Etäpalvelun kohdearkkitehtuuri

Transkriptio

1

2

3 Kunta- ja aluehallinto-osasto Etäpalveluhankkeen kohdearkkitehtuuri Etäpalvelun kohdearkkitehtuuri Tavoitetilan kuvaus Versio

4 Valtiovarainministeriö 2 (37) Sisällys 1. Johdanto Etäpalvelun kohdearkkitehtuurin lähtökohdat Etäpalvelu palvelukanavana Etäpalvelun kohdearkkitehtuurin suunnittelun tavoitteet Kokonaisarkkitehtuurikehikon hyödyntäminen Dokumentaatio Kohdearkkitehtuurin omistaja ja kehittäjä Periaatetason arkkitehtuurilinjaukset Rajaukset ja reunaehdot Sidosarkkitehtuurit Arkkitehtuuriperiaatteet Tietoturvaperiaatteet Käsitteellisen tason arkkitehtuuri Strategia Vaatimukset ja tavoitteet Palvelut Sidosryhmät Käsitteistö Roolit Tietojärjestelmäpalvelut Teknologiavaatimukset Loogisen tason arkkitehtuurilinjaukset Organisaatio Prosessilista Prosessikuvaukset Tiedot Loogiset tietovarannot Loogiset tietojärjestelmäpalvelut Integraatiomalli Kuvaluettelo Taulukkoluettelo Liitteet... 33

5 Valtiovarainministeriö 3 (37) 1. Johdanto Tämä dokumentti kuvaa etäpalvelun kohdearkkitehtuurin tavoitetilan. Kohdearkkitehtuurilla tarkoitetaan määritetyn, rajatun kohdealueen yleistasoista tavoitetilan kuvaamista kokonaisarkkitehtuurimenetelmällä. Dokumentti on laadittu Etäpalveluhankkeen arkkitehtuurin ja palvelujen määrittely osaprojektin toteutuksena. Lähtökohtana oli määritellä kokonaisarkkitehtuurin avulla etäpalvelun tavoitteellinen toteutustapa sekä kuvata etäpalveluun liittyvät palvelut. Dokumentissa kuvataan periaatetason arkkitehtuurilinjaukset suunnittelun lähtökohtina, käsitteellisen tason arkkitehtuurilinjaukset suunnittelua rajaamassa ja loogisen tason arkkitehtuurilinjaukset, joiden perusteella ratkaisukokonaisuutta voidaan suunnitella ja kehittää. Dokumentin kohderyhmänä ovat julkishallinnon etäpalveluiden suunnittelijat, kehittäjät, hankinnoista vastuulliset ja ylläpitäjät. Etäpalvelulla tarkoitetaan reaaliaikaista tietojärjestelmien avulla tapahtuvaa palvelutoimintaa vähintään kahden ihmisen välillä, joista vähintään toinen on viranomainen. Etäpalveluina tarjottavia substanssipalveluita ja niitä tukevia prosesseja käsitellään dokumentissa sillä tasolla, että kirjoitushetken oletuksilla kohdearkkitehtuuri muodostaa eheän kokonaisuuden. Taustaa Yhteispalvelun etäpalveluprojektissa 2009 tavoitteena oli selvittää etäpalvelun laajaa käyttöönottoa yhteispalvelussa. Projekti toteutti markkinakartoituksen sekä yhdessä kuntien, viranomaisten ja eri järjestelmätoimittajien kanssa kolme pilotointia. Projekti laati esityksiä yhteispalvelun ja julkishallinnon etäpalvelukonseptista, johon kuului mm. etäpalvelun arkkitehtuuriin, toiminnallisuuteen, tekniikkaan ja tiloihin liittyvät ehdotukset. Projektin kokemukset etäpalvelusta olivat niin lupaavia, että etäpalvelu tulisi työryhmän näkemyksen mukaan sisällyttää yhtenä uutena palvelukanavana keskeisten yhteispalvelutoimijoiden palvelustrategioihin. Kunkin toimijan tulisi tarjota etäpalveluna mahdollisimman kattava palveluvalikoima. Valtiovarainministeriö asetti huhtikuussa 2009 Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelman (SADe-ohjelman). Ohjelman tavoitteena on edistää sähköistä asiointia siten, että kansalaisten ja yritysten sähköinen asiointi on mahdollista vuoteen 2013 mennessä kattaen kaikki keskeiset palvelut. Kansalaisten ja yritysten palveluille luodaan yhtenäisesti asiakasrajapinnat eri tahojen tuottamiin julkisiin palveluihin. Tavoitteena on myös koko julkisen hallinnon (valtio, kunnat, Kela ja muu välillinen julkinen hallinto) tietojärjestelmien yhteentoimivuuden kehittäminen. Etäpalvelut-tukipalvelukokonaisuuden valmisteluvaiheessa tehtävä on valmistella ja tehdä esitys Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunnalle (JUHTA) ja valtiovarainministeriölle tukipalvelukokonaisuuden esiselvitysvaiheen käynnistämistä varten: a) tukipalvelukokonaisuuksien palvelualueesta, palvelualueen laajuudesta sekä siinä muodostettavista palveluprosesseista

