TARJOUSPYYNTÖ Juha Saapunki YLEISTÄ

Transkriptio

1 YLEISTÄ Pyydämme digitaalisten palvelujen kehittäjiltä ja toimittajilta tarjouksia koskien suomalaisten liikunta- ja urheiluyhteisöjen yhteisiä palveluja tässä tarjouspyynnössä kohdassa 2 ja liitteessä 1 kuvatun järjestelmän ja kohdissa 4 ja 5 määriteltyjen tarjousten ja Toimittajien arviointiperusteiden mukaisesti. Valo ry (myöhemmin Asiakas) tuottaa lajiliittojen ja näiden kautta urheiluseurojen käyttöön kilpailuoikeuksien sekä jäsen- ja tapahtumahallinnan digitaalista palvelua (myöhemmin Sporttirekisteri). Sporttirekisterissä on tällä hetkellä henkilötietoa Sportti- ID-tunnisteella. Järjestelmän käyttäjiä on kaikkiaan 4 732, näistä liittokäyttäjiä 391, aluekäyttäjiä 49 ja seurakäyttäjiä Sporttirekisterin pääkäyttäjä on Valossa, ja järjestelmän toimitus ja kehitys on ulkoistettu. Järjestelmän loppukäyttäjiä ovat lisenssejä ja vakuutusturvaa ostavat urheilijat ja liikkujat, joita järjestelmässä on tällä hetkellä noin Kaikkiaan järjestelmässä suoritettujen lisenssiostojen volyymi vuonna 2015 oli 17,9 mio (sis. lajilisenssit ja urheilijavakuutukset) ja näihin liittyviä transaktioita oli kappaletta. Lisäksi järjestelmässä hankittiin jäsenyyksiä, tehtiin tapahtumailmoittautumisia jne. yhteensä noin 4 mio :n arvosta. Nämä mukaan lukien transaktioiden kokonaismäärä oli Käyttäjäkartoituksen perusteella nykyisen järjestelmän yleistä käytettävyyttä, raportointiominaisuuksia, integroitavuutta muihin järjestelmiin (taloushallinto, kilpailujärjestelmät, viestintäjärjestelmät, maksujärjestelmät jne.) on tarve kehittää. Näiden ominaisuuksien lisäksi oleellista on tarjota nykyaikaiset käyttöliittymäratkaisut (mm. mobiili), ratkaisun tulee perustua avoimeen lähdekoodiin sekä uusimpaan käytännössä toimivaksi ja kehittyväksi osoitettuun teknologiaan. Lisäksi haemme nykyaikaisella teknologialla toteutetun ratkaisun rinnalla yhteistyökykyistä ja modernia toimittajakumppania, joka sitoutuu pitkäjänteiseen kehittämiseen ja kykenee jakamaan myös taloudellista riskiä. Digitaalisten palvelujen ja teknologioiden voimakkaan muutoksen sekä tarjontatilanteen vuoksi hankinnan kohde määritellään tarkemmin tarjouksen valintaperusteiden mukaan valittujen, vähintään kolmen ja enintään viiden toimittajan kanssa käytävissä neuvotteluissa. 1 Nykyisessä järjestelmässä saattaa olla samalla henkilöllä useampia Sportti-IDeitä. 1

