Oulun seudun älyliikenteen koordinaattori ITS Oulu hankkeeseen vuosille

Transkriptio

1 Tarjouspyyntö 1 (9) Tarjouspyyntö, Oulun seudun älyliikenteen koordinaattori ITS Oulu hankkeeseen vuosille Tausta ja hankinnan kohde 2 Tehtävän pääasiallinen sisältö Oulun kaupungin Yhdyskunta- ja ympäristöpalvelut (jäljempänä Tilaaja) pyytää tarjoustanne älyliikenteen kehityshankkeen ITS Oulu konsulttitoimeksiannon suorittamisesta. ITS Oulu on EAKR-rahoitteinen älyliikenteen kehityshanke. Palveluntuottajan tehtäviin kuuluu ITS Oulu Älykkään liikenteen strategia, toimintaverkosto ja pilotit hankkeen koordinointityö ja asiantuntijapalvelut. Toimeksiantoon sisältyy päätehtävinä yhdessä Tilaajana kanssa Oulun seudun älyliikennestrategian luominen, älyliikennearkkitehtuurin kuvaaminen, älyliikenteen pilottikokeilujen koordinointi sekä verkostotapahtumien järjestäminen. Tehtävä 1: Älyliikenteen verkostotapahtumat ja kehittäjäyhteistyön aktivointi ITS Oulu hankkeessa järjestetään 3-4 kertaa vuodessa älyliikenteen verkostoitumistapahtumia ja kehittäjätapahtumia. Palveluntuottaja avustaa Tilaajaa verkostotapahtumien suunnittelussa, järjestelyssä ja toteutuksessa. Tehtävään sisältyy toimialan mahdollisuuksien ja markkinoiden esiin tuomista alueen yrityksille, uusien toimijoiden tunnistamista ja eri asiantuntijoiden yhteen saattamista verkostoitumistapahtumien kautta. Tehtävään sisältyy myös kehittäjäyhteistyön aktivointia kehittäjätapahtumien muodossa. Verkostotapahtumat käsittävät niin paikalliset, kansalliset kuin kansainvälisetkin tapahtumat. YHDYSKUNTA- JA YMPÄRISTÖPALVELUT Solistinkatu Oulu

2 2 (9) Työ tehdään tiiviissä yhteistyössä Tilaajan kanssa. Tehtävän menestyksekäs hoitaminen edellyttää muun muassa syvää asiantuntijuutta älyliikenteen aihealueella sekä teknisessä että kaupallisessa kontekstissa. Tehtävän menestyksekäs hoitaminen edellyttää älyliikenteen kaupallisten mahdollisuuksien ymmärtämistä ja kansainvälisen kehityksen tuntemista. Lisäksi tehtävän hoitaminen edellyttää ymmärrystä ja kokemusta verkostotapahtumien ja kehittäjätapahtumien järjestämisestä. Tehtävässä painottuvat avoimen datan osaaminen, nykyaikaisten kehittäjätyökalujen ja työskentelytapojen tunteminen sekä hyvä tuntemus aihealueen yritys- ja tutkimuskenttään. Tehtävä 2: Älyliikenteen pilottikokeilut ja testialustojen kehittäminen ITS Oulu hankkeessa toteutetaan yhdessä alueen yritysten ja tutkimuslaitosten kanssa 6-10 erilaista älyliikenteen pilottihanketta. Tehtävässä palveluntuottaja avustaa Tilaajaa pilottiaiheiden ja sisältöjen ideoinnissa, hankintojen valmisteluissa ja pilottitoteutusten ohjaamisessa. Pienten pilottikokeiluiden tarkoituksena on kehittää seudun liikennejärjestelmään liittyviä osa-alueita kilpailuttamalla pilottitoteutukset Tilaajan määrittelemien ideakilpailujen perusteella. Pilottien myötä Tilaaja voi varmistua uuden tekniikan tai teknologian soveltuvuudesta laajamittaisempaan hyödyntämiseen. Tehtävässä palveluntuottaja toimii Tilaajan tukena pilottien valmistelussa ja toteutuksessa aina ideakilpailun järjestämisestä ja pilottiehdokkaiden karsinnasta varsinaiseen pilottivaiheen toteutukseen saakka. Tehtävässä kartoitetaan ja kehitetään myös älyliikenteen testialustoja. Testialustat muodostuvat toteutettavien pilottien myötä. Koordinaattori avustaa Tilaajaa potentiaalisten pilottialustojen kartoituksessa ja vuoropuhelussa yhteistyötahojen kanssa. Pilottialustoja voi rakentua mm. Oulun satamaan, Oulu Zoneen, kaupungin katuverkolle ja 5G-testiverkon alueelle. Tehtävässä korostuvat yhteistyötaidot eri toimijoiden kanssa, pilotteihin liittyvä hankintaosaaminen sekä uuden teknologia mahdollistamien älyliikennekonseptien hahmottaminen. Tehtävä 3: Oulun seudun älyliikennestrategian ja arkkitehtuurin kuvaus Tehtävässä palveluntuottaja laatii Oulun seudun älyliikennestrategian tulevien vuosien kehittämisen ohjenuoraksi. Työ tehdään tiiviissä yhteistyössä Tilaajan, Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskuksen, Liikenneviraston ja alueen yritysten kanssa. Tehtävään sisältyy Oulun seudun älyliikennearkkitehtuurin nykytilan kuvaus ja arkkitehtuurin päivittäminen uusien kehityshankkeiden myötä. Kuvausta hyödynnetään seudun älyliikenneosaamisen markkinoinnin yhteydessä.