6 Valtiovarainministeriö 4 (37) b) tukipalvelukokonaisuuden tietojärjestelmäarkkitehtuurista, joka sovitetaan yhteen kokonaisarkkitehtuurin kanssa c) kehitettävistä tukipalvelukokonaisuuden palveluratkaisuista, palveluiden toteutusmalleista sekä toteutettavien ratkaisuiden hallinnointi ja ylläpitomalleista ratkaisuiden elinkaareksi d) tukipalvelukokonaisuuden käyttöönoton tavoitteista ja laajuudesta 2. Etäpalvelun kohdearkkitehtuurin lähtökohdat 2.1. Etäpalvelu palvelukanavana Etäpalvelu palvelukanavana poikkeaa toiminnallisuudeltaan ja ominaisuuksiltaan käytössä olevista palvelukanavista (käyntiasiointi, puhelinpalvelu, postipalvelu, internet- ja sähköpostipalvelu). Etäpalvelu mahdollistaa kuvan, äänen ja dokumenttien välittämisen tietoverkon välityksellä etäisyydestä riippumatta. Näin mahdollistuu asiantuntijan tarjoama asiakaspalvelun välittäminen myös sinne, missä fyysinen läsnäolo ei ole mahdollista. Etäpalvelu mahdollistaa hallinnonrajat ylittävän yhteisen palvelupisteen luomisen lähelle asiakasta esim. yhteispalvelupisteeseen. Etäpalvelua voidaan tulevaisuudessa hyödyntää palvelukanavana kuluttajalle saakka, jolloin viranomaisen palvelun voisi saada kotona tai työpaikalla olevaan päätelaitteeseen saakka. Etäpalvelu tarjoaa eri toimijoiden yhteisen virtuaalisen palvelutiskin verrattain alhaisin kustannuksin. Etäpalvelukanavan konseptin kokonaisuuden muodostavat useat eri osatekijät, keskeisimpiä ovat seuraavat asiat: Viranomaisen ja yhteispalvelupisteen käyttöön tulevat etäpalvelun toiminnallisuudet on standardisoitu. Etäpalvelu perustuu keskitetysti hallinnoituun arkkitehtuuriin, sekä palveluntarjoajat ja yhteispalvelupisteet yhdistävään verkkoratkaisuun. Liittyminen tähän verkkoratkaisuun on konseptoitu helppokäyttöiseksi toiminnoksi niin kunnille kuin valtionhallinnonkin toimijoille. Etäpalvelun vaatimat välttämättömät tukipalvelut (mm. palveluhakemistojen ja muiden osoitteistojen ylläpito, ajanvarausjärjestelmät) hallinnoidaan ja tarjotaan keskitetysti Etäpalvelun kohdearkkitehtuurin suunnittelun tavoitteet Etäpalvelun kohdearkkitehtuurin suunnittelun tavoitteena on: Kuvata etäpalvelun tavoitetila, joka palvelee tulevaa kehitystä, Kuvata palvelun asema muuhun kansalliseen, alueelliseen tai paikalliseen kehittämiseen,

7 Valtiovarainministeriö 5 (37) Arkkitehtuurin tulee ohjata eri toimijoita toteuttamaan ratkaisunsa loogisesti yhteentoimiviksi, Tehdä suunnittelu teknologianeutraalisti, jotta se mahdollistaa innovatiivisten teknologiaratkaisujen tehokkaan hyödyntämisen, Pyrkiä huomioimaan olemassa olevat ratkaisut siltä osin ettei palvelun toteuttamiseksi tarvita uusia päällekkäisiä ratkaisuja, Määrittää etäpalvelun tarvitsemat tekniset tukipalvelut (mm. viestintäpalvelut, sähköiset palvelualustat, tietoturva- ja tunnistamispalvelut, verkkopalvelut, portaalipalvelut) sekä niiden yhteentoimivuus kaikissa julkisen hallinnon organisaatioissa. Etäpalvelun kohdearkkitehtuurissa otetaan huomioon meneillään olevat muutosprosessit valtion ja kuntien palveluissa ja palveluarkkitehtuureissa sekä niiden keskeiset kehityshankkeet, kuten kuntien asiakaspalveluiden kehittäminen Kokonaisarkkitehtuurikehikon hyödyntäminen Kokonaisarkkitehtuurilla (KA) tarkoitetaan toiminnan, tietotarpeiden, tietojärjestelmien ja teknologiaratkaisujen yhtenäistä mallintamista, kuvaamista ja suunnittelemista yhtenäisen mallin mukaisesti. Kokonaisarkkitehtuuri varmistaa eri osa-alueiden ja erityisesti toiminnan tarpeiden yhdenmukaisen huomioimisen kaikessa toiminnan ja ICT -ratkaisujen kehittämisessä. Käytännössä kokonaisarkkitehtuuri koostuu jäsennyksestä, kuvauspohjista ja näiden avulla toteutetuista arkkitehtuurilinjauksista. Etäpalveluhankkeen arkkitehtuurin ja palvelujen määrittely osaprojektin toteutuksen tavoitteena on kuvata kohteen arkkitehtuuri sellaisella tasolla, jonka pohjalta voidaan käynnistää sekä etäpalvelun yhteisten kansallisten palveluiden kehittäminen että julkisen hallinnon organisaatioissa tapahtuva kehittämistyö. Etäpalvelun arkkitehtuurin suunnittelussa hyödynnetään julkisen hallinnon suositusta kokonaisarkkitehtuurin suunnittelusta (JHS 179) tavoitteen tarvitseman informaation tuottamiseksi.

