Laurean SOME-ohjeet. 1. Mikä on sosiaalinen media?

Transkriptio

1 1 Laurean SOME-ohjeet Päivitetty Mikä on sosiaalinen media? Sinä ja some Some ja asiantuntijuus Some ja oppimisprosessin ohjaus Some Laureassa Tietoturva ja tekijänoikeudet Lisätietoja Laurealaisen some-tikkaat... 6 Laurea tunnistaa sosiaalisen median (somen) tuoman lisäarvon verkostoitumisen, osaamisen kehittämisen ja markkinoinnin välineenä. Nämä ohjeet ovat tehty sekä opiskelijoille että henkilökunnalle kannustamaan vastuullista ja turvallista somen käyttöä. 1. Mikä on sosiaalinen media? Sosiaalinen media (some) on tietoverkkoja ja tietotekniikkaa hyödyntävä viestinnän muoto, johon läheisesti liittyvät yhteisöllisyys ja sisältöjen jakaminen. Sosiaalinen media sisältää laajan valikoiman välineitä, joita voit käyttää sekä henkilökohtaisiin että ammatillisiin tarkoituksiin. Sosiaalisen median palveluista osa on avoimia kaikille käyttäjille ja osa suljettuja, vain tietylle käyttäjäryhmälle rajattuja. Uusia digitaalisia työkaluja tuotetaan jatkuvasti. Tärkeintä ei ole kokeilla kaikkia välineitä, vaan löytää itselle ja ryhmälle sopivat viestintäkanavat. Leiki ja kokeile heikoista signaaleista voit löytää uusia ideoita. Sosiaalista mediaa seuraamalla saatat löytää kanavan, jota yhteisösi jäsenet kuuntelevat spontaanisti. Sosiaalisen median palveluita e-aineistojen tuottaminen blogit Google Drive OneNote wikit Kuvien ja videoiden julkaisu Instagram Pinterest Youtube Yhteisöllinen työskentely Facebook Kyvyt.fi eportfolio LinkedIn Twitter

2 2 Yhteydenpito Adobe Connect Skype for Business 2 Sinä ja some Sosiaalisessa mediassa oman roolin löytäminen vie aikaa, joten kannattaa lähteä liikkeelle tarkkailemalla muiden toimintaa. Seurattuasi ensin muita, voit luoda oman profiilisi ja kommentoida muiden tuottamia sisältöjä sekä alkaa julkaista omia sisältöjä. Some:ssa sisällöt ovat tilapäivityksiä, blogikirjoituksia, nettisivuja, ääni/musiikkituotoksia, kuvia, videoita tai artikkeleita keskeistä on sisältöjen yhteisöllinen luonti ja kommentointi. Kaikkiin mahdollisiin kanaviin ei kannata suin päin rynnätä toitottamaan sanomaansa, vaikka tuntuisikin, että kaikki muut siellä jo olisivat. On hyvä miettiä itselleen sosiaalisen median strategia: millaista sisältöä ja kuinka usein haluaa ja pystyy jakamaan. Tee itsellesi selväksi yhteisöön liittyessäsi, mikä funktio sillä on sinulle. Toimitko täällä kavereiden kanssa, haluatko verkostoitua muiden ammattilaisten kanssa vai esiinnytkö kenties organisaation edustajana? Sosiaalisessa mediassa roolit menevät usein päällekkäin, etkä aina voi noin vain vaihtaa roolia organisaation työntekijästä yksityishenkilöksi. Harkitse siis aina mitä sisältöjä tuotat ja kenet hyväksyt verkostoosi. Biletys-kuvat eivät ehkä sovi verkostoon, jossa oma esimiehesi on jäsenenä. Ne eivät myöskään sovi sivuille, joita lukee tuleva työnantajasi. Verkossa julkaistuista sisällöistä jää pitkät jäljet. Mitä ikinä tuletkin julkaisseeksi, se seuraa sinua verkkomaailmassa pitkään. Et voi ehkä koskaan kokonaan poistaa jotakin sisältöä verkosta, vaikka haluaisit. Ota silloin tällöin selvää, mitä nimelläsi löytyy verkosta. Kun toimit työajalla sosiaalisessa mediassa, toimit työroolissa ja sinun tulee sopia siitä oman esimiehesi kanssa. Esiinny aina omalla nimelläsi ja toimi kyseisen organisaation arvojen mukaisesti. 3 Some ja asiantuntijuus Sosiaalisessa mediassa asiantuntijan aseman saavuttaminen vaatii pitkäaikaista paneutumista, saavutat yhteisön kunnioituksen hiljalleen. Verkko mahdollistaa kuitenkin helpon ja nopean yhteydenpidon muihin asiantuntijoihin, joihin ehkä reaalimaailmassa olisi vaikeampi luoda kontaktia esimerkiksi aikatauluongelmien tai maantieteellisen etäisyyden takia. Parhaimmillaan syntyy asiantuntijaverkostoja, joista saat itse tukea ja kehitysideoita ja voit vastavuoroisesti itse antaa lisäpotkua muiden jäsenten työhön ja ajatuksiin. Sosiaalisessa mediassa voit luoda myös itsellesi koko ajan karttuvan digitaalisen portfolion, jonka avulla sinut löydetään esimerkiksi asiantuntijuutesi kautta. Portfoliolla tehdään näkyväksi oma oppiminen ja osaaminen ja sitä voi hyödyntää opiskelussa ja työ- tai opiskelupaikan haussa. Aktiivisella tuotannolla voi nopeastikin muuttaa suuntaa, jos asiantuntijuus painottuu välillä muualle.

