saatavilla tarvittavaa ohjausta tai tukea. Hanketoiminnassa on toteutettu lyhyitä kehittämishankkeita ilman kuvaa ajanvarauksen tarpeista laajemmassa mittakaavassa. Ei ole ollut selvillä, mitkä tahot vastaavat ratkaisujen ja palvelujen määrittelystä ja mitkä tahot ovat teknisiä toteuttajia ja ylläpitäjiä. G228: Viestinnästä ja kansallisesta yhteistyöstä ei ole sovittu: mm. sähköisten asiointipalvelujen standardien ja hyvien käytäntöjen noudattamisesta tulisi sopia sekä tiedottaa. G229: Kokonaisarkkitehtuurityö ja viitearkkitehtuurityö ovat kesken: Yhteiset suuntaviivat puuttuvat. G224: Ajanvaraustietojen suhteen on nähty lainsäädännön tai sen tulkintojen tarkennustarpeita sille, millaisilla tunnistautumismekanismeilla ajanvarauksia voidaan tehdä sekä kuinka vahvaa tunnistautumista vaaditaan ajanvaraustietojen saantiin sähköisistä palveluista. 2.2 Kehittäjäkumppanien painottamat tarpeet ja nykytilan kehittämiskohteet pidetyssä työpajassa SADe-kehittäjäkumppaneilta kysyttiin nykytilan kehittämiskohteita ja kansallisen tuen tarpeita ajanvarausratkaisuihin liittyen. Tässä luvussa kuvataan työpajan ja työkokousten tuloksien, kehittäjäkumppanimateriaalin sekä keskustelujen pohjalta nykytilaan liittyviä kehittämiskohteita. Kehittämiskohteiden kohdalla keskitytään erityisesti kehittäjäkumppanien tarpeisiin, mutta myös muut työpajassa nousseet nykytilaan liittyvät kehittämiskohteet (erityisesti edellisen luvun selvityksistä pois jääneet) on pyritty huomioimaan. Kehittämiskohteet on pyritty ryhmittelemään kokonaisarkkitehtuurin mukaisesti siten, että ensin kuvataan toiminta- ja tietoarkkitehtuuriin liittyviä kehittämiskohteita ja sitten tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuuriin liittyviä kehittämiskohteita. Toiminta- ja tietoarkkitehtuuriin liittyvät nykytilan kehittämiskohteet: 11

12 G111: Valinnanvapaus asiointiprosessissa: asiointiprosessin tulisi huomioida asiakkaan valinnanvapaus asioinnissa, jonka mukaisesti asiakas voi jatkossa vapaammin valita palvelunantajan, palvelupaikan sekä ajan palvelutarpeensa mukaisesti, tarvittaessa tukien myös asiakkaan ohjaamista oikeisiin palveluihin. G112: Palveluun hakeutumisen ja ajanvarauksen yhteys: palveluun hakeutuminen tulisi linkittää ajanvaraustyöhön. Asiakkaan asiointiprosessissa palveluun hakeutuminen ja ajanvaraus kuuluvat samaan toimintaketjuun. Palveluun hakeutuminen voi pitää sisällään myös asioinnin aloittamisen esimerkiksi riskitestien kautta. G113: Sähköinen ajanvaraus tulisi selkeästi integroida osaksi sekä asiakkaan että ammattilaisen prosessia. Ohjausprosessin tulisi tukea toimintaketjua kaikentyyppisissä ajanvarauksissa. G114: Ajanvarauksen toiminnallisuuteen liittyen erilaisissa tilanteissa on epäselvää, mitä tietoja ajanvaraukseen liittyvissä eri tiedonhallintatilanteissa voidaan näyttää asiakkaalle, vastaavasti ei ole myöskään täysin selvää, mitkä tiedot ovat eri tilanteissa ammattilaisen käytettävissä? Tämä kehittämiskohde liittyy myös lakien selvittämiseen kuuluvaan kansallisen tuen tarpeeseen. G115: Asiakkaalta tarvittavien mahdollisten maksutoimenpiteiden tulisi liittyä sujuvasti asiointiprosessiin ja esimerkiksi varsinaisen palvelun ajanvarauksen yhteyteen siten, että asiakas voisi tarvittaessa myös maksaa varaamansa palvelun ajanvarauksen yhteydessä. Maksatus nousee jatkossa erityisen tärkeään osaan vapaaseen liikkuvuuteen liittyen. G116: Puolesta asiointi sähköisessä asioinnissa ja ajanvarauksessa tulisi mahdollistaa: sähköisen asioinnin tulisi mahdollistaa toiminnallisuus, jonka kautta asiakas voi myöntää toiselle henkilölle (valtuutettu ammattilainen tai toinen kansalainen) oikeuden asioida puolestaan, tai jonka kautta mahdollisuus puolestaasiointiin erityisesti huoltaja- ja myös holhooja-suhteissa mahdollistaa. G117: Ajanvarauksen toiminnallisuuteen liittyvät säännöstöt ovat vielä osin epäselviä ja puutteellisia. G118: Tarvittaessa toiminnallisuuden tulisi tukea paremmin myös massaperuuttamista (Recalltoiminnallisuus) sekä ammattilaisen takaisin soittoon liittyvää ajanvaraamistoiminnallisuutta (Call back - toiminnallisuus). Massaperuuttaminen liittyy tilanteisiin, joissa esimerkiksi palvelupisteessa tapahtunut tulipalo tai muu ennakoimaton este aiheuttaa laajemman perumistarpeen. Tähän liittyen toiminnallisuuden tulisi tukea myös takaisinkutsumista. G125: Asiointiprosessissa tulisi olla kansalaisen kannalta riittävän yhtenäinen ja helppokäyttöinen käyttöliittymä riippumatta hänen sijainnistaan ja haluamastaan palvelusta tai palvelunantajasta. Tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuuriin liittyvät nykytilan kehittämiskohteet: G119: Tietojärjestelmäarkkitehtuurin määrittelytyö: mitkä osat (palvelut ja järjestelmät) kuuluvat kansallisesti määriteltäviksi ja mitkä alueellisesti/paikallisesti? G120: Tietojärjestelmien toteutuksesta vastaavat tahot: on ollut epäselvää, mikä taho vastaa minkäkin palvelun tai järjestelmän toteutuksesta. Myös toteuttajatahojen kilpailutukseen liittyen on ollut epäselvyyttä. Vielä ei ole myöskään ollut selvillä täytyykö kohdearkkitehtuurien rakentaa integraatiot valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin. 12

13 G121: Federoitu tunnistautuminen: Tunnistautuminen tulisi toteuttaa kertakirjausperiaatteella. Työpajoissa havaittiin ongelmalliseksi tilanteet, joissa siirrytään kevyempää tunnistautumista vaativasta palvelusta vahvaa tunnistautumista vaativaan palveluun. G122: Palvelujen ja järjestelmien väliset rajapinnat: rajapinnat vaativat yhteistä määrittelyä. Ajanvarauksen toteuttamisessa tarvittavien rajapintojen tunnistaminen kuuluu samaan kehittämiskohteeseen. G123: On tarpeen tarkentaa, mitkä ovat ajanvarauksen säännöstöjen, palveluhakemiston, tunnistautumisen, suostumusten ja valtuutusten toteutustasot. G124: On tarpeen tarkentaa, ovatko hoidon tarpeen arviointi ja hoitoon ohjaus, alueellinen ajanvaraus, alueellinen moniajanvaraus, SoTe Kalenteri- ja ajanvaraus koostenäkymät ja automaattiseen hoidon tarpeen arviointiin pohjautuva varaus kansallisesti määriteltäviä ja alueellisesti/paikallisesti toteutettavia palveluita. Ohjaus- ja tukitoimenpiteisiin liittyvät nykytilan kehittämiskohteet G126: Lainsäädäntöön liittyen on havaittu tarkennustarve sille, mitkä palvelut vaativat vahvaa tunnistautumista ja mihin palveluihin riittää kevyempi tunnistautuminen. G127: Tarvitaan linjaus siitä, täytyykö uusissa määrittelyissä huomioida EU:n laajuinen valinnanvapaus vai ei. Kehittäjäkumppanien palvelut, jotka toimivat SADe-ohjelman SoTe-palvelukokonaisuuden ajanvarauksen kehittämiskohteina: G128: Ensimmäisen vaiheen kehittämiskohteena (Lähtökohtana) Hyvis-hankkeessa on laatia ensin yksinkertainen ajanvaraus (neuvolat, hoitajan vastaanotto, hammashuolto, erilaiset seulonnat sekä ikäkausi- ja määräaikaistarkastukset), joka laajennetaan alueelliseksi moniajanvaraukseksi (erikoissairaanhoito, elektiiviset hoitoprosessit). G129: Alkuvaiheen kehittämiskohteena PSOP-hankkeessa ajanvaraustyöhön liittyen ovat esimerkiksi Espoossa suun terveydenhuolto sekä joukko muita palveluita. Myös perusterveydenhuollon ja jotkin sosiaalihuollon palvelut kuuluvat alkuvaiheen kohteisiin. 13

14 3 SoTe-ajanvarauksen tavoitetilan elementit Tässä luvussa kuvataan sosiaali- ja terveyspalvelujen ajanvarauksen ja sen kehittämisen tavoitetilan elementtejä. Tavoitetilaa on jäsennetty ratkaisujen ohjauksen ja tukipalvelujen (ohjaus), toiminnallisten ja asiakas- ja ammattilaisnäkökulman tavoitteiden (toiminta), tietojen yhtenäistämisen ja saatavuuden (tieto), tietojärjestelmäratkaisujen arkkitehtuurin ja vastuiden (tietojärjestelmät) sekä yhteentoimivuuteen liittyvien rajapintojen (teknologia) näkökulmasta. Kunkin näkökulman alla on yksi tai useampia pääkohtia, joiden alle tavoitetilaa on kuvattu. Luvussa 3 on koottu myös perusteluja ja viittauksia eri tavoitteisiin liittyen. Tavoitetilaan liittyy useita linjaus- ja tarkennustarpeita, joihin liittyviä tarkempia toimenpiteitä kuvataan ja ryhmitellään luvussa 4. Luvun 3 eri kohdissa esitettyjen linjausten ja tavoitetilan ominaisuuksien tunnisteet (esim. T111) eivät ole suoraan numerojärjestyksessä. Luku 3 keskittyy tavoitetilaan kohdistuviin ominaisuuksiin, ja kehittämiseen kohdistuvia vaatimuksia ja tukitoimenpiteitä käsitellään tarkemmin luvussa Ohjaus: Ajanvarauksen perustyypit kansallisten mallien ja määrittelyjen perustana Valtakunnallisesti yhdenmukaisten mallien luonti sosiaali- ja terveyspalvelujen ajanvaraukseen edellyttää sitä, että erityyppisten tilanteiden ja ohjaustietojen tarpeet pystytään huomioimaan ajanvarauksen toiminnallisissa ja teknisissä ratkaisuissa sekä terveydenhuollon että sosiaalipalvelujen osalta. Tämän vuoksi on järkevää vakioida "perussabluunat" ajanvarauksen erityyppisille toimintamalleille ja järjestelmäratkaisuille. T111: SADe-ohjelman SoTe-palvelukokonaisuudessa määritellään pelisäännöt ja mallit ajanvarauksen perustyyppien kansalliselle yhtenäistämiselle. Perustyyppejä ovat 1. Asiakkaan aloitteesta tapahtuva ajanvaraus 2. Palvelunantajan aloitteesta tapahtuva ajanvaraus 3. Alueellinen moniajanvaraus 4. Ostopalvelujen ajanvaraukset Perustyyppi 1: asiakkaan aloitteesta tapahtuva ajanvaraus Perustyyppiin 1 kuuluvat Avoimesti varattavissa olevat palvelut, esim. kiireetön vastaanottotarve (pth lääkäri / hoitaja / sosiaalityöntekijä), neuvolat, suun terveydenhuolto. Näihän palveluihin ei liity kutsua tai etukäteen edellytettävää hoidon / palvelun tarpeen ammattilaisarviointia. Ajanvaraus voi kuitenkin perustua ammattilaisen tai itsearviointivälineiden kehotukseen tehdä ajanvaraus. Ajanvaraus etenee palveluntuottajan valintaan ja kalenteriajanvaraukseen. Perustyyppi 2: palvelunantajan aloitteesta tapahtuva ajanvaraus Perustyyppiin 2 kuuluvat esim. lähetteeseen perustuva poliklinikkakäynti, kutsu seulontaan, neuvolat (jos kutsukäytäntö), jonossa olevan ajanvarausehdotus, määräaikaistarkastus, ikäkausitarkastus, hoito- tai kuntoutussuunnitelmaan perustuva ajanvaraus, moniajanvarauksen osat elektiivisessä hoidossa (esim. laboratorio + kuvantaminen + vastaanotto). Myös hoidon tarpeen arvioinnin (ammattilainen tai tietämyspalvelut) pohjalta tarjottavat tai avautuvat varaukset ovat tässä perustyypissä 2. Perustyypin 2 ajanvaraukset edellyttävät säännöstöjen huomiointia ajanvarausmahdollisuuden avaamiseksi. Ajanvarauspalvelut voivat sisältää myös peruutusaikapalvelut jonossa oleville sekä kiirekutsut. 14

15 Ajanvarausta tarjotaa ajanvarausehdotuksena (esim. SMS) ja kelluvana ajanvarauksena tai sitten linkkinä ajanvarauskalenteriin (itsevaraus) sekä ajanvarauskehotuksena asiakkaalle. Perustyyppi 3: Moniajanvaraus Moniajanvarauksen tavoitteena on, että asiakkaan palvelujen kokonaisuutta voidaan hallinnoida: toisiaan tukevien palvelujen ajanvaraukset voidaan linkittää siten, että asiakas saa kokonaisvaltaisesti parempaa palvelua. Perustyyppi 3 on usein ainakin osin yhdistelmä perustyyppejä 1 ja 2. Se sisältää joukon samaan palvelutarpeeseen tai asiakkaan tilanteeseen liittyviä palvelujen varauksia. Perustyypissä 3 on huomiotava, että edeltävien palvelujen tulokset voivat olla edellytyksenä seuraaville palveluille, ajalliset riippuvuudet, kokonaisprosessin sujuvuus sekä asiakkaan että palveluntuottajan näkökulmasta, eri palveluissa on usein eri toimipisteitä tai palvelunantajia sekä usein suunnitelmakeskeisyys. Tällöin toimintalogiikan ja säännöstöjen määrittelyt ovat keskeisiä. Myös moniajanvarauksen käyttöliittymämalliin on otettava kantaa. Perustyyppi 4: Ostopalvelujen ajanvaraus Tässä ajanvaraustyypissä käsitellään ja tarkennetaan erityisesti ostopalveluihin ja palvelusetelin käyttöön liittyvää ajanvarausta siten, että nämä ajanvaraukset ovat yhteensopivia ja tukevat palvelujen hallintaa sekä asiakkaan valinnanvapautta ja hakeutumista kokonaisuutena myös silloin, kun palvelujen tuottamisessa käytetään ostopalveluja tai palveluseteliä. Perustyyppi 4 on usein ainakin osin yhdistelmä perustyyppejä 1 ja 2, ja se voi myös olla osana moniajanvarausta. T112: Ajanvarausratkaisuja ja sähköisiä ajanvarauspalveluja kehittävät hankkeet ja organisaatiot ottavat palvelujen kehittämisen yhteydessä kantaa kunkin varattavan palvelun osalta, minkä perustyyppien mukaisesti ratkaisu toteutetaan. 3.2 Ohjaus: Kansalaisajanvarauksen tavoitetasot erityyppisissä palveluissa T113: Ajanvarauksen toimintamalli ja käytettävät tekniset ratkaisut riippuvat siitä, millaisia vapausasteita kansalaiselle annetaan aikojen varaamisessa. Tätä varten ratkaisujen pohjaksi vaikioidaan kansalaisajanvarauksen tasot (ks. myös Liite 2), joiden mukaisesti ajanvarausratkaisuja kehitetään. Kansalaisajanvarauksen tasot: 1. Tarjottujen aikojen hyväksyminen tai hylkääminen esim. tekstiviestiehdotukset, ajan hyväksyminen tai hylkääminen T114. Linjausehdotus: taso 1 käytössä erityisesti palvelunantajan aloitteesta tapahtuvissa ajanvarauksissa. 2. Itsevaraus ajan valinta, esim. kalenterivalintamallit T115: Linjausehdotus: taso 2 on minimitaso asiakkaan aloitteesta tapahtuvissa ajanvarauksissa esimerkiksi palveluhakemiston kautta Itse varaus voidaan avata myös lähetteen tai seulonnan pohjalta tietyssä aikaikkunassa 3. Itsevalinta palveluyksikön tai palvelun antajan valinta T116: Linjausehdotus: taso 3 on tavoitetaso asiakkaan aloitteesta tapahtuvissa ajanvarauksissa esimerkiksi palveluhakemiston kautta 4. Alueelliseen hoitoketjuun perustuva varaus (moniajanvaraukset jne.) 15

16 suunnitelmaan, tilaukseen tai lähetteeseen perustuva ajanvarauksen toimintaketju, jossa on tarpeen tehdä useita toisiinsa liittyvien palvelujen varauksia T117: Tavoitetila: tasolla 4 moniajanvarausta käytettävien hankkeiden käytettävvissä on SA- De-ohjelmassa luotu monistettava kansallinen malli alueelliseen moniajanvaraukseen 5. Hoidon tai palvelun tarpeen automaattiseen arviointiin perustuva varaus eri tasoilla (esim. eteneminen riskitestistä palveluvaraukseen): T118: Tavoitetila: tasolle 5 on käytettävissä SADe-kehittäjäkumppanien kanssa luotu monistettava malli tietämys- ja hoidon tarpeen arviointipalveluille siitä, millaisilla tulostiedoilla ja ratkaisuilla tuetaan oikeisiin palveluihin hakeutumista ja ajanvarausta (esimerkiksi siirtymistä ajanvaraukseen) ja siitä, kuinka tunnistamattomista kartoitus- tai riskienarviointipalveluista siirrytään tunnisteelliseen palveluihin hakeutumiseen. Käytännössä ajanvarauksen eri tasoilla on eroja mm. sen suhteen, mitkä tehtävät automatisoidaan ja kuka toimija tai mikä järjestelmä mitäkin tehtäviä suorittaa. Tämän lisäksi ajanvarauksen perustyyppi ja tarvittavat ohjaustiedot vaikuttavat määriteltävien ratkaisujen yksityiskohtiin. 3.3 Ohjaus: ajanvarausratkaisujen muuttujien ja toiminnallisen viitemallin tavoitetila Ajanvarausratkaisujen keskeiset muuttujat T119: Toteutettavissa ajanvarausratkaisuissa on määritelty, kuinka keskeiset muuttujat (ks. liite 3) kuvataan, siltä osin kun ne liittyvät kuhunkin ratkaisuun ja ajanvarauksen perustyyppiin, esim. neuvolat, laboratorio, vastaanotto jne. Palvelujen sisällön, varausten kohdistamisen ja ajanvarausta ohjaavien säännöstöjen ohjaustietojen valtakunnalliset määrittelyt ohjaavat sähköisten ajanvarauspalvelujen toteuttamista. Ajanvarausratkaisujen toiminnallinen viitemalli Ajanvarausratkaisuja ei voida kehittää pelkkien ylätason prosessikuvausten pohjalta, mikäli tavoitteena on luoda erilaisiin tilanteisiin soveltuvia ratkaisuja ja tietojärjestelmäkomponentteja. Käytännössä ajanvarausprosessit muodostuvat monista tehtävistä ja toimenpiteistä, jotka toteutetaan eri tilanteissa eri järjestyksessä tai eri tahojen toimesta. Tehtävien ja toimenpiteiden tunnistamisen kautta erilaisiin tarpeisiin ja tilanteisiin on mahdollista suunnitella soveltuvat toimintamallit ja myös hyödyntää eri tehtävien automatisointija itsepalvelumahdollisuudet. Tehtävät ja teot on myös määriteltävä tarkkuustasolla joka mahdollistaa rajapintojen ja yhteentoimivuuden kuvausten kehittämisen sähköisiin palveluihin. Tätä varten tarvitaan yhdenmukainen malli ajanvaraukseen liittyvien tehtävien kuvaamiseen (Mykkänen ym. 2009). T120: Toteutettavissa ajanvarausratkaisuissa on määritelty yhdenmukaisten tehtävämäärittelyjen kautta (ks. liite 1): mitkä ajanvarauksen tehtävät on toteutettu osana sähköisiä ajanvarauspalveluja mitä tehtäviä asiakkaat ja ammattilaiset suorittavat ajanvarauspalveluihin liittyen mitkä tehtävät on automatisoitu sähköisten palvelujen ja tietojärjestelmätoiminnallisuuksien kautta mitä tehtäviä eri ohjelmistot ja tietojärjestelmäpalvelut toteuttavat mitkä tehtävät tai operaatiot ovat hyödynnettävissä avointen rajapintojen kautta. Ajanvaraukseen liittyvien tehtävien ja operaatioiden kuvaus muodostaa pohjan ajanvarauksen eri perustyyppien paikalliselle suunnittelulle ja valtakunnalliselle yhtenäistämiselle sekä tarvittaville yhteentoimivuuden kuvauksille. Kuvausten kautta yhdenmukaistetaan ajanvarauksen toiminta-arkkitehtuurissa aiko- 16

