RAVINTEIDEN KIERRÄTYKSEN EDISTÄMISTÄ JA SAARISTO- MEREN TILAN PARANTAMISTA KOSKEVAT HANKKEET

Transkriptio

1 RAVINTEIDEN KIERRÄTYKSEN EDISTÄMISTÄ JA SAARISTO- MEREN TILAN PARANTAMISTA KOSKEVAT HANKKEET Ohjeita rahoituksen hakijoille

2 Sisällysluettelo 1 Yleiset kelpoisuusehdot Rahoituksen hakeminen Rahoitettavien hankkeiden valinta Hyväksyttävät kustannukset Hankkeen toteuttaminen, seuranta ja raportointi Hankkeen viestintä Laskutus Hankkeen valvonta Tulosten julkisuus ja immateriaalioikeudet Rahoituksen keskeyttäminen ja takaisinperintä... 7 Liitteet 1. Hankesuunnitelmamalli 2. Kustannus- ja rahoitusarviomalli 3. Väliraporttimalli 4. Loppuraporttimalli

3 3 1 YLEISET KELPOISUUSEHDOT Ympäristöministeriö on laatinut ohjelman ravinteiden kierrätyksen edistämiseksi ja Saaristomeren tilan parantamiseksi. Ohjelmassa ympäristöministeriö rahoittaa kehittämishankkeita, jotka palvelevat ohjelman mukaisia ympäristöministeriön tavoitteita ja tietotarpeita. Hankkeet ovat ympäristöministeriön tutkimus- ja kehittämistoimintaa, jolla vahvistetaan ympäristöhallinnon perustoimintojen ja strategisesti tärkeiden ydintoimintojen tietopohjaa ja tuotetaan hallintoa palvelevaa tietoa toiminnan ennakointia, päätöksentekoa ja kansallisen ja kansainvälisen ympäristöpolitiikan ja -lainsäädännön kehittämistä ja toimeenpanoa varten. Hakijoina voivat toimia yritykset, valtion virastot ja laitokset, tutkimuslaitokset ja korkeakoulut, kunnat, järjestöt, säätiöt ja muut oikeushenkilöt. Kunkin hankehaun teemat on ilmoitettu hakuilmoituksessa. Rahoitusta myönnetään enintään 3 vuotta kestäviin hankkeisiin. Rahoitusta ei myönnetä pysyvään toimintaan, vaan hankkeiden tulee olla kestoltaan rajattuja. Rahoitus ei ole valtiontukea. Ministeriön määrärahojen käytössä on noudatettava valtion taloutta koskevia lakeja, niiden nojalla annettuja säännöksiä ja määräyksiä, hyvää hallintotapaa ja taloudenhoitoa sekä näitä ohjeita. 2 RAHOITUKSEN HAKEMINEN Rahoitusta haetaan ympäristöministeriön hakuilmoituksessa mainitulla lomakkeella. Lomakkeen liitteeksi laaditaan hankesuunnitelma sekä kustannus- ja rahoitusarvio liitteiden 1 ja 2 mallien mukaisesti. Hakemus tulee olemaan rahoituksen myöntämispäätöksen liite. Hankkeen tulee liittyä rahoitusohjelmassa kulloinkin auki olevan haun teemoihin, jotka on ilmoitettu hakuilmoituksessa. Rahoituksen hakijan tulee osallistua hankkeen toteutukseen myös omalla rahoituksellaan. Omarahoitusosuuden tulee olla vähintään 20 % kokonaiskustannuksista, yleishyödyllisillä yhteisöillä osuus voi olla pienempi, muttei koskaan kuitenkaan 0 %. Hankkeen toteuttaja voi olla konsortio, jos konsortion osapuolten välillä on yhteistyösopimus, ja kaikki osapuolet osallistuvat hankkeen rahoitukseen ja hyötyvät hankkeen tuloksista. Yhden konsortion osapuolista tulee olla hankkeen tulosvastuullinen vetäjä. Ympäristöministeriö tekee rahoituspäätöksen koko hankkeesta vastaavalle vetäjälle. Konsortiot huolehtivat sisäisestä laskutuksestaan itse. Alihankinnassa/ostopalveluissa rahoituksen saaja hankkii osan hankkeeseen sisältyvästä työstä tai tarvike/materiaalitoimituksista ulkopuoliselta. Tällaisia palvelujen ostoja voivat olla mm. ulkopuoliselta alihankintana ostettavaa hankkeeseen liittyvää suunnittelua, laboratoriopalveluja jne. joissa alihankkija ei itse osallistu rahoitukseen. Mikäli alihankinnan kustannuksista maksetaan yli 50 % ympäristöministeriön rahoituksesta, on rahoituksen saajan noudatettava alihankinnoissa lakia julkisista hankinnoista (348/2007).

