Itä-Suomen hovioikeuspiirin tuomaripäivä Hovioikeudenlaamanni Pekka Pärnänen. Hyvät tuomaripäivän osanottajat.

Transkriptio

1 Itä-Suomen hovioikeuspiirin tuomaripäivä Hovioikeudenlaamanni Pekka Pärnänen Hyvät tuomaripäivän osanottajat. Tämän tuomaripäivän teemaa voidaan luonnehtia sanalla muutos. Aikaisemmissa puheenvuoroissa olemme jo kuulleet, miten suuresti tuomioistuinten toimintaympäristö on viimeisten kahden kolmen vuosikymmenen aikana muuttunut. Prosessuaalinen ja materiaalinen lainsäädäntö, menettelytavat ja rakenteet ovat muuttuneet. Ensi vuoden alussa voimaan tuleva tuomioistuinlaki sekä valmisteltavina olevat käräjäoikeuksien rakenneuudistus ja mahdollisesti perustettava tuomioistuinvirasto ovat tärkeitä kulmakiviä tässä kehityksessä. Organisatoristen muutosten lisäksi myös työn sisältö on muuttunut kaikkien tuomioistuimissa työskentelevien henkilöiden kohdalla. Asteittain lisääntyvä asioiden sähköinen käsittely ja erilaiset työskentelytapojen muutokset ovat tänään arkipäivää. Työelämän muutos on kohdannut myös tuomioistuimet. Kuten erään päivälehden pääkirjoituksessa on jokin aikaa sitten todettu, kysymys ei ole mistään uudesta ilmiöstä. Muutosvauhti on tunnettu jo pitkään. Ammattilaisella pitääkin olla tänä päivänä sekä syvää osaamista omalla erityisalallaan että laaja pohja, jolta ponnistaen hän voi kartuttaa uutta osaamistaan tulevaisuudessa. Samanaikaisesti edellä mainittujen muutosten kanssa kansalaisten oikeusturvaodotukset tuomioistuimia kohtaan ovat kasvaneet. Meiltä odotetaan nopeita ja oikeudenmukaisiksi koettavia ratkaisuja. On kuitenkin asioita, mitkä eivät ole muuttuneet. Yksi on meidän perustehtävämme eli oikeusturvan antaminen kansalaisille. Toinen on se, että kaikesta tekniikan kehittymisestä huolimatta tuomarin työn tekemiseen tarvitaan edelleen ihmistyövoimaa. Se on paitsi haaste, mutta samalla se on myös mahdollisuus. Haasteeseen vastaamisessa kysymys on ennen kaikkea siitä, haluammeko pysyä mukavuusalueellamme vai siirtyä sen ulkopuolelle. Tietokirjailija Anja Kulovesi on eräässä artikkelissaan todennut, että ominaista tämän päivän työelämälle on kiire. Se johtaa helposti suorittamisen pakkoon. Meiltä edellytetään toiminnassamme tehokkuutta. Tehokkuus syntyy kuitenkin siitä, että ihmisellä on selkeät tavoitteet, että hän on laittanut asiat tärkeysjärjestykseen ja että hän on tekemisissään läsnä. Toimintamme lähtökohtana ovat arvot. On tärkeää pohtia, miksi olemme tekemässä juuri tiettyä asiaa. Koska aika on meidän ainoa todellinen pääomamme, meidän tulee tehdä oikeita asioita oikealla tavalla. Samalla joudumme kysymään itseltämme, haluammeko pysyä mukavuusalueellamme vai siirtyä sen ulkopuolelle. Käsittelen aluksi niitä muutoksia, joita hovioikeuden toiminnassa on viime vuosina tapahtunut, ja sitä, miten olemme näihin muutoksiin valmistautuneet. Hovioikeusverkosto säilyi muuttumattomana 1970-luvun lopulta alkaen aina 2010-luvulle saakka. Hovioikeuksiin saapuneiden asioiden määrä vähentyi tänä aikana