17 jen varaajien ja hallinnoijien tehtävien tukeminen ja automatisointi tietoteknisesti. Eri tehtävien suorittaminen on mahdollista paitsi sähköisten palvelujen kautta myös esimerkiksi puhelimitse. 3.4 Toiminta: asiakkaiden vapaan liikkuvuuden ja valinnanvapauden tukeminen T121: Asiakkaalla on sähköisten palvelujen kautta mahdollisuus tehdä ajanvaraustoimenpiteitä haluamanaan ajankohtana (ei vain esim. määriteltyinä soittoaikoina). Asiakkaalle lähetettävissä ajanvarauspyynnöissä ja ehdotetuissa ajoissa voidaan kuitenkin rajata, mihin mennessä ehdotukseen on saatava vastaus. T122: Asiakkaalle annetaan mahdollisuus valita hänelle itselleen soveltuva palvelun ajankohta sähköisten ajanvarauspalvelujen kautta. Tämä seikka voidaan toteuttaa esimerkiksi ohjaamalla asiakas palvelunantaja- tai palvelutyyppi (palvelutuote)kohtaiseen ajanvarauskalenteriin, josta asiakas varaa itselleen sopivan ajan, tai lähettämällä asiakkaalle ajanvarausehdotus jonka voi hyväksyä tai hylätä, tai sopimalla aika vuorovaikutteisesti asiakkaan kanssa. Palveluissa, joissa on ajallisia riippuvuuksia (esim. moniajanvaraukset), ammattilainen tai tietojärjestelmä voi ehdottaa ajankohtia tai asettaa ajallisia tai liikkuvuuden rajoituksia ajanvarauksille ja niiden muutoksille. T123: Asiakkaan aloitteesta varattavissa palveluissa asiakkaalle luodaan mahdollisuuksia valita palvelun ajankohdan lisäksi oman palvelutarpeensa perusteella: Palvelunantaja (organisaatio) Palvelupiste Voidaan antaa mahdollisuuksia valita myös palvelua tuottava ammattilainen tai esittää muita tarkentavia toiveita palvelun toteuttamisesta. Nämä sähköisen ajanvarauksen piirteet ovat tärkein asiakkaan valinnanvapautta tukeva sähköisten ajanvarauspalvelujen ominaisuus. Yhdistettynä palveluhakemistoon ajanvaraus voi osaltaan tukea potilaiden vapaata liikkuvuutta valtakunnallisella ja alueellisella tasolla. Tavoitteena ei kuitenkaan ole, että esimerkiksi alueellisesti suunniteltu ja käynnistetty palveluketju voitaisiin siirtää kokonaan toiselle alueelle. Etenkin mikäli toisiinsa liittyviin palveluihin on jo valittu palvelujen tuottajia, tarvitaan palvelujen siirtämiseen paikasta toiseen usein myös ammattilaisen työtä palvelujen uudelleensuunnittelussa. Ensi vaiheessa tavoitteena ei myöskään ole se, että sähköisten ajanvarauspalvelujen ensisijaisena käyttäjäryhmänä olisivat eri maista (esim. EU:n sisällä) tulevat asiakkaat (mm. asiointikielten huomiointi), vaikka ratkaisuilla voidaan luoda pohjaa myös esimerkiksi potilasdirektiivin edellyttämälle asiakkaiden vapaalle liikkuvuudelle. 3.5 Toiminta: ammattilaisten vapauttaminen aikojen hallinnoinnista Sähköisten ajanvarausratkaisujen tavoitteena on osaltaan vapauttaa ammattilaiset puhelimen ja kalenterin välistä. Tavoitteena on siirtää suuri osa esimerkiksi puhelimitse tapahtuvasta ajanvarausten hallinnoinnista sähköiseksi asioinniksi. Lisäksi tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että kehitettävissä ratkaisuissa vapaita tai 17

18 varattuja aikoja ei kopioida käsin järjestelmästä toiseen. Merkittäviä sähköisen ajanvarauksen kustannustehokkuushyötyjä odotetaan ammattilaisten hallinnollisen työn vähentämisestä. T124: Asiakkaita ohjataan sähköisten ajanvarauspalvelujen käyttäjiksi tiedottamalla palveluista eri yhteyksissä sekä perinteisen että sähköisen asioinnin ja tiedonvälityksen yhteydessä. T125: Mikäli palvelunantajalla on käytössä resursseja hallinnoiva järjestelmä, tietoja ei kopioida käsin ajanvarauspalveluja varten, vaan vapaiden ja varattujen aikojen, aikojen siirtojen ja peruutusten rutiinihallinnointia on automatisoitava: vapaat ajat ulkoiseen ajanvaraukseen tarjotaan avoimen rajapinnan tai palvelukohtaisen ajanvarauskalenterin kautta varaustoimenpiteet resursseja hallinnoivaan järjestelmään suoritetaan avoimen rajapinnan tai palvelukohtaisen ajanvarauskalenterin kautta. T126: Jos palvelunantajalla ei ole resursseja hallinnoivaa järjestelmää, voidaan esim. web-pohjaisen varausjärjestelmän kautta hallinnoida vapaita ja varattuja aikoja. Myös näissä tilanteissa edellytetään ajanvaraustietojen saatavuutta ja integroitavuutta muiden tavoitetilan vaatimusten mukaisesti. Esimerkiksi ostopalvelujen tai palveluseteliä hyödyntävien palvelujen tuottajilla voi olla käytössään sähköinen ajanvarauskirja, jonka kautta vapaiden ja varattujen aikojen hallinnointia voidaan hoitaa, mikäli palveluntuottajalla ei ole resursseja hallinnoivaa järjestelmää. Tämänkin tyyppisissä ratkaisuissa tarvitaan kuitenkin säännöstöjä ja toimintamalleja ajanvarausten alueelliseen hallintaan. Tässä kuvattujen tehtävien toteuttamiset ja automatisoinnit, käytettävät rajapinnat sekä mahdollisten palvelukohtaisten ajanvarauskalenterien integrointi palvelujen hakeutumisen kokonaisuuteen edellyttävät varattavien palvelujen ulkoisen sanaston (esim. palvelutuoteluokitus) vahvistamista (ks. luvut 3.11 ja 3.12). 3.6 Toiminta: palvelunantajaorganisaation resurssien käyttö ja hallinta Sähköisten ajanvarauspalvelujen tavoitteena on se, että palvelunantajan omien resurssien käyttö ja hallinta tehostuvat, aikoja ja resursseja jää nykyistä vähemmän käyttämättömiksi (esimerkiksi ajanvarausperuutusten ja siirtojen hallinnan tehostuessa) ja myös tuki asiakkaiden kokonaisvaltaisemmalle palvelulle paranee. T127: Eri palvelunantajat hallinnoivat itse omien resurssiensa käyttöä kuten nykyisinkin. Sähköisiin ajanvarauksiin liittyen voidaan kuitenkin kehittää resurssien hallinnointia siten, että vähitellen yhä suurempi osa palveluista voidaan avata ulkoisesti varattavaksi. T128: Ajanvarausjärjestelmä tukee resurssien käytön hallinnointia siten, että avoimia aikoja voidaan avata tarpeen mukaisesti. Vapaina aikoina resurssit voidaan kohdistaa sinne, missä niitä tarvitaan ja käyttämättömät ajat vähenevät. T129: Ajanvarausten integrointi palveluihin hakeutumiseen, alueellisiin hoitoketjuihin ja ostopalveluihin tehostavat yhteistyötä, prosessien sujuvuutta sekä parantavat joustavuutta. Ajanvarausratkaisut tukevat osaltaan alueellista ja valtakunnallista asiakkaiden liikkuvuutta luoden pohjaa myös kansainvälisen liikkuvuuden tukemiselle. 18

19 T130: Sähköisten ajanvarauspalvelujen kautta kootaan tietoja asiakas-, organisaatio- ja verkostokohtaista palvelujen suunnittelua ja seurantaa varten, ja määritellään kootaanko niiden kautta tietoja myös tilastointiin. 3.7 Toiminta: asiakkaan näkymät ajanvaraustietoihin T132: Asiakkaalle voidaan tarjota näkymiä ajanvaraustietoihin monikanavaisesti ja aikariippumattomasti ainakin seuraavien kanavien kautta: tavoitetilassa ajanvaraustiedot ovat asiakkaan saatavilla ainakin valtakunnallisen omien tietojen katselun kautta asiakas ja varaaja saavat aina vahvistuksen tai kuittauksen perille menneestä ajanvarauspyynnöstä (tehdystä ajanvaraustoimenpiteestä kuten ajan varaaminen, peruminen tai siirto); vahvistus pyritään toimittamaan sähköisissä palveluissa asiakkaalle mahdollisimman välittömästi ja pääsääntöisesti samalla viestintäkanavalla jolla ajanvarauskin on tehty (esim. vastaussivuna asiakkaan web-palvelun kautta tehtyyn ajanvaraukseen, vastaustekstiviestinä) asiakkaalle voidaan tarjota mahdollisuuksia saada vahvistus ajanvarauksesta myös muiden kanavien kautta (esimerkiksi vahvistus tekstiviestillä, vahvistus postiin, vahvistus terveyskansioon tai asiointitilille) asiakkaalle on mahdollista toteuttaa henkilökohtainen kalenteri- tai tapahtumaluettelonäkymä esimerkiksi osana alueellisia ratkaisuja web- ja mobiilipalvelujen kautta tehtävissä ajanvarauksissa asiakkaalle suositellaan toimitettavaksi kalenterilinkki, jonka avulla asiakas saa kopioitua ajanvarauksen perustiedot (vähintään aihe, paikka, aika) henkilökohtaiseen sähköiseen kalenteriinsa (icalendar-rajapinnalla) asiakkaille voidaan tarjota mahdollisuuksia saada muistutuksia varatusta ajasta ennen sovittua palvelua (esimerkiksi tekstiviestimuistutus tai muut sovitut kanavat). T133: Eri kanavissa voidaan tarjota asiakkaalle erilainen määrä lisätietoja riippuen siitä mikä on käytännöllistä. Tällaisia lisätietoja ovat esimerkiksi perumis- ja siirtoehdot ja -ohjeet, vahvistuksen mukana toimitettavat valmistautumisohjeet, linkki lomakkeeseen kuten esitietokyselyyn tai maksamiseen ja niin edelleen. T134: Valtakunnallisesti on määritelty ja ohjeistettu, mitä tietoja asiakkaalle voidaan näyttää erilaisten käyttäjän tunnistautumis- ja yksilöintimenetelmien kautta. Tavoitteena on myös, että esimerkiksi huoltaja voi varata lapselleen aikoja sähköisten palvelujen kautta ja holhooja tai valtuutettu voi varata aikoja holhouksen alaiselle tai valtuutuksen antajalle. (ks. myös kohta "Toiminta: asiakkaan tunnistaminen".) Asiakkaan näkymien osalta on huomioitava, mitä tietoja asiakkaalle voidaan näyttää erityyppisten tunnistautumistapojen avulla (ks. myös kohta "Toiminta: asiakkaan tunnistautuminen".) Käytettävyysvaatimusten osalta tarkemmat vaatimukset määritellään (sekä asiakkaat että ammattilaiset) käyttäjien tavoitteista lähtien riittävää käytettävyysasiantuntemusta hyödyntäen. 3.8 Toiminta: ajanvaraustietojen valtakunnallinen saatavuus Asiakkaan omien ajanvaraustietojen saatavuus asiakkaalle on keskeinen tekijä asiakkaan informoinnissa ja osallistamisessa omiin palveluihinsa. Ajanvaraustietojen valtakunnallinen saatavuus on jo mainittu lainsäädännössä omien tietojen katselun (KanTa-palvelut) osalta, mutta ajanvaraustietojen välittämistä Kelan valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin ei ole tarkemmin määritelty. 19

20 T131: Tavoitetilassa asiakas näkee omat varatut aikansa ainakin valtakunnallisen omien tietojen katselupalvelun (jossa näkyvissä myös asiakkaan sähköiset reseptit ja asiakkaalle näytettävät potilas- tai asiakasasikirjat) kautta. Omien tietojen katselu on varma kanava asiakkaalle hänen omien ajanvaraustietojensa löytämiseen ja varmistaa esimerkiksi asuinpaikasta riippumatta ajanvaraustietojen saatavuuden. Omien tietojen katselu ei estä muunlaisten tiedotus- ja muistutusmallien käyttöä alueellisesti tai kansallisesti. (ks. myös kohta "Tieto: ajanvaraustietojen ja käsitteiden yhtenäinen määrittely".) T135: Ajanvaraustietojen valtakunnallinen saatavuus avaa myös mahdollisuuksia asiakkaan palvelujen suunnitteluun ammattilaisille (suostumus- ja luovutuslinjaukset huomioiden) sekä palvelujen käytön ja varausten valtakunnalliseen seurantaan, suunnitteluun ja tilastointiin. 3.9 Toiminta: asiakkaan tunnistaminen ja todentaminen Eräs keskeinen sähköisen ajanvarauksen toimintamalliin liittyvä kokonaisuus on asiakkaan tunnistautumis- ja yksilöintikäytännöt eri ajanvaraustoimenpiteiden yhteydessä. Aiempien selvitysten ja tutkimusten perusteella sähköisten palvelujen vaivattomuus asiakkaan kannalta on palvelujen keskeinen menestystekijä. SADe-esiselvitysraportin (Simell) mukaan asiakkaiden vahvan tunnistamisen vaatimus on heikentänyt sähköisten ajanvarausratkaisujen käytettävyyttä ja asettanut kansalaiset eriarvoiseen asemaan. Raportissa kuvataan tunnistautumis- ja käyttövaltuusratkaisuja seuraavasti: - Käyttöoikeuksien antamisessa on hankkeissa toteutetuissa palveluissa valittu kaksi eri linjaa: tunnistaminen on toteutettu joko vahvaa tunnistamista vaativaksi tai täysin avoimiksi eli tunnistamista ei vaadita ollenkaan. Vahvana tunnistuksena on käytetty pankkitunnistetta. Vahvaa tunnistamista vaaditaan ajanvarausaikojen tarkastelussa (hoitoaikojen siirtäminen tai peruutus) mutta vahvan tunnistamisen vaatimus on vaikuttanut joidenkin sähköisten ajanvarauspalvelujen käyttöön huomattavasti. Kaikille kansalaisryhmille suunnatuissa palveluissa vahva tunnistaminen on vähentänyt palvelujen käyttöasteen 5-10%:iin kaikista varauksissa kun vuorostaan suunterveydenhuollon lasten (alle 2-vuotiaiden) määräaikaishuollon sähköisen varauksen aste kaikista varauksista on 98%. Laboratorioajanvarauksissa on tunnistaminen jätetty kokonaan pois eli näissä palveluissa pystyy kuka tahansa tekemään varauksen. Näissä palveluissa käyttöaste on suuri. Esimerkiksi Itä-Suomen Laboratoriokeskuksen palvelussa tehtiin vuonna 2010 yhteensä sähköistä ajanvarausta. Ilman tunnistamista tapahtuvissa palveluissa on vaarana ilkivalta mutta haastattelujen perusteella sitä ei ole esiintynyt eikä raportoituja väärinkäytöksiä ilmennyt. Tietosuojalautakunta on tehnyt päätöksen tunnistamisesta sähköisessä ajanvarausjärjestelmässä (Päätös 5/ ) ( Taustalla on optiikka-alan yrityksen sähköinen ajanvarausjärjestelmä Internetissä, jossa henkilön tunnistamiseen käytettiin pelkkää nimeä ja henkilötunnusta. Tämän tunnistautumisen kautta palvelun käyttäjä pääsi tarkastelemaan rekisteröidyn tietoja ja näöntarkastuksen varattuja aikoja. Tiedot kuvaavat asiakassuhdetta ja terveydentilaa ja ovat siten terveydentilan osalta arkaluonteisia. Tunnistautumiseen tarvittavat tiedot voivat kuitenkin olla helposti muunkin kuin asianosaisen itsensä tiedossa, ja päätöksen mukaan tämäntyyppinen "Sähköinen ajanvarausjärjestelmä mahdollistaa käytännössä järjestelmän asiattoman käytön helpommin kuin perinteiset ajanvaraustavat. Lautakunnan päätös kohdistuu siis siihen, mihin asiakkaan tietoihin pääsee "heikon tunnistautumisen tai asiakkaan yksilöinnin kautta". Linjaus ei sinällään estä ajanvaraustoimenpiteiden suorittamista ilman että käyttäjä olisi vahvasti tunnistettu ja todennettu. Ajanvaraukseen liittyvien muiden henkilö-, terveys- tai asiakkuustietojen saanti sen sijaan on estettävä kuvatunlaista asiakkaan yksilöintiä käytettäessä. Tunnistamiskysymys liittyy myös puolesta asiointiin (esimerkiksi huoltaja varaa lapselle ajan), joka on nähty erääksi keskeisimmistä sähköisten ajanvarauspalvelujen käyttökohteista (ks. kohta "Toiminta: asiakkaan puolesta asiointi"). 20