2 Tarjoukset pyydetään toimittamaan suomenkielellä ja tarjoajaa huomioimaan, että mahdollinen toteutettava kehitysprosessi on luonteeltaan vaativa ja edellyttää sujuvaa vuorovaikutusta laajan kotimaisen verkoston kanssa. Asiakas edellyttääkin, että kaikki kommunikaatio ja dokumentaatio on suomeksi. Asiakas pidättää itsellään oikeuden hankkia tai olla hankkimatta kokonaan tai osittain tarjouspyynnössä kuvattu hankinnan kohde tietyltä toimittajalta tähän tarjouspyyntöön toimitettujen tarjousten perusteella. Asiakkaalla on myös oikeus jakaa mahdollisesti hankittava kokonaisratkaisu kahden tai useamman Toimittajien kesken. Tarjouksen laatimisesta ja neuvotteluprosessin osallistumisesta ei makseta korvausta. 2. HANKINNAN KOHDE Hankinnan ensisijainen kohde on urheilu- ja liikuntayhteisöjen yhteiseen käyttöön tarkoitettu kilpailuoikeuksien lisenssien ja vakuutusturvan - hallintajärjestelmä. Tähän liittyen pyydetään tarjoukseen sisällyttämään hankintakohteina myöskin jäsenrekisteripalvelu ja tapahtumahallinta. Lisäksi järjestelmän tulee sisältää nykyaikaiset viestintätoiminnot erilaisille kohderyhmille sekä joustavat ja monipuoliset raportointiominaisuudet. Järjestelmää käyttävät yksittäiset urheilija ja liikkujat (= loppukäyttäjät), lajiliitot, aluejärjestöt ja seurat, Asiakas omassa toiminnassaan sekä muut liikunnan ja urheilun toimijat ja sidosryhmät. Käyttäjäjoukon käyttötapaukset ja osaamistaso tietojärjestelmien suhteen vaihtelee, joten lähtökohtaisesti hankittavan järjestelmän tulee olla helppokäyttöinen, selkeä ja manuaalisia työvaiheita vähentävä. Järjestelmän toteutuksessa kyettävä huomioimaan sekä mahdollisuuksien mukaan ennakoimaan lainsäädännön ja muun sääntelyn kautta tulevat tietosuojavaatimukset. Tarjouksessa tulee huomioida, että edellä mainitut palvelut toteutetaan sellaiselle palvelualustalle ja sellaisella teknologialla, jolle jatkossa voidaan kehittää sekä integroida monipuolisesti ja joustavasti urheilu- ja liikuntayhteisöjen yhteisesti tarvitsemia digitaalisia palvelukokonaisuuksia. Palvelualustan tulee olla ominaisuuksiltaan sellainen, että mm. tulevaisuuden mobiili- ja muiden päätelaitteiden aplikaatioiden kehittäminen, tuottaminen ja liittäminen siihen on sujuvaa. Mahdollisesti hankittava järjestelmä tulee joko kokonaan tai rajoitetusti Asiakkaan omistukseen. Rajoitetun omistuksen tilanteessa voidaan sopia esimerkiksi, että Toimittajalla on oikeus hyödyntää Asiakkaalle kehittämäänsä ratkaisua muille kuin liikunta- ja urheiluyhteisölle tarjottavissa palveluissa. Järjestelmä tulee toteuttaa sellaisella avoimella teknologialla, että järjestelmän jatkokehitystä voidaan tehdä usean eri toimittajan kanssa ja siihen voivat liittyä useat eri digitaalisten palvelujen kehittäjät ja toimittajat. 2

3 Toimittajaa pyydetään esittämään ratkaisu koko järjestelmäkokonaisuuden (lisenssihallinta, jäsenrekisteri, tapahtumahallinta sekä palvelualusta) toteuttamiseksi joko omana tuotekehityksenä tai muiden toimittajien kanssa yhdessä. Jos toimittajalla ei ole toimittaa kaikkia tarjouspyynnön kohteena olevia järjestelmiä, on mahdollista tehdä tarjous osaratkaisusta, kuitenkin silloinkin huomioiden järjestelmäkokonaisuuden toteuttaminen. Järjestelmäkokonaisuus on kuvattu yleisellä tasolla liitteessä 1. Täsmällinen hankinnan kohteen määrittely tehdään neuvotteluprosessin sekä mahdollisten sopimusneuvottelujen kuluessa. Hankinnan tavoitteena ei ole pelkästään nykyisen toteutuksen toiminnallisuuksien ja integraatioiden luominen mahdollisesti uudelle teknologia-alustalle, vaan löytää ratkaisu, joka vastaa myös tuleviin, liikunta- ja urheiluyhteisöjen digitaalisten palvelujen moninaisiin tarpeisiin (mm. mobiilisuus, integroitavuus mm. kilpailu- ja taloushallinnon järjestelmiin, käyttäjälähtöiset ratkaisut, visuaalisuus, verkkokauppatoiminnallisuudet, asiakkuudenhallinta ja asiakasviestinnän toteuttaminen, maksupalvelut). Tulevia kehityskohteita perustoimintojen (lisenssihallinta, tapahtumahallinta ja jäsenrekisteri) lisäksi voivat olla mm. rahoitushakemusten automatisointi, kehittyneet päättäjäraportoinnin ominaisuudet, Sportti-ID-tunnistautumisen laajentaminen lisenssiostajien lisäksi kaikille liikunnan harrastajille sekä muutoin liikunta- ja urheilujärjestöjen toiminnan mukana oleville tarkoitetuksi, yhteiseksi tunnisteeksi, joka tarjoaa monipuolisen pääsyn liikunnan digitaalisiin palveluihin. Moninaiset tarpeet huomioiden tarjotun ratkaisun olisi kyettävä mahdollistamaan erilaisten, vielä jossain määrin tunnistamattomienkin palvelujen liittämisen osaksi kokonaisuutta. Ratkaisun olisi myös tarjottava avoin alusta liikunta- ja urheiluyhteisöille tarjottavien digitaalisten palvelujen kehittäjille ja tuottajille. 3. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä on kilpailullinen neuvottelumenettely, jossa tähän tarjouspyyntöön maanantaina 4.4. klo 16 mennessä toimitettujen tarjousten perusteella valitaan vähintään kolme ja enintään viisi toimittajaa neuvotteluprosessiin, jonka perusteella mahdollinen lopullinen toimittajavalinta tehdään. Neuvottelut toteutetaan huhtikuussa Ensimmäinen neuvottelukierros (á 2 h/toimittaja) käydään Asiakkaan ja Toimittajien välillä. Tästä vaiheesta jatkoon valitut kolme parasta Toimittajaa varautuvat esittelemään ratkaisuehdotuksensa Valo ry:n tukipalvelujen ohjausryhmän kokouksessa klo Lisäksi ko. tarjoajat esittelevät ratkaisunsa nykyisille lisenssijärjestelmän käyttäjille klo pidettävässä tilaisuudessa. Tämän jälkeen Asiakas pyytää toimittamaan lopulliset tarjoukset 3