8 Valtiovarainministeriö 6 (37) Periaatteellinen Taso MILLÄ EHDOILLA Arkkitehtuuriperiaatteet Rajaukset ja reunaehdot 1 Strategiat Standardisalkku Kehittämisvaatimukset ja tavoitteet Sidosarkkitehtuurit Tietoarkkitehtuuri Toimintaarkkitehtuuri Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Teknologiaarkkitehtuuri Käsitteellinen Taso - MITÄ Sidosryhmät Sidosryhmien vaatimukset ja tavoitteet 2 Palvelut Käsitemalli Tietojärjestelmäpalvelut Teknologiapalvelut Looginen Taso - MITEN Fyysinen Taso - MILLÄ 3 Sidosryhmät - tiedot Prosessilista/kartta Tietomallit Prosessikuvaukset Tietovirrat Prosessit-tiedot Päätietoryhmät Loogiset tietovarannot Fyysiset tietovarannot Ydinsanastot Looginen tietojärjestelmäpalveluiden jäsennys Järjestelmät-tietovarannot Järjestelmät-prosessit 4 Järjestelmäsalkku Integraatiokartta Liittymät ja rajapinnat Teknologiakomponentit Verkkokaavio Sijoituskaavio Teknologiasalkku Kuva 1 Kokonaisarkkitehtuurikehikko Lähtökohtaisesti etäpalvelun tavoitetilan arkkitehtuurin suunnittelu keskittyy kohteen periaatteellisen tason [1], käsitteellisen tason [2] sekä loogisen tason [3] arkkitehtuurin suunnitteluun. Projektin toteutukseen sisältyvän nykytilan kartoituksessa kuvataan fyysisen tason arkkitehtuuri [4] siltä osin ja siinä mittakaavassa kun se työn tavoitteiden kannalta on järkevää. Etäpalvelun arkkitehtuuria ei ole aiemmin kuvattu, joten periaatteellinen taso ja käsitteellinen taso nähtiin tässä vaiheessa tärkeiksi kuvata. Periaatteellinen taso, jotta: o tunnistetaan keskeiset etäpalveluun vaikuttavat palvelu- ja kehittämisstrategiat ja niiden vaikutus etäpalvelun toteutukseen o määritetään ne kehittämisvaatimukset ja tavoitteet, jotka ohjaavat etäpalvelun suunnittelua ja toteutusta o luodaan yhteiset arkkitehtuuriperiaatteet joilla etäpalvelun suunnittelua ja toteutusta ohjataan o tunnistetaan rajaukset ja reunaehdot jotka luovat raamin sekä lähtökohdan etäpalvelun arkkitehtuurin suunnittelulle o tunnistetaan sidosarkkitehtuurit, jotka asemoivat etäpalvelun osaksi julkisen hallinnon palvelutoimintaa ja määritetään niiden vaikutus tai huomiointi etäpalveluiden toteutuksessa o määritetään keskeiset standardit ja suositukset joiden avulla etäpalvelun laatu ja yhteentoimivuus varmistetaan Käsitteellisen tason arkkitehtuurikuvaukset, jotta: o tunnistetaan etäpalvelun asiakkaat ja käyttäjät sen niiden vaatimukset ja odotukset etäpalveluiden toteutukselle o jäsennetään ja määritetään palvelut joita etäpalvelu palvelukanavana tukee

9 Valtiovarainministeriö 7 (37) o tunnistetaan minkälaisia peruskäsitteitä etäpalvelun toimintaan liittyy sekä mikä on käsitteiden välinen suhde o tunnistetaan etäpalvelu konseptin toteutuksessa tarvittavat tietojärjestelmäpalvelut, niiden rooli etäpalvelussa Loogisen tason kuvauksista päädyttiin tekemään: organisaatio, prosessilista, prosessikuvaukset, tiedot, loogiset tietovarannot, loogiset tietojärjestelmäpalvelut ja integraatiomalli. Muita loogisen tason kuvauksia ja arkkitehtuurin osa-alueita nähtiin asianmukaiseksi tarkentaa pilottien ja Asiakaspalvelu hankkeen edistymisen myötä. Etäpalveluhanke on osa SADe ohjelmaa, jonka arkkitehtuurilinjaukset ja arkkitehtuurin hallinnan periaatteet otetaan huomioon tämän osaprojektin toteutuksessa Dokumentaatio Etäpalveluhankkeen arkkitehtuurin ja palvelujen määrittely osaprojektin lopputuloksena on etäpalvelun kohdearkkitehtuurin kuvaus, joka sisältää myös keskeiset liittymät etäpalvelussa hyödynnettäviin kansallisiin palveluihin sekä etäpalvelua hyödyntävien organisaatioiden palveluihin. Tuloksena on: Etäpalvelun kohdearkkitehtuurin kuvaus (Tämä dokumentti, jossa hyödynnetään JHS 179 mukaisia kuvauksia) 2.5. Kohdearkkitehtuurin omistaja ja kehittäjä Etäpalvelun kohdearkkitehtuurin omistajana toimii valtiovarainministeriön kunta- ja aluehallinto-osasto, joka vastaa sen hallinnoinnista ja kehittämisestä. Etäpalvelun kohdearkkitehtuurin tuotosten käyttö, levitys ja edelleen kehittäminen on vapaata. Etäpalvelun kohdearkkitehtuurin muodostaa osan julkisen hallinnon yhteisestä arkkitehtuurista ja sen kuvausta hallitaan julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin hallintamallin periaatteiden mukaisesti. 3. Periaatetason arkkitehtuurilinjaukset 3.1. Rajaukset ja reunaehdot Etäpalvelun kohdearkkitehtuuri on tarkoitettu kaikkien julkisen hallinnon organisaatioiden ja etäpalveluiden palvelutarjoajien apuvälineeksi. Arkkitehtuuri toimii perustana kansallisen etäpalvelukonseptin suunnittelussa sekä organisaatioiden omien etäpalveluratkaisuja yhdenmukaistavana informaationa. Etäpalvelun kohdearkkitehtuuri kuvataan sellaisella tarkkuustasolla, jotta sitä voidaan hyödyntää suoraan esim. organisaation hankintojen yhteydessä. Etäpalvelut täydentävät muita julkisen hallinnon palvelukanavia, kuten käynti- ja postiasiointia, puhelinpalveluita ja erilaisia sähköisiä palveluita. Julkisen hallinnon asiakaspalvelua ko-

