Piirin 20 Kevätseminaari Raumalla Zonta Rauman loppuraportti

Transkriptio

1 Piirin 20 Kevätseminaari Raumalla Zonta Rauman loppuraportti [Tässä raportissa varsinaisen tekstin lomaan on laitettu kommentteja ja kehitysvinkkejä kursiivilla ja sisennettynä, jotta ne erottuvat varsinaisesta raporttitekstistä.] Yleistä Piirin 20 sääntömääräistenkevätpiirikokousten väistyessä Zonta Rauma sai olla tällä haavaa ensimmäisen kevätseminaarin järjestäjä. Se oli hieno kunnia ja antoi vapauksia ohjelman rakentamisessa, mutta loi samallapainetta seminaarin suunnitteluun: Miten zontat ottavat kevätseminaarin vastaan? Mitä odotuksia kevätseminaarille on? Mikä tulee olemaan osanottajamäärä, kun ei ole virallista piirikokousta delegaatteineen? Teeman ja ajankohdan valinta Mietimme teemaa tulevaisuuden ja toisaalta historian ympärille ja niinpä seminaarin teemaksi valikoitui "Nainen muutoksessa". Ajankohta löytyi piirihallituksenkanssa kivuttomasti. Kun ajankohta oli jo päätetty, huomasimme, että on Rauman 574-vuotissyntymäpäivä. Organisointi Jakauduimme seuraaviin tiimeihin: talous, ilmoittautuminen, PR & tiedottaminen, yhteydet piiriin ja esitelmöitsijöihin, ohjelma, tarjoilut, majoitus ja kuljetukset. Tiimeille nimettiin vastuuhenkilöt ja tiimien vastuualueet jaettiin edelleen tehtäviin, joille kullekin nimettiin vastuuhenkilöt. Ajatuksena oli, että jokaiselle Rauman zontalle tulee jokin/joitakin tehtäviä vastuulleen. Seminaarisuunnittelun ydinryhmänä oli tiimin vetäjistä koostunut viiden hengen ryhmä: Eeva-Liisa Yli-Piipari (puheenjohtaja; yhteydet piiriin ja esitelmöitsijöihin, tarjoilut), Anne Suominen (rahastonhoitaja; talous, ohjelma), Kaisa Strander (IT vastaava; ohjelma), Leena Salminen (PR & tiedottaminen) ja Johanna Suokanto (sihteeri; ilmoittautuminen, tarjoilut). Kokoonnuimme koko jäsenistön kanssa kuukausittain ja ydinryhmän kanssa tarpeen mukaan. Teimme ohjelmasta, tiimeistä ja tehtävistä Excel-taulukon, jota päivitimme suunnittelun edetessä. Tähän samaan tiedostoon liitimme myös budjetin. Noin kuukausi ennen seminaaria koostimme tästä tiedostosta Vantaan piirikokouksen mallin mukaisen emännänohjeen, jossa oli yksityiskohtainen ohjeistus seminaaripäivien kulusta.

