Raportointi >> 1. Organisaatio. 351c6aa4, olet kirjautuneena sisään. 11. marraskuuta :04:38

Transkriptio

1 351c6aa4, olet kirjautuneena sisään. 11. marraskuuta 28 8:4:38 Log out Etusivu Kyselyt Raportointi Asetukset Käyttäjätiedot Ota yhteyttä Oppaat Help Päällä Po Raportointi >> Perusraportti Palautepyyntö: Videoneuvottelun käyttö julkisessa hallinnossa Kyselyn nimi Lausunto Videoneuvottelun kaytto julkisessa hallinnossa Kyselyn tekijä 351c6aa4 Kysely luotu :5:4 Vastausajankohta Vastaajien kokonaismäärä 15 Ordered by answers 1. Organisaatio 1. Yksityishenkilö ( ) 2. Lavia kunta ( ) 3. Kansallisarkisto ( ) 4. Kangasniemen kunta ( ) 5. Porin kaupunki / IT-palvelut (135876) 6. Hyvinkään kaupunki (139464) 7. Tietosuojavaltuutetun toimisto ( ) 8. Videra Oy ( ) 9. Stakes ( ) 1. Tampereen kaupunki ( ) 11. Tilastokeskus ( ) 12. Väestörekisterikeskus (132888) 13. Valtioneuvoston kanslia ( ) 14. Liikenne- ja viestintäministeriö ( ) 15. ELISA Oyj ( )

2 2. Yleiskommentit 1. Liitteessä videoneuvotteluyhteyden ostaminen palveluna tulisi yksityiskohtaisemmin opastaa hankintaorganisaatiota tekemään tietoturvakartoitus avainosa-aluilta. Näitä keskeisiä osa-aluita ovat mm. tietoliikenneverkon rakenne ja suojaukset, miten viestinnän luottamuksellisuus on varmistettu, mitä menetelmiä palveluntarjoaja käyttää palvelun käytettävyyden ja tietoturvallisuuden valvonnassa. ( ) 2. Selkeä ja ymmärrettävissä oleva ohjeisto. ( ) 3. Selkeä dokumentti. (135876) 4. Ohjeessa käsiteltiin kattavasti videoneuvottelujen käyttöä ja mahdollisuuksia. Ilahduttavasti ohjeessa perehdyttiin myös käytännön akustiikka ja neuvottelun eroihin perinteiseen pöytäkeskusteluun. Kunnon use case terävöittäisi ohjetta kuitenkin merkittävästi. Ehkäpä OM:ltä saisi käytännön kuvauksen vankiloiden ja käräjäoikeuksien välisestä neuvottelujärjestelmästä? Myöskin tietoturvaosan salausprotokollia kuvaava kappale selkeytyisi huomattavasti kuvituksella esimerkiksi siitä miten omaa salausmekanismiton videojärjestelmä kapsuloidaan VPN-putkeen ts. mitä se tarkoittaa taviskielellä, jotta myös loppukäyttäjät uskaltavat luottaa asiantuntijoiden pystyttämään järjestelmään. ( ) 5. Videoneuvotteluteknologioiden yleistymistä on odotettu jo useita vuosia. Teknologisesti kaikki tarvittava laitteisto ja perusosaaminen ovat olleet jo pitkään saatavilla videoneuvotteluiden laajentamiseksi nykyistä yleisemmin käytettäväksi teknologiaksi. Voidaan siten hyvin todeta, että teknologian sijaan videoneuvottelun yleistyminen edellyttää enemmän asenne- ja toimintatapamuutosta; sen sijaan että mietitään, missä ja milloin seuraava kokous pidetään, tulisikin miettiä sitä, miksi seuraavaa kokousta ei voida toteuttaa videoneuvotteluna. Eräs toivottavasti merkittävä videoneuvottelua yleistävä ja edistävä tekijä on ekologinen ajattelu, jota tulisikin käyttää yhtenä videoneuvottelun käyttöä lisäävänä perusteena. Videoneuvottelusta syntyvän ekologisen jalanjäljen voi olettaa muodostuvan huomattavasti fyysistä, paljon matkustelua ja muuta valmistelua edellyttävää kokousta