Sosiaalisen median periaatteet ja ohjeistus

Transkriptio

1 Sosiaalisen median periaatteet ja ohjeistus OSAOn johtoryhmän hyväksymä , Versio 1.1

2 Sisältö: 1 Sosiaalisen median periaatteet Ohjeistuksen lähtökohdat Sosiaalinen media organisaation viestinnässä Sosiaalisen median hyödyntäminen opetuksessa ja opiskelijoiden tukemisessa Sosiaalinen media asiantuntijuuden jakamisessa ja kehittämisessä Ohjeistus sosiaalisen median käyttöön Työntekijä sosiaalisessa mediassa Opiskelija sosiaalisessa mediassa Sisällöt ja työkalut Palveluiden ylläpito ja käytön tuki Jatkotoimet Lähteet Sosiaalisen median strategia ja ohjeistus Sivu 1/10

3 1 Sosiaalisen median periaatteet Oulun seudun ammattiopisto OSAO pyrkii hyödyntämään monipuolisesti sosiaalisen median mahdollisuuksia. Kannustamme henkilökuntaa ja opiskelijoita osallistumaan verkkoyhteisöihin ja - keskusteluihin. Hyödynnämme sosiaalista mediaa organisaation viestinnässä, opetuksessa, oppimisen tukena, asiantuntijuuden jakamisessa ja kehittämisessä sekä vuorovaikutuksessa eri sidosryhmien kanssa. Sosiaalisen median työkalujen ja mahdollisuuksien hyödyntäminen on tavoite, joka koskee koko Oulun seudun ammattiopistoa. Tämän ohjeistuksen ovat laatineet yhteistyössä OSAOn viestintäjaos, Tieto- ja viestintätekniikkatyöryhmä sekä OSEKK:n IT-palvelut. Ohjeistus on hyväksytty OSAOn johtoryhmässä Ohjeistusta päivitetään tarvittaessa. 1.1 OHJEISTUKSEN LÄHTÖKOHDAT Sosiaalinen media eli some käsittää sekä varsinaiset sosiaalisen median palvelut (Facebook, YouTube, Twitter, blogit, wikit jne.) että sosiaalisen median toiminnot muissa verkkopalveluissa (esim. uutissivustojen kommenttipalstat). Sosiaalinen media voidaan määritellä prosessiksi, jossa yksilöt ja ryhmät rakentavat yhteisiä merkityksiä sisältöjen, yhteisöjen ja verkkoteknologioiden avulla (lähde: OSEKK:n viestintästrategian 2015 (Yhtymähallitus ) lähtökohtana on viestinnän vapautuminen. Sosiaalinen media tukee viestintästrategian seuraavien tavoitteiden toteutumista: 1. OSEKK viestii avoimesti ja vuorovaikutteisesti. 2. Käytämme kohderyhmän keinoja ja kanavia. 3. Viestintäosaaminen on ajantasaista. 4. Viestintä on osa jokaisen työtä. 5. Viestintä on inhimillistä; viestitään ihmiseltä ihmiselle. 6. Jokainen ymmärtää, että yhteistyötä edistää, kun viestintä on omaa työtä ja työyhteisöä arvostavaa. Strategian toteutuminen edellyttää toimintakulttuurin muutosta. Tämä vaatii työntekijöiltä oppimista ja sitoutumista vuorovaikutteisiin ja yhteisöllisiin toimintatapoihin sekä uusien järjestelmien käyttöön. Sosiaalisen median strategia ja ohjeistus Sivu 2/10

4 1.2 SOSIAALINEN MEDIA ORGANISAATION VIESTINNÄSSÄ OSAOn viestinnän tavoitteena on saavuttaa läsnäolo ja vuorovaikutus nykyisten ja potentiaalisten nuoriso- ja aikuiskoulutuksen opiskelijoiden ja sidosryhmien keskuudessa sekä viestiä ja tavoittaa henkilöt heille tutussa foorumissa. Viestintäkeino ja kanava valitaan aina aiheen, toteutustavan ja kohderyhmän mukaan. OSAO osallistuu verkkokeskusteluihin ja tarvittaessa ohjaa keskustelua oikeaan suuntaan. Keskustelu vaatii ehdotonta rehellisyyttä, avoimuutta ja nopeaa reagointia. Sosiaalisen median keskusteluita seurataan ulkopuolelta ostettavan seurantajärjestelmän avulla. OSAOn viestinnän käytössä olevat sosiaalisen median palvelut: Facebook ( Youtube ( Nettiopo - OSAOn nettiopo-verkkopalvelussa elementtejä sosiaalisesta mediasta ( ( ) Slideshare ( Muut sosiaalisen median palvelut tarpeen mukaan OSAO päivittää myös Wikipediassa olevaa Oulun seudun ammattiopiston sivua. 1.3 SOSIAALISEN MEDIAN HYÖDYNTÄMINEN OPETUKSESSA JA OPPIMISEN TUKEMISESSA Sosiaalinen media on hyvä väline opetuksessa ja oppimisen tukemisessa. Se tarjoaa työkaluja esimerkiksi kurssi- ja ryhmäblogien pitämiseen sekä oppimispäiväkirjojen rakentamiseen. Sosiaalinen media toimii opiskelijan ja ryhmän virtuaalisena oppimisympäristönä. Nuoret ovat aktiivisia käyttämään erilaisia sosiaalisen median palveluja. Myös aikuisopiskelijat käyttävät opinnoissaan erilaisia verkko-oppimisympäristöjä, sillä osa heidän opinnoistaan suoritetaan osittain tai kokonaan verkossa. Tällä hetkellä sosiaalista mediaa hyödynnetään OSAOssa mm. yhteydenpidossa opiskelijoihin, materiaalin jakamisessa sekä palautteen antamisessa ja kannustamisessa. Blogeja käytetään erilaisten raporttien laatimiseen, jotka sisältävät tekstin lisäksi valokuvia ja videoita. Youtubeen tallennetaan oppilaiden tekemiä tuotoksia, yleensä nimimerkin taakse. Wikiä käytetään yhteisen tiedon tuottamiseen, jakamiseen ja tiedon jalostamiseen. Jotkin sosiaalisen median palvelut ovat kiellettyjä alle 18-vuotialta. Niiden käyttöön vaaditaan huoltajan lupa. Poikkeuksena tästä ovat sellaiset palvelut, joihin on tehty käyttösopimus OSAO-tasolla; silloin opiskelijoilta ei edellytetä sopimuksen tekoa palvelun tuottajan kanssa. Sosiaalisen median strategia ja ohjeistus Sivu 3/10

5 Opetuksessa käytössä olevat sosiaalisen median palvelut: Seuraavassa on lueteltu tällä hetkellä OSAOssa opetuksessa käytössä olevia sosiaalisen median työkaluja. Adobe Connect Pro, Moodle ja WiseSteps voidaan laskea ainakin osittain suljetuiksi ympäristöiksi eikä aina edes sosiaalisen median työkaluiksi. Adobe Connect Pro virtuaalioppimisympäristö ( ) Moodlen avoimet keskustelualueet WiseSteps ( Skype ( Sumpli ( ) Wiki (wikispaces) projekteissa ( ja ( ) Blogit (esim. ) Internetin keskustelupalstat YouTube ( ), ikäraja 18 vuotta Keycode.co/QR-koodi/idea ( Posterous ohjelma (sisältää mm. bogityökalun) Facebook Googlen tarjoamat palvelut (googledocs), ikäraja 18 vuotta Twitter ( 1.4 SOSIAALINEN MEDIA ASIANTUNTIJUUDEN JAKAMISESSA JA KEHITTÄMISESSÄ Työntekijöiden osaamisen taso ja laajat verkostot saattavat nousta sosiaalisessa mediassa nopeasti oppilaitoksen voimavaroiksi. Oppilaitosten todellisia kilpailutekijöitä ovat tulevaisuudessa ne järjestelmät ja toimintatavat, joilla kehitämme jatkuvasti omaa osaamistamme ja joilla tuemme oivaltamista uusia ratkaisuja käyttäen. Sosiaalinen media on työkalu, jolla verkotumme muiden osaajien kanssa ja kehitämme omaa osaamistamme. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kerromme hyvistä käytännöistä ja lisäämme yhteistä tietoa ja tiedonkulkua julkaisemalla sitä esim. Santrassa (=OSAOn intranetin nimi), blogeissa ja wikeissä. Opetamme ja autamme kollegoita, kun joku sitä tarvitsee. Teemme työtä näkyväksi ja dokumentoimme sitä yhteisillä verkkomuistiinpanoilla ja jaetuilla dokumenteilla. Olemme muiden tavoitettavissa esimerkiksi pikaviestimien kautta. Hyödynnämme sosiaalista mediaa OSAOn sisäisessä kehittämistyössä ja yhteishengen luomisessa, muun muassa Santra tarjoaa tähän työkaluja. Innostamme myös muita mukaan yhteisölliseen tapaan toimia. Sosiaalisen median strategia ja ohjeistus Sivu 4/10

6 2 Ohjeistus sosiaalisen median käyttöön 2.1 TYÖNTEKIJÄ SOSIAALISESSA MEDIASSA Sosiaalisessa mediassa toimitaan useissa rooleissa. Tärkein jako on toiminta työroolissa ja yksityishenkilönä. On tyypillistä, että roolit sekoittuvat, eikä niitä aina ole tarkoituksenmukaistakaan erottaa. Työrooli seuraa asiantuntija-ammatissa toimivaa myös vapaa-aikana. Joissakin sosiaalisen median palveluissa ei ole edes luvallista perustaa omaa käyttäjätunnusta työ- ja vapaa-ajan käyttöä varten. Jokaisella työntekijällä on oikeus itse päättää, käyttääkö sosiaalista mediaa työasioiden hoitoon vai ei. Poikkeuksena tästä periaatteesta ovat työnantajan osoittamat välineet, joita käytetään ainoastaan työasioiden hoitoon (esim. Santraan rakennetut sovellukset). Hyödynnämme henkilöstössä olevien edelläkävijöiden osaamista kannustamalla ja hyvien kokemusten ja käytäntöjen levittämisellä. Osallistu keskusteluun, edistä luovaa ajattelua, älä esitä toisten ajatuksia ominasi. Kerro, kuka olet ja mistä tulet. Olet itse vastuussa omista sanomisistasi. Edusta OSAOa positiivisesti ja kohtele muita OSAOn arvojen mukaisesti. Kommentoi niitä OSAOn asioita, joista tiedät varmasti ja joissa olet asiantuntija. Jos et itse ole asian asiantuntija, pyydä asiasta tietävää osallistumaan keskusteluun. Kannattaa ottaa huomioon, että OSAOn työntekijöiden kirjoittelu saatetaan tulkita OSAOn viralliseksi kannaksi. Esimerkiksi työasioita käsitteleviin blogeihin on siis hyvä liittää vastuunrajaus: Sivustolla esitetyt mielipiteet ovat henkilökohtaisia eivätkä välttämättä edusta OSAOn kantaa. Käsittele työn piiriin kuuluvia asioita harkiten, varsinkin jos ne koskettavat herkkiä prosesseja (esim. rekrytointi, hankinta, valmistelu) tai kohdistuvat johonkin tunnistettavaan henkilöön tai tahoon, oli se sitten kollega tai kolmas osapuoli. Et saa tarkoituksella tuottaa vahinkoa työnantajallesi sosiaalisessa mediassa sen paremmin kuin missään muussakaan ympäristössä. Työntekijöitä koskevat sosiaalisessa mediassa - samoin kuin millä muulla alustalla tahansa - työlainsäädäntö ja henkilötietosuojalaki. 2.2 OPISKELIJA SOSIAALISESSA MEDIASSA OSAOn opiskelija toimii sosiaalisessa mediassa yksityishenkilönä ja käyttää palveluita sekä vapaa-ajallaan että opintoihinsa liittyen. Sosiaalinen media tarjoaa oppimisen tueksi mm. uudenlaisia julkaisu- ja työskentelyalustoja (esim. blogit, wikit ja miellekarttatyökalut), oppimismateriaaleja sekä mahdollisuuden verkostoitua oman alan ihmisten kanssa. Lähes kaikki sosiaalisen median työkalut ovat ilmaisia ja niissä on omat ylläpitopalvelut, jotka huolehtivat tietoturvasta. Mikäli opetuksessa otetaan käyttöön sosiaalisen median palveluita, tulee huolehtia siitä, että opiskelijalla on käytössään tarvittava käytön tuki. Sosiaalisen median strategia ja ohjeistus Sivu 5/10

7 Sosiaalisen median työkaluille on olemassa ohjeistusta internetissä, mutta kaikki eivät välttämättä osaa tietoa hakea tai käyttää. Tulee muistaa, että opiskelijoiden ohjeistus ei saa estää sosiaalisen median käytön kokeilemista ja kehittämistä. Kokeilevan ilmapiirin edistäminen on osa sosiaalisen median käyttöön liittyvää toiminta- ja oppimiskulttuurin muutosta. 2.3 SISÄLLÖT JA TYÖKALUT Sosiaalisen median työkalut eivät yleensä ole suljettuja, vaan niiden luonteeseen kuuluu jakaminen ja yhteisöllisyys. Ne eivät ole taattuja tai luottamuksellisia, sillä kuka tahansa ryhmään hyväksytty pääsee lukemaan ja muokkaamaan sisältöjä. Avoimuudesta voidaan kuitenkin tehdä erilaisia sopimuksia eli tehdä suljettujakin alustoja. Pelisäännöistä on yhteisesti sovittava organisaation sisällä: mitä asioita käsitellään kaikille avoimissa foorumeissa, mitkä asiat ovat tietyn ryhmän omia foorumeita. Eri sosiaalisen median ohjelmistojen periaatteisiin on hyvä tutustua ja tunnistaa pelisäännöt sisältöjen omistus- ja käyttöoikeuksista. Eri ohjelmistojen säännöt määrittelevät sen, kuinka paljon ohjelmistojen ylläpitäjä voi ottaa sisältöjä omaan käyttöönsä. Sisällöt voivat levitä laajalle, nopeasti ja peruuttamattomasti: Jos epäilyttää, älä julkaise. Jos muutat alkuperäistä sanomaasi, kerro se. Jos olet tehnyt virheen, myönnä se ensimmäisenä. Sisällön julkaisijana sinulla on oltava käyttöoikeus julkaisemaasi materiaaliin (teksti, valokuva, video, piirros, graafi, animaatio jne.). Omat aineistot voi suojata internetissä Creative Commons lisenssillä. Creative Commons on lisenssijärjestelmä, joka mahdollistaa tekijöille yksinkertaisen tavan määrätä teosten käyttämisestä erityisesti sähköisessä ympäristössä. Kyseessä on tekijöille ja oikeudenhaltijoille suunnattu vastikkeeton palvelu, joka auttaa heitä ilmaisemaan tahtonsa ehdoista, joilla digitaaliset teokset ovat yleisön ja toisten tekijöiden käytettävissä. Lisensseillä oikeudenhaltija voi luopua hallitusti joukosta oikeuksia, jotka tekijänoikeus lähtökohtaisesti antaa. Järjestelmä selkeyttää sekä tekijänoikeuden haltijoiden että teosten käyttäjien oikeuksiin liittyvää epävarmuutta. 2.4 PALVELUIDEN YLLÄPITO JA KÄYTÖN TUKI OSEKK:n IT-palvelut eivät tarjoa käyttäjätukea ulkopuolisiin sosiaalisen median palveluihin ja työkaluihin. OSEKK tarjoaa käytön tukea vain omiin palveluihinsa, joihin on nimetty pääkäyttäjä. Palvelujen käytön opetus ja tuki pitää järjestää yksikkö- tai OSAO-tasolla niihin palveluihin, jotka eivät ole OSEKK:n IT-palvelujen tuottamia. Kuntayhtymällä ei ole tällä hetkellä voimassa olevaa, kattavaa tietoturvaohjetta. Tietoturvaohjeistuksen tekemistä ollaan aloittamassa kuntayhtymässä. Eri palveluiden ohjeissa on mainittu Sosiaalisen median strategia ja ohjeistus Sivu 6/10

8 tietoturvallisuutteen liittyviä asioista. Varmuuskopioi tiedot tarvittaessa esimerkiksi omalle tietokoneelle tai muistitikulle. Ulkopuolisiin palveluihin ei tietoturvallisuuden vuoksi saa kirjautua OSAOn käyttäjätunnus-salasana - yhdistelmällä. 2.5 JATKOTOIMET Ohjeistuksen laatimisen yhteydessä ilmeni tarve sosiaalisen median kehittämishankkeelle. Etenkin opetuksessa sosiaalisen median hyödyntämiselle ja käytön laajentamiselle nähdään olevan hyötyä. Kehittämishakkeen myötä saataisiin lisää osaamista sekä mahdollisesti resursseja laitehankintoihin (esim. ipod). Hankkeessa voisi pureutua esimerkiksi näihin kysymyksiin: Miten sosiaalista mediaa voi ja tulee opetuksessa hyödyntää? Miten sosiaalinen media edistää oppimista? Mitä osaamista sosiaalinen media vaatii opettajalta ja opiskelijalta? Tarvitsemmeko yhteisiä sosiaalisen median alustoja OSAOssa ja jos tarvitsemme, mitä? Voiko sosiaalisesta mediasta olla hyötyä keskeyttämisten ehkäisyssä? Sosiaalisen median strategia ja ohjeistus Sivu 7/10

9 2.6 LÄHTEET HAMKin someketti, Kortesuo, K Kerro se someksi. Infor Oulun yliopiston sosiaalisen median ohjeistus: SAK:n sosiaalisen median ohjeistus Sosiaalisen median käyttöehdot opetuksessa (Elias Aarnio), tuksessa Sosiaalisen median ohjeistukset esitys, Harto Pönkä Tekijänoikeudet ja lisenssit -esitys (Tarmo Toikkanen), Valtiovarainministeriön varoitukset ja hyviä ohjeita virkemiehille: oturvallisuus/ sosiaa/sosiaalinen_media.pdf Sosiaalisen median strategia ja ohjeistus Sivu 8/10

10 Automaatiotie 1, Oulunsalo Puhelin