10 Valtiovarainministeriö 8 (37) konaisuutena käsitellään muissa hankkeissa (mm. Asiakaspalvelu 2014). Sähköistä asiointia käsitellään laajemmin mm. SADe-ohjelman muissa hankkeissa. Sähköisen asioinnin viitearkkitehtuurissa (SAVI) kuvataan sähköisen asioinnin palveluiden toteuttamistapa. Tässä arkkitehtuurissa kuvataan etäpalvelun liittymät edellä mainittuihin kohteisiin. Kuva 2 Etäpalvelut osana julkishallinnon palvelukanavia Etäpalvelun kohdearkkitehtuurissa ei kuvata muita palvelukanavia, vaan keskitytään kuvaamaan etäpalvelua ja sen tarvitsemia tukipalveluita. Arkkitehtuurissa ei määritellä organisaatioiden palveluita, joita etäpalveluilla tarjotaan, vaan palvelukonsepti ja palvelukanava, joilla etäpalveluita voidaan tarjota. Kukin organisaatio vastaa omista substanssipalveluistaan ja määrittelee kanavat, joissa niitä tarjotaan. Arkkitehtuuri tarjoaa yhdenmukaisen tavan toteuttaa etäpalvelut Sidosarkkitehtuurit Sidosarkkitehtuurit ovat muissa projekteissa tai organisaatioissa määrittelyn kohteena tai käytössä olevia asioita, joilla on vaikutusta kyseisen arkkitehtuurin määrityksiin ja linjauksiin. Sidosarkkitehtuureissa kuvataan etäpalvelun arkkitehtuurityössä huomioidut kohteet. Sidosarkkitehtuurit kuvaavat laajasti kaikkia arkkitehtuuria ohjaavia tai siinä huomioon otettavia määrityksiä, standardeja, arkkitehtuurilinjauksia ja kohdealuetta koskevia sidosprojekteja.

11 Valtiovarainministeriö 9 (37) Kansalliset yhteiset perustietovarannot, ohjaus-, tuki- ja alustapalvelut Kansalliset yhteiset perustietovarannot, ohjaus-, tuki- ja alustapalvelut -osiossa on tunnistettu ne palvelut, joita on toteutettu tai suunniteltu toteutettaviksi kansallisen tason yhteisiksi palveluiksi. Palveluiden tunnistamisessa on hyödynnetty mm. Julkisen hallinnon ja Valtionhallinnon yhteisten ICT-palveluiden arkkitehtuureja. Näitä palveluita tullaan hyödyntämään etäpalvelun arkkitehtuurissa. Taulukko 1 Kansalliset yhteiset perustietovarannot, ohjaus-, tuki- ja alustapalvelut Kansalliset yhteiset perustietovarannot, ohjaus-, tuki- ja alustapalvelut Väestötietojärjestelmä, VTJ Väestötietojärjestelmä on valtakunnallinen atk-rekisteri, jossa on perustiedot Suomen kansalaisista ja Suomessa vakinaisesti asuvista ulkomaalaisista. Järjestelmässä on tietoa myös rakennuksista, rakennushankkeista ja huoneistoista sekä kiinteistöistä. Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä YTJ on yhteinen palvelu yrityksille ja YTJ yhteisöille, jotka ovat Verohallinnon, kaupparekisterin tai säätiörekisterin asiakkaita. Suomi.fi Kansalaisen asiointitili (asiointitili.suomi.fi) Yrityssuomi.fi Valtion yhteinen integraatiopalvelu Lomake.fi Verkkotunnistaminen ja - maksamisen palvelu Vetuma Katso-tunnistus Virkamiehen tunnistamisen luottamusverkosto Virtu Valtion yhteinen verkko VYverkko Suomi.fi on julkishallinnon yhteinen palvelu kansalaisille. Portaalista löytyy asiointipalvelut ja lomakkeet, tietoa palveluista, lait sekä julkishallinnon uutiset. Asiointitilillä voi seurata asioiden käsittelyn tilaa, toimittaa lisätietoja ja täydennyksiä hakemuksiin sekä siirtyä viranomaisten palveluihin ilman, että tarvitsee tunnistautua uudestaan. Yritys-Suomi on julkisten yrityspalveluorganisaatioiden yhdessä muodostama palvelu yrityksille ja yrittämisestä kiinnostuneille. Palvelun avulla voi siirtää tietoja joko oman organisaation tietojärjestelmien välillä tai omien tietojärjestelmien ja muiden organisaatioiden tietojärjestelmien välillä. Lomake.fi on julkishallinnon yhteinen sähköisen asioinnin alusta, johon julkishallinnon organisaatiot voivat tuottaa sähköisiä asiointipalveluita tai liittää tulostettavia lomakkeita. Vetuma mahdollistaa sähköisen tunnistamisen ja maksamisen. Kansallisten palveluiden valmiusasteissa on merkittäviä eroja. Osa on ollut toiminnassa useita vuosia ja osa on vasta tunnistettu kehityskohteiksi. Toteutussuunnitelmaa laadittaessa osa palveluista saatetaan joutua korvaamaan väliaikaisilla ratkaisuilla, jos kansallista ratkaisua ei ole vielä olemassa. Palveluissa tapahtuu myös muutoksia ja nämä muutokset on myös huomioitava toteutussuunnittelussa ja arkkitehtuurikuvausta on tarvittaessa päivitettävä ajan tasalle. Kohdealuetta koskevat standardit, ohjeet ja suositukset Väestörekisterikeskus Patentti- ja rekisterihallitus ja Verohallinto Valtion IT-palvelukeskus Valtion IT-palvelukeskus Työ- ja elinkeinoministeriö Valtion IT-palvelukeskus Valtion IT-palvelukeskus Valtion IT-palvelukeskus Tunnistus.fi on Kansaneläkelaitoksen, työ- ja elinkeinoministeriön ja Kela, TEM ja Verohallinto verohallinnon yhteinen sähköisen asioinnin tukipalvelu. Palvelu tuottaa luotettavan henkilö- ja yritystunnistuksen. Katso-tunnistus on Verohallinnon tarjoama, yrityksiä varten luotu tapa Verohallinto tunnistautua viranomaisten sähköisiin palveluihin. Tunnistautumiseen tarvitaan Katso-tunniste Virtua käytetään organisaatiorajojen ylitse tapahtuvaan julkishallinnon yhteisten Valtion IT-palvelukeskus palveluiden käyttäjätunnistukseen. Virtu-luottamusverkosto mahdollistaa kertakirjautumisen (SSO) julkishallinnon yhteisiin palveluihin. Valtion yhteinen turvallinen tietoliikenneratkaisu VY-verkko tarjoaa Valtion IT-palvelukeskus valtionhallinnon organisaatioille nopean, luotettavan ja turvallisen tavan kytkeytyä valtion yhteisiin palveluihin, toisiinsa sekä ulkoisiin palveluihin, kuten internetiin. Kohdealueella on huomioitu kansalliset arkkitehtuurit sekä JHS-suositukset. Keskeisessä roolissa on Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin versio 1.0, joka on julkaistu Yhteentoimivuusportaalissa ( huhtikuussa 2012.