pienemmäksi. Videoneuvottelun oikeaoppinen hyödyntäminen edellyttää sopivien laitteiden ohella myös oikeaa videoneuvottelukokouksen osaamista erityisesti kokouksen puheenjohtajan ja sihteeristön, mutta myös kokoukseen osallistuvien puolelta. Tämän johdosta Stakes esittää, että videoneuvotteluiden tekemiseksi nykyistä hyödyllisemmäksi ja tehokkaammaksi tavaksi työskennellä, julkishallintoon tuotetaan tarvittava kirjallinen ja videomuotoinen oppimateriaali videoneuvottelukäytäntöjen parantamiseksi. Pelkkä videoneuvottelu on vain yksi osa nykyaikaista viestintäratkaisua. Videoneuvottelun ohella valtionhallinnossa tulisi selvittää muiden nykyaikaisten viestintäratkaisuiden käytön laajentamista. Sähköpostiviestinnän sijaan tuottavuutta voitaisiin kasvattaa muilla työvälineillä, esimerkiksi mahdollistamalla organisaationlaajuinen pikaviestintä ja läsnäolotietojen hyödyntäminen. ( ) 6. Tampereen kaupunki on jo kommentoinut suositusta suullisesti työryhmän ja Vipu-projektin yhteisessä neuvottelussa Ohessa vielä muutamia kommentteja. ( ) 7. Suositus on kannatettava. Valtioneuvoston kanslialla ei ole siitä toimialaltaan lausuttavaa. ( ) 8. Liikenne- ja viestintäministeriön mielestä suositus on tarpeellinen siitä syystä, että valitettavan usein videoneovotteluratkaisujen hankinta tapahtuu ilman riittävää pohjustusta. ( ) 9. Mielestämme dokumentin nimi "Videoneuvottelun käyttö julkisessa hallinnossa" kuvaa hyvin dokumentin sisältöä ja soveltamisalueena on kuvattu selkeästi minkälaisiin kayttötapauksiin dokumentti on tarkoitettu. Liitteen "Videoneuvottelun hankkiminen palveluna" rooli ei ole selkeä tässä JHS dokumentissa ja ehdotamme liitteen lisäämistä yhdeksi kappaleeksi osaksi JHS suositusta. ( ) 3. Anna arviosi seuraavista suositusluonnokseen liittyvistä väitteistä asteikolla 1-5 (5 = samaa mieltä, 1 = eri mieltä) Kysymykseen vastanneet: 14 Suositus on tarpeellinen (ka: 4,5; yht: 14) Suositus on otettavissa käyttöön ilman tukea ja koulutusta (ka: 3,357; yht: 14) Suosituksen luettavuus ja ymmärrettävyys ovat hyvällä tasolla (ka: 3,714; yht: 14) ka: 3,857; yht: ,3% 9 7,1% 1 14,3% 2 28,6% 12 21,4% 3 35,7% 5 5% 7 35,7% 15 14,3% 2 42,9% 6 28,6% 4 28,6% 12 % 14,3% 2 7,1% 1 7,1% 3 % % % % 4. Suositusluonnoksen hyväksyminen Kysymykseen vastanneet: 15 (ka: 1,5) (4.1) Hyväksytään ilman muutosehdotuksia 53,3% 8 (4.2) Hyväksytään, oheisilla muutosehdotuksilla 4% 6 (4.3) Ei kantaa 6,7% 1 (4.4) Vastustetaan (perusteltava) %

3 5. Vastustusperusteet 6. Yleiset muutosehdotukset 1. Hyvin kattava suositus, mutta kovin tekninen ja vaatinee alaa tuntemattomalle hyvin paljon selventämistä. ( ) 2. Liitteen "Videoneuvottelun hankkiminen palveluna" rooli ei ole selkeä tässä JHS dokumentissa ja ehdotamme liitteen lisäämistä yhdeksi kappaleeksi osaksi JHS suositusta. Mielestämme JHS suosituksen osana on tärkeää olla mukana videoneuvotteneuvotteluratkaisu (virtuaalinen kokoushuone sovellus- ja dokumenttijakoineen), jossa palvelu kokouksen järjestämiseksi voidaan hankkia ja saada käyttöön Software as a Service -mallilla palveluna verkosta. Virtuaalineuvottelun palveluratkaisuissa on keskeistä, että normaalit työasemalaitteet tai kannettavat tietokoneet voivat toimia päätelaitteina, kun ne varustetaan tarpeen mukaisilla av-lisälaitteilla (esim. USB videokamera). ( ) 7. Muutosehdotukset kappaleeseen 1. Johdanto 8. Muutosehdotukset kappaleeseen 2. Soveltamisala 9. Muutosehdotukset kappaleeseen 3. Termit ja määritelmät 1. ( ) 2. Kilobittiä sekunnissa, kbit/s Tiedon siirtonopeuden mittayksikkö, 1 bittiä sekunnissa. Virhe, po. 124 bittiä sekunnissa. Sama koskee termiä Mbps. Puuttuu esimerkiksi pikaviestintä, instant messaging sekä läsnäolotiedot, presence information Voisiko tämä sijaita lopussa liitteenä? ( ) 3. Ehdotamme termin kuvapuhelu poistamista määritelmistä ja ehdotamme sen sijasta käytettäväksi jo sille samassa kohdassa määriteltyä videoneuvottelusanaa tässä määritelmässä ja muutenkin tässä dokumentissa ( ) 1. Muutosehdotukset kappaleeseen 4. Lähtökohdat 1. Ehdotamme ensimmäisen kappaleen viimeistä lausetta muotoon "Vastaavia toiminnallisuuksia voidaan toteuttaa myös muilla ohjelmistoratkaisuilla (esim collaboration - ohjelmistot)" Ehdotamme tästä viimeisestä lauseesta jätettäväksi pois luonnoksen tekstin "mutta näitä sovelluksia ei käsitellä omina kokonaisuuksinaan tässä suosituksessa". Tähän liittyy kohdan 7 yleiset muutosehdotukseemme koskien liitteen "videoneuvottelun hankkiminen palveluna"sisällyttämistä suositukseen oman kappaleena ( ) 11. Muutosehdotukset kappaleeseen 5. Videoneuvottelun käyttöä koskeva lainsäädäntö

4 12. Muutosehdotukset kappaleeseen 5.1 Kunnan toimielinten kokouksiin osallistuminen videoneuvotteluyhteydellä 13. Muutosehdotukset kappaleeseen 6. Etäasioinnin käyttötavat ja toiminnalliset vaatimukset 14. Muutosehdotukset kappaleeseen 6.1 Videoneuvottelun toimintaetiketti 1. Tässä kohdassa on käsitelty videopuheluun liittyvää toimintatapaa. Palveluna tuotetuissa videoneuvotteluissa yhteyskytkentä tapahtuu web teknologioilla sähköpostin tai kanteriajanvarauksen kautta. Ehdotamme mainintaa tästä ja näiden toiminnallisuuksien tarkempaa kuvausta joko tässä kohdassa tai palveluna tuotetetun videoneuvottelupalvelujen kuvauksissa. ( ) 15. Muutosehdotukset kappaleeseen 6.2 Asiointi yhteispalvelutoimistosta 1. Kolmannen kappaleen ensimäiseen lauseeseen ehdotamme viittausta palveluiden yhteensopivuuteen ensimmäisen lauseen keskellä olevaan kohtaan "eri viranomaisten laitteiden JA PALVELUIDEN yhteensopivuus" ( ) 16. Muutosehdotukset kappaleeseen 6.3 Asiointi kotiyhteyden kautta 17. Muutosehdotukset kappaleeseen 6.4 Monipisteasiointi Standardoitteko siltapalvelua mitenkään? Sillat eivät aina puhu keskenään. Esim Videra ja Tatucomin käyttämät sillat eivät toimi keskenään... Tästä tulee ongelma, jos on pakotettu käyttämään tiettyä siltä palvelua esim. Videran Virtual Office - paketti. ( ) 2. Ehdotamme kappaleen viimeistä lausetta muotoon "Palveluna hankitun MONIPISTEASIOINNIN suhteen toimitaan palvelutuottajan ohjeiden ja sopimusten mukaisesti. Ehdotamme videosiltasanan korvaamista tässä monipisteasioinnilla, koska tämä kuvaa laajemmin sen toteuttamista osana videoneuvottelupalvelua. ( ) 18. Muutosehdotukset kappaleeseen 6.5 Etätulkkaus

5 19. Muutosehdotukset kappaleeseen 6.6 Lastensuojelu Esimerkit lastensuojelusta ovat Tampereelta. Pyydän ystävällisesti viimeistään nyt korjaamaan niiden asia virheet seuraavasti: Lastensuojelulain 3 mukaan sijaishuollossa olevalle lapselle on järjestettävä asiakassuunnitelmaan tarkemmin kirjattavalla tavalla riittävä mahdollisuus tavata henkilökohtaisesti hänen asioistaan vastaavaa sosiaalityöntekijää. Videoneuvottelu mahdollistaa neuvottelut lasten kanssa entistä useammin. Lapsia on sijoitettuna eri puolille Suomea ja sosiaalityöntekijöille menee paljon aikaa matkustamiseen paikasta toiseen. Osa neuvotteluista voidaan järjestää videoneuvotteluna ja näin sosiaalityöntekijöiden aikaa säästyy matkustamisesta lasten asioiden hoitamiseen. Lisäksi videoneuvottelu mahdollistaa kiireellisissä tilanteissa neuvottelun järjestämisen nopealla aikavälillä, koska aikatauluissa ei tarvitse huomioida matka-aikoja. Mikäli neuvottelussa tarvitaan tulkkia, voidaan tulkki ottaa mukaan videoneuvotteluun kolmannesta pisteestä. Näin tulkin saa helpommin neuvotteluihin. (Vrt. Perustuslaki 6 ja 17 sekä Sosiaalihuollon asiakaslaki) Lain lapsen huollosta ja tapaamisoikeudesta 16 mukaan kunnan tulee tehdä selvitys oikeudelle lapsen ja vanhempien olosuhteista. Mikäli vanhemmat asuvat eri paikkakunnilla tulee molempien paikkakuntien sosiaalityöntekijöiden tehdä yhteistyötä selvitystä tehtäessä. Videoneuvottelun avulla mahdollistetaan neuvottelu, jossa mukana ovat lapsen vanhemmat ja molempien kuntien sosiaalityöntekijät. Pitkien välimatkojen vuoksi aikaisemmin ei kaikissa tapauksissa pystytty selvitystä tekemään yhteisen keskustelun perusteella vaan jouduttiin tyytymään kirjallisiin selvityksiin ja puhelinkeskusteluihin. Lisäksi totean, että nämä ovat siis esimerkkejä tilanteista, joissa videoneuvottelua voi käyttää. Myös muissa tilanteissa lastensuojelussa voidaan hyödyntää videoneuvottelua. ( ) 2. Muutosehdotukset kappaleeseen 6.7 Videoneuvottelu kokouskäytössä 21. Muutosehdotukset kappaleeseen 6.8 Kunnan toimielinten kokoukset 22. Muutosehdotukset kappaleeseen 7. Etäasioinnin luottamuksellisuus ja tietoturva 23. Muutosehdotukset kappaleeseen 7.1 Tietosuoja 24. Muutosehdotukset kappaleeseen 7.2 Tietoturva Mietimme vielä, että tekstistä jäi sellainen kuva, ettei siinä määritellä tarkasti, mitä salaustapoja järjestelmien tulisi tukea. Kuten tekstissä todetaan, TLS:ssä on useita vaihtoehtoja liikenteen salaamiseen. Jättääkö pelkän TLS-tuen vaatiminen toimittajalle liian suuren vapauden toteuttaa salaus, jolloin vaarana olisi se, etteivät eri valmistajien laitteet olisi salauksen osalta yhteensopivia? Onko teillä tietoa tästä? ( )

