Valtionavustuksen yleisohje hakijoille ja rahoituksen asianmukainen käyttö

Transkriptio

1 Jaana Summanen, asiantuntija Valtionavustuksen yleisohje hakijoille ja rahoituksen asianmukainen käyttö Opetustoimen henkilöstökoulutus vuonna 2013 tiedotustilaisuus , Opetushallitus

2 Valtionavustuslaki (688/2001) Valtionavustuslaki on yleislaki, jossa säädetään niistä perusteista ja menettelyistä, joita noudatetaan valtionavustuksia haettaessa, myönnettäessä ja niiden käytössä sekä valtionavustustoiminnan seurannassa, valvonnassa ja arvioinnissa. Lakia sovelletaan nyt haettavissa opetustoimen henkilöstökoulutuksen avustuksissa.

3 Opetushallituksen vastuut valtionapuviranomaisena Päätöksenteko Prosessivastuu Valvontavastuu Vaikuttavuuden arviointi

4 Valtionavustusta saaneen toimijan vastuu Valtionavustuksen kohdentaminen päätöksen mukaiseen toimintaan Kirjanpidon seurannan järjestäminen (Audit trail) HUOM! Myös päätöstietojen toimittaminen taloushallintoon, jotta pystyvät kohdentamaan saadun avustuksen oikealle seurantakohteelle! Käyttämättä jääneen avustuksen palauttaminen Raportointi- ja selvitysvastuu

5 Opetushallituksen yleisohje valtionavustuksen hakijoille ja käyttäjille Valtionavustuksen hakijoille ja käyttäjille laadittu lyhyt ohje löytyy OPH:n internet-sivuilta kohdasta Rahoitus/valtionavustukset

6 Avustuksen hakeminen Hakemus on tehtävä hakijaorganisaation nimissä ja hakemuksen allekirjoittajalla tulee olla nimenkirjoittamisoikeus. Hakemus tehdään sähköisellä lomakkeella. Hakemuksen on saavuttava Opetushallitukseen määräajassa. Allekirjoitettu hakemuslomake lähetetään Opetushallituksen kirjaamoon.

7

8 Hankesuunnitelma vs. kustannukset Hankeen sisällöllisen kuvauksen ja kustannusarvion tulee vastata toisiaan. Ne ovat toisiaan tukevia osioita.

9 Kustannusarvio / rahoitus hakemuksella Yhteishankkeen koordinoinnista aiheutuneet kustannukset. Koulutusten suunnittelusta aiheutuneet kustannukset. Varsinaisen koulutuksen kustannukset. Esim. koulutushankkeessa tehtävä arviointi ja palautekyselyt. Esim. loppuraporttien ja muiden kirjallisten julkaisujen tekeminen. Koulutuksen tiedotukseen, viestintään ja markkinointiin liittyvät henkilöstökustannukset. Muut tehtävät voivat olla esim. taloushallinnon palkkakustannuksia, mahdollisesta yhteishankkeesta aiheutuneita yhteistyökumppaneiden hallinnon palkkakustannuksia.

10 Kustannusarvio / rahoitus hakemuksella Muut menot -kohtaan voidaan esittää esimerkiksi puhelinkuluja, atk-kuluja tms. yleiskustannuksia, jotka voidaan esittää välittöminä kustannuksina, ja jotka eivät kuulu muihin menoryhmiin. Yksilöidään kohdassa Mitkä?.

11 Kustannusten hyväksyttävyys Erityisavustusta saa käyttää avustuksen saajalle avustuskohteesta aiheutuviin ja siihen kohdistuviin menoihin. Nämä tulee pystyä osoittamaan kirjanpidosta. Kustannusten tulee olla tarpeellisia ja määrältään kohtuullisia. Kohtuullisuutta arvioidaan esim. pyytämällä tarjouksia hankittaessa tuotteita tai palveluja vaikka hankinta jäisi alle hankintalain raja-arvojen.

12 Kustannusten hyväksyttävyys Kohtuulliset palkkakustannukset ovat työ- ja virkaehtosopimuksen mukaisia palkkoja. Yleiskustannuksia voidaan hyväksyä siltä osin, kun ne voidaan esittää hankkeelle välittöminä kustannuksina. Esim. toimitilojen vuokrat, taloushallinnon palkkakustannukset, puhelinkustannukset ALV on hyväksyttävä kustannus silloin, kun se jää avustuksen saajalle lopulliseksi kustannukseksi. Tällöin sisällytetään kustannusarvioon.