2 Vastuiden ja tehtävien jakaminen on erittäin tärkeää, jotta jokainen tietää, mitä tekee, kenellekään ei kasaudu liikaa työtä ja koko jäsenistö sitoutuu seminaarin/piirikokouksen järjestelyihin. Seminaarin suunnittelu ja toteutus 1. Aikataulu Aloitimme seminaarivalmistelut todenteolla noin kaksi vuotta ennen h-hetkeä, Vantaan piirikokouksen aikoihin. Vantaan piirikokoukseen osallistuimme isommalla, 6 hengen joukolla, jotta saisimme laajaa kokemusta piirikokouksista ja tuoreita ajatuksia oman valmistelumme tueksi. Käytimme aluksi paljon aikaa ideointiin, erityisesti esiintyjien ja seminaaritilojen osalta. Erja Lindholm oli helmikuussa 2015 kokouksessamme sparraamassa meitä. Ideamme alkoivat kiteytyä noin vuosi ennen seminaaria, toukokuussa 2015, jolloin meillä oli karkea hahmo seminaariohjelmasta ja tapahtumapaikoista vielä muutamine vaihtoehtoineen. Kesän 2015 annoimme ajatusten muhia ja syksyllä 2015 valmistelut lähtivät käyntiin toden teolla. Elokuussa 2015 teimme jo melko tarkan budjetin ja rakensimme ohjelmarunkoon tiimeille tarkat tehtäväluettelot. Syyskuussa kävimme governor Salla Tuomisen kanssa ohjelmarunkomme ja budjetin läpi ja kun hän näytti vihreää valoa, aloimme vahvistella tila- ja esiintyjävarauksia. Lokakuussa 2015 kävimme neljän hengen voimin Joensuun piirikokouksessa, joka olikin meille hienona esimerkkinäja antoi paljon vinkkejä viime hetken viilauksiin. Vuoden loppuun mennessä ohjelma oli lopullisessa muodossaan ja vuodenvaihteen jälkeen alkoi sen saattaminen viestinnällisesti oikeaan asuun sekä infopaketin kasaaminen. Ohjelma ja infopaketti julkaistiin ja ilmoittautuminen avattiin helmikuun puolivälissä, noin kaksi kuukautta ennen kevätseminaaria. 2. Talous ja budjetointi Teimme melko tarkan budjetin elokuussa 2015 ja loppuvuodesta teimme siitä neljäeri vaihtoehtoa eri osallistujamäärille. Budjetointimme onnistui jälkikäteen katsoen hyvin. Haluaisimme nostaa keskusteluun, onko oikein, että emäntäkerhon jäsenet maksavat kaikki muut maksut, paitsi ilmoittautumismaksun, koska ovat kuitenkin seminaarin työvoimana, niin seminaarin suunnittelussa ja järjestelyissä kuin seminaaripäivänäkin. Tosin täytyy todeta, että omasta kevätseminaaristamme olisi tullut tappiollinen päätetyillä ilmoittautumismaksuilla, ellemme myös me järjestävän kerhon osallistujat olisi maksaneetseminaarimaksuja. Budjetin suunnitteluun tulisi piirihallitukselta saada selkeät tiedot niistä kuluista, jotka eivät ole järjestävän kerhon omassa hallinnassa. Yllätyksenä meille tuli se, että piirihallituksen jäsenet ja virkailijat, yhteensä 24zontaa, eivät maksaneet ilmoittautumismaksua, yhteensä 720 euroa. Budjettimme ei myöskään sisältänyt nimikorttien painatuksesta ja webpropolin käytöstä aiheutuvia kuluja.

3 3. Ilmoittautuminen Ilmoittautumislomake Webropol -järjestelmään tehtiin yhteistyössä Erja Lindholmin kanssa ja siinä hänen tukensa ja osaamisensa oli todella tärkeä. Erjalta saimme myös osallistujalistat ohjelman kautta ja hänen avustuksellaan tilasimme nimikortit osallistujille. 4. PR & tiedottaminen Erja Lindholm teki kevätseminaaristamme sivun piirin nettisivuille heti seminaariajankohdan varmistuttua. Ensimmäinen oma viestinnällinen tehtävä meille tuli, kun teimme yhden sivun ilmoituksen Joensuun piirikokouslehteen. Lopullisen julkaistavan seminaariohjelman ja 10-sivuisen infopaketin kasaaminen oli iso työ, koska siinä piti ratkaista kaikki pienet yksityiskohdat, jotka olivat siihen mennessä jääneet ratkaisematta. Muiden töiden ja käytännön järjestelyiden viedessä paljon aikaa, markkinointi jäi liian vähäiseksi. Erityisesti oman alueemme kerhoja olisi pitänyt lähestyä aktiivisemmin. 5. Tilat Käytimme paljon aikaaseminaaritilojen miettimiseen ja monia vaihtoehtoja pohdittiin. Jouduimme hajautumaan ympäri kaupunkia, koska Raumalla ei ole ns. konferenssikeskusta tai isompaa hotellia, johon olisimme voineet keskittää kevätseminaarin. Tämä aiheutti myös melko suuren ja monimutkaisen kuljetustarpeen. Iltajuhlapaikan osalta teimme lopullisen tilaratkaisun vasta kaksi viikkoa ennen ajankohtaa, jolloin tiesimme lopullisen osanottajamäärän. Siihen asti meillä oli kaksi eri tilavaihtoehtoa, joilla oli onneksi sama osoite, jotta saimme sen oikein ohjelmaan ja infopakettiin. Aluekokoustiloista jouduimme korkean vuokran vuoksi tinkimään ja järjestämään niitä auditoriossa, kahviossa, ruokalassa ja aulassa. 6. Majoitus ja kuljetukset Heti seminaariajankohdan varmistuttua, varasimme parista hotellista riittävän määrän huoneita. Kuljetuksia emme pystyneet suunnittelemaan ennen kuin oli tiedossa, mihin hotelleihin seminaarivieraat majoittuvat ja kuinka paljon kuljetuksia ylipäätään tarvitaan. Tapahtumapaikkoja oli paljon, mutta etäisyydet niiden välillä lyhyet.vaikka tarjoamamme hotellit olivat hinnaltaan kilpailukykyiset, oli aika iso joukko seminaariosallistujia valinnut jonkun muun hotellin, joista emme olleet varautuneet tarjoamaan kuljetuksia. Viime hetkellä jouduimme suunnittelemaan kuljetukset uusiksi. Kuljetukset viidestä eri hotellista oli oikea haasteja aiheutti sekaannuksia kuljetusten sujumiseen. Palaute Palautelomakkeen teimme edellisten piirikokousten mallin mukaan ja Erja Lindholm vei sen Webropoljärjestelmään ja lähetti vastauslinkin osallistujille. Palauteraportin saimme valmiina, mikä oli todella hieno juttu. Saamamme palaute oli pääosin todella hyvää. Eniten kritiikkiä tuli kuljetuksista, aluekokoustiloista ja Zonta-torista. Pienoista kritiikkiä tuli myös materiaalikassista ja sen tarpeellisuus kyseenalaistettiin. Zonta-tori vaatii jatkossa kehittämistä. Lisäksi haluaisimme nostaa esille ajatuksen, pitäisikö arpojen myynti rajata vain seminaarin/piirikokouksen järjestäjälle.

