Kauniaisten kaupungin tarkastuslautakunnan arviointi- kertomus vuodelta 2013

Transkriptio

1 Kauniaisten kaupungin tarkastuslautakunnan arviointi- kertomus vuodelta 2013 Tarkastuslautakunta-Revisionsnämnden

2

3 1 Sisällys 1 Tarkastuslautakunnan kokoonpano, tehtävät, toiminnan tavoitteet ja arvioinnin painopistealueet Edellisen vuoden arviointikertomuksessa tehtyjen havaintojen ja kehittämisehdotusten seuranta Tavoitteiden toteutumisen arviointi Henkilöstö Kuntakonsernille asetettujen tavoitteiden toteutumisen arviointi Muut havainnot Sosiaali- ja terveystoimi, yleistä Sosiaalitoimi Vanhustenhuolto Terveystoimi IT-toiminnot Ostopalveluiden käyttö Muut havainnot Yhteenveto Tarkastuslautakunnan esitys kaupunginvaltuustolle Arviointikertomuksen allekirjoitukset... 13

4 2 KAUNIAISTEN KAUPUNGIN TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTIKER- TOMUS VUODELTA Tarkastuslautakunnan kokoonpano, tehtävät, toiminnan tavoitteet ja arvioinnin painopistealueet 2013 Kaupunginvaltuusto on asettanut kuntalain 71 :n mukaisesti tarkastuslautakunnan toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämistä varten. Tarkastuslautakunnan jäseninä ja heidän henkilökohtaisina varajäseninä ovat kertomusvuonna olleet: Jäsenet Heikki Kurkela, puheenjohtaja Johanna Hammarberg, varapuheenjohtaja Pirkko Jääskeläinen Guy Willman Olavi Tupamäki, saakka Pekka Kuvaja, alkaen Varajäsenet Pekka Herkama Clara Palmgren Erkki Karimaa Erik Cronstedt Eva Lönnblad Eva Lönnblad Erkki Karimaa on osallistunut vuoden 2013 tarkastuslautakunnan kokouksiin sekä arviointikertomuksen laadintaan Pirkko Jääskeläisen varajäsenenä. Tarkastuslautakunnan sihteerinä on toiminut BDO Audiator Oy:n tarkastaja Antti Kärkkäinen. Valtuuston vuosille valitsemana JHTT-tilintarkastusyhteisönä on toiminut BDO Audiator Oy. Päävastuullisena tilintarkastajana on toiminut JHTT, HTM Tove Lindström-Koli. Tarkastusta on suoritettu tarkastuslautakunnan hyväksymän tilintarkastuksen työsuunnitelman mukaisesti. Tarkastuslautakunta on saanut väliraportteja tilikauden aikaisen tarkastuksen toteutumisesta ja tarkastushavainnoista. Tarkastuslautakunnan tehtävät ja toiminnan tavoitteet Tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset tavoitteet toteutuneet kaupungissa ja kaupunkikonsernissa. Valtuusto hyväksyy kuntalain 65 :n mukaan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet talousarviossa ja suunnitelmassa. Tarkastuslautakunnan arviointi on kaupungin toiminnan tuloksellisuuden, tarkoituksenmukaisuuden ja vaikuttavuuden arviointia, jossa korostuu kuntalaisen näkökulma. Tarkastuslautakunnan jäsenet eivät ole osallistuneet sen toimialan tai lautakunnan arviointiin, jonka jäseniä tai varajäseniä he ovat. Tarkastuslautakunnan työ on tapahtunut vuosille hyväksytyn arviointisuunnitelman mukaan. Vuoden 2013 arviointia varten on laadittu erillinen työohjelma. Arvioinnin painopistealueena vuonna 2013 on ollut sosiaali- ja terveystoimi.

5 3 Tarkastuslautakunnan vuoden 2013 arviointityö Tavoitteiden toteutumisen sekä kaupungin toiminnan arviointi perustuu seuraaviin asiakirjoihin ja tilikauden aikana tehtyihin tarkastushavaintoihin: kaupungin tilinpäätös vuodelta 2013 talousarvio 2013 ja toimintasuunnitelma kaupunginhallituksen ja lautakuntien pöytäkirjat vuodelta 2013 viranhaltijoiden ja työntekijöiden haastattelut ja arviointikäynnit arviointilomakkeilla saadut tiedot kaupungin tilintarkastajan raportit Tarkastuslautakunta kokoontui toimintavuoden 2013 aikana yhdeksän kertaa. Lautakunta on tutustunut kokouksissaan arvioinnin painopisteenä olleen sosiaali- ja terveystoimen toimintaan. Lisäksi tarkastuslautakunta toteutti arviointivuonna henkilöstöhallinnon toiminnan arviointia sekä kaupungin IT-toimintojen arviointia. Tarkastuslautakunta arvioi myös kaupungin asiantuntijapalveluiden ostotoimintaa. Tätä työtä jatketaan osana vuoden 2014 arviointityötä. Tarkastuslautakunta on haastatellut vähintään kerran tai useammin kaupunginjohtajaa, talousjohtajaa, sosiaali- ja terveysjohtajaa, johtavaa lääkäriä, sosiaalipalvelupäällikköä, vanhuspalvelupäällikköä sekä henkilöstöpäällikköä. Lisäksi tarkastuslautakunta on kuullut kaupungin henkilöstöjärjestöjen edustajia sekä kaupungin IT-toiminnoista vastaavia henkilöitä. Haastateltavat ovat antaneet hallinto- ja talouskatsauksia vastuualueiltaan. Tarkastuslautakunnalle esiteltiin arviointivuonna Villa Bredan toimintaa ja tiloja. 2 Edellisen vuoden arviointikertomuksessa tehtyjen havaintojen ja kehittämisehdotusten seuranta Kaupunginhallitus antoi kokouksessaan vastineensa vuoden 2012 arviointikertomuksessa esitettyihin havaintoihin. Kaupunginvaltuusto merkitsi vastineet tiedoksi Tarkastuslautakunta on tyytyväinen annettuihin vastineisiin jäljempänä esitetyin huomautuksin. Useat tarkastuslautakunnan havaitsemat epäkohdat ja kehittämistarpeet liittyivät yleishallintoon: elinkeinopolitiikka, investointien perustelut ja toteuttaminen, toiminnan tavoitteiden asettaminen, tavoitteiden toteutumisen raportointi, tietoteknisten ratkaisujen yhteensopivuus, kiinteistöyhtiöiden valvonta, riskien hallinta. Tarkastuslautakunta on useampana vuonna esittänyt arvioita tavoitteista, riskienhallinnasta ja kiinteistöjen kunnossapidosta.

6 4 Tarkastuslautakunnan kannanotot kaupunginhallituksen vastineisiin Kaupunginhallitus perusteli vastineessaan toimiala-/tulosyksikkökohtaisten tavoitteiden puuttumista strategisten tavoitteiden poikkihallinnollisuudella. Strategiset tavoitteet ovat kuitenkin pitkän aikavälin kehittämistavoitteita. Kuntalaki edellyttää myös vuotuisia varsinaisen palvelutoiminnan tavoitteita, mitkä olisi esitettävä toimielin- ja tehtäväkohtaisesti talousarvion käyttötalousosassa. Toiminnallisten tavoitteiden osalta olennaisina voidaan pitää lähinnä palveluiden saatavuutta, vaikuttavuutta ja tehokkuutta. Palvelutoiminnalle oli asetettu taloudelliset tavoitteet. Palvelun saatavuutta, vaikuttavuutta ja tehokkuutta voi kuvata erilaisilla suureilla / tunnusluvuilla. Kaupunginhallitus ilmoitti vastineessaan käynnistävänsä suorite- ja tunnuslukuhankkeen ja hakevansa Kauniaisten kaupungille sopivia vertailukuntia. Tarkastuslautakunta toteaa, että ns. benchmarking -vertailu vastaavanlaisten kuntien suorituksiin/tuloksiin on tarpeellista realististen tavoitteiden määrittämiseksi. Palveluiden saatavuuden, vaikuttavuuden ja tehokkuuden arviointia voidaan myös hyödyntää palveluiden kilpailuttamisessa. Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota, että esimerkiksi työterveyshuollon kilpailuttamisessa laatua arvioitiin vain palvelun saavutettavuudella eli matkan kestolla palvelupisteisiin. Toimintakertomuksessa on ehkä aikaisempaa enemmän tunnuslukuja, mutta tulosyksiköiden toiminnan raportointi voisi olla vielä systemaattisempaa, monipuolisempaa sekä yhdenmukaista (resurssien ja suoritteiden määrät; palvelujen saatavuus, vaikuttavuus ja tehokkuus). Tarkastuslautakunta toteaa esimerkkinä raportoinnista koulutoimen, jossa koulujen raportointi poikkeaa suomenkielisten ja ruotsinkielisten yksiköiden välillä. Kauniaisten suomenkielisestä lukiosta valmistui tilinpäätöksen mukaan 116 ylioppilasta. Ruotsinkielisen lukion osalta ei vastaavaa tietoa esitetty. Ruotsinkielisten koulujen opettajista täytti kelpoisuusvaatimukset 84, 85 ja 90 %, suomenkielisten koulujen osalta tietoa ei ole esitetty. Toimintakertomuksessa on hyvä kiinnittää lisäksi huomiota sellaisten tunnuslukutietojen esittämiseen, jotka perustuvat lainsäädännössä erikseen määriteltyjen palveluiden saatavuutta koskevien määräaikojen noudattamiseen. Sisäiseen valvontaan ja konsernivalvontaan annetut vastineet tyydyttävät tarkastuslautakuntaa. Kaupungilla on käytössä sopimusrekisteri sopimushallinnan toteuttamiseksi. Vastineessa todettiin myös, että tytäryhtiöiden fuusioimishanke käynnistetään ja konserniohjeita päivitetään. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan kiinteistöyhtiöiden valvontaa on parannettu konserniohjeen täydennyksellä. Kiinteistöyhtiöiden fuusion valmistelu jatkuu. Sisäiset kulut ovat useilla tulosyksiköillä iso kuluerä. Toimintakertomuksessa olisi hyvä selventää miten ja millä perusteilla ne muodostuvat eli paljonko toimiala käyttää määrärahoja esim. toimitilojen vuokriin, siivoukseen, tietotekniikkaan, ruokahuoltoon yms.

7 5 3 Tavoitteiden toteutumisen arviointi Toiminnallisten tavoitteiden toteutumisen arviointi Kaupungin talousarviossa on asetettu ns. poikkihallinnollisia strategisia tavoitteita, joiden toteutumista on selostettu toimintakertomuksessa strategisten tavoitteiden toteutuminen 2013 osiossa. Toimialat ovat kuvanneet omaa toimintaansa ja siinä tapahtuneita muutoksia erikseen. Talousarviotavoitteiden ja niiden toteuttamista varten myönnettyjen taloudellisten resurssien yhteys on vaikeammin todennettavissa, kun talousarviotavoitteita ei ole esitetty toimialojen kohdilla. Toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden selkeyttäminen on erittäin tärkeätä, jotta varmistutaan siitä, että toimialoilla toimitaan valtuuston tahdon mukaisesti. Tavoitteiden asettamisessa hyvänä lähtökohtana voisi olla esim. kuntaliiton talousarviosuositus. Kauniaisten kaupungin strategisten tavoitteiden toteutumisessa ei tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan ole merkittäviä poikkeamia talousarviossa asetetuista tavoitteista. Taloudellisten tavoitteiden toteutumisen arviointi Alla olevaan taulukkoon on koottu käyttötalouden määrärahojen toteutuma toimielimittäin. Valtuustoon nähden sitova erä on toimialakohtainen toimintakate. Käyttötalouden toteutuminen TP TA muutokset muutettu toteuma poikkeama TA Yleishallinto Toimintatuotot Toimintakulut Toimintakate Sosiaali- ja terveystoimi Toimintatuotot Toimintakulut Toimintakate Yhdyskuntatoimi Toimintatuotot Toimintakulut Toimintakate Sivistystoimi Toimintatuotot Toimintakulut Toimintakate YHTEENSÄ Toimintatuotot Toimintakulut Toimintakate >2013 toimintatuottojen kasvu- % 4,7 % toimintakulujen kasvu -% 3,6 % toimintakatteen muutos -% 3,1 %

8 6 Tilikauden aikana myönnettiin lisämäärärahoja yhteensä n. 1,4 milj. euroa. Tästä 1,2 milj. euroa kohdistui sosiaali- ja terveystoimeen. Sosiaali- ja terveystoimi ylitti sitovan muutetun toimintakatteensa 0,3 milj. eurolla. Sosiaali- ja terveystoimen menoylityksistä suurin osa johtui ostopalvelumenojen kasvusta sekä erikoissairaanhoidon kustannusten ylittymisestä n. 0,3 milj. euroa. Erikoissairaanhoidon menoylitys johtui palveluiden ennakoitua suuremmasta käytöstä. Talousarviossa 2014 sosiaali- ja terveystoimen sitovaksi toimintakatteeksi on asetettu 22,8 milj. euroa, joka alittaa tilinpäätöksessä toteutuneen toimintakatteen n. 1,0 milj. euroa. Toimintakuluihin on budjetoitu vuodelle 2014 yhteensä 26,0 milj. euroa. Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota budjetoinnin realistisuuteen toimialalla. Yhdyskuntatoimen toimintakate toteutui 0,5 milj. euroa tavoiteltua alhaisempana johtuen pääasiassa budjetoitujen myyntivoittojen jäätyä toteutumatta. Sivistystoimen toimintakate toteutui n. 1,3 milj. euroa talousarviota parempana. Toimintakatteen alittumiseen vaikuttivat toimintatuottojen budjetoitua parempi kertymä sekä kulttuuri- ja vapaaaikapalveluissa ja varhaiskasvatuksessa täyttämättä jääneet vakanssit. Sivistystoimen menokuri piti kokonaisuudessaan hyvin. Kokonaisuutenaan kaupungin toimintakate toteutui 0,5 milj. euroa muutettua talousarviota parempana. Kaupungin toimintamenot kasvoivat n. 3,6 % verrattuna edelliseen vuoteen. Henkilöstökulut kasvoivat 4,1 % ja palveluiden ostojen menokehitys vastasi lähes samaa (3,7 %). Toimintakulut kasvoivat Kuntaliiton tilinpäätösarvioiden mukaan kunta-alalla keskimäärin 2,6 %. Kauniaisissa toimintamenojen kasvu on ollut keskimääräistä suurempaa. Investointien toteutuminen Investointeihin käytettiin vuonna 2013 määrärahoja yhteensä 6,1 milj. euroa. Talousarvioon määrärahoja investointimenoihin oli varattu n. 10 milj. euroa. Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota investointimäärärahojen käyttämättä jäämiseen. Talousarviossa on hyvä esittää investointihankkeiden kokonaiskustannusarviot. Talousarvioon investointimäärärahoja tulee varata suunnitelmallisesti vain hankkeita varten, jotka pystytään toteuttamaan halutussa aikavälissä. Investointimenojen siirtyminen vaikuttaa toisaalta vuoden 2013 tilinpäätökseen ja tunnuslukuihin positiivisesti, mikäli investoinnit olisivat toteutuneet tavoitteiden mukaisina, olisi kaupungin lainavelka myös kasvanut samassa suhteessa. Kaupungin taloudellinen asema 2013 Seuraavalla sivulla olevaan taulukkoon on kerätty kaupungin talouden kannalta keskeisimpiä tunnuslukuja ja verrattu niitä samankokoisiin kuntiin sekä Uudenmaan ja koko maan vastaaviin tunnuslukuihin. Jälkimmäisessä taulukossa on vertailtu muutamia Kauniaisten kaupungin keskeisiä tunnuslukuja kuntien vuoden 2013 tilinpäätösarvioiden perusteella samankokoisiin kuntiin sekä Uudenmaan maakuntaan.

9 7 Tunnuslukujen vertailua Tunnusluku Vertailu 2012 tunnuslukujen osalta Uusimaa Koko maa asukkaan kunnat Tuloveroprosentti, % 16,5 16,5 16,5 19,7 18,63 19,24 Asukasluvun muutos, % 1,4 1,2 2,2-0,2 1,1 0,5 Toimintatuotot/-kulut, % 21,1 17,4 18,1 18,8 27,9 24,4 Vuosikate %:a poistoista Vuosikate, /as Omavaraisuus-% ,0 91,1 90,5 53,8 70,9 62,1 Suhteellinen velkaantuneisuus , % 11,2 12,8 13,5 44,8 46,1 48,2 Lainakanta , /as Kassan riittävyys pv Lähde: Suomen Kuntaliitto, Verohallinto ja tilastokeskus (kuntien taloudellisia tunnuslukuja) Tunnuslukujen vertailua Tilinpäätösarviot Uusimaa Tunnusluku asukkaan kunnat Tuloveroprosentti, % 16,5 16,5 16,5 19,98 18,66 Vuosikate %:a poistoista Vuosikate, /as Lainakanta , /as Lähde: Suomen Kuntaliitto, kuntien tilinpäätösarviot 2013 Kaupungin taloudellista tilannetta voidaan tunnuslukujen valossa luonnehtia hyväksi. Kaupungin tilinpäätös oli n. 1,0 milj. euroa alijäämäinen. Vuosikate heikkeni selvästi edellisvuoteen verrattuna, eikä riittänyt kattamaan suunnitelman mukaisia poistoja. Vertailussa on kuitenkin syytä ottaa huomioon suunnitelmapoistoihin kirjattu n. 0,7 milj. euron aiheellinen lisäpoisto (Klostret). Lisäksi tilinpäätökseen ei sisältynyt myyntivoittoja ennustetusti, vaan näiden realisoituminen siirtyi tuleville vuosille. Kaupungin omavaraisuusaste ja suhteellinen velkaantuneisuusaste ovat tällä hetkellä erinomaisella tasolla. Kaupungilla ei ollut pitkäaikaista lainaa tilikauden päättyessä. Kaupungin taseessa on kertyneitä ylijäämiä tilikauden 2013 tulos huomioiden yhteensä 39,4 milj. euroa. Kaupungin toimintatuotot (mm. myyntituotot, maksutuotot) kattavat toimintamenoista vain 18,1 %. Loppuosa katetaan verotustuloilla, joiden merkitys kaupungin kannalta on siten erityisen suuri. Kaupungin verotulot kehittyivät suotuisasti, mutta valtionosuuksia kertyi 0,6 milj. euroa edellisvuotta vähemmän. Valtionosuusuudistukset vähentävät kaupungin valtionosuuksia myös jatkossa. Kaupungin talousarvio 2014 on alijäämäinen n. 2,4 milj. euroa. Taloussuunnitelmavuodet 2015 ja 2016 odotetaan olevan positiivisia omaisuuden myyntivoittojen johdosta. Kaupungin toimintamenojen kasvu on ollut keskimääräistä korkeampi tilikaudella 2013 ja myös edellisellä tilikaudella. Kaupungin palvelutaso on haluttu säilyttää laadukkaana, jolloin kustannustaso on vastaavasti myös korkea. Palvelutason säilyttäminen nykyisellä tasolla voi lähitulevaisuudessa asettaa paineita verotustulojen kasvattamiselle ja/tai vaihtoehtoisesti palvelurakenteiden muutoksille. Valtionosuusjärjestelmän muutos on syytä huomioida tarkasteltaessa kaupungin taloudellista tilannetta pitkällä aikavälillä. Kaupungin saamat valtionosuudet ovat putoamassa lähivuosina merkittävästi.

10 8 Konsernin taloudellinen tilanne ja kehityssuunta Kaupunkikonserniin kuuluu tytäryhteisöinä lähinnä kiinteistöyhtiöitä, joiden tehtävänä on harjoittaa asuntojen vuokraustoimintaa. Kaupunki laatii vuosittain konsernitilinpäätöksen osana kaupungin tilinpäätöstä. Kaupungin kokonaistilannetta tarkasteltaessa ei sovi unohtaa konsernin osuutta, esimerkiksi konsernitaseessa on kertyneitä lainoja euroa asukasta kohden. Konsernin tunnusluvut ovat hyvää tasoa vertailtaessa yleensä kuntakonsernien keskimääräisiin lukuihin. 4 Henkilöstö Tarkastuslautakunta kuuli arviointivuoden aikana kaupungin henkilöstöpäällikköä sekä henkilöstöjärjestöjen edustajia. Kaupungin henkilöstöasioiden hoitoon oltiin pääosin tyytyväisiä. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan kaupungin arvot heijastuvat hyvin toiminnassa. Kaupungissa toteutetaan säännöllisesti henkilöstön työtyytyväisyyskysely. Viimeisin kysely oli toteutettu syksyllä Keskimäärin tulokset olivat hyviä, vaikka hajontaa yksiköittäin tyytyväisten ja tyytymättömien välillä oli. Tuloksiin, joissa oli tyytymättömyyttä, onkin syytä kiinnittää erityistä huomiota. Kyselyn keskiarvo oli asteikolla 1-5 yhteensä 3,62. Edellisen kerran vuonna 2010 toteutettu kysely antoi keskiarvoksi 3,56. Kyselyn keskiarvo ylitti myös vertailukuntien toteuttamien kyselyiden tulokset. Kehityssuunta on siten ollut myönteinen ja toimenpiteitä henkilöstön työtyytyväiseen parantamiseksi on siten suositeltavaa jatkaa ja erityisesti huomioitava yksiköt, jossa tyytyväisyys oli alle kaupungin keskiarvon tai hajonta suurta. Kyselyn perusteella tarkastuslautakunta näkee erityisen tärkeänä esimiestyön kehittämisen kaupungissa. Palkitsemisjärjestelmien tasapuolisuus, ristiriitojen välitön selvittäminen ja avoin keskustelu sekä tiedottaminen nousivat tarkastuslautakunnan arviointihaastatteluiden ja työtyytyväisyyskyselyn tulosten perusteella erityisiksi kehittämiskohteiksi. Johtamisen perusedellytykset on syytä huolehtia asianmukaisiksi ja kehityskeskusteluiden käyminen rakentaa koko organisaation toimintatavaksi. Tarkastuslautakunta näkee, että kehityskeskustelut on hyvä käydä yhteistä mallia noudattaen. Keskusteluissa tulee kiinnittää huomiota henkilöstön tavoitteiden ja vastuiden riittävään määrittelyyn. Käydyistä keskusteluista ja henkilöstön kehittämistavoitteiden toteutumisesta on hyvä raportoida organisaatiossa esim. henkilöstöhallinnolle, jolloin turvataan riittävä valvonta ja yhdenmukaisten periaatteiden noudattaminen. Kaupungin palkitsemisperiaatteiden yhdenmukaisuus ja tasavertaisuus tulee tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan varmistaa. Kaupungissa on tarkastuslautakunnan haastatteluissa saamien tietojen mukaan esiintynyt myös työpaikkakiusaamista, jonka suhteen on sovellettava nollatoleranssia. Henkilöstön työtyytyväisyyteen vaikuttaa lisäksi kuntakentän rakenteelliset ratkaisut, joiden lopullinen sisältö on vielä avoin. Henkilöstön työhyvinvointia on myös haitanneet sisäilmaongelmat, jotka tulee selvittää ja tehdä tarvittavat toimenpiteet niiden poistamiseksi. Henkilöstökertomuksen 2013 mukaan henkilökunnan määrä oli 727 (edellisenä vuonna 724). Henkilöstöstä naisia oli 76 %, miehiä 24 %. Henkilöstön keski-ikä oli 47,3 vuotta. Kasvava

11 9 eläköitymisten määrä tuo lähitulevaisuudessa mahdollisuuden kehittää organisaatiota joustavasti vastaamaan tulevaisuuden tarpeita ja sen perusteella myös uusia rekrytointeja. Kaupungissa on syytä varautua riittävän ajoissa eläköitymisten tuomiin haasteisiin esimerkiksi tarkastelemalla millaista osaamista kaupunki jatkossa tarvitsee, millaista osaamista sillä tällä hetkellä on ja kuinka vastata tuleviin tarpeisiin. Henkilöstön sairauspoissaoloissa ei juuri tapahtunut muutoksia verrattuna edelliseen vuoteen. Sairauspoissaoloprosentti oli 3,65 (2012; 3,67), ja on siten alle kunta-alan keskiarvon (n. 4,5 %). Kehityssuunta on myönteinen ja tarkastuslautakunta ilmaisee tyytyväisyytensä poissaolojen varhaiseen puuttumiseen. 5 Kuntakonsernille asetettujen tavoitteiden toteutumisen arviointi Kaupunkikonserniin kuuluu 10 yhtiötä, joista 9 on kiinteistöyhtiöitä. Konserniyhtiöille talousarviossa asetetut tavoitteet toteutuivat suunnitellusti. Tavoitteet koskivat vuokrausastetta. Tytäryhtiöille on hyvä asettaa myös taloudellisia tavoitteita. 6 Muut havainnot 6.1 Sosiaali- ja terveystoimi, yleistä Tarkastuslautakunnan arviointityö perustuu nelivuotiskauden kattavaan arvioinnin työohjelmaan. Työohjelmassa vuoden 2013 painopistealueena oli sosiaali- ja terveystoimi. Sosiaali- ja terveystoimeen on kohdistunut merkittäviä kustannuspaineita sekä toimintaympäristöön liittyviä muutoksia. Valtiohallinnon sote-uudistus, kuntarakenneselvitykset, tietojärjestelmien kehittäminen (Apotti-hanke) ja Villa Bredan laajennushankkeen suunnittelu ovat työllistäneet toimialueen henkilökuntaa. Näistä huolimatta sosiaali- ja terveystoimen strategiset tavoitteet on saavutettu hyvin ja tuotetut palvelut on tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan korkealaatuiset. Toiminnallisten tavoitteiden arviointia vaikeuttaa se, ettei niitä ole kirjoitettu riittävästi auki. Palveluiden tuottaminen nykyisen laajuisena tuottaa myös tuotantokustannusten muodossa paineita. Sosiaali- ja terveystoimen budjetoinnin realistisuuteen verrattuna edellisen vuoden toteutumaan tulee kiinnittää huomiota Sosiaalitoimi Sosiaalitoimen yksiköt ovat saavuttaneet lainsäädännön määräämät käsittelyaikavelvoitteet hyvin. Sosiaalityössä sosiaalityöntekijöiden vaihtuvuus on ollut kuitenkin suurta. Lisäksi sosiaalityön asiakasmäärien ennustetaan kasvavan, jolloin sosiaalityön resursseista voi tulla puutetta. Tarkastuslautakunnan kiinnittää huomiota riittävään seurataan siitä, miten resurssit riittävät lakisääteisistä velvoitteista suoriutumiseen määräaikoja noudattaen.

12 10 Sosiaalitoimessa hoidetaan myös vuokra-asuntopäätöksiä sekä vammaispalveluiden erityisavustajien palkanlaskenta. Tarkastuslautakunta suosittelee selvittämään, onko näiden toimintojen suorittamien sosiaalitoimessa tarkoituksenmukaista. Kauniaisten kaupungin myöntämät sosiaalietuudet ovat ehkä naapurikuntia korkeammat. Tarkastuslautakunta pitää hyvänä, että etuuksista tehdään vertailua ja että niiden tuottamien tulosten perusteella tehdään johtopäätöksiä. Tarkastuslautakunta kiinnitti huomiota, että vammaispalveluiden osalta kaikilla palvelunsaajilla ei ollut vielä vammaispalvelulain mukaisia hoitosuunnitelmia laadittuna Vanhustenhuolto Tarkastuslautakunta tutustui arviointivuonna nykyisen Villa Bredan toimintaan. Tarkastuslautakunta totesi tilojen olevan viihtyisät. Vanhustenhuollon resurssimitoitus on tiukka ja toimintaan luo haasteita henkilöstön sijoittuminen eri toimintayksiköihin. Toimialalla on myös sairauslomia suhteellisen paljon ja tätä tilannetta on myös ratkaistu vuokratyövoimaa käyttämällä. Tarkastuslautakunta suositteleekin, että kaupungissa arvioitaisiin oman henkilöstön ja vuokratyövoiman käytön suhdetta ja mahdollisuuksia ratkaista resurssiongelmia myös omia työkäytäntöjä muuttamalla. Vanhustenhuollon toiminnan kehittämisen painopistealue on tällä hetkellä laitosmaisessa hoidossa. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan kehittämisresursseja tulisi käyttää myös kotona asumisen tukemiseen. Lisäksi tarkastuslautakunta suosittelee, että kaupungin ja vapaaehtoistyövoiman välistä yhteyttä kehitettäisiin esittämällä konkreettinen toimintasuunnitelma ja nimeämällä vastuuhenkilö. Vapaaehtoistyön osalta kysyntä ja tarjonta ei tällä hetkellä kohtaa, eikä koordinointivastuuta asiassa ole kenelläkään kaupungissa. Villa Bredan laajennushanke on Kauniaisten investointiohjelmassa varsin mittava hanke. Hanke on suunnitteluvaiheessa ja sen toteuttamiseen päästään vuoden 2014 aikana. Hankkeen suunnitteluun ja toteuttamiseen tulee varata riittävästi resursseja ja varmistaa riittävän laaja edustus hankkeen valmisteluelimiin. Rakennusvaiheen valvonta tulee järjestää asianmukaisesti, jotta varmistutaan rakentamisen laadusta ja suunnitelmien noudattamisesta. Tarkastuslautakunta seuraa hankkeen etenemistä Terveystoimi Terveystoimen yksiköt saavuttivat hoitotakuuvelvoitteet päättyneeltä vuodelta hyvin. Suun terveydenhuollossa resurssien riittävyys on ollut haasteellista ja hoitotakuussa pysyminen on edellyttänyt ulkopuolisen vuokratyövoiman käyttämistä. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan kaupungissa on hyvin toimiva terveyskeskus ja osaavaa henkilökuntaa. Tästä kertoo myös se, että Kauniaisten terveysaseman palvelut on valinnut arviointikertomusta kirjoitettaessa jo n. 500 ulkopaikkakuntalaista. Resurssien riittävyys voi osoittautua haasteeksi, mikäli terveysaseman omaksi perusterveydenhuollon hoitopaikaksi valitsee enenevässä määrin ulkopaikkakuntalaisia.

13 11 Toimialalla suurena haasteena voidaan nähdä väestön ikääntyminen ja sitä kautta asiakkaiden määrän kasvu ja mitoittaa tietotekniikan kehittäminen vastaamaan tähän haasteeseen. Tietotekniikkainvestoinnit ovat rahallisesti merkittäviä, jolloin Kauniaisten terveyskeskus voi osoittautua liian pieneksi hankkeiden läpiviemiseksi. Lisäksi tarkastuslautakunta haluaa kiinnittää huomiota siihen, että IT-palveluiden tai konsultointipalveluiden ostamiseen voidaan käyttää määrärahoja helpommin kuin sijaisten palkkaamiseen. Terveysasemalla otettiin käyttöön vuoden aikana ns. takaisinsoittojärjestelmä. Takaisinsoittojärjestelmän tavoite oli hyvä, mutta sen käyttöönoton yhteydessä on esiintynyt ongelmia. Kaupungissa on suositeltavaa varmistua, että resursseja on riittävästi järjestelmän kehittämiseen ja ylläpitoon. Tarkastuslautakunta seuraa järjestelmän toimivuutta jatkossa. 6.2 IT-toiminnot Sähköiset palvelut ovat kehityksessään vielä alkuvaiheessa. Tarkastuslautakunta pitää hyvänä, että pyritään yhteistyöhön hankkeiden toteuttamisessa. Sähköisen asioinnin sovelluksen runko voidaan toteuttaa eri toimialojen palveluille samalla yleisellä yhteisellä osalla, kun määritellään ja suunnitellaan ensin yleisesti sähköisen asioinnin prosessi. Sähköisen asioinnin järjestelmän toteutuksessa riski eri toimialojen päällekkäisestä kehittämistyöstä on todellinen, jos yhteistä perusratkaisua ei ole ensin valittu. Henkilöstön tietotekniikan käyttötaidoissa on suuria tasoeroja, mistä syystä uusien sovellusten käyttöönottovaihe voi kestää ja hyödyt sovellusten (esim HR-työpöytä, Intranet) käytöstä jäävät odotettua pienemmiksi. Henkilöstön IT-koulutustarve tulee selvittää vähintään vuosittain ja esimiesten huolehtia alaistensa IT-osaamisen kehittämisestä. 6.3 Ostopalveluiden käyttö Tarkastuslautakunta toteutti arviointivuonna konsulttipalveluiden ostoihin kohdistuvan tarkastuksen. Tarkastukseen valittiin kaikki yli euron hankinnat, jotka eivät perustuneet pitkäaikaisiin sopimuksiin. Selvityksen perusteella valtaosa konsultointitöistä toteutui yhdyskuntatoimen toimialalla (1,9 milj. euroa vuonna , aineiston kokonaisarvo n. 3,0 milj. euroa). Tarkastuslautakunta kiinnitti huomiota palveluhankintojen kilpailuttamiseen sekä siihen, että palveluostojen vaikuttavuuden arviointi tulee aina suorittaa hankinnan jälkeen (miten hankinnassa onnistuttiin, vastasiko laatu ja saatu hyöty odotuksia jne.). Usein käytettyjen toimittajien osalta sopiva kilpailuttamismenettely olisi esimerkiksi puitesopimusjärjestely. Tarkastuslautakunta palaa ostopalvelusopimusten toteuttamisen arviointiin vuoden 2014 arviointikertomuksessa.

14 Muut havainnot Tarkastuslautakunta kiinnitti vuoden aikana huomiota tilintarkastuksen väliraporteista siihen, että kaupungin omistamalla maalla olevan pujottelurinteen osalta on voimassa useita eri sopimuksia, jotka eivät näytä kumoavan toisiaan. Sopimusten ehdot näyttävät myös poikkeavan toisistaan. Hallinnon on syytä arvioida sopimuskokonaisuuden tarkoituksenmukaisuus. Sopimuskumppanina on kaikissa Idrottsföreningen Kamraterna, Grankulla r.f. Tarkastuslautakunta kiinnitti huomiota väliraporteissa myös siihen, että kaupungin erityisoppilaiden opetushallitukselle ilmoitettu lukumäärä ei näytä täsmäävän vastaavan ajankohdan oppilasluetteloista laskettuihin. Erityisoppilaita oli ilmoitettu liian vähän. Erityisoppilaista saadaan korotettua valtionosuutta, joten tietojen ilmoittamiseen ja tiedonkeruuprosessiin on syytä kiinnittää hallinnossa huomiota ja hyödyntää käytössä olevat tietojärjestelmät. 7 Yhteenveto Tarkastuslautakunta katsoo edellä kerrottuihin tarkastushavaintoihinsa perustuen, että valtuuston hyväksymät tavoitteet on riittävässä määrin saavutettu. Toiminnan tavoitteiden asettamista tulee edelleen kehittää, jotta niiden toteutumisen seuranta ja arviointi toimialoittain on kattavampi. Kaupungin taloudellinen tilanne on heikentynyt edelliseen vuoteen verrattuna. Vuoden 2013 tilikauden tulos on alijäämäinen n. 1,0 milj. euroa. Alijäämään vaikutti kuitenkin Klostret kiinteistöön tehty aiheellinen lisäpoisto 0,7 milj. euroa. Kaupungin taloustilanne on haasteellinen johtuen myös tulevan valtionosuusuudistuksen myötä aiheutuvista valtionosuustulomenetyksistä. Kaupungin menojen kehitykseen tulee suhtautua maltillisesti sekä myös aktiivisesti etsiä mahdollisuuksia toimintatuottojen kasvattamiseen. Laadukkaan ja monipuolisen palvelutason ylläpito saattaa aiheuttaa jatkossa paineita verotulojen kasvattamiseen ja/tai palvelutarjonnan muuttamiseen. Kaupungin taseessa on kertyneitä ylijäämiä, jotka tuovat puskuria ja antavat mahdollisuuksia kehittää toimintoja suunnitelmallisesti entistä kustannustehokkaampaan suuntaan. Tarkastuslautakunnan havainnot on otettu toimintojen johtamisessa vakavasti ja toimintaa on kehitetty niiden pohjalta. Tarkastuslautakunta kiittää kaikkia lautakunnassa haastateltavana olleita viranhaltijoita ja toivoo, että tässä arviointikertomuksessa esitetyt havainnot otetaan huomioon vuoden 2014 toiminnassa ja vuoden 2015 talousarviota laadittaessa.

15 13 8 Tarkastuslautakunnan esitys kaupunginvaltuustolle Tarkastuslautakunta yhtyy tilintarkastajan lausuntoon ja esittää kaupunginvaltuustolle, että vuoden 2013 tilinpäätös hyväksytään ja kunnan taloutta ja hallintoa hoitaneille toimielinten jäsenille ja tehtäväalueiden johtaville viranhaltijoille myönnetään vastuuvapaus tilikaudelta Tarkastuslautakunta esittää lisäksi, että kaupunginhallitus antaa tässä arviointikertomuksessa kursiivilla esitettyihin kehittämis- ja toimenpidesuosituksiin vastineensa syyskuun 2014 loppuun mennessä. Vastine on syytä saattaa myös kaupunginvaltuustoon tietoon. 9 Arviointikertomuksen allekirjoitukset Kauniaisissa 14 päivänä toukokuuta 2014 Kauniaisten kaupungin tarkastuslautakunta: Heikki Kurkela Johanna Hammarberg Pekka Kuvaja Guy Willman Erkki Karimaa