4 20.4. mennessä ja tekee mahdollisen päätöksen hankinnasta ja toimittajasta tämän jälkeen huhtikuun aikana. Hankintaa varten on tehty laaja markkinatiedon keruu, jossa ilmeni, että valmiita, suoraan käyttöön otettavia urheilu- ja liikuntayhteisöjen tarpeisiin soveltuvia lisenssihallinnan järjestelmiä ei markkinoilla ole. Kaikkiaan tiedonkeruuvaiheessa kontaktoitiin yli 60 toimittajaa ja nykyinen toimittaja mukaan lukien perustiedot palveluratkaisuista ja hinnoista saatiin noin 40 yritykseltä. Mahdollinen uusi ratkaisu on siis erikseen tuotettava Asiakkaan käyttöön. Tiedonkeruuvaiheessa havaittiin niin ikään, että markkinoilla on tarjolla sekä teknologiselta pohjaltaan että hinnoittelultaan huomattavan erilaisia palveluratkaisuja, joiden objektiivinen vertaaminen suhteessa hankinnan kohteeseen edellyttää neuvotteluprosessia potentiaalisiksi arvioitujen toimittajien kanssa. Tarjontatilanne heijastelee käynnissä olevaa digitaalisten palvelujen murrosta, jossa palvelukehitystä määrittelevät kuluttajien volyymitarpeet (esim. verkkokauppapaikat, sosiaalisen median palvelut) ja toisaalta yritysten ammattilaisten tietojenkäsittelytarpeet (esim. CRM- ja ERPratkaisut). Tarjonnan kartoittamisen rinnalla on tehty laaja tukipalvelujen tarvekartoitus lajiliitoissa, aluejärjestöissä ja seuroissa. Osaltaan tässä vaiheessa tunnistetut moninaiset kehittämistarpeet ja niiden aikataulutavoitteet mahdollisen uuden järjestelmän pilotoinnin osalta puoltavat valittua hankintamenettelyä ja aikataulua. 4. TARJOAJAN KELPOISUUS JA PÄTEVYYS Taloudelliset vaatimukset Tarjoajan tulee olla huolehtinut verojen, sosiaaliturvamaksujen ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta, ja tämän on erikseen pyydettäessä toimitettava veroviranomaisen antama todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista sekä työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Todistukset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. Tarjoajalla on oltava voimassa oleva vastuuvakuutus, josta tämän on pyydettäessä esitettävä todistus. Tarjoajalla on oltava hankinnan kokoon ja laatuun nähden taloudelliset edellytykset hankkeen toteuttamiseen. Tarjoajan taloudellisia edellytyksiä ja toimituskykyä arvioitaessa edellytetään, että tarjoajan luottoluokitus on Asiakastiedon Alfa Rating-mittarilla vähintään AA+ ja tästä osoituksena pyydetään tarjouksen liitteenä toimittamaan enintään kolme kuukautta vanha Asiakastiedon Alfa Rating-raportti. Lisäksi pyydetään selvitys viime päättyneeltä tilikaudelta tarjoajan liikevaihdosta ja kannattavuudesta, mikäli nämä tiedot eivät ilmene em. raportista. 4

5 Neuvotteluvaiheessa voidaan vielä edellyttää näitä täydentäviä dokumentteja. Toimitusprojektin organisaatio Toimittajan on nimettävä toimituksesta vastaavat henkilöt (projektipäällikkö, asiantuntijat, ohjausryhmän jäsenet) sekä kuvattava heidän osaamisensa ja yksisivuinen CV-yhteenveto. Toimittajan on annettava sitoumus, että ko. nimetyt henkilöt osallistuvat hankkeeseen koko toimitusprojektin ajan. Mahdolliset henkilövaihdokset hyväksytään yhteisesti toimituksen ohjausryhmässä. Asiakasreferenssit Tarjoajan tulee esittää vähintään kolme hankinnan kohteen kannalta tarkoituksenmukaista toimitusprojektia vuosien ajalta sekä antaa kolmen asiakasreferenssin yhteystiedot ja vahvistaa asiakkaan hyväksyntä asiakastyytyväisyyshaastattelua varten ennen neuvotteluprosessia. 5. TARJOUSTEN JA TARJOAJAN VALINTA NEUVOTTELUIHIN Määräaikaan mennessä toimitetuista tarjouksista ja tarjoajista valitaan neuvotteluprosessiin toimittajat, jotka täyttävät taloudellisen kelpoisuuskriteerin - Alfa Rating vähintään AA+ ja jotka menestyvät parhaiten arvioitaessa Toimittajan kustannustehokkuutta, asiakastyytyväisyyttä, tarjottavan ratkaisun ominaispiirteet sekä toteuttajien asiantuntemusta ja kokemusta. Tarjouksia ja toimittajia arvioidaan seuraavilla kriteereillä (kriteerin painoarvo suluissa): Kustannustehokkuus (30 %) Järjestelmäkehityksen ja ylläpidon ensisijainen tuloutus Toimittajalla tapahtuu järjestelmän transaktioiden (esim. järjestelmässä myyty lisenssi, maksettu jäsenmaksu tai tapahtumailmoittautuminen) perusteella. Toimittajaa pyydetään ilmoittamaan järjestelmän käyttöönoton ja ylläpidon sekä siihen sisältyvän pienkehityksen hinnat (alv 0 %) seuraavilla transaktiovolyymeillä: a) transaktiota/vuosi b) transaktiota/vuosi ja c) transaktiota/vuosi. Lähtökohtaisesti hinnoittelun tulee sisältää lisenssihallinnan, jäsenrekisterin ja tapahtumahallinnan sekä keskeiset integraatiot, mutta lopullinen palvelutoimitus määritellään ja rajataan neuvotteluvaiheessa ja päätöksenteon jälkeen mahdollisissa sopimusneuvotteluissa. Lisäksi Toimittajaa pyydetään ilmoittamaan lisätöiden henkilötunti- ja päivähinta (alv. 0 %). 5

6 Asiakastyytyväisyys (30 %) Toimittajaa pyydetään ilmoittamaan yksi, hankinnan kohteen kannalta tarkoituksenmukanen asiakasreferenssi haastatteluun perustuvaa asiakastyytyväisyysarviointia varten. Arvioinnin kysymyslista on liitteessä 2. Toimittajan tulee informoida etukäteen asiakasreferenssia mahdollisesta haastattelusta, jotka toteutetaan huhtikuussa Tarjottava ratkaisu (30 %) Toimittajan tarjoamaa ratkaisua, sen soveltuvuutta, käytettävyyttä ja kehittämispotentiaalia arvioidaan seuraavilla kriteereillä: a) lisenssinostajan käyttöliittymänäkymä, sen visuaalisuus ja toiminnot (mock-upit) b) pitävästi osoitetut ja toteutetut integraatiot omien asiakasratkaisujen ja muiden toimittajien ratkaisujen ja järjestelmien välillä (lukumäärä ja toiminto) c) nimetyt avoimen lähdekoodin toteutukset ja käytetyt teknologia (ohjelmointikielet, teknologiaratkaisut) d) toimittajan käyttämän teknologian yleisyys ja kehityspotentiaali selvitys siitä miten yleisesti ja keiden tunnettujen/johtavien toimijoiden käytössä on ko. teknologialla toteutettuja digitaalisia palveluratkaisuja. Toteuttajien osaaminen ja kokemus (10%) Toimittajan kompetenssia arvioidaan toteutukseen osallistuvien ansioluetteloiden (max. yksi A4) pohjalta. Toimittajaa pyydetään toimittamaan tiimin jäsenten sekä johdon CV:t, joihin kirjattu hankinnan kohteen kannalta tarkoituksenmukaiset pätevyydet ja osaamiset sekä erikseen kokemus liikunta- ja urheiluyhteisöjen digitaalisten palvelujen toteutuksista. 6. TARJOUS JA MÄÄRÄAJAT Tarjoukset pyydetään jäsentelemään seuraavasti: 1) Toimittajan yhteystiedot ja yhteyshenkilö; 2) Lyhyt kuvaus Toimittajan taloudellisista edellytyksistä (liitteenä Alfa Rating-raportti); 3) Toimitusprojektin organisaatio nimeämällä vastuuhenkilöt ja heidän roolinsa (liitteenä vastuuhenkilöiden CV:t); 4) Selvitys hankinnan kohteen kannalta relevanteista asiakasreferensseistä yhteystietoineen sekä vahvistus kolmen asiakasreferenssin suostumuksesta asiakastyytyväisyyshaastatteluun; 5) Tarjottavan ratkaisun kuvaus sisältäen ainakin - lisenssinostajan käyttöliittymänäkymät (mock-upit); - selvitys toteutetuista integraatioista omien asiakasratkaisujen ja muiden toimittajien ratkaisujen ja järjestelmien välillä sekä niiden hyödyntämisestä hankinnan kohteen toteutuksessa; - selvitys käytettävän avoimen lähdekoodin toteutuksista ja käytetyistä sekä käytössä olevista teknologiosta sekä niiden soveltuvuudesta ja hyödyistä hankinnan kohteen toteutuksessa; - selvitys toimittajan käyttämän teknologian yleisyydestä ja kehityspotentiaalista sekä soveltuvuudesta ja hyödyistä hankinnan kohteen toteutuksessa; 6

7 6) Tarjottavan ratkaisun hinnat: transaktiohinnat sekä kiinteät tunti- ja henkilötyöpäivähinnat (alv 0 %). Tarjousten määräaika on klo 16 mennessä sähköpostitse liitteineen osoitteeseen juha.saapunki@valo.fi. Tarjouspyyntöön kohdistuvat tiedustelut ja kysymykset pyydetään esittämään mennessä osoitteessa olevaan Sporttia palvelujen kehittämiseen ryhmäsivulla. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan samassa paikassa. LIITTEET Liite 1 Liite 2 Hankinnan kohteena oleva järjestelmäkokonaisuus Asiakastyytyväisyyshaastattelun kysymykset 7

8 Liite 1 HANKINNAN KOHTEENA OLEVA JÄRJESTELMÄKOKONAISUUS Nykyinen Sporttirekisteri Sporttirekisteri on urheilu- ja liikuntayhteisöjen käyttöön tarkoitettu internet-pohjainen henkilö- ja organisaatiorekisteri, joka mahdollistaa mm. rekisterien päivityksen ja käytön hajauttamisen. Sporttirekisterin perustana on henkilö- ja organisaatiorekisteri. Rekisteriin voidaan tallentaa henkilön perustietojen lisäksi mm. yhteystiedot, lisenssitiedot, jäsentiedot. Sporttirekisterin organisaatiorekisteriterissä yhteisö voidaan luokitella organisaatiotyypin mukaisesti eri tasoille: liitto, alue, seura, joukkue. Henkilö voidaan kiinnittää tiettyyn yhteisöön esimerkiksi jäsenyyden kautta. Kuvio 1. Sporttirekisterin perustoiminnallisuudet ja muiden järjestelmien tiedot Sporttirekisterissä olevat osoitetiedot ovat mukana Postin ylläpitopalvelussa. Osoitepäivityspalvelu huolehtii, että henkilöiden osoitteet päivittyvät Postiin tulleiden osoitteenmuutosten perusteella. Palvelun kautta päivittyvät vain henkilöiden ensisijaiset osoitteet. Jäsenrekisteripohjaisena järjestelmänä Sporttirekisteri mahdollistaa urheilu- ja liikuntayhteisöjen (lajiliitot, seurat, aluejärjestöt, Valo-Olympiakomitea sekä muut toimijat ja sidosryhmät) tarvitsemien erilaisten lisäominaisuuksien ylläpitämisen. Tällaisia lisäominaisuuksia ovat mm. liittotason yhteisön korttivalikoima, tehtävävalikoima ja lisätietovalikoima. Kortteja, tehtäviä ja lisätietoja voidaan rekisterissä edelleen merkitä tietyille henkilölle. Tavoitteena on, että uusi järjestelmä toimii erilaisten yhteisöjen tarvitsemien palvelujen alustana ja siihen voidaan joustavasti liittää ja sillä voidaan ketterästi kehittää uusia palveluja. 8

9 Sporttirekisteri on kiinteästi integroitu Pohjolan vakuutusjärjestelmään. Muille vakuutusyhtiöille lisenssitiedot voidaan toimittaa sovellutuksesta yhtiön ilmoittamassa tiedonsiirtomuodossa. Tämä edellyttää erillistä sopimusta käyttäjäyhteisön ja Valon välille. Tällä hetkellä ainoastaan tiedonsiirto vakuutusyhtiö OP-Pohjolan järjestelmiin on automatisoitu. Muille vakuutusyhtiöille liittokäyttäjä toimittaa tarvittavat vakuutustiedot. Sporttirekisteri muodostuu teknisesti rekisterisovellutuksesta, ohjelmistolisensseistä, palvelinlaitteistoista, ohjelmistojen ja lisenssien ylläpidosta, järjestelmien hallinnoinnista, käyttäjätunnusten ylläpidosta ja tuesta. Järjestelmä on käytettävissä 24/7 lukuun ottamatta eräitä poikkeuksia. Sporttirekisterin käyttäjiä ovat rekistereiden hallinnoijat (pääkäyttäjät), selaajat, päivittäjät ja tietojen käsittelijät sekä lisenssienostajat. Yhteisöt esimerkiksi lajiliitot voivat antaa urheiluseuroilleen oikeuksia päivittää tai selata seurojen tietoja (esim. yhteystiedot, lisenssitiedot jne.) järjestön rekisterissä. Jokaisella käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana. Kunkin yhteisön pääkäyttäjä määrittelee yhdessä Valon pääkäyttäjä Sari Aron kanssa, millaisia käyttäjäoikeuksia heidän käyttäjillään on. Eli millaisia toimenpiteitä käyttäjät voivat tehdä ja mitä tietoja heille rekisteristä näytetään. Kuvio 2. Sporttirekisterin nykytilakuvaus Kukin rekisteriin merkitty henkilö tai yhteisö saa oman Sportti-ID:n, jolla tämä tunnistetaan. Ongelmana on, että järjestelmässä voi samalla henkilöllä olla useampia IDtunnisteita. Päällekkäisyyksien korjaaminen tehdään tällä hetkellä manuaalisesti. Yhteisöt käyttävät Sportti-ID:tä omassa toiminnassaan tunnisteena silloin, kun henkilö- 9

10 tunnusta ei voida käyttää. Jatkossa tavoitteena on, että Sportti-ID toimisi liikkujan ja urheilijan sekä muiden liikunta- ja urheiluyhteisöjen toiminnassa mukana olevien yksiselitteisenä tunnisteena (vrt. asiakas-id). Nykytilanteessa kukin yhteisö omistaa itse omat tietonsa ja vastaa itse siitä, että rekisteristä on heidän osaltaan tehty lain vaatima rekisteriseloste ja että rekisteriä käytetään lain mukaisesti. Rekisteriselosteen kopio on toimitettava liittymisen yhteydessä Valolle. Tavoitteena jatkossa voisi olla, että yhteiseen, liikunta- ja urheiluyhteisöjen omistamaan ja Valon operoimaan tietokantaan ja palvelualustalle kootaan tiedot kaikista suomalaisista liikkujista siten, että yhteisöt voisivat hyödyntää tätä asiakasluonteista tietoa omassa toiminnassaan monipuolisesti. Samalla myös yhteisöjen rahoittajat ja muut tiedon tarvitsijat saisivat johdonmukaista, ajantasaista ja luotettavaa tietoa suomalaisten liikkumisesta ja osallistumisesta urheilu- ja liikuntayhteisöjen toimintaan. Hankittavan järjestelmän keskeisiä ominaisuuksia Seuraavassa on hahmoteltu uuden suomalaisten liikunta- ja urheilujärjestöjen yhteiseen käyttöön tarkoitetun Sporttirekisterin keskeisiä ominaisuuksia. Tavoitteena on, että kansallinen liikunnan ja urheilun kattojärjestö Valo ry voisi tarjota yhteisöjen käyttöön yhteisen palvelukokonaisuuden, joka tukee ja sujuvoittaa arjen työtä ja jolle voidaan tuottaa joustavasti uusia, yhteisöjen tarvitsemia palveluja. Oleellista on myöskin, että järjestelmä toimisi liikkujien ja urheilijoiden Sportti-ID:n (Sportti-ID-rekisteri) hallinnoinnin paikkana mahdollistaen mm. monipuoliset raportoinnit rahoittajille ja viranomaisille sekä tulevaisuudessa esimerkiksi automatisoidut hakemusprosessit. Loppukäyttäjille ja järjestelmäkäyttäjille (pääkäyttäjä, lajiliittojen, seurojen ja aluejärjestöjen käyttäjät) järjestelmän käyttöominaisuuksien tulee vastata nykyaikaisten digitaalisten palvelujen tason ja käyttömukavuutta (mm. kirjautuminen ja tunnistaminen, päätelaiteriippumattomuus, sulautetut integraatiot, yksinkertaisuus ja visuaalisuus, selkeys ja intuitiivinen käyttö, viestintäautomaatiot), ja niiden on kehityttävä muu digitaalisten palvelujen (vrt. verkkokaupat, some-palvelut, yritysten CRM-ratkaisut jne.) kehityksen tahdissa. Tavoitteena on manuaalisten työvaiheiden vähentäminen siten, että mahdollisimman paljon tiedon tuottamisesta ja käsittelystä automatisoidaan ja/tai tapahtuu itsepalveluna loppukäyttäjien toimesta (vrt. some-palvelut ja verkkokaupat). Järjestelmän teknisen toimivuuden kannalta oleellista on toimintojen virheettömyys, käytön nopeus (lyhyet, suhteessa muihin digitaalisiin palveluihin oleellisesti lyhyemmät vasteajat), kuormitusvaihteluiden toleranssi ja teknologian kehittämispotentiaali tulevaisuudessa (vrt. teknologian elinkaari). Ratkaisutoimittajan osalta lähtökohtana on, että edellä mainitut ja sekä muut normaaliin tietotekniseen suorituskykyyn ja palveluun vaikuttavat tekijät hallitaan erinomaisesti ja tällä on kyvykkyyttä pitkäaikaiseen käyttäjä- ja asiakaslähtöiseen kumppanuuteen. Yhteistyö Asiakkaan kanssa perustuu toimintamalliin, 10

11 jossa Toimittaja vastaa Asiakkaalle toimittamansa järjestelmän teknologiaratkaisuista ja niiden toimivuudesta kaikilta osin. Lisenssinhallinnan perusprosessi lähtee liikkeelle liikkujan lisenssinostoprosessista. Tästä lähtökohdasta syntyvää tietoa hyödynnetään lajiliitoissa ja seuroissa, ja tätä tietoa siirrettään ja sitä täydennetään eri järjestelmissä. Kuviossa 3 on kuvattu nuolelle lisenssinostotapahtumasta liikkeelle lähtevää tietovirtaa ja aliprosesseja, joihin ko. tiedot liittyvät. Kuvio 3 Lisenssinhallinnan prosessit ja liitynnät Kuviossa esitetyn lisäksi loppukäyttäjälle näkymättömänä taustaprosessina on mm. lisenssituotteiden luomisen ja hallinnoiminen (mm. tuotenimikkeet ja selosteet sekä vakuutusturva). Raportoinnin osalta tarpeet vaihtelevat sisäisistä tiedontarpeista rahoittajien ja viranomaisten pyytämiin tietoihin. Lisenssihallinnan toiminnallisuus jakautuu periaatteessa lisenssinostoprosessiin ja siihen liittyviin toimenpiteisiin ja kirjauksiin ja toiseksi kilpailuoikeuksien ja vakuutusturvatietojen todentamiseen mm. kilpailutapahtumien yhteydessä. Lisenssinosto on yleensä kertaluonteinen toimenpide lisenssikauden aikana, ja poikkeuksena saattaa olla lisenssitason korotus kesken kauden. Järjestelmän kautta voi ostaa lisenssin joko suoraan itselle, joukkueelle tai ryhmälle tai esimerkiksi vanhempi lapsilleen. 11

12 Pääsääntöisesti kilpailuoikeus ja vakuutusturva oikeuttavat osallistumaan lisenssikauden aikana järjestettäviin kilpailutapahtumiin, joiden määrä ja ajoitus saattaa vaihdella suuresti eri lajien välillä. Tällöin lisenssitietoja toimitetaan mahdollisesti useisiin eri tapahtuma- ja kilpailujärjestelmiin ja on tärkeää, että tiedot ovat oikein ajan tasalla. Lisäksi tärkeää on, että lisenssinalaisesta toiminnan kertyy raportointia varten tietoaineistoa. Lisenssihallinnan rinnalla keskeinen toiminnallisuus on jäsenten ja muiden ryhmien hallinta. Erityisesti jäsenrekisterin ylläpito ja päivittäminen on yksi yhteisöjen keskeisistä toiminnoista, jota myös yhdistyslaki edellyttää. Kuviossa 4 on kuvattu jäsenhallintatoiminnan keskeiset aliprosessit lähtökohtana henkilön statuksen (esim. jäsen, vanhempi, vapaaehtoinen, toimihenkilö, kilpailija, toiminnanjohtaja, rahastonhoitaja) luominen. Kuvio 4 Jäsenten ja muiden ryhmien hallinta Kolmas päätoiminto järjestelmässä on tapahtumahallinta, jonka tietovirtoja ja aliprosesseja on kuvattu Kuviossa 5 (ks. seuraava sivu). Tapahtumahallinnan kokonaisuuden lähtökohtana on kalenteritoiminto, jossa luodut tiedot toimivat syötteinä kuviossa kuvattuihin muihin järjestelmiin. Tapahtumahallinnan osalta on oleellista tunnistaa liikunta- ja urheiluyhteisön keskeiset tapahtumatyypit sekä kyetä tarjoamaan loppukäyttäjille vaivaton käyttöliittymä, jolla voi hoitaa koko ilmoittautumisprosessin aina maksamiseen saakka. Lisäksi on hyvä huomioida tapahtumiin liittyvät viestintä- ja raportointitarpeet sekä yhteydet varsinaisen tapahtuman tuo- 12

13 tannossa käytettäviin järjestelmiin (esim. kilpailu- ja tulospalvelujärjestelmät, audio- ja videoratkaisut jne.). Kuvio 5 Tapahtumahallinnan prosessit Kuviossa 6 on hahmoteltu yleisellä tasolla hankinnan kohteena olevan järjestelmän toiminnallisuuksia sekä yhteisiä resursseja. 13

14 Kuvio 6. Uusi Sporttirekisteripalvelu urheilu- ja liikuntayhteisöille -hahmotelma Liite 2 ASIAKASTYYTYVÄISYYSHAASTATTELUN KYSYMYKSET Kysymysten perusteella arvioidaan Toimittajan kykyä asiakaslähtöiseen palvelukehitykseen, edellytyksiä pysyä aika- ja kustannusarvioissa sekä tämän edustajien toimintaa ja vuorovaikutusta. Kysymyksistä 4 13 lasketaan painottamaton keskiarvo, jonka mukaan tarjouksen jättäneet Toimittajat laitetaan paremmuusjärjestykseen huomioiden kysymyksen 14 vastaukset. 1. Vastaajan tiedot 2. Lähtötilanne 3. Asiakkaalla toteutetun hankkeen yleiskuvaus 4. Kuinka hyvin toimittaja pysyi sovitussa aikataulussa, asteikolla 1-5? 5. Miten arvioisitte toimittajan projektityöskentelyä ja johtamista asteikolla 1-5? 6. Kuinka sujuvaa on kommunikointi toimittajan kanssa asteikolla 1-5? 7. Kuinka hyvin toimittaja a) ymmärsi tarpeenne ja b) toimitettu ratkaisu vastaa tarpeitanne asteikolla 1-5? 8. Kuinka tyytyväisiä olette teille nimettyyn kehitystiimin ja heidän toimintaansa, asteikolla 1-5? 9. Miten arvioisitte tiimin työskentelymenetelmiä asteikolla 1-5? 10. Kuinka hyvin koette toimittajan suunnitelleen ja toteuttaneen sovelluksen testauksen asteikolla Miten arvioisitte toimittajan antaman työmäärä- ja kustannusarvion paikkansapitävyyttä asteikolla 1-5? 12. Kuinka joustavana pidätte toimittajaa asteikolla 1-5? 13. Kuinka tyytyväinen olette teille toimitettuun a) järjestelmään ja b) yhteistyöhön toimittajan kanssa, asteikolla 1-5? 14. Oletteko jatkaneet järjestelmän kehitystyötä tämän toimittajan kanssa? 14