12 Valtiovarainministeriö 10 (37) Taulukko 2 Kohdealuetta koskevat standardit, ohjeet ja suositukset Kohdealuetta koskevat standardit, ohjeet ja suositukset Julkisen hallinnon yhteinen Kokonaisarkkitehtuurissa on kuvattuna malli, jonka avulla koko julkishallinnon kokonaisarkkitehtuuri yhteistä arkkitehtuurityötä tehdään ja suunnitellaan. Etäpalvelun arkkitehtuurissa on hyödynnetty mahdollisimman paljon kansallisia palveluita. Kuntasektorin kokonaisarkkitehtuuri JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen: Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen JHS 168 Videoneuvottelun käyttö julkisessa hallinnossa JHS 164 Tunnistautuminen ja maksaminen sähköisessä asioinnissa VETUMA-palvelun avulla Muut JHS-suositukset Kokonaisarkkitehtuuriin liittyvä työ on käynnissä hyvin laajasti julkishallinnossa. Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin ensimmäisen julkaistun version myötä tulee syntymään uusia viitearkkitehtuureja, jotka on huomioitava etäpalvelun kohdearkkitehtuurissa. Etäpalveluun läheisesti liittyvä JHS-suositus (JHS 168 Videoneuvottelun käyttö julkisessa hallinnossa) on osin vanhentunut ja sen päivittämistyö on käynnistymässä. Kohdealuetta koskevat kehittämisprojektit Kuntien kokonaisarkkitehtuurissa kuvataan kuntasektorin erityispiirteet. Suosituksessa määritellään menetelmä, jolla organisaation kokonaisarkkitehtuuri suunnitellaan sekä annetaan suositukset kokonaisarkkitehtuurin eri osa-alueiden kuvausten laatimisesta. Etäpalvelun arkkitehtuurissa on pyritty noudattamaan suosituksen rakennetta ja kuvaustapoja. Suositus pyrkii parantamaan erityisesti videoneuvottelutekniikalla toteutettavien etäpalveluiden laatua ja vakiintumista yhdeksi julkisen hallinnon palvelukanavaksi. Suositusta on hyödynnetty etäpalvelun arkkitehtuurin suunnittelussa, mutta tunnistettu myös se, että suositus tulee päivittää. Suosituksessa kuvataan kansalaisen verkkotunnistamis- ja maksamispalvelun (VETUMA) sovellettavuus, keskeinen toiminnallisuus ja käyttöönotto. Etäpalvelun arkkitehtuurissa hyödynnetään suosituksen mukaista tunnistatumista ja maksamista. Hakemistojen suunnittelussa tulee huomioida JHS 133 Hakemistotiedot ja niiden ylläpito, Palvelutietojen ryhmittelyssä tulee huomioida: JHS 145 Palvelutietojen ryhmittely ja osoitteet asiointia varten monta toimialaa kattavissa julkisen sektorin portaaleissa Etäpalveluhankkeen arkkitehtuurin ja palveluiden määrittely -osaprojektiin liittyy useita sidosprojekteja. Sidosprojektien tulokset voivat vaikuttaa merkittävästikin etäpalvelun kohdearkkitehtuuriin.