lähes puoleen. Presidentti Niemisen toteamalla tavalla oikeudenkäyntimenettelyt ja tuomioistuinten toimintaympäristö ovat tänä aikana muuttuneet huomattavasti. Hovioikeuksien ja hallinto-oikeuksien rakenneuudistuksen valmistelu käynnistyi kesäkuussa 2010, jolloin oikeusministeriö asetti laajapohjaisen toimikunnan, jonka tehtävänä oli laatia ehdotus hovioikeusja hallinto-oikeusverkoston kehittämiseksi siten, että tavoitteena olisi asiamääriltään ja rakenteeltaan mahdollisimman tasakokoiset hovioikeudet ja hallinto-oikeudet. Lisäksi toimikunnan tuli arvioida ho-

2 vioikeuksien ja hallinto-oikeuksien sijaintipaikkakunnat. Toimikunnan mietintö hovioikeus- ja hallinto-oikeusverkoston kehittämiseksi valmistui maaliskuussa Laajan lausuntokierroksen ja oikeusministeriössä tapahtuneen jatkovalmistelun jälkeen silloinen oikeusministeri Henriksson linjasi toukokuussa 2012 jatkovalmistelun pohjaksi hovioikeuksien osalta, että Itä-Suomen ja Kouvolan hovioikeudet yhdistetään ja hovioikeus sijoitetaan Kuopioon. Asiaa koskeva hallituksen esitys annettiin Tavoitteena oli tuolloin, että uudistus tulisi voimaan jo vuoden 2014 alusta lukien. Eduskuntakäsittelyn jälkeen tasavallan presidentti vahvisti rakenneuudistusta koskevat lait ja uudistus tuli voimaan Hallituksen esityksen mukaan uudistuksen tavoitteena oli vahvistaa hovioikeuksien ja hallinto-oikeuksien rakennetta niin, että oikeusturva voidaan taata muuttuvissa yhteiskunnallisissa oloissa ja että asiat voidaan ratkaista oikeusvarmasti ja viivytyksettä. Tämä edellyttää, että tuomioistuimet ovat kooltaan riittävän suuria. Riittävän suuret tuomioistuinyksiköt mahdollistavat sen, että tuomioistuinten asiantuntemus voidaan taata kaikissa asiaryhmissä. Riittävän suurilla yksiköillä on myös paremmat mahdollisuudet kehittää henkilöstönsä yleis- ja erityisosaamista ja irrottaa voimavaroja työmenetelmien kehittämiseen ja tuomioistuintyön laadun parantamiseen liittyviin hankkeisiin. Suuremmissa yksiköissä voidaan myös hallita paremmin ruuhkatilanteita, erityisen laajojen ja vaativien asioiden käsittelyä sekä sairastumisista ja eläköitymisistä aiheutuvia ja muita poikkeustilanteita ratkaisutoiminnan häiriintymättä. Keskenään mahdollisimman tasavahvat tuomioistuinyksiköt myös takaavat oikeusturvan toteutumisen eri puolilla maata yhdenvertaisesti. Tuomioistuinrakenteen tulisi olla sellainen, että se luo parhaalla mahdollisella tavalla edellytykset tuomioistuintoiminnan kehittämiseen. Uudistuksen tavoitteena oli sijoittaa tuomioistuimet siten, että ne turvaavat oikeuden saatavuuden ottaen huomioon väestön painopistealueet ja maantieteelliset etäisyydet. Esityksen mukaan maantieteellisellä kattavuudella ei tosin sähköisten työmenetelmien ja videoneuvotteluyhteyksien hyödyntämisen myötä olisi enää yhtä suurta merkitystä kuin aikaisemmin. Hovioikeuksien yhdistäminen edellytti hovioikeuden koko toimintakentän ja sen toiminnan tarkastelua, tavoitteiden asettamista, suunnittelua ja tämän suunnittelun toteuttamista. Kysymys