ELINTARVIKKEIDEN TARJOUSPYYNTÖ

Transkriptio

1 1(8) TARJOUSPYYNTÖ 2016 Kuntayhteistyö ELINTARVIKKEIDEN TARJOUSPYYNTÖ (Kauniainen ja Kerava puitejärjestely) Kunnat (Kauniainen ja Keravan kaupungit) pyytävät tarjousta yhteistyössä liha ja -jalosteista sekä leipätuotteista hankintakaudelle Hankinnan ennakoitu arvo ko. hankintakaudelle on yhteensä noin 2,6 milj. euroa. Molemmat kunnat tekevät itsenäisen hankintapäätöksen ja hankintasopimuksen valitun tai valittujen toimittajien kanssa. Kunnat varaavat mahdollisuuden jatkaa sopimusta optiokaudeksi Kunnat ilmoittavat option käyttämisestä kuusi (6) kuukautta ennen perussopimuskauden umpeutumista. Option käytöstä tehdään erillinen kuntakohtainen hankintapäätös ja -sopimus ennen yllä mainitun perussopimuskauden loppumista. Sopimus ei sisällä määräostovelvoitetta. Kunnat pidättävät itsellään oikeuden ostaa sopimuskauden aikana pieniä eriä kausi-, erityis- ja räätälöityjä tuotteita tämän sopimuksen ulkopuolelta. Hankinnan kuvaus Kuntien alueella on yhteensä 10 tuotantokeittiötä, 32 palvelukeittiötä, jotka tilaavat elintarvikkeita. Aterioita tarjotaan noin ateriaa/ päivä. Kuntien keittiöt käyttävät liha- ja leipomotuotteisiin n. 0,65 milj. / vuosi, ja sopimuskauden aikana arvio n. 2,6 milj. Keittiöiden toimipisteluettelo liitteenä, josta on lista tilaavista keittiöistä. Toimitukset tapahtuvat suoraan tilaaville toimipaikoille. Kunnissa ateriapalvelut huomioivat ympäristöä säästäviä toimintatapoja. Toimittajan tulee ottaa tämä huomioon myös omassa toiminnassaan, jotta ympäristökuormitus olisi mahdollisimman vähäinen. Osatarjoukset tuoteryhmittäin hyväksytään. Tuoteryhmiä on kolme, liha ja -jalosteet, tuoreleivät ja pakasteleivät. Tarjoaja voi tehdä osatarjouksen molempiin kuntiin tai vain yhteen kuntaan. Tarjoukset vertaillaan tuoteryhmittäin. Valituilla toimittajilla tulee olla valikoimassa myös pieniä myyntieriä.

2 2(8) Tarjouksessa tulee ilmoittaa linkki tuotteen internetsivulle, jossa on tuotteen kuva ja ilmenee tuotteen ainesosaluettelo ja ravintosisältö, mahdolliset allergeenit, käytetyt lisä- ja säilöntäaineet. Vaihtoehtoisesti tarjoaja voi ladata tarjouksen liitteeksi erillisen tiedoston mistä ilmenee tuotteen tuotenumero, tuotenimi ja vaaditut tiedot. Rikotut pakkaukset (esim. leikkeleitä n. 1-1,5 kg/me:ssä) toimitetaan tarjottuun hintaan. Hintavertailussa tarjoajan tarjoukseen tuoteriville lisätään kallein tarjottu hinta, mikäli tuoteryhmän jollekin tuotteelle ei ole annettu tarjoushintaa tai tarjottu tuote ei vastaa ravitsemusvaatimuksia. Tarjous tulee tehdä liitteenä olevalle tarjouspyyntölomakkeen (liite 2) välilehdille 1-3, jossa on myös vaadittavat laatuvaatimukset. Lomakkeeseen ei saa lisätä rivejä eikä sarakkeita. Tarjoukset, joita ei ole tehty em. tavalla, hylätään tarjouspyynnön vastaisena. Tarjous on laadittava suomen kielellä mutta tarjouksen liitteet voidaan toimittaa myös ruotsin kielisinä. Kaikki hinnat ilmoitetaan kahden desimaalin tarkkuudella (0,00 euroa), yhden tai kolmen tai useammalla desimaalilla ilmoitetut tarjoushinnat hinnat hylätään tarjouspyynnön vastaisina. Tarjouspyynnön liitteissä on mainittu kuntien vuosikulutusarviot volyymituotteista tuoteryhmittäin ja tuotteittain. Arvioidut vuosikulutukset ovat suuntaa antavia eivätkä sido tarjouksen pyytäjiä. Kulutusmäärät perustuvat voimassaoleviin ruokalistoihin. Keravan ja Kauniaisen toimipisteissä on vuoden aikana neljä eri ruokalistakiertoa, syksy, talvi, kevät ja kesä. Näin voidaan hyödyntää kausituotteet parhaiten. Hankintamenettely, hankintailmoitus ja asiakirjajulkisuus Hankinta on hankintalain (348/2007) 16 mukainen tavaroiden ja palvelujen EU- kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnalla perustetaan puitejärjestely, jossa kaikki ehdot ovat määritelty. Hankinnasta on ilmoitettu hankintailmoitukset.fi kanavalla (HILMA) sekä kuntien kotisivuilla. Tarjoajia pyydetään esittämään liike - ja ammattisalaisuuksiksi katsomansa asiat erillisillä liitteillä ja merkitsemään ne selkeästi " EI JULKINEN". Hintatiedot eivät ole koskaan liikesalaisuuksia. Kaupungin hankinnoissa noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lainsäädäntöä sekä JYSE, Tavarat 2014 ehtoja. Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu

3 3(8) Määräaikaan mennessä saapuneet tarjoukset otetaan käsittelyyn. Myöhästyneet tarjoukset hylätään. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjoajan on täytettävä tarjouslomakkeella mainitut kelpoisuusehdot. Tarjousten käsittely tarjousten avaaminen tarjoajien kelpoisuuden ja soveltuvuuden tarkastaminen tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen tarjousten vertailu hankintapäätöksen teko ja sen tiedoksianto sopimuksen solminen. Kuntia sitova sopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoituksin. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai jotka muutoin eivät täytä kelpoisuusvaatimuksia. Tarjoukseen on liitettävä seuraavat todistukset/selvitykset: - yritys on merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin - todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty - todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkemaksujen suorittamisesta - kaupparekisteriote - todistus voimassa olevasta vastuuvakuutuksesta, jonka vähimmäismäärä on selvitys käytettävistä alihankkijoista ja heidän toiminnan laadun varmistamisesta ja alihankkijoita käytettäessä myös selvitys työterveyshuollon palvelujen järjestämisestä - selvitys, mitä työehtosopimusta yritys tai alihankkija soveltaa - laatu- ja ympäristöjärjestelmän sertifiointitodistus tai kuvaus muusta laatujärjestelmästä Tarjouksen sisältö ja vertailu Hankintayksikkö varaa oikeuden tarkastaa kaikki selvitykset hankintamenettelyn kestäessä ja valittujen palvelutuottajien osalta myös ennen lopullista hankintapäätöstä ennen sopimuksen allekirjoittamista sekä sopimuskauden aikana. Selvitykset voidaan myös korvata Suomen Tilaajavastuu Oy:n Luotettava kumppani - raportilla ( tai vastaavan palvelun kautta saatavalla aineistolla. Tarjoukset tulee tehdä liitteenä olevalle tarjouspyyntölomakkeen liitteille, liite 2. Tarjouspyyntölomakkeessa on eritelty tuotteiden vähimmäislaatuvaatimukset. Lisäksi vaatimuksena on, että tavarantoimittaja sitoutuu sopimuskaudella ilmoittamaan tuotteiden valmistukseen käytettyjen raaka-aineiden alkuperämaan ja