13 Valtiovarainministeriö 11 (37) Taulukko 3 Kohdealuetta koskevat kehittämisprojektit Kohdealuetta koskevat sidosryhmien kehittämisprojektit Julkisen hallinnon Asiakkuusstrategia hankkeen linjaukset huomioidaan etäpalvelun Valtiovarainministeriö asiakkuusstrategia arkkitehtuurin suunnittelussa. Asiakaspalvelu 2014 Kuntatasolle luodaan kattava asiakaspalvelupisteiden verkko ja määritellään Valtiovarainministeriö jokaisessa asiakaspalvelupisteessä vähintään etäpalveluna saatavilla olevat valtion, kuntien ja eri viranomaisten palvelut. Kansalaisen Kansalaisen yleisneuvontapalvelu hankkeen linjaukset huomioidaan Valtiovarainministeriö yleisneuvontapalvelu etäpalvelun arkkitehtuurin suunnittelussa. Julkisen hallinnon sähköisen Etäpalvelussa hyödynnetään viitearkkitehtuurissa syntyvää asiointiprosessin Valtiovarainministeriö asioinnin viitearkkitehtuuri (SAVI) kuvausta ja asiointiin liittyviä yhteisiä palvelu- ja tietomäärityksiä. Kuntien asiakaspalvelun Etäpalvelussa huomioidaan ASPA-kehitystyön tavoitteet ja tarkennetaan Valtiovarainministeriö kehittäminen (ASPA-verkosto) kuntien ja valtiopalveluiden rajapintoja etäpalvelun osalta. Kuntien asiakaspalvelun Etäpalvelussa huomioidaan määritellyt kuntien palvelu kehitystyön tavoitteet ja Kunnat ja kuntayhtymät kehittäminen (kuntakohtainen kehitystyö) tarkennetaan kuntien ja valtiopalveluiden rajapintoja etäpalvelun osalta. SADe palvelukokonaisuudet SADe-palveluissa kehitetään sähköistä asiointia ja toisaalta etäpalvelua Ministeriöt voidaan hyödyntää monissa SADe-ohjelman palvelukokonaisuuksissa. Suomi.fin suunnitteluhanke Etäpalvelussa huomioidaan uudet suunnitelmat Suomi.fi:n osalta, joka jakautuu Valtiokonttori kahteen erilaiseen kokonaisuuteen: Yleiseen palvelutietovarantoon perustuva Valtion IT-palvelukeskus palveluhaku, joka on sekä kansalaisen haku-toiminto että yleisneuvontapalvelun ja yhteispalvelupisteiden työväline. Tunnistetun käyttäjän työpöytä ja palvelut Julkisen hallinnon asiakaspalveluun liittyvissä hankkeissa linjataan merkittävästi myös etäpalvelun roolia palvelukanavana. Näiden hankkeiden seuraaminen on oleellista etäpalvelun kohdearkkitehtuurin pitämiseksi ajan tasalla. Hankkeista merkittävimpiä tulevat olemaan Julkisen hallinnon asiakasstrategia ja Asiakaspalvelu Arkkitehtuuriperiaatteet Arkkitehtuuriperiaatteissa tiivistyvät kaikkein keskeisimmät kohdealueen kehittämisen ja rakentamisen perusperiaatteet. Arkkitehtuuriperiaatteiden laatimisen tarkoituksena on auttaa kohdealueen osapuolia saavuttamaan yhteinen näkemys periaatteista, joiden mukaan etäpalvelun kehittämistä tehdään. Arkkitehtuuriperiaatteissa on lähdetty liikkeelle siitä, että hyödynnetään mahdollisimman paljon olemassa olevia ratkaisuja. Tavoitetilassa kaikilla viranomaisilla ja asiakkailla on mahdollisuus etäpalvelun käyttöön. Etäpalvelun käytön tulee olla helppoa ja ratkaisujen tulee olla käyttäjien näkökulmasta yhdenmukaisia.

14 Valtiovarainministeriö 12 (37) Taulukko 4 Arkkitehtuuriperiaatteet Nimi Prioriteetti Kuvaus Kansalaisten palvelutarpeeseen vastataan etäpalvelulla. Viranomaisten ylläpitämiä etäpalvelupisteitä on tarjolla runsaasti (mm. yhteispalvelupisteet) Yhteentoimivuus ja yhtenäinen laatukonsepti on tärkeää. Etäpalvelu sopii kaikille julkisen hallinnon organisaatioille ja palvelu kattaa kokonaisuuden jonka lisäksi erillisratkaisuja ei tarvita Julkishallinnon yhteisten KA periaatteiden noudattaminen ja yhteisten palveluiden käyttäminen Kaikilla julkishallinnon edustajilla on työssään mahdollista käyttää etäpalveluita. Etäpalveluiden käyttö ei vaadi erityistä teknistä osaamista. Etäpalvelun käyttö on mahdollista myös kotoa / henkilökohtaisilta laitteilta. Etäpalvelun laatu pyritään saamaan niin hyväksi, että sillä voidaan korvata paikan päällä tapahtuva palvelu. Luodaan määritykset, joiden avulla viranomaisvaatimukset täyttävän ja viranomaisen valvoman etäpisteen käynnistäminen ja ylläpito on helppoa. Eri valmistajien laitteiden ja ratkaisujen on toimittava saumattomasti yhteen. Laaditaan etäpalvelukonsepti, jossa on tietyt laatuvaatimukset, jotka voidaan saavuttaa eri toimittajien ja laitevalmistajien ratkaisuilla. Etäpalvelu -konsepti sopii kaikille julkisen hallinnon organisaatioille ja se toteutetaan laajuudessa jonka lisäksi organisaatioiden ei tarvitse kehitää omia erillisratkaisuja. Sovelletaan ja hyödynnetään julkishallinnon yhteisiä KA määrityksiä ja periaatteita. Pyritään käyttämään mahdollisimman paljon yhteisiä palveluita. Pyritään laatimaan arkkitehtuurista niin yksinkertainen, että sen käyttöönotto ja soveltaminen on helppoa ja edullista. Ratkaisujen tulee olla niin yksinkertaisia, ettei erityisiä teknisiä taitoja tai teknistä tukea tarvita niiden käyttöön. Etäpalvelun tulee onnistua myös henkilökohtaisilta laitteilta. Tässä jatkuvasti kehittyvä teknologia ja erilaiset laiteympäristöt asettavat suuren haasteen. Etäpalvelu -konsepti toteutetaan organisaatioriippumattomasti Kaikkien julkishallinnon palvelutarjoajien etäpalvelut näkyvät kansalaiselle käyttöliittymiltään, käyttölogiikoiltaan ja käytössä tarvittavilta ohjelmistoiltaan samanlaisina. Etäpalvelu-konsepti kehitetään organisaatiorakenteista riippumattomaksi, jotta palvelulla tuetaan erilaisia palveluiden järjestämis- ja tuotantorakenteita. Organisaatiorakenteista riippumaton toteutustapa mahdollistaa palvelun käytön palvelurakenteiden muuttuessa. Eri palveluiden tulee olla toteutettuna yhdenmukaisesti, jotta kansalaisen ei tarvitse opetella erilaisia käyttöliittymiä ja toimintalogiikoita Tietoturvaperiaatteet Tietoturvaperiaatteiden tavoitteena on tunnistaa ne tietoturvan keskeiset periaatteet, joita tulee hyödyntää kehittämisessä yleisesti sekä kohdealueella huomioitavat tietoturvan erityispiirteet. Tietoturvaperiaatteet on jäsennetty valtionhallinnon kahdeksan tietoturvallisuuden osaaluejaon mukaisesti. Tietoturvan keskeisinä periaatteina ovat julkishallinnon yhteisten ohjeiden ja organisaation omien tietoturvaohjeiden noudattaminen. Etäpalvelun osalta on esiin nostettu kuhunkin tietoturvan alueeseen liittyvät keskeiset periaatteet.

