Markkinointiviestintäpalvelut korjattu klo 15.10

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ Markkinointiviestintäpalvelut korjattu klo Tarjouspyynnön kohde Tarjouspyynnön kohde Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Sopimuskausi Tarjousten valinta ja vertailu Tarjoajaan liittyvät kelpoisuusvaatimukset Tiedot tarjoajayrityksestä Tarjoajan taloudelliset, rahoitukselliset sekä muut edellytykset Tarjouksessa huomioitavat hankintaan liittyvät vaatimukset Palveluiden hinnoittelu ja hintojen antaminen tarjouksessa Toimitus, hinta- ja maksuehdot Toimitusaika Kokoukset Tarjouksen tekemiseen liittyvät vaatimukset Tarjouksen sisältö ja muotovaatimukset Osatarjoukset, vaihtoehtoiset tai ehdolliset tarjoukset Ryhmittymänä tarjoaminen tai alihankintasuhteet Tarjoukseen ja hankintasopimukseen liittyvät yleiset asiat Noudatettavat sopimusehdot Luottamuksellisuus ja tarjousasiakirjan julkisuus Erimielisyyksien käsittely Tarjouksen hylkääminen Sopimuksen tekeminen Tarjouskilpailun aikataulu Tarjouksen voimassaolo Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset Tarjousten jättäminen Tarjouskilpailun aikataulu... 6 Imatran kaupunki Virastokatu 2, Imatra Vaihde: Faksi: Sähköposti: kirjaamo@imatra.fi Internet:

2 1. Tarjouspyynnön kohde 1.1 Tarjouspyynnön kohde Tarjouspyynnön kohteena on markkinointiviestintäpalveluiden toimittaminen Tilaajille tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyillä ehdoilla. Hankintayksikkö on Imatran kaupunki, sisältäen sen tytäryhtiöt Imatra Base Camp Oy:n ja Imatran Lämmön. Imatran kaupungilla sekä suurimmalla osalla sen hankkeista on käytössään graafinen ohjeisto. Ohjeistoa soveltamalla tuotetaan Imatran kaupungille ja sen hankkeille ja ohjelmille markkinointiviestintämateriaalia. Tällä tarjouspyynnöllä kilpailutetaan puitesopimustoimittajat graafiseen suunnitteluun markkinointivideoiden tuottamiseen o taide- ja ainutlaatuista erityisosaamista vaativat videotuotannot voidaan tilata sopimustoimittajien ulkopuolelta valokuvaamiseen o taide- ja ainutlaatuista erityisosaamista vaativat kuvat voidaan tilata sopimustoimittajien ulkopuolelta Kilpailutuksessa valitaan 3-5 toimittajaa. Sopimuksen ollessa voimassa kuhunkin työhön valitaan se toimittaja, jonka tilausajankohtana soveltuu parhaiten tilaajan tarpeeseen. Graafisen suunnittelun osalta puitesopimustoimittajien listalle valitaan vähintään yksi tarjoaja, jolla on menneenä vuonna ollut palveluksessaan keskimäärin yli seitsemän vakituista työntekijää. Imatran kaupunki hakee myöhemmin eri kilpailutuksella strategista kumppania, jonka kanssa tulemme kehittämään Imatran viestintää, markkinointia ja myyntiä kokonaisvaltaisesti. Strategiselta kumppanilta voidaan hankkia myös kampanjasuunnittelua. Mainoskampanjan osatoteutus voidaan tehdä myös tällä kilpailutuksella valittavien toimittajien kanssa. Hankinta ylittää arvoltaan kansallisen kynnysarvon. Imatran kaupunki tullee hankkimaan sopimuskauden aikana noin euron arvosta, mutta ei sitoudu mihinkään ostomäärään. Imatran Lämpö on mukana erillisessä energian markkinointiyhteistyössä ja hankkii osan ko. palveluista sitä kautta. 1.2 Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankinta toteutetaan avoimena hankintamenettelynä. Hankinnasta on ilmoitettu HILMA-kanavalla sekä Imatran kaupungin internetsivuilla osoitteessa 2. Sopimuskausi Sopimuksen arvioitu ajanjakso on Hankintasopimukseen liittyy optio ajanjaksolle