4 tuotesisällön. 4(8) 4. Hinnat ja hintojen tarkistaminen Tuottajan antamat tuotteiden hinnat kerrotaan vuosikulutusarviolla. Mikäli tuoteryhmän jollekin tuotteelle ei ole annettu hintaa, niin vertailuun lisätään kallein tuoteriville tarjottu hinta. Kallein hinta lisätään myös silloin, mikäli tarjottu tuote ei vastaa ravitsemusvaatimuksia. Pisteet lasketaan seuraavasti: - Edullisimman tarjouksen tehnyt toimittaja saa täydet 100 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan kaavalla: (edullisin tuoteryhmätarjous hinta /vertailtava tuoteryhmätarjous) x 100. Puitejärjestelyssä noudatetaan seuraavia ehtoja: - Vertailujen perusteella tuoteryhmille valitaan yksi ensisijainen toimittaja, lisäksi varataan kaksi varatoimittajaa täydennyshankintoihin palvelun päivittäisen laadun varmistamiseksi kaikkiin toimipisteisiin. - Vuosittain voidaan tehdä kevennetty kilpailutus ruokalistakierron mukaan valittujen toimijoiden kesken. - Kaikki valinnat perustuvat tarjousvertailuun. Tarjouksista valitaan hinnaltaan edullisin toimittaja. Tarjousvertailua ei tehdä vaihtoehtoisten tuotteiden kohdalta. Hinnat on ilmoitettava arvonlisäverottomina (alv 0 %) nettohintoina, joista kaikki myönnettävät alennukset on vähennetty. Hintojen tulee sisältää kaikki laskutuksesta, tilausten käsittelystä, kuljetukset ym. aiheutuvat kustannukset. Erillisiä laskutuslisiä yms. ei hyväksytä. Sopimustuotteista toimitetaan XLM- ja excel-hinnastot, joissa on oikeat myyntierät ja yksikköpakkaukset. Hinnastossa ei saa olla vanhoja tai muita tuotteita. Muista tuotteista, joista ei yksilöidysti pyydetä hintoja oheisella lomakkeella, pyydetään sähköisesti nettohinnastoa tuoteryhmä- /toimittajakohtaiset sekä niistä laskettavat alennusprosentit. Tarjoushintojen tulee olla voimassa vähintään saakka. Tämän jälkeen hintojen tulee olla voimassa seuraavat puolivuotiskaudet ja jne. Hinnanmuutokset tulevat voimaan vain, mikäli hinnan muuttamisperusteista on sovittu yhteisesti etukäteen kirjallisesti vähintään 3 kk ennen muutoksen voimaantuloa. Perustellut hinnanmuutosesitykset on selvitettävä kustannusrakenneperustein. Hinnanmuutosesitykset tulee ilmoittaa tarjouspyynnön tuotelomakkeella, jossa ilmoitetaan vanhan hinnan lisäksi uusi hinta ja siitä johtuva hinnan muutosprosentti. Sopimuskauden aikana markkinoille tulevat uutuustuotteet on

