LIITE 3 SUOSITUS SOTILASKOTIYHDISTYSTEN ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMAKSI. Asiakirjasarja Arkistointijärj Säil.aika Tunnus Huom. 1.

Transkriptio

1 LIITE 3 SUOSITUS SOTILASKOTIYHDISTYSTEN ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMAKSI Asiakirjasarja Arkistointijärj Säil.aika Tunnus Huom 1.Yleishallinto 1.1 Yhteisöasiakirjat Hallituksen pöytäkirjat aikajärjestys pysyvästi Cb liitteineen liitteistä erillinen luettelo Ilmoitukset yhdistysrekisteriin aikajärjestys pysyvästi Dh Jaostojen asiakirjat jaostoittain 1 v/pys Hj tärkeimmät pysyvästi Jaostojen pöytäkirjat aikajärjestys pysyvästi Cd voidaan sij myös Hj-sarjaan Kiinteistöjä koskevat asiakirjat aikajärjestys pysyvästi Hb Organisaatioasiakirjat aikajärjestys pysyvästi Hf - kaaviot - käsikirjat - tehtäväkuvaukset - vastuumäärittelyt Perustamisasiakirjat aikajärjestys pysyvästi Hf Pöytäkirjat, muut aikajärjestys toistaiseksi riippuu asian tärkeydestä Säännöt, yhdistyksen aikajärjestys pysyvästi Ha Tilastot aihe/aikajärj 10 v/pys Ka, Kb tärkeimmät pysyvästi Toimikuntien pöytäkirjat aikajärjestys pysyvästi Cc Tutkimukset ja selvitykset aikajärjestys pysyvästi Mb Valtakirjat, kokouksiin liittyvät aikajärjestys 3 vuotta Vuosikokouspöytäkirjat aikajärjestys pysyvästi Ca Yleisohjeet, pysyväis- aikajärjestys pysyvästi Df hallituksen päättämät määräykset ja hyväksymät 1.2 Viranomaisasiakirjat (yhdistykselle saapuneita asiakirjoja) Ilmoitukset ja luvat aikajärjestys 10 vuotta Oikeudenkäynti- ja rekla- aikajärjestys pysyvästi Hg maatioasiakirjat Tarkastusasiakirjat aikajärjestys 10 v/pys Ec tärkeimmät pysyvästi Ulosmittausasiakirjat aikajärjestys 10 vuotta 1.3 Sopimusasiakirjat Kauppakirjat lainhuutoasia- aika-, aakkos- pysyvästi Hb, Hd kiinteistökaupat/muut kirjoineen tms järjestys Sopimukset aikajärjestys pysyvästi Hd

2 1.4 Suunnittelu- ja ohjausasiakirjat Kehittämistutkimukset aikajärjestys pysyvästi Mb Ohje- ja johtosäännöt aikajärjestys pysyvästi Dd Organisaatiotutkimukset aikajärjestys pysyvästi Mb Toimintakertomukset aikajärjestys pysyvästi Dc Toimintaselosteet aikajärjestys 3 vuotta Toimintasuunnitelmat aikajärjestys pysyvästi Ma 1.5 Ympäristönsuojeluasiakirjat Ilmansuojeluasiakirjat aikajärjestys 10 vuotta Jätehuoltoasiakirjat aikajärjestys 10 vuotta Muut ympäristönsuojeluun aikajärjestys 10 vuotta liittyvät asiakirjat 1.6 Hallintopalveluasiakirjat Arkistoluettelo - pysyvästi Bf Arkiston luovutusluettelot aikajärjestys pysyvästi Bf Kiinteistöasiakirjat aikajärjestys 10 vuotta - vuokralle otto ja anto Kirjaamis-, lähetys- ja saanti- aikajärjestys 1 vuosi todistukset Postitusluettelot aikajärjestys 1 vuosi Vakuutuskirjat aikajärjestys 10 vuotta aika vakuutuskauden päättymisestä, ainaispalovakuutukset pysyvästi Valtakirjat kauppa yms sopi- aikajärjestys 10 vuotta musten allekirjoittamiseen - pankkiasiat - arvoposti ym 1.7 Kirjeenvaihto Hankintoihin liittyvä kirjeenvaihto aakkos/aikajärjestys 20 vuotta Lähetettyjen kirjeiden toisteet aika/aakkos- pysyvästi Fa* vähämerkitykselliset järjestys hävitetään Lähetetyt kiertokirjeet aika/aakkos- pysyvästi Db järjestys