3 3. Tarjousten valinta ja vertailu Valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailu tehdään kolmen osakokonaisuuden osalta erikseen. Kuhunkin osakokonaisuuteen valitaan vähintään yksi palveluntuottaja. Valituksi voi tulla yksi tai useampi toimittaja seuraavien osa-alueittain arviointiperusteiden mukaan: Hinta, 50 %, 50 pistettä. Osakokonaisuuden halvin hinta saa 50 pistettä, muut suhteessa siihen. Työn laatu, 50 %, 50 pistettä (osakokonaisuuksittain) Laadun arviointi tehdään työnäytteiden perusteella. Tarjouksen liitteenä tulee toimittaa seuraavat työnäytteet sen perusteella, mihin tarjouskilpailun osaan osallistuu: Osa 1, Graafinen suunnittelu esite, vähintään kahdeksan sivua. juliste flyer kampanjasivusto Osa 2, Videot markkinointi- tai esittelyvideo Osa 3, valokuvaus kolme valokuvaa Materiaali tulee toimittaa sähköisessä muodossa. Asiantuntijaryhmä arvioi työnäytteet niiden teknisten, visuaalisten ja informatiivisten ominaisuuksien perusteella. Työryhmän parhaaksi arvioimat osakokonaisuuden työnäytteet saavat 50 p ja muut suhteessa siihen. Tarjoajan tulee ilmoittaa arviointia varten tarvittavat tiedot. Mikäli tarvittavia tietoja ei toimiteta, eikä laatua voida todentaa, tarjous voidaan hylätä. Asiantuntijaryhmä arvioi laadun tarjouksissa olevien tietojen ja materiaalien perusteella. 4. Tarjoajaan liittyvät kelpoisuusvaatimukset 4.1 Tiedot tarjoajayrityksestä Tarjoajan tulee esitellä tarjouksensa johdantona toimintaansa ja yritystään. Tarjouksessa on mainittava: - Tarjoajan Y-tunnus - Tarjoajan yhteyshenkilöt sekä heidän yhteystietonsa (osoite, puhelin, sähköposti) - Hankintapäätöksen lähettämistä varten toimittajan on ilmoitettava sähköpostiosoite, johon päätös voidaan lähettää. Hankintapäätöksestä tiedotetaan sähköpostitse, joten käytettävän sähköpostiosoitteen suositellaan olevan yrityksen yleinen.

4 4.2 Tarjoajan taloudelliset, rahoitukselliset sekä muut edellytykset Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjoajia koskevat ehdottomat kelpoisuusvaatimukset on määritelty liitteessä 1, Kelpoisuusvaatimukset. Tarjoajan on täytettävä lomake kaikilta osin. Kelpoisuutta osoittavat selvitykset ja todistukset pyydetään erillisellä viestillä tarjousten vertailun yhteydessä niiltä tarjoajilta, jotka ovat valikoitumassa sopimustoimittajiksi. 5. Tarjouksessa huomioitavat hankintaan liittyvät vaatimukset 5.1 Palveluiden hinnoittelu ja hintojen antaminen tarjouksessa Hinta on ilmoitettava kiinteänä tuntihintana, (alv 0%) arvonlisäverottomana nettohintana, joka sisältää toiminnan kokonaiskustannukset, ja on voimassa koko sopimuskauden. Erillisiä toimenpidepalkkioita ei makseta. Toimittajan tulee luovuttaa julkaisuvalmiin työn lisäksi avoimet tiedostot käyttöömme töiden jatkomuokkaamista varten. Emme muuta olennaisesti teoksen visuaalista kokonaisilmettä (sävyjä, fontteja) vaan saamme oikeuden muuttaa työn kokoa ja tekstisisältöä, sekä asemoida nimiön, kuvat/kuvituksen ja työn muut mahdolliset materiaalit oikeassa suhteessa mahdollista jatkokäyttöä ja eri mainosmuotoja ajatellen. Jos työssä on käytetty jotain muita kuin järjestelmäfontteja tai kuvia joihin tilaajalla ei ole oikeutta, sitoutuu tilaaja hankkimaan ne eri kustannuksin. Videoissa ja valokuvissa tulee tilaajalle toimittaa myös leikkaamaton ja käsittelemätön materiaali. Videot ja kuvat ovat tilaajan käytössä täysin oikeuksin. 5.2 Toimitus, hinta- ja maksuehdot JYSE 2014 Palvelut 5.3 Toimitusaika Pyydettävän palvelujen luonteesta johtuen toimitusaikojen määrittely on tapauskohtaista. Pyydämme tarjoajaa kuitenkin kuvaamaan käytäntöjään ja periaatteitaan toimitusaikojen suhteen. 5.4 Kokoukset Palvelujen tarjoamiseen liittyvien kokouksien pitopaikat määritellään erikseen hankintasopimuksen erillisten tilausten tekemisen yhteydessä. Imatran ulkopuolisten toimittajien tulee tarvittaessa saapua Imatralle kerran kalenterivuodessa omalla kustannuksellaan. Seuraavista kokouskerroista tilaaja maksaa matkakorvaukset halvimman käytettävissä olevan matkustustavan mukaan. 6. Tarjouksen tekemiseen liittyvät vaatimukset 6.1 Tarjouksen sisältö ja muotovaatimukset Tarjouksen ja sen liitteiden tulee olla suomenkielisiä. Tarjouksen tulee sisältää tässä tarjouspyynnössä mainitut asiat. Pyydettyjen selvitysten taikka tietojen antamatta jättäminen voi johtaa tarjouksen sulkemiseen tarjouskilpailun ulkopuolelle.

5 Tarjouksessa pitää olla eriteltynä selvitys tarjoajan toimintamallista vastuukysymyksissä ja valitustilanteissa. 6.2 Osatarjoukset, vaihtoehtoiset tai ehdolliset tarjoukset Myös osatarjoukset hyväksytään. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjotun palvelun on täytettävä tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitellyt hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset. Ehdollisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouksessa ei näin ollen voi esittää tarjouksen sitovuuteen liittyviä ehtoja tai varaumia. 6.3 Ryhmittymänä tarjoaminen tai alihankintasuhteet Sopimus tehdään sen toimittajan kanssa, jonka nimissä tarjous on tehty. Kyseinen toimittaja on vastuussa kaikista palvelusopimuksen mukaisista velvoitteista myös silloin kun se käyttää alihankkijoita. Ryhmittymänä tarjoaminen on sallittua. Tällöin palvelusopimuksen tekeminen edellyttää ryhmittymään kuuluvien yritysten yhteisvastuullista sitoutumista sopimukseen ja sen palvelun tuottamista koskevien asiakaskohtaisten sopimusten velvoitteisiin ja vastuisiin. 7. Tarjoukseen ja hankintasopimukseen liittyvät yleiset asiat 7.1 Noudatettavat sopimusehdot Tarjouspyynnössä mainittujen ehtojen lisäksi hankinnassa noudatetaan muilta osin julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 Palvelut). Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen vuoksi. 7.2 Luottamuksellisuus ja tarjousasiakirjan julkisuus Kaikki tarjousasiakirjat ovat julkisia sopimuksen syntymisen jälkeen hankintalain 84 :n mukaisesti. Mikäli tarjoaja katsoo, että jokin osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luonteisena pidettävä salaisena, tulee tällainen tieto merkitä luottamukselliseksi ja toimittaa erillisellä liitteellä. Mikäli liikesalaisuuksia ei toimiteta erillisellä liitteellä, käsitellään tarjous julkisena tietona. Hinta, alennusprosentti eivätkä vertailussa käytettävät tiedot voi olla liikesalaisuuksia. 7.3 Erimielisyyksien käsittely Hankintaa koskevat riitaisuudet ratkaistaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluin ei päästä molempia osapuolien hyväksymään tulokseen, viedään asia ratkaistavaksi tilaajan kotipaikan alioikeuteen. 7.4 Tarjouksen hylkääminen Tarjous voidaan hylätä, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä mm. silloin kun siihen ei sisälly vaadittuja tietoja ja liitteitä. Tarjoaja, joka ei täytä vaadittuja teknisiä ja taloudellisia edellytyksiä voidaan sulkea tarjouskilpailusta pois.

6 7.5 Sopimuksen tekeminen Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Tarjousten arviointi ja vertailu suoritetaan kolmessa vaiheessa: Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten vertailu Valitun toimittajan ja hankintayksikön välille tehdään sitova sopimus vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. 8. Tarjouskilpailun aikataulu 8.1 Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla voimassa neljä (4) kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä. 8.2 Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset pyydetään toimittamaan sähköpostitse osoitteeseen viimeistään klo 13. Sähköpostiviestin aihekenttään tulee kirjoittaa markkinointiviestintä. Kysymyksiin laaditaan vastaukset, jotka julkaistaan osoitteessa tarjouspyynnön yhteydessä Tarjoajan on pidettävä itse huoli, että käy lukemassa vastaukset ennen tarjouksen jättämistä. 8.3 Tarjousten jättäminen Tarjous on toimitettava klo mennessä sähköpostitse osoitteeseen ja aiheeksi merkitään Markkinointiviestintä. Myöhässä saapuneita tarjouksia ei käsitellä. 8.4 Tarjouskilpailun aikataulu Tavoitteena on, että hankintapäätös tehdään viikolla 43 ja päätöksen saatua lainvoiman allekirjoitetaan hankintasopimukset. Imatran kaupunki LIITTEET Liite 1 Liite 2 Liite 3 Tarjoajan kelpoisuusehdot Tarjouslomake JYSE 2014 Palvelut (tarjoaja lataa itse, esim. osoitteesta