oli mittavasta hankkeesta. Yhdistämisen suunnittelu ja sen toteuttaminen vaati kummankin yhdistyvän hovioikeuden henkilökunnalta huomattavan suuren, säännönmukaisen työn ohessa tehtävän pitkäkestoisen työn. Jo yhdistäminen sinällään kuormitti henkisesti kummankin hovioikeuden henkilökuntaa. Yhdistämisen suunnittelu aloitettiin loppukesästä Tuolloin asetettiin molempien hovioikeuksien eri henkilöstöryhmien edustajista muodostuva ohjausryhmä. Ohjausryhmän tehtävänä oli hovioikeuksien yhdistämistä varten tarvittavien alatyöryhmien muodostaminen, tehtävien anto alatyöryhmille, alatyöryhmien työn ohjaaminen ja töiden edistymisen seuraaminen. Ohjausryhmässä päätettiin alatyöryhmien esitysten perusteella hovioikeuksien yhdistämisen käytännön toteuttamisesta yhteistyössä oikeusministeriön yhdistämistä varten syyskuussa 2012 asettaman projektiorganisaation työryhmien kanssa siltä osin kuin asiat eivät kuuluneet tuomioistuinten riippumattomuuteen tai muutoin niiden yksinomaiseen päätösvaltaan. Jokaiselle muodostettavalle alatyöryhmälle nimettiin jäsen tai jäseniä ohjausryhmästä. Nämä jäsenet toimivat alatyöryhmien vastuuhenkilöinä. Ohjausryhmän toimikausi oli vuoden 2014 loppuun saakka. Äsken mainittuja alatyöryhmiä asetettiin seitsemän kappaletta. Näitä olivat resurssi- ja toimitilatyöryhmä, kirjaamo- ja arkistotyöryhmä, lainkäyttötyöryhmä, koulutustyöryhmä, johtamisen ja hallinnon työryhmä, muutosviestintätyöryhmä ja tukipalvelutyöryhmä, jolle kuuluivat kirjasto- ja informaatikkopalvelut, virastomestarien toiminta, IT-palvelut, työterveys, työturvallisuus ja työhyvinvointi, laitehankinnat sekä lomakkeet ja asiakirjapohjat. Tavoitteena oli, että molempien hovioikeuksien henkilökunta osallistuu mahdollisimman suurella panoksella työryhmätyöskentelyyn. Näin tapahtuikin. Tällä tavoin mahdollistettiin henkilökunnan vaikutusmahdollisuudet yhdistämisen suunnittelussa ja toteuttamisessa. Johdon näkökulmasta tällä menettelyllä henkilökunta sitoutettiin muutosprosessiin. Kunkin alatyöryhmän tehtävänä oli kartoittaa toimintatavat molemmissa hovioikeuksissa ja muissa ho-

3 vioikeuksissa sekä soveltuvin osin muun ohessa käräjäoikeuksissa, ottaa kantaa eri toimintatapojen vahvuuksiin ja heikkouksiin sekä pohtia mahdollisia uusia toimintatapoja. Tavoitteena oli löytää niin sanotut parhaat käytännöt. Alatyöryhmien töiden tuloksia käsiteltiin ensin ohjausryhmässä ja sen jälkeen kesäkuussa 2013 järjestetyssä molempien hovioikeuksien henkilökunnan yhteisessä tilaisuudessa. Tämän jälkeen työtä jatkettiin alatyöryhmissä, joissa laadittiin hovioikeuksien henkilökunnan yhteisessä tilaisuudessa sovittujen linjausten mukaisesti ohjausryhmälle ehdotukset toimintavoista uudessa Itä- Suomen hovioikeudessa. Ohjausryhmä vastasi edellä mainituin tavoin yhdistämisen toteuttamisesta. Ohjausryhmän ja alatyöryhmien työn tuloksena hovioikeudessa laadittiin kirjallinen toimintasuunnitelma, jossa kuvataan yksityiskohtaisesti muun muassa hovioikeuden tehtävät, tavoitteet, organisaatio, Kuopion ja Kouvolan toimipaikkoja sekä hovioikeuden toiminnan järjestämistä ja henkilöstöä koskevat asiat. Toimintasuunnitelman lisäksi on laadittu työjärjestys ja sitä täydentävät ohjeet. Niin ikään on laadittu hovioikeuden käsikirja. Käsikirjassa ohjeistetaan, miten asia kulkee hovioikeudessa ja minkälaisia eri työvaiheita siinä on. Käsikirjaan on lisäksi koottu erilaisia ohjeita, määräyksiä, suosituksia jne. Tarkoituksena on, että kaikki erilaiset ja eri tahojen antamat ohjeet ym. kerätään käsikirjaan, jotta tiedonhaku helpottuu. Käsikirjaa päivitetään jatkuvasti. Hovioikeuksien yhdistymisen jälkeen on tähän mennessä tehty paljon muutakin. Itä-Suomen ja Kouvolan hovioikeuksien toimintatavat asioiden käsittelyssä, ratkaisemissa ja ratkaisuasiakirjan laatimisessa erosivat toisistaan. Yhdistymisen jälkeen on suunniteltu ja toteutettu ratkaisuasiakirjan rakenteen ja sisällön yhtenäistäminen ja pyritty lisäämään asiaan osallisille ennen pääkäsittelyä toimitettavan yhteenvedon käyttämistä. Toimintatapoja ratkaisujen laatimisessa on muutettu siten, että ratkaisukokoonpano toimii yhteistyössä aikaisempaa enempi erityisesti laajoissa ja hankalissa asioissa, jolloin kokoonpano työstää ratkaisun yhdessä yleensä asian valmistelijan laatiman ratkaisuluonnoksen pohjalta. Tällä menettelyllä on voitu tehostaa työtä, lyhentää ratkaisun laatimiseen käytettävää aikaa ja parantaa laatua. Näiden lisäksi on siirrytty lainkäyttöasioiden yksinkertaiseen jakoon aikaisemman jakotavan asemesta, mikä on vähentänyt asioiden jakoon käytettävää työtä sekä selkeyttänyt asioiden jakoa ja lyhentänyt käsittelyaikoja. Hovioikeuden molempien osastojen kansliatoimintoja on järjestelty uudelleen yhtenäistämällä ja selkeyttämällä lainkäyttösihteerien ja notaarien toimenkuvia. Asioiden käsittelyssä sähköisiä menettelyjä on hyödynnetty aikaisempaa enempi muun muassa lähettämällä ratkaisut pelkästään sähköisesti kaikille niille tahoille, joille lain mukaan ei tarvitse lähettää ratkaisusta paperista kappaletta. Syyttäjien ja avustajien kanssa on keskusteltu oikeudenkäyntiaineiston lähettämisestä mahdollisimman laajasti sähköisesti. Uudet käsittelytavat ovat tehostaneet ja nopeuttaneet toimintaa sekä vähentäneet niihin kohdistuvaa työmäärää ja alentaneet jonkin verran kustannuksia. Asioiden sähköistä käsittelyä on pyritty lisäämään yksinkertaisissa jatkokäsittelyluvan piiriin kuuluvissa asioissa. Laajoissa rikosasioissa oikeudenkäyntiaineiston esitteleminen on jo tähänkin saakka tapahtunut useiden vuosien ajan syyttäjien toimesta sähköisesti. Erityisesti näissä asioissa pyritään tulevaisuudessa hyödyntämään enenevässä määräin uutta istuntosalitekniikkaa. Hovioikeuksien yhdistäminen ja asioiden sähköinen käsittely on merkinnyt myös toimitilaratkaisuja. Hovioikeuden lisärakennus, niin kutsuttu Puolikas, jossa henkilökunnan työhuoneet pääosin sijaitsevat, on ollut saneerauksen kohteena keväästä 2015 syksyyn 2015 saakka, ja hovioikeuden päärakennus, niin kutsuttu