15 Valtiovarainministeriö 13 (37) Taulukko 5 Tietoturvaperiaatteet Nimi Yleiset Huomioidaan lait (esim. tietoturvallisuusasetus) ja julkishallinnon omat ohjeet (mm. Valtionhallinnon tietoturvallisuuden johtoryhmä VAHTI) Prioriteetti Kriittinen Kuvaus Huomioidaan olemassa olevat lait ja ohjeet. Noudatetaan niitä, eikä toisteta samoja asioita tässä. Noudatetaan organisaation omaa ohjeistusta. Kriittinen Kukin organisaatio noudattaa omaa tietoturvaohjeistustaan. Hallinnollinen turvallisuus Palveluiden toimittamiseen ja ylläpitoon otetaan vain toimittajia, jotka täyttävät julkishallinnon tietoturvavaatimukset. Kriittinen Palveluiden ja tietoliikenteen väärinkäyttö on pystyttävä estämään. Tietoturvavaatimukset poikkeavat koti- ja työpaikkakäytössä sisällöltään viranomaisten tai sopimuskumppaneiden palvelupisteiden vaatimuksista, mutta kummassakin tapauksessa tulee saavuttaa tarjottavien palveluiden näkökulmasta saman tasoinen tietoturvan taso Henkilöstöturvallisuus Viranomaisen etäpalvelun tarjoamispisteeseen pääsee kirjautumaan vain riittävillä oikeuksilla. Tietoturvan osalta toteutussuunnittelussa tulee huomioida eri organisaatioiden erilaiset tarpeet ja vaatimukset tietoturvan suhteen. tärkeä Kriittinen Yhtenäisen tietoturvan suunnittelu hyvin monimuotoiseen ympäristöön vaatii huolellista suunnittelua ja rajauksia. Estetään mm. esiintyminen viranomaisen nimissä. Henkilön tunnistamiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Kriittinen Hyödynnetään hyväksi havaittuja ratkaisuja ja arvioidaan tarvitaanko uusia toimintatapoja. Fyysinen turvallisuus Viranomaisten valvonnassa olevat etäpalvelun tarjontapisteet ja Kriittinen Estetään mm. esiintyminen viranomaisen nimissä. saantipisteet on suojattava asiattomalta käytöltä. Tietoliikenneturvallisuus Viranomaisliikenne tapahtuu vain suojatuissa verkoissa. tärkeä Viranomaiset toimivat suojatussa verkossa, josta avataan yhteyksiä julkiseen verkkoon. Suoria yhteyksiä asiakaalta ei sallita viranomaisen operatiivisiin järjestelemiin Laitteistoturvallisuus Palvelussa käytetään laitteita, jotka täyttävät standardien vaatimukset tärkeä tärkeä Asiakkaan ja viranomaisen välissä pitää olla välityspalvelin (proxy), josta välitetään operatiivisiin järjestelmiin tarkastetusti turvallista dataa. Viranomaislaitteistojen standardienmukaisuus voidaan varmistaa. Ohjelmistoturvallisuus Palvelussa käytetään tunnettuja ja testattuja ohjelmistoja. tärkeä Vaaditaan ohjelmistoilta ulkopuolinen auditointi. Tietoaineistoturvallisuus Tietoaineistojen siirto on onnistuttava salattuja yhteyksiä hyödyntäen. Osapuolten välillä liikuteltavat dokumentit tarkistetaan haittaohjelmien varalta. Käyttöturvallisuus Palveluiden käytöstä jää tietoa, jota seurataan sekä automaattisesti että manuaalisesti. Tietosuojaa koskevat periaatteet ja vaatimukset Viranomaisen tarjoamissa palvelupisteissä on huolehdittava tietosuojan vaatimukset. Kriittinen tärkeä tärkeä Kriittinen Kansalaisen on voitava luottaa siihen, että tiedot pysyvät salassa lähetettäessä ne viranomaiselle. Viranomaisen ja asiakkaan välillä kulkevat dokumentit tarkastetaan palvelimessa, jossa dokumentteja välivarastoidaan. Palveluiden käyttöä (lokitietoja) seurataan ja poikkeuksia voidaan seurata tarkemmin. Tarvittaessa voidaan tallentaa palvelutapahtuma. Tilat on suunniteltu niin, että tietosuoja ei vaarannu. 4. Käsitteellisen tason arkkitehtuuri Käsitteellisen tason kuvaukset listaavat ja jäsentävät eri näkökulmien keskeiset kohteet (MI- TÄ), joita tarkennetaan loogisella ja fyysisellä kuvaustasolla. Käsitteellisen tason kuvaukset

