1 VTV:n tarkastusraportointiohje. 2 Tarkastuskertomuksen rakenne Dnro 23/01/ (12)

Transkriptio

1 Tarkastusohjeen yleinen osa, liite 1 Tarkastusraportointiohje 2015

2 Sisällys 1 VTV:n tarkastusraportointiohje Tarkastuskertomuksen rakenne Tarkastusviraston kannanotot Luku 1: Mitä tarkastettiin Luvut 2-6: Tarkastushavainnot Vakioliite: Miten tarkastettiin Viitteet Muut liitteet Tarkastuskertomuksen toteutus Tyylit Visuaaliset elementit Kuvat Kuviot ja grafiikat Tekijänoikeudet Otsikot Nostot Taulukot Tekstilaatikot Suosituksia tekstin luettavuuden varmistamiseksi... 9 LIITE 1: Miten tarkastettiin LIITE 2: Tarkastuskertomuksen raportointiprosessi... 12

3 Dnro 23/01/ VTV:n tarkastusraportointiohje Tarkastusvirasto laati yhteisen tarkastuskertomusrakenteen ja -mallin kaikille viraston ns. pitkille tarkastuskertomuksille (tuloksellisuustarkastukset, laillisuustarkastukset sekä pitkät finanssipolitiikan tarkastukset) vuonna Virastossa toteutettavat laillisuustarkastukset ja finanssipolitiikan tarkastukset julkaistaan uuden mallin mukaisesti alkaen ja tuloksellisuustarkastukset alkaen. Kaikilla näillä tarkastuslajeilla on siis jatkossa yhteinen kertomuspohja, yhtenäinen rakenne sekä sama ulkoasu ja tyyli. Tämä ohje koskee yhteisen tarkastuskertomusmallin soveltamista. Tässä ohjeessa kuvataan yhteisen tarkastuskertomusmallin pääpiirteet eli lukurakenne ja lukujen pääasiallinen sisältö. Tarkastuksen toteutus ohjeistetaan tarkastuslajien omissa tarkastusohjeissa. Myös raportoinnin ohjeistusta täsmennetään osin tarkastuslajikohtaisissa ohjeissa. 2 Tarkastuskertomuksen rakenne Tarkastuskertomuksen rakenne on napakka ja siinä nostetaan keskeisin sanoma kärkeen, sekä koko kertomuksen mittakaavassa sekä yksittäisissä luvuissa. Kokonaispituus on aiempaa lyhyempi ja eri osioille on määritelty enimmäispituudet. Sisällön esittämisessä hyödynnetään lukemista keventäviä ja ymmärrettävyyttä helpottavia tekniikoita: nostoja, ilmavuutta ja visualisointeja. Tarkastuskertomus koostuu seuraavista osista: Tarkastusviraston kannanotot (1-3 sivua) Mitä tarkastettiin -luku (1-2 sivua) Tarkastushavainnot-luku tai -luvut (enintään 5 alalukua, yhteensä 1-40 sivua) Vakioliite Miten tarkastettiin (1-3 sivua) Loppuviitteet (1-2 sivua) Kertomuksen eri osille on annettu myös enimmäismerkkimäärät, joita noudattamalla kertomuksen kokonaistekstipituudeksi muodostuu alle 50 tekstisivua. Tekstipituudet lasketaan merkkimäärissä Word-pohjan mukaisesti ja sivumääräinen pituus saattaa olla lopullisessa, taitetussa julkaisussa eri. Taitetun kertomuksen pituus riippuu myös kuvioiden määrästä. Taitetussa julkaisussa sivumääriä lisäävät kuvat ja kuviot sekä vakiosivut (kansilehti, nimiölehti, päätössivu, sisällys, päälukujen viereen tuleva kuvasivu, takakansi). Osa aiemmin tarkastuskertomukseen sisältyneistä osioista julkaistaan jatkossa ainoastaan tarkastusviraston verkkosivuilla, kuten esimerkiksi tiivistelmän käännökset ja tarkastuskertomusluettelo. Myös aiemmin kertomukseen sisältynyt tarkastusasetelman kuvaus laajassa muodossaan siirtyy tarvittaessa verkkosivuilla julkaistavaksi liitteeksi. Verkkosivuilla julkaistaan lisäksi edelleen kertomusluonnoksesta annetut lausunnot ja tarkastajan tiivistelmä niistä. Tarkastusasetelman tiivis, vakiorakenteinen kuvaus sisältyy liitteeseen Miten tarkastettiin. 3

4 Dnro 23/01/ Kuvio 1: Tarkastuskertomuksen rakenne 2.1 Tarkastusviraston kannanotot Tarkastusviraston kannanotot -luvun pituus on 1-3 sivua eli enintään 9000 merkkiä. Luku sijoittuu tarkastuskertomuksen alkuun, ennen sisällysluetteloa. Se erottuu ulkoasultaan muusta tarkastuskertomuksesta ja siinä esitetään napakasti, selkeästi ja viestinnällisesti tarkastusviraston kannanotot sekä niiden perustelut. Luku vastaa kysymyksiin: Mitä on tarkastettu? Mitä havaittiin ja pääteltiin? Mitä suositellaan? Luku vastaa tarkastuskysymyksiin ja kertoo tarkastusviraston näkemyksen tarkastettavasta asiasta. Suositukset esitetään muusta sisällöstä erottuvasti ja mikäli niitä on enemmän kuin yksi, ne esitetään numeroituina. Suositukset esitetään täsmällisesti ja viestinnällisesti selkeästi niin, että lukija ymmärtää, kenen tulisi tehdä ja mitä. Kannanottoluvussa voidaan käyttää nostoja (ks. luku 3 Visuaaliset elementit). 4

5 Dnro 23/01/ Luku 1: Mitä tarkastettiin Mitä tarkastettiin -luvun pituus on 1-2 sivua eli enintään 6000 merkkiä. Taitollisista syistä pyritään pitämään luvun pituus yhdessä sivussa eli 3000 merkissä. Luvun tarkoitus on kertoa, mitä tarkastuksessa tarkastettiin ja miksi tarkastus tehtiin. Luvussa esitetään hyvin tiiviisti, 1 2 kappaleella, tarkastusaihe ja sen valtiontaloudellinen merkitys. Lisäksi esitetään tarkastuksen tavoite ja tarkastuskysymykset ja olennaisimmat tarkastuskriteerit ja rajaukset. 2.3 Luvut 2-6: Tarkastushavainnot Tarkastushavainnot-luvun tai -lukujen tekstin yhteispituus on 1-40 sivua, jolloin tekstiä voi olla maksimissaan merkkiä. Jos havainto-osa on pitkä, se jaetaan lukuihin (2, 3, 4 ) tarkastuskysymysten tai tarkastuksen teemojen mukaan. Havainto-osan pääluvut pyritään esittämään kysymysmuodossa. Havaintolukuja on enintään viisi (luvut 2 6). Numeroituja lukutasoja kertomuksessa on kaksi (2, 2.1) ja kolmas taso on numeroimaton. Tarkastushavainnot-luvuille sopiva yhteismäärä on yleensä 3-5. Tarkastushavainnot-luvuissa kerrotaan tarkastushavainnot riittävällä tarkkuudella ymmärrettävyyden takaamiseksi ilman turhaa kuvailua. Luvut kirjoitetaan niin, että keskeiset havainnot nostetaan kärkeen. Havaintoja pyritään visualisoimaan eli kertomaan havainnoista myös kuvioiden, taulukoiden tai kuvien muodossa. Keskeisistä asioista kirjoitetaan nostoja. Visualisoinnit ja nostot kannattaa huomioida jo kirjoitusvaiheessa (ks. luku 3 Visuaaliset elementit). 2.4 Vakioliite: Miten tarkastettiin Miten tarkastettiin -liite on kertomuksen vakioliite. Sen pituus on 1-3 sivua, eli tekstiä voi olla enintään 9000 merkkiä. Liite toteutetaan vakiomuotoisena taulukkona tämän ohjeen liitteen 1 mukaisesti. Liitemalli sisältyy tarkastuskertomuksen Word-pohjaan. 2.5 Viitteet Tekstiin sisältyvät viitteet julkaistaan kertomuksen lopussa loppuviitteinä. Tarkastuskertomuksessa ei käytetä alaviitteitä eikä se sisällä lähdeluetteloa. Satunnaisia tekstiviitteitä (sulkeissa tekstin sisällä) voidaan käyttää tarvittaessa. Viitteitä tehdään vain tekstin ja evidenssin kannalta olennaisiin lähteisiin. Tarkastusohjeiden ja - standardien vaatima tarkempi tarkastusdokumentaatio sisällytetään tarkastuksen työpapereihin ja tarvittaessa täsmennetään verkkosivuilla julkaistavassa liitemateriaalissa. Viitteet sisältävät riittävät tiedot lähteen tunnistamiseksi ja löytämiseksi, mutta viitteen ei tarvitse olla täysin tieteellisten lähdeluettelomerkintöjen mukainen. Viitteet kirjoitetaan lyhyesti ja niihin ei kirjoiteta selittävää tekstiä. 5

6 Dnro 23/01/ Viitteet toteutetaan Wordissa kohdasta Viittaukset > Lisää loppuviite. Viitteet toteutetaan niin, että tekstissä on kustakin viittauksesta aktiivilinkki kyseiseen loppuviitteeseen, ja viitteestä vastaavasti ristiinlinkitys takaisin tekstiin. 2.6 Muut liitteet Kaikki tämän rakenteen ulkopuolelle jäävä tarkastusmateriaali joko jätetään julkaisematta tai julkaistaan vain tarkastusviraston verkkosivuilla. Tarkastusviraston verkkosivuilla julkaistaan ainakin tarkastusviraston kannanottojen ruotsinkielinen käännös sekä kertomusluonnoksesta annetut lausunnot ja yhteenveto niistä. Mahdollisuuksien ja tarpeen mukaan voidaan julkaista myös tarkastushavaintoja syventäviä muistioita, avoimen datan vaatimusten mukaisia taulukko- ja muita aineistoja sekä tarkastusasetelman ja tarkastuskriteerien tarkempi kuvaus. 3 Tarkastuskertomuksen toteutus Tarkastuskertomus laaditaan tarkastuskertomuspohjalle, joka löytyy Wordin omista malleista sekä tarkastuksen työtiloista. Tarkastuskertomuksessa käytetään visualisointeja, joiden käytöstä opastetaan ohjeen luvussa 3 Visuaaliset elementit. Kun tarkastuskertomusluonnos on valmis, tarkastussihteeri lähettää sen tarkastuskohteelle lausunnoille pdf-muodossa. Tarkastussihteeri taittaa lopullisen kertomuksen InDesignillä. 3.1 Tyylit Tarkastuskertomuspohjasta löytyy tyylit otsikoille (kaksi numeroitua tasoa ja yksi numeroimaton), leipätekstille, numero- ja viivaluetteloille, nostoille, taulukoille ja tekstilaatikoille, loppuviitteille, kuvio- ja taulukko-otsikoille. Tarkastuskertomuspohjan tyyleihin ei saa tehdä muutoksia, koska tyylien on taittovaiheessa vastattava InDesignin tyylejä. Tyyleihin sisältyviin vakiomuotoisiin asetteluihin (otsikoiden numeroinnit tai numeroimattomuus, oikeat marginaalit, rivivälit jne.) ei myöskään saa tehdä muutoksia. 4 Visuaaliset elementit Tarkastuskertomus pitää sisällään visuaalisia elementtejä, kuten nostoja, kuvioita, kuvia ja grafiikkaa. Tavoitteena on, että suurimmalla osalla sivuista olisi jokin nosto, kuva tai väliotsikko. Visualisoinneilla pyritään tukemaan tekstiä ja korvaamaan tekstisisältöä. Parhaimmillaan hyvä visualisointi tekee tietoa näkyväksi ja tuo uusia oivalluksia sisällöstä. Visualisointeja tehdään jo tarkastuksen kirjoittamisvaiheessa, jotta teksti ja kuvat toimivat mahdollisimman hyvin yhteen. 4.1 Kuvat 6

7 Dnro 23/01/ Tarkastuskertomuksessa käytetään valokuvia. Jokainen ylätason luku (1, 2, 3 ) alkaa teemaan ja sisältöön sopivalla valokuvasivulla (vasen puoli) ja uusi luku alkaa aina oikeanpuoleiselta sivulta. Jos sopivaa kuvaa ei ole käytettävissä, voidaan lukujen aloitussivut toteuttaa pelkkinä värillisinä sivuina. Myös kuvituksessa voidaan haluttaessa käyttää valokuvia. Valokuvien toteutuksessa ja valinnassa auttaa viestintä. Kaikkien kuvien on oltava painokelpoisia ja VTV:llä on oltava niihin käyttöoikeus (ks. kohta Tekijänoikeudet). Valokuvien vähimmäisresoluutio on 300 pikseliä. Kuvissa käytettävät kokovaihtoehdot ovat samat kuin muissa kuvioissa (ks. kohta Kuviot ja grafiikat). Kuvissa käytetään aina kuvatekstejä. Kuvatekstit kirjoitetaan niin, että ne kertovat kuvan yhteydestä tekstisisältöön. VTV:n kuvapankissa intranetissä on valokuvia, jotka ovat käytettävissä tarkastuskertomuksissa. Viestintää voi myös pyytää ottamaan tarkastukseen aihetta ja pääviestejä tukevia valokuvia. 4.2 Kuviot ja grafiikat Tarkastuskertomuksissa käytetään kuvioita ja visualisointeja tekstin elävöittämiseksi. Kuvioiden toteuttamisesta kannattaa olla yhteydessä tarkastussihteeriin jo tekstin kirjoittamisvaiheessa. Tarkastaja voi itse toteuttaa kuvion pohjan esimerkiksi Excelissä tai PowerPointissa tai pyytää tarkastussihteeriä toteuttamaan kuvion. Tarkastussihteeri tai viestintä viimeistelee kaikki kuviot taitto-ohjelma InDesignissa. Tarkastaja toimittaa kuviot ja grafiikat tarkastussihteerille aina originaalimuodossa, ei Wordiin upotettuina. Kaikissa ohjelmissa käytetään niihin määriteltyjä, valmiita, VTV:n visuaalisen ilmeen mukaisia pohjia. Värejä tai niiden järjestystä ei pidä muuttaa, koska värit on määritelty painovaatimusten ja erottuvuuden sekä VTV:n ilmeen perusteella. Jos käytetyssä ohjelmassa ei ole valmiita värimäärittelyitä, otetaan yhteys viestintään, joka katsoo värimäärittelyt kuntoon sekä tarkistaa, että ohjelman tuottama grafiikka on siirrettävissä taitto-ohjelmaan. Kuviokokoja on neljä: 1. koko sivun kuva/kuvio (leveys 21 cm, korkeus 29,7 cm) 2. sivun levyinen kuva/kuvio, jonka korkeus on vain osa sivusta (leveys 17 cm) 3. palstan levyinen kuva/kuvio (leveys 10,9 cm) 4. nostopalstan kuvio (leveys: 4,9 cm) Kuvio-otsikko tulee kuvion alle ja kuvio-otsikkotyyliä käytetään kaikissa kuvioissa. Taulukko-otsikko tulee ennen taulukkoa eli taulukon ylle. Kuvio- ja visualisointi-ideoita ja valmiita kuviopohjia löytyy VTV:n kuvapankista intranetistä. 4.3 Tekijänoikeudet VTV:llä on oltava käyttöoikeus kaikkiin tarkastuskertomuksissa julkaistaviin kuviin. Jos kuva ei ole VTV:n omaa tuotantoa, on käyttöoikeus varmistettava lähteeltä. Kuvissa on tällöin mainittava kuvaaja tai lähde. 7

8 Dnro 23/01/ Mikäli halutaan käyttää ulkopuolisen tahon toteuttamaa kuvaa tai kuviota, ja muuttaa sitä VTV:n visuaalisen ilmeen mukaiseksi tai muuten tarkastuskertomukseen paremmin sopivaksi, täytyy asiasta sopia erikseen lähteen kanssa. Tekijänoikeuksista ja avoimen lisenssin aineistosta saa lisätietoa täältä: Otsikot Tarkastuskertomuksen otsikointi on vakiomuotoista: tarkastuskertomukseen sisältyvät aina luvut Tarkastusviraston kannanotot, Mitä tarkastettiin ja liite Miten tarkastettiin. Otsikko kertoo tulevan tekstikappaleen olennaisimman asian lyhyesti ja selkeästi. Tavoitteena on, että otsikko mahtuu yhdelle riville. Tarkastushavainnot-luvuille ja niiden alaluvuille annetaan kullekin aihealuetta kuvaava otsikko. Pääluvut esitetään mahdollisuuksien mukaan kysymysmuodossa, alaluvut viestinnällisessä muodossa. Otsikoiden on hyvä sisältää verbi (aktiivimuoto) tai olla muuten toiminnallisia. Tällä tavalla jo sisällysluettelosta voi nähdä, mitä alueita on tarkastettu ja mitkä päähavainnot ovat. 4.5 Nostot Nostojen tehtävänä on keventää sivujen ulkoasua, parantaa luettavuutta sekä nostaa tekstistä esille keskeisiä asioita ja kiteytyksiä. Ajatuksellisesti nostoja voi pitää jonkinlaisena lue ainakin nämä - listana. Nosto kytketään aina johonkin tekstikappaleeseen ja yhdessä tekstikappaleessa voi olla enintään yksi nosto. Nostoja voi olla yhdellä sivulla 1-3. Jos sivulla on myös kuvia tai grafiikkaa, vähennetään nostojen määrää tarvittaessa. Nostoksi valitaan tekstikappaleen keskeisin asia, joka kirjoitetaan mielellään aktiivisessa muodossa (suositus, kannanotto tai havainto). Hyvä nosto on kielellisesti helppo, melko lyhyt ja se on korkeintaan yhden lauseen mittainen. Nostoissa ei käytetä pistettä perässä. Tarkastaja voi kirjoittaa nostoja jo tarkastusta kirjoittaessaan, tai lisätä nostot lopussa. Tarkastussihteerit ja viestintä auttavat tarvittaessa nostojen kirjoittamisessa. Nostot sijoittuvat oikeanpuoleiseen ns. nostopalstaan ja niissä käytetään Word-pohjan tyyliä pieninosto. 4.6 Taulukot Taulukot toteutetaan Excelissä VTV:n Excel-pohjalle. Värejä tai niiden järjestystä ei pidä muuttaa, koska niiden värijärjestys on määritelty painovaatimusten ja erottuvuuden perusteella. Taulukot toimitetaan tarkastussihteerille Excel-muodossa ja tarkastussihteeri työstää ne kertomukseen sopiviksi. Taulukko-otsikko kirjoitetaan ennen taulukkoa omalla tyylillään. 8

9 Dnro 23/01/ Tekstilaatikot Tarkastuskertomuksissa voidaan käyttää tekstilaatikoita kahdella tavalla: 1. tekstilaatikkoon voidaan sijoittaa tausta-aineistoa tai jonkinlainen kainalojuttu, jolloin tekstille annetaan oma otsikko TAI 2. tekstilaatikkoon voidaan sijoittaa erityisesti esille nostettavia asioita, kuten vaikkapa tekstin yhteenvetoja. Tekstilaatikossa käytetään tarkastuskertomuspohjan tekstipalsta-tyyliä. 5 Suosituksia tekstin luettavuuden varmistamiseksi Tarkastus kirjoitetaan raportoivasti, ei kronologisesti. Pääasia tulee ensin, sitten taustoittava tieto. Tarkastustekstiä kevennetään visuaalisuudella: hyödyntämällä väliotsikoita, lyhyitä tekstikappaleita, nostoja, luetteloja ja numerointeja. Toisto on lukijaystävällistä. Kun puhutaan samasta asiasta, käytä samoja käsitteitä pitkin matkaa. Käsitteiden vaihtelevuus hämmentää lukijaa. Suosi mieluummin verbejä ja aktiivista kieltä kuin substantiiveja ja passiivimuotoa. Luetteloiden käyttö parantaa luettavuutta ja vähentää pitkiä lauseita, jotka voivat olla hankalasti ymmärrettäviä. Tekstin korostuskeinoja ei pääsääntöisesti käytetä. Jos korostusta on välttämätöntä käyttää, käytetään kursiivia. Korostuskeinona ei käytetä lihavoitua tekstiä. Kirjoita yhdellä lukukerralla ymmärrettäviä virkkeitä. Jos yhteen lauseeseen sisällytetään liikaa asiaa, tietosisällön painoarvo häviää. Suosi pistettä. Pilko lauseita tarvittaessa useammaksi lauseeksi. 9

10 Dnro 23/01/ LIITE 1: MITEN TARKASTETTIIN Miten tarkastettiin on kertomuksen vakioliite. Se pitää sisällään alla olevan mallin mukaisesti lyhyen kuvauksen tarkastuksen tavoitteesta, tarkastuksen kohteesta, tarkastuskysymyksistä (si-sältäen tarkastuskriteerit ja aineistot), tarkastuksen toteutusajasta sekä tarkastuksen tekijöistä. Tarkastuksen tavoite Kuvataan yhdellä tai kahdella lauseella tarkastuksen tavoite ja siihen liittyvät merkittävät rajaukset. Tarkastuksen kohde Kerrotaan, mihin viranomaisiin tarkastus on kohdistunut. Lisäksi kerrotaan miltä tahoilta tarkastuskertomusluonnoksesta on pyydetty lausuntoja, onko lausunnot saatu, miten ne on huomioitu kertomuksen laadinnassa ja mistä lausunnot löytyvät. Tarkastuskysymykset, -kriteerit ja -aineistot Tässä kohdassa esitellään tarkastuskysymykset eriteltyinä toisistaan sekä kuvataan tiiviisti, millä kriteereillä tarkastuskysymyksiä on arvioitu: mitä vaaditaan ja mistä vaatimukset on johdettu. Mikäli tarkastuskriteerien määrä on suuri, ei kaikkia kriteerejä ole välttämättä mahdollista esittää julkaistavassa kertomuksessa. Tässä tapauksessa vakioliitteessä 1 kuvataan, mistä kriteerit on johdettu. Lisäksi esitellään yleisellä tasolla tarkastuksen aineistot ja menetelmät: mitä aineistoja tarkastuk-sessa on käytetty, miten aineistot on kerätty ja millä menetelmillä niitä on analysoitu. Tarkastuskysymykset Kysymys 1 Kriteerit ja aineistot Kriteerit: Aineistot: Kysymys 2 Kriteerit: Aineistot: Kysymys 3 Kriteerit: Aineistot: jne. 10

11 Dnro 23/01/ Tarkastuksen toteutusaika Kerrotaan minkä ajanjakson tarkastuksen aineisto kattoi ja millä ajanjaksolla tarkastus toteutettiin. Tarkastuksen tekijät Luetellaan tarkastuksen tekijät ja ohjaajat. 11

12 Dnro 23/01/ LIITE 2: TARKASTUSKERTOMUKSEN RAPORTOINTIPROSESSI 12