Kuutio, jossa hovioikeuden kirjaamo, hallinto ja istuntosalitilat sijaitsevat, on ollut saneerauksen kohteena lokakuusta 2015 kuluvaan syyskuuhun saakka. Hovioikeuden ja hallinto-oikeuden yhteisessä käytössä olevat istuntosalit on toimitilojen saneerauksen yhteydessä varustettu asioiden sähköistä käsittelyä varten, kuten hovioikeudessa tämän tilaisuuden jälkeen järjestettävällä vastaanotolla voitte todeta. Edellä mainituilla toimenpiteillä olemme pyrkineet löytämään parhaat käytännöt siihen, että asioiden

4 viipeetön käsittely, ratkaisujen korkea laatu ja oikeudenmukaisen oikeudenkäynnin periaatteet toteutuvat hovioikeuden ratkaisutoiminnassa. Se, miten olemme tässä onnistuneet, jää muiden arvioitavaksi. Vielä on kuitenkin tehtävää. Lainkäyttötyön tulisi olla nykyistä etupainoitteisempaa. Asioiden valmistelua voidaan edelleen parantaa. Meidän tulisi nykyistä paremmin pyrkiä erottelemaan riitaiset ja riidattomat seikat toisistaan ja keskittyä riitaisten seikkojen käsittelyyn ja niiden hyvin argumentoituun ratkaisemiseen. Myös informatiivisessa prosessinjohdossamme on parantamisen varaa. Tämäkin voidaan tehdä avoimesti ja niin, ettei asiaa käsittelevä tuomari tule esteelliseksi. Lähivuosien merkittävin muutos on AIPA. Tähän on syytä ryhtyä valmistautumaan jo nyt, kuten useissa käräjäoikeuksissa onkin jo tapahtunut. Edellä olevat ovat muutamia lähivuosien haasteita. Ne vaativat hyvää yhteistyötä syyttäjien ja asioita hoitavien lakimiesten kanssa. Ne tarjoavat myös mahdollisuuden muuttaa työn sisältöä haasteellisempaan suuntaan. Aleneva asiamäärä hovioikeuksissa antaa ainakin hovioikeuksien osalta tähän hyvät mahdollisuudet. Kuten Anna Vuorio on Helsingin yliopiston valtiotieteellisessä tiedekunnassa tarkastetussa opinnäytetyössään todennut, muutoksen toteuttamisessa keskitetty suunnittelutyö ja vastuiden delegointi asiantuntijoista koostuvalle projektiorganisaatiolle on muutoksen kannalta keskeinen tekijä. Oman työmme parhaita asiantuntijoita olemme me. Asianmukaisten tukitoimenpiteiden ja valmennusten avulla varmistetaan sekä organisaatiosta lähtevien että organisaatiossa jatkavien työntekijöiden hyvinvointi muutostilanteessa. Muutoksen toteuttajien osallistaminen mukaan suunnittelutyöhön vähentää muutosvastarintaa ja edesauttaa henkilöstön sitoutumista prosessiin. Tutkimustulokset tukevat näkemystä johtajuuden sekä johdon ja henkilöstön vuorovaikutuksen merkityksestä muutostilanteessa. Muutoksen johtaminen asettaa haasteensa johdolle kaikilla organisaatiotasoilla ja erityisesti esimiesten ihmisjohtamis- ja viestintätaidot korostuvat. Organisaation tavoitetilan määritteleminen ja johdon taholta tapahtuva vision viestiminen ovat muutostilanteissa tärkeitä elementtejä. Jos organisaation visiota ja tahtotilaa ei viestitä riittävän selkeästi, henkilöstö ei pysty näkemään muutoksen yli tulevaisuuteen ja työntekijöiden motivaatiotaso laskee epävarmuustilanteen seurauksena. Organisaation uudelleen rakentaminen muutoksen jälkeen vaatii panostusta henkilöstöä arvostavan ja kannustavan johtamiskulttuurin kehittämiseen, jonka kautta edistetään uusiin toimintamalleihin ja tavoitteisiin sitoutumista. Tämän mallin mukaan olemme pyrkineet toimimaan hovioikeudessa. Henkilökunnan muutosvalmiuden kohentaminen on edellyttänyt asiasta käytyä keskustelua ja asenteiden muuttamista myönteiseksi. Muutosjohtaminen on edellyttänyt johdon yhdenmukaista näkemystä asioiden kehittämisestä. Myös näin on tapahtunut. Johdon käsityksen mukaan henkilökunta on sopeutunut hyvin moniin raskaisiin ja pitkäaikaisiin muutoksiin. Suuri kiitos tästä kuuluu hovioikeuden koko henkilökunnalle. Hovioikeuden lainkäytöllisiä tavoitteita ovat muun muassa oikeusvarmuus, lainkäytölle asetettu yhteiskunnallinen vaikuttavuus, vaihtoehtoiset riidanratkaisukeinot, yhdenmukaisuuden ja yhdenvertaisuuden toteutuminen, kohtuullinen käsittelyaika ja kohtuulliset kustannukset. Toimintamme tulee olla oikeudenmukaisen oikeudenkäynnin periaatteiden mukaista. Hovioikeuden toiminnan ja toimintaympäristön tarkastelu sekä tarvittavien muutosten suunnittelu ja toteuttaminen yhteistoiminnassa henkilöstön kanssa kuuluu hovioikeuden säännönmukaiseen toimintaan. Keskeisiä tekijöitä ovat henkilöstön oma-aloitteisuus ja muutostarpeiden esille ottaminen. Toiminnan järjestäminen edellyttää jatkuvaa toimintaympäristön ja sen muutosten seuraamista sekä johtopäätösten tekemistä ja tarvittavien muutosten suunnittelua ja toteutusta. Tärkeimpiä tekijöitä ovat henkilökunnan ammattitaidon ylläpitäminen ja kehittäminen, motivaatio ja työhyvinvointi sekä hyvät ja toimivat työjärjestelyt. Tavoitteena, että kukin näkisi omassa toiminnassaan kohentamisen tarpeet ja pyrkisi korjaamaan havaittuja epäkohtia sekä tekisi mahdollisesti esityksen korjauksen syystä ja toimenpiteistä. Yhteisvastuun tunnistaminen ja toteuttaminen vaatii toistuvaa keskustelua asiasta. Keskeinen uhka tulevaisuudessa on henkilöstön vähentäminen. Tämän varalta hovioikeus pyrkii edelleen tehostamaan toimintaansa. Tämä tehdään tarkastelemalla nykyisiä työnjakoja, työmenetelmiä, toi-

5 menkuvia ja muita työjärjestelyjä sekä muuttamalla niitä käytettävissä olevien mahdollisuuksien mukaan toimivimmiksi. Esittelijöiden vähäisyyden ja vaihtumisen vuoksi vaatimustaso heidän työskentelyssään on aikaisempaan verrattuna kasvanut selvästi sekä edellyttää nopeaa ammatillista kehittymistä ja hyvää perehdyttämistä työhön. Pyrimme tekemään oikeita asioita oikealla tavalla. Kuten korkeimman oikeuden presidentti Timo Esko on Vaasan hovioikeuden 240-vuotisjuhlan juhlaseminaarissa osuvasti todennut, liian vähälle huomiolle on jäänyt sen esille tuominen, mikä merkitys yhteiskuntarauhalle ja yhteiskunnan monipuoliselle kehitykselle on yleisten tuomioistuinten korkeatasoisella ja vakaalla toiminnalla. Varsinkin vaikeassa resurssitilanteessa jokaisen tuomarin korkea ammatillinen taso, sivistys ja omistautuminen ammatilleen on tuomioistuintoiminnan perusedellytys. Muutosten keskelläkin meidän on hyvä muistaa tämä.