3 3 4 Some ja oppimisprosessin ohjaus Sosiaalisen median välineillä on mahdollista tehdä yhteisöllinen oppimisprosessi läpinäkyväksi ja joustavaksi. Some-välineitä voidaan linkittää Laurean tarjoamiin oppimista tukeviin ohjelmistoihin siten, että ryhmän yhteinen työtila verkossa, kotipesä, voi sijaita esimerkiksi Optimassa, vaikka sisältöä tuotetaan ja julkaistaan myös muissa välineissä. Kotipesään kerätään linkit ja tietovirrat. Kotipesässä organisoidaan yhteistyöskentely ja kerätään palaute sekä prosessista että tuotoksista. Työelämäkumppanit tai laajemmatkin kohderyhmät voivat somessa osallistua palautteen antoon ja yhteiseen oppimisverkostoon. Opiskelijalle some-kanavat ovat henkilökohtainen oppimisympäristö, jota voi käyttää myös sen jälkeen kun opinnot ammattikorkeakoulussa ovat päättyneet. Ohjaajan tulee sopia opiskelijoiden ja hankekumppaneiden kanssa siitä, mitä ohjelmistoja ja järjestelmiä opinnoissa tai hankkeessa käytetään. Kaikki opintoihin liittyvä oleellinen tieto tulee olla saatavissa Laurean järjestelmissä, opiskelijoita ei voi velvoittaa rekisteröitymään julkisiin some-palveluihin. Kun opiskelijat perustavat itse opiskelua tukevia ryhmiä someen, on pidettävä mielessä, että kaikki materiaali ei sovi julkiseen, Laurean ulkopuolisen tahon ylläpitämään palveluun. Esimerkiksi yrityksen luottamuksellisia tietoja ja kehitystyötä ei saa käsitellä julkisissa palveluissa esim. Facebookissa. Laurean ulkopuolisissa palveluissa ei saa myöskään käsitellä opintosuorituksia, opiskelijoiden arviointeja, henkilötietoja, taloudellisia (esim. liike- tai ammattisalaisuutta koskevia) aineistoja eikä arkistointi- tai sälyttämisvelvollisuuden alaisia aineistoja. Somepalveluissa on itse huolehdittava sisältöjen säännöllisestä varmuuskopioinnista, sillä tiedot eivät ole samalla tavalla turvassa kuin Laurean ylläpitämissä järjestelmissä. Aina kun teet jotakin, teet sen sitten omassa työssä tai porkkanamaalla, olet vastuussa omista tekemisistäsi. Kohtele aina muita kunnioittavasti äläkä loukkaa muiden yksityisyyden suojaa. Älä julkaise muiden henkilöiden nimiä, kuvaa tai muita tunnistettavia tietoja sosiaalisessa mediassa ilman lupaa. Vihamielinen käyttäytyminen ja viestintä johtaa selvityksiin ja se voi johtaa jopa oikeudellisiin toimenpiteisiin. Muista, että sosiaalisessa mediassa ihmiset voivat olla jotakin muuta kuin mitä he väittävät olevansa. Ystäväksi tarjoutuva epärehellinen henkilö voi tahallaan johtaa harhaan esimerkiksi rikollisissa aikeissa. Joillekin henkilöille nimimerkin takaa tai virtuaalihahmon avulla toimiminen voi kuitenkin mahdollistaa vaikeiden asioiden ja tunteiden käsittelyn. Henkilökohtaisia asioita ei silti tule käsitellä somessa alusta loppuun asti, vaan keskustelut tulee tarvittaessa ohjata Laurean omiin palveluihin tai muuhun sopivaan ympäristöön. 5 Some Laureassa Sosiaalinen media on tärkeässä roolissa Laurean brändin rakentamisessa ja ylläpitämisessä. Brändilupauksen tulee olla sisäistetty organisaatiossa (koko henkilöstö ja opiskelijat) ja sen tulee näkyä kaikessa kommunikoinnissa ja

