27 Kokousaikataulut ajalle Kirjastolle vuodelle 2015 osoitetun investointimäärärahan siirtäminen käyttötalouteen

Transkriptio

1 Mikkeli Kokouskutsu 1 (11) Aika , klo 17:00 Paikka Mikkelin Teatteri, Savilahdenkatu 11 Käsiteltävät asiat 24 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 25 Pöytäkirjan tarkastus 26 Viranhaltijoiden päätösten otto-oikeus 27 Kokousaikataulut ajalle Kirjastolle vuodelle 2015 osoitetun investointimäärärahan siirtäminen käyttötalouteen 29 Lumme- ja Kyytikirjastojen yhteistyösopimus 30 Talousarvion toteutumisen seuranta

2 Mikkeli Kokouskutsu 2 (11) Osallistujat Marianne Huoponen, puheenjohtaja Jenni Kolmisoppi, 1. varapuheenjohtaja Tiina Turunen, sihteeri Enrique Tessieri Hannu Toivonen Heikki Pyrhönen Jari Roivas Jari Sihvonen Juha Kontinen Kyösti Kiljunen Liisa Pulliainen Milja Kinni-Jenu Mirva Korpelainen Niina Särkkä Pirjo Siiskonen Sanni Hassinen Juha Vuori, kaupunginhallituksen jäsen Seija Kuikka, kaupunginhallituksen puheenjohtaja Virpi Siekkinen, sivistystoimenjohtaja Roope Nykänen, nuorisovaltuuston edustaja

3 Mikkeli Kokouskutsu 3 (11) 24 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus

4 Mikkeli Kokouskutsu 4 (11) 25 Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirjantarkastajiksi valitaan Enrique Tessieri ja Jenni Kolmisoppi. Pöytäkirja tarkastetaan sivistystoimen johtamisen tukipalveluissa (Maaherrankatu 9-11, 3. kerros) viimeistään tiistaina

5 Mikkeli Kokouskutsu 5 (11) 26 Viranhaltijoiden päätösten otto-oikeus Liikunta- ja nuorisojohtaja 1/ ; Liikuntapalvelujen ohjaaja-avustukset jaksolta I 2015, , yhteensä euroa. Museotoimenjohtaja 2/ ; Taidemaalari Ville Löppösen teoksen hankinta hinta Ehdotus Esittelijä: Virpi Siekkinen, sivistystoimenjohtaja Koska sivistystoimenjohtaja ei ole havainnut pöytäkirjoista sellaista, mikä olisi esteenä päätösten toimeenpanolle sivistystoimenjohtaja ehdottaa, ettei kulttuuri-, nuoriso- ja liikuntalautakunta käytä kuntalain 51 :n mukaista otto-oikeutta viranhaltijapäätöksiin.

6 Mikkeli Kokouskutsu 6 (11) 27 Kokousaikataulut ajalle MliDno Valmistelija / lisätiedot: Virpi Siekkinen Virpi.siekkinen@mikkeli.fi Sivistystoimenjohtaja on laatinut kasvatus- ja opetuslautakunnan kokouksista ehdotuksen kokousaikatauluksi ajalle Ehdotus Esittelijä: Virpi Siekkinen, sivistystoimenjohtaja Lautakunta päättää, että kokoukset ajalla pidetään keskiviikkoisin seuraavasti: , , , , ja Kokoukset alkavat kello 17:00, jollei muuta sovita. Tiedoksi Ilmoitustaulun hoitaja, vahtimestarit, Armi Karvonen

7 Mikkeli Kokouskutsu 7 (11) 28 Kirjastolle vuodelle 2015 osoitetun investointimäärärahan siirtäminen käyttötalouteen MliDno Valmistelija / lisätiedot: Virpi Launonen Virpi.Launonen@mikkeli.fi Kirjastolle on osoitettu vuoden 2015 investointibudjetissa euroa uuden kirjastojärjestelmän hankkimiseen. Lumme-kirjastot ovat päättäneet ottaa käyttöönsä avoimeen lähdekoodiin perustuvan Koha-järjestelmän. Avoimen lähdekoodin järjestelmän käyttöönotto poikkeaa kaupallisen järjestelmän käyttöönotosta. Kohan käyttöönotto ei edellytä lisenssin ostoa, vaan sitä varten tarvitaan ohjelmointija konvertointityötä. Tästä syystä järjestelmän lisenssin ostoon varatut varat tulee siirtää käyttötalouden puolelle. Käyttötaloudesta voidaan maksaa palkka- ja ostopalvelukuluja. Asiasta on neuvoteltu kaupungin johtoryhmän, talouspalveluiden ja Lupaus 2016 hankkeen kanssa. Ehdotus Esittelijä: Virpi Siekkinen, sivistystoimenjohtaja Lautakunta päättää esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle, että kaupungin investointibudjetissa uuden kirjastojärjestelmän hankintaan varattu euron määräraha siirretään kirjaston käyttötalousbudjettiin kustannuspaikalle (pääkirjasto) käytettäväksi ohjelmoijan palkkaamiseen sekä palvelunostoihin seuraaville tileille: (tilapäinen työvoima) (jaksotetut palkat) (Kuel-maksut) (k.eläke ja sair.vak) (työnant. tyött.vak.) (tapaturmavak. Maksut) (muut sos.vak. maksut) (matk. kulj. palv.) (asiantuntijapalv.) (IT-palvelut)