13 Kustannusarvio / rahoitus hakemuksella Lisätietoja kohtaan kirjataan tarvittaessa ns. de minimis selvitys.

14 Ns. de minimis -selvitys VA (688/2001) 7 1 mom. 4 kohta. Yrityksille voidaan kohdistaa julkista tukea de minimis -tukena enintään euroa kuluvan verovuoden ja kahden edeltävän verovuoden aikana. Tuen saaja vastaa siitä, että eri tahojen maksamien de minimis -tukien yhteismäärä ei ylitä tätä määrää. Lisätietoja kohtaan tulee eritellä tämän säännön mukaiset tuet tältä ja kahdelta edeltävältä verovuodelta.

15 Ns. de minimis -selvitys Yrityksen määritelmä on Euroopan unionin oikeuskäytännön mukaan laaja. Yrityksellä tarkoitetaan kaikkia taloudellista toimintaa harjoittavia yksiköitä niiden oikeudellisesta muodosta riippumatta. Ratkaisevaa on, harjoittaako organisaatio taloudellista toimintaa, jossa on kyse tavaroiden tai palvelujen tarjoamisesta tietyillä markkinoilla Lisätietoja:

16 Avustuksen maksaminen Avustus maksetaan kahdessa erässä. Avustuksen 1. erä maksetaan noin kuukauden kuluttua rahoituspäätöksen hyväksymisestä. Seuraavat erät hakuilmoituksen / päätöksen ehtojen mukaisesti.

17 KIRJANPITO, HANKINNAT, MUUTOSHAKEMUS

18 Hankkeen kirjanpidon järjestäminen Ilmoitus taloushallintoon saadusta rahoituksesta. Pyydetään heitä avaamaan hankkeelle oma kustannuspaikka kirjanpitoon. Tiliöidään hankkeesta aiheutuneet hyväksyttävät kustannukset ko. kustannuspaikalle. HUOM! Myös palkkakustannukset! Ilmoittakaa kirjanpitoon, että hankkeen menot käsitellään suoriteperusteisesti (ei maksuperusteisesti).

19 Hankkeen kirjanpidon järjestäminen Ilmoittakaan mitä kustannuksia voidaan kohdentaa hankkeelle ja mitä ei. Hankkeen kustannusten toteutumista pystytään seuraamaan kirjanpidon raportilta koko ajan, koska sillä on oma kustannuspaikka kirjanpidossa. Raporttia tarvitaan myös hankkeen loppuraportoinnissa. Toimittakaa taloushallintoon kopio saadusta päätöksestä sekä Opetushallituksen yleisohje valtionavustuksen hakijoille ja käyttäjille.

20 Palvelujen ostot Lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sovelletaan myös yksityisten yhteisöjen hankintoihin silloin, kun hankinnan tekemistä varten on saatu avustusta yli puolet hankinnan arvosta. Lain alle jäävissä hankinnoissa on myös syytä tehdä hintatiedusteluja (menon oltava kohtuullinen). Huomioikaa myös mahdollinen oman organisaationne hankintasääntö!

21 Käyttötarkoituksen ja ehtojen muuttaminen Opetushallitus voi avustuksen saajan hakemuksesta erityisestä syystä muuttaa avustuksen käyttötarkoitusta ja ehtoja. Tätä koskeva hakemus on tehtävä siten, että päätös käyttötarkoituksen muutoksesta voidaan tehdä ennen avustuksen käyttöä. Hankkeen tarkastuksessa käytetään aina kirjallista päätöstä! Suulliset sopimukset eivät voimassa.

22 YHTEISHANKKEET

23 Opetushallitus Hankehakemus, päätös Seuranta, raportointi Päähakija (koordinaattori) Yhteistyösopimukset, seuranta, raportointi, jne. Yhteistyö kumppani Yhteistyö kumppani Yhteistyö kumppani HANKE

24

25 Yhteishanke Yhteishankkeissa yksi hakijoista on koordinaattori. Koordinaattori lähettää yhteishankkeesta hakemuksen kustannusarvioineen. Yhdessä suunnitellusta hakemuksesta tulee käydä ilmi kunkin toimijan rooli hankkeen suunnittelussa, toteutuksessa ja seurannassa.