4 4 Hankesuunnitelmassa tulee selkeästi kuvata hankkeen tavoitteet, tehtävät, tulokset ja niiden raportointi ympäristöministeriölle sekä mittarit, joilla hankkeen etenemistä ja tavoitteiden toteutumista seurataan. Edelleen hankesuunnitelmassa eritellään kustannukset ja rahoitus kustannuserittelylomakkeessa esitetyllä erittelyllä. Hankkeen toteutuneita kustannuksia ja rahoitusta seurataan samalla erittelyllä. Jos hankesuunnitelma on puutteellinen, hakemus ei vastaa haun teemaa tai muuten poikkeaa oleellisesti hakuohjeista, hakemus hylätään. 3 RAHOITETTAVIEN HANKKEIDEN VALINTA Ympäristöministeriö arvioi ja valitsee rahoitettavat hankkeet seuraavilla kriteereillä: Välittömät vaikutukset vesiensuojeluun ja ravinteidenkierrättämiseen Hankkeen kestävyys, tulosten hyödyntäminen ja monistettavuus Innovatiivisuus ja uudet avaukset Työsuunnitelman laatu Kustannustehokkuus Hakijan asiantuntemus ja kokemus ao. tehtävässä ja työn organisointi Oman ja muun rahoituksen osuus Ympäristöministeriö voi pyytää hakijalta täydentäviä tietoja hankkeesta tai neuvotella hankkeiden sisällöstä, toteuttamistavasta, henkilöstöstä, kustannuksista ja rahoituksesta. Mm. muiden rahoittajien (ehdollinen) sitoutuminen tulee varmistaa ennen ympäristöministeriön rahoituspäätöstä. Kaikille rahoituksen hakijoille ilmoitetaan rahoitettavista hankkeista, kun päätökset on tehty. 4 HYVÄKSYTTÄVÄT KUSTANNUKSET Hyväksyttäviä kustannuksia ovat ainoastaan hankkeen toteuttamisen kannalta välttämättömät ja kohtuulliset kustannukset. Henkilöstökustannukset Projektin välittömänä palkkakustannuksena hyväksytään henkilön projektille tekemää tehollista työaikaa vastaava osuus henkilön ennakonpidätyksen alaisesta palkasta. Henkilösivukustannukset muodostuvat välillisistä työvoimakustannuksista (sotu-, eläke- ja tapaturmamaksut sekä lomarahat, vuosilomakorvaukset ja poissaolojen palkat). Henkilösivukulut ilmoitetaan organisaatiossa käytössä olevan periaatteen mukaisesti.

5 5 Yleiskustannukset Yleiskustannukset ovat laskennallisia kustannuksia, jotka kattavat hallinto- ja pääomakustannukset. Yleiskustannukset lasketaan prosentteina tai kertoimilla hankkeen palkkakustannuksista (= välittömät palkat + henkilösivukulut). Yleiskustannuksiksi hyväksytään vain hankkeesta aiheutuneet ja rahoituksen saajan hankkeelle osoitettavissa oleva osuus hallintomenoista (esimerkiksi puhelin-, posti-, sihteeri- ja vastaavat toimisto- ja tekniset palvelut sekä johtotehtävät), osuus toimitilakustannuksista (vuokra, energia jne.), osuus omien koneiden ja laitteiden sekä rakennusten arvon vähenemisestä eli poistoista. Jos rahoituksen saaja ei pysty luotettavasti laskemaan tai ei muusta syystä esitä kirjanpidontiedoistaan johdettua yleiskustannuskerrointa, ympäristöministeriö hyväksyy kertoimen, joka on suuruudeltaan enintään 30 % projektin tehollisen työajan palkkojen ja henkilösivukustannusten yhteismäärästä. Muita hyväksyttäviä kustannuksia: Matkakustannukset valtion matkustussäännön mukaisina Ostopalvelut/alihankinnat, materiaalit ja tarvikkeet, jotka ovat välttämättömiä hankkeen toteuttamisen kannalta ja joiden hankinnassa tarvittaessa noudatettu lakia julkisista hankinnoista (ks. sivu 2). Pyydettäessä hankinnoista tulee toimittaa selvitys valintatavasta, laskuerittely sekä laskutusperusteet. Hankkeen tulosten julkaisemisesta ja tiedottamisesta aiheutuvat kustannukset Muut mahdolliset kustannukset (erityisen perustelluista, etukäteen hyväksytyistä syistä). Hyväksyttäviä kustannuksia eivät ole esim. edustuskulut, stipendit, apurahat, mainos- ja markkinointikustannukset, lahjoitukset ja rahoituskulut. Arvonlisävero Ympäristöministeriön myöntämä määräraha ei sisällä arvonlisäveroa. Ympäristöministeriö antaa rahoituspäätöksissään erikseen ohjeistuksen arvonlisäveron käsittelylle. 5 HANKKEEN TOTEUTTAMINEN, SEURANTA JA RAPORTOINTI Kun hanke on saanut myönteisen rahoituspäätöksen, ympäristöministeriön yhteyshenkilönä toimii rahoituspäätöksessä mainittu hankkeen valvoja. Hankkeen käynnistyessä rahoituksen saaja toimittaa ympäristöministeriölle yksityiskohtaisen aikataulutetun työ- ja viestintäsuunnitelman hankkeen toteuttamiseksi. Suunnitelma päivitetään tarpeen mukaan hankkeen edetessä. Mikäli hanketta ei voida toteuttaa suunnitelmassa (ml. rahoitussuunnitelma) esitetyllä tavalla, rahoituksen saajan tulee viipymättä ilmoittaa kirjallisesti vähäistä suuremmasta muutoksesta tai muusta rahoituksen käyttöön vaikuttavasta seikasta ympäristöministeriölle. Laajoille tai monen sidosryhmän asiantuntemuksesta hyötyville hankkeille voidaan nimetä ohjausryhmä. Ympäristöministeriön valvoja tulee kutsua ohjausryhmään. Ohjausryhmä seuraa

6 6 hankkeen etenemistä, tukee hankkeen tavoitteiden täyttymistä ja sen tulosten siirtämistä hyödyntäville tahoille. Hankkeesta raportoidaan ympäristöministeriölle väli- ja loppuraporteilla. Ohjeelliset raporttimallit ovat liitteinä 3 ja 4. Tulosten raportoinnin kannalta olennainen tieto, johon sisältyy myös liikesalaisuuksia, tulee esittää erillisessä, ei julkaistavassa liitteessä. Koska hankkeen loppuraportti on julkinen hankkeen päättymisen jälkeen, siihen ei tule sisältyä liikesalaisuuksia. 6 HANKKEEN VIESTINTÄ Rahoituksen saajan tulee huolehtia siitä, että hankkeesta tiedotetaan riittävän laajasti ja näkyvästi hankkeen alku- ja lopputiedotteilla esim. kotimaisissa ammattilehdissä. Hankkeesta tiedotettaessa ympäristöministeriö on mainittava hankkeen rahoittajana. Tärkeimpiä viestintätoimia, mm. hankkeen alkaessa ja tuloksista viestittäessä erityisesti hankkeen päättyessä, koordinoidaan yhdessä ympäristöministeriön kanssa. Hankkeelle perustetaan oma nettisivu, jossa tiedotetaan hankkeesta ja julkaistaan sen tulokset. Sivulla tulee olla maininta, että hanke on osa ympäristöministeriön ohjelmaa ja ympäristöministeriö tulee mainita hankkeen rahoittajana. Sivu linkitetään ympäristöministeriön ohjelmasivuille Hanketoteuttajan tulee ilmoittaa hankkeestaan TEKESin Hankegalleriassa ( mikäli hanke soveltuu galleriaan. Gallerian tavoitteena on nostaa yhteen näkymään Tekesin ja muiden julkisten rahoittajien rahoittamia hankkeita. 7 LASKUTUS Rahoituksen saaja laskuttaa toteutuneet menot todennettua työsuoritusta, esimerkiksi raporttia, vastaan. Koska menot kirjataan sen vuoden kirjanpitoon, milloin ne ovat asiallisesti kertyneet, on ne laskutettava viimeistään vuoden vaihteessa rahoituspäätöksessä esitetyn aikataulun mukaisesti. Hanketoteuttaja voi laskuttaa sekä varsinaiset kertyneet menot että sellaiset, jotka voidaan luotettavasti ennakoida (kuten joulukuun henkilöstökulut). Välilaskutuksen yhteydessä ministeriölle toimitetaan väliraportti hankkeen etenemisestä. Väliraportin tulee sisältää erittely toteutuneista kustannuksista ja rahoituksesta hakemuksessa esitetyllä erittelyllä. Erittelystä tulee ilmetä myös muiden osallistujien toteutunut rahoitus. Kirjanpitotositteet toimitetaan vain erikseen pyydettäessä. Viimeisen erän maksaminen edellyttää, että työ on hyväksytysti vastaanotettu ja ympäristöministeriö hyväksynyt loppuraportin. Laskut lähetetään rahoituspäätöksessä mainittuun ministeriön verkkolaskuosoitteeseen. Lasku ja väli/loppuraportti lähetetään valvojan hyväksyttäväksi ennen sen toimittamista verkkolaskutukseen.

7 7 8 HANKKEEN VALVONTA Hankkeiden valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että hankkeet toteutetaan rahoituspäätöksen ja sopimusten sekä ministeriön muiden ohjeiden mukaisesti. Ministeriö nimittää rahoituksen myöntämispäätöksessään hankkeelle valvojan. Hankkeen valvoja toimii ensisijaisena yhteyshenkilönä hanketoteuttajan ja ministeriön välillä. Hankkeen valvoja seuraa hankkeen toteutusta ja ympäristöministeriön rahoituksen käyttöä. Valvojan tehtäviä ovat: hankkeen etenemisen, työsuunnitelman ja tehtävänsuoritusten seuranta väli- ja loppuraporttien tarkastus ja kommentointi hankkeeseen sisältyvien hankintojen ja niissä käytettävien menettelyjen valvonta ja hyväksyminen ympäristöministeriölle osoitettujen laskujen tarkastus osapuolten neuvonta Hanketoteuttajan tulee aktiivisesti informoida hankkeen valvojaa hankkeen edistymisestä ja mahdollisista muutostarpeista hankkeen toteuttamiseen. Rahoituksen saaja on pyydettäessä velvollinen korvauksetta esittämään kaikki tarvittavat tili- ja muut asiakirjat rahoituksen käytön selvittämiseksi hankkeen valvojalle. 9 TULOSTEN JULKISUUS JA IMMATERIAALIOIKEUDET Tulosten julkisuus Ympäristöministeriön kehittämistoiminnan tavoitteena on hankkeiden tulosten tehokas ja laaja-alainen hyödyntäminen. Rahoitettavaa hanketta koskevat perustiedot (rahoituksen myöntämispäätös liitteineen) ovat julkisia päätöksen antamisen jälkeen. Hankkeen loppuraportti on julkinen hankkeen päättymisen jälkeen. Immateriaalioikeudet Hankkeen tulosten omistus- ja immateriaalioikeudet, kuten tekijänoikeus, jäävät rahoituksen saajalle. Ympäristöministeriöllä on kuitenkin pysyvä oikeus käyttää, saattaa yleisön saataviin ja valmistaa kappaleita tuloksista sekä tehdä tai teettää muutoksia hankkeen tuloksiin. 10 RAHOITUKSEN KESKEYTTÄMINEN JA TAKAISINPERINTÄ Ympäristöministeriö voi keskeyttää hankkeen rahoittamisen, mikäli sen tavoitteissa, edistymisessä, olosuhteissa tai rahoituksen saajan henkilöstössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, ettei hankkeen rahoittamista voida enää pitää tarkoituksenmukaisena. Keskeyttäessään hankkeen em. perusteella, ympäristöministeriö maksaa päätöksen mukaisen osuuden hankkeen toteutuneista kustannuksista sen keskeyttämishetkeen saakka.

8 8 Ympäristöministeriö voi lakkauttaa hankkeen rahoittamisen, jos rahoituksen saaja rikkoo olennaisesti rahoituspäätöksen ehtoja, tai jos rahoituksen saamiseksi on esitetty virheellisiä seikkoja, tai salattu seikkoja, jotka olisivat voineet vaikuttaa rahoituksen myöntämiseen tai sen ehtoihin. Jos ympäristöministeriö lakkauttaa rahoituksen, rahoituksen saaja on velvollinen ministeriön vaatimuksesta palauttamaan päätöksen perusteella saamansa määrärahan osittain tai kokonaan. Lisätietoja: Hankkeiden valvojat

9 9 HANKKEEN NIMI: HANKESUUNNITELMA AJALLE: HANKKEEN KESTO: SUUNNITELMAN LAATIJA: Liite 1 1. Yhteenveto tiivistelmä hankkeesta ja hankkeen perustiedot 2. Hankkeen tausta ja tarve tausta- ja lähtökohtatilanteen kuvaus kehitystarpeiden kuvaus hankkeen liittyminen RAKI-ohjelman tavoitteisiin ja laajempiin alueellisiin tai toimialakohtaisiin kehitysohjelmiin 3. Hyödynsaajat ja sidosryhmät hankkeen lopulliset hyödynsaajat hankkeen välittömät hyödynsaajat muut sidosryhmät 4. Tavoitteet, tulokset ja niiden seuranta hankkeen kehitystavoitteet ja tavoitteiden seurantamenettely hankkeen välitön tavoite ja miten sen saavuttamista seurataan tärkeimmät konkreettiset tulokset, jotka hankkeella pyritään saamaan aikaan käytännön sovellettavuus monistettavuus innovatiivisuus 5. Hankkeen ympäristö- ja muut vaikutukset sekä vaikuttavuuden arviointi 6. Hankkeen tulosten hyödyntämissuunnitelma* 7. Hankkeen toteutus kuvaus siitä, miten hanke toteutetaan toimenpiteet ja aikataulutettu työsuunnitelma 8. Resurssit, kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma henkilötyö, materiaalit, laitteet, matkat, hankkeessa tehtävät hankinnat jne. avainhenkilöiden toimenkuvaukset kustannusarvioerittely eri yhteistyötahojen rahoitusosuudet määrittelevä rahoitussuunnitelma 9. Organisaatio kuvaus hankkeen organisaatiosta ja yhteistyökumppaneista 10. Viestintäsuunnitelma viestinnän tavoitteet ydinviestit kohderyhmät viestintävälineet vastuut Liitteet avainhenkilöiden henkilöreferenssit * Hankkeen tuottamien tietojen tekijän-, käyttö- ja omistusoikeudet

10 RAVINTEIDEN KIERRÄTYKSEN EDISTÄMINEN JA SAARISTOMEREN TILAN PARANTAMINEN KUSTANNUSERITTELY Liite 2 HUOM! KELTAISELLA POHJALLA OLEVAT SOLUT SISÄLTÄVÄT KAAVAN! ÄLÄ KIRJOITA NIIHIN. Ohje: 1.) Lue kommentit ennen täyttämistä 2.) Arvioidut kustannukset - sarakkeisiin (B,C,D ja E) täytetään hankkeen kustannusarvion eritellyt tiedot (yksiköt ja niiden määrät ja yksikkökustannukset) 3.) Toteutuneet kustannukset ja rahoitus - sarakkeisiin (I,J,K, L, M,N ja O) täytetään toteutuneet kokonaiskustannukset ja rahoitus riveittäin (ilman erittelyä) HANKKEEN NIMI: HANKETOTEUTTAJA: Kustannuserittely x.x.2012 HUOM! Kustannukset ilmoitetaan ilman ALV:a. Tot. YM:n rahoitus (3.laskutuskausi) Yksikkökustannukset/ euroa ARVIOIDUT KOK. KUST. Kustannukset rahoituslähteittäin YM:n rahoitus Oma rahoitus TOTEUTUNEET KOK. KUST. Tot. YM:n rahoitus (1.laskutuskausi) Tot. YM:n rahoitus (2.laskutuskausi) Toteutuneet kustannukset rahoituslähteittäin Tot. YM:n rahoitus (kumuloitunut) Oma tot. Rahoitus (kumuloitunut) Muut rahoittajat (kumuloitunut) Kustannukset Yksikkö Määrä Muut rahoittajat A. Henkilöstökulut A.1 Hanketoteutt. henkilöstön palkkakulut Nimi Nimi Nimi A.2. Henkilösivukulut A.3 Ulkopuolisten palveluiden tuottajat ja alihankinnat A.4 Matkustuskulut kokonaissumma 0.00 Henkilöstökulut yhteensä B. Koulutustapahtumat kokonaissumma Koulutuskulut yhteensä C.Hankinnat C.1 Materiaalit ja tarvikkeet kokonaissumma 0.00 C.2 Tietoaineistojen hankinta kokonaissumma 0.00 Hankintakulut yhteensä D. Muut kulut D.1 Yleiskustannukset kokonaissumma 0.00 D.2 Julkaisukustannukset kokonaissumma 0.00 D.3 Muut kustannukset kokonaissumma D.4 Varaus ennakoimattomiin kuluihin kokonaissumma 0.00 M uut kulut yhteensä A+B+C+D yhteensä ARVIOITUJEN KOKONAISKUSTANNUSTEN RAHOITUSOSUUDET #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0! TOTEUTUNEIDEN KOKONAISKUSTANNUSTEN RAHOITUSOSUUDET #JAKO/0! #JAKO/0! #JAKO/0!

11 VÄLIRAPORTTIMALLI Liite 3 1. Johdanto 2. Hankkeen edistyminen Tavoitteet ja niiden toteutuminen (mahdollisten seurantamittareiden perusteella) Saavutetut konkreettiset tulokset, poikkeamat ja niiden syyt Toteutetut toimenpiteet ja ilmestyneet julkaisut ja seminaariesittelyt Johtopäätökset (positiiviset ja negatiiviset) 3. Riskit ja muutostarpeet Toteutuksen aikana esiin nousseet riskit ja vaikeudet Muutostarpeet ja ehdotukset seuraavaa jaksoa varten 4. Tarkennettu työsuunnitelma Aikataulutettu työsuunnitelma seuraavalle raportointijaksolle 5. Talousraportti Toteutuneiden kustannusten ja toteuman vertailu kustannusarvioon (kustannusarviolomake)

12 LOPPURAPORTTIMALLI Liite 4 1. Tiivistelmä 2. Hankkeen tausta ja tavoitteet 3. Hankkeen osapuolet ja menetelmät 4. Hankkeen tulokset Hankkeen tavoitteiden ja suunniteltujen tulosten toteutuminen (mahdolliset mittarit) Poikkeamat verrattuna suunnitelmiin Poikkeamien syyt 5. Hankkeen vaikuttavuus/vaikutukset Hankkeen positiivinen ja negatiivinen vaikuttavuus/vaikutukset ravinteiden kiertoon ja Itämeren kuormitukseen (mahdollinen vertailu mittareihin) Muut vaikutukset (positiiviset ja negatiiviset) 6. Tulosten kestävyys ja hyödyntäminen Arvio tulosten kestävyydestä ja konkreettisuudesta ja siihen liittyvistä riskeistä (poliittinen tuki, institutionaalinen/lainsäädännöllinen tuki, taloudelliset ja rahoitukselliset mahdollisuudet, teknologian soveltuvuus, sidosryhmien kiinnostus ja sitoutuminen) Ehdotukset hankkeen tulosten hyödyntämiseksi, ml liiketaloudelliset ja lainsäädännölliset näkökohdat 7. Talousraportti (kustannuserittelylomake) Budjetin ja rahoitussuunnitelman toteutuminen ja esiin nousseet ongelmat 8. Suositukset tulevia hankkeita ja ohjelmia varten Esiin nousseet jatkohankkeita koskevat ideat ja tarpeet Mitä vastaavissa hankkeissa tulisi välttää, mitä suositellaan