Kemin kaupunginkirjaston liittyminen Lapin kirjasto -ryhmään ja uuden kirjastojärjestelmän hankkiminen

Transkriptio

1 Kulttuurilautakunta Kaupunginhallitus Kaupunginhallitus Kulttuurilautakunta Kaupunginhallitus Kemin kaupunginkirjaston liittyminen Lapin kirjasto -ryhmään ja uuden kirjastojärjestelmän hankkiminen 207/ /2014 Kulttuurilautakunta Valmistelu: vs. kirjastotoimenjohtaja Isa Kotilaine Valtaosalla Suomen yleisistä kirjastoista on ollut käytössä kirjastojärjestelmä, joka perustuu FINMARC-yhtenäisformaattiin, joka on luettelointi-, tiedontallennusja tiedonsiirtoformaatti. Tämän formaatin kehittäminen on lopetettu Kan sal lis kirjas tos sa vuonna 2005, ja nyt kirjastot Suomessa ovat siirtymässä kan sain vä liseen MARC 21 -formaattiin perustuviin kirjastojärjestelmiin. Suomessa MARC 21 on jo käytössä mm. pääkaupunkiseudun yleisten kir jas to jen tietokannassa, useissa kuntien ja kaupunkien tietokannoissa sekä vuoden 2009 alusta yliopistojen, ammattikorkeakoulujen ja muiden Voyager-kirjastojen tie tokan nois sa. Suomen kirjastoverkon yhteinen Digitaalisen kirjaston verk ko pal ve luryh mä on suositellut MARC 21 -formaattia kaikkien Suomen kirjastojen yh tei sek si tallennusmuodoksi. Kemissä ja muissa Lapin kirjastoissa on käytössä FINMARC-formaattiin pe rus tuvat kirjastojärjestelmät, jotka eivät vastaa enää nykyaikaisia kirjastojärjestelmille ase tet ta via vaatimuksia. Rovaniemen kaupunginkirjastossa on tehty pro jek ti työ nä koko Lapin yleisiä kirjastoja koskeva esiselvitys uuden kirjastojärjestelmän hankin nas ta. Esiselvityksessä on vertailtu saatavilla olevia järjestelmiä ja tehty vaa timus mää rit te lyä kilpailutuksen ja hankinnan pohjaksi. Lapissa suurimmalla osalla yleisistä kirjastoista on yhteinen kirjastojärjestelmä, jon ka avulla näiden kirjastojen asiakkaat voivat asioida yhteisen kir jas to jär jes telmän kirjastoissa omalla kortillaan ja esimerkiksi palauttaa lainansa mihin ta han sa näistä kirjastoista. Tämän Lapin kirjasto -ryhmän ulkopuolella ovat tällä het kel lä Kemi, Keminmaa, Simo, Tervola, Ranua ja Posio. Kemillä ja Keminmaalla ei ole yhteistä kirjastojärjestelmää muiden kirjastojen kanssa. Posiolla on yh tei nen järjestelmä Kuusamon kanssa. Ranua, Tervola ja Simo kuuluvat Kar pa lo-ryhmään, jolla on yhteinen kirjastojärjestelmä Pudasjärven, Utajärven ja Tai val kosken kanssa. Suomessa ollaan valmistelemassa yhden, koko maan kaikki kirjastot kattavan kir jas to jär jes tel män käyttöönottoa. Työ on hidasta, ja se on aloitettu yliopistojen

2 ja ammattikorkeakoulujen kirjastojärjestelmän rakentamisella. Yleisten kirjastojen on tarkoitus siirtyä järjestelmän käyttäjiksi vähitellen aikaisintaan vuoden 2020 jäl keen. Lapin yleisten kirjastojen kirjastojärjestelmän hankintaa valmisteleva työryh mä päätyikin esittämään, että koko Lapissa hankitaan ennen kansalliseen kirjas to jär jes tel mään liittymistä yksi yhteinen kirjastojärjestelmä, johon kaikki Lapin maa kun nan yleiset kirjastot liittyvät. Yksittäisellä kirjastolla ei ole resursseja eikä osaa mis ta kilpailuttaa yksin kirjastojärjestelmiä, joten yhdessä toteutettu hanke on ainoa oikea vaihtoehto edetä hankinnassa. Päätökset tehdään kevään 2014 ai ka na, kilpailutus sen jälkeen ja käyttöönotto Lapin kirjasto -ryhmässä Kemin ja muiden