Kuntalain 58 :n mukaan vapaa-aikalautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla.

Transkriptio

1 1 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Vapaa-aikaltk. 1 Kuntalain 58 :n mukaan vapaa-aikalautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Vapaa-aikalautakunnan kokous on kutsuttu koolle lähettämällä kokouskutsu ja esityslista vapaa-aikalautakunnan jäsenille, kunnanhallituksen puheenjohtajalle ja sen edustajalle sekä kunnanjohtajalle. Lautakunta toteaa kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan olleena estyneitä osallistumaan kokoukseen, Ari Suonpää avasi kokouksen. Vapaaaikalautakunta päätti valita tämän kokouksen puheenjohtajaksi Ari Suonpään. PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA Vapaa-aikaltk. 2 Pöytäkirjan tarkistusvuorossa ovat aakkosjärjestyksessä ensimmäiset Lehtikangas Taina ja Lampinen Riikka. Vapaa-aikalautakunnan pöytäkirja tarkistetaan kokouksen jälkeen vapaa-aikatoimistossa, jollei muuta sovita. Lautakunta valitsee kokouksen pöytäkirjantarkastajiksi Taina Lehtikankaan ja Riikka Lampisen. Lehtikankaan ja Lampisen ollessa poissa, päättää lautakunta valita Anniina Pajusen ja Elina Nurmorannan pöytäkirjantarkastajiksi.

2 2 VAPAA-AIKALAUTAKUNNAN KOKOUKSET JA PÖYTÄKIRJOJEN TARKISTUS VUONNA 2016 Vapaa-aikaltk. 3 Luvian kunnan hallintosäännön mukaan toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa (hallintosääntö 8 ). Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla (hallintosääntö 20 ). Kokous pidetään myös milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämiseksi. Kunnan toimielimen pöytäkirjalla on ns. julkinen luotettavuus. Tällä tarkoitetaan sitä, että tarkastetun pöytäkirjan pitäjän vastuulla on, että pöytäkirja laaditaan kokouksen kulun mukaisesti. Jos puheenjohtajan ja pöytäkirjanpitäjän välillä on erimielisyyttä pöytäkirjan sisällöstä, viime kädessä puheenjohtaja ratkaisee asian. Pöytäkirjantarkastajien tulee merkitä pöytäkirjaan, että he ovat sen tarkistaneet ja hyväksyneet. Lisäksi he allekirjoittavat pöytäkirjan. Lautakunnassa käsiteltävät asiat ovat julkisia vasta sitten, kun pöytäkirja on tarkastettu. 1. Vapaa-aikalautakunnan kokoukset pidetään tarvittaessa. 2. Vapaa-aikalautakunnan kunkin kokouksen pöytäkirja tarkistetaan pääsääntöisesti kokouksen jälkeen, jos muuta ei sovita. 3. Vapaa-aikalautakunnan kokouskutsu ja esityslista toimitetaan jäsenille sähköpostilla sekä tarvittaessa maapostilla.

3 3 VAPAA-AIKALAUTAKUNNAN LASKUJEN HYVÄKSYMINEN VUONNA 2016 Vapaa-aikaltk. 4 Kunnanhallitus on hyväksynyt talousarvion täytäntöönpano-ohjeet kokouksessaan Täytäntöönpano-ohjeissa on laskujen hyväksymisestä määrätty seuraavaa: Ostolaskujen asiatarkastus ja hyväksyminen tapahtuu sähköisesti Logican Rondo järjestelmällä. Lautakunta tai muu kunnan viranomainen määrää vuosittain henkilöt, jotka hyväksyvät tositteet. Menotositteiden hyväksyjiksi määrätään ainoastaan tilivelvollisiksi määriteltyjä viranhaltijoita. Laskun hyväksyjän vastuualue määritellään talousarvioasetelman (talousarviokirjassa) mukaisesti. Vastaanottajana ja hyväksyjänä ei saa pääsääntöisesti olla sama henkilö. Vapaa-aikalautakunta päättää, että 1. Lautakunnan alaisten menojen tositteet hyväksyy vapaaaikasihteeri. 2. Laskut hyväksyy vapaa-aikasihteerin ollessa poissa tai estyneenä hallintojohtaja Bella Ahto tai kunnanjohtaja Kari Ojalahti 3. Vapaa-aikalautakunnan laskujen asiatarkastajina toimivat liikuntapaikkamestari Janne Kivini ja nuorisosihteeri Mia Sajantola sekä etsivän nuorisotyön osalta Susan Vaarne-Perämäki.

4 4 VUODEN 2016 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO Vapaa-aikaltk. 5 Kunnanvaltuusto hyväksyi vuoden 2016 talousarvion ja vuosien toiminta- ja taloussuunnitelman. Hyväksyessään talousarvion valtuusto antoi toimielimille tehtäväalueittaiset määrärahat, tuloarviot sekä toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Hallintosäännön 36 :n mukaan valtuusto hyväksyy talousarviossa määrärahat ja toiminnalliset sekä taloudelliset tavoitteet tehtäväalueittain. Kunnanhallitus ja lautakunta hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Nämä toimielimet voivat siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää toimivaltaa edelleen alaisilleen viranhaltijoille. Hallintosäännön 37 :n mukaan talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Talousarvion täytäntöönpano-ohjeilla kunnanhallitus antaa lautakunnille ja viranhaltijoille tarkempia ohjeita siitä, miten talousarvion toteuttamisessa on meneteltävä. Täytäntöönpano-ohjeet esityslistan liitteenä 1/2016. Vapaa-aikalautakunta merkitsee täytäntöönpano-ohjeet vuodelle 2016 tietoonsa saatetuksi.

5 5 VAPAA-AIKALAUTAKUNNAN VUODEN 2016 KÄYTTÖSUUNNITELMAN HYVÄKSYMINEN Vapaa-aikaltk. 6 Kunnanvaltuusto hyväksyi kokouksessaan vuoden 2016 talousarvion. Tällöin valtuusto päätti määrärahat ja toiminnalliset sekä taloudelliset tavoitteet tehtäväalueittain. Toimielinten tehtävänä on nyt jakaa käyttösuunnitelmissaan valtuuston määrittelemien tavoitteiden kanssa yhdenmukaiset, tarkennetut tavoitteet sekä määrärahat ja tuloarviot edelleen tehtäväalueen alaisille osastoille ja kustannuspaikoille ja investointiosan määrärahat kohteille osamäärärahoiksi.. Valtuusto on vahvistanut vapaa-aikalautakunnalle määrärahat ja tulotavoitteet, jotka ovat sitovia sekä tavoitteet, jotka myös sitovat lautakuntaa. Valtuusto on hyväksynyt määrärahat seuraaville vapaaaikalautakunnan tehtäväalueille: hallinto, liikuntatoimi, Tukevasti tolpillaan, urheilukentät ja -alueet, nuorisotoimi, etsivä nuorisotyö, nuorisofoorumi, kulttuuri ja matkailu. Vapaa-aikalautakunnan käyttösuunnitelmaehdotus vuodelle 2016 on esityslistan liitteenä 2/2016. Vapaa-aikalautakunta päättää vahvistaa käyttösuunnitelmansa vuodelle 2016 liitteen nro 2 /2016 mukaisesti.

6 6 VAPAA-AIKALAUTAKUNNAN TALOUSARVION MÄÄRÄRAHOJEN JA TAVOITTEIDEN TOTEUTUMISEN SEURANTA VUONNA 2016 Vapaa-aikaltk. 7 Talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden mukaan määrärahojen toteutumaraportit tuodaan valtuustolle, hallitukselle ja lautakunnille joka kuukaudelta. Kunnanhallituksen hyväksymien sisäisen valvonnan ohjeiden mukaan talousarvion määrärahojen sekä toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta raportoidaan valtuustolle, hallitukselle ja lautakunnille 3 kertaa vuodessa: Ajalta touko- kesäkuussa Ajalta syys- lokakuussa Tilinpäätös hallitukselle maaliskuussa, valtuustolle touko kesäkuussa. Toimintakertomus lautakunnilta helmikuussa Esittelijöiden tulee lisäksi informoida toimielimiä käyttösuunnitelmien toteutumisesta sekä muista oleellisista havainnoista niin, että toimielimellä on mahdollisuus vaikuttaa toimintaan. Vapaa-aikalautakunta päättää merkitä talousarvion määrärahojen ja tavoitteiden toteutumisen seurannan tiedoksi.

7 7 VAPAA-AIKALAUTAKUNNAN PÖYTÄKIRJOJEN PITÄMINEN YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ VUONNA 2016 Vapaa-aikaltk. 8 Luvian kunnan hallintosäännön mukaan pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu. Pöytäkirjan nähtäväksi asettaminen voi tapahtua vasta sitten, kun pöytäkirja on tarkastettu. Kun pöytäkirja on tarkastettu ja asetettu nähtäväksi, alkaa myös oikaisuvaatimus- tai valitusaika. Nähtävillä oloajaksi riittää yhdenkin päivän virka-aika. Lautakunnan pöytäkirja on yleisesti nähtävillä myös kunnan kotisivuilla. 1. Vapaa-aikalautakunnan tarkastettu pöytäkirja pidetään nähtävillä niiltä osin kuin se on julkinen, kokousta seuraavana maanantaina vapaa-aikatoimisto Rannikossa. 2. Nähtävillä pitämisaika ilmoitetaan kunnan ilmoitustaululla ja kuntatiedotteessa. 3. Vapaa-aikalautakunnan esityslistat ja pöytäkirjat ovat kuntalaisten luettavissa

8 8 LÄSNÄOLO VAPAA-AIKALAUTAKUNNAN KOKOUKSISSA VUONNA 2016 Vapaa-aikaltk. 9 Kunnan hallintosäännön 15 mukaisesti vapaa-aikalautakunnan kokouksissa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus kunnanhallituksen edustajalla, kunnanhallituksen puheenjohtajalla ja kunnanjohtajalla. Muiden kun edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. Vapaa-aikalautakunnan esittelijänä toimii johtosäännön 2 mukaisesti valtuuston nimeämä vapaa-aikatoimen viranhaltija. Vapaa-aikalautakunta päättää, että lautakunnan kokouksissa on tarpeen mukaan läsnäolo- ja puheoikeus asiantuntijoina nuorisosihteerillä, liikuntaneuvojalla, liikuntapaikkamestarilla sekä etsivällä nuorisotyöntekijällä. Vapaa-aikalautakunnan kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus on lisäksi kokoukseen kutsutulla nuorisofoorumin edustajalla.

9 9 AVUSTUSMÄÄRÄRAHOJEN JULISTAMINEN HAETTAVIKSI URHEILUSEUROILLE, NUORISO- JA KULTTUURIYHDISTYKSILLE Vapaa-aikaltk. 10 Vapaa-aikalautakunnan talousarvioon on varattu vuodelle määräraha liikuntatoiminnan, nuorisotoiminnan ja kulttuuritoiminnan avustamiseen. Perusavustukset vuodelle 2016 julistetaan haettaviksi mennessä. Perusavustuksien hakemisesta ilmoitetaan sähköpostijakelussa, Luvian kotisivuilla sekä Luvian kunnan tiedotuslehdessä. Jakoperusteita ja hakukaavakkeita on saatavana vapaa-aikatoimistosta sekä kunnan www-sivuilta kohdasta lomakkeet. Vapaa-aikalautakunta jakaa rekisteröidyille urheiluseuroille, nuoriso- ja kulttuuriyhdistyksille perusavustuksina suositusten mukaisesti % jaettavana olevasta määrärahasta sekä loput kohdeavustuksina kaikille (myös rekisteröimättömät) liikuntanuoriso-kulttuuritoimintaa harjoittaville yhdistyksille ja yhteisöille pitkin vuotta tärkeiksi katsomiinsa kohteisiin. Vapaa-aikalautakunta julistaa perusavustusmäärärahat haettaviksi mennessä.

10 10 VIRANHALTIJOIDEN PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJAT Vapaa-aikaltk voimaan tulleen kuntalain 51 :n mukaan kunnanhallitus, kunnanhallituksen puheenjohtaja tai johtosäännössä määrätty kunnan viranhaltija voivat ottaa kunnanhallituksen käsiteltäväksi asian, joka on tämän lain nojalla siirretty kunnanhallituksen alaisen viranomaisen tai kunnanhallituksen jaoston toimivaltaan ja jossa asianomainen viranomainen on tehnyt päätöksen. Mitä 1 momentissa säädetään, koskee vastaavasti lautakuntia, niiden puheenjohtajia tai johtosäännössä määrättyä kunnan viranhaltijaa asianomaisen lautakunnan alaisen viranomaisen tai lautakunnan jaoston toimivaltaan siirretyissä asioissa, jollei kunnanhallitus, kunnanhallituksen puheenjohtaja, kunnanjohtaja tai 1 momentissa määrätty kunnan viranhaltija ole ilmoittanut asian ottamisesta kunnanhallituksen käsiteltäväksi. Asia on otettava ylemmän toimielimen käsiteltäväksi viimeistään sen ajan kuluessa, jossa 89 :ssä tarkoitettu oikaisuvaatimus päätöksestä on tehtävä. Ylemmän toimielimen käsiteltäväksi ei saa kuitenkaan ottaa: 1) lain tai asetuksen mukaisia lupa-, ilmoitus-, valvonta- tai toimitusmenettelyä koskevia asioita; eikä 2) yksilöön kohdistuvia opetustoimen, terveydenhuollon tai sosiaalitoimen asioita. Vapaa-aikalautakunnalle on toimitettu vs. vapaa-aikasihteerin päätöspöytäkirjat v , 2 ja 3. Vapaa-aikalautakunta päättää olla siirtämättä viranhaltijan päätöksiä käsiteltäväkseen.

11 11 TIEDOKSISAATTOASIAT Vapaa-aikaltk. 12 VAPAA-AIKALAUTAKUNNAN SEKÄ LUVIAN JÄÄHALLI OY:N YHTEISTYÖ Khall Kunnanhallitus päättää 1) jatkaa yhteistyötä määräaikaisena Liikuntapaikkamestari työskentelee jäähallissa asiantuntijatehtävissä tarpeen mukaan maksimissaan 40 % viikoittaisesta työajastaan. 2) että, liikuntapaikkamestarin velvoitetaan pitämään työaikakirjanpitoa jäähallin asiantuntijatehtävien käyttämästään ajasta. VIIPALEKOULUN HENKILÖKUNNAN SOSIAALITILAT Tekn.ltk Vuoden 2014 syyslukukauden alussa otettiin käyttöön urheilukentän parkkipaikalla 8 luokan siirtotilakokonaisuus. Väistötilat palvelivat ensin Viirikoulun sisäilmaongelmien väistötilana ja nyt sitä käytetään koulukeskuksen laajennuksen ja peruskorjauksen väistötiloina. Alkuvaiheessa tilojen yksi luokka oli vajaakäytöllä ja henkilökunta pystyi käyttämään sitä sosiaali- ja taukotilanaan, mutta 2015 syyslukukauden alussa luokan käyttöaste lisääntyi. Henkilökunta jäi tässä tilanteessa ilman lainmukaisia sosiaali- ja taukotiloja ja tästä on tullut huomautuksia palo- ja työsuojeluviranomaisilta. Asiasta keskusteltiin edellisen teknisen lautakunnan kokouksen muissa asioissa ja silloin vaihtoehtona puhuttiin urheilukentän huoltorakennuksen toisen pukuhuoneen ottamista tähän käyttöön. Käyttöönotto aiheuttaisi kuitenkin sen, että urheilukentälle jäisi vain yksi pukuhuone ja tämä estäisi käytännössä tekonurmikentän peli- ja turnauskäytön.

12 12 Teknisessä toimessa on pyydetty alustava tarjous sosiaalitilojen toteuttamisesta parakkiratkaisulla nykyisen viipalekoulun yhteyteen ja tämä toteuttaisi lain vaatimukset. Tekninen lautakunta päättää hankkia liitteen mukaiset Viipalekoulun henkilöstön taukotilat Cramo Oy:ltä ja rahoittaa pystytyksen ja tilavuokrat teknisen lautakunnan sisäisin määrärahasiirroin. Esityslistan liite 4/2016 Petri Oras ehdotti viipalekoulun taukotilaksi urheilukentän huoltorakennuksen toista pukuhuonetta. Markku Lehtisalo kannatti Petri Oraksen ehdotusta. Puheenjohtaja totesi tehdyn esityksen, sekä teki ehdotuksen äänestysjärjestykseksi. Äänestysjärjestys hyväksyttiin. Suoritetussa nimenhuutoäänestyksessä Petri Oraksen esitys sai seitsemän (7) ääntä ja esittelijän ehdotus sai yhden(1) äänen. Puheenjohtaja totesi Petri Oraksen esityksen tulleen päätökseksi Khall 25 Kunnanhallituksen puheenjohtaja on ilmoittanut hallintojohtajalle hallintosäännön 21 :n toimivaltuuksin ja säännön 22 :ssä määritellyn määräajan kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta ottavansa teknisen lautakunnan tekemän päätöksen kunnanhallituksen käsiteltäväksi. Tässä tarkoitettu ottokelpoinen päätös koskee Viipalekoulun henkilökunnan sosiaalitiloja. Kunnanhallituksen puheenjohtaja esitti, että kunnanhallitus tekisi asiassa seuraavan päätöksen: Kunnanhallitus päättää antaa kunnaninsinöörin tehtäväksi laatia selvitys henkilökunnan sosiaalitilojen hankkimisesta Viipalekouluun. Selvityksestä tulee ilmetä hankinnan rahoitus ja kustannusvaikutukset muihin hallintokuntiin. Sitova päätös hankinnasta tehdään seuraavassa kunnanhallituksessa. Esittelijä totesi, että hänen ehdotuksensa kunnanhallitukselle on kunnanhallituksen pj:n esityksen mukainen.

13 13 Päätös Vapaa-aikasihteeri on laatinut vapaa-aikalautakunnan selvityksen kustannus- ja toimintavaikutuksista, joita toisen pukuhuoneen käyttö henkilökunnan sosiaalitilana aiheuttaisi hallintokunnallemme. Vapaa-aikalautakunnan selvitys jaetaan jäsenille kokouksessa. Hallinto Vapaa-aikatoimen osastopalaverit pidetään kuukausittain joka kuukauden viimeinen perjantai klo 13.00, ellei toisin sovita. Lautakunta voi tarvittaessa toimittaa aineistoa käsiteltäväksi yhteisiin tapaamisiin. Liikuntaneuvoja Jonna Halminen on hakenut alkaen hoitovapaata saakka. Sijaisena toiminut Paula Niemi jatkaa liikuntaneuvojan tehtävissä. Liikunta Ohjatut liikuntaryhmät ovat aloittaneet toimintansa viikoilla 2. Ohjattujen liikuntaryhmien kävijämäärät vuonna 2015: kevät 2015 Ryhmä: KESKIARVO syksy 2015 Ryhmä: KESKIARVO Ma voimakoulu 10 14,23 Ma voimakoulu 10 18,3 Ma voimakoulu 11 13,9 Ma voimakoulu 11 13,5 naisten kuntosali ti 12,2 naisten kuntosali ti 9,5 miesten kuntosali ti 6,5 miesten kuntosali ti 6,3 voimakoulu ke klo 10 15,3 voimakoulu ke klo 10 21,8 voimakoulu ke klo 11 13,9 voimakoulu ke klo 11 18,9 Koulun opettajakunta on yhteistuumin päättänyt lopettaa koulun liikuntasalin k virinät klo 10 44,9 virinät klo 10 53,6 kevyt virinät 9 kevyt virinät 7,6 Kunnanmestaruushiihdot järjestetään helmikuussa lumitilanteen salliessa Palokärjessä. Tyyli on perinteinen. Järjestelyistä vastaavat Palo-88 ja vapaa-aikatoimi.

14 14 Frisbeegolfrata on saatu pääosin valmiiksi Porsmusan alueelle. Korit ja opasteet ovat paikoillaan. Kevään 2016 aikana rakennetaan väylien heittopaikat. Virallisia frisbeegolfradan avajaisia vietetään keväällä lumien sulettua. Kulttuuri Luvian värityskirjaprojekti etenee aikataulussaan. Vapaaaikasihteeri on työstänyt keväällä 2016 julkaistavaa värityskirjaa yhdessä Marjo Heinon ja Luvia Seor ry:n kanssa. Nuorisotoimi Kevätkauden LÄRPÄKE on jaettu koulujen oppilaille. Talviloman ohjelmasta jaetaan erillinen tiedote koulun oppilaille. Toteutamme yhdessä Eurajoen nuorisotoimen kanssa retket Seinäjoelle Duudson Activityparkiin sekä laskettelumatkan Himokselle. Lisäksi järjestämme mm. discoa, yleisöluisteluita ja Nuokkari on auki hiihtolomalla kahtena päivänä. Saapuneet pöytäkirjanotteet: Khall Hyvinvointikertomus vuosilta ja suunnitelma vuodelle Vuoden 2016 talousarvion täytäntöönpano-ohjeen hyväksyminen Vapaa-aikalautakunnan sekä Luvian Jäähalli oy:n yhteistyö ajalla Valtuusto: Vuoden 2016 talousarvio ja vuosien talous- ja toimintasuunnitelma Saapuneet kirjeet: Kuntaliiton yleiskirje 3/2016: Kansallinen veteraanipäivä

15 15 Merkitään tiedoksi MUUT ESILLE TULEVAT ASIAT Vapaa-aikaltk. 13 Merkitään tiedoksi. Ei muita esille tulevia asioita. SEURAAVA KOKOUS Vapaa-aikaltk. 14 Merkitään tiedoksi. Vapaa-aikalautakunta päättää seuraavaksi kokoukseksi to