5 hinnoiteltava tässä tarjouspyynnössä tarjottujen tuotteiden hintatasoon. 5(8) 5. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko 6. Tavaran tilaustapa, toimitus Lasku voidaan maksaa, kun toimitus on vastaanotettu ja hyväksytty. Laskuissa on mainittava toimituspaikka, tuotteen nimi, tuotteen kghinta (myyntierän hinta ei ole tuotteen kg-hinta), määrä ja kokonaishinta alv( %). Maksuehto on vähintään oltava 21 päivää netto hyväksytyn laskun saapumisesta laskettuna. Viivästyskorko on kulloisenkin voimassa olevan korkolain mukainen. Laskutus toimituspistekohtaisesti, laskutusosoitteella Keravan kaupunki / Kaupunkitekniikka Verkkolaskutusoperaattori: Tieto Finland Oy Välittäjätunnus: ovt- tunnus Välittäjätunnus: OKOYFIHH mikäli lähettäjän operaattori on pankki Verkkolaskuosoite: TE Kauniaisen kaupunki / Ruoka- ja puhdistuspalvelu Verkkolaskuosoite: ovt-tunnus Välittäjän tunnus: BAWCFI22 Tavaratilaukset tehdään ensisijaisesti sähköisesti toimipisteistä. Sähköisessä tilausjärjestelmässä tulee olla seuraavat ominaisuudet tilausta tehdessä tulee näkyä kaikkien ostettavien tuotteiden hinta ja tilauksen kokonaisarvo euroina vakiotilausmahdollisuus tilaukset tulee voida tehdä ennakkoon vähintään 3kk ennen toimitusta. yhteensopivuus käytettävissä olevaan Aivo ja Jamixtuotannonohjausjärjestelmään Uusista sopimustuotteista toimitetaan aina XLM- ja excel-hinnasto välittömästi. Hinnastossa ei saa näkyä enää vanhat tuotteet. Toimittaja vastaa, että sähköinen tilausjärjestelmä on ajan tasalla sopimustuotteiden kanssa. Lisää uudet ja poistaa vanhat tuotteet, jotka vastaavat tarjouksessa pyydettyä laatua. Toimitus Toimittajan tulee nimetä kunnalle oma yhteyshenkilö. Tavaratoimitus keittiötiloihin: - Tavaratoimitukset ks. toimipisteluettelo liite 1 joista ilmenee toimituskohteet ja kerrat. Tilaaja pidättää oikeuden muuttaa toimipisteluettelon kaikkia tietoja sopimuskauden aikana.

6 6(8) - Kuorman korkeus voi olla korkeintaan 1,25 metriä lattiapinnasta mitattuna. - Valituilla toimittajilla tulee olla valikoimassa myös pieniä myyntieriä. Rikotut pakkaukset (esim. leikkeleitä 1-1,5kg/me:ssä) toimitetaan tarjottuun hintaan. - Tavarantoimittajan tulee kuljettaa tyhjät laatikot ja laatikoiden alusvaunut jokaisella toimituskerralla toimipisteestä pois. - Toimitusten on tapahduttava sovitusti ja mahdollisista poikkeamista tiedotettava välittömästi, jotta poikkeaman haittavaikutus voidaan minimoida. - Virheelliset toimitukset on korjattava välittömästi. Mikäli tilattua tuotetta ei ole saatavilla niin toimittajan tulee ilmoittaa asiasta tilaajalle tilauksen antopäivänä ja tarjota korvaavaa. Ns. korvaavan tuotteen toimitukselle tulee saada tilaajan hyväksyntä. Mikäli tilaaja hyväksyy tuotteen, tulee korvaava tuote toimittaa samalla hinnalla kuin alkuperäinen tuote tai jos se on alkuperäistä tuotetta edullisempi niin silloin edullisemmalla hinnalla. Mikäli virhetoimituksesta aiheutuu lisäkustannuksia tilaajalle, niin tilaajalla on oikeus vaatia virheestä aiheutuneet lisäkustannukset toimittajalta. - Toimittaja ei voi perua toimitusta viivästykseensä vedoten. Mikäli toimittaja ei pysty toimittamaan sovittua tuotetta lainkaan tai viivästyminen aiheuttaa toimintamuutoksia asiakkaalle, asiakkaalla on oikeus tehdä osto kolmannelta osapuolelta. Toimittaja on velvollinen korvaamaan asiakkaalle oston ja sovitun tuotteen hinnanerotuksen. - Asiakas ei ole velvollinen ottamaan vastaan viivästynyttä toimitusta. Toimitus katsotaan viivästyneeksi, mikäli se viivästyy sovitusta aikataulusta 1,5 tuntia. Mikäli sovittu tuote toimitetaan viivästyneenä ja mikäli asiakas päättää ottaa viivästyneen toimituksen vastaan, niin asiakkaalla on seuraavat oikeudet: o mikäli sovittu toimituksen viivästyminen aiheuttaa ylimääräisiä kustannuksia asiakkaalle esim. ylityökustannuksia, on asiakkaalla oikeus periä aiheutuneet kustannukset toimittajilta. o asiakkaalla on oikeus saada toimituksesta 20 % alennus 7. Raportointi 8. Sopimus ja sopimusehdot Toimittaja toimittaa kulutusraportit kaksi kertaa vuodessa ABClogistiikan mukaisesti ( ), toimipaikkakohtaisesti ja lisäksi kuntatasolla. Raportissa tulee näkyä tuoteryhmittäin ostetut tuotteet, tuoteostot euroina ( ) ja tuoteostomäärät kiloina (kg). Toimittaja ei saa laskuttaa Tilaajaa raporteista. Asiakkaan vastuu: toimittaa toimittajalle toimipaikoista ajan tasalla olevat yhteystiedot sekä voimassa olevan ruokalistan. toimipisteet tekevät tilaukset sovittujen aikataulujen mukaan liite1 toimipisteluettelo. kutsuu toimittajan 1-2 kertaa vuodessa yhdessä pidettävään yhteistyö- / kehittämispalaveriin.