8 Mikkeli Kokouskutsu 9 (11) 29 Lumme- ja Kyytikirjastojen yhteistyösopimus MliDno Valmistelija / lisätiedot: Virpi Launonen Virpi.Launonen@mikkeli.fi Liitteet 1 Kyyti Lumme sopimus.pdf Lumme-kirjastot ovat päättäneet vaihtaa kirjastojärjestelmän JUHTA-suosituksen mukaisesti avoimeen lähdekoodiin perustuvaan Koha-järjestelmään. Joensuun seutukirjasto on ottanut Kohan käyttöön ensimmäisenä maakuntakirjastona Suomessa kesäkuussa Koha-yhteistyö on valtakunnallista sekä kansainvälistä. Mikkelin kaupunginkirjaston hallinnoima valtakunnallinen Kohti Kohaa -hanke on saanut Itä- Suomen Aluehallintovirasto euroa hankerahoitusta. Hankkeen tarkoituksena on luoda edellytykset sille, että Koha saadaan käyttöön useissa kirjastoissa. Hankkeessa ovat mukana Lumme-kirjastojen lisäksi Lapin kirjastot, OUTI-kirjastot Pohjois- Pohjanmaalta, Kyyti-kirjastot Kymenlaaksosta ja Vaski-kirjastot Varsinais-Suomesta. Avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmän käyttöönotto ja tuotantokäyttö poikkeavat aikaisemmasta toimittajavetoisesta toimintatavasta ja vaativat siksi uudenlaisia malleja toimia. Kohan käyttööottoa varten on neuvoteltu yhteistyöstä Kymenlaakson Kyyti-kirjastojen ja Etelä-Savon Lumme-kirjastojen välillä. Kyyti-kirjastot käyttävät tällä hetkellä samaa Origojärjestelmää kuin Lumme-kirjastot, joten yhteistyössä syntyy aitoa synergiaa osaamisen jakamisen ja hyödyntämisen kautta. Valmisteltu yhteistyösopimus lähtee siitä, että Mikkelin kaupungin palkkaama ohjelmoija valmistelee ja toteuttaa kaikkien Lummeja Kyyti-kirjastojen konversiot. Kyyti-kirjastot ostavat ohjelmoijan työpanosta Mikkelin kaupungilta. Sopimus koskee Kohan käyttöönottovaihetta. Sopimus liitteenä. Jatkossa Kohan kehittäminen ja ylläpito organisoidaan valmisteilla olevan suunnitelman mukaisesti valtakunnallisessa yhteistyössä. Ehdotus Esittelijä: Virpi Siekkinen, sivistystoimenjohtaja Lautakunta päättää hyväksyä sopimuksen Mikkelin kaupungin osalta ja nimetä kirjastotoimenjohtaja Virpi Launosen Mikkelin kaupungin edustajaksi yhteistoiminnan ohjausryhmään ja valtuuttaa sivistystoimenjohtajan ja kirjastotoimenjohtajan tekemään sopimukseen vähäisiä muutoksia. Tiedoksi Kirjastotoimenjohtaja, Kouvolan kaupunki

9 Mikkeli Kokouskutsu 11 (11) 30 Talousarvion toteutumisen seuranta MliDno Valmistelija / lisätiedot: Paula Sihvonen Paula.Sihvonen@mikkeli.fi Lautakunnan alaisen toiminnan talouden huhtikuun lopun toteutuma, raportti sekä johdon ennuste loppuvuodelle jaetaan ja esitellään kokouksessa. Ehdotus Esittelijä: Virpi Siekkinen, sivistystoimenjohtaja Merkitään tiedoksi.

10 Sopimus Kyyti- ja Lumme-kirjastojen yhteistoiminnasta Kohakirjastojärjestelmän käyttöönotossa 1. Sopijaosapuolet Lumme-kirjastot, jota erillisen sopimuksen mukaan edustaa Mikkelin kaupunki Mikkelin kaupunginkirjasto Etelä-Savon maakuntakirjasto PL Mikkeli Kyyti-kirjastot, jota erillisen sopimuksen mukaan edustaa Kouvolan kaupunki Kouvolan kaupunginkirjasto maakuntakirjasto PL Kouvola 2. Sopimuksen tausta ja tarkoitus Kyyti-kirjastot ja Lumme-kirjastot ovat päättäneet ottaa käyttöön Joensuun seutukirjaston lokalisoiman Koha-kirjastojärjestelmän. Koha on avoimen lähdekoodin kirjastojärjestelmä, eikä sille vielä ole Suomessa vakiintunutta tukea ja eikä käyttöönottoon liittyviä palveluita tarjoavaa tahoa. Hyödyntääkseen oppimisen kautta syntyvää, Koha-kirjastojärjestelmään liittyvää osaamista ovat Kyyti- ja Lumme-kirjastot päättäneet tehdä yhteistyötä järjestelmän käyttöönotossa ja vanhojen tietokantojen konvertoinnissa. 3. Sopimuksen kohde Tällä sopimuksella sovitaan niistä periaatteista, jotka ohjaavat yhteistoimintaa. Mikkelin kaupunki palkkaa ohjelmoijan Koha-järjestelmän käyttöönottoprojektia varten. Ohjelmoijan valinta tapahtuu yhdessä Kyyti- ja Lumme-kirjastojen kesken. Kyyti-kirjastot ostavat Lumme-kirjastoilta ohjelmointiasiantuntijapalveluja Koha-järjestelmän käyttöönottoa varten liitteen 1 mukaisesti. Kyyti-kirjastot tulee tekemään Lumme-kirjastoille erikseen tilauksen (sovituista) palveluista. Kyyti- ja Lumme-kirjastot määrittelevät kehitettävien ohjelmaosien prioriteetit vuorovaikutuksessa Kohti Kohaa -hankkeen ohjausryhmän kanssa. Jatkossa Koha-järjestelmän hallinnointi järjestetään Koha-Suomi-organisaation kautta. 4. Yhteistoiminnan organisaatio Yhteistoiminnan asioista vastaa ohjausryhmä, Lumme-kirjastot ja Kyyti-kirjastot kumpikin nimeävät kaksi edustajaa. Ohjausryhmä voi käyttää asiantuntijoita. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii ja koollekutsujana toimii Mikkelin kaupungin kirjastotoimenjohtaja. Ohjausryhmän sihteerin tehtävistä sovitaan kokouksissa. Päätöksenteossa pyritään yksimielisyyteen. Mikäli päätöksenteosta äänestetään, päätös on enemmistöpäätös. Tasatuloksen ratkaisee arpa.

11 Ohjausryhmä päättää uusien ominaisuuksien ohjelmoimisesta kuitenkin niin, että työ on linjassa Koha-järjestelmän kansallisen kehitystyön kanssa. 5. Yhteistyöstä aiheutuvat kustannukset ja tulot Siirtymiskulut nykyisistä kirjastojärjestelmistä uuteen Koha-järjestelmään kumpikin kirjasto hoitaa oman sopimuksensa mukaisesti. Uudet Koha-järjestelmään liittyvät yhteiset kustannukset jaetaan sopijaosapuolten kesken. Arvio kustannusten ladusta, määristä ja niiden jaosta on liitteessä 1. Ohjausryhmän kokoukseen osallistumisesta aiheutuvista kustannuksista vastaa ryhmän jäsenen edustama kunta. 6. Sopimuksen voimassaolo Sopimus tulee voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet, ja se on voimassa Kohan käyttöönottoprojektin päättymiseen saakka. Jos sopijaosapuoli rikkoo sopimusta olennaisesti, sopimus voidaan purkaa välittömästi. 7. Erimielisyyksien ratkaiseminen Erimielisyydet pyritään ratkaisemaan sopijaosapuolten välisin neuvotteluin. Jos yhteisymmärrykseen ei päästä, erimielisyydet ratkaistaan Etelä-Savon käräjäoikeudessa. Sopimusta on tehty yksi samanlainen kappale kummallekin sopimusosapuolelle. 8. Allekirjoitukset

12 Liite 1 Budjetti Kyyti- ja Lumme-kirjastojen konversio Kohaan Kustannuksissa ei ole huomioitu tietokantadumpin kustannuksia. Lumme-kirjastojen siirtyminen Kohaan vkot tehtävä kesto yht. vkoa Tutustuminen Kohaan Koekonversiot, korjaukset, puuttuvat osat Mli-Mharju valmistelut Mikkeli+Mäntyharju konversio Lumpeiden valmistelut Varkaus Savonlinna Heinävesi Pieksämäki Toenperä Jaetaan puoliksi Kyyti- ja Lumme-kirjastojen kesken Jaetaan Lumme-kirjastojen kesken Jaetaan muiden Lummekirjastojen kuin Mikkelin ja Mäntyharjun kesken Kyyti-kirjastojen siirtyminen Kohaan vkot 1-12 Kyyti-kirjastojen koekonversiot ja korjaukset sekä varsinainen konversio Kyyti-kirjastot sopivat itse kuntakohtaisesta jaosta Muuta Laitekustannukset Jaetaan puoliksi Kyyti- ja Lumme-kirjastojen kesken Matkustuskustannukset Jaetaan puoliksi Kyyti- ja Lumme-kirjastojen kesken