4 Yhteenveto Yhteenvetona voidaan todeta, että kevätseminaarin järjestäminen vaati paljon aikaa ja energiaa niin kerhomme jäseniltä kuin piirin avainvirkailijoiltakin, mutta se oli myös onnistuessaan hyvin palkitseva. Seminaariloi jäsentemme kesken positiivista me-henkeä, joka varmasti kantaa pitkälle tulevassa toiminnassamme ja palvelutehtävissämme. Zonta Rauma järjesti edellisen kerran piirikokouksen vuonna 1992 ja sitä on muisteltu kerhossamme näihin päiviin. Toivomme, että tämä kevätseminaari luo samalla tavoin zonta-spiritiäja sitä voivat lämmöllä muistella Rauman zontien lisäksi muutkin kevätseminaariin osallistuneet zontat. Kiitos piirille luottamuksesta, että saimme järjestää vuoden 2016 kevätseminaarin. Raumalla Zonta Rauma ry Liite1: Liite2: Piirikokouksen taloudellinen toteuma Ehdotus piirikokouksen tuoton käytöstä

5 Liite 1 Rauman kevätseminaari, budjetti vs. toteuma Tuotot Budjetti eur Toteuma eur Ilmoittautumismaksut 3160, ,00 Lauantain seminaaripäivä 6390, ,00 Lauantain iltajuhla 6300, ,00 Sunnuntain ohjelma 2940, ,00 Zonta-tori 150,00 Huutokauppa 430,00 Sekalaiset 250,00 Yht , ,00 Kulut Budjetti eur Toteuma eur Lauantain seminaaripäivä 6714, ,24 Lauantain iltajuhla 7575, ,61 Sunnuntain ohjelma 1995, ,00 Sekalaiset 1470,00 599,55 Yht , ,40 Voitto 1286, ,60

6 Liite 2 Ehdotus Rauman kevätseminaarin 2 181,60 euron tuoton käytöstä Päivitetty Zonta Rauma ry ehdottaa kevätseminaarin tuoton lahjoittamista seuraavasti: Osuus Euroa 550,0 Lisa Andström -stipendirahastoon Jäljelle jäävä 1920,10 euroa lahjoitetaan seuraavasti: sisältää iltajuhlan juomat 1/ Helvi Sipilä -rahastoon 1/3 639,60 Zonta Internationalin palveluprojekteihin 1/3 639,60 Zonta Rauma ry:n myöhemmin nimeämään paikalliskohteeseen Lisäksi Zonta Rauma ry lahjoittaa lauantain iltajuhlan juomien lahjoitustuotot (288,50 euroa) on lisätty kokonaissummaan.