MOBILITY-ONLINE OHJEITA KV-KOORDINAATTOREILLE

Transkriptio

1 MOBILITY-ONLINE OHJEITA KV-KOORDINAATTOREILLE Tietohallinto/Mika Siiskonen/

2 Sisällysluettelo 1. MOBILITY-ONLINE PERUSTEET Mobility Onlineen kirjautuminen Mobility Online käyttöliittymä Lähtevän opiskelijan pipeline (=koordinaattorin näkymä) Lähtevän opiskelijan workflow (=opiskelijan näkymä) KOORDINAATTORIN TOIMINTA MOBILITY-ONLINESSA Hakemus hyväksytty alustavasti Mark applications as formally checked Hakemus lähetetty partnerille Mark applications as Nomination information sent to host institution Kurssisuunnitelma hyväksytty Mark applications as Learning Agreement signed by coordinator Hakemuksen dokumentit toimitettu Mark applications as Application documents delivered to Mobility Office Hakemus hyväksytty/hylätty Savonian osalta Mark applications as Application accepted/rejected by Savonia Hakemuksen dokumentit on allekirjoitettu Savoniassa Mark applications as Application documents signed by Savonia Hakemus lähetetty partnerille Mark applications as Application sent to host institution Hakemus hyväksytty/hylätty partnerin osalta Mark applications as Application accepted/rejected by host Hyväksymiskirje lähetetty Mark applications as Letter of acceptance sent/forwarded Apuraha kuitattu Mark applications as Scholarship received and signed Apuraha anomus hyväksytty Mark applications as Scholarship accepted Vaihto on alkanut Mark applications as Stay abroad started Kurssisuunnitelman muutokset hyväksytty Mark LA changes as signed Vaihto on päättynyt Mark applications as Stay ended Koko hakuprosessi päättynyt Mark applications as Stay abroad completed

3 1. MOBILITY ONLINE PERUSTEET 1.1. Mobility Onlineen kirjautuminen Kirjautuaksesi Mobility Onlineen siirry osoitteeseen Kuva 1. Mobility Online kirjautumisikkuna Kirjoita käyttäjätunnuksesi (Login) ja salasanasi (Password). HUOM! Jos ohjelma siirtää sinut HAKA kirjautumiseen, kirjaudu sisään Savonian kampustunnuksillasi. Voit joutua myös hyväksymään jonkun käyttöoikeussopimuksen ensimmäisellä kerralla. 3

4 1.2. Mobility Online käyttöliittymä Kun olet kirjautunut sisään Mobility Onlineen, sinulla näkyy vasemmassa reunassa ohjelman valikot (kuvassa 2 alla nro 1). Oikealla puolella näkyvät hakuohjelmien ns. pipelinet (kuvassa 2 alla nro 2), jotka kuvaavat opiskelijoiden vaihtoprosessia koordinaattorin näkökulmasta. Vasemmanpuoleisen valikon yläpuolelta (kuvassa 2 alla nro 3) löytyy toimintoja, kuten Reload Application Pipeline, jolla saat päivitettyä oikean puolen näkymän ajan tasalle. Reload Workplace, joka päivittää koko sivun. Help, josta löytyy esimerkiksi kohta Documents, jonne on koottu ohjelman valmistajan ohjeita ohjelman käyttöön. Logout, jota kautta tulee aina kirjautua ulos, kun lopetat ohjelman käytön. Samalla rivillä edellisten toimintojen kanssa löytyy oikeasta reunasta (kuvassa 2 alla nro 4) Find laatikko, jolla ohjelman sisältä voi etsiä jotain tekstiä esimerkiksi jotain opiskelijaa nimellä. Vaihto ohjelmien oikealla puolella aivan reunassa (kuvassa 2 alla nro 5) näkyy suluissa, kuinka paljon opiskelijoita on ollut kussakin vaihto ohjelmassa. Kuva 2. Mobility Onlinen koordinaattoreiden aloituskäyttöliittymä 4

5 Valikot saat vasemmassa reunassa auki kunkin valikon vasemmalla puolella olevaa plus merkkiä (+) napsauttamalla. Samalla tavoin saat auki tulevien (Incoming) ja lähtevien (Outgoing) alla olevat vaihto ohjelmat, ja edelleen vaihto ohjelmien alla olevat vuodet sekä vuosien alla olevat pipelinet (kuva 3). Kuva 3. Valikot ja vaihto ohjelmat auki + merkistä 5