21 Sähköisten SoTe-palvelujen tavoitetilan tarkentamisen kannalta: T136: Asiakkaan aloitteesta varattaviin peruspalveluihin voidaan avata sähköinen ajanvarausmahdollisuus ilman käyttäjän vahvaa tunnistamista, mutta näin tehdyn ajanvarauksen pohjalta ei saa avautua käyttäjälle laajempaa pääsyä asiakkaan tietoihin. Välitön kuittaus tehdystä ajanvarauksesta voidaan toimittaa myös käyttäjille, jotka eivät ole vahvasti tunnistautuneita, mutta samalla tunnistautumistavalla ei näytetä esimerkiksi aiemmin tehtyjen ajanvarausten tietoja. T137: Palveluntarjoajan aloitteesta suoraan asiakkaalle toimitettaviin ajanvarauspyyntöihin tai -ehdotuksiin ei edellytetä ylimääräisiä tunnistustoimenpiteitä, vaan saadun pyynnön tai ehdotuksen pohjalta voi edetä suoraan ajanvaukseen tai varatun ajan hyväksymiseen (esimerkiksi tekstiviestiehdotus, linkki asiakkaalle avattuun ajanvarauskalenteriin, josta ajan voi varata). T138: Tunnistautuneena asioivalle asiakkaalle (vahva tunnistus esimerkiksi Vetuma-tunnisteiden, pankkitunnisteiden käytön tai mobiilivarmenteen kautta) voidaan aikojen varaamisen lisäksi käyttäjälle avata mahdollisuuksia asioida ja nähdä omia tietojaan laajemmin kuin pelkät välittömät aikojen varaamisen toimenpiteet. Tällöin mahdollistuvat myös asiakkuustietojen ja henkilökohtaisten pysyvien preferenssien huomiointi asioinnissa, tietojen esitäyttö taustajärjestelmistä tai tietovarannoista ja muut vastaavantyyppiset palvelut. Tunnistautumistoimenpiteiden maksuvastuut on määritelty Toiminta: asiakkaan puolesta asiointi Asiakkaan puolesta ajanvarausten tekeminen on keskeinen tarve etenkin seuraavissa tilanteissa: ammattilainen varaa ajan asiakkaalle asiakkaan pyynnöstä huoltaja varaa ajan lapselle holhooja varaa ajan holhouksen alaiselle valtuutettu varaa ajan valtuutuksen antajalle. T139: Tilanteissa, joissa ammattilainen varaa asiakkaalle aikaa, käytetään ammattilaisen muutenkin hyödyntämiä palveluja ja keinoja aikojen varaamiseen. Sähköisiin ajanvarauspalveluihin on mahdollista rakentaa esimerkiksi alueellisten toimintakäytäntöjen ja sopimusten mukaisia mahdollisuuksia ammattilaisten tekemiin ajanvarauksiin. T140: Ajanvarauspalveluissa voidaan avata mahdollisuus varata aika asiakkaalle ilman vahvaa tunnistautumista erityisesti palveluissa ja tilanteissa, joissa huoltajan, holhoojan tai valtuutetun on päästävä tekemään varauksia toisen puolesta. (ks. myös kohta "Toiminta: asiakkaan tunnistautuminen ja todentaminen".) T141: Sähköisissä palveluissa tai portaaleissa joissa käyttäjä on vahvasti tunnistautunut, voidaan mahdollistaa toisen puolesta toimiminen esimerkiksi erillisten "toisen puolesta varaaminen" toimintojen kautta, tai selvittämällä huoltajuus-, holhous- tai valtuutussuhde taustarekistereistä tai -järjestelmistä. Vastaavantyyppisiä ratkaisuja on tarkennettava myös varattujen aikojen katselussa puolesta asioinnin valtakunnallisten linjausten mukaisesti. T142: Tavoitetilassa asiakkaan on voitava valtuuttaa toinen henkilö asioimaan puolestaan sähköisesti joissakin palveluissa. Tämä koskee myös ajanvarausta toista henkilöä varten. Valtuutusten toteuttamiseen hyödynnetään valtakunnallisia ja toimialariippumattomia valtuutuspalveluja, kun ne ovat saatavilla. Valtuutusratkaisu voi nojautua myös alueelliseen toteutukseen valtakunnallisten palvelujen puuttuessa, kuitenkin nojautuen puolesta asioinnin yhteisiin linjauksiin. 21

22 3.11 Tieto: varattavien palvelujen yhdenmukainen kuvaaminen ja luokittelu Varattavien palvelujen sisältö on tärkein ajanvarauksia ohjaava tekijä. Eri palveluntuottajat ovat nykytilassa voineet ilmaista palveluvalikoimaansa hyvinkin eri tavoin. Sekä asiakkaan palvelujen suunnittelun että oikeisiin palveluihin (ja ajanvarauskalentereihin) ohjautumisen näkökulmasta on tärkeää, että: T143: Varattavien palvelujen nimeämiseen ja sisällön kuvaamiseen käytetään yhtenäistä kansallista luokitusta, jonka avulla palvelun tarvitsija saa kuvan varattavan palvelun sisällöstä. Samaa luokitusta voidaan käyttää myös, kun asiakkaan palvelutarve on tarpeen välittää esimerkiksi siirryttäessä palveluhakemistosta ajanvarauspalveluihin tai hoidon tai avuntarpeen itsearviointipalveluista palveluhakemistoon. Olemassa olevat luokitukset palvelujen kuvaamiseen kuten JHS 183, terveydenhuollon palveluluokitus ja sosiaalipalvelujen luokitus eivät koko laajuudessaan ja nykymuodossaan vastaa siihen, kuinka asiakkaalle kuvataan varattavia palveluja sosiaali- ja terveyspalveluihin hakeutumisessa. Lähimpänä valmiiksi hyödynnettävää luokitusta on SADe SoTe-palveluhakemistotyön yhteydessä tuotettu, sosiaali- ja terveydenhuollon palveluluokitus, joka ei kuitenkaan (palveluhakemisto- ja ajanvaraustyössä tehtyjen arviointien perusteella) sisällä varattavista palveluista sen tasoisia kuvauksia, että se olisi suoraan hyödynnettävissä. Tavoitetilassa: T144: Käytettävissä on sosiaali- ja terveydenhuollon palvelutuoteluokitus, joka nojautuu valmiisiin luokituksiin (vastaavuudet määritelty), ja jota käytetään eri palveluntuottajien palvelujen kuvaamisessa sekä kommunikoinnissa palveluihin hakeutumista ja aikojen varaamista varten, sekä muihin sähköisten palvelujen linkityksiin. Luokituksen kehittämiseen ja hyödyntämiseen liittyviä toimenpiteitä käsitellään luvussa 4. Liikkeelle voidaan lähteä SADe-kehittäjäkumppanien projekteissa varattavien palvelujen nimeämisestä ja vastaavuuksista yo. luokituksiin Tieto: ajanvaraustietojen ja käsitteiden yhtenäinen määrittely Ajanvarausratkaisujen yhtenäistämisen ja valinnanvapauden edistämisen edellytyksenä on ajanvarauksen käsitteiden ja tietojen yhtenäistäminen. Tavoitetilassa: T145: Ajanvaraukseen ja palveluun hakeutumisen keskeisten käsitteiden merkitykset ja suhteet on määritelty valtakunnallisesti yhtenäisellä tavalla. T146: Palveluun hakeutumisen ja ajanvarauksen sanasto on osana SADe-ohjelman SoTepalvelukokonaisuuden asiointisanastoa ( yleistä SoTe-sanastoa ). T147: Asiakkaalle näytettävistä ajanvaraustiedoista on olemassa suositukset tai ohjeet, miten tiedot näytetään varauspalveluissa, ajanvarausasiakirjassa, muistutuksissa ja pyynnöissä. Ajanvarausasiakirjan osalta on erillinen tarkennus luvussa T148: Ajanvarausten hallinnassa tarvittavien tietojen määritykset luokituksineen (ks. esim. liite 3) on yhdenmukaisesti määritelty valtakunnallisella tasolla. 22

23 3.13 Tieto: ajanvaraustietojen sisältömäärittely ja saatavuuden tukeminen ajanvarausasiakirjalla Ajanvaraustietojen saatavuus, siirtäminen ja hyödyntäminen yhtä organisaatiota tai projektia laajemmin edellyttää ajanvaraustietojen yhtenäistämistä ja riittävän tarkkaa määrittelyä. Varattujen aikojen ja tarvittaessa myös palvelujen suunnitteluun tai aikojen varaamiseen liittyvän tilaamisen ja suunnittelun välineenä on hyödynnettävissä ajanvarausasiakirja, joka on asiakaskohtainen ja yhtenäisesti määritelty tietojoukko, joka keskittyy hallinnollisiin ajanvarauksiin liittyviin tietoihin. Asiakkaan näkökulmasta ajanvarausasiakkirjassa on tieto (vähintään) sovituista ajoista tallessa ja saatavilla, ja ajanvaraustiedot ovat osa asiakkaalle näkyviä omia terveys- ja hyvinvointitietoja. Ajanvarausasiakirja on hyödynnettävissä: kansalaisen ajanvaraustietojen tarkasteluun ja välittämiseen kansalaisen katseluyhteyden tai muiden sähköisten palvelujen (esimerkiksi kunta- tai alueportaali, asiointitili, terveyskansio) kautta, ajanvaraukseen liittyvien lisätietojen ja -ohjeiden ilmoittamiseen asiakkaalle, kansalaisen oman asian käsittelyn etenemisen seuraamiseen (mm. suhteessa lähetteisiin ja jonoihin), asiakkaan ajanvarausten (mahdollisesti myös tilausten tai varaussuunnitelmien) selville saamiseen kansalaisen (tai ammattilaisen, luovutuskäytännöt huomioiden) jatkotoimenpiteitä varten, ilmaisemaan tarkentavia hakuehtoja ajanvarausprosessin ohjausta ja palveluun hakeutumista tai korvaavien palvelujen etsimistä varten, osana asiakkaan palvelujen suunnittelua (asiakkaan rakenteisten suunnitelmien ja toteutuneiden palvelutapahtumien välissä), linkitykseen toisiinsa liittyvien tapahtumien ajanvarausten välillä (moni- ja sarja-ajanvaraukset), hoitoprosessin seuranta- ja tilastointitietojen saantiin sekä ostopalvelujen hankkijan ja tuottajan väliseen tiedonvälitykseen. Ajanvarausasiakirjaa ei käytetä palvelutapahtumatietojen välittämiseen eikä korvaamaan asianhallinnan järjestelmiä. Tavoitetilan linjausehdotuksena: T149: Ajanvarausasiakirjaa hyödynnetään vähintään kansalaisen ajanvaraustietojen (mukaan lukien vahvistukset) toimittamiseen asiakkaalle tai asiakkaan käyttämiin palveluihin, ajanvaraukseen liittyvien lisätietojen ja -ohjeiden ilmoittamiseen asiakkaalle sekä tarvittaessa ajanvaraustietojen välittämiseen valtakunnallisiin palveluihin. T150: Ajanvarausasiakirja voidaan päättää hyödynnettäväksi myös muihin käyttökohteisiin, ja käytön rajaukset suhteessa palvelutapahtumatietojen välittämiseen, asianhallintajärjestelmiin sekä asiakkaalle tehtäviin sosiaali- ja terveydenhuollon suunnitelmiin tarkennetaan osana valtakunnallisia määrittelyjä. T151: Ajanvarausasiakirjan sisältömäärittelyt (sekä rakenteiset että näytettävät tiedot) on määritelty yhdenmukaisesti, hyödyntäen valtakunnallisten tietomääritysten hyväksymiskanavia (mm. THL koodistopalvelun johtoryhmä) sekä standardeja (mm. HL7 CDA R2). Ajanvarausasiakirjan toteuttamisen pohjana on mahdollista hyödyntää KanTa-palveluissa jo määriteltyjen palvelutapahtumien hallinnan (Kela 2012) ja potilaan tiedonhallintapalvelun (Virkkunen ym. 2012) määrittelyjä ja toteutuksia sekä sosiaalihuollon asianhallinnan määrittelyjä (Miettinen ym. 2013), joiden kanssa määrittelyt on sovitettava yhteen. Tiedonvälityskanavat palvelunantajien järjestelmiin ovat jo rakentuneet tai rakentumassa valtakunnallisten KanTa / eresepti / KanSa -liittymätoteutusten kautta. Asiakirjan 23

24 säilytys ja käyttö voidaan toteuttaa ensin alueellisesti, mutta merkittävimpiä hyötyjä saavutetaan, kun asiakirja on valtakunnallisesti saatavilla (ks. "Toiminta: ajanvaraustietojen valtakunnallinen saatavuus") Tietojärjestelmät: ajanvarauksen tietojärjestelmäratkaisut tavoitetilassa SADe-ohjelman SoTe-palvelukokonaisuudessa ajanvaraus sijoittuu valtakunnallisesti määriteltävien mutta alueellisesti toteutettavien sähköisten palvelujen joukkoon. Aiemmissa selvityksissä ja ehdotuksissa on esitetty runsaasti erilaisia Toteutustaso-vaihtoehtoja sille, kuinka ajanvaraukseen liittyviä tietojärjestelmäpalveluja tulisi toteuttaa suhteessa valtakunnallisesti keskitettyihin tietojärjestelmäpalveluihin, alueellisiin ratkaisuihin (useita eri palvelunantajia, usein samoissa alueellisissa palveluketjuissa toteuttaviin) ja paikallisiin (yksittäisen organisaation tai yksikön resursseja hallinnoivat tietojärjestelmät) tietojärjestelmiin tai tietojärjestelmäpalveluihin. Jo tehdyt SoTe-palvelukokonaisuuden linjaukset toteutusten alueellisesta painopisteestä ajanvarausratkaisuissa ovat jo antaneet tärkeitä suuntaviivoja ajanvarauspalvelujen ja niihin kiinteästi liittyvien tietojärjestelmäpalvelujen ja -toiminnallisuuksien toteutuksiin. Ajanvaraussuunnitelman tarkennuksen yhteydessä myös SADe-kehittäjäkumppaneilta on saatu näkemyksiä siitä, millä toteutustasolla ajanvaraukseen liittyviä tietojärjestelmäratkaisuja nähdään järkeviksi toteuttaa. Tämän pohjalta tehdään seuraava tavoitetilan peruslinjaus ajanvarauspalvelujen ja niihin kiinteästi liittyvien tietojärjestelmäpalvelujen toteutustasoista: T152: Ajanvaraukseen liittyvien tietojärjestelmäratkaisujen lähtökohtana pidetään seuraavia eri tietojärjestelmäpalvelujen ja tietojärjestelmien toteutustapoja sen suhteen, millä eri tietojärjestelmäpalvelujen palvelujen toteutusvastuu on: Palvelu Paik Alue Kans Resursseja hallinnoiva järjestelmä Ajanvaraustietojen varasto (varatut) Katseluyhteys x X Vahvistus asiakkaalle Koodistopalvelu Ajanv. prosessinohjaus Ajanv. kalenteri x X Kansalaisen ajanv. käyttöliitt. Kansalaisen muut sähk.as.palv. X x X X X X X X X X X x Palvelu Paik Alue Kans Ilmoitus- ja vahv. palvelu Ammattil. ajanv. käyttöl. Kansal. tunnistautuminen Palveluhakemisto x X Säännöstöjen hallinta Valtuutuspalvelu x? Tavoitettavuus? Suostumuksen hallinta x x x X x x x X X Kuva 2. Ajanvaraukseen liittyvien keskeisten tietojärjestelmätoiminnallisuuksien / tietojärjestelmäpalvelujen toteutustasot tavoitetilassa. Tavoitetilan osalta tarkennetaan edelleen valtakunnallisissa määrittelyissä sitä, kuinka kukin tietojärjestelmäarkkitehtuurin osa rajataan, kuinka kysymysmerkeillä kuvatut kohdat ratkaistaan tavoitetilassa ja SADe-ohjelman aikana, ja mitkä ovat erityisesti sellaisia rajapinta- ja yhteentoimivuusmäärittelyjä joita tässä suunnitelmassa ei vielä erikseen ole mainittu. Tietojärjestelmäarkkitehtuurin tavoitetilan tarkentamisen peruslinjauksiksi ehdotetaan seuraavia: 24

25 T153: Ajanvarauksen tietojärjestelmäpalvelujen alueellinen toteutus: Ajanvarauksen keskeisimmät palvelut ja asiakkaan palveluprosessin ohjaus ovat osana omahoito- ja sähköisten (hyvinvointi)palvelujen kansalaiskäyttöliittymiä. Toteuttaminen tapahtuu useimmiten alueellisesti useiden palvelunantajaorganisaatioiden yhteistyöllä. Eteneminen eri tietojärjestelmäpalvelujen kehittämisen ja käyttöönoton osalta tapahtuu palvelukohtaisesti. Tavoitteena ovat kuitenkin yhtenäiset kansalliset määrittelyt sisältöihin, rajapintoihin ja viitearkkitehtuuriin. Säännöstö- ja hoidonohjausmekanismit toteutetaan siten, että ne mahdollistavat vähintään alueellisen yhteistoiminnan. Ajanvaraukseen liittyvien tietojärjestelmien ja sähköisten palvelujen yhteentoimivuusratkaisut pyritään vakioimaan erityisesti alueellisella tasolla. T154: Alueelliset palvelut linkittyvät ainakin seuraaviin valtakunnallisiin palveluihin: Palveluhakemistot, ajanvaraustietojen välittäminen valtakunnalisiin palveluihin, valtuutukset, tunnistautuminen, tietämystiedot (mukaan lukien yleinen sosiaali- ja terveystieto). Näiden osalta voidaan lähteä liikkeelle alueellisella ratkaisulla kansallisten palvelujen puuttuessa, tavoitetilana näissä palveluissa ovat kuitenkin kansalliset ratkaisut. T155: Organisaatiokohtaiset toimenpiteet ovat osana määrittelyjä, hankintoja ja käyttöönottoja: varattavat palvelut on luokiteltu kansallisen luokituksen mukaisesti tai kansallista luokitusta kehittäen. Rajapinnat resursseja hallinnoiviin järjestelmiin ovat olemassa ja yhteisten määrittelyjen mukaisia. Toteutuksissa on huomioitu myös tiedonvälitys, jota tarvitaan KanTamäärittelyjen mukaisten palvelutapahtumien (tai sosiaalihuollon asioiden) muodostamiseksi ajanvarauksen pohjalta. Osa ajanvaraukseen liittyvistä palveluista tai ohjaustiedoista voi olla organisaatiokohtaisesti toteutettuja, mutta ne on voitava liittää osaksi alueellisia ja valtakunnallisia ratkaisuja. T156: Kansalaiselle mahdollistetaan valinnanvapaus ja eri asiointikanavien hyödyntäminen, ks. myös kohta "Toiminta: asiakkaiden vapaan liikkuvuuden ja valinnanvapauden tukeminen" Tietojärjestelmät: ajanvarauksen käyttöliittymät tavoitetilassa Ks. myös luku 3.7 Toiminta: asiakkaan näkymät ajanvaraustietoihin ja 3.9 Toiminta: asiakkaan tunnistautuminen ja todentaminen, 3.10 Toiminta: asiakkaan puolesta asiointi ja 3.8 Toiminta: ajanvaraustietojen valtakunnallinen saatavuus. T159: Eri ajanvaraustarpeisiin hyödynnetään kuhunkin palveluun ja asiakkaan preferensseihin sopivaa sähköisen ajanvarauksen kanavaa (esim. web-ajanvarauskalenteri, tekstiviestit, sähköinen viestinvälityskanava ajanvarauspyyntöjen välittämiseksi ammattilaiselle). Palveluja voidaan tarjota myös monikanavaisesti asiakkaan preferenssejä huomioiden. T158: Asiakkaan aloitteesta tapahtuvissa ajanvarauksissa kansalaiselle tarjotaan web-pohjaisia tai mobiilikäyttöisiä ajanvarauskalentereja (joista näkyvät varattavissa olevat ajat). Ajanvarauskalenteri voidaan myös avata kansalaiselle ammattilaisen toimesta, suunnitelman tai lähetteen pohjalta tai palvelutarpeen automaattisen arvioinnin pohjalta. T165: Palvelunantajan aloitteesta tapahtuvissa ajanvarauksissa asiakkaalle voidaan lähettää ajanvarausehdotuksia tekstiviestillä tai muulla suoralla viestintäkanavalla asiakkaalle (kelluva ajanvaraus). Varaus voi tapahtua viestiin vastaamalla tai avatun ajanvarauskalenterin kautta. T160: Välittömän ajanvarausvahvistuksen lisäksi asiakkaan tulee voida tunnistautuneena päästä näkemään omien ajanvaraustensa tiedot. Tiedot näkyvät omien tietojen katselun kautta ja ne voidaan saattaa näkyviin esimerkiksi asiakkaan käyttämiin sähköisiin terveyspalveluihin, henkilökohtaisiin kalenteri- tai tapahtumaluettelonäkymiin, kuntalaistilille tai asiakkaan terveyskansioon. Näytettävien tietojen kautta on 25

26 tunnistautuneena voitava päästä suorittamaan ajanvarauksen siirto- tai perumistoimenpiteitä, mahdollisesti varaukselle määriteltyjen rajoitteiden puitteissa. T161. Asiakkaille voidaan tarjota muistutus- ja peruutusaikapalveluja esimerkiksi mobiilipalveluina. T162. Ajanvarauspalvelut voivat liittyä ennen ajanvarausta käytettäviin palveluihin kuten palveluhakemiston käyttöön tai palvelutarpeen sähköisiin itsearviointi- tai muihin tietämyspalveluihin. Siirtyminen palvelujen välillä on sujuvaa (tarvittaessa mm. kertakirjautuminen) ja tapahtuu avointen yhteentoimivuusmäärittelyjen kautta (esimerkiksi siirtyminen suoraan sisällöllisesti oikeaan ajanvaraukseen). T163. Ajanvarauspalvelut voivat liittyä ajanvarauksen jälkeen käytettäviin palveluihin kuten esitietojen kyselyyn, hakemuksen täyttöön tai maksamiseen. Siirtyminen palvelujen välillä on sujuvaa (tarvittaessa mm. kertakirjautuminen) ja tapahtuu avointen yhteentoimivuusmäärittelyjen kautta (esimerkiksi siirtyminen valitun palveluntuottajan maksun maksamiseen). T164. Kansalaisen ajanvarauskäyttöliittymät noudattavat valtakunnallisesti määriteltyjä minimivaatimuksia, joilla helpotetaan asiakkaan valintamahdollisuuksia ja yhdenmukaistetaan kansalaisen käyttökokemusta eri palveluissa Teknologia: ajanvarauksen valtakunnalliset yhteentoimivuusmäärittelyt Tärkeimmät ajanvarauksen valtakunnalliset yhteentoimivuusmäärittelyt ja rajapintaratkaisut on tavoitetilassa valtakunnallisesti määritelty ja vahvistettu, pohjautuen kansainvälisten standardien hyödyntämiseen mikäli mahdollista: T171: Tunnisteelliset web-pohjaiset sähköiset ajanvarauspalvelut hyödyntävät toimialariippumattomia sähköisen tunnistautumisen ratkaisuja ja niiden rajapintamäärittelyjä. T166: Ajanvarauskyselyt ja ajanvaraustoimenpiteiden tekeminen resursseja hallinnoiviin järjestelmiin: hyödynnetään (tarvittaessa päivitettyjä) HL7 versio 3 -ajanvarausrajapintamäärityksiä - määrittelyjen päivittäminen ja yhtenäisen soveltamisohjeen tuottaminen. T167: Ajanvarausasiakirja: Ajanvaraustietojen siirtäminen palvelujen ja toimijoiden välillä (alueellisesti ja tarvittaessa suhteessa valtakunnallisiin palveluihin) sekä asiakkaan käyttöön toteutetaan ajanvarausasiakirjana joka on HL7 CDA R2 muotoinen. Myös ajanvarausasiakirjaan liittyvät arkistointi- ja kyselysanomat on määritelty. Ajanvarausasiakirjan käytön ohjeistuksen yhteydessä on määritelty myös sen linkityskäytännöt lisätietoihin (tietämys) sekä esitietokyselyihin sekä sisältö- ja näyttöohjeistukset asiakkaalle näytettävistä ajanvaraustiedoista (ks. luku 3.13). T168: Ajanvaraustietojen siirto asiakkaan sähköiseen kalenteriin: ajanvarauksen keskeisimpien tietojen yksinkertaiseen tiedostopohjaiseen siirtämiseen asiakkaan omiin sähköisiin kalentereihin (toimisto-ohjelmistot, henkilökohtaiset web- ja mobiilikalenterit, mahdollisesti myös hyvinvointiportaalin henkilökohtainen kalenteri- tai tapahtumanäkymä) on määritelty soveltamisohje icalendar-tiedostopohjaiselle ratkaisulle. T169: SoTe-palveluhakemisto-ajanvaraus-integraatiomäärittely: valtakunnallisesti on määritelty, mitä tietoja palveluhakemistosta ajanvarauskalenteriin siirtymisen yhteydessä välittyy sähköisten palvelujen välillä, esim valittu palvelu(tuoteluokka), toimipiste jne. Potentiaalinen ratkaisutapa on kontekstin siirto web-palvelujen välillä mukaillen kansallista web-pohjaisen kontekstinhallinnan soveltamisopasta. Myös kansallisen SoTe-palveluhakemiston rajapintamäärittelyjen hyödyntäminen ja ajanvarauksen huomiointi näissä rajapinnoissa voi tulla kyseeseen. 26

27 SADe-ohjelman tai SoTe-palvelukokonaisuuden tasolla olisi lisäksi tarvetta määritellä esimerkiksi käyttäjätunnistautumisen federointi siirryttäessä valtakunnallisten ja alueellisten palvelujen välillä. Mikäli tunnistautumisen federointimäärittelyt sähköisten palvelujen välille saadaan aikaan, voidaan monipuolistaa myös sähköisten asiointipalvelujen välillä jaettavien asiakastietojen hyödynnettävyyttä. Määrittelyt edellyttävät kuitenkin myös linjauksia siitä, miten kansalaiselle välitetään tieto siirtymisestä eri organisaatioiden tai eri suojaustasoilla toteutettujen palvelujen välillä. Tällaisen määrittelytyön toteutuessa: T170: Sähköiset ajanvarauspalvelut toimivat käyttäjän tunnistautumisen kannalta saumattomasti yhdessä muiden tunnisteellisten sähköisten terveys- ja hyvinvointipalvelujen kanssa, ja tunnistetietojen lisäksi niiden välillä voidaan tarvittaessa välittää muita henkilökohtaisia tietoja. T172. Lisäksi muita yhteentoimivuusmäärittelyjä tunnistetaan ja priorisoidaan tarvittaessa tavoitetilan tarkemman määrittelyn yhteydessä tai kehittämistyöstä esiin nousevien tarpeiden pohjalta Ohjaus: tavoitteiden mittaus ja seuranta T173. Sosiaali- ja terveyspalvelujen sähköisille ajanvarauspalveluihin liittyen on määritelty mittarit, joilla seurataan ennen kehitystä ja säännöllisesti kehitystyön aikana ja sen jälkeen palvelujen toteuttamista, käyttöä ja saavutettavia hyötyjä. Mittareita voivat olla esimerkiksi: Toteutustason mittarit o julkisen ja yksityisen sosiaali- ja terveydenhuollon yksiköiden ja organisaatioiden lukumäärä ja osuus, joissa on käytössä sähköisiä ajanvarauspalveluja asiakkaille o eri varattaviin palveluihin (palvelutuoteluokkiin) käytettävissä olevat sähköiset ajanvarauspalvelut luokittain ja yksiköittäin Käytön mittarit: o Ajanvarausten kokonaismäärät palveluittain / organisaatioittain o Sähköisten ajanvarausten osuus kaikista varauksista palveluittain / organisaatioittain ja suhteessa varattaviin avainresursseihin (esim. ammattilainen) o Asiakkaan itse tekemien ajanvarausten osuus kaikista tehdyistä ajanvarauksista o Perumisten ja siirtojen määrät ja asiakkaan itse suorittamien perumisten ja siirtojen osuus o Riskitesteistä ja palveluhakemistosta ajanvaraukseen siirtyneiden lukumäärät ja osuus käyttäjistä o Puolesta asioinnin kautta tehtyjen ajanvaraustoimenpiteiden lukumäärät ja osuus käyttäjistä Sähköisen ajanvarauksen vaikuttavuusmittarit: o Ammattilaisten ajankäyttö ajanvaraustoimenpiteisiin ja sen muutokset o Varattavien palvelujen ja resurssien käyttöaste o Käyttämättä jääneiden aikojen lukumäärä ja osuus kaikista varattavista ajoista o Kansalaisille järjestettyjen asiakastyytyväisyys- ja helppokäyttöisyyskyselyjen tulokset Lisäksi ajanvarauspalveluihin (ja esimerkiksi ajanvarausasiakirjan hyödyntämiseen) voidaan liittää mittareita, joiden avulla voidaan seurata valtakunnallisesti, alueellisesti tai organisaatioittain terveys- ja hyvinvointipalvelujen käyttöä Ohjaus: valtakunnalliset määritykset tavoitetila 2015 Yhteenvetona SoTe-ajanvarauksen tavoitetilan kansalliset määrittelyt (nimettävissä myös kohdearkkitehtuuriksi ) on määritelty, ylläpidettävänä ja ne ovat leviämässä laajamittaiseen käyttöön vuonna 2015 perustuen kehittäjäkumppanien kokemuksiin. Näitä määrittelyjä ovat ainakin: Ajanvarausratkaisujen käsitemalli, sanasto ja toiminnalliet pohjamallit prosessien ja palvelujen kuvaamiseen 27

28 osana SADe-ohjelman SoTe-palvelukokonaisuuden asiointisanastoa (ks. luku 3.12) Sähköisen SoTe-ajanvarauksen tavoitetilan toiminnallinen määrittely: Eri palveluissa käytettävät ajanvarausmallit (neljän perustyypin mukaisesti) Eri perustyypin toimintamallien ohjeet (sisältäen eri osallistujien suorittamat toimenpiteet) Asiakas- ja ammattilaisnäkymien ja käyttöliittymien minimivaatimukset Kuvauksen ajanvaraustoimenpiteiden ja ratkaisujen liittymisestä palveluihin hakeutumiseen ja ajanvarausta seuraaviin toimenpiteisiin Ajanvarausasiakirjan käyttökohteiden rajaukset ja määrittelyt Tarkennetut tavoitteet ajanvaraustietojen käytöstä palvelujen suunnittelussa, seurannassa ja tilastoinnissa. Sähköisen SoTe-ajanvarauksen toteuttamisopas: Sähköisen ajanvarauksen tietojärjestelmäkomponenttien arkkitehtuurikuvaus ajanvarauksen eri perustyypeissä Suositukset ja mallit eri tietojärjestelmäkomponenttien toteuttamisesta alueellisiin ja paikallisiin järjestelmiin Suositukset ja mallit tunnistautumis- ja valtuutusratkaisujen toteuttamisesta Ajanvaraukseen liittyvien säännöstöjen ohjaustietojen määrittelyt eri perustyypeissä Määrittelyt ajanvaraustietojen toimittamiseksi asiakkaalle eri kanavien kautta Suositukset ja mallit sähköisten ajanvarauspalvelujen liittämisestä muihin valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin Ajanvarauksen tietoarkkitehtuurimäärittelyt, jotka integroituva saumattomasti toiminnallisiin määrittelyihin ja toteuttamisoppaaseen: Varattavien palvelujen kansallinen luokitus (palvelutuoteluokitus) (ks. luku 3.11) Ajanvarausasiakirjan sisältömäärittelyt (ks. luku 3.13) Suositukset ajanvaraukseen liittyvien lisätietojen ja -palvelujen, muistutusten ja ajanvarausvahvistusten, perumis- ja siirto-ohjeiden sekä palvelujen välisissä linkityksissä näytettävien tietojen sisällöistä. Ajanvarauksen yhteentoimivuus- ja rajapintamääritykset (ks. luku 3.16) Sähköisten SoTe-ajanvarauspalvelujen arviointipohja (ks. luku 3.17). Ajanvarauksen osuus SADe-ohjelman SoTe-palvelukokonaisuuden valtakunnallisesti määriteltyjen palvelujen levittämisen toimintamallissa ja hankintayhteistyössä. Määritysten luonnosten ja väliversioiden saatavuudesta ja jakelusta niiden kehittämisen aikana ja ennen kilpailutuksia on selkeä ohjeistus. 28

29 4 SADe SoTe-palvelukokonaisuuden ajanvaraustyön kehittämissuunnitelma Tässä luvussa kootaan ja ryhmitellään nykytilan kehittämiskohteiden ja tavoitetilan kuvausten pohjalta joukko kehittämistoimenpiteitä. Ryhmittely on pääosin toimijakohtainen: valtakunnalliset ohjaukseen, ohjeistuksiin, yhteisiin määrittelyihin ja tukitoimenpiteisiin liittyvät työpaketit on erotettu paikallisista ja alueellisista kehittämistoimenpiteistä, joista käsitellään erikseen kaikkia ajanvarausratkaisujen kehittäjiä koskevat toimenpiteet ja SADe-kehittäjäkumppaneita koskevat toimenpiteet. Monet valtakunnallisista toimenpiteistä ovat kuitenkin sellaisia, joissa alueelliset ja paikalliset hankkeet voivat olla keskeisessä roolissa. Luvussa 4.1 kuvataan eri toimijoiden päävastuut erityyppisistä toimenpiteistä. Muiden alilukujen pääotsikon alla on yksi tai useampia työpaketteja, joissa on tyypillisesti useita toimenpiteitä. Työpaketteja on mahdollista hankkeistaa eri tavoin - lähtökohtana tässä kuvatuissa työpaketeissa on ollut toimijoiden vastuut SADe-ohjelmassa ja valtakunnallisessa SoTe-tiedonhallinnan kehittämisessä. Konkreettinen kehitystyön perustuu jo tehtyjen linjausten mukaisesti ensisijaisesti alueellisen tason kehitystyöhön. Palveluja ja palvelutarjoajien toimintaa pystytään kehittämään tällä tasolla yhtenä kokonaisuutena. Alueellisella tasolla pystytään toteuttamaan suhteellisen nopeastikin esimerkiksi palveluja, jotka tarjoavat kansalaisille mahdollisuuden valita eri palveluntarjoajien välillä. Kehittämissuunnitelma on muodostettu JHS171-suosituksen "toimeenpanon suunnittelu" -vaiheen mukaisesti siten, että pyrkimyksenä on ollut luoda pohjaa tavoitetilan vaatimille kehitysprojekteille ja - toimenpiteille sellaisessa muodossa, joka mahdollistaa tehokkaan etenemisen ja toimenpiteiden käynnistämisen. Luvussa esitettäville toimenpiteille on annettu Te- tai Tu-alkuiset tunnisteet, ja eri toimenpiteet sisältävät viittauksia kehittämiskohteet- (G) tai tavoitetila (T) luvuissa esitettyihin tarpeisiin. Osin melko yksityiskohtaistenkin jäljitettävyyden tavoitteena on, että ajanvarauspalvelujen kehittämisessä aikaansaadaan koordinoitu kokonaisuus, koska monet tavoitteet vaativat toisiinsa liittyviä toimenpiteitä eri tasoilla ja eri näkökulmista. Osa toimenpide-ehdotuksista nojautuu luvun 4.2 linjausten toteutumiseen. 4.1 Kehittämisen vastuu- ja toimijatahot Keskeisimmät sosiaali- ja terveyspalvelujen ajanvarauksen kehittämistoimintaan liittyvät sidosryhmät ja pääasialliset vastuut eri toimenpiteistä ovat: STM: ohjaus, lainsäädäntö, rahoitus, tavoitetilan ja kehittämistoimenpiteiden linjaukset THL, erityisesti SADe-ohjelman SoTe-palvelukokonaisuus, Tilastot ja luokitukset- sekä Operyksiköt, koodistopalvelun ryhmät: ohjaus, rahoitus, tavoitetilan ja kehittämistoimenpiteiden linjaukset, valtakunnallisten määrittelyjen tuottaminen ja julkaisu, tietomäärittelyjen tuottaminen ja käsittely, tuki ratkaisujen kehittäjille, mittaus ja seuranta, sähköisten palvelujen linkitykset KanTa- ja KanSa-kehittämiseen sekä sidoshankkeisiin ja -arkkitehtuureihin (mm. VAKAVA, VM:n hankkeet) Kuntaliitto: ohjaus, linjauksiin osallistuminen, tuki ratkaisujen kehittäjille SADe-kehittäjäkumppanit (erityisesti ajanvaraukseen liittyviä palveluja kehittävät Hyvis-SADe ja PSOP SADe-ohjelmaan kuuluvat yhteistyöprojektit): sähköisten palvelujen kehittäminen, hankinnat, käyttöönotot ja palvelujen hyödyntäminen, valtakunnallisten määrittelyjen tuottaminen ja mallien luonti, mittaus ja seuranta yhteistyössä kansallisten toimijoiden kanssa 29

30 Muut hankkeet ja palveluntuottajaorganisaatiot (jotka kehittävät ajanvarausta tai siihen liittyviä palveluja, esim. kunnat ja kuntayhteymät): ): sähköisten palvelujen kehittäminen, hankinnat, käyttöönotot ja palvelujen hyödyntäminen, mittaus ja seuranta, valtakunnallisten mallien ja määrittelyjen tuottamiseen osallistuminen Tietojärjestelmien ja tietojärjestelmäpalvelujen toteuttajat ja integraattorit: ratkaisujen suunnittelu ja toteuttaminen, käyttöönotot, valtakunnallisten mallien ja määrittelyjen tuottamiseen osallistuminen Kela: valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin liittyvät tarkennukset, määrittelyt ja toteutukset VM, erityisesti JulkICT-toiminto: ohjaus, lainsäädäntö, rahoitus, tavoitetilan ja kehittämistoimenpiteiden linjaukset, sidoshankkeiden ja -arkkitehtuurien (kuten Palveluväylä, Asiakaspalvelu2014 ja suomi.fi) aikataulujen ja suunnitelmien linkitys SADe SoTe-palvelukokonaisuuden kehittämistyöhön Muut rahoittaja- ja asiantuntijatahot kuten Tekes, Sitra, ELY-keskukset, HL7 Finland, Tieke, yliopistot ja tutkimuslaitokset: rahoitus ja rahoittajayhteistyö, valtakunnallisten mallien ja määrittelyjen tuottamiseen osallistuminen, vaatimusten esiin nostaminen, valtakunnallisten mallien hyödyntäminen, hyvinvointipalvelujen kehittämiseen ja sähköisiin palveluihin kohdistuva tutkimus. Edellä kuvatut sidosryhmät ovat kehittämistyön avaintoimijoita. Ajanvaraus- ja asiointipalvelujen toimintaarkkitehtuurissa keskeisinä toimijoina ovat luonnollisesti myös eri asiakasryhmät, joita sitoutetaan myös kehittämistyöhön eri foorumien ja tiedotuksen kautta. 4.2 Keskeisimmät valtakunnallisesti vahvistettavat linjaukset Tässä luvussa kootaan keskeisimmät kansalliset linjaukset, joissa keskeisinä toimijoina ja vastuutahoina ovat etenkin STM ja THL. Linjauksiin osallistuvat tai tarvittaessa VM, Kuntaliitto, SADekehittäjäkumppanit, Kela ja muut toimijat. Pohjana ovat monet jo aiemmin tehdyt linjaukset SADeohjelmassa ja myös integraatiotavoitteet SADe-ohjelman palvelujen integroinnista muihin valtakunnallisiin ohjelmiin sekä valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin. Esimerkiksi toteutusten alueellinen painotus on jo linjattu, mutta tarvitaan tarkennuksia esimerkiksi ajanvaraustietojen valtakunnallisesta saatavuudesta. Osa myöhemmistä toimenpiteistä eri työpaketeissa nojautuu tässä kohdassa esitettyihin linjauksiin. Työpaketti 1: Valtakunnallisesti vahvistettavat tavoitetilan linjaukset TP1.1 Linjausten vahvistus kansalaisen ja ammattilaisen toiminnalliselle tavoitetilalle: Tu75: Vahvistetaan asiakkaan valinnanvapauden tavoitteet ja pääperiaatteet sähköisissä ajanvarauspalveluissa ja palveluihin hakeutumisessa (aikariippumattomuus, monikanavaisuuden hyödyntämismahdollisuudet mukaan lukien sähköpostin käyttömahdollisuus eri ajanvaraustyypeissä, palvelun ajankohdan valintamahdollisuus, asiakkaan aloitteesta varattavissa palveluissa palvelunantaja ja palvelupiste) (T121, T122, T132) Tu77: Vahvistetaan ammattilaisen ja palvelujen tuottajan toiminnan kehittämisen tavoitteet ja pääperiaatteet sähköisissä ajanvarauspalveluissa (ammattilaisten vapauttaminen aikojen hallinnoinnista, resurssien käytön hallinnoinnin tehostaminen, integroituminen hoitoketjuihin ja ostopalveluihin, tietojen kokoaminen palvelujen suunnitteluun ja seurantaan) (T124,T125,T126, T128, T129) Tu43: Kansallisesti linjataan, että kehitettävissä sähköisissä ajanvarauspalveluissa valitaan kuhunkin palveluun soveltuva kansalaisajanvarauksen taso (ks. myös Liite 2), ja eri tasojen edellyttämät ratkaisut tarkennetaan yhdessä ajanvarauksen perustyyppien tarkentamisen kanssa. (T113) 30

31 Tu42: Rajataan, että SADe-ohjelman SoTe-palvelukokonaisuuden sähköisten palvelujen ensisijainen kohde ei ole kansainvälinen potilaiden liikkuvuus vaan asiakkaan valinnanvapauden tukeminen kotimaassa. Tuotettavat ratkaisut painottuvat kotimaisten asiakasryhmien tarpeisiin ja käytettävyyteen kotimaisten käytön avain- ja volyymiryhmien kannalta. Ratkaisuilla voidaan luoda osaltaan pohjaa ja mahdollisuuksia myös kansainvälisten asiakkaiden nykyistä paremmille palveluille. (G127) TP1.2 Tietoarkkitehtuurin päälinjaukset: Tu04: Linjataan valtakunnallisesti, että ajanvarauksessa ja palveluhakemistoissa hyödynnetään yhtenäistä varattavien palvelujen luokitusta, jonka avulla palveluhakemistoon tietoja toimittavat sekä sähköisiä ajanvarauspalveluja tarjoavat palveluntuottajat luokittelevat tarjottavat palvelunsa palveluun hakeutumista ja aikojen varaamista tukien. (G213, G112) Tu10: Linjataan, että sähköistä ajanvarausta käytettäessä tavoitetilana on ajanvaraustietojen valtakunnallinen saatavuus ja varattujen aikojen (esimerkiksi ajanvarausasiakirja) saanti KanTaarkiston kautta, josta tiedot näkyvät kansalaiselle omien tietojen katselun kautta ja ovat toimitettavissa eri palvelunantajille luovutussäännösten puitteissa. (G214, G217, G218, G120, T149) o Tu50: Linjataan, että ajanvaraustiedot (vähintään tiedot tehdystä ajanvarauksesta) toimitetaan tavoitetilassa valtakunnallisten KanTa-palvelujen kautta saataville. (T131) o Tu92: SADe-ohjelman aikana vuoden 2015 loppuun mennessä toteutetaan yhden tai useamman valtionavustusta saaneen SADe/SoTe-kehittäjäkumppanin kanssa valtakunnallisten määrittelyjen pohjalta ajanvaraustietojen tallentaminen KanTa-arkistoon. Määrittely ja toteutus toimivat mallina muille sähköisten ajanvarauspalvelujen toteuttajille (G120). o Tu51. Osana arkkitehtuurin tarkennuksia linjataan, toteutetaanko ajanvaraustietojen valtakunnallinen saatavuus ajanvarausasiakirjan avulla. Ratkaisu on osin vastaavantyyppinen kuin KanTa-ratkaisujen palvelutapahtuma-asiakirja, ja myös potilaan tiedonhallintapalvelun toteutusmalleja voidaan hyödyntää. (T131, T149) o Tu22: Suunnitellaan ja toteutetaan Kelan palveluihin liittyvät ajanvarausasiakirjan / ajanvaraustietojen vastaanottamiseen ja kyselyyn liittyvät toiminnot osana KanTa-palveluja tarkennettavien toteutusaikataulujen puitteissa. Kyseessä on lähinnä sisällöllinen laajennus jossa voidaan hyödyntää mm. potilaan tiedonhallintapalvelun ja palvelutapahtumaasiakirjan toteuttamiseen tehtyjä ratkaisuja. (G227, G120) o Tu11: Tarkennetaan, määritelläänkö valtakunnallinen siirtymäaika ja takaraja ajanvaraustietojen toimittamiselle kansallisiin palveluihin kaikkien tai KanTa-palveluihin liittyneiden organisaatioiden osalta. Siirtymäaikana saatavuus voidaan toteuttaa myös alueellisesti, hyödyntäen vastaavia rajapintoja kuin valtakunnalliseen saatavuuteen tarvittavat. (G214, G217, G218, G120) TP1.3 Tietojärjestelmä- ja teknologia-arkkitehtuurin päälinjaukset: Tu17: Vahvistetaan päälinjaukset ajanvarauspalvelujen toteutusten sijoittumisesta alueelliselle, paikalliselle ja valtakunnalliselle tasolle. Linjauksia tarkennetaan osana ajanvarauksen ja palveluun hakeutumisen toteutusopasta ja niistä tiedotetaan kansallisella tasolla riittävän laajasti kaikille kehittämistyön sidosryhmille. (G223, G119, G120, G123) Tu19: Linjataan, että ajanvarauksen ja palveluihin hakeutumisen prosessin ohjauksen säännöstön toteuttaminen tapahtuu alueellisella tasolla, nojautuen pääosin valtakunnallisesti määriteltäviin ohjaustietoihin. (G225, G113, G117, G123) Tunnistautumislinjaukset: o Tu38: Tunnistautumisten suhteen linjataan, että sähköisissä asiointipalveluissa hyödynnetään valtakunnallisia ja toimialariippumattomia tunnistautumispalveluja niissä tilanteissa, joissa käyttäjän tunnistautuminen on tarpeen. Ajan varaaminen myös muille 31

32 kuin tunnistautuneelle käyttäjälle itselleen (esim. huoltaja varaa lapselle) mahdollistetaan. (G121, G126, T171) o Tu55: Linjataan ja tarvittaessa tuotetaan säädökset tai määräykset sille, että Asiakkaan aloitteesta varattaviin peruspalveluihin voidaan avata sähköinen ajanvarausmahdollisuus ilman käyttäjän vahvaa tunnistamista ja todentamista (ks. tarkennus alla) (T136, T140). Tu18: Linjataan, että ajanvarausten tekeminen (ja perille menneestä ajanvarauksesta kuittauksen saanti) on mahdollista ilman vahvaa sähköistä tunnistautumista, mutta ajanvaraustietojen ja muiden hoitoon liittyvien henkilötietojen saanti tehtyä varausta laajemmin vaatii aina vahvan sähköisen tunnistautumisen ja todentamisen. Tarkka ohjeistus tarkennetaan yhdessä Tietosuojavaltuutetun kanssa. (G224, G116, G126) Tu81: Vahvistetaan ja hyväksytään valtakunnallisesti ajanvarausarkkitehtuuri- ja määrittelytyön edetessä tuotettavat avoimet rajapinta- ja yhteentoimivuusmäärittelyt eri käyttötarkoituksiin (ks. luku 3.16) Työpaketti 2: Valtakunnallisten määrittelyjen ja tukitoimenpiteiden käynnistäminen Tämä työpaketti sisältää ensimmäiset valtakunnalliset tukitoimenpiteet, ja pitkäjänteisempiä tukitoimenpiteitä käsitellään työpaketissa 8. Vastuutaho: THL yhteistyössä STM:n, kehittäjäkumppanien ja Kuntaliiton kanssa: Tu21: Linjataan, että THL tuottaa ja ylläpitää ajanvarauksen ja palveluihin hakeutumisen valtakunnalliset määrittelyt osana SoTe-palvelujen sähköisen asioinnin kokonaisuutta SADeohjelmassa ja sen jälkeen. (G227, G120) Tu72: Vahvistetaan tämän suunnitelman pohjalta SADe-ohjelman SoTe-palvelukokonaisuuden ajanvarausratkaisujen valtakunnallinen kehittämispolku mukaan lukien ratkaisujen levittäminen, pohjautuen SADe-ohjelman yleisiin ja kehittäjäkumppanien aikatauluihin ja malleihin. Työpakettien ja toimenpiteiden priorisoinnissa huomioidaan suunnitelmaan saadut kommentit ja vahvistetut linjaukset. Tu73: Projektoidaan tarvittaessa priorisoiden valtakunnallisten määrittelyjen tuottamisen ja kehittäjäkumppanien tuen valtakunnalliset tukipaketit yhdeksi tai useammaksi projektiksi, jotka käynnistetään mahdollisimman pian kehittäjäkumppanien aikataulut huomioiden. o Tu86: Tarvittaessa tuotetaan projektoinnin tueksi tarkempia projektisuunnitelmia tai tiiviitä kustannus/hyötyarvioita. Tu74: Tarkennetaan ajanvarauksen osalta SADe-ohjelman SoTe-palvelukokonaisuuden viestintäja riskienhallinta (mm. resursointi, avainosaamisen levittäminen, dokumentointi) suunnitelmat. Tu77: Luodaan foorumi ja toimintamalli mallien ja määritysten käsittelyyn ja levittämiseen myös SADe-kehittäjäkumppaneita laajemmin (eri alueiden, projektien, toimittajien ja muiden sidosryhmien osallistumiseen (SADe-ajanvaraus esiselvityksen mukaisesti), Tu76: Tarvittaessa tarkennetaan ja vahvistetaan SADe-työssä tuotettavat ja kansallisesti vahvistettavat ja hyödynnettävät mallit ja määrittelyt: o pohjana käytettävät ajanvarausratkaisujen perustyypit ja kansalaisajanvarauksen tasot (T111, T113) o pohjana käytettävät ajanvarausratkaisujen tietoelementit/muuttujat ja toiminnallinen viitemalli (T119, T120) o tuotettavat tai päivitettävät valtakunnalliset määrittelyt palveluihin hakeutumista ja sähköisiä ajanvarauspalveluita varten (luku 3.17) Tu84: SADe-ohjelma tiedottaa ajanvaraustyön ratkaisutavoista, käytännöistä ja etenemisestä hyödyntäen SADe-ohjelman SoTe-palvelukokonaisuuden tiedotussuunnitelmaa. Kehityshankkeille järjestetään tiedonvaihtokanavia ja tiedottamistoimenpiteitä järjestäminen. Tuloksista ja työn ete- 32

33 nemisestä järjestetään tiedotustilaisuuksia järjestäminen ja käytetään mediaa tuloksista ja hyödyistä tiedottamiseen. 4.3 Lainsäädäntöön liittyvät säädös- ja tarkennustoimenpiteet Ajanvaraus- ja palveluun hakeutumisratkaisuja varten on tarkennettava tai luotava säädöksiä tai niiden tulkintaa. Toimenpiteiden luonteva vastuutaho on STM, yhteistyössä THL:n, kehittäjäkummpanien ja Kuntaliiton kanssa. Työpaketti 3: Säädös- ja sitovuustarkennukset Tu78: Määritellään ja tarkennetaan, millä keinoilla SADe-ohjelman SoTepalvelukokonaisuuden valtakunnallisten määrittelyjen sitovuus toteutetaan (esim. asetukset, THL:n tai Kelan määräykset, JHS-suositusten tai JHS-standardien käyttömahdollisuus). Tu79: Luodaan yhtenäinen tulkinta ja tarvittaessa säädösmuutokset tukemaan palveluihin hakeutumisessa ja asiakkaan sähköisissä palveluissa tarvittavia tunnistautumislinjauksia varten (T136, T137). Tu80: Luodaan lainsäädännölliset edellytykset sähköisissä hyvinvointipalveluissa erityisen tarpeellisten puolesta-asiointikäytäntöjen (huoltaja, holhooja, valtuutettu) toteuttamiseksi pyrkien toimialariippumattomiin ratkaisumalleihin ja säädöksiin yhteistyössä VM:n kanssa (T139, T140, T141, T142). Tu80: Tarkennetaan tarvittaessa sähköisiin asiakaspalveluihin liittyviä tietojen luovutus- ja suostumuslinjauksia ja säädöksiä (ks. myös Tu39). Tu94: Tarkennetaan ja vahvistetaan asiakkaan tunnistamis- ja todentamistapojen tavoitetila, jossa riittävän vahvasti tunnistautuneelle asiakkaalle voidaan avata laajempia mahdollisuuksia asiakastietojen hyödyntämiseen ajanvarauksissa, mutta myös yksinkertaiset ajanvaraustoimenpiteet ilman vahvaa tunnistautumista mahdollistetaan (T136, T137, T138, ks. myös Tu55) Tu81: Kehitetään rahoittajayhteistyötä siten, että SADe-ohjelman tavoitteita ja valtakunnallisia määrityksiä sekä palvelujen käyttöä ja hyödyntämistä eri tahojen toimesta edistäville, tukeville ja mittaaville hankkeille ohjautuu myös muiden tahojen kuin SADe-ohjelman rahoitusta kehittämiseen ja tutkimukseen mm. eri tutkimus- ja kehittämisohjelmien painotusten kautta. Tu93: Tarkennetaan ajanvarausratkaisuja laajemmalla tasolla, millaisia kuntalaskutuksen malleja vapaan liikkuvuuden ja asiakkaan valinnanvapauden käytännön toteuttamisessa käytetään kansallisesti. 4.4 Valtakunnallisten määrittelyjen tuottamisen toimenpiteet Ajanvarauksen ja palveluihin hakeutumisen toteutusten ja yhdenmukaistamisen tueksi tarvittavien valtakunnallisten määrittelyjen tarkentaminen on yksi tämän suunnitelman painopisteistä. Valtakunnallisten määrittelyjen tuottamisesta palvelukokonaisuudessa vastaavat SADe-ohjelmassa THL ja kehittäjäkumppanit, muiden sidosryhmien osallistuessa työhön ja tukiessa sitä. Valtakunnallisten määrittelyjen tuottamisen työpaketit ja niihin liittyvät toimenpiteet ovat seuraavat: Työpaketti 4: SoTe-ajanvarauksen (ja palveluihin hakeutumisen) toteutusopas Tu85: Tarkennetaan ja linjataan (mm. suhteessa SADe/SoTe-palvelukokonaisuuden Palveluhakemistosuunnitelmiin), luodaanko ajanvaraukselle ja palveluihin hakeutumiselle yksi integroitu toteutusopas vai erilliset määrittelyt ajanvarauksen kohdearkkitehtuurille ja sen liittämiselle palveluihin hakeutumisen kokonaisuuteen (G213, G222, G112, T115, T116, T118, T123, T129, T143). 33

34 Tu15: Määritellään valmiiden määritysten pohjalta valtakunnallisesti sähköisen SoTe-ajanvarauksen (ja mahdollisesti palveluun hakeutumisen tuen, ks. Tu85) toteutusopas, jossa ajanvarausratkaisujen perustyypeille ja niiden liittymiselle palveluihin hakeutumiseen määritellään tuoteriippumaton arkkitehtuuri ja rajapinnat. (G221, G222, G112, G113, T111) o Ajanvarauksen eri perustyypien toteuttamiseksi luodaan valtakunnalliset määrittelyt osana toteutusopasta kehittäjäkumppanien työn pohjalta (ks. Ke20, Ke21, Ke22, Ke23, Ke24). o Tu44: Ajanvarausratkaisujen keskeiset muuttujat palvelujen kohdistamisen ja sisällön sekä ajanvarausta ohjaavan prosessin tärkeimmät ohjaustiedot määritellään ja tarkennetaan valtakunnallisesti eri ajanvaraustyyppien osalta osana arkkitehtuurimäärittelyjä. (T119) o Ajanvarauksen toimintamallit tarkennetaan suhteessa ajanvarauksen perustyyppeihin: Tu16: Osana ajanvarauksen ja palveluun hakeutumisen toteutusopasta kuvataan käyttäjän toiminnan näkökulmasta ajanvaraustoimenpiteiden liittyminen palveluihin hakeutumiseen ja ajanvarauksen jälkeen suoritettaviin toimenpiteisiin kuten mahdollisuus maksamis- ja esitietotoimenpiteisiin. (G222, G112, G115, T162, T163) Tu47: Osana valtakunnallisia määrittelyjä tarkennetaan ajanvarausratkaisujen liittämistä palveluihin hakeutumisen lisäksi alueellisiin hoitoketjuihin, ostopalveluihin ja palvelusetelin käyttöön. (T129) Tu54: Osana ajanvarausratkaisujen valtakunnallista määrittelyä tarkennetaan mahdolliset tavat ja käyttökohteet, joilla ajanvaraustietoja halutaan hyödyntää asiakkaan sosiaali- ja terveyspalvelujen suunnittelussa sekä palvelujen käytön ja varausten valtakunnallisessa seurannassa, suunnittelussa ja tilastoinnissa. (T135) Tu45: Ajanvarausratkaisujen ja -prosessien pohjana käytettävät toimintaarkkitehtuurin tehtävämäärittelyt (liite 1) tarkennetaan ja tarvittaessa täydennetään (mm. massaperuutukset) ja hyödynnetään valtakunnallisten arkkitehtuuri- ja yhteentoimivuusmäärittelyjen sekä paikallisten ajanvarausratkaisujen pohjana. (T120) o Tu20: Määritellään sähköisten SoTe-ajanvarauspalvelujen tietojärjestelmäarkkitehtuurin tarkennukset osana toteutusopasta. Määrittely voidaan alustavasti tehdä esimerkiksi siten, että palvelunantajakohtainen yksittäisen palvelun ajanvarauskalenteri voi nojautua joko vapaiden aikojen replikointiin tai kyselyihin, mutta useita palvelunantajia sisältävän ajanvarauskalenterin on kyettävä tukemaan myös vapaiden aikojen kyselyjä resursseja hallinnoivista järjestelmistä mikäli tällaisia järjestelmiä hyödynnetään (vaikka vapaiden aikojen koostettu varastokin olisi alueellisella tasolla). (G226) Tu07: Tuotetaan toiminnallinen ja sisällöllinen määrittely valtakunnallisen SoTepalveluhakemiston sekä mahdollisten muiden palveluhakemistojen liittämiseksi ajanvaraukseen siten, että palveluhakemistosta siirtyminen erityyppisten hakujen tulosten pohjalta aikojen varaamiseen on käyttäjän kannalta saumatonta. (G213) Tu39: Palveluhakemisto- ja tunnistautumisratkaisuja sekä suostumustietojen säilyttämistä ehdotetaan ensisijaisesti kansallisella tasolla toteutettaviksi, mutta palveluhakemistoja on todennäköisesti myös alueellisella tasolla. Valtakunnallinen vahva tunnistautuminen tulee toteuttaa valtakunnallisten palvelujen avulla, mutta tunnistautumisratkaisujen integrointi esimerkiksi osaksi portaaleja tai muut kuin vahvaa tunnistautumista edellyttävät ratkaisut toteutetaan alueellisesti. Ks. myös Tu17. (G123, T171, T170) Ke10: SADe-kehittäjäkumppanien kanssa tarkennetaan toteutusoppaan tuottamisen yhteydessä, millaisia haasteita on siirryttäessä kevyempää tunnistautumista vaativasta palvelusta vahvaa tunnistautumista vaativaan palveluun ja millaisia tarkennettuja ohjeita tai määrittelyjä siirtymisen tueksi tarvitaan. (G121, G126) Tu40: Osana valtakunnallisia määrittelyjä tarkennetaan, tarvitaanko ajanvarauksiin liittyen suostumustietojen tai -ratkaisujen tarkempia määrittelyjä. Päätavoitteena on, että ajanvarauksiin liittyvien tietojen luovutuksia koskevat samat suostumus- ja luovu- 34

35 o tuslinjaukset ja -ratkaisut kuin muitakin asiakkaan terveys- ja hyvinvointipalveluihin liittyviä henkilötietoja. (G123) Tu41: Osana valtakunnallisia määrittelyjä tarkennetaan kansalaisen ajanvarauksen käyttökanavien ja käyttöliittymien vaatimukset, eri käyttökanavat huomioiden. (G125, T164) Tu63: Tarkennetaan suositukset asiakkaalle eri ajanvarauksen perustyypeissä ja eri käyttökanavissa näytettävistä tiedoista mukaan lukien mahdolliset asiointiprosessin lisätiedot ja linkitykset yleiseen sosiaali- ja terveystietoon. (T147) Ke15: Asiakkaan ajanvaraukset tulevat tavoitetilassa näkyville ainakin kansallisen omien tietojen katselupalvelun kautta. Tämän lisäksi varatuista tiedoista ja muista hoitotiedoista on mahdollista tehdä kansalaiselle koostenäkymä alueellisesti ajanvarausta toteuttavissa hankkeissa ja tarjota rajapintoja ajanvaraustietojen siirtämiseksi koostenäkymiin, asiakkaiden henkilökohtaisiin sähköisiin kalentereihin tai terveyskansioihin. Näitä tavoitteita varten luodaan valtakunnalliset määrittelyt SADekehittäjäkumppanien kanssa ja tarkennetaan toteutusaikataulu suhteessa SADeohjelmaan. (G124) Tu52: Valtakunnallisesti tarkennetaan, määritelläänkö yhtenäiset tavat ajanvarausvahvistusten toimittamiseksi asiointitilille, sähköpostiin tai turvallisen viestinvälityksen kautta. (T132) Tu53: Asiakkaan näkymään liittyen linjataan ja tarkennetaan osana valtakunnallisia määrittelyjä, mitä tietoja asiakkaalle voidaan näyttää erilaisten käyttäjän tunnistautumis- ja yksilöintimenetelmien kautta. Lähtökohtaisesti vain välitön kuittaus ajanvarauksesta tai muut tehtyä ajanvarausta koskevat tiedot voidaan toimittaa asiakkaalle ilman käyttäjän vahvaa tunnistamista. (T134, T171) Tu56: Tarkennetaan osana valtakunnallisia määrittelyjä, voidaanko ilman vahvaa tunnistamista tehtyjen ajanvarausten kuittauksissa toimittaa ajanvarauksen perumis- tai lisätietopyyntöjä. (T136) Tu57: Osana valtakunnallisia määrittelyjä tarkennetaan, rajoitetaanko ilman vahvaa tunnistautumista varaajalle näytettävät tiedot vain välittömään kuittaukseen tehdystä ajanvarauksesta. (T136) Työpaketti 5: SoTe-ajanvarauksen ja palveluihin hakeutumisen tietomäärittelyt Tietomäärittelyt tuotetaan kiinteässä yhteistyössä ja yhtäaikaisesti soveltamisoppaan (viitearkkitehtuurin) ja tarvittavien yhteentoimivuusmäärittelyjen kanssa, nojautuen valtakunnallisiin linjauksiin sekä siten, että kehittäjäkumppanihankkeiden konkreettiset tarpeet ohjaavat yhteisiä ratkaisuja. Erityisesti varattavien palvelujen luokittelussa kehittäminen kytketään kiinteästi SADe-hankkeen palveluhakemisto- ja sanastotyöhön sekä muihin hoitoon hakeutumiseen liittyviin määrittelyihin. Tu02: Tarkennetaan ja vahvistetaan ajanvarauksessa käytettävät käsitteet (erityisesti varattava palvelu / palvelutuote sekä sen luokitteluperusteet) valtakunnallisesti, linkittäen työ SADe-ohjelman sanastotyöhön. (G212) Tu64: Osana valtakunnallisia määrityksiä tarkennetaan, millä tavoin ajanvarausratkaisuissa (mukaan lukien rajapinnat ja yhteentoimivuuden kuvaukset) yksilöidään ja kuvataan ajanvarausten hallinnassa tarvittavat tiedot ja muuttujat (ks. myös liite 3). (T148) Tu05: Määritellään valtakunnallinen luokitus etsittävien ja varattavien palvelujen luokittelua varten (palvelutuoteluokitus) pohjautuen mm. terveydenhuollon palveluluokitukseen sekä sosiaalihuollon luokituksiin, ensisijaisena käyttötarkoituksena palvelun sisällön kuvaaminen palveluja etsivän (palveluhakemisto) ja varaavan (ajanvaraus) asiakkaan näkökulmasta. (G213, G219, T125) 35

36 o Tu62: Palvelutuoteluokituksen kehittämiselle ja käyttöönotolle muodostetaan erillinen tarkempi suunnitelma ja aikataulu sekä tarkennetaan myös, onko luokitukseen tarpeen sisällyttää esimerkiksi hinta- tai maksuttomuustietoja. (T144) o Tu13: Ajanvarauksissa ja palveluhakemistoissa käytettävien palvelujen sisältöä osin kuvaavien luokitusten (JHS, Terveydenhuollon palveluluokitus, sosiaalipalvelujen luokitus ja muut sosiaalihuollon toimintaa kuvaavat luokitukset, SoTe-palvelukokonaisuuden palveluhakemistotyön yhteydessä tuotettu sosiaali- ja terveydenhuollon palveluluokitus) sisältö arvioidaan kohdassa Tu05 käytettävän luokituksen kehittämisessä. (G219) o Tu61: Palvelutuoteluokituksen pohjana käytetään etenkin Terveydenhuollon palveluluokitusta (tasot (hierarchylevel) 2 ja 3). Sosiaalipalvelujen luokitus ei suoraan sovellu hyödynnettäväksi (palvelutehtävät ja palvelut ovat lakiperusteisia eivätkä suoraan yksin kuvaa asiakkaalle tarjottavia / varattavia palveluja), vaan yhdistämistä voidaan tarvita esimerkiksi Sosiaalipalvelujen luokitus / Palvelut-tason tai sosiaalityön toimintoluokituksen huomioinnin suhteen. Pohjaluokituksista on valittava mitkä palvelut (arvojoukko) sisällytetään palveluihin hakeutumisessa käytettävään luokitukseen. Kaikkien palvelutuoteluokituksen sisältöelementtien osalta osalta on määriteltävä vastaavuus (esim. yläluokka) SoTe-palvelukokonaisuuden palveluhakemistotyön yhteydessä tuotettuun sosiaali- ja terveydenhuollon palveluluokitukseen, mikäli sisältöön ei voida suoraan hyödyntää yksittäistä palveluluokituksen sisältöelementtiä. (T144) Tu06: Tarkennetaan ajanvarausratkaisuja kehittävien hankkeiden ja tietojärjestelmätoimittajien kanssa, mitä muita luokituksia tarvitaan sähköisten ajanvarausratkaisujen yhtenäistämiseksi ja valitaan tai tuotetaan tarvittavat luokitukset. (G213) Tu08: Tuotetaan sisällöllinen ja tekninen määritys ajanvarausasiakirjalle, jonka avulla varattujen aikojen välittäminen ajanvarauksen vahvistaneelta taholta ajanvaraustietojen varastoon ja tarvittaessa myös asiakkaalle ja valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin toteutetaan. (G214) o Tu66: Tarkennetaan ajanvarausasiakirjan käyttökohteet ja rajaukset. (T149, T150) o Tu09: Rajausten mukaisesti ajanvarausasiakirjan määrityksissä (Tu08) varaudutaan myös siihen, että tiedot voidaan toimittaa jatkossa myös suunnitelluista varauksista, joita ei vielä ole sidottu tiettyyn ajankohtaan tai palvelunantajaan. (G214) o Tu69: Aikataulutetaan rajausten mukaisesti tarvittaessa ajanvarausasiakirjan linkitysten määrittely asiakkaan terveys- ja hoitosuunnitelmaan tai hoito- ja palvelusuunnitelmien valtakunnalliseen jatkomäärittelytyöhön. (T150) o Tu67: Määritellään ja hyväksytetään (THL koodistopalvelu) ajanvarausasiakirjan tietosisällöt sekä rakenteisten että näytettävien tietojen osalta. (T151) o Tu68: Määritellään tekninen muoto ajanvarausasiakirjalle HL7 CDA R2-muodossa. (T151, T167) o Tu12: Määritellään rajapinta, jonka avulla ajanvarausasiakirja voidaan turvallisesti tallettaa ajanvaraustietojen varastoon ja kysellä sieltä ajanvaraustietoja tarvitsevan järjestelmän tai käyttäjän toimesta. (G214, G217, G218, G122, T167) o Tu70: Tarkennetan mahdolliset rajoitteet sille, millä edellytyksillä hoitoa / asiakkaan palveluita suunnitteleva ammattilainen voi nähdä asiakkaan varatut ajat sekä ajanvaraustietojen poistuminen omien tietojen katselusta (esimerkiksi käyttämättä jääneissä palveluvarauksissa). (T150) o Tu03: Määritellään ja vahvistetaan ajanvaraustietojen siirrossa eri toimijoiden välillä käytettävien tietojen sisällöt ja tekniset siirtotavat. (G212, T166, T167, T168, T169) Tarvittaessa käynnistetään muita valtakunnallisia tietomäärittelyjä ajanvarauksen ja palveluihin hakeutumisen sähköisten ratkaisujen tueksi. Työpaketti 6: Yhteentoimivuus- ja rajapintamäärittelyjen tuottaminen ja päivittäminen: 36

37 Tu86: Ajanvarausratkaisuissa käytettävien ja kehitettävien rajapintamääritysten ja yhteentoimivuuden kuvausten pohjalta ylläpidetään SADe/SoTe-palvelukokonaisuuden viitearkkitehtuurin standardisalkkua ja nostetaan tarvittaessa suositusehdokkaita julkisen hallinnon standardisalkkuun. (G220, G228, T151) Tu71: Määritellään ajanvarausasiakirjan HL7 CDA R2 muoto toiminnallisten ja sisällöllisten rajausten ja vaatimusten pohjalta HL7 Finland yhteistyössä. (T151, T167) Tu14: Päivitetään avointen HL7 versio 3 ajanvarausrajapintojen soveltamisohje siten, että sen hyödyntäminen ajanvaraustoimenpiteissä yhtenäistyy. Tuotetaan tarvittaessa tarkempia soveltamisohjeita ajanvarauksen eri perustyyppien tarpeiden mukaisesti. (G220, G122, T125, T166) Tu89: Luodaan tiivis soveltamisohje icalendar-tiedostojen hyödyntämiseen sähköisten ajanvarausten keskeisimpien perustietojen (aihe, aika, paikka, tiiviit lisätiedot) siirtämiseksi kansalaisten omiin sähköisiin kalentereihin. (T168) Tu90: Määritellään yhteentoimivuuden kuvaukset palveluhakemisto-ajanvaraus-integraatiolle siten, että siirtyminen palveluhakemistosta (tai eri palveluhakemistoista) ajanvarauspalveluihin on asiakkaan näkökulmasta saumatonta. Ratkaisuvaihtoehtoja voivat olla esimerkiksi kontekstin siirto webpohjaisten palvelujen välillä tai palveluhakemiston tarjoamien rajapintojen hyödyntäminen. (T169) Tu91: Kootaan tietoa muista keskeisistä sähköisten sosiaali- ja terveydenhuollon yhteentoimivuustarpeista ja välitetään niitä valtakunnalliseen ja kansainväliseen standardointiin, tarvittaessa aktivoiden ratkaisuja kehittävien tahojen osallistumista standardien valintaan, ohjaamiseen tai kehittämiseen ja luoden mahdollisuuksia ratkaisuja Suomessa kehittävien yritysten markkinoiden laajentamiseen. Aiheeseen liittyvien sidoshankkeiden (esim. VAKAVA, Palveluväylä jne.) kanssa tarkennetaan erityisesti yhteisesti määriteltäviä seikkoja. Työpaketti 7: SADe SoTe-palvelukokonaisuutta laajemmat valtakunnallisten määrittelyjen toimenpiteet: Tu59: Osana valtakunnallisia sähköisen asioinnin määrittelyjä tarkennetaan, tarvitaanko yhteiset määrittelyt sille, kuinka huoltajuus-, holhoous- tai valtuutussuhde asiakkaan puolesta asiointiin selvitetään osana sähköisiä palveluja. Tarkennus tehdään ajanvaraustyötä laajemmin SADe-ohjelman SoTepalvelukokonaisuuden tai SADe-ohjelman tasolla, mm. Sähköisen asioinnin viitearkkitehtuurin (SAVI) tarkentamisen ja sen pohjalta käynnistettävien kehittämistoimenpiteiden kautta. (T141) Tu60: Toimialariippumattomien valtuutuspalvelujen kehittämiseen välitetään tarpeita ja vaatimuksia sekä osallistutaan sähköisten SoTe-palvelujen mukaan lukien ajanvaraus näkökulmasta. (T142) Tu80: Tarkennetaan tarvittaessa valtakunnallisten tunnistamispalvelujen käyttötavat ja ohjeistukset niiden hyödyntämiseksi ajanvarauspalvelussa ja muissa sähköisen asioinnin palveluissa (T171, T170). Tu87: Sähköisten SoTe-ajanvarauspalvelujen kohdearkkitehtuurin, tietomäärittelyjen ja yhteentoimivuuden kuvausten määrittelyssä sekä ratkaisujen tuottamisessa seurataan ja noudatetaan SADe/SoTepalvelukokonaisuuden viitearkkitehtuuria, Terveys ja hyvinvointi-kohdealueen arkkitehtuurimäärityksiä sekä Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuria. Mahdolliset poikkeamat käsitellään arkkitehtuurin hallintamallin mukaisesti. Työ linkitetään kaksisuuntaisesti näiden sidosarkkitehtuurien kehittämiseen sekä Kuntaliiton koordinoiman alueellisen sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisarkkitehtuurin kehittämiseen. 4.5 Valtakunnalliset tukitoimenpiteet ajanvarausta kehittäville hankkeille Kehittämisen tukitoimenpiteissä eivät niinkään korostu tavoitetilan elementit (jotka kohdistuvat sähköisten ajanvarauspalvelujen kehittämistyön valmistuttua vallitsevaan tilanteeseen) vaan selvityksissä ja SADeohjelman ajanvaraustyössä kehittäjäkumppanien ja sidosryhmien esiin nostamat tukitarpeet valtakunnalli- 37

38 selle tasolle. Näin ollen kaikkia toimenpiteitä ei jäljitetä tavoitetilan kuvauksiin tai nykytilan kehittämiskohteissin. Lähteenä ovat erityisesti toimineet aiemmat selvitykset ja työpajat sekä SADe-ohjelman SoTepalvelukokonaisuuden yleiset suunnitelmat. Tukitoimenpiteiden vastuutahoina ovat THL ja Kuntaliitto STM:n ja muiden sidosryhmien tuella. Aiemmin käsitellyt kansalliset linjaukset ovat osaltaan keskeisiä tukitoimenpiteitä. Tukitoimenpiteet voivat SADe SoTe-palvelukokonaisuudessa määritellyn ja tarkennettavan Sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisen asioinnin viitearkkitehtuurin mukaisesti olla laajempia kuin pelkästään ajanvarauksiin ja palveluihin hakeutumiseen keskittyviä. Tukitoimenpiteiden käynnistämistä käsiteltiin myös luvussa 4.2 (Työpaketti 2). Työpaketti 8: Tukitoimenpiteet sähköisten palvelujen toteuttajille Tämä työpaketti sisältää pitkäjänteisempiä tukitoimenpiteitä kuin työpaketissa 2 esiin nostetut ensimmäiset valtakunnalliset tukitoimenpiteet. Tu01: Tuotetaan sähköisen ajanvarauksen levittämissuunnitelma, jolla kansallisesti määritellyt SADe SoTe-palvelukokonaisuuden ajanvarausratkaisut otetaan käyttöön jatkossa ajanvarausta kehittävissä hankkeissa sekä uusittavien potilas- ja asiakastietojärjestelmien hankinnoissa. (G211) Tu82: Katselmoidaan ja päivitetään SADe-kehittäjäkumppanien määritykset suhteessa ajanvarauksen tavoitetilaan ja valtakunnallisesti hyödynnettäviin määrityksiin tarkemmin sovittavissa tarkistuspisteissä ja ohjeistetaan hankintojen tarjouspyynnöissä vaadittavia seikkoja. Tu77 (toisto): Luodaan foorumi ja toimintamalli mallien ja määritysten käsittelyyn ja levittämiseen myös SADe-kumppaneita laajemmin (eri alueiden, projektien, toimittajien ja muiden sidosryhmien osallistumiseen (SADe-ajanvaraus esiselvityksen mukaisesti) Tu83: Selvitetään, tarvitaanko SADe-ohjelman SoTe-palvelukokonaisuuden tasolla tai yhdistettynä muihin valtakunnallisiin ohjelmiin ja palveluihin toteuttajien ja kehittäjien kysymyksiin vastaavia asiantuntija- tai helpdesk-palveluja, ja mistä aiheista erityisesti (arkkitehtuuri, lainsäädäntö, tietomääritykset, yhteentoimivuusmääritykset jne.). Palvelut organisoidaan tarpeen mukaisesti. Tu88: SoTe-ajanvarauksen kohdearkkitehtuurin käyttöä ja käyttöastetta seurataan, sen jatkokehittämiseen kootaan tarpeita ja määrityksiä päivitetään SADe/SoTe-viitearkkitehtuurin ylläpidon yhteydessä. Muutoksista ja niiden vaikutuksista viestitään kohdearkkitehtuurin ja määritysten hyödyntäjille ja muille sidosryhmille järjestelmällisesti. Työpaketti 9: Mittaus ja seuranta: Mittaus- ja seurantatoimenpiteiden tarkemmasta suunnittelusta ja toimeenpanosta vastaa THL ja siihen osallistuvat SADe-ohjelman kehittäjäkumppanit sekä ohjelman jälkeen muut ajanvaraukseen liittyviä palveluja kehittävät ja käyttöönottavat organisaatiot. Työtä voidaan yhdistää muutenkin SADe-ohjelmassa tehtävään mittaus- ja indikaattorityöhön. Tu48: Ajanvarauksen ja palveluihin hakeutumisen kehittämiseen määritellään valtakunnalliset avainindikaattorit. (T130, T173) Tu49: Palveluntuottajien toiminnasta ja sähköisten ajanvarauspalvelujen vaikuttavuudesta avainindikaattoreihin kootaan tietoja ennen uusien sähköisten ajanvarauspalvelujen käyttöönottoa sekä säännöllisin väliajoin niiden käyttöönoton jälkeen. Työtä linkitetään THL:n valtakunnalliseen ja kansainväliseen indikaattorityöhön sekä tarvittaessa tilastoinnin valtakunnalliseen kehittämiseen. (T130, T173) Ke38: Ajanvarauspalvelujen kautta kootaan tietoa asiakas- ja organisaatiokohtaista palvelujen suunnittelua varten sekä useita palveluntuottajia koskevien palveluketjujen seurantaan. (T130) Ke68: Sähköisiä ajanvarauspalveluja kehittävissä hankkeissa, suoritetaan valtakunnallisten mittarien avulla mittaukset ennen palvelujen laajamittaista käyttöä, käyttöönoton jälkeen ja määräajan kuluttua käyttöönotosta (T173). 38

39 4.6 Valtakunnallisten SoTe-tietojärjestelmäpalvelujen jatkokehittämiseen liittyvät toimenpiteet Vaikka ajanvarauksen ja palveluun hakeutumisen ratkaisut painottuvatkin alueellisesti toteutettaviin sähköisiin palveluihin, on tavoitetilan linjauksilla vaikutuksia myös kansallisiin tietojärjestelmäpalveluihin. SADe-ohjelman palvelujen integraatio yleisesti on huomioitu valtakunnallisten SoTetietojärjestelmäpalvelujen kehittämispolussa (ks. myös luku 5). Kela, THL ja STM ovat toimenpiteiden pääasiallisia vastuutahoja. Ke40: Ajanvaraustietojen välittäminen valtakunnallisiin tietojärjestelmäpalveluihin toteutetaan valtakunnallisesti osana KanTa-palveluja, hyödyntäen jo toteutettuja KanTa-ratkaisuja sekä Kelan palvelujen että niihin liittyvien organisaatioiden osalta erikseen tarkennettavan aikataulun mukaisesti. (T131) Ke41: Asiakkaalle toteutetaan ajanvaraustietojen katselumahdollisuus osana KanTa omien tietojen katselupalvelua. (T132) Ke59: Valtakunnallisen palveluhakemiston määrittelyissä huomioidaan palveluihin hakeutumisen ja palveluhakemistosta ajanvaraukseen siirtymisen tarpeet mm. palvelutuoteluokituksen sekä ajanvarauskalentereihin siirtymisen osalta (T162). Ke65: Valtakunnalliseen palveluhakemistoon koottavien tietojen kokoamisessa eri yksiköistä sekä rajapintamäärittelyissä huomioidaan ajanvarauksessa hyödynnettävä tarjottavien palvelujen luokittelu (kuten palvelutuoteluokitus) kerättävänä tietona ja rajapintojen hakuehtona. Käytännön toimintamalli tarkennetaan yhdessä palveluhakemiston kehittäjien ja kehittäjäkumppanihankkeiden kanssa (T162). Ke66: Valtakunnallisten riskitestien ja avuntarpeen itsearviointipalvelujen toteuttamisessa suositellaan tarjottavien palvelujen luokittelun (kuten palvelutuoteluokitus) hyödyntämistä palvelujen tulostietona ja linkittämistä ajanvaraukseen ja/tai palveluhakemistoon, kun palveluihin rakennetaan mahdollisuuksia hakeutua palveluun suoraan testien tai palvelujen tulosten pohjalta (T162). Kansallisen palveluväylän tai muiden vastaavien uusien palvelujen määritykset ja aikataulut huomioidaan osana ajanvarauksen tarkempia määrittelyjä. 4.7 Kaikkia ajanvarausta kehittäviä hankkeita koskevat toimenpiteet Kaikkien ajanvarausta ja siihen liittyviä palveluja kehittävien ja käyttöönottavien hankkeiden ja organisaatioiden perustoimenpiteitä ovat: Ratkaisuihin kohdistuvien paikallisten vaatimusten määrittely ja tarkentaminen Sähköisten palvelujen kehittäminen ja käyttöönotto Kansallisten mallien ja määrittelyjen hyödyntäminen, noudattaminen ja tarkentaminen paikallisiin tarpeisiin sekä niiden tuottamiseen osallistuminen Laatuvaatimusten tarkentaminen valtakunnallisten suuntaviivojen pohjalta huomioiden mm. riittävä käytettävyys, vasteajat, skaalattavuus, vikasietoisuus ja ylläpidettävyys Hankinta- ja kehitystyö ja -yhteistyö Määrittelyjen mukaisesti toteutettujen ratkaisujen käyttöönotto ja testaus valituissa asiakasryhmissä Indikaattori- ja seurantatiedon mittaus, kokoaminen ja hyödyntäminen. Toimenpiteet koskevat niin SADe-kehittäjäkumppaneita kuin muitakin projekteja ja organisaatioita, jotka kehittävät ja käyttöönottavat ajanvaraukseen liittyviä sähköisiä palveluita. Työ linkittyy kiinteästi myös tietojärjestelmäratkaisuja integroivien ja tuottavien tahojen ja yritysten toimenpiteisiin. Näistä toimenpiteistä ei muodosteta erillistä työpakettia, koska suurin osa tavoitteista kohdistuu toteuttajien omien ja heidän asiakasryhmiensä tarpeiden toteuttamiseen, ja toimijat muodostavat itse järkevällä tavalla omiin tavoitteisiinsa liittyvät työpaketit. Tässä kuitenkin luetellaan toimenpiteitä ja tavoitetilasta esiin nou- 39

40 sevia rajoitteita, jotka on huomioitava paikallisten ja alueellisten ratkaisujen suunnittelussa, toteuttamisessa, hankinnoissa ja käyttöönotoissa. Toiminta-arkkitehtuuri ja käyttöliittymät: Asiakkaan valinnanvapaus ja näkymät: Ke27: Sähköiset ajanvarauspalvelut määritellään ja toteutetaan siten, että asiakas voi hyödyntää sähköisiä palveluja haluamanaan ajankohtana. (T121, T156) Ke28. Sähköiset ajanvarauspalvelut määritellään ja toteutetaan siten, että asiakas voi valita itselleen soveltuvan palvelun ajankohdan, mahdollisesti ammattilaisen tai järjestelmän asettamien rajausten puitteissa. (T122, T156) Ke29: Sähköiset ajanvarauspalvelut määritellään ja toteutetaan siten, että asiakas voi valita itselleen soveltuvan palvelun tuottajan, tai palvelupisteen tarvittaessa ammattilaisen tai järjestelmän asettamien rajausten puitteissa. Ratkaisuissa voidaan pyrkiä tarjoamaan asiakkaalle erityisesti soveltuvien palvelujen aikoja esimerkiksi sijainnin, asiakkuuden (esim. omalääkäri, kotikunta, työterveyspalvelujen asiakkuus, ostopalvelut ja palveluseteli) pohjalta. (T123, T156) Ke42: Asiakkaalle voidaan toteuttaa hänen omien ajanvaraustietojensa katselumahdollisuus osana alueellista portaalia (henkilökohtainen kalenteri tai tapahtumalista) tai muita kanavia hyödyntäen. (T132) Ke44: Osana sähköisiä ajanvarauspalveluja ja asiakkaalle tehdystä ajanvarauksesta toimitettavia tietoja voidaan toteuttaa muistutuksia, perumis- ja siirto-ohjeita, valmistautumisohjeita, esitietokyselyjä tai linkkejä niihin tai maksamispalveluihin. (T133, T161) Ke30: Sähköisiä ajanvarausratkaisuja käyttävät ja kehittävät hankkeet ja organisaatiot tiedottavat ajanvarauspalveluista esimerkiksi palvelunantajien toimipisteissä, puhelinajanvarausten tai niihin jonotuksen yhteydessä, web-sivuilla, kuntalaisportaaleissa sekä tarjoamalla ja ehdottamalla sähköisiä ajanvarauspalveluja asiakkaan kohtaamisissa. (T124) Valtakunnallisten mallien käyttö: Ke19: Ajanvarausratkaisuja kehittävät hankkeet noudattavat ja tarkentavat ajanvarauksen eri perustyypeille määriteltyjä ratkaisumalleja sähköisiä ajanvarausratkaisuja kehittäessään. (T112) Ke26: Ajanvarausta kehittävät hankkeet ja organisaatiot hyödyntävät valtakunnallisesti määriteltyjä ajanvarausratkaisujen tehtävämäärittelyjä ja osallistuvat niiden tarkennuksiin (liite 1). Tehtävämäärittelyjen avulla kuvataan ajanvarauspalvelujen, rajapintojen ja ajanvaraustoimenpiteisiin osallistuvien asiakkaiden ja ammattilaisten toimintaa. (T120) Alueellisesti toteutettavat toiminnallisuudet: Ke35: Palvelujen tuottajat kehittävät omien resurssiensa hallinnointiin käytettäviä toimintatapoja ja tietojärjestelmiä siten, että he voivat avata entistä suuremman osan palveluistaan ulkoisesti varattavaksi, ja tehostaa resurssiensa käyttöä ja hallintaa. (T127) Ke11: Hoidon tarpeen arvioinnin ja hoitoon ohjauksen linkittäminen ajanvaraukseen toteutetaan alueellisesti ajanvarausta toteuttavissa hankkeissa. Tätä varten luodaan valtakunnalliset mallit ja määrittelyt SADe-kehittäjäkumppanien kanssa. (G124, T153) Ke14: Moniajanvaraus toteutetaan alueellisesti ajanvarausta toteuttavissa hankkeissa. Tätä varten luodaan valtakunnalliset määrittelyt SADe-kehittäjäkumppanien kanssa. (G124) Tunnistautuminen: Ke09: Asiakkaalle tarjottaviin sähköisiin portaaliympäristöihin rakennetaan toiminnallisuus, jossa ajanvarauksissa voidaan nojautua portaalissa ulkoisten palvelujen kautta tehtyyn käyttäjän vahvaan tunnistamiseen. Toiminnallisuus ei estä ajanvarausten tekoa myös ilman vahvaa tunnistautumista, mutta ajanvarauksiin liittyvien tietojen ja muiden hoitoon tai terveydentilaan liittyvien tietojen saanti ilman vahvaa tunnistautumista estetään. (G121, G126, T154, T171, T170) Tarjottavat palvelut: 40

41 Ke36: Varattavien aikojen valitsemisessa ulkoisesti varattavaksi voidaan antaa mahdollisuus kaikkien tai vain osan palvelujen ajoista varaamiseen. Myös peruttujen aikojen uudelleentarjoamiseen (peruutusaikapalvelut) liittyviä ratkaisuja kehitetään palveluissa, joihin ne soveltuvat. (T128, T161) Tietojärjestelmäratkaisujen ja sähköisten palvelujen arkkitehtuuri: Käyttöliittymät: Ke62: Erilaisiin varattaviin palveluihin luodaan ajanvarauksen perustyypistä riippuvat kanavat ja käyttöliittymät sähköisten ajanvarausten tekemiseen. Myös asiakkaan preferenssien mukaisesti ajanvarauspalveluja voidaan tarjota monikanavaisesti. Valtakunnalliset vaatimusmäärittelyt huomioidaan käyttöliittymien kehittämisessä. (T159, T164) Ke16: Kansalaisen ajanvaraustoimenpiteiden web-käyttöliittymät ja niiden mahdolliset integraatiot kansalaisille tarjottaviin portaaleihin toteutetaan ajanvarausta toteuttavissa alueellisissa ja paikallisissa hankkeissa. (G125, T153, T158, T159) Ke63: Palvelunantajan aloitteesta tapahtuvien ajanvarausten hallinta, toteutettavien käyttökanavien valinta ja käyttöliittymät toteutetaan alueellisissa ja paikallisissa hankkeissa (T165). Ke43: Asiakkaan ajanvaraustietojen katselupalvelujen yhteyteen ja asiakkaalle toimitettaviin ajanvarausvahvistuksiin voidaan rakentaa asiakkaalle mahdollisuudet, linkitykset tai ohjeet ajanvarausten perumis- tai siirtämistoimenpiteisiin. (T132, T160) Tietojärjestelmäarkkitehtuuri: Ke02: Ajanvarausratkaisut suunnitellaan, kehitetään ja hankitaan siten modulaarisina, että ajanvarauskalenteri ja ajanvarausprosessin ohjaus on rajapintojen kautta erotettu resursseja hallinnoivasta järjestelmästä ja että loppuun saakka suoritetun ajanvaraustoimenpiteen tiedot voidaan hakea tai lähettää kansallisesti sovitussa muodossa ajanvaraustoimenpiteen jälkeen. (G216, G220, G122) Ke12: Yksittäisen palvelunantajan ajanvarauskalenteri toteutetaan alueellisesti tai paikallisesti ajanvarausta toteuttavissa hankkeissa ja organisaatioissa. Tätä varten luodaan valtakunnallisesti hyväksyttävät määrittelyt SADe-kehittäjäkumppanien kanssa. (G124) Ke13: Mahdolliset vapaiden aikojen koostekalenterit useilta palvelunantajilta toteutetaan alueellisesti ajanvarausta toteuttavissa hankkeissa. Tätä varten tarkennetaan tarve ja luodaan tarvittaessa valtakunnalliset määrittelyt SADe-kehittäjäkumppanien kanssa. (G124) Ke31: Palvelujen tuottajan vapaiden ja varattujen aikojen hallinnointi toteutetaan osana resursseja hallinnoivaa järjestelmää (esim. integraatio toiminnanohjaus-, potilashallinto- tai työvuorosuunnittelujärjestelmiin), mikäli tuottajalla on järjestelmä tähän tarkoitukseen. (T125) Ke34: Palveluntuottajille, joilla ei ole resursseja hallinnoivaa järjestelmää, voidaan kehittää osana ajanvarausratkaisuja mahdollisuuksia ylläpitää varattuja ja vapaita palvelujensa aikoja osana ajanvarausratkaisuja esimerkiksi web-pohjaisilla järjestelmillä, jotka voivat olla osa laajempaa kokonaisuutta kuten palvelusetelien ja ostopalvelujen tietojärjestelmät. (T126) Ke61: Palvelujen ja ajanvarauksen ohjauksen säännöstöt useita palveluntuottajia toteutetaan alueellisesti etenkin useita palveluntuottajia koskevissa ratkaisuissa. Säännöstöt voivat sisältää myös alueellisiin toimintamalleihin tai sopimuksiin perustuvia tai palveluntuottajakohtaisia sääntöjä (T153). Ke64: Ajanvaraustietoihin liittyvissä asiakastietojen luovutuksissa hyödynnetään alueellisesti ja kansallisesti määriteltyjä ja toteutettuja tietojen luovutuksen hallinnan (suostumukset ja kiellot) ratkaisuja. Integraatiot kansallisiin palveluihin: Ke08: Ajanvaraustietojen toimittamiseksi KanTa-palveluihin tavoitetilassa ajanvarausratkaisuissa tarvitaan ajanvaraustiedot KanTa-palveluun toimittava komponentti, jonka toteuttamiseen kannattaa hyödyntää muutenkin alueellisesti KanTa-liityntään toteutettuja ratkaisuja. SADekehittäjäkumppaniyhteistyössä THL:n kanssa tarkennetaan, missä vaiheessa ko. komponentti on toteutettava. Ajanvaraustietojen varaston rajapinta on mahdollista määritellä jo alunperin KanTayhteensopivuus huomioiden. Ks. myös Tu10, Tu11, Tu22. (G120, T154) Ke70: Osana ajanvarausratkaisuja ei määritellä yhteyksiä Väestötietojärjestelmään, koska ajanvarausratkaisut nojautuvat henkilötietojen osalta organisaatioiden muihin järjestelmiin ja käytäntöihin. Käsi- 41

42 teltävien henkilötietojen oikeellisuuden varmistamistoimenpiteet ja mahdolliset liitännät esimerkiksi väestötietojärjestelmään määritellään muissa sidosarkkitehtuureissa. Tunnistautumisratkaisut: Ke48: Käyttäjän vahvan tunnistamisen toteuttamisessa hyödynnettään ensisijaisesti valtakunnallisia palveluja kuten Vetuma, pankkitunnistuspalvelut ja mobiilivarmenteet. (T138, T171) Ke49: Vahvasti tunnistetulle ja todennetulle asiakkaalle voidaan toteuttaa ajanvaraukseen liittyviä laajempia asiointimahdollisuuksia kuten asiakkuustietojen, henkilökohtaisten terveys- ja hyvinvointitietojen tai henkilökohtaisten preferenssien huomiointi asioinnissa, tietojen esitäyttö (esitiedot) taustajärjestelmistä jne. Ajanvarauspalvelut voidaan toteuttaa osana laajempaa tunnistautuneena asioinnin verkkopalvelua. (T138) Ke45: Asiakkaalle voidaan toteuttaa aikojen varaamismahdollisuus ilman vahvaa tunnistautumista, mutta tällöin on huomioitava valtakunnalliset määrittelyt mm. sen suhteen, mitä tietoja voidaan näyttää ilman vahvaa tunnistautumista. (T136) Ke46: Asiakkaalle tarjottavien aikojen tai asiakkalle avattavan ajanvarauskalenterin toteutukseen ei ole välttämätöntä rakentaa asiakkaan vahvaa tunnistautumista, mikäli aikaehdotus tai linkki kalenteriin toimitetaan asiakkaalle suoraan ja henkilökohtaisesti. (T137) Ke47: Asiakkaan tietojen saanti tehdyistä ajanvarauksista ja ajanvaraukseen tai varattuihin palveluihin liittyvistä asiakkuus- tai terveystiedoista (pois lukien välitön vahvistus tehdystä ajanvarauksesta) edellyttää asiakkaan vahvan tunnistamisen ja todentamisen toteuttamista osana sähköisiä palveluja. (T138) Puolesta-asioinnin ratkaisut: Ke50: Ammattilaisille voidaan rakentaa mahdollisuuksia varata asiakkaan pyynnöstä tai toimeksiannosta asiakkaalle aikoja. (T139) Ke51: Ajanvaraukseen liittyvissä sähköisissä palveluissa voidaan mahdollistaa toisen puolesta toimiminen erikseen tarkennettavien tai esimerkiksi alueellisesti sovittavien valtuutuskäytäntöjen puitteissa, jolloin on huomioitava myös puolesta-asioijan käyttöliittymätarpeet. (T141) Ke52: Ajanvaraukseen liittyvissä sähköisissä palveluissa hyödynnetään valtakunnallisia ja toimialariippumattomia valtuutuspalveluja, kun ne ovat saatavilla. (T142) Tietoarkkitehtuuri ja tietosisältöjen tarkentaminen: Ke55: Sähköisiä ajanvarauksia ja palveluun hakeutumista kehittävissä hankkeissa ja organisaatioissa hyödynnetään valtakunnallisesti määriteltyjä käsitteistöjä, sanastoja ja tietomäärityksiä. (T147) Ke03: Kehitettävissä ja hankittavissa ajanvarauspalveluissa ja niihin liittyvissä tuotteissa käytetään yhtenäistä valtakunnallista varattavien palvelujen kuvaamisluokitusta. Ks. myös kohta Tu05. (G219, G221, T143, T155) o Ke54: Palvelutuoteluokituksen mukaisia palvelujen tietoja hyödynnetään palveluhakemistojen toteutuksissa ja palveluhakemistojen liittämisessä ajanvarauksiin, ajanvarauskyselyjen rajapinnoissa ja muissa mahdollisissa sähköisissä palveluissa (esimerkiksi palvelutarpeen kuvaukset hoidon tarpeen arviointiin liittyvien palvelujen tuloksina). (T144) o Ke60: Palveluntuottajilta edellytetään varattavien palvelujen (tyyppien) ryhmittelyä ja luokittelua valtakunnallisen luokituksen kautta. (T143) o Ke33: Resursseja hallinnoivilta tai ajanvarauskalentereja tarjoavilta järjestelmiltä edellytetään palvelujen ryhmittelyä ja luokittelua siten, että vapaiden ja varattujen aikojen kyselyissä ja hakemisessa voidaan käyttää valtakunnallisesti sovittua palvelujen sisällön luokitust (esim. palvelutuoteluokitus). (T125, T143, T155) o Ke67: Alueellisten riskitestien ja avuntarpeen itsearviointipalvelujen toteuttamisessa suositellaan tarjottavien palvelujen luokittelun (kuten palvelutuoteluokitus) hyödyntämistä palvelujen tulostietona ja linkittämistä ajanvaraukseen ja/tai palveluhakemistoon, kun palveluihin rakennetaan mahdollisuuksia hakeutua palveluun suoraan testien tai palvelujen tulosten pohjalta (T162). 42

43 Ke53: Kussakin sähköisiä ajanvarausmahdollisuuksia tarjoavassa organisaatiossa määritellään palvelutuoteluokituksen kautta, mitkä palvelut ovat varattavissa ja onko saatavilla esim. palvelutuote- ja yksikkökohtainen ajanvarauskalenteri osoitteineen. Nämä tiedot tuotetaan saataville myös palveluhakemiston kautta ja niitä hyödynnetään ajanvarauksen ja palveluun hakeutumisen rajapintatoteutuksissa. (T144, G213, G112) Ke25: Ajanvaraushankkeet hyödyntävät valtakunnallisesti määriteltyjä ajanvarausratkaisujen kohdistamis- ja ohjaustietoja (mm. asiakkuustiedot, ajanvarausprosessin ohjaus). (T119) Ke56: Hyödynnetään valtakunnallisia ajanvarausasiakirjan määrittelyjä ajanvaraustietojen välittämisessä sen tarkennettujen käyttökohteiden ja rajausten mukaisesti. (T150) Avoimet rajapinnat ja tekniset ratkaisut: Alueellisesti tarkennetaan eri ajanvaraustyypeille ja eri palveluihin hyödynnettävät yhteentoimivuusratkaisut valtakunnallisten rajapinta- ja arkkitehtuurimäärittelyjen pohjalta. (T153) Ke01: Ajanvarausratkaisut suunnitellaan, kehitetään ja hankitaan siten, että aikojen varaamisessa ei tarvita manuaalista tietojen kopiointia eri järjestelmien välillä. Käytettäviltä tietojärjestelmiltä ja tietojärjestelmäpalveluilta edellytetään avointen rajapintojen saatavuutta valtakunnallisesti määriteltyihin rajapintatarpeisiin. (G215, G216, G220, G122) Ke32: Resursseja hallinnoivilta tai ajanvarauskalentereja tarjoavilta järjestelmiltä edellytetään (tarvittaessa toteutetaan) avoimet rajapinnat vapaiden aikojen kyselyihin tai siirtämiseen varattavaksi, ajanvaraustoimenpiteiden suorittamiseen (varaukset, siirrot, peruutukset) ja varattujen aikojen kyselyihin. (T125) Ke04: Kehitettävissä tai hankittavissa ajanvarausratkaisuissa käytetään HL7 versio 3 ajanvarausrajapintoja (tai niiden päivitettyä versiota joka tuodaan kansalliseen käsittelyyn) ajanvarauskalenterin tai ajanvarausprosessia ohjaavan ohjelmiston ja resursseja hallinnoivan järjestelmän välillä. (G220, T125, T166) Ke39: Ajanvarauspalvelujen yhteyteen luodaan valmiudet toimittaa tiedot varatuista ajoista ajanvaraustietojen varastoon valtakunnallisten määrittelyjen mukaisesti, hyödyntäen mm. KanTa-palvelujen toteutus- ja liittymismalleja. (T131) Ke61: Alueellisiin ja paikallisiin ajanvarausalveluihin (esim. ajanvarauskalenterit) luodaan valtakunnallisten määritysten pohjalta mahdollisuus siirtyä siten, että ulkoisessa palvelussa (esim. palveuhakemisto, hoidon tarpeen arviointipalvelu) valittu tai syntynyt palvelutarpeen kuvaus (palvelutuoteluokka) voi toimia avaimena siirtymisessä sisällöllisesti suoraan oikeantyyppiseen ajanvaraukseen. (T154, T155) Ke79: Ajanvarausratkaisujen toteuttamiseen voidaan käyttää myös valmisohjelmistoja, mikäli ne täyttävät ajanvarausratkaisuille asetetut valtakunnalliset vaatimukset ja ne voidaan liittää osaksi alueellisia ratkaisuja. Tu58: Palveluvarausten väärinkäytösten estämiseksi (esimerkiksi sama henkilö varaa paljon aikoja joita ei tule käyttämään) on mahdollista rakentaa väärinkäytösten teknisen tunnistamisen ratkaisuja ja mekanismeja (esimerkiksi web-pohjaisissa palveluissa toistuvien samasta osoitteesta tulevien ajanvarauspyyntöjen havaitseminen ja estäminen tietyn lukumäärän jälkeen) (T136) 4.8 Ajanvarausta kehittävien SADe-kehittäjäkumppanien erityistoimenpiteet SADe-kehittäjäkumppanit ovat avainasemassa sähköisten palvelujen toteuttamisessa ja valtakunnallisten määrittelyjen ja mallien tuottamisessa SADe-ohjelman aikana. Kehittäjäkumppanien toimenpiteistä ei tässä muodosteta erillistä työpakettia, koska suurin osa tavoitteista kohdistuu kehittäjäkumppanien omien ja heidän asiakasryhmiensä tarpeiden toteuttamiseen, ja toimijat muodostavat itse järkevällä tavalla omiin tavoitteisiinsa liittyvät työpaketit. Tässä suunnitelmassa ei pääosin kerrata niitä toimenpiteitä tai esimerkik- 43

44 si raportointivelvoitteita, joita kehittäjäkumppanit toteuttavat jo SADe-ohjelman SoTepalvelukokonaisuuden yleislinjausten tai valtionavustuspäätösten perusteella. Ajanvarausta kehittävien SADe-kehittäjäkumppanien toimenpiteitä ovat: - Vaatimusten määrittely ja tarkentaminen - Sähköisten palvelujen kehittäminen ja käyttöönotto - Kansallisten määrittelyjen ja mallien tuottaminen / tuottamiseen osallistuminen - Kansallisten määrittelyjen tarkentaminen ja sovittaminen omaan toimintaympäristöön - Hankinta- ja kehitystyö ja -yhteistyö - Määrittelyjen mukaisesti toteutettujen ratkaisujen testaus ja käyttöönotto valituissa asiakasryhmissä - Indikaattori- ja seurantatiedon kokoaminen ja hyödyntäminen. SADe Hyvis - Alueellinen moniajanvaraus + yksinkertaiset ajanvaraukset mallien luonti (perustyypit 1-3) PSOP SADe - Palvelusetelin ja ostopalvelujen ajanvaraukset mallien luonti (perustyyppi 4), ajanvarausratkaisujen mallit palvelunantajilla, joilla ei ole erillistä resursseja hallinnoivaa järjestelmää Kehittäjäkumppanit ovat mukana osassa aiemmin kuvattuja valtakunnallisia toimenpiteitä ja ne luovat malleja myös edellä kuvattujen kaikkia ajanvarausta kehittävien hankkeiden ja organisaatioiden toimenpiteille. Ajanvarauksen eri perustyypien toteuttamiseksi luodaan valtakunnalliset määrittelyt, jotka tulevat osaksi sähköisten ajanvarauspalvelujen ja palveluihin hakeutumisen toteutusopasta (ks. myös TP4): o Ke20: Tarjottujen aikojen hyväksyminen tai hylkääminen-ajanvarausmallin käyttökohteet ja ratkaisut (esim. tekstiviestivahvistusten tai aikojen avaamisen mallit) tarkennetaan kansallisesti kehittäjäkumppanien palveluissa ja toteutetaan ajanvarausratkaisuja toteuttavissa hankkeissa ja organisaatioissa kattavasti vaiheittain (T114) o Ke21: Itsevaraus-ajanvarausmallin käyttökohteet ja ratkaisut (esim. siirtyminen valitun palvelunantajan ajanvarauskalenteriin) tarkennetaan kansallisesti kehittäjäkumppanien palveluissa ja toteutetaan ajanvarausratkaisuja toteuttavissa hankkeissa ja organisaatioissa kattavasti vaiheittain. (T115) o Ke22: Itsevalinta-ajanvarausmallin käyttökohteet ja ratkaisut (esim. palvelunantajan valinta palveluhakemistossa, jonka pohjalta siirrytään ajanvaraukseen) tarkennetaan kansallisesti kehittäjäkumppanien palveluissa ja toteutetaan ajanvarausratkaisuja toteuttavissa hankkeissa ja organisaatioissa kattavasti vaiheittain. (T116) o Ke23: Moniajanvarauksia (alueelliseen hoitoketjuun ja/tai suunnitelmaan perustuen) varten määritellään valtakunnallinen malli, joka otetaan käyttöön SADe-kehittäjäkumppanien palveluissa. Malli tuotetaan saataville myös muiden ajanvarausta kehittävien hankkeiden ja organisaatioiden käyttöön. (T117) o Ke24: Hoidon tarpeen automaattiseen arviointiin perustuvaa ajanvarausta (riskitestien tai automaattisen hoidon tarpeen arvioinnin pohjalta avautuva ajanvaraus) varten määritellään valtakunnallinen malli, joka otetaan käyttöön SADe-kehittäjäkumppanien palveluissa. Malli tuotetaan saataville myös muiden ajanvarausta kehittävien hankkeiden ja organisaatioiden käyttöön. (T118) Ke05:Vahvistetaan ja tarkennetaan ajanvarausprosessin ohjaamisessa tarvittavan säännöstön ohjaustiedot osana SADe-ohjelman ajanvaraustyötä ja tuotetaan säännöstöjen toteuttamisen tueksi ohjeistus osaksi toteutusopasta. (G225, G113, G114, G117, G123) Ke58: Kehittäjäkumppanit osallistuvat ajanvarausasiakirjan käyttökohteiden ja rajausten sekä sisältöja teknisten ratkaisujen määrittelyyn sekä sekä vapaiden ja varattujen ajanvaraustietojen varastojen ja rajapintojen tarkentamiseen ajanvaraustietojen välittämiseksi siten että näihin seikkoihin luodaan valtakunnallinen malli. (T150) 44

45 Ke37: Ajanvarausta kehittävät kumppanit liittävät sähköiset ajanvarauspalvelut esim. valtakunnallisten ohjaustietojen ja rajapintamäärittelyjen avulla osaksi palveluihin hakeutumisen sähköisiä kanavia, alueellisia hoitoketjuja ja ostopalveluja. (T129) Ke17: SADe Hyvis -yhteistyöprojekti määrittelee ja ottaa käyttöön ajanvarausratkaisuja neuvoloissa, hoitajan vastaanotoilla, hammashuollossa, seulonnoissa sekä ikäkausi- ja määräaikaistarkastuksissa. Työssä tuotetaan myös malli alueellista moniajanvarausta varten erikoissairaanhoidon elektiivisissä hoitoprosesseissa. Ratkaisuissa hyödynnetään ja ne luovat pohjaa valtakunnallisiin ajanvarauksen toiminnallisiin ja teknisiin määrityksiin sekä tietomäärittelyihin. (G128) Ke18: PSOP SADe-yhteistyöprojekti määrittelee ja ottaa käyttöön ostopalveluihin ja palveluseteleihin liittyviä ajanvarausratkaisuja mm. suun terveydenhuoltoon ja muihin erikseen tarkennettaviin palveluihin liittyen. Työssä tuotetaan myös malli ostopalveluihin ja palveluseteliin liittyväien ajanvarausten hallintaan. Ratkaisuissa hyödynnetään ja ne luovat pohjaa valtakunnallisiin ajanvarauksen toiminnallisiin ja teknisiin määrityksiin sekä tietomäärittelyihin. Lisäksi ostopalvelujen ja palvelusetelien kautta muodostuvien asiakkuuksien ja niihin liittyvien ohjaustietojen määrittelyt tarkennetaan erityisesti PSOP SADe-työn yhteydessä. (G129) Ke69: Kehittäjäkumppanit nostavat esiin tarkennustarpeita ja kehittävät ratkaisuja tietojen luovutuksen ja suostumusten sekä kieltojen hallinnan sovittamiseksi sähköisiin asiakaspalveluihin, käyttäen pohjana terveydenhuollon (mm. alueellinen yhteisrekisteri, KanTa-suostumukset) sekä sosiaalihuollon suostumus- ja luovutusmäärittelyjä (T135, G123, ks. myös Tu80). 4.9 Muiden osapuolten toimenpiteet ja osallistuminen Muita keskeisiä toimijoita ajanvaraukseen liittyvissä sähköisen asioinnin kehittämisessä ovat tämän suunnitelman toimenpiteisiin liittyen valtiovarainministeriö (VM), tietojärjestelmäratkaisujen toimittajat ja integraattorit, HL7 Finland ry sekä Tieke, sekä rahoittajat kuten Tekes, Sitra ja ELY-keskukset / maakuntaliitot. VM vastaa SADe-ohjelman kokonaisuudesta mm. ohjauksen ja viitearkkitehtuurien kautta. Keskeisiä yhtymäkohtia myös SADe-ohjelman SoTe-palvelukokonaisuuden ajanvarausratkaisuihin ovat: o SAVI-viitearkkitehtuuri ja sen jatkokehitys o SADe-ohjelman palveluarkkitehtuurijäsennys o muiden kohdealueiden viitearkkitehtuurit o puolesta asioinnin ja tunnistamisen valtakunnalliset toimialariippumattomat ratkaisut. Tietojärjestelmäratkaisuja tuottavat ja integroivat tahot ja yritykset toteuttavat käytännössä sähköiset palvelut sekä tietojärjestelmät joihin niiden on integroiduttava. Sähköisistä palveluista luodaan myös uutta liiketoimintaa yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Myös yritysten taholta on esitetty toiveita selkeistä kansallisista linjauksista. Näiden toimijoiden toimenpiteitä ja rooleja ovat: - Tuote- ja palvelukehitys - Sähköisten palvelujen kehittäminen ja käyttöönotto asiakkaiden kanssa - Kansallisten mallien ja määrittelyjen hyödyntäminen ja niiden tuottamiseen osallistuminen o Vaatimusten toteuttaminen järjestelmiin, kehityskohteiden ja valmiiden mallien esiin nostaminen o Ratkaisuehdotusten tekeminen valtakunnallisiin määrityksiin toiminnallisten, arkkitehtuuri sekä teknisten ratkaisujen osalta o Yhteentoimivuusratkaisujen ja rajapintojen toteuttaminen ja testaus tuotettaviin ratkaisuihin. o Sähköisten palvelujen myynti ja levittäminen myös kansainvälisille markkinoille. o Suomessa tehtyjen määritysten hyödyntäminen eri toimintaympäristöissä (esim. yhteentoimivuusstandardien kansainvälisessä jatkokehityksessä). 45

46 HL7 Finland ry kokoaa joukon yrityksiä, käyttäjäorganisaatioita ja viranomaisia terveydenhuollon ja hyvinvoinnin kansainvälisten standardien soveltamiseksi Suomessa. Yhdistys on HL7 International järjestön affiliate, jonka kautta on oikeus paikallistaa ja hyväksyttää Suomessa mm. valtakunnallisissa tietojärjestelmäpalveluissa, sairaaloissa sekä alueellisissa ratkaisuissa hyödynnettäviä HL7-standardien soveltamisoppaita ja käännöksiä. Viime vuosina yhdistyksen teknisen komitean kautta on käsitelty sen jäsenten (esim. Kela, THL, yritykset) tuottamia rajapintamäärittelyjä ja soveltamisoppaita. HL7-yhdistyksen kautta (yhdistyksen jäsenten kuten THL, Kuntaliitto ja tietojärjestelmätoimittajat ja terveyspalvelujen tuottajat) soveltuvia toimenpiteitä ovat erityisesti: o yhteentoimivuus- ja rajapintamäärittelyjen käsittely ja hyväksyttäminen, etenkin HL7-pohjaisissa määrittelyissä ja niiden lokalisoinnissa o ajanvaraukseen liittyvien standardi- ja rajapintatarpeiden kartoitus sekä kansainvälisten mallien ja standardien etsiminen ja valinta tarpeisiin vastaamista varten (esim. vuonna 2013 yhdistyksessä on käynnissä Personal Health -standarditarpeiden ja mallien kartoitus; lisäksi asiointi- ja henkilökohtainen terveys -aihepiiriin on keskusteltu SIG-työryhmän perustamisesta). o Yhdistyksen (jäsenten) kautta organisoitavat tehtävät: o Tu14: Päivitetään avointen HL7 versio 3 ajanvarausrajapintojen soveltamisohje siten, että sen hyödyntäminen ajanvaraustoimenpiteissä yhtenäistyy. (G220, G122, T125) o Tu71: Määritellään ajanvarausasiakirjan HL7 CDA R2 muoto toiminnallisten ja sisällöllisten rajausten ja vaatimusten pohjalta (T151) Tieke (Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus) ry kokoaa valtionhallinnon laitoksia ja yrityksiä kehittämään tietoyhteiskunnan käytäntöjä tarjoten erilaisia palveluja, julkaisuja, tapahtumia ja foorumeita kansalaisille ja yrityksille. Tieke osallistuu SADe-ohjelman SoTe-palvelukokonaisuustyöhön sanastojen kehittämisen osalta. Sanastotyön tarkoituksena on mm. sanastojen hallinta- ja ylläpitomallin luonti sekä termien täydentäminen ja "kansankielistäminen". Tieken kanssa tarkennettavia tehtäviä ajanvarauksen ratkaisuissa ovat ainakin: o SoTe-sanastotyö asiointipalveluissa ja ajanvarauksen sanastot ja käsitteistöt. Rahoittajayhteistyön tavoitetilaa ja toimenpiteitä on kuvattu luvussa 4.2 (Työpaketti 3, Tu81). 46

47 5 Kehittämistoimenpiteiden tavoiteaikataulu SoTe-ajanvaraukselle aikataulukehyksen antaa SADe-ohjelman SoTe-palvelukokonaisuuden aikataulu (kuva 3). Lisäksi aikataulu sovitetaan yhteenä kansallisen terveysarkiston (KanTa) (kuva 4) sekä sosiaalihuollon kansallisen asiakastietovarannon (KanSa) aikataulut. SADe-kehittäjäkumppanihankkeiden määrittely-, hankinta- ja käyttöönottoaikataulut ovat osaltaan merkittävä tekijä valtakunnallisten määritysten ja tukitoimenpiteiden osalta. SoTe-ohjelman ajanvarauskehittämistyön tavoiteaikataulu esitetään kuvassa 5. Kuva 3. SADe-ohjelman SoTe-palvelukokonaisuuden aikataulu (Lähde: Kick-off seminaari / Minna Angeria.) Ajanvaraussuunnitelman linjaukset ja pohjamallit ovat kehittäjäkumppanien määrittelyissä ja hankintasuunnitelmissa huomioitavissa heti, kun suunnitelma on hyväksytty. Mikäli ehdotetut valtakunnallisen pohjatyön ja tukipalvelujen työpaketit saadaan käyntiin kevään 2013 aikana, työ voi edetä kiinteästi yhteistyössä ajanvarausta kehittävien SADe-kehittäjäkumppanien työn kanssa. Tässä suunnitelmassa ei ole yksityiskohtaisesti käsitelty kehittäjäkumppanihankkeiden omia ajanvaraustyön tavoitteita. Osana kehittäjäkumppanien työtä luodaan kuitenkin valtakunnalliset mallit ajanvarauksen eri perustyypeille ja voidaan edistää monia osia ajanvarauksen valtakunnallisista määrittelyistä. Valtakunnallisten määrittelyjen osalta THL on luonteva vastuutaho koordinoimaan ajanvarauksen toiminnallisten, tietomäärittelyjen sekä yhteentoimivuusmäärittelyjen tuottamista. Esimerkiksi palveluhakemistotyön yhteydessä jo tehty luokitustyö on tärkeä pohja myös ajanvarauksessa käytettävien palvelujen luokitteluun. 47

48 - Kuva 4. SADe-ohjelman SoTe-palvelukokonaisuuteen kuuluvien palvelujen integraatiot KanTapalveluihin, ajanvaraus kohdassa "integraatio muihin SADe-palveluihin" (Lähde: SoTe KA + IHE-esitys, Jari Porrasmaa / STM, HL7 Finland IHE-ajankohtaisseminaari ) TP1 Tavoitetilan linjaukset TP2 Määrittelyjen ja tuen käynnistäminen TP3 Säädös- ja sitovuustarkennukset TP4 Toteutusopas (kohdearkkitehtuuri) TP5 Tietomäärittelyt TP6 Yhteentoimivuusmäärittelyt TP7 SADe/SoTe laajemmat määrittelyt TP 8 Kansallinen tuki Mittaus ja seuranta Valtakunnallisten tj-palvelujen jatkokehittäminen SADe-kumppanien ajanvarauskehittäminen Mallien levitys ja asiointipalveluissa ja palveluntuottajilla Hanke- ja sidosryhmäyhteistyö Kuva 5. SADe-ohjelman SoTe-palvelukokonaisuuden ajanvaraustyön aikataulu. SADe-hankkeen aikana vuoden 2015 loppuun mennessä on mahdollista tuottaa valtakunnalliset ajanvarauksen määrittelyt ja mallit siten, että niiden mukaiset toteutukset ovat käytössä SADe-kehittäjäkumppanien palveluissa. Jo ennen hankkeen loppumista myös muut kuin kehittäjäkumppanihankkeet pystyvät hyödyntämään määrittelyjä. Ajanvaraustietojen integrointi KanTa-palveluihin ei aiheuta kovin merkittäviä muutoksia valtakunnallisten palvelujen toteutuksiin, ja myös jo eri järjestelmissä mm. sähköisen reseptin käyt- 48