3 Saapuneet kiertokirjeet aakkosjärj oma tarve - esim Sotilaskotiliiton pöytä- lähettäjän kirjat ym kiertokirjeet mukaan - muilta yhdistyksiltä ja viranomaisilta saapuneet kiertokirjeet Saapuneet kirjeet aika/aakkos- 10 v/pys Fa* vain yhdistyksen kannalta järjestys merkitykselliset pysyvästi Sähköisessä muodossa oleva aika- tai 10 vuotta Fa tärkeimmät tulostetaan kirjeenvaihto aakkosjärj. paperille ja säilytetään pysyvästi keskeisen kirjeenvaihdon yhteydessä Yhdistyksen keskeinen aikajärjestys pysyvästi Fa kirjeenvaihto 1.8 Tiedotusaineisto Audiovisuaalinen aineisto aiheen muk, pysyvästi yhdistyksen omaan - diakuvat aikajärjestys Ud toimintaan liittyvä - negatiivit Ud keskeinen aineisto - valokuvat Ud - videonauhat Sa - ääninauhat Sb Historiikit, omaan toimintaan aiheen pysyvästi Ua käsikirjoitus säilytetään pyliittyvät mukainen syvästi, samoin painetun arkistokappale Lehtileikkeet aiheen muk. pysyvästi Uc ml hakukortisto, jos on aikajärj Omat julkaisut, esitteet ja aikajärjestys tarpeen Ue yksi kappale säilytetään mainokset mukaan arkistokappaleena pysy- - esim sisartiedotteet västi Omat tiedotteet aiheen tarpeen Di tarkeimmät pysyvästi mukainen mukaan Puheet ja esitelmät aiheen muk, pysyvästi Ub yhdistyksen toimintaa aikajärjestys kuvaavat pysyvästi, muut tarpeen mukaan Saapuneet julkaisut, esitteet tarpeen tarpeen ei arkistoon ja mainokset mukaan mukaan * Lähetettyjen kirjeiden toisteet ja saapuneet merkitykselliset kirjeet suositellaan sijoittamaan sarjaan Fa. Mikäli nämä kuitenkin halutaan laatia omiksi sarjoikseen, käytetään sarjoja Da ja Ea sarjan Fa sijasta.

4 2. Henkilöstöhallinto 2.1 Henkilöstön hankinta, suunnittelu ja kehittäminen Avoimia työpaikkoja koskevat asia/aika- 2 vuotta ilmoitukset järjestys Jäsenten koulutusta koskevat koul.kohteen 10 vuotta esim koulutusrekisteri asiakirjat mukainen Koulutussuunnitelmat ja aiheen muk, 25 vuotta -ohjelmat aakkosjärj Lomautusilmoitukset aikajärjestys 3 vuotta Työnhakuasiakirjat aakkos/aika- - ei valitut järjestys 2 vuotta - valitut pysyvästi voidaan säilyttää hallituksen pöytäkirjan liitteenä 2.2 Henkilörekisterit Ansiomerkkiluettelot - manuaalinen merkeittäin/ pysyvästi Be aikajärjestys - sähköinen merkeittäin/ pysyvästi Be tulostetaan paperille aakkosjärj kerran viidessä vuodessa Jäsenrekisteri, sähköinen atk-tiedosto pysyvästi Ba tulostetaan paperille - aakkosjärj kerran kahdessa vuodessa - syntymä- (parillisina vuosina) vuoden muk. - jaostoittainen - kannattavat jäsenet - eronneet jäsenet - kunniajäsenet Jäsenrekisteri, manuaalinen aakkosjärj pysyvästi Ba eronneet erikseen Koulutusrekisteri atk-tiedosto pysyvästi He tulostetaan paperille - kursseittain kerran viidessä vuodessa - osallistujittain 2.3 Palvelussuhteen ehtoja ja palkan määräytymistä koskevat asiakirjat Palkanmaksun vuosi- ja tarkkailuilmoitukset aika/aakkosjärj 3 vuotta Palkkakortit liitteineen aika/aakkosjärj 50 vuotta mikäli tiedot luotettavasti Palkkalistat aika/aakkosjärj 50 vuotta säilytysaika 10 vuotta

5 Palkkatositteet aika/aakkosjärj 50 vuotta Palkkasuoritusten yhdisteet aika/aakkosj 50 vuotta ks palkkakortit Palkan ulosmittausasiakirjat aikajärj 3 vuotta Poissaoloilmoitukset- ja aika/aakkosj 5 vuotta päätökset Työajanseurantailmoitukset aikajärj 1 vuosi Työtodistukset aakkosjärj 50 vuotta Työtodistukset, väliaikaiset aakkosjärj 2 vuotta Työtuntiluettelot aakkos/aikajärj 3 vuotta Työvuoroluettelot aikajärj 1 vuosi Vuosilomaluettelot aikajärj 5 vuotta Ylityöilmoitukset aikajärj 5 vuosi 2.4 Työterveys ja -suojelu Asbesti-, ASA-ilmoitukset aikajärj 50 vuotta Meluilmoitukset ja -selvitykset aikajärj 5 vuotta Säteilyä aikaansaavien laitteiden aikajärj 50 vuotta tai aineiden luettelot Työsuojelun pöytäkirjat ja ohjeet aikajärj 50 vuotta

6 3. Taloushallinto Kassakoneen tarkisteet aikajärj 1 vuosi Kassapäiväkirjat aikajärj pysyvästi Gb Kirjanpidon puitteet ja kirjaus- aikajärj 10 vuotta suunnitelma, tilikartat Kirjanpidon tositteet aikajärj 6 vuotta - ml pankkitiliotteet Kirjanpitokirjat aikajärj 10 vuotta Koonti- ja maksuluetteloiden aikajärj 6 vuotta jäljenteet - pankeille lähetetyt Laina- ja velkakirjat aikajärj 6 vuotta aika siitä, kun laina tai velka maksettu loppuun Laskujäljennökset, jotka aikajärj 1 vuosi eivät toimi tositteina Omaisuusluettelot aakkosjärj pysyvästi Bd Osakekirjat aakkosjärj pysyvästi Hb Pääkirjat ja tase-erittelyt aikajärj pysyvästi Ga Rahti- ja kuormakirjat aikajärj 6 vuotta Tasekirjat ja tililuettelot aikajärj pysyvästi Gc Talousarviot ja niiden seuranta- aikajärj pysyvästi selosteet Veroilmoitukset ja liitteet aikajärj 6 vuotta

7 4. Muut asiakirjat Irtaimistoluettelot kohteen muk pysyvästi Bc Juhliin liittyvä aineisto aika/asia- pysyvästi Hh yhdistyksen omat juhlat järjestys Luettelot annetuista lahjoista aiheen muk pysyvästi Bg aikajärj Nuotit painotuotteita ei liitetä arkistoon Nuotit, arkistokappaleet aakkosjärj pysyvästi Ug Kustakin yhdistyksen nuottilehdestä säilytetään yksi kappale, mikäli halutaan Rakennuspiirustukset ja kohteen muk pysyvästi Ia työselitykset Sekalainen aineisto vapaa pysyvästi Uh Sarjaan voidaan sijoittaa aineistoa, jolle ei keksitä mitään muuta sarjaa Vieraskirjat aikajärjestys pysyvästi Aa

8 LIITE 4 SUOSITUS ARKISTOKAAVAKSI Huom. Arkistokaavaan merkityt asiakirjasarjat säilytetään pysyvästi, mikäli toisin ei ole mainittu. Omaan arkistokaavaan merkitään ao asiakirjasarjoista ne, joita tarvitaan. Tarpeen mukaan voidaan luoda omia sarjoja, esim Bh-Sekalaiset luettelot tai Cda-Hengellisen jaoston pöytäkirjat, Cdbtarjoilujaoston pöytäkirjat A DIAARIT JA MERKINTÄKIRJAT Aa Vieraskirjat Huom B Ba Bb Bc Bd Be Bf Bg LUETTELOT Jäsenrekisterit Toimihenkilöluettelot Irtaimistoluettelot Omaisuusluettelot Ansiomerkkiluettelot Arkistoluettelo, luovutusluettelo Luettelo annetuista lahjaesineistä C PÖYTÄKIRJAT Ca Vuosikokousten pöytäkirjat Cb Hallituksen/johtokunnan pöytäkirjat Cc Työvaliokuntien/toimikuntien pöytäkirjat Cd Jaostojen pöytäkirjat voidaan myös sijoittaa Hj-sarjaan Ce Muut omat pöytäkirjat D OMAT TOIMITTEET Da Lähetettyjen kirjeiden toisteet mikäli ei käytetä Fa-sarjaa Db Lähetetyt kiertokirjeet/jäsenkirjeet Dc Toimintakertomukset Dd Ohje- ja johtosäännöt De Työtodistukset säilytetään 50 vuotta Df Yleisohjeet, pysyväismääräykset Dh Ilmoitukset yhdistysrekisteriin Di Omat tiedotteet E SAAPUNEET ASIAKIRJAT Ea Saapuneet merkittävät kirjeet mikäli ei käytetä Fa-sarjaa Eb Toimenhakuasiakirjat virkaan valitut Ec Tarkastusasiakirjat

9 F KIRJEISTÖ Fa Yhdistyksen kirjeenvaihto mikäli ei käytetä Da ja Ea-sarjoja Fb Hankintoihin liittyvä kirjeenvaihto säilytetään 20 vuotta G TILIASIAKIRJAT Ga Pääkirjat Gb Kassapäiväkirjat Gc Tasekirjat Gd Palkkakortistot Ge Talousarviot H SISÄLLÖN MUKAAN JÄRJESTETYT ASIAKIRJAT Ha Yhdistyksen säännöt Hb Omistusasiakirjat (kiinteistöjä koskevat) Hc Vakuutusasiakirjat säilytetään voimassaoloajan + 2 v Hd Sopimukset He Jäsenten koulutusta koskevat asiakirjat Hf Yhdistyksen perustamiseen ja organisaatioon liittyvät asiakirjat Hg Oikeudenkäyntiasiakirjat Hh Yhdistyksen juhliin liittyvä aineisto Hi Yksityishenkilöiden asiakirjat esim puheenjohtajan oma aineisto Hj Jaostojen asiakirjat pöytäkirjat ks Cd -sarja I KARTAT JA PIIRUSTUKSET Ia Rakennuspiirustukset Ib Työselitykset K TILASTOASIAKIRJAT Ka Jäsentilastot Kb Muut merkittävät tilastot M MUISTIOT, RAPORTIT, TOIMINTASUUNNITELMAT Ma Toimintasuunnitelmat jollei kokouspöytäkirjan liitteenä Mb Tutkimukset, selvitykset S ELOKUVAT JA ÄÄNITTEET Sa Sotilaskotitoimintaa esittelevät videonauhat Sb Haastattelut, ääninauhat liitteenä paperille laadittu, nauhalta purettu haastattelu T MIKROFILMIT Ta Omat mikrofilmit

10 U MUUT ASIAKIRJAT Ua Historiikit Ub Puheiden ja esitelmien käsikirjoitukset Uc Lehtileikekokoelmat Ud Valokuvat ja negatiivit, diakuvat Ue Yhdistyksen julkaisut esim sisartiedote, jollei Db-sarjassa Uf Juhlajulkaisut Ug Nuottien arkistokappaleet Uh Sekalainen sotilaskotityöhön liittyvä aineisto

11 LIITE 5 ASIAKIRJOJEN SEULONNAN, JÄRJESTÄMISEN JA LUETTELOINNIN TOIMENPITEET Asiakirjat poistetaan alkuperäisistä säilytysvälineistä (esim Merkantil -kansiot) - kansio kerrallaan, ei kaikkia yhtä aikaa Seulotaan (supistetaan) asiakirjat - toisarvoiset asiakirjat (ei säilytetä pysyvästi) erotetaan tärkeistä (pysyvästi säilytettävistä) asiakirjoista arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti Pysyvästi säilytettävä aineisto järjestetään arkistokaavan mukaisesti - järjestetään arkistoyksiköittäin Arkistoyksikkö -- sidos (esim vieraskirja) -- nippu (esim hallituksen pöytäkirjat vuosilta ) -- laatikko (esim jäsenkortisto) - arkistoyksiköt numeroidaan sarjoittain juoksevaan numerojärjestykseen (esim Ca 1, Ca 2 jne) Asiakirjanippu -- aikajärjestys, vanhimmasta alkaen -- aakkosjärjestys, esim henkilöasiakirjat -- aiheenmukainen järjestys - repeämät paikataan Filmoplast-arkistoteipillä, paperilla ja liimalla (Planatol) tai ei millään -- tavallisen teipin käyttö EHDOTTOMASTI KIELLETTYÄ -- mikäli repeytyneessä asiakirjassa ei ole virallista allekirjoitusta, se voidaan korvata (ehjällä) valokopiolla Asiakirjat liitetään yhteen - pumpulilangalla - muovihaarukalla (klipsillä), ei metallia sisältävällä - paksusta paperista valmistetulla vaippalehdellä, konseptiarkilla, kirjekuorella ym Niitit ja klemmarit poistetaan - miksi? -- ruostuvat ja tuhoavat asiakirjoja -- repivät asiakirjoja -- kasvattavat asiakirjanipun vasenta ylänurkkaa - poistaminen varovasti, käytetään niittienpoistajaa (esim Rapid C1) Laaditaan kansilehti - sidotun nipun etusivu, tiedot kyseisestä arkistoyksiköstä - vaippalehteen samoin Asiakirjat sijoitetaan säilytysyksikköön - Säilytysyksikkönä on arkistokotelo - koteloon voidaan sijoittaa yksi tai useampia arkistoyksikköjä - kotelon selkään kiinnitetään arkistonimiö - arkistonimiöstä ilmenevät koteloon sijoitetun arkistoyksikön (arkistoyksikköjen) tiedot Valitaan oikea kotelo

12 - kotelon koko valitaan siihen sijoitettavan aineiston määrän mukaan - jos kotelo liian väljä: -- vie turhaa tilaa (säilytystila kallista, ei siis säilytetä ilmaa) -- asiakirjat valuvat kippuraan - jos kotelo liian täynnä: -- vaikea täyttää, asiakirjat vahingoittuvat -- kotelo pullistuu, vahingoittuu Kotelotyön kotelot parhaat: - tukevasta pahvista - yhdestä pahvikappaleesta, ei kiinnitysniittejä - kiinnitetään kietomalla nauha napin ympärille - kaikkia kokoja saatavissa Kirjoitetaan ja liimataan nimiölaput - valmiit lomakkeet - laatiminen käsin tai koneella - tulostus tummanvihreälle paperille - kiinnitetään selkään Planatol -liimalla (ei esim liimapuikolla) - nimiön yläreuna 27 cm pöydän pinnasta (valmis sapluuna) Laaditaan arkistoluettelo - laaditaan arkistoyksikön tarkkuudella - arkistoyksikön sisältö kuvaillan tarkemmin, mikäli se sisältää monentyyppistä tietoa (tietosisältö), erityisesti H- ja U-sarjoissa - arkistoluettelona käytetään samanlaista lomaketta kuin luovutusluettelolomake on, otsikkona ARKISTOLUETTELO (ks liite 7) - Arkistoluettelossa jokainen sarja voidaan selvyyden vuoksi aloittaa omalta sivulta ja merkitä Huom. Arkistoluettelon pohjalta muodostetaan arkiston luovutusluettelo MUISTA: KAIKISSA VAIHEISSA PAREMPI KYSYÄ NEUVOA KUIN TEHDÄ VÄÄRIN SIIS KYSY AINA, KUN OLET EPÄVARMA LIITE 6

13 ARKISTOINNISSA TARVITTAVIA VÄLINEITÄ Vaippapaperi Esim Kymlux 90g/m2 päällystämätön A4 kokoisille asiakirjoille, 300x430 mm, taitettu tai 300x700 mm, taittamaton myy Suomen arkistointikonsultit ky Iisvedentie 1126 B SUONENJOKI puh (017) Arkistoliima Planatol BB, vesiliukoinen liima esim nimiöiden liimaamiseen myy: ks.ed Arkistokotelo Vahvasta pahvista valmistettu arkistokotelo, koot 2½, 4, 6, 8 ja 10 cm myy esim Hengitysliitto Heli ry / Kotelotyö Elimäenkatu HELSINKI puh

14 LIITE 7 ARKISTOKOTELO JA SIIHEN LIITETTÄVÄ NIMIÖ Asiakirjojen säilytysvälineenä käytetään tukevasta pahvista valmistettua koteloa (ks liite 3). Arkistokotelon tulee olla muodostettu yhdestä pahvinkappaleesta (ei metalliniittejä) sekä olla mieluiten varustettu napilla, jonka ympäri kannen sulkijanauha kiedotaan. Arkistonimiön tärkeimmät tiedot ovat arkistonmuodostajan nimi ja arkistomerkki/merkit. Nämä merkitään nimiöön suuremmilla kirjaimilla ja numeroilla (koko 0,5-1 cm) kuin muiden sarakkeiden merkinnät (arkistoyksikön laatu ja rajavuodet). Nimiö sijoitetaan A 4 -kokoisen arkistokotelon selkään allaolevan mallin mukaan siten, että sen yläreuna on 27 cm korkeudella pöytätasosta. Koteloon, jonka leveys on 2,5 cm, nimiö voidaan sijoittaa myös kanteen (esim 7 cm:n levyinen nimiö). Tällöin kotelon selkään merkitään arkistokelpoisella huopakynällä arkistonmuodostajan nimi ja arkistomerkki. Arkistosalkkua (ns nollakansio) käytetään vain poikkeustapauksessa (esim koko luovutettavan aineiston leveys on korkeintaan 1 cm). Arkistokoteloiden ja niitä vastaavien nimiöiden leveydet: 2,5 cm - 2,2 cm 4 cm - 3,5 cm 6 cm - 5,5 cm 8 cm - 7,2 cm 10 cm - 9,2 cm

15 /E sikuntakoulu Nimiön malleja SOTILASKOTIJÄ RJESTÖ J SOTILASKOTIJÄRJESTÖ Arkistonmuodostaja Arkistonmuodostaja Arkistonmuodostaja SOTILASKOTIJÄRJESTÖ Kommentti [K1]: Esipainetulle tarraarkille tulostaminen: Täytä lomakepohja. Aseta tarra-arkki tulostimeen tarrapuoli alaspäin. SÖRNÄISTEN SOTILASKOTI- YHDISTYS SÖRNÄISTEN SOTILASKOTI- YHDISTYS SÖRNÄISTEN SOTILASKOTI- YHDISTYS Valitse valikosta Tiedosto, Tulosta, Valinnat... Rastita Esipainetulle lomakkeelle-ruutu. Paina 2 * OK!! Sisältö Sisältö Sisältö

16 Vuosikokousten pöytäkirjat Hallituksen kokousten pöytäkirjat Kirjeenvaihto Rajavuodet Rajavuodet Rajavuodet Arkistomerkki Arkistomerkki Arkistomerkki Ca 1 Cb 2 Fa 1 LIITE 8 ARKISTOLUETTELON SIVUN MALLI SOTILASKOTIJÄRJESTÖ SÖRNÄISTEN SOTILASKOTIYHDISTYS ARKISTOLUETTELO s.12 Merkki Laatu Asiakirjasarja Aika Huom H SISÄLLÖN MUKAAN JÄRJESTETYT ASIAKIRJAT Hh Yhdistyksen juhliin liittyvä aineisto Hh 1 kansio Yhdistyksen 50-vuotisjuhlien asiakirjat 1975

17 Sisältö: juhlatoimikunnan pöytäkirjat, kutsukortit, ohjelma, osanottajaluettelo, luettelo vastaanotetuista lahjoista Hh 2 kansio Yhdistyksen 50-vuotisjuhlien asiakirjat 1975 Sisältö: valokuvat, onnitteluaddressit, sähkeet Hh 3 kansio Yhdistyksen 60-vuotisjuhlien asiakirjat 1985 Sisältö: ks Hh 1 Hh 4 sidos Yhdistyksen 60-vuotisjuhlien vieraskirja 1985 Hh 5 kansio Puheenjohtajan 50-vuotisjuhlien asiakirjat 1990 Sisältö: kutsuttujen luettelot, juhlapuheet, ruokalista LIITE 9 ARKISTON LUOVUTUSLUETTELON MALLI SOTILASKOTIJÄRJESTÖ LUOVUTUSLUETTELO SÖRNÄISTEN SOTILASKOTIYHDISTYS Merkki Laatu Asiakirjasarja Aika Huom B LUETTELOT Ba 1 kansio Jäsenluettelot C PÖYTÄKIRJAT

18 Ca 1 kansio Vuosikokousten pöytäkirjat Ca 2 kansio Vuosikokousten pöytäkirjat Cb 1 kansio Hallituksen kokousten pöytäkirjat Cb 2 kansio Hallituksen/johtokunnan kokousten pöytäkirjat F KIRJEISTÖ Fa 1 kansio Yhdistyksen kirjeenvaihto Fa 2 kansio Yhdistyksen kirjeenvaihto H SISÄLLÖN MUKAAN JÄRJESTETYT ASIAKIRJAT Ha 1 kansio Yhdistyksen säännöt Sisältö: toimintasäännöt vuosilta 1925 ja 1985 Hh 1 kansio Yhdistyksen 50-vuotisjuhlien asiakirjat 1975 Sisältö: juhlatoimikunnan pöytäkirjat, kutsukortit, ohjelma, osanottajaluettelo, luettelo vastaanotetuista lahjoista Hh 2 kansio Yhdistyksen 50-vuotisjuhlien asiakirjat 1975 Sisältö: valokuvat, onnitteluaddressit, sähkeet Hh 3 sidos Yhdistyksen 60-vuotisjuhlien vieraskirja 1985 LIITE 10 ASIAKIRJOJEN LUOVUTUSSOPIMUKSEN MALLI ASIAKIRJOJEN LUOVUTUSSOPIMUS Nn Sotilaskotiyhdistys luovuttaa tällä lahjoitusasiakirjalla Kansallisarkistoon yhdistyksen arkistoon kuuluvat asiakirjat vuosien ajalta seuraavin ehdoin: 1. Aineisto säilytetään Nn Sotilaskotiyhdistyksen arkisto -nimisenä kokonaisuutena 2. Aineisto on tutkijoiden vapaasti käytettävissä.

19 3. Tämän sopimuksen perusteella aineistoa voidaan täydentää. 4. Sota-arkisto voi palauttaa tai luovuttajan suostumuksella hävittää sellaisen aineiston, jonka säilyttämistä yleisarkistossa ei pidetä tarkoituksenmukaisena. Tätä asiakirjaa on laadittu kaksi yhtäpitävää kappaletta, joista toinen jää Nn Sotilaskotiyhdistykselle ja toinen Kansallisarkistolle. Nn Sotilaskotiyhdistyksen puolesta Nn kaupungissa/kunnassa päivänä kuuta 2008 Nn puheenjohtaja Nn sihteeri Kansallisarkiston puolesta Helsingissä päivänä kuuta 2008 Nn LIITE 11 ARKISTOALAN KÄSITTEITÄ AKTI Saman asian käsittelyssä kertyneet tai yhteen liitetyt asiakirjat ALA-ARKISTONMUODOSTAJA Kuten arkistonmuodostaja, mutta ei omaa diaaria ARKISTO a. Yhteisön (tai yksityisen henkilön) toiminnan tuloksena tämän haltuun kertyneiden asiakirjojen kokonaisuus b. Asiakirjojen säilytystila c. Organisaatio, joka ottaa vastaan, hankkii ja

20 säilyttää arkistoaineistoa tai arkistoja d. Rakennus, jossa edellä mainittu organisaatio toimii ARKISTOINTI Asiakirjojen liittäminen arkistoon käsittelyn jälkeen arkistonmuodostussuunnitelman mukaan ARKISTONMUODOSTUS- Suunnitelma, jossa määritellään kunkin asiakir- SUUNNITELMA jaryhmän säilytysaika, -muoto ja -paikka ARKISTOKAAVA ARKISTOKELPOISUUS ARKISTOKOTELO ARKISTOLAITOS Hallintoyksikön koko arkistoa koskeva järjestelyja ryhmityskaava Pysyvään tai pitkäaikaiseen säilytykseen tarkoitettujen asiakirjojen materiaaleilta ja valmistusmenetelmiltä edellytettävät säilyvyysominaisuudet. Arkistolaitos laatii vuosittain päätöksen arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä. Päätös julkaistaan Virallisessa lehdessä. Arkistoon siirrettyjen asiakirjojen säilytysväline (kutsuttu myös kansioksi), voi sisältää yhden tai useampia arkistoyksiköitä Valtionhallinnon organisaatio, jonka muodostavat kansallisarkisto ja maakunta-arkistot ARKISTOLUETTELO Arkistoon liitettyjen arkistoyksikköjen luettelo, jokainen sarja omalla sivullaan. Täydentyy vuosittain. ARKISTOMERKKI Arkistoyksikön tunnus (signum), esim Aa 1 ARKISTONMUODOSTAJA Toimintayksikkö, jolle muodostuu muista toimintayksiköistä riippumaton arkistokokonaisuus ja jolla on oma diaari (esim sotilaskotiyhdistys). ARKISTOYKSIKKÖ ARVONMÄÄRITYS Asiakirjoista muodostuva kokonaisuus, jolle annetaan arkistomerkki. Useimmiten arkistoyksikön laatu on nippu, mutta se voi olla myös sidos (esim kirjeenvaihtokirja), laatikko (esim kortistolaatikko) tai nauha (esim videonauha). Jos arkistokotelo sisältää vain yhden asiakirjanipun, voidaan ko arkistoyksikkö nimetä myös kansioksi. Arkistonmuodostajan omiin sekä viranomaisvalvonnan ja tutkimuksen tarpeisiin perustuva toiminto, jonka perusteella määritellään kunkin asiakirjan säilytysaika ASIAKIRJA Tallenne, joka on syntynyt yhteisön (tai yksityisen henkilön) toiminnan tuloksena, voi olla esim. paperimuotoinen tai elektroninen kirjeasiakirja, sidos, videotai ääninauha, valokuva, mikrofilmi, kartta tai atk-levyke.

21 DIAARI DIAARIKAAVA Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen luettelo Diarioitavien asiakirjojen ryhmityskaava DOKUMENTOINTI ELINKAARIASIAKIRJA HÄVITYSLUETTELO Tietojen ja tapahtumien tallentaminen asiakirjaksi Asiakirja, jonka säilytysaika on riippuvainen jostain tarpeesta, jonka päättymistä ei voi ennalta määrittää. Asiakirjan säilytysmerkintä on toistaiseksi. Hävitettävien paperiasiakirjojen luettelo KANSIO Ks arkistokotelo, kirjejärjestin, arkistoyksikkö KESKUSARKISTO KIRJEJÄRJESTIN Arkistonmuodostajan pysyvästi ja pitkään säilytettävien asiakirjojen säilytyspaikka Mekanismilla varustettu aktiiviasiakirjojen säilytysväline (kansio), johon asiakirjat kertyvät yleensä laskevassa järjestyksessä (uusin aina ensimmäisenä). Siirrettäessä asiakirjat arkistoon järjestys on tällöin käännettävä. KUVAILU Arkistonmuodostajan tehtävien, organisaation ja toimintatapojen sekä arkiston kokonaisrakenteen ja käytettyjen arkistointimenetelmien esittäminen LUOVUTUSLUETTELO Päätearkistoon luovutettavien arkistoyksikköjen luettelo, sarjat peräkkäin aakkosjärjestyksessä, pääsarjat erotetaan toisistaan suuremmalla rivivälillä, laaditaan asianomaiselle lomakkeelle. LÄHIARKISTO Usean henkilön tai työryhmän asiakirjat, käytetään tai täydennetään päivittäin tai pidemmin aikavälein, myös näiden asiakirjojen säilytyspaikka. SEULOMINEN Arvonmääritykseen perustuva hävitettävien asiakirjojen erottaminen muista asiakirjoista SÄILYTYSYKSIKKÖ TIETOHALLINTO Arkistokotelo tai muu säilytysväline, käsittää yhden tai useampia arkistoyksiköitä. Yhteisön tietohuoltoa ohjaavat ja tukevat toiminnot TIETOHUOLTO Organisoitu toiminta, jolla yhteisö huolehtii tarvitsemansa tiedon tuotannosta, hankinnasta, tallennuksesta ja käyttöönsaattamisesta TIETOPALVELU Tietohuollon osa, joka hankkii ja välittää tietoa sen tarvitsijoille sekä avustaa tietolähteiden käytössä. Arkistotoimi on osa tietopalvelua.

22