16 Valtiovarainministeriö 14 (37) koostuvat seuraavista kohteista: Strategia, vaatimukset ja tavoitteet, palvelut, sidosryhmät, käsitteistö, roolit, tietojärjestelmäpalvelut ja teknologiavaatimukset Strategia Strategia kuvaa keskeiset tavoitteet kohdealueelle erityisesti pitkällä ja keskipitkällä aikavälillä. Tämän tulee huomioida palveluiden ja IT-ratkaisujen suunnittelussa. Keskeiset strategialinjaukset on poimittu hallitusohjelmasta, SADe-hankkeen linjauksista ja Etäpalveluhankkeen asettamispäätöksestä. Taulukko 6 Strategiat Asiakaspalvelun osalta julkishallinnossa ollaan tekemässä suuria muutoksia lähivuosina. Näihin muutoksiin pyritään osaltaan vastaamaan etäpalvelun kohdearkkitehtuurilla. Sen on oltava joustavasti muutettavissa, jotta se voidaan muuttaa vastaamaan mahdollisesti muuttuvia asiakaspalvelutarpeita Vaatimukset ja tavoitteet Vaatimukset ja tavoitteet kuvaavat tavoitetilan arkkitehtuurin liittyviä odotuksia eli mitä tavoitetilan halutaan tuottavan toiminnalle. Vaatimuksilla ja tavoitteilla konkretisoidaan, mitä arkkitehtuurilta edellytetään ja mitä tarpeita sen tulee täyttää. Etäpalvelun vaatimukset ja tavoitteet ovat yhteneväisiä strategisten linjausten kanssa. Vaatimukset Strategialinjaus Vaikutukset arkkitehtuuriin Valtakunnalliset tai sektorikohtaiset kohdealuetta koskevat keskeisimmät strategiset linjaukset Asiakaspalvelustrategia Etäpalvelun arkkitehtuurilla tuetaan asiakaspalvelustrategian palvelun laatuvaatimusten toteutumista (tietääkö kukaan mitä nämä ovat?) Asiakaspalvelu 2014 Etäpalvelun arkkitehtuuri tulee suunnitella osaksi laajempaa julkisen hallinnon asiakaspalvelun arkkitehtuuria. Etäpalvelun arkkitehtuurissa huomioidaan asiakaspalvelun toiminnalliset vaatimukset. Kunta- ja palvelurakennemuutos Etäpalvelun arkkitehtuurin suunnitellaan organisaatio- ja rakenneriippumattomaksi jotta sen käyttö on mahdollista tulevissa uusissa palvelurakenteissa. Etäpalveluhanke on osa Sähköisen asioinnin ja demokratian Etäpalvelun arkkitehtuuriin vaikuttavat merkittävästi SADe-ohjelmassa vauhdittamisohjelmaa (SADe ohjelma), jonka tehtävät linjaukset asiointikanavien käytöstä. Etäpalvelun arkkitehtuurin arkkitehtuurilinjaukset ja arkkitehtuurin hallinnan periaatteet tulee olla helposti päivitettävissä. Etäpalvelut tulee toteuttaa otetaan huomioon tämän osaprojektin toteutuksessa. asiakaslähtöisesti, tuottavasti ja taloudellisesti. Luodaan koko maassa kuntatasolle kattava yhteispalvelupisteiden verkko. Määritellään jokaisessa yhteispalvelupisteessä vähintään etäpalveluna saatavilla olevat valtion, kuntien ja eri viranomaisten palvelut. Etäpalvelu sovitetaan osaksi julkisen hallinnon palveluarkkitehtuuria Asettaa tavoitteen arkkitehtuurin suunnittelulle valtakunnalliseksi (= koko maa) sekä palveluille joita etäpalvelulla tuetaan. Arkkitehtuurisuunnittelussa tulee huomioida yhteiset arkkitehtuuriperiaatteet, eikä palvelun arkkitehtuuria voi määrittää ilman sidosta kansallisiin asiakaspalveluiden kehittämishankkeista tuleviin vaatimuksiin. Etäpalveluyhteys voidaan toteuttaa viranomaispisteestä (esim. yhteispalvelupiste) Etäpalveluyhteys voidaan toteuttaa asiakkaan käytössä olevalta päätelaitteelta (esim. kansalaisen kotityöasema). Monipisteneuvotteluissa käytetään sellaista tietoturvallista teknistä palveluympäristöä, jossa osallistuvien viranomaisten tietojärjestelmiä voidaan hyödyntää reaaliaikaisesti samassa istunnossa.

17 Valtiovarainministeriö 15 (37) Palvelukonsepti on käytettävyyden osalta samankaltainen, oli kyse sitten palvelupisteessä tai kotipäätelaitteelta tapahtuvasta asioinnista. Etäpalvelussa on kyettävä välittämään dokumentteja (näyttämään ja lähettämään) viranomaisen ja asiakkaan välillä Etäpalvelun asiointiin ja tietoturvaan voidaan laatia erilaisia segmentointeja palveluille. (Esim. yhteispalvelupