Riskienhallinnan systematisointi tiensuunnittelun ja investointien hankinnassa Sisäisiä julkaisuja 13/2005

Transkriptio

1 Outi Lehti-Miikkulainen Riskienhallinnan systematisointi tiensuunnittelun ja investointien hankinnassa Sisäisiä julkaisuja 13/2005

2

3 Julkaisun nimi 1 Riskienhallinnan systematisointi tiensuunnittelun ja investointien hankinnassa Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja 13/2005 Tiehallinto Helsinki 2005

4 2 Julkaisun nimi ISSN TIEH Verkkojulkaisu pdf ( ISSN TIEH v Edita Prima Oy Helsinki 2005 TIEHALLINTO Keskushallinto Tekniset palvelut Opastinsilta 12 A PL HELSINKI Puhelinvaihde

5 Lehti- Miikkulainen Outi: Riskienhallinnan systematisointi tiensuunnittelun ja investointien hankinnassa. Helsinki 2004.Tiehallinto, keskushallinto. Tiehallinnon sisäisiä julkaisuja 13/ s. + liitt. 14 s. ISSN , TIEH Asiasanat: Riski, riskienhallinta, tienpito, hankinta Aiheluokka: 30 TIIVISTELMÄ Toimeksiannon tavoitteena oli luoda yhteinen riskienhallinnan toimintamalli tilaajan, suunnittelijan ja urakoitsijan välille tienpidon hankinnassa. Ensimmäisessä vaiheessa analysoitiin haastattelututkimuksen tulosten perusteella tiensuunnittelun ja investointien hankinnan eri vaiheiden riskejä, niiden laatua ja vakavuutta. Työssä muodostettiin riskienhallinnan systematisointimalli eri suunnitteluvaiheisiin. Kolmantena vaiheena tuotettiin valitussa pilottikohteessa esimerkki projektikohtaisesta riskienhallintasuunnitelmasta, riskien jaosta ja asiakirjamuutoksista. Lisäksi kehitettiin kuvaus vuorovaikutusprosessista, joka kytkeytyy hankintaprosessiin ja laadunhallintaan. Haastattelututkimuksessa haastateltiin tilaajan ja urakoitsijoiden projektipäälliköitä 14 eri hankkeelta. Tuloksena löydettiin kymmenkunta merkittävää riskiä, jotka toistuivat hankkeesta toiseen ja olivat riippumattomia hankkeen suunnitelmavalmiudesta. Tilaajan näkökulmasta riskit ja toimenpideehdotukset niiden pienentämiseksi olivat samansuuntaisia palveluntuottajien näkemysten kanssa. Pilottikohteeksi valittiin rakennussuunnitteluvaiheessa oleva Vt 12 Tietyöt Nastolassa projekti, jossa valtatietä 12 parannettiin Villähteen eritasoliittymän muutoksilla sekä Kivisen tasoristeyksen poistolla Säyhteen paikallistien kohdalla. Pilottikohteesta tunnistettiin riskit sekä tehtiin tilaajan riskienhallintasuunnitelma. Pilottikohteen riskejä otettiin hallintaan suunnitelmamuutoksilla ja sopimuskohtaisiin urakkaehtoihin tehdyillä tarkennuksilla. Riskienhallinta sisällytettiin tarjouspyyntöasiakirjoihin. Tällöin keskeiseksi muodostui tarjouslaskennan aikainen vuoropuheluvaihe, jossa keskusteltiin muun muassa projektin riskien jaosta. Tarjoajat esittivät oman riskienhallintasuunnitelmansa ja riskejä hallittiin eri osapuolten tekemillä toimenpide-ehdotuksilla. Riskienhallintaa kehitetään asiakirjamuutoksilla, jotka todettiin pilottikohteessa toimiviksi. Lisäksi tarjouspyynnön arviointi- ja pisteytysperusteisiin otetaan mukaan riskienhallintasuunnitelman laatiminen. Eri suunnitteluvaiheita tulee jatkossa kehittää, jotta pystytään riittävän aikaisessa vaiheessa perehtymään hankkeen riskeihin. Haastattelututkimuksessa, pilottikohteen tarkastelussa sekä eri osapuolille pidetyssä riskienhallintaseminaarissa korostui, että riskienhallinta on kaikkien osapuolten yhteinen etu. Riskienhallinnan etuja, joita hankkeessa saavutetaan, ovat laadun- ja kustannustenhallinnan lisäksi töiden oikea-aikainen ajoittaminen, yllätyksettömyys, hyväksyttävyys, innovatiivisuus, avoin keskustelu sekä yhteinen näkemys.

6 Lehti-Miikkulainen Outi: Risk management systematization in acquisition of road planning and investments. Helsinki 2004 Finnish Road Administration. Finnra Internal Reports 13/ p. + app. 14 p. ISSN , TIEH Keywords: Risk, risk management, road management, purchasing SUMMARY The purpose of the research was to create for the client, the designer and the contractor a common action model, which includes risk management for purchasing of road management. During the first phase an analysis was made on the basis of the results of an interview survey on the risks during the different phases of road planning and investments, and the quality and seriousness of these risks. The most significant phase of the work was developing of models for risk analysis for different stages of planning so that all parties could utilize them. During the third phase an example of a risk management plan, risk sharing, and changes in documents concerning an individual project was produced in a selected pilot project. Moreover a model was developed on interaction process linked to purchase process, quality management process and quality systems. The interview survey included interviews of the project managers of clients and contractors in 14 different projects. As a result around ten considerable risks were found, which were repeated from one project to another and were independent of the planning phase. The client regarded the risks and proposals for reducing them at the same way as the contractors did. The construction planning phase of the Highway 12 road works in Nastola was chosen as a pilot project. The scope of the project is to improve the Highway 12 with changes in the Villähde interchange and removal of Kivinen level crossing by the Säyhtee local road. Risks were identified and a risk management plan was drafted. Risks in the pilot project were managed by changes in plans, adjustments in the contract terms of individual projects, and by proposals from different parties to the risk management plan. Risk management was included in the documents before inviting tenders. Thus an essential feature was the dialogue period in between invitation of tenders and the tendering during which amongst others sharing the risks in a project was discussed. Risk management will be taken into practice as changes made in the documents, which was discovered functional in the pilot project. Moreover drafting up of a risk management plan is included in the evaluation and grading principles of invitation of tenders. In the future different planning phases must be developed so that the risks of a project can be noted as early as possible. The importance of risk management and it being the common interest to all parties was emphasized both in the interview survey and in reviewing of the pilot project as well as in the risk management seminar that was held to different parties. Analysis has positive impact on quality, cost management, innovativeness, and co-operation and open discussion.

7 ESIPUHE Tiehallinto julkaisi vuonna 2004 raportin Hankintamenettelyiden riskienhallinta, jossa kartoitettiin sitä, mikä on lähtötilanne tienpidon hankinnan riskienhallinnassa ja miten sitä tulisi kehittää. Esiselvityksessä tunnistettiin lisäksi parisataa erilaista tienpidon hankintoihin liittyvää riskiä ja laadittiin ehdotuksia riskien jaon periaatteiksi ja jatkotoimenpiteiksi. Tämä selvitys vastaa osaltaan joihinkin keskeisiin esiselvityksessä esitettyihin kehittämistarpeisiin. Selvityksessä on analysoitu keskeisimpiä riskejä, täsmennetty riskienhallinnan toimintamallia ja testattu sitä pilottikohteella. Samalla on tehty muutoksia tilaajan hankinta-asiakirjoihin. Pilottikohteen toimintamallia ja asiakirjamuutoksia ehdotetaan sovellettavaksi myös muissa tienpidon hankkeissa. Lisäksi toimeksiantoon kuului kaksi riskienhallintaseminaaria. Ensimmäinen järjestettiin Tiehallinnon hankintapäälliköille ja toiseen kutsuttiin palveluntuottajien edustajia. Riskienhallintaseminaarit osoittautuivat menestyksiksi ja niissä todettiin avoimen riskienhallinnan olevan kaikkien osapuolten yhteinen etu. Selvitys on tehty osana Tiehallinnon T&K-ohjelmaa ja sen toimivat markkinat teemaa. Työtä on ohjannut ohjausryhmä, jossa toimeksiantajaa edustivat seuraavat henkilöt: Matti Lahti Hämeen tiepiiri puheenjohtaja Markku Teppo Keskushallinto Seppo Toivonen Keskushallinto Ari Huomo Keskushallinto Pekka Hirvonen Keskushallinto Selvityksen on tehnyt Outi Lehti-Miikkulainen Ramboll Finland Oy:stä. Ramboll Finland Oy:ssä työtä ovat ohjanneet Markku Toiviainen, Jouni Lehtomaa ja Pentti Häkkinen. Helsingissä joulukuussa 2004 Tiehallinto

8

9 Riskienhallinnan systematisointi tiensuunnittelun ja investointien hankinnassa 7 Sisältö 1 JOHDANTO Toimeksiannon tausta Toimeksiannon tavoitteet 9 2 RISKIENHALLINNAN VAIKUTUKSET 11 3 RISKIEN ARVIOINTI Riskien tunnistaminen Haastatteluissa esiin tulleet riskit ja toimenpide-ehdotukset Tekniset riskit Aikatauluriskit Taloudelliset riskit Organisaatioriskit Ulkopuoliset hankinnat Asiakkaaseen liittyvät riskit Ympäristöriskit Sopimusriskit Lupakäsittelyn riskit Merkittävimmät riskit eri osapuolten kannalta 17 4 RISKIENHALLINNAN TOIMINTAMALLI Toimintamallin prosessikuvaus Asiakirjamuutokset Laadunhallinta 20 5 PILOTTIKOHDE: VALTATIE 12 TIETYÖT NASTOLASSA Projektin kuvaus Riskikartoitus ja riskienhallintasuunnitelma Riskienhallinnan sisällyttäminen asiakirjoihin 23 6 TIIVISTELMÄ KESKEISISTÄ TULOKSISTA JA JATKOTOIMISTA 25 7 LÄHDELUETTELO 27 8 LIITTEET 28

10 8 Riskienhallinnan systematisointi tiensuunnittelun ja investointien hankinnassa

11 Riskienhallinnan systematisointi tiensuunnittelun ja investointien hankinnassa 9 JOHDANTO 1 JOHDANTO 1.1. Toimeksiannon tausta Riskienhallinnan systematisointi tienpidon suunnittelussa ja hankinnassa on jatkotyö kesällä 2004 ilmestyneelle Hankintamenettelyiden riskienhallinta esiselvitykselle, jonka lähtökohtana oli Tiehallinnon hankintamenettelyjen kehittäminen. Esiselvityksessä tunnistettiin tienpidon hankintoihin liittyvät keskeiset riskit ja niiden merkitys hankinnan eri vaiheissa, määriteltiin yleiset periaatteet riskien jaolle osapuolten kesken eri hankintamenettelyissä, ja tehtiin esityksiä riskienhallinnan kehittämisestä tienpidon hankintamenettelyissä. Esiselvityksessä hankinnan riskienhallintaa on tarkasteltu verraten yleisellä tasolla. Riskejä on tarkasteltu lähinnä uusien hankintamallien näkökulmasta. Painopisteenä ovat olleet suunnittelun ja rakentamisen uudet toteutusmuodot. Kunnossapitoa on tarkasteltu selvästi kevyemmin (Molin et al 2004). Riskienhallinnan tehostamiseksi tehtiin kehittämisesityksiä, jotka liittyvät: Tiehallinnon henkilöstön ydinosaamisen ja toimintatapojen kehittämiseen, hankintojen aikataulutuksen kehittämiseen, palveluntuottajien taloudellisten edellytysten varmistamiseen, palveluntuottajien ammatillisten ja teknisten valmiuksien varmistamiseen, riittävän kilpailun varmistamiseen, tarjousten vertailuun ja sopimustekniikkaan, toteutusaikatauluun, kustannushallintaan, laatuun, yleisten teiden hoidon varmistamiseen sekä riskienhallinnan sisäisen raportoinnin ja dokumentoinnin kehittämiseen. Tiehallinnon riskienhallintaprojektin jatkotoimenpiteiksi esitettiin riskienhallintamenetelmien pilotointia erityyppisissä kohteissa. Myös Tiehallinnon hankintahenkilökunnan koulutusta riskienhallintaan esitettiin. Lisäksi ehdotettiin keskusteluja Tiehallinnon toimenpiteistä riskienhallinnassa sekä erityisesti riskien jaosta tilaajan ja palveluntuottajan kesken eri hankintamenettelyissä. Lisäksi hankintamallin valintaan liittyvien kriteereiden analysointiin tulisi panostaa (Molin et al 2004) Toimeksiannon tavoitteet Selvityksen päätavoitteena on vastata esiselvityksessä esitettyihin kehittämishaasteisiin riskienhallinnan pilotoinnin, asiakirjamuutosten ja toimintamallin systematisoinnin osalta. Tavoitteena on luoda yhteinen toimintamalli tilaajan, suunnittelijan ja urakoitsijan välille tienpidon suunnittelussa ja hankinnassa. Tavoitteena on esiselvityksen täydentäminen analysoimalla tiensuunnittelun ja tienpidon hankinnan eri vaiheiden riskejä ja löytää niistä tär-

12 10 Riskienhallinnan systematisointi tiensuunnittelun ja investointien hankinnassa JOHDANTO keimmät. Tämä toteutetaan haastattelemalla hankkeiden tilaajia, suunnittelijoita ja toteuttajia. Pilottiprojektin tavoitteena on selvittää se, millainen riskianalyysi kaikista tienpidon hankkeista pitäisi tehdä sekä saada aikaan eri osapuolten yhteinen toimintamalli, joka kytkeytyy hankintaprosessiin, laadunhallintaprosessiin ja osapuolten laatujärjestelmiin. Lisäksi työn tavoitteena on tuottaa esimerkki projektikohtaisesta riskienhallintasuunnitelmasta, riskien jaosta, asiakirjamalleista sekä taustamateriaalia laadunvarmistuksen kehittämiseen.

13 Riskienhallinnan systematisointi tiensuunnittelun ja investointien hankinnassa 11 RISKIENHALLINNAN VAIKUTUKSET 2 RISKIENHALLINNAN VAIKUTUKSET Suunnittelun eri vaiheissa voidaan vaikuttaa riskien syntyyn. Hankkeen hyväksyttävyyteen, kustannuksiin, teknisiin riskeihin ja aikatauluun voidaan vaikuttaa merkittävästi heti esisuunnittelusta lähtien kuitenkin siten, että eri suunnitteluvaiheessa korostuvat eri asiat (kuva 2.1). Kokonaisuuden hallinta 80 Vaikutusmahdollisuus riskiin Vuoropuhelun hoitaminen + kustannus tietous + tekniset ratkaisut + työsuunnittelu Hyväks yttävyys Kustannukset Tekniset riskit Aikataulu Esisuunnittelu Yleissuunnittelu Tiesuunnittelu Rakennussuunnittelu Rakentaminen Kuva 2.1 Vaikutusmahdollisuus riskiin suunnittelun eri vaiheissa. Esi- ja yleissuunnitteluvaiheessa voidaan vaikuttaa eniten hankkeen yleiseen hyväksyttävyyteen. Kustannusriskien merkitys kasvaa yleis- ja tiesuunnitteluvaiheessa. Teknisiä riskejä voidaan pienentää eniten rakennussuunnitteluvaiheessa. Rakentamisen aikana aikatauluriskit korostuvat ja niitä voidaan pienentää huolellisella työsuunnittelulla. Riskienhallinnan oikea ajoitus kannattaa miettiä hankekohtaisesti. Yleisesti ottaen riskianalyysi kannattaa tehdä heti esisuunnitteluvaiheesta alkaen, jotta hankkeen kriittisimmät vaiheet vaaroineen tulevat tunnistettua mahdollisimman aikaisessa vaiheessa (kuva 2.2). Tukena riskikartoitukselle voidaan käyttää riskilistaa, jossa on lueteltu merkittävimmät huomioitavat asiat kyseisessä suunnitteluvaiheessa. Investoinnin hankintaa ajatellen esisuunnitteluvaiheessa voidaan jo tehdä erilaisia pidempiaikaisia sopimuksia, kuten yleissuunnittelun ja tiesuunnittelun sisältävä kokonaissopimus tai yleissuunnittelun, tiesuunnittelun ja rakennussuunnittelun sisältävä kokonaissopimus. Riskikartoitus tulee tehdä aina ennen hankintamenetelmän valintaa. Kartoitusta täydennetään yleissuunnitteluvaiheessa ottaen huomioon aikaisemmin esiin tulleet sekä mahdolliset uudet riskit yleissuunnittelun riskilistaa apuna käyttäen. Yleissuunnitteluvaiheen jälkeen investointien hankinta voi-

14 12 Riskienhallinnan systematisointi tiensuunnittelun ja investointien hankinnassa RISKIENHALLINNAN VAIKUTUKSET daan tehdä kokonaissopimuksella, joka sisältää tiesuunnittelun ja rakennussuunnittelun. Vaihtoehtoisesti voidaan valita kokonaissopimus ST, joka käsittää tienpidon vaiheet aina tiesuunnittelusta rakentamiseen asti. Tällöin riskikartoituksen lisäksi on mielekästä tehdä myös riskienhallintasuunnitelma, jotta mm. kustannukset sekä tuotevaatimukset saadaan tarkemmin kohtaamaan toisensa ja mahdollisilta suurilta yllätyksiltä vältyttäisiin hankkeen edetessä. Riskikartoitusta syvennetään suunnitteluvaiheesta toiseen. Varsinainen tarkempi riskienhallintasuunnitelma tehdään tiesuunnitelman perusteella rakennussuunnitelman pohjaksi. Mikäli hankintamenetelmän valinta on kyseessä vasta tässä vaiheessa, voidaan menetelmäksi valita joko tilaajan suunnitelmiin perustuva KU - urakka, rakennussuunnittelun ja rakentamisen sisältävä ST urakka tai elinkaarisopimus, joka sisältää rakennussuunnittelun, rakentamisen, ylläpidon ja hoidon sekä mahdollisen rahoituksen yksityisellä rahoituksella. Riskienhallintasuunnitelmaa päivitetään rakennussuunnitteluvaiheesta aina rakentamisaikaiseen toteutukseen ja seurantaan asti. Vaikka riskejä hallitaan eri toimenpitein, saattaa uusia riskejä syntyä suunnittelun ja rakentamisen edetessä. Tämän vuoksi riskikartoitusta tulee päivittää hankkeen aikana esimerkiksi laaturaportoinnin yhteydessä kuukausittain. Eri vaiheissa tehdyt riskianalyysit tulee dokumentoida suunnitelma-aineistoon, esim. hankekuvausten liitteeksi, riskienhallintasuunnitelmiin, laatu- ja toimintasuunnitelmiin sekä työmaakokousten pöytäkirjojen liitteeksi. Kuva 2.2 Riskienhallinta suunnittelu- ja hankintaprosessissa.

15 Riskienhallinnan systematisointi tiensuunnittelun ja investointien hankinnassa 13 RISKIEN ARVIOINTI 3 RISKIEN ARVIOINTI 3.1. Riskien tunnistaminen Hankintamenettelyjen riskienhallinta -esiselvityksessä tunnistettiin satoja eri riskejä. Riskeistä merkittävimmät kirjattiin tarkistuslistaan. Tämän työn yhtenä tavoitteena oli löytää eri hankkeiden projektipäälliköitä haastatellen näistä riskeistä ne, jotka ovat sekä merkittäviä, että toistuvat hankkeesta toiseen. Tämän tutkimuksen haastatteluosuus toteutettiin teemahaastatteluna, joka on lomake- ja avoimen haastattelun välimuoto. Teemahaastattelu toteutettiin keskustelemalla tilaajan ja urakoitsijoiden projektipäälliköiden kanssa 1,5 2 tuntia. Haastatteluissa oli mukana 14 hanketta ympäri Suomea. Hankkeet olivat eri suunnitteluvaiheissa aina yleissuunnittelusta valmiiseen hankkeeseen asti. Suurin osa hankkeista oli rakennussuunnittelu- ja rakentamisvaiheessa. Haastattelut toteutettiin kahdenkeskisinä, suullisina keskusteluina haastateltavien luona. Haastattelulomakkeeseen (liite 1) sisällytettiin eri riskilajit projektiriskien jaon mukaisesti (Pelin 1996). Kahdesta hankkeesta oli aikaisemmin tehty riskikartoitus ja muissa hankkeissa mahdolliset ongelmat olivat hankkeen jossain vaiheessa todettu, mutta seuranta hallintatoimenpiteineen oli jäänyt tekemättä. Riskejä oli toteutunut sekä tilaajan että palveluntuottajan kannettaviksi. Haastatteluissa korostui riskienhallinnan tärkeys aina esisuunnittelusta ylläpitoon ja hoitoon asti Haastatteluissa esiin tulleet riskit ja toimenpide-ehdotukset Tekniset riskit Teknisistä riskeistä haastatteluissa esiin nousivat kuivatussuunnittelun, maastomallien, lähtötietojen, pohjanvahvistusratkaisujen ja suunnitelmien puutteellisuus. Jopa 10 vuotta vanhat suunnitelmat paperiversiona, hankintaa ajatellen puutteelliset tiesuunnitelmat tai jopa luonnokset olivat olleet lähtökohtana rakentamiselle. Selvitys alueen olemassa olevan kaavan rajasta maastossa oli jäänyt usein tekemättä. Toteutusolosuhteita ei todennettu maastokäynneillä, vaan monesti vain kartoista ja suunnitelmista. Kuitenkin lopputuotteisiin oltiin oltu yleisesti tyytyväisiä ja laatuvaatimukset oli täytetty tilaajan vaatimusten mukaisia laatusuunnitelmia noudattaen. Pahimmillaan tekniset riskit olivat aiheuttaneet huomattavia lisäkustannuksia ja aikatauluviiveitä. Eniten lisäkustannuksia oli aiheuttanut kallion määrän kasvu. Maaleikkauksessa luiskien valuminen, routavauriot, painumat, maan alta löytyvät haudatut rakennukset, maan päällä purettavien rakennusten sisältö ongelmajätteineen sekä maanalaisten vesijohtojen ja kaapelien rikkoutuminen olivat aiheuttaneet myös ongelmia.

16 14 Riskienhallinnan systematisointi tiensuunnittelun ja investointien hankinnassa RISKIEN ARVIOINTI Toimenpide-ehdotukset teknisten riskien pienentämiseksi ovat: Kalliovaraukseen ja geoteknisiin tutkimuksiin on kiinnitettävä erityishuomio Taajamahankkeissa kaava erikoistarkasteluun ja maastokäynnit tavaksi Hankintamenetelmän valinta teknisten riskien ja vapausasteiden mukaan Tarjouspyyntöasiakirjojen selkeys Tarkat ja selkeät tuotevaatimukset, myös tiesuunnitteluvaiheessa Tilaajan suunnitteluun ja tarjoajan laskentaan on varattava riittävästi aikaa Urakoitsijoiden laaturaportointia on tehostettava Aikatauluriskit Hankkeen edetessä viivästyksiä oli tullut yleisesti, mutta tarkan seurannan ansiosta ja joskus hyvän onnen siivittämänä hankkeet olivat edenneet vuositasolla tavoitteen mukaisesti. Yleisesti viivästyksiä olivat aiheuttaneet lisä- ja muutostyöt, yllätykset maaperässä, aikainen talvi, sairastumiset, lomat, huono suunnitelmavalmius, sidosryhmien toiminta-aika, vesistöihin liittyvät prosessit sekä asemakaava-asiat. Lisäksi joitakin hankkeita oli lähdetty toteuttamaan tietoisesti liian kireällä aikataululla. Suurin osa haastattelussa mukana olleista hankkeista oli vielä kesken, joten lopullisten aikataulujen pitävyydet selviävät vasta myöhemmin. Suurimmat aikatauluviiveet olivat syntyneet yllättävän aikaisen talven myötä, jolloin tien päällystäminen oli jäänyt kesken tai kokonaan seuraavaan kevääseen. Kaapelien ja johtojen siirroista aiheutuneet myöhästymiset sekä huono valmius esimerkiksi valitusten aiheuttamiin suunnitelmamuutoksiin olivat hidastuttaneet koko hankkeen etenemistä. Maaperästä löytyneet rakennukset ja rakennelmat olivat hidastuttaneet maanrakennustöitä sekä aiheuttaneet ylimääräistä massan vaihtoa. Toimenpide-ehdotukset aikatauluriskien pienentämiseksi ovat: Hankkeen tavoiteaikataulua ei saa asettaa liian kireäksi Sidosryhmien toiminta-aikataulut on otettava tarkemmin huomioon Lisä- ja muutostöihin, lupa-asioihin sekä suunnitelmamuutoksiin on aina varattava aikaa Taloudelliset riskit Määrärahojen niukkuus aiheuttaa hankkeen sopeutustarpeita. Ne ovat sitä todennäköisempiä mitä epätarkempi kustannusarvio on käytettävissä rahoituspäätöstä tehtäessä ja mitä huonommin on varauduttu lisä- ja muutostöihin, joita hankkeessa on yleensä aina 5-10 %. Merkittävä taloudellinen riski on, että hankkeen kustannusohjaus pettää. Hankkeiden venyminen talvikauden yli kevääseen sitoo resursseja ja kasvattaa kustannuksia.

17 Riskienhallinnan systematisointi tiensuunnittelun ja investointien hankinnassa 15 RISKIEN ARVIOINTI Toimenpide-ehdotukset taloudellisten riskien pienentämiseksi ovat: Esisuunnitteluvaiheesta lähtien tarkempi kustannusarvio Panostetaan tehokkaaseen kustannusten ohjaukseen koko hankkeen ajan Pienet hankkeet heti keväällä käyntiin ja valmiiksi yhden kesän aikana Organisaatioriskit Henkilöresurssien niukkuus nostaa organisaatioriskien tasoa. Avainhenkilön sairastuminen tai siirtyminen toisen palvelukseen, varamiesjärjestelmän ontuminen sekä pula työnjohtohenkilöstä nousivat ongelmakohtina haastatteluissa esiin. Työsuojeluasiat oli hoidettu hyvin tarkastuslistoja apuna käyttäen, mutta vakavilta onnettomuuksiltakaan ei kuitenkaan säästytty. Tiedonkulku oli eri osapuolten välillä sujunut vaihtelevasti. Organisaatioriskeistä pahimpina todettiin henkilöstövaihdoksista aiheutuneet suunnitelmien myöhästymiset sekä oman teknisen osaamisen heikkous ja päätöksenteon ongelmat. Tiedonkulku päällikkötasolta alaspäin toimi yleisesti hyvin, mutta työmaatasolta ylöspäin huonommin. Tiedotus tienkäyttäjille oli ollut usein puutteellista. Toimenpide-ehdotukset organisaatioriskien pienentämiseksi ovat: Tilaajan on säilytettävä riittävä perusosaaminen Sama vastuuhenkilö koko hankkeen ajan Varamiesjärjestelmän tehostaminen Panostetaan tiedotukseen ja tiedonkulkuun mm. selkeällä vastuunjaolla ja avoimella asenteella Työmaakokoukset vähintään kuukauden välein sisäisen tiedonkulun tehostamiseksi Kriisiviestinnän suunnittelu on merkittävä isojen hankkeiden riskien pienentäjä Työnjohtohenkilöstön riittävyyteen on panostettava Projektivastaavan päätöksentekovaltaa ja kykyä on lisättävä Ulkopuoliset hankinnat Alihankintaketjun puutteellinen hallinta, konkurssitilanteet sekä pitkäaikainen sairastelu olivat suurimpia toteutuneista riskeistä. Lisäksi tarjousten vähäisyys, tarjousasiakirjojen täyttämisen vaikeus sekä yhdyshenkilön päätöksentekovallan puute olivat aiheuttaneet mm. aikataulumuutoksia ja lisäkustannuksia. Toimenpide-ehdotukset ulkopuolisista hankinnoista aiheutuvien riskien pienentämiseksi ovat: Varamiesjärjestelmä myös urakoitsijoille ja suunnittelijoille Sakko urakoitsijalle, mikäli avainhenkilö vaihtuu hankkeen aikana Pienille urakoitsijoille enemmän koulutusta paperitöihin ja tietoa hankintamenetelmistä

18 16 Riskienhallinnan systematisointi tiensuunnittelun ja investointien hankinnassa RISKIEN ARVIOINTI Kannustinmekanismit mm. tavoitehintapalkkion osalta on ulotettava koko alihankintaketjuun Asiakkaaseen liittyvät riskit Yleisesti ottaen hankkeiden toteuttaminen koetaan tarpeelliseksi, joten rakennusaikaiset liikennejärjestelyt pidentyneine jonoineen hyväksytään yllättävän hyvin. Kuitenkin joka hankkeeseen löytyy vastustajia. Pitkäkestoinen valitusprosessi sekä muistutukset olivat siirtäneet aikatauluja ja aiheuttaneet paljon lisätyötä. Lisäksi liikenneturvallisuustavoitteet eivät olleet aina yhtenäisiä tai asukkaiden, maanomistajien ja tienkäyttäjien näkemykset olivat olleet erilaisia. Toimenpide-ehdotukset asiakkaaseen liittyvien riskien pienentämiseksi ovat: Tienkäyttäjät, maanomistajat ja asiakkaat on otettava huomioon heti esisuunnitteluvaiheessa ja otettava mukaan maastokäynnille Enemmän vuoropuhelua ja tiedottamista, sillä silloin sekä yleinen hyväksyttävyys paranee että valitusten määrä vähenee Ympäristöriskit Haastatteluissa ympäristöriskeistä esiin nousivat pohjavesi, muutokset vesistön tilassa, melu, tärinä, suojeltavat puut ja liito-orava. Maaperätutkimukset oli tehty vajavaisesti ja ympäristövaikutuksien ennakointi oli ollut puutteellista, jolloin esim. pohjaveden kanssa oli tullut ongelmia, vaikka suodatinaltaita ja patoja oli rakennettu. Meluntorjunnan riittävyys nostaa monesti hankkeen hyväksyttävyyttä. Suodatinaltaiden ja patojen rakentaminen pohjaveden vuoksi, melutason noususta tulleiden valituksien aiheuttamat lisätyöt sekä liito-oravan reviirin takia tehty väylän siirto olivat suurimpia hankkeissa toteutuneita riskejä. Ympäristöriskit olivat aiheuttaneet paljon lisä- ja muutostöitä, lisäkustannuksia sekä aikatauluviiveitä. Toimenpide-ehdotukset ympäristöriskien pienentämiseksi ovat: Riittävän kattavat maaperätutkimukset on tehtävä jo aikaisessa vaiheessa, erityisesti pohjavesi huomioon ottaen Meluselvitys ja meluntorjuntasuunnitelma on tehtävä huolellisesti Tärinän kantavuuden huomioon otto eri maalajeissa Ympäristöriskien huomioon ottaminen rakennusaikaisissa liikennejärjestelyissä Sopimusriskit Sopimusasiakirjojen epäselvyydet ja hankintamenetelmän valinta todettiin haastatteluissa riskiksi. Urakka-asiakirjoissa, kiinteän palkkion määrässä ja sisällössä, lisä- ja muutostöiden sopimisessa, vastuukysymyksissä sekä ta-

19 Riskienhallinnan systematisointi tiensuunnittelun ja investointien hankinnassa 17 RISKIEN ARVIOINTI voitehinnan soveltamisessa todettiin puutteita. Riskien epäselvä jako osapuolten kesken koettiin myös ongelmana. Pahimpina seurauksina sopimusriskeistä esiin nousivat hankalat neuvottelut ristiriitojen selvittämiseksi. Toimenpide-ehdotukset sopimusriskien pienentämiseksi ovat: Riskienhallintaan ja jakoon tulee kiinnittää huomiota hankeasiakirjoissa Urakka-asiakirjoja tulee täsmentää mm. kiinteän palkkion määrän ja sisällön, lisä- ja muutostöiden sopimisen sekä tavoitehinnan soveltamisen osalta ST -urakoissa suunnitteluohjeet ovat liian väljiä, joten sopimuksissa tulee määritellä asiat selkeästi ja tarkasti Hankintamallin valinta on tehtävä hankkeen ominaisuuksien mukaan Lupakäsittelyn riskit Viranomaisten käytäntö vaihtelee eri alueilla suuresti. Ympäristökeskuksen, Museoviraston, kuntien ja Ratahallintokeskuksen vaatimukset tulee ottaa huomioon ajoissa. Lunastusmenettelyt olivat sujuneet pääosin hyvin, mutta ongelmana nähtiin, että yleinen valitusprosessi on tehty liian helpoksi, jolloin valituksia on yksinkertaista tehdä ja ne hidastavat yleisesti hankkeen etenemistä. Ympäristö- ja vesistöluvat, valitukset sekä purettavien rakennusten ja lunastetun tontin jätemäärä olivat hankkeissa toteutuneita riskejä, jotka aiheuttivat lisäkustannuksia ja aikataulumuutoksia. Lupaviranomaisten päätösten nopeuttaminen ja yhtenäistäminen koko maassa pienentäisi haastateltujen esittämien näkemysten mukaan hallinnollisen käsittelyn riskejä. Myös tilaajan ja palveluntuottajan osaamiseen on syytä panostaa hallinnollisissa asioissa Merkittävimmät riskit eri osapuolten kannalta Samat merkittävimmät riskit toistuivat hankkeesta toiseen suunnitteluvaiheesta riippumatta. Lisäksi tilaajan näkökulmasta riskit ja toimenpideehdotukset olivat samansuuntaisia palveluntuottajien näkemysten kanssa. Laaturiskit eivät tulleet haastatteluissa esille. Taulukko 3.1. Riskin esiintymisen yleisyys. Riski esiintyi hankkeissa Riskin yleisyys % % % % % 1

20 18 Riskienhallinnan systematisointi tiensuunnittelun ja investointien hankinnassa RISKIEN ARVIOINTI Kaikista tilaajan ja urakoitsijoiden haastatteluissa esiintyneistä riskeistä ja toimenpide-ehdotuksista tehtiin erilliset yhteenvedot, joista poimittiin tiivistelmään merkittävimmät ja hankkeesta toiseen toistuvat riskit parannusehdotuksineen (liitteet 2 ja 3). Riskin esiintymisen yleisyys ilmoitettiin välillä 1 5. Arvot saatiin taulukon 3.1. mukaisesti. Tilaajan haastatteluissa esiin tulleista riskeistä arvoon 5 ylsi lähtötietojen ja suunnitelmien puutteellisuus, arvoon 3 kustannukset, lisä- ja muutostyöt, sidosryhmien toiminta-aika, henkilöresurssit, pohjavesi ja melu. Urakoitsijan haastatteluissa esiintyneistä riskeistä lähtötietojen puutteellisuus sai arvon 4, henkilöresurssit ja tilaajan päätöksentekoprosessi saivat arvon 3.

21 Riskienhallinnan systematisointi tiensuunnittelun ja investointien hankinnassa 19 RISKIENHALLINNAN TOIMINTAMALLI 4 RISKIENHALLINNAN TOIMINTAMALLI 4.1. Toimintamallin prosessikuvaus Tutkimuksen päätavoitteena on luoda yhteinen toimintamalli tilaajan, suunnittelijan ja urakoitsijan välille tienpidon hankinnassa. KU-urakkamuotoiseen pilottikohteeseen teki konsultti kaikki riskit sisältävän riskikartoituksen. Tämän jälkeen eri suunnittelijat tekivät tilaajan pyytämät lisäykset ja muutokset rakennussuunnitelmaan (kuva 4.1). Riskit, joita ei voitu poistaa tässä vaiheessa, kirjattiin riskienhallintasuunnitelmaan, johon konsultin arviointiryhmä esitti toimenpide-ehdotukset riskien hallitsemiseksi. Merkittävimmät riskit kirjattiin jakoehdotuksineen urakoitsijoille tarkoitettuun taulukkoon, joka laitettiin tarjouspyynnön liitteeksi. Hankkeen laatua käsittelevään kappaleeseen SKU:n sisälle tuli maininta riskienhallinnasta. Ennen tarjouksen jättöä osa urakoitsijoista keskusteli hankkeesta vuoropuheluvaiheessa, jonka vuoksi tarjouspyynnön sisältöä ja riskien jakoa selvennettiin kahdella lisäkirjeellä. Kaikki yhdeksän urakan tarjonnutta urakoitsijaa sisällyttivät riskienhallintasuunnitelman tarjoukseensa. Tässä urakkamuodossa ei ollut arviointi- ja pisteytysperusteita käytössä, joten halvin tarjottu urakkahinta voitti. Pilottikohteen toimintamallista lisää luvussa 5.2. Tämän raportin liiteaineistossa (liite 4) on lisäksi perustietoa ST-urakan riskikartoituksesta ns. Mindmap tekniikkaa hyväksikäyttäen [Buzan Centres 2003]. Kuva 4.1 Tienpidon riskienhallinta osapuolten vuorovaikutusprosessina KU urakassa.