Origo-kirjastojen konversiot tehdään syksyllä 2015 ja Kemin osal ta käyttöönotto on alkuvuodesta Yhteinen kirjastojärjestelmä toisi Kemin kaupunginkirjaston asiakkaiden saa ta ville kaikki Lapin yleisten kirjastojen kokoelmat nopeammin ja kätevämmin kuin nykyi sin. Asiakkaat voisivat asioida yhdellä kortilla missä tahansa Lapin yleisessä kir jas tos sa joustavasti. Tällä hetkellä Kemin kirjastokortilla voi lainata ja tehdä varauk sia vain ja ainoastaan Kemin kaupunginkirjastosta. Tietohallintokeskuksen lausunto Kemin kaupunginkirjaston liittymisestä La pin kirjasto -ryhmään ja uuden kirjastojärjestelmän hankinnasta (han kinta toi men päällikkö Jani Koskela on täydentänyt ) Tietohallintokeskus katsoo, että Kemin kirjaston esittämät seikat puoltavat yh teisen selvityksen tekemistä yhteistyön tiivistämiseksi alueellisesti. Uuden järjestelmän hankinta edellyttää hankintalain mukaista kilpailutusta. On kil pai lu tet ta va: yhteinen kirjasto-ohjelmisto varusohjelmineen, ohjelmiston pyö rittä mi seen käytettävät konesalipalvelut ja tietoliikennepalvelut. Varmistetaan, että vaa ti mus mää rit te ly on Kemin kirjaston toimintoihin riittävä. Kilpailutuksen tu lok sena saadaan kirjastoryhmän yhteinen hankintakustannus ja vuosittaiset yl lä pi tokus tan nuk set. Ennen Kemin päätöstä on tämän lisäksi tiedettävä kuntien keskinäinen kus tannus ja ko pe ri aa te ja tarkat kuntakohtaiset kustannukset. On sovittava tulevien li säti laus ten (mahdollisten ohjelmiston lisäosien ja muiden oheispalvelujen) kus tannus ja ko pe ri aat teet. Suurten etäisyyksien vuoksi keskitetyn järjestelmän kuntakohtaiset tie to lii ken nekus tan nuk set ja tietoliikenteen laatu vaihtelevat suuresti. Tietoliikenteen kus tannus ja ko pe ri aa te on sovittava. Kirjastoryhmän hallinnointi- ja päätösperiaatteet on kirjattava etukäteen ennen so pi muk sen allekirjoitusta. Kuten Kemin kirjaston omassa selvityksessä todetaan, Kemin kannalta kyseessä on järjestelmän vaihto. Vaihto tarkoittaa nykyisten asiakas- ja ai neis to tie to kan tojen konversiota valittavan yhteisjärjestelmän sisään. On sovittava to teu tus vas tuut ja kustannusjako eri järjestelmistä siirtyvien kirjastojen siirroille. Ryhmän pur kau-

3 tu mi sen tai siitä eroamisen varalta on sovittava ennakkoon datan erot ta mi sen periaatteista ja kustannuksista. Kustannusselvityksen tulee sisältää uuden järjestelmän vaatimien työasemien ja työ ase ma li sens sien kustannusvaikutus. Nykyisten lainaus- ja pa lau tus au to maattien soveltuminen tulee tarkastella. Kilpailutuksen tulee tuottaa sitova kustannusarvio Kemin kaikista siir ty mä kus tannuk sis ta ja vuosittaisista käyttö- ja ylläpitomaksuista. Kulttuurilautakunnan tulee huo mioi da talousarvioissa vanhan ja uuden järjestelmän rinnankäyttöajalle kahden järjestelmän yhtäaikaiset ylläpitokustannukset. Hankinnoista nykyisiin jär jestel miin pidättäydytään kunnes asiaan on saatu selvitys. Tietohallintokeskus esittää, että yllä läpikäydyt avoimet asiat otetaan huomioon kil pai lu tuk ses sa, jonka jälkeen kulttuurilautakunta ja kaupunginhallitus päättävät lo pul li ses ta liittymisestä yhteistyöryhmään ja kirjastojärjestelmän hankinnasta. Ehdotus vs. kirjastotoimenjohtaja Isa Kotilaine Kemin kulttuurilautakunta esittää kaupunginhallitukselle, että Kemin kau pun ginkir jas to on mukana Lapin yhteisen kirjastojärjestelmän kilpailutuksessa. Kir jas tojär jes tel män hankinnasta ja Lapin kirjasto -ryhmään liittymisestä päätetään kil pailu tuk sen perusteella Kemin tietohallintokeskuksen linjaamien asioiden ja asiakkail le tarjottavien palvelujen perusteella. Päätös Kulttuurilautakunta Hyväksyi päätösehdotuksen. Kaupunginhallitus Ehdotus KEHJOHT. Mikkola: Päätös KH : Kaupunginhallitus päättää jättää asian pöydälle tutustumista varten seuraavaan kokoukseen. Kaupunginhallitus hyväksyi päätösehdotuksen. Kaupunginhallitus Ehdotus KJ Nissinen: Kaupunginhallitus päättää, että Kemin kaupunginkirjasto on mukana Lapin yhteisen kirjastojärjestelmän kilpailutuksessa. Kirjastojärjestelmän hankinnasta ja Lapin kirjasto -ryhmään liittymisestä päätetään kilpailutuksen perusteella Kemin tietohallintokeskuksen linjaamien asioiden ja asiakkaille tarjottavien palvelujen

4 perusteella. Päätös KH : Kaupunginhallitus hyväksyi päätösehdotuksen. Kulttuurilautakunta Valmistelu: kirjastotoimenjohtaja Heikkinen puh Rovaniemen kaupunginkirjaston hallinnoimassa projektissa Meidän yhteinen kirjas to selviteltiin Suomessa tarjolla olevien kaupallisten kirjastojärjestelmien so veltu vuut ta Lapin kirjaston kirjastojärjestelmäksi. Samaan aikaa Joensuun seu tu kirjas to selvitti avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmiä omassa Opetus- ja kult tuuri mi nis te riön tukemassa hankkeessa. Joensuun seutukirjastossa tehtiin vuonna 2014 päätös ottaa käyttöön avoimeen läh de koo diin perustuva Koha-kirjastojärjestelmä, joka käännettiin käyttöönoton yh tey des sä suomeksi ja lokalisoitiin suomalaisille yleisille kirjastoille sopivaksi. Ko ha on alunperin Uudessa-Seelannissa kehitetty kirjastojärjestelmä, jota ke hi tetään kansainvälisen kehittäjäyhteisön toimesta jatkuvasti. Vuoden 2015 aikana Koha otettiin käyttöön Pohjois-Karjalan kirjastoissa, Oulun seu dun Outi-kirjastoissa, Mikkelin seudun Lumme-kirjastoissa ja vuoden 2016 aika na se otetaan käyttöön Kouvolan seudun Kyyti-kirjastoissa. Lapin yleisten kirjastojen johtajien kokouksessa päätettiin, että Lapin kir jas to sekä Kemin, Keminmaan, Posion, Ranuan, Simon ja Tervolan kirjastot aloit ta vat valmistelut Koha-järjestelmän käyttöönotoksi Lapin yleisissä kir jas toissa. Kokouksessa Kemin edustajina olivat kirjastotoimenjohtaja Hilkka Heikkinen ja tietohallintopäällikkö Reijo Konu. Kohaan siirrytään siten, että ensin konvertoidaan Lapin kirjaston tietokanta vuoden 2016 syksyllä, jonka jälkeen yhteiseen tietokantaan konvertoidaan Kemin tie to kan ta ja tämän jälkeen Posion, Keminmaan, Simon, Tervolan ja Ranuan tieto kan nat. Kemin kaupunginkirjasto liittyy Lapin kirjastoon solmimalla muiden kirjastojen kanssa liitteen mukaisen Sopimuksen Lapin kirjastojen yhteistyöstä. Opetus- ja kulttuuriministeriön rahoittamassa Kohti Kohaa hankkeessa sel vi tet tiin kirjastojärjestelmän kehittämiseen ja ylläpitoon tarvittavan organisaation pe rus tamis ta. Hankkeen perusteella on päätetty perustaa Koha-Suomi Oy, johon Koha-kir jas to jär jes tel mää käyttävät kunnat liittyvät osakkaiksi. Koha-Suomi Oy:n perus ta ja jä se ni nä ovat Joensuun kaupunki, Kouvolan kaupunki, Mikkelin kau pun ki, Oulun kaupunki, Rovaniemen kaupunki sekä Turun kaupunki.

5 Koha-Suomi Oy:n perustamiseen ja siihen liittymiseen kuuluvat liitteet ovat Koha-Suomi perustamissopimus, Koha-Suomi osakassopimus, Koha-Suomi yhtiöjärjestys sekä Koha palvelusopimus. Koha-Suomi Oy palkkaa henkilökuntaa kehittämään ja ylläpitämään Ko ha-kir jasto jär jes tel mää. Koha-Suomi Oy:n kustannukset ovat seuraavat: - Osakepääoma 0,11 /asukas ( asti) - Toimintamenot 0,25-0,26 / asukas vuosittain Kemin kaupungin asukasluku on ( ) , joten kaupungin osuus osa ke pää omas ta tulee olemaan n euroa ja vuosittaiset toimintamenot n euroa. Tämän lisäksi maksetaan Lapin kirjaston yhteisestä palvelimesta ja maa kun nas sa tarvittavasta kehittämistyöstä n euroa vuosittain, jolloin kirjas to jär jes tel män käyttökulut olisivat vuodesta 2018 alkaen n euroa/ vuo si. Lapin kirjastossa kulut jaetaan asukaslukuperusteisesti. Tällä hetkellä kir jas to järjes tel män ylläpitokulut Kemissä ovat n euroa/vuosi. Yhteisen aineiston käytöstä johtuen aineiston kuljetuskustannukset, puhelin- ja pos ti ku lut tulevat nousemaan arviolta n euroa/vuosi. Tietohallintokeskus on aiemmassa esityksessään todennut, että uuden jär jes telmän tietoliikennekustannukset on selvitettävä. Kirjastojärjestelmä toimii in ter ne tin välityksellä, joten tietoliikennekulut sisältyvät kirjaston normaalisti käyttämiin tie tolii ken ne ku lui hin. Uusien työasemien tarvetta ei ole ja automaattien muu tos ten kustannukset on varattu kirjaston käyttösuunnitelmaan vuodelle Kaupunginhallituksen aiemmassa ( ) päätöksessä todetaan, Kirjastojärjestelmää ei tarvitse kilpailuttaa, koska se on vapaasti ladattavissa verkos ta kenen tahansa käytettäväksi (JHS 169 Avoimen lähdekoodin ohjelmien käyt tö julkisessa hallinnossa). Tällä hetkellä Koha on ainoa suomalaisille kir jastoil le lokalisoitu ja suomeksi käännetty avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä. Hankinnan kohteena voivat olla vain avoimeen ohjelmistoon kohdistuvat palvelut (JHS 169 Avoimen lähdekoodin ohjelmien käyttö julkisessa hallinnossa). Tämän oh jeen mukaisesti Lapin kirjasto kilpailuttaa palvelinpalvelut. Palvelinsopimus teh dään kilpailutuksen jälkeen toimittajan kanssa yhdessä muiden Lapin kir jas ton kuntien kanssa. Palvelimen kustannukset jakaantuvat asukasluvun mu kai ses ti. Samalla periaatteella kilpailutetaan myös kirjastojärjestelmään liittyvät mah dol liset tekstiviestipalvelut ja e-postipalvelut. Kehittämis- ja ylläpitopalvelut tulevat perustettavan Koha-Suomi Oy:n kautta, jossa Lapin kirjasto on yhtenä jäsenenä mukana. Avoimen lähdekoodin oh jel mis tossa kirjastot omistavat itse tietokannan, eikä se ole minkään kaupallisen yri tyk sen omaisuutta.tietokanta muodostetaan yhdessä ja mahdollisessa yhteisen tie tokan nan purkautumisessa siitä erotetaan omat asiakkaat ja kopioidaan tar vit ta vat tiedot omaksi tietokannakseen. Koska Suomessa on valtiovallan taholta pyr ki mys

6 siirtyä kohti yhtä kaikki kirjastot kattavaa yhteistä kirjastotietokantaa, on hy vin epätodennäköistä, että tietokantaa jatkossa pienittäisiin omiksi kun ta koh tai sik si tietokannoiksi. Lapin kirjastoon liittymisen myötä Kemin kaupunginkirjaston asiakkailla on mahdol li suus käyttää kaikkien muiden Lapin yleisten kirjastojen palveluja yhdellä asia kas nu me rol la/kir jas to kor til la ja yhden käyttöliittymän kautta. Asiakkaita koske vat Lapin kirjaston yhteiset käyttösäännöt, joita Kemin kaupunginkirjasto on laa ti mas sa yhdessä muiden kirjastojen kanssa. Lapin kirjasto edellyttää, että kaikissa kunnissa tehdään sitova päätös Lapin kirjas toon liittymisestä ja Koha-kirjastojärjestelmän hankinnasta. Tietohallintokeskuksen lausunto asiasta liitteenä. Ehdotus kirjastotoimenjohtaja Heikkinen: Kulttuurilautakunta esittää Kemin kaupunginhallitukselle, että Kemin kau pungin kir jas to liittyy Lapin kirjastoon ja on mukana hankkimassa uudeksi kir jas to järjes tel mäk si Koha-kirjastojärjestelmää. Lisäksi Kemin kaupunki lunastaa asu kaslu kuun perustuvan määrän Koha-Suomi Oy:n osakkeita, joiden avulla var mis tetaan Koha-kirjastojärjestelmän ylläpito- ja kehittämistyö jatkossa. Kustannukset uuteen kirjastojärjestelmään siirtymisestä sekä Koha-Suomi osakeyhtiöön liittymisestä maksetaan Kemin kaupunginkirjaston käyttötaloudesta. Päätös Kulttuurilautakunta : Kulttuurilautakunta hyväksyi päätösehdotuksen. Lisäksi kulttuurilautakunta edellyttää, että Tietohallintokeskus esittää kaupunginhallitukselle kustannusarvion Kemin sisäverkon ja internetin välisen kaistanlisäyksen, palomuurin sekä tietoturvalaitteistojen kustannuksista siten, että selvityksestä käy ilmi, ovatko kustannukset kertaluontoisia vai kuukausittain perittäviä. Kaupunginhallitus Ehdotus KJ Nissinen: Valmistelu: Tietohallintokeskus / Tietohallintojohtaja Reijo Konu : Tarkennuksena kulttuurilautakunnan kysymykseen ja tiedoksi kaupunginhallitukselle: koko kaupungin internet-liikenne sisältyy sisäisessä laskutuksessa työasemakohtaiseen kuukausihinnoitteluun. Kuukausihinta on pysynyt vuosia samana, eikä ole nähtävissä paineita muuttaa hintaa. Kaupunginhallitus päättää, että Kemin kaupunginkirjasto liittyy Lapin kirjastoon ja on mukana hankkimassa uudeksi kirjastojärjestelmäksi Koha-kirjastojärjestelmää. Lisäksi Kemin kaupunki lunastaa asukaslukuun

7 Päätös KH : perustuvan määrän Koha-Suomi Oy:n osakkeita, joiden avulla varmistetaan Koha-kirjastojärjestelmän ylläpito- ja kehittämistyö jatkossa. Kustannukset uuteen kirjastojärjestelmään siirtymisestä sekä Koha-Suomi osakeyhtiöön liittymisestä maksetaan Kemin kaupunginkirjaston käyttötaloudesta. Teija Jestilä poistui kokoushuoneesta pykälän käsittelyn aikana klo 18:23. Kaupunginhallitus hyväksyi päätösehdotuksen.