6 1.3. Lähtevän opiskelijan pipeline (=koordinaattorin näkymä) Seuraavassa käydään läpi Savonian lähtevän Erasmus opiskelijan hakuprosessin alkua ja samalla katsotaan, miltä prosessi näyttää koordinaattorin näkökulmasta ja kuinka koordinaattori vie opiskelijan hakemusta pipelinella eteenpäin. Kaikkien Savonian hakuohjelmien (Bilateral, Double Degree, First, Freemover, Nordplus, North South South) pipelinet näyttävät hyvin pitkälti samalta kuin Erasmus haussakin. Huomaa, että osan pipelinen tehtävistä tekevät yksiköiden koordinaattorit ja osan kv toimisto. Tässä esimerkissä Reston opiskelija nimeltä Elli Exchange hakee Englantiin Oxford Brookesiin. Savonian lähtevät opiskelijat kirjautuvat Mobility Onlineen HAKA kirjautumisen kautta eli omilla Savonian kampustunnuksillaan. Rekisteröityminen Mobility Onlineen tapahtuu ensimmäisellä kerralla ennen varsinaisen hakulomakkeen täyttämistä. Kun opiskelija on rekisteröitynyt, täyttänyt sähköisen hakulomakkeen MO:ssa ja lähettänyt sen järjestelmään, koordinaattorin pipeline on suurin piirtein kuvan 4 näköinen. Tässä siis näkyvillä koko pipeline eli opiskelijan koko hakuprosessi koordinaattorin silmin. 6

7 Kuva 4. Koordinaattorin näkymä lähtevien Erasmus opiskelijoiden hakuprosessiin eli pipeline 7

8 Tarkastellaan pipelinea lähemmin koordinaattorin näkökulmasta (kuva 5 alla). Kuva 5. Pipelinen tekstit, symbolit ja linkit Meitä kiinnostaa rivi, jonka alussa näkyy vihreä ympyrä, jonka sisällä on valkoinen, oikealle osoittava nuoli. Mitä rivi kertoo: kertoo, että tässä kohtaa pipelinella on joidenkin opiskelijoiden haku menossa aktiivisena. Applicant registered Personal master details not yet completed teksti kertoo, että tällä rivillä näkyvät opiskelijat ovat rekisteröityneet, mutta he eivät ole vielä täyttäneet Mobility Onlinessa tarkempia henkilötietojaan. (1) kertoo, että tässä kohdassa pipelinella olevien opiskelijoiden lukumäärä on 1. Display applications in detail teksti on itse asiassa linkki, jota napsauttamalla koordinaattori näkee, ketkä opiskelijat ovat tässä kohtaa pipelinella menossa. Display applications in detail teksti kertoo, että koordinaattori voi nimenomaan vain katsella opiskelijoita, mutta ei voi kuitata kohtaa tehdyksi ja näin siirtää opiskelijaa eteenpäin hakuprosessissa, kuten seuraavissa kohdissa tehdään. Tällaisessa kohdassa olevien opiskelijoiden odotetaan siis itse tekevän seuraavaksi toimintoja Mobility Onlinessa ennen kuin koordinaattori voi pipelinella hyväksyä niitä tehdyiksi. Esimerkiksi tällä rivillä näkyvien opiskelijoiden oletetaan seuraavaksi täydentävän henkilökohtaiset tietonsa (Personal master details) Mobility Onlinessa. 8

9 1.4. Lähtevän opiskelijan workflow (=opiskelijan näkymä) Seuraavaksi katsotaan, kuinka koordinaattori pääsee katsomaan, miltä näyttää opiskelijan näkymä eli workflow. Hakuprosessin koordinaattorin näkymää kutsutaan siis Mobility Onlinessa pipelineksi ja opiskelijan näkymää workflow:ksi. Kun napsautetaan kuvan 5 Display applications in detail linkkiä pipelinella, aukeaa alla kuvassa 6 näkyvä ikkuna. Kuva 6. Listaus tietyssä pipelinen kohdassa olevista opiskelijoista Näkyville tulee listaus niistä opiskelijoista, jotka ovat tässä kohti menossa pipelinella. Opiskelijan workflow:lle koordinaattori pääsee siirtymään napsauttamalla opiskelijan rivillä olevaa Display application workflow kuvaketta opiskelijan näkymään hakuprosessistaan., jolloin hypätään siis Seuraavalla sivulla olevassa kuvassa 7 näkyy kaikki Savonian lähtevän Erasmus opiskelijan workflow:n kohdat. Suurimmassa osassa hakuohjelmia kohdat ovat pitkälti samanlaiset kuin Erasmus haussakin. 9

10 Kuva 7. Lähtevän Erasmus opiskelijan näkymä omaan hakuprosessiinsa eli workflow 10

11 Jos tarkastellaan opiskelijan workflow:ta tarkemmin, voidaan sen riveiltä lukea mm. seuraavaa: Kuva 8. Workflown tekstit, symbolit ja linkit tarkoittaa, että opiskelija on suorittanut tuon kohdan workflow:lla. Yllä esimerkiksi Application process started: Online Application kertoo, että sähköinen hakemus on tehty, samoin rekisteröityminen (Online Registration) ja hakemuksen lähettämisestä on opiskelijalle lähtenyt sähköposti (Confirmation e mail online application). tarkoittaa, että tämä kohta odottaa seuraavaksi suoritusta workflow:lla. Esimerkiksi yllä opiskelijan odotetaan seuraavaksi täydentävän henkilötietonsa napsauttamalla rivillä olevaa linkkiä. Necessary steps sarakkeessa kerrotaan mitä kussakin workflow:n kohdassa odotetaan tapahtuvan tai on jo tapahtunut. Esimerkiksi Face photo for the application uploaded kohdassa oletetaan opiskelijan lataavan Mobility Onlineen oman hartiakuvansa. Done sarakkeen ruutu kertoo, onko workflow:n kohta jo suoritettu vai ei. 11

12 Done on sarake kertoo, minä ajankohtana workflow:n kohta on suoritettu. Done by sarake kertoo, kuka workflow:n kohdan on suorittanut. Suorittaja voi olla opiskelija itse tai joku koordinaattori. Ohjelma tekee joitain workflow:n kohtia myös itse automaattisesti, kuten yllä tuo sähköpostin lähetys hakemuksen lähettämisestä (Confirmation e mail online application), jolloin sarakkeessa lukee Automatically generated. Direct access via following link sarakkeessa mahdollisesti olevaa tekstiä napsauttamalla opiskelija voi tehdä toimintoja hakuprosessiinsa liittyen. Esimerkiksi yllä seuraavaksi oletetaan, että opiskelija napsauttaa Complete personal data linkkiä ja täydentää hakemukseen omat henkilötietonsa loppuun. on ohje kuvake, jota napsauttamalla opiskelija saa ohjeita kunkin workflow:n kohdan suorittamiseen. Alla kuvassa 9 esimerkiksi ohjeistus oman kuvan lataamiseksi. Kuva 9. Workflown askelkohtainen ohje Takaisin pipelinelle koordinaattori pääsee napsauttamalla Reload Application Pipeline MO:n yläosan vasemmassa reunassa olevaa vastaavaa tekstiä tai workflow:n alapuolella olevaa Cancel painiketta ja sitten aukeavassa näytössä Back to the application overview painiketta. 12

13 Seuraavaksi siis opiskelija käy täydentämässä loput henkilötietonsa MO:ssa. Sen jälkeen koordinattorin pipeline näyttää tältä. Kuva 10. Pipeline, kun opiskelija on täydentänyt henkilötietonsa Eli Elli Exchange opiskelija on siirtynyt pipelinella eteenpäin. Hän ei ole enää Applicant registered rivillä, jossa aiemmin luki Display applications in detail (kuva 5). Nyt rivillä lukee No entries found! eli tuossa kohdassa pipelinella ei ole menossa enää yhtään opiskelijaa. Sen sijaan Elli löytyy, kun napsautat rivin Personal details and Uploads completed Applications not yet formally checked rivin Mark applications as formally checked linkkiä. Kuten rivin teksti kertoo, tässä pipelinen kohdassa näkyvät opiskelijat, jotka ovat Mobility Onlinessa täydentäneet henkilökohtaiset tietonsa ja ladanneet ohjelmaan tarvittavat tiedostot (oma kuva, EU CV, motivaatiokirje, Europass kielipassi ja Transcript of Record). Itse asiassa koordinaattori voi alustavasti hyväksyä hakemuksia jo ennen kuin opiskelija on ladannut kaikki nuo tiedostot Mobility Onlineen, mutta henkilökohtaiset tiedot pitää kuitenkin olla täydennettyinä ennen kuin koordinaattori voi tehdä hyväksynnän. 13

14 2. KOORDINAATTORIN TOIMINTA MOBILITY ONLINESSA 2.1. Hakemus hyväksytty alustavasti Mark applications as formally checked Hyväksyäksesi hakemuksia alustavasti napsauta Personal details and Uploads completed Applications not yet formally checked rivillä olevaa Mark application as formally checked linkkiä (kuva 10) ja sinulle aukeaa näkymä, jossa on listaus tässä pipelinen kohdassa olevista opiskelijoista. Hyväksyäksesi opiskelijan hakemuksen alustavasti napsauta väkänen rivin oikeassa laidassa olevaan ruutuun ja napsauta Mark application as formally checked painiketta, kuva 11 alla. Kuva 11. Ikkuna, jossa opiskelijan hakemus hyväksytään alustavasti Ohjelma ilmoittaa, että opiskelijalle on lähtenyt sähköposti hakemuksen alustavasta hyväksymisestä. Kuva 12. Alustavasta hyväksymisestä lähtee opiskelijalle sähköposti 14

15 Napsauta Back painiketta ja vielä Back to the application overview painiketta. Nyt pipeline näyttää tältä, kuva 13 alla. Kuva 13. Pipeline, kun koordinaattori on alustavasti hyväksynyt opiskelijan hakemuksen Huomaat, että enää Personal details and Uploads completed Applications not yet formally checked rivi ei enää ole aktiivinen eli siinä kohti pipelinessa ei ole yksikään opiskelija menossa hakuprosessissaan. Sen sijaan aktiivisena on Application formally checked Nomination information not yet sent rivi, sillä Elli opiskelija on siirtynyt alustavan hyväksymisen jälkeen yhden askeleen pipelinella eteenpäin tälle riville. Kuinka pääsisit nyt katsomaan Ellin workflow:n tilaa? Napsauta Applications formally checked Nomination information not yet sent rivillä Mark applications as Nomination information sent to host institution linkkiä. Ja sen jälkeen opiskelijan rivillä suurennuslasi kuvaketta (Display application workflow), kuva 14 alla. Kuva 14. Ikkuna, jossa merkitään hakemus lähetetyksi partnerille 15

16 Opiskelijan workflow näyttää tältä sen jälkeen, kun hän on ladannut MO:een tarvittavat dokumentit ja koordinaattori on hänen hakemuksensa alustavasti hyväksynyt. Kuva 15. Workflow, kun opiskelija on ladannut hakemukseen tarvittavat dokumentit Workflow:lta voi lukea, että seuraavaksi opiskelija odottaa, että koordinaattori merkitsee hänen hakemuksensa lähetetyksi partnerille Nomination information sent to host institution. Kuinka pääset koordinaattorina takaisin pipelinelle tekemään tuon merkinnän? Napsauta ylhäällä vasemmassa reunassa Reload Application Pipeline tekstiä tai napsauta workflown alla Cancel painiketta ja seuraavassa ikkunassa Back to the application overview painiketta. 16

17 2.2. Hakemus lähetetty partnerille Mark applications as Nomination information sent to host institution Napsauta taas pipelinella Applications formally checked Nomination information not yet sent rivillä Mark applications as Nomination information sent to host institution linkkiä, jolloin näkyville tulee kuvan 14 kaltainen ikkuna. Merkitäksesi hakemuksen lähetetyksi vastaanottavalle taholle napsauta väkänen rivin oikeassa laidassa olevaan ruutuun ja napsauta Mark applications as Nomination sent to host institution painiketta. Ohjelma ilmoittaa, että opiskelijalle on lähetetty sähköposti. Palaa pipelinelle napsauttamalla ensin Back ja sitten Back to application overview painiketta. Taas koordinaattorin näkymä eli pipeline näyttää hieman erilaiselta. Kuva 16. Pipeline, kun hakemus on merkitty lähetetyksi partnerille Nyt Elli Exchange löytyy Nomination information sent to host institution Learning agreement not yet completed riviltä, sillä Ellin hakemus on lähetetty vastaanottavalle taholle, mutta Elli ei ole vielä tehnyt Mobility Onlinessa Learning Agreementiaan. Listauksen tässä kohdassa olevista hakemuksista saat napsauttamalla rivillä olevaa Display application in detail linkkiä. Display application in detail teksti tarkoittaa, että linkkiä napsauttamalla saat listauksen tässä kohdassa olevista hakemuksista, mutta siitä ei kuitata hakemuksia mitenkään eteenpäin. 17

18 Seuraavaksi siis koordinaattori pääsee toimiin vasta, kun Elli on täydentänyt MO:ssa LA:nsa, jonka jälkeen pipeline näyttää tältä. Elli opiskelija on siirtynyt Nomination information sent to host institutions riviltä Learning Agreement completed riville. Näet sen vertaamalla alla olevaa kuvaa 17 edellisen sivun kuvaan 16. Nomination information sent to host institutions rivillä olevien hakemuksien määrä on pudonnut yhdellä (7 6) ja Learning Agreement completed rivin hakemuksien määrä on noussut yhdellä (3 4). Kuva 17. Pipeline, kun opiskelija on tehnyt Learning Agreementtinsa 18

19 2.3. Kurssisuunnitelma hyväksytty Mark applications as Learning Agreement signed by coordinator Kurssisuunnitelmansa (Learning Agreement = LA) täydentämisen jälkeen Ellin hakemus on siirtynyt Nomination information sent to host institution Learning agreement not yet completed riviltä Learning agreement completed Learning agreement not yet signed (checked) riville, kuva 17. Pääset merkitsemään LA:n tarkistetuksi napsauttamalla rivillä olevaa Mark applications as Learning Agreement signed by the coordinator linkkiä. Kuva 18. Ikkuna, jossa hyväksytään kurssisuunnitelmat Merkitäksesi opiskelijan Learning agreementin hyväksytyksi napsauta väkänen rivin opiskelijan oikeassa laidassa olevaan ruutuun ja napsauta Mark selected Learning Agreements as signed painiketta. Ohjelma ilmoittaa taas onnistuneesta toiminnasta. Kuva 19. Kurssisuunnitelma hyväksytty onnistuneesti Palaa pipelinelle napsauttamalla ensin Back to the selection ja sitten Back to application overview painiketta. 19

20 Nyt Ellin hakemus on siirtynyt pipelinella taas yhden askeleen eteenpäin riville Learning agreement signed (checked) Application documents not yet delivered to MO. Kuva 20. Pipeline, kun koordinaattori on hyväksynyt kurssisuunnitelman 20

21 2.4. Hakemuksen dokumentit toimitettu Mark applications as Application documents delivered to Mobility Office Pääset merkitsemään hakemukseen tarvittavat dokumentit toimitetuiksi napsauttamalla rivillä olevaa Mark applications as Application documents delivered to Mobility Office linkkiä, kuva 21 alla. Kuva 21. Ikkuna, jossa merkitään hakemukseen tarvittavat dokumentit toimitetuiksi Merkitäksesi opiskelijan hakemuksen dokumenttien olevan kunnossa napsauta väkänen opiskelijan rivin oikeassa laidassa olevaan ruutuun ja napsauta Mark applications as Application documents delivered to Mobility Office painiketta. Ohjelma ilmoittaa taas onnistuneesta toiminnasta. Palaa pipelinelle napsauttamalla ensin Back ja sitten Back to application overview painiketta. 21

22 Nyt pipeline näyttää tältä (kuva 22 alla) eli Ellin hakemus odottaa seuraavaksi sekä rivillä Application documents delivered to MO Application not yet rejected by Savonia että rivillä Application documents delivered to MO Application not yet accepted by Savonia. Noilta riveiltä koordinaattorit voivat joko hylätä tai hyväksyä lopullisesti hakemuksen Savonian puolesta. Kuva 22. Pipeline, kun koordinaattori on kuitannut hakemukseen tarvittavat dokumentit toimitetuiksi Katsotaanpa välillä miltä opiskelijan workflow nyt näyttää, kuva 23 alla. 22

23 Kuva 23. Workflow, kun koordinaattori on kuitannut hakemukseen tarvittavat dokumentit toimitetuiksi Workflow:lta voi lukea, että opiskelija on täydentänyt kurssisuunnitelmansa ja tulostanut sen. Lisäksi hän on tulostanut hakemuksensa ja hänen hakemukseen liittyvät dokumenttinsa ovat kunnossa. Kohdassa Additional documents uploaded opiskelijalla olisi mahdollisuus ladata Mobility Onlineen myös lisädokumentteja, mutta kohta ei ole pakollinen eikä Elli ole lisädokumentteja ladannut (ei väkästä Done ruudussa). Palaa pipelinelle napsauttamalla Reload Application Pipeline. 23

24 2.5. Hakemus hyväksytty/hylätty Savonian osalta Mark applications as Application accepted/rejected by Savonia Napsauta Application documents delivered to MO Application not yet accepted by Savonia rivillä Mark applications as Application accepted by Savonia linkkiä. Kuva 24. Ikkuna, jossa hakemus merkitään Savonian osalta hyväksytyksi Merkitäksesi opiskelijan hakemuksen hyväksytyksi Savonian osalta napsauta väkänen rivin oikeassa laidassa olevaan ruutuun ja napsauta Mark applications as Application documents delivered to Mobility Office painiketta, kuva 24 yllä. Ohjelma ilmoittaa, että opiskelijalle on lähetetty sähköposti hyväksymisen johdosta. Palaa pipelinelle napsauttamalla ensin Back ja sitten Back to application overviewpainiketta. Pipelinella Ellin hakemus on siirtynyt Application accepted by Savonia Application docs not yet signed by Savonia riville. HUOM! Prosessi toimii aivan samoin siinä tapauksessa, että opiskelijan hakemus hylätään. Tuolloin vain napsautetaan aluksi Application documents delivered to MO Application not yet rejected by Savonia rivillä Mark applications as Application rejected by Savonia linkkiä. 24

25 Hakemuksen hyväksymisen jälkeen pipeline näyttää tältä, kuva 25 alla. Siltä voi lukea, että hakemuksen hyväksymisen jälkeen koordinaattorin tulee seuraavaksi kuitata Mobility Onlinessa, että hakemuksen dokumentit on valmiit lähetettäväksi partnerille eli allekirjoitettu Savonian osalta (Mark applications as Application documents signed by Savonia ). Kuva 25. Workflow, kun hakemus on hyväksytty Savonian osalta 25

26 2.6. Hakemuksen dokumentit on allekirjoitettu Savoniassa Mark applications as Application documents signed by Savonia Seuraavaksi koordinaattori kuittaa Mobility Onlinessa, että partnerille lähetettävät dokumentit on Savonian osalta valmiit eli allekirjoitukset ovat kunnossa. Napsauta Application accepted by Savonia Application docs not yet signed by Savonia rivin oikeassa reunassa Mark applications as Application documents signed by Savonia linkkiä. Kuva 26. Ikkuna, jossa merkitään hakemukseen tarvittavien dokumenttien allekirjoitusten olevan kunnossa Savonian osalta Merkitäksesi opiskelijan dokumentit hyväksytyiksi Savonian osalta napsauta väkänen opiskelijan rivin oikeassa laidassa olevaan ruutuun ja napsauta Mark applications as Application documents signed by Savonia painiketta, kuva 26.. Ohjelma ilmoittaa onnistuneesta toiminnasta, kuva 27. Kuva 27. Toiminto suoritettu onnistuneesti 26

27 Palaa takaisin pipelinelle napsauttamalla ensin Back ja sitten Back to the application overview painiketta. Pipeline näyttää tältä (kuva 28). Ellin hakemus on siirtynyt Application docs signed by Savonia Application not yet sent to host institution riville. Kuva 28. Pipeline, kun allekirjoitettujen dokumenttien on kuitattu olevan kunnossa 27

28 2.7. Hakemus lähetetty partnerille Mark applications as Application sent to host institution Kun hakemus on lähetetty partnerille, voit kuitata sen napsauttamalla Application docs signed by Savonia Application not yet sent to host institution rivillä olevaa Mark applications as Application sent to host institution linkkiä (kuva 28 edellä), jolloin aukeaa alla olevan kuvan 29 kaltainen ikkuna. Kuva 29. Ikkuna, jossa kuitataan hakemus lähetetyksi partnerille Merkitäksesi opiskelijan hakemuksen lähetetyksi vastaanottavalle taholle napsauta väkänen opiskelijan rivin oikeassa laidassa olevaan ruutuun ja napsauta Mark applications as Application sent to host institution painiketta. Ohjelma ilmoittaa onnistuneesta toiminnasta. Palaa takaisin pipelinelle napsauttamalla ensin Back ja sitten Back to the application overview painiketta. 28

29 Pipeline näyttää nyt tältä, kuva 30 alla. Ellin hakemus on siirtynyt Application sent to host institution Application not yet rejected by host ja Application sent to host institution Application not yet accepted by host riveille eli odottamaan vastaanottavan tahon hylkäystä tai hyväksyntää. Kuva 30. Pipeline, kun hakemus on kuitattu lähetetyksi partnerille 29

30 2.8. Hakemus hyväksytty/hylätty partnerin osalta Mark applications as Application accepted/rejected by host Kun olet saanut vastaanottavalta taholta varmistuksen hylkäämisestä tai hyväksynnästä, pääset kuittaamaan tiedon myös Mobility Onlinessa napsauttamalla vastaavan rivin linkkiä: Mark applications as Application rejected by host tai Mark applications as Application accepted by host, kuva 30 edellä. Oletetaan tässä, että partneri on hyväksynyt hakemuksen eli napsautetaan Mark applications as Application accepted by host linkkiä, jolloin aukeaa kuvan 31 (alla) kaltainen ikkuna. Kuva 31. Ikkuna, jossa kuitataan hakemus hyväksytyksi partnerin puolelta Merkitäksesi opiskelijan hakemuksen hyväksytyksi vastaanottavan tahon osalta napsauta väkänen rivin oikeassa laidassa olevaan ruutuun ja napsauta Mark applications as Application accepted by host painiketta, kuva 31. Ohjelma ilmoittaa opiskelijalle lähetetystä sähköpostista. Palaa takaisin pipelinelle napsauttamalla ensin Back ja sitten Back to the application overview painiketta. 30

31 Pipeline näyttää nyt tältä, kuva 32. Ellin hakemus on siirtynyt Application accepted by host institution Acceptance letter not yet sent/forwarded riville eli odottamaan kuittausta hyväksymiskirjeen lähettämisestä. Kuva 32. Pipeline, kun hakemus on kuitattu hyväksytyksi partnerin osalta 31

32 2.9. Hyväksymiskirje lähetetty Mark applications as Letter of acceptance sent/forwarded Kun hyväksymiskirje on lähtenyt partnerille, siirry kuittaamaan tieto myös MO:een napsauttamalla Application accepted by host institution Acceptance letter not yet sent/forwarded rivin linkkiä Mark applications as Letter of acceptance sent/forwarded, kuva 32 edellä. Kuva 33. Ikkuna, jossa kuitataan hyväksymiskirje lähetetyksi partnerille Merkitäksesi hyväksymiskirjeen lähetetyksi napsauta väkänen rivin oikeassa laidassa olevaan ruutuun ja napsauta Mark applications as Letter of acceptance sent/forwarded painiketta, kuva 33 yllä. Ohjelma ilmoittaa onnistuneesta toiminnasta. Palaa takaisin pipelinelle napsauttamalla ensin Back ja sitten Back to the application overview painiketta. 32

33 Pipeline näyttää nyt tältä (kuva 34 alla). Ellin hakemus on siirtynyt Acceptance letter sent/forwarded Scholarship not yet received riville eli odottamaan kuittausta apuraha anomuksen toimittamisesta kvtoimistoon. Kuva 34. Pipeline, kun hyväksymiskirje on kuitattu lähetetyksi 33

34 2.10. Apuraha kuitattu Mark applications as Scholarship received and signed Kun apuraha anomus on toimitettu kv toimistoon, siirry kuittaamaan tieto myös Mobility Onlineen napsauttamalla Acceptance letter sent/forwarded Scholarship not yet received rivin Mark applications as Scholarship received and signed linkkiä, kuva 34 edellä. Kuva 35. Ikkuna, jossa kuitataan apuraha anomus saapuneeksi kv toimistoon Merkitäksesi apuraha anomuksen saapuneeksi napsauta väkänen rivin oikeassa laidassa olevaan ruutuun ja napsauta Mark applications as Scholarship received and signed painiketta, kuva 35 yllä. Ohjelma ilmoittaa onnistuneesta toiminnasta. Palaa takaisin pipelinelle napsauttamalla ensin Back ja sitten Back to the application overview painiketta. 34

35 Pipeline näyttää nyt tältä, kuva 36 alla. Ellin hakemus on siirtynyt Scholarship received Scholarship not yet accepted riville eli odottamaan kuittausta apuraha anomuksen hyväksymisestä. Kuva 36. Pipeline, kun apuraha anomus on kuitattu saapuneeksi kv toimistoon 35

36 2.11. Apuraha anomus hyväksytty Mark applications as Scholarship accepted Kun apuraha anomus on hyväksytty, siirry kuittaamaan tieto myös MO:een napsauttamalla Scholarship received Scholarship not yet accepted rivin Mark applications as Scholarship accepted linkkiä, kuva 36 edellä. Kuva 37. Ikkuna, jossa kuitataan apuraha anomus hyväksytyksi Merkitäksesi apuraha anomuksen hyväksytyksi napsauta väkänen rivin oikeassa laidassa olevaan ruutuun ja napsauta Mark applications as Scholarship accepted painiketta, kuva 37 yllä. Ohjelma ilmoittaa onnistuneesta toiminnasta. Palaa takaisin pipelinelle napsauttamalla ensin Back ja sitten Back to the application overview painiketta. 36

37 Pipeline näyttää nyt tältä. Ellin hakemus on siirtynyt Scholarship accepted Stay abroad not yet started riville eli odottamaan kuittausta vaihdon alkamisesta. Kuva 38. Pipeline, kun apuraha anomus on kuitattu hyväksytyksi 37

38 2.12. Vaihto on alkanut Mark applications as Stay abroad started Kun opiskelijan vaihto on alkanut, siirry kuittaamaan tieto myös Mobility Onlineen napsauttamalla Scholarship accepted Stay abroad not yet started rivin Mark applications as Stay abroad started linkkiä, kuva 38 edellä. Kuva 39. Ikkuna, jossa kuitataan opiskelijan vaihto alkaneeksi Merkitäksesi opiskelijan vaihdon alkaneeksi napsauta väkänen rivin oikeassa laidassa olevaan ruutuun ja napsauta Mark applications as Stay abroad started painiketta, kuva 39 yllä. Ohjelma ilmoittaa onnistuneesta toiminnasta. Palaa takaisin pipelinelle napsauttamalla ensin Back ja sitten Back to the application overview painiketta. 38

39 Pipeline näyttää nyt tältä, kuva 40 alla. Ellin hakemus on siirtynyt Stay abroad started Learning agreement changes not yet confirmed riville eli odottamaan kuittausta siitä tuleeko Learning agreementiin vielä muutoksia. Tämän merkinnän tekee opiskelija workflow:llaan. Kuva 40. Pipeline, kun vaihto on kuitattu alkaneeksi 39

40 Käydäänpä taas välillä katsomassa miltä opiskelijan workflow näyttää, kuva 41 alla. Kuva 41. Workflow, kun koordinaattori on kuitannut vaihdon alkaneeksi Workflow:lta voidaan lukea, että seuraavaksi odotetaan opiskelijan kuittaavan tuleeko kurssisuunnitelmaan vielä muutoksia. Napsauttamalla Confirmation Learning Agreement changes rivin Confirm Learning Agreement changes linkkiä opiskelija pääsee tekemään tämän valinnan. 40

41 Kuva 42. Opiskelija kertoo tuleeko kurssisuunnitelmaan vielä muutoksia Mikäli opiskelija tietää, ettei LA:han varmasti tule enää muutoksia, hän voi valita Learning Agreement changes needed kohdassa mustan pallon kohtaan No ja kuitata valinnan Create painiketta napsauttamalla, kuva 42 yllä. Tämä tarkoittaa, että hakuprosessi jatkuu normaalisti eteenpäin. Usein opiskelijan kurssisuunnitelmaan tulee kuitenkin vielä muutoksia jälkikäteen. Tällöin hänen tulee yllä olevassa ikkunassa valita musta pallo kohtaan Yes ja napsauttaa Create painiketta, jotta hän pääsee tekemään haluamansa muutokset. Ohjelma ilmoittaa molemmissa tapauksissa onnistuneesta toiminnasta. Napsauttamalla Cancel painiketta päästään takaisin workflow:lle. Kuva 43. Palaa workflow:lle (Cancel) tai muuta vastaustasi (Forward to update) 41

42 Tässä esimerkissä opiskelija valitsi siis, että LA:han tulee vielä muutoksia, jolloin hänen workflow:nsa näyttää nyt tältä, kuva 44 alla. Kuva 44. Workflow, kun kurssisuunnitelmaan on valittu tehtävän muutoksia Workflow:lle on ilmestynyt yksi ylimääräinen rivi: Learning agreement changes completed, jonka Fill in Learning Agreement changes linkin kautta opiskelija pääsee tekemään muutoksiaan kurssisuunnitelmaansa. 42

43 Kun opiskelija on tehnyt muutokset kurssisuunnitelmaansa, workflow näyttää tältä, kuva 45 alla. Workflow:n linkistä Print Learning Agreement opiskelija voi tulostaa päivitetyn kurssisuunnitelmansa. Kuva 45. Workflow, kun opiskelija on muuttanut kurssisuunnitelmaansa Siirry takaisin pipelinelle napsauttamalla Reload Application Pipeline tekstiä. 43

44 2.13. Kurssisuunnitelman muutokset hyväksytty Mark LA changes as signed Pipeline näyttää nyt tältä, kuva 46 alla. Ellin hakemus on siirtynyt Changes to LA completed Changes to LA not yet signed by coordinator riville eli odottamaan kuittausta kurssisuunnitelman lopullisesta hyväksymisestä oli siihen tehty muutoksia tai ei. Kuva 46. Pipeline, kun opiskelija on muuttanut kurssisuunnitelmaansa Seuraavaksi koordinaattori kuittaa lopullisen LA:n. Napsauta siis Changes to LA completed Changes to LA not yet signed by coordinator rivillä olevaa Mark LA changes as signed linkkiä, kuva 46 yllä. 44