26 Valtionavustusten käyttö ja seuranta Yhteishanke Valtionavustus myönnetään hakijalle Valtionavustuksen saajan (=koordinaattorin) tehtävänä on tehdä yhteistyökumppaneiden kanssa sopimukset ja toimittaa niistä kopiot Opetushallitukseen. Yksi yhdessä tehty väli- ja loppuraportti. Valtionavustuksen saaja vastaa hankkeesta myös yhteistyökumppaneiden osalta.

27 Valtionavustusten käyttö ja seuranta Yhteishanke Valtionavustuksen saajan on valtionavustuslain (688/2001) 7 :n 2 momentin mukaisesti: tehtävä sopimus valtionavustuksen käytöstä, käytön valvonnasta ja niiden ehdoista hanketta tai toimintaa toteuttavan kanssa.

28 PALAUTUS, TAKAISINPERINTÄ, TARKASTUS

29 Valtionavustuksen palauttaminen Valtionavustuslain (688/2001) 20 :n nojalla avustuksen saajan tulee viipymättä palauttaa virheellisesti, liikaa tai ilmeisen perusteettomasti saamansa avustus tai sen osa tai, jos avustusta tai sen osaa ei voida käyttää avustuspäätöksessä edellytetyllä tavalla. Lisäksi avustuksen saaja on velvollinen viipymättä palauttamaan avustuksen tai osan siitä, jos avustusta ei ole käytetty sen ajan kuluessa, jolloin se on avustuspäätöksen mukaan käytettävä, mikäli Opetushallitus ei ole hakemuksesta myöntänyt avustuksen käytölle lisäaikaa.

30 Valtionavustuksen palauttaminen Valtionavustuslain 24 :n nojalla avustuksen saajan on maksettava palautettavalle määrälle avustuksen maksupäivästä korkolain (633/1982) 3 :n 2 momentin mukaista vuotuista korkoa lisättynä kolmella prosenttiyksiköllä. Jos palautettava määrä on enintään 10 euroa, se saadaan jättää palauttamatta.

31 Valtionavustuksen takaisinperintä Opetushallituksella on velvollisuus periä jo maksettu valtionavustus takaisin, jos valtionavustuksen saaja ei ole palauttanut käyttämättä jäänyttä osuutta tai on käyttänyt sen oleellisesti muuhun tarkoitukseen kuin se on myönnetty tai antanut Opetushallitukselle väärää tai harhaanjohtavaa tietoa, jolla olisi ollut vaikutusta määrärahan saantiin tai muutoin oleellisesti rikkonut säännöksiä tai ehtoja

32 Tarkastusoikeus Opetushallituksella on oikeus suorittaa avustuksen maksamisessa ja käytön valvonnassa tarpeellisia saajan talouteen ja toimintaan kohdistuvia tarkastuksia. Opetushallitus voi valtuuttaa toisen viranomaisen tai ulkopuolisen hyväksytyn tilintarkastajan tekemään tarkoitettuja tarkastuksia. Ulkopuolinen asiantuntija voi avustaa tarkastuksessa

33 VERKKOLOMAKKEET

34 Yleistä verkkolomakkeista Verkkolomake jakautuu eri välilehtiin, jotka löytyvät lomakkeen yläreunasta. Tiedot voidaan syöttää lomakkeelle missä järjestyksessä tahansa. Verkkolomakkeen hallintapainikkeet sijaitsevat lomakkeen oikeassa reunassa. Käytä vain verkkolomakkeen omia hallintapainikkeita, esimerkiksi tallennuksen yhteydessä.

35 Mallikuva lomakkeesta

36 Hallintapainikkeet Lomakkeen oikeassa reunassa sijaitsevat hallintapainikkeet. Näytä/Kätke apuikkunat Tarkista lomake Tallenna tiedostoon Lataa tiedostosta Näytä/Tulosta PDF Näytä/Tulosta tyhjä PDF Tietojen lähetys -painike