3 3 (9) Tehtävässä korostuvat palveluntuottajan osaaminen ja kyky kompleksisten järjestelmien hahmottamiseen sekä kyky hallita monimutkaisia kokonaisuuksia. Tehtävässä palveluntuottajalta odotetaan lisäksi kykyä yksinkertaistaa ja laatia esityskelpoista materiaalia älyliikenteen järjestelmistä ja arkkitehtuureista. Kaikkien tehtävien yhteiset vaatimukset Palveluntuottaja toimii kaikissa osatehtävissä hanke- ja toimijakokonaisuuden koordinaattorina. ITS Oulun ohjausryhmä kokoontuu kolme kertaa vuodessa. Valittu koordinaattori osallistuu kokouksiin ja valmistelee aineistot yhdessä Tilaajan kanssa. Koordinaattori osallistuu ITS Oulun työryhmätyöskentelyyn asiantuntijan ja assistentin roolissa. Kaikki kokoukset pidetään Oulussa ja tehtävästä vastaavan konsultin tulee osallistua kokouksiin paikan päällä. Kaikkiin osatehtäviin kuuluu älyliikenteen asiantuntija- ja suunnittelijapalvelut ja Tilaajan tukena toimiminen erilaisissa pienemmissä älyliikenteen selvityksissä. Tehtävän menestyksekäs hoitaminen edellyttää muun muassa syvällistä asiantuntijuutta aihealueella sekä hyvää perehtyneisyyttä paikalliseen toimintaympäristöön ja yrityskenttään. 3 Hankintamenettely ja noudatettavat sopimusehdot Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta, joka rahoitetaan julkisella projektirahalla. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta ilmoitetaan työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämässä Hilma-portaalissa ( sekä Tilaajan internet-sivuilla ( Hankintaan liittyvät asiakirjat ovat saatavissa suomenkielisinä. Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintasopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat kuitenkin julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjousten avaamisesta laaditaan pöytäkirja. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä Tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei Tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tilaaja pidättää itselleen oikeuden olla valitsematta mitään tarjouksista.

4 4 (9) Muilta osin sopimukseen sovelletaan Julkisten hankintojen yleisiä (JYSE 2014 Palvelut) -sopimusehtoja. Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava: 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntöasiakirjat 3. JYSE 2014 (Palvelut) 4. Tarjousasiakirjat Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. 4 Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan (palvelun tuottajan) on todistettava tarjoajan kelpoisuus: 1) Yrityksen referenssit tätä tarjouspyyntöä vastaavien palveluiden toteuttamisesta 2) Palvelun suorittavien henkilöiden / konsulttien nimi- ja koulutustiedot sekä työkokemus. Palvelun suorittavan henkilön/henkilöiden ansioluettelo, ammatillinen pätevyys ja kokemus. 3) Todistukset verojen suorittamisesta yms. tai vaihtoehtoisesti ilmoitus kuulumisesta Tilaajavastuu.fi -palvelun Luotettava Kumppani - ohjelmaan 5 Valintaperusteet Tilaaja päättää hankinnasta valitsemalla parhaan hinta-laatu suhteen saaneen tarjouksen antajan palveluntuottajaksi. Tilaaja voi käyttää arvioinnissaan myös ulkopuolisia asiantuntijoita. Palveluntuottaja valinta suoritetaan laatutekijöiden ja tarjoushinnan perusteella tämän asiakirjan kohdassa 11 Palveluntuottajan valinta esitetyn mukaisesti. Tarjousten laadullisten ominaisuuksien määrittämiseksi tarjousten laatuarviointi tehdään ennen tarjousten hintaosien avaamista. Tarjoukset arvioi asiantuntijoiden muodostama vähintään kolmehenkinen arviointiryhmä. Tarjouksen valintaperusteena on paras hinta-laatu -suhde. Parhaan hinta-laatu suhteen saanut tarjous on suurimman kokonaispistemäärän saanut tarjous. Edullisuuden määrityksessä otetaan huomioon laatu sekä tarjoushinta siten, että laadun osuus on 60 % ja hinnan osuus 40 %. Tilaajalla on oikeus pyytää ja tarjouksen antajalla velvollisuus antaa tarjousten käsittelyssä tarvittavia lisäselvityksiä. Tarjouksen peruutus voidaan hyväksyä, kun peruutusta koskeva kirje, sähköposti tai telefaksi, joka pitää vahvistaa virallisella kirjeellä, on saapunut Tilaajalle ennen avaustilaisuutta ja ennen kuin tilaaja on avannut tarjoukset. Myöhästyneet tarjoukset, joita ei voida ottaa käsittelyyn, säilytetään