7 9. Sopimuksen irtisanominen 10. Tarjouksen jättäminen 7(8) tarjoaa toimittajalle mahdollisuuden tiedottaa keittiönvastaavien palaverissa esim. uutuustuotteet tai muuta ajankohtaista informaatiota. toimitetut laskut maksetaan sovitusti virheellisistä laskuista tai toimitusvirheistä reklamoidaan mahdollisimman pian. Toimittajan vastuu: huolehtii, että toimintaan soveltuvista uutuustuotteista tulee tarpeellinen informaatio sopimuksen allekirjoittajalle mahdollisimman pian. asiakkaalle ilmoitetaan kirjallisesti kaikki sopimustuotteissa tapahtuvat muutokset että, asiakkaalla on käytettävissä ajan tasalla olevat nettohintaiset tuotekuvastot /tukkukirjat. asiakkaan esittämiin reklamaatioihin vastataan kirjallisesti viipymättä ja kerrotaan toimintaa korjaavat toimenpiteet vastaa, että toimittajan käyttämät alihankkijat noudattavat hankinnan lainsäädäntöä ja määräyksiä (elintarviketurvallisuus, varastointi, kuljettaminen ja omavalvonta) Tarjouspyyntöä ja tarjousta käytetään sopimuksen teon pohjana. Toimitusehtojen ja laatutason on pysyttävä koko sopimuskauden sekä mahdollisen optiokauden ajan muuttumattomina. Osapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen osapuoli olennaisesti tai toistuvasti rikkoo sopimusvelvoitteen eikä kohtuullisessa ajassa (kaksi viikkoa) korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Jos jompikumpi osapuolista haluaa irtisanoa sopimuksen kesken sopimuskauden, on irtisanominen tehtävä kirjallisesti viimeistään viisi (5) kuukautta ennen haluttua päättymisajankohtaa. Irtisanominen ei aiheuta osapuolille maksuseuraamuksia. Tarjous tulee toimittaa klo 7:00 mennessä Tarjouspalvelu.fi:n kautta. Tarjouksen tulee olla voimassa 4 kuukautta viimeisestä jättöpäivästä lukien. 11. Lisätiedot Mahdolliset kysymykset tulee toimittaa klo 7:00 mennessä tarjouspalvelu.fi:n kautta. Vastaukset luettavissa klo 9.30 alkaen. Liisa Eloranta Anja Hankala

8 8(8) Liitteet Toimipisteluettelo, liite 1 Tarjouspyyntölomake, liite 2, välilehdet 1-3, tuotteet Sopimusluonnos liite 3