6 25. Muutosehdotukset kappaleeseen 7.3 Videotallenteiden käyttö Mielestämme tässä JHS-suosituksessa kannattaisi ohjeistaa tietosuojavaltuutetun toimistolta saadun ohjeen mukaan siten, että mainitaan myös, että nauhoitteet kuuluvat tarkastusoikeuden piiriin. Tämä asettaa heti tarkempia miettimisiä sen suhteen, että kauanko näitä tallenteita pitää säilyttää (ja paljon ne vievät tilaa palvelimelta) ja kuinka niiden tuhoaminen suoritetaan. Tässä suosituksessa on todettu "että arkistointi vastaavasti kuin paperisten asiakirjojen" ja tämä voi olla aika hankalaa, varsinkin jos paljon puheluita nauhoitetaan. Lisäksi tuo kohta, että se informointi puhelujen tallentamisesta voidaan tehdä jo sopimuksessa, koska jos työntekijä unohtaakin informoida puhelun alussa, niin siitä ei siis tallennu mitään faktaa mihinkään. ( ) 26. Muutosehdotukset kappaleeseen 7.4 Tunnistaminen Meitä mietityttää, että mitä jos videoyhteydessä ei toimi kuvayhteys, mutta ääni toimii? Voisiko tämän mainita erikseen, koska kameroihin voi tulla vikaa tai teknistä ongelmaa, mutta silti keskustelu voidaan käydä käyttäen esim. pikaviestintämahdollisuutta tai pelkkää ääntä. Miten tunnistaminen voidaan tällöin tehdä? Vai pitääkö koko neuvottelu peruuttaa, jos asiakasta ei voida videoyhteyden avulla tunnistaa? ( ) 27. Muutosehdotukset kappaleeseen 7.5 Sähköisen tunnistamisen menetelmät 1. Väestörekisterikeskus tarjoaa julkishallinnon käyttöön myös organisaatiovarmenteita, joiden avulla virkamies voi tunnistautua sähköisiin palveluihin ja allekirjoittaa dokumentteja virkamiehenä. Organisaatiovarmenne perustuu vastaavaan laatuvarmannetasoiseen sirukorttitekniikkaan kuin kansalaisvarmenne. (132888) 2. Ehdotamme lisäystä: "Sähköisen tunnistamisen menetelmiä kehitetään Arjen tietoyhteiskunnan neuvottelukunnan sähköisen tunnistamisen kehittämisryhmässä ja Liikenne- ja Viesitintäministeriö on valmistelmassa tätä koskevaa lainsäädäntöä:" Taustaksi: Liikenne- ja viestintäministeriö TIEDOTE Sähköistä tunnistamista vauhditetaan lainsäädännöllä ( ) 28. Muutosehdotukset kappaleeseen 7.6 Tunnistamista tukevat toimintamallit 29. Muutosehdotukset kappaleeseen 8. Yleiset suositukset 3. Muutosehdotukset kappaleeseen 8.1 Videoneuvottelutila ja laitteiden sijoittelu 31. Muutosehdotukset kappaleeseen 8.2 Äänentoisto ja akustiikka

7 32. Muutosehdotukset kappaleeseen 8.3 Kuvanlaatu 33. Muutosehdotukset kappaleeseen 8.4 Tietoliikenneyhteydet 1. Dedikoidun ulkoistetun videoneuvotteluverkon mahdollisuutta olisi hyvä raottaa, koska se on useissa tapauksissa ainoa toimiva ratkaisu ja on todella laajasti käytössä julkishallinnossa. Tästä toimii hyvänä esimerkkinä Kelan tuore hankintapäätös ottaa käyttöön täysin ulkoistettu erillisverkon palvelu. Myös mahdollisista palomuurinongelmista olisi hyvä puhua tässä yhteydessä ja ehkä myös valottaa, että mitä avauksia palomuureihin aina tarvitaan. ( ) 2. Ehdotamme viimeistä edellisen kappaleen kolmen viimeisen lauseen sijaan tarjoamiemme palvelujen mukaisesti seuraavat lauseet: " Mobiililaajakaistapalveluissa nopeudet ovat yleensä epäsymmetrisiä, eli "ylävirtaan" (laitteesta verkkoon) nopeudet ovat pienempiä kuin "alavirtaan" (verkosta laitteeseen). Tällä hetkellä maksiminopeudet verkon suuntaan ovat 2 Mbit/s ja verkosta laitteen suuntaan 5 Mbit/s. Nopeudet tulevat kasvamaan edelleen. ( )