5 5 (9) avaamattomina ja palautetaan, kun hankinnasta on solmittu sopimus. Tilaaja lähettää hankintapäätöksen tarjoajille ilmoituksena tarjouskilpailun tuloksesta. Hankintapäätökseen sisältyvät tiedot kilpailusta ja tarjousten arvioinnista, päätöksen perustelut ja hakemusosoitus muutoksenhakua 6 Tarjouksen sisältö ja tarjouksen tekeminen Tarjous tehdään kirjallisesti. Tarjouksessa tulee esittää: 1) Tarjoajayrityksen nimi- ja yhteystiedot, myös sähköpostiosoite, johon hankintapäätös voidaan antaa tiedoksi. 2) Toteutussuunnitelma kuvatun palvelun tekemiseksi, joka pisteytetään (projektisuunnitelma-lomakepohja) 3) Hintalomakkeet a. henkilöryhmittäiset tuntiveloitushinnat euroina b. tarjoushintalomake konsulttityön kokonaiskustannuksista 4) Henkilötietolomakkeet (Tilaajan laatimilla lomakepohjilla), joihin täytetään seuraavat tiedot työhön osallistuvista avainhenkilöistä (esim. projektipäällikkö, asiantuntija, suunnittelija). tehtävä/toimenkuva ja koulutus toimipaikka kokemus referenssit vastaavassa roolissa tehdyistä töistä viimeisten 3 vuoden ajalta muut pätevyydet veloitusryhmä Arvio työmäärien jakautumisesta työtunteina ja prosenttiosuuksina avainhenkilöittäin ja osatehtävittäin: ajankäyttö avainhenkilöittäin ja osatehtävittäin lomake Tarjous on tehtävä suomen kielellä täyttämällä tarjouspyyntökirjeen mukana lähetettävät tarjouslomakkeet ja liittämällä niihin vaaditut liitteet. Lomakkeiden liitteet on numeroitava jäljempänä yksilöidyn ja lomakkeisiin merkityn mallin mukaisesti. Jokainen tarjoukseen liittyvä asiakirja on tarjouksen antajan erikseen päivättävä ja allekirjoitettava tai merkittävä niihin tarjouksen antajan yksilöity tunniste. Tarjous liitteineen tulee toimittaa kahteen eri kirjekuoreen suljettuna. Tarjouskuoreen1 tulee laittaa hintalomakkeet (2kpl), Tarjouskuoreen2 kaikki muut dokumentit. Hintalomakkeita lukuun ottamatta kaikki tarjoukseen liittyvät dokumentit tulee toimittaa sähköisessä muodossa esim. USB-tikulla Tarjouskuoressa 2. Tarjouskuoren1 päälle tulee laittaa merkintä ITS Oulu koordinaattorin kilpailutus (Tarjouskuori1). Tarjouskuoren2 päälle tulee laittaa merkintä ITS Oulu koordinaattorin kilpailutus (Tarjouskuori2). Tarjous liitteineen tulee toimittaa kirjekuoriin (2kpl) suljettuna klo16 mennessä. Tarjoukset jätetään tilaajan kirjaamoon, osoite:

6 6 (9) Oulun kaupungin kirjaamo, PL Oulun kaupunki Käyntiosoite: Torikatu 10 A Oulu Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 7 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa saakka. 8 Kustannusten veloitusperusteet ja noudatettavat sopimusehdot 9 Tilaajan yhdyshenkilö ja lisätietojen antaja Sopimusehtoina käytetään Konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja KSE Sopimuksen veloitusperusteena on aikapalkkio henkilöryhmittäin (KSE 2013 kohta 5.2.3). Kattohinta sopimusajalta on yhteensä euroa, jota ei saa ylittää ilman tilaajien suostumusta. Mahdolliset lisä- ja muutostyöt käsitellään erillään käyttäen palkkiomuotona aikapalkkiota henkilöryhmittäin. Kattohintaan tulee sisällyttää erityiset korvaukset ja kulut, jotka on myös erikseen arvioitava, ja jotka eivät saa ylittää 5 %:a suunnittelupalkkion suuruudesta. Annettujen tuntiveloitushintojen tulee olla voimassa saakka. Tarjouksen antaja voi esittää tehtäväksi tai tilaaja voi tarvittaessa lähettää tarjouspyyntöasiakirjoja koskevia muutoksia, lisäselvityksiä ja tulkintoja. Tarjouksen antajan on tehtävä esityksensä kirjallisesti ja sen on saavuttava tilaajalle sähköpostilla vähintään 14 vuorokautta ennen tarjouksen sisäänjätön määräaikaa. Tilaajan toimesta tehtävät muutokset, lisäselvitykset ja tulkinnat tallennetaan sähköiseen urakkapalveluun juoksevasti numeroituna viimeistään 7 vuorokautta ennen tarjouksen sisäänjätön määräaikaa ja varmistetaan sähköpostitse lähetettävällä lisäkirjeellä. Tarjouksen antajan tulee tarjouksessaan ilmoittaa lähetettyjen lisäkirjeiden vastaanottamisesta. Tarjouspyyntöä koskeviin tiedusteluihin vastaa Harri Vaarala, Oulun kaupunki, (etunimi.sukunimi@ouka.fi) Kaikki lisätietopyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti viimeistään klo mennessä sähköpostilla Harri Vaaralalle, etunimi.sukunimi@ouka.fi

7 7 (9) 10 Tarjous ja siihen liitettävät asiakirjat Tarjousasiakirjoihin on liitettävä: 1) Allekirjoittaneen / allekirjoittaneiden valtuudet osoittava todistus (esim. kaupparekisteriote) tai vastaava selvitys siitä, että tarjouksen allekirjoittaneella / allekirjoittaneilla on ollut edustamansa yhteisön nimenkirjoitusoikeus. 2) Selvitys vastuuvakuutuksen voimassaolosta. 3) Henkilötietolomakkeet, joihin täytetään seuraavat tiedot: työhön osallistuvat avainhenkilöt tehtävä/toimenkuva/koulutus henkilöiden toimipaikat heidän referenssinsä vastaavassa roolissa tehdyistä töistä viimeisten 3 vuoden ajalta alihankkijoilta esitetään vastaavat henkilötiedot 4) Arvio työmäärien jakautumisesta työtunteina ja prosenttiosuuksina avainhenkilöittäin ja osatehtävittäin. 5) Alustava projektisuunnitelma (max 10 sivua) 6) Henkilöryhmittäiset tuntiveloitushinnat. 7) Tarjoushintalomake allekirjoitettuna 8) Osoitus palveluntuottajan kuulumisesta Tilaajavastuu.fi Luotettava Kumppani-palveluun. 11 Palveluntuottajan valinta Tarjousten arviointi ja vertailu suoritetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3) tarjousten edullisuuden vertailu Tarjoajan kelpoisuuden ja tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnin tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua palvelun tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjouskilpailussa suljetaan pois ne tarjoajat, jotka eivät täytä tarjouspyynnössä asetettuja kelpoisuusvaatimuksia tai joiden tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen. Tarjouksen valintaperusteena on paras hinta-laatu -suhde. Parhaan hintalaatu -suhteen määrityksessä otetaan huomioon palvelulta ja sen tuloksilta odotettavissa oleva laatu sekä tarjoushinta. Tarjouksen kokonaispistemäärä saadaan kertomalla laadullisista ominaisuuksista ja tarjoushinnasta saatavat pistemäärät painokertoimillaan ja laskelmalla näin saadut tulot yhteen. Tarjouksen hinta-laatu -suhde määritetään seuraavasti: Tarjousten laadulliset tekijät arvioidaan asiantuntijoista koostuvassa arviointiryhmässä ja kullekin tekijälle annetaan laatupisteet ennen hintaosien avaamista. Palveluntuottajan valinta suoritetaan laatu- ja hinta-arviointia käyttäen siten, että laatuarvion osuus on 60 % ja hinnan osuus 40 %.

8 8 (9) Tarjousten laatuarvio suoritetaan käyttämällä asteikkoa Maksimaalinen suorituskyky tai paras mahdollinen ominaisuus saa maksimiarvosanan ja vastaavasti hylättävä taso saa arvosanan 0. Tarjoajia verrataan sekä asteikkoon yleensä että myös toisiinsa siten, että laatutasoltaan kullakin kriteerillä paras tarjoaja saa korkeimman pistemäärän asteikkoon suhteutettuna. Mikäli tarjoajien ominaisuuksissa ilmenee eroja, muille annetaan eron suuruutta kuvaavasti alempia pistemääriä. Jos tarjous saa laatuarvioinnissa jostain osa-alueesta 0 pistettä, tarjous hylätään. Tilaajalla on oikeus olla hyväksymättä mitään tehdyistä tarjouksista. Tarjousten vertailussa käytetään alla esitettyjä arviointikohtia sekä niissä tarkasteltavia asioita: Projektipäällikkö (P laatu1 ) 0 15 pistettä Kokemus yhteensä ja referenssit projektien johtamisesta viimeisen 3 vuoden ajalta Projektiryhmä (P laatu2 ) 0 30 pistettä Henkilöresurssit: ryhmän kokoonpano, roolit (max 15 p) Referenssit aihealueella viimeisen 3 vuoden ajalta: vaativuus, monipuolisuus, määrä (max 15 p) Projektisuunnitelma (P laatu3 ) 0 15 pistettä Tehtävän sisältö, työn erityispiirteet ja tarvittava osaaminen max 5 p Toimintatavat ja työn organisointi max 5 p Vuorovaikutus ja raportointi max 5 p Laatupisteiden yhteispistemäärä: (P laatu ) = (P laatu1 ) + (P laatu2 ) + (P laatu3 ) = max 60 p Hinta-arvioinnissa arvioidaan tarjouksen henkilöryhmittäiset tuntiveloitushinnat. Henkilöryhmittäiset tuntiveloitushinnat painotetaan seuraavasti: Henkilöryhmä Painotus % % % % % Painotetun tuntiveloitushinnan osalta halvin hyväksyttävä tarjous saa 10 hintapistettä. Pisteet alenevat suoraviivaisesti 1 pisteen jokaista tarjoushinnan ja halvimman hyväksytyn hinnan suhteen 0,1:n suuruista lisäystä kohti aina arvoon 0 asti. Tarjoajan tulee antaa henkilöryhmittäiset tuntiveloitushinnat kaikille edellä mainituille henkilöryhmille, vaikka tarjouksen projektiryhmään ei kuuluisikaan henkilöitä kaikista veloitusryhmistä. Kunkin henkilöryhmän tuntiveloi-

9 9 (9) tushinnan pitää olla vähintään 80 % järjestyksessä yhtä pykälää korkeammalla olevan henkilöryhmän tuntiveloitushinnasta. Hintapisteiden yhteispistemäärä (P hinta ) = max 40 p Kokonaispistemäärä: (P kok ) = (P laatu ) + (P hinta ) = max 100 p Parhaiden tarjousten saadessa kahden desimaalin tarkkuudella saman kokonaispistemäärän, valitaan näistä hinta-laatu suhteeltaan parhaaksi hintapisteiltään paras tarjous. Tarjouskilpailun päättävästä ratkaisusta tehdään kirjallinen hankintapäätös ja siitä ilmoitetaan välittömästi kaikille tarjouksen tehneille yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen. Hankintasopimus voidaan tehdä ja tarjouskilpailua koskeva päätös panna täytäntöön aikaisintaan 21 päivä kuluttua siitä (odotusaika), kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja muutoksenhakuohjeet tiedoksi. Hankintasopimus syntyy vasta, kun sopimus on allekirjoitettu. Näin ollen hankintapäätös ei muodosta sopimussuhdetta tilaajan ja tarjoajan välille. Jos joku tarjoaja on suljettu pois tarjouskilpailusta tai joku tarjous on hylätty, päätös tästä ilmoitetaan perusteluineen asianosaiselle tarjoajalle. Kaupungininsinööri Pasi Heikkilä Liikenneinsinööri Harri Vaarala LIITTEET Alustava projektisuunnitelma mallipohja Ajankäyttö avainhenkilöittäin ja osatehtävittäin lomake Henkilötietolomake Henkilöryhmittäiset tuntiveloitushinnat Tarjoushintalomake