4 4 markkinointiviestinnässä johdonmukaisesti visuaalisesti ja verbaalisesti. Jokainen meistä laurealaisista on tärkeä lenkki Laurean brändin rakentamisessa ja kehittämisessä. Kaikki se mitä teemme ja lupaamme, miten puhumme ja viestimme vaikuttaa imagoomme. Olemme kaikki Laurean käyntikortteja. Virallisten kotisivujen lisäksi Laurealle tärkeät kohderyhmät seuraavat entistä enemmän organisaatioiden viestintää sosiaalisessa mediassa. Sosiaalisen median kautta on mahdollista tavoittaa suuret massat kohderyhmässä, mutta myös kohdentaa viestejä rajatulle joukolle. Kaiken tarkoituksena on kuitenkin tuottaa kohderyhmille lisäarvoa. Laurean sisäistä ja ulkoista maineenhallintaa sekä näkyvyyttä sosiaalisessa mediassa koordinoi Markkinointi ja viestintä. Pääasiassa kaikki Laurean näkyvyys sosiaalisessa mediassa tulisi toteuttaa keskitetysti Laurean virallisten sosiaalisen median kanavien kautta. Mikäli sosiaalisen median näkyvyydestä ja virallisista kanavista on kysyttävää, Markkinointi ja viestintä vastaa ja auttaa näkyvyyden kanssa sähköpostilla osoitteessa Eri kanavilla on erilaiset kohderyhmät, joiden mukaan Markkinointi ja viestintä suunnittelee julkaisut ja kohdentaa ne oikeaan kanavaan. Laurean sosiaalisen median kanavat ja niiden kohderyhmät: Facebook: Hakijat ja sidosryhmät Instagram: Hakijat Twitter: Sidosryhmät Youtube: Hakijat ja sidosryhmät Pinterest: Hakijat LinkedIn: Sidosryhmät Hakijoiden ja sidosryhmien lisäksi kaikissa kanavissa voidaan julkaista myös laurealaisia (sekä opiskelijoita että henkilöstöä) kiinnostavaa materiaalia. On hyvä muistaa että sisällön tulisi olla kaikille avointa, ja esimerkiksi tapahtumia markkinoitaessa tapahtumaan ilmoittautumisen pitäisi olla mahdollista laajalle yleisölle. Kaikkien sisältöjen, esimerkiksi videoiden tekemisessä, tulee ottaa huomioon niiden riittävä laatu. Huonosti tehty video voi nopeasti saavuttaa kielteistä kuuluisuutta videoiden jakopalveluissa, kuten YouTubessa. Sosiaalisen median käytössä tulee noudattaa hyvää hallinnointitapaa, ottaen huomioon eri tietoaineistoja koskeva lainsäädäntö ja käytettävän palvelun käyttöehdot. Huonosti hoidettuna sosiaalisen median välineiden käyttö voi olla jopa haitallista Laurean maineelle. Tästä syystä markkinointikanavat ja sisällöt tulee valita suunnitelmallisesti ja kohderyhmälähtöisesti yhdessä Markkinoinnin ja viestinnän kanssa. Sosiaalista mediaa ja siellä käytäviä keskusteluita voidaan seurata erilaisilla työkaluilla. Laurean Markkinointi ja viestintä seuraa keskusteluja aktiivisesti ja reagoi niihin tapauskohtaisesti. Jos huomaat verkossa sisältöä, johon tulisi reagoida, voit ilmoittaa asiasta sähköpostilla osoitteeseen tai käyttämällä intran palautelomaketta

5 5 6 Tietoturva ja tekijänoikeudet Onnistunut sosiaalisen median hyödyntäminen edellyttää, että olet perehtynyt myös tietoturva-asioihin. Tässä muutamia perusvinkkejä: Huolehdi, että sinulla on voimassaoleva haittaohjelmien suojaus tietokoneessa ja mobiililaitteessa. Valitse yksilöllinen ja monimutkainen salasana, joka ei ole ulkopuolisten arvattavissa. Älä käytä Laurean tietoverkon käyttäjätunnus/salasana yhdistelmää sosiaalisen median välineissä. Älä hyväksy verkostoon tuntemattomia henkilöitä. Älä avaa epäilyttäviä linkkejä tai viestejä. Huolehdi omasta ja muiden yksityisyyden suojasta. Kaikessa toiminnassa täytyy aina käydä läpi millaisia tietoaineistoja toiminnassa käsitellään ja mitä suojausvaatimuksia asiaan liittyy. Tietojen käsittelylle voi olla vaatimuksia esimerkiksi seuraavista lähteistä: Lainsäädäntö Sidosryhmien/omistajan vaatimukset Sopimuksien vaatimukset Yksityisyydensuojan toteutuminen Organisaation omat vaatimukset, mukaan lukien toiminnalliset vaatimukset Noudata Laurean tietoverkon ja järjestelmien käyttösääntöjä, kun olet Laurean verkossa tai muuten käytät Laurean työvälineitä. Laurean tietohallinto seuraa aktiivisesti verkon tietoturvariskejä. Tietoturvasyistä johtuen Laurea voi joutua rajoittamaan tai kieltämään joidenkin some-välineiden käytön Laurean tietokoneissa ja tietoverkossa. Ennen rekisteröitymistäsi sosiaalisen median palveluihin, lue huolellisesti käyttöehdot. Niistä selviää mm. kenellä on tekijänoikeudet julkaistuihin sisältöihin. Jokainen käyttäjä vastaa itse sosiaalisen median palveluihin tallentamistaan sisällöistä. Sisällöntuottajalla pitää olla käyttöoikeudet julkaisemiinsa kuviin, musiikkiin ja videoihin. Muiden teksteihin tai aineistoihin viitattaessa pitää noudattaa hyviä viestinnällisiä tapoja (tekijät ja lähde mainittava). Creative Commons lisenssointi ( on yleisesti käytössä sosiaalisessa mediassa. 7. Lisätietoja Lisätietoja saat sähköpostilla osoitteista digiteam@laurea.fi ja markkinointi@laurea.fi

6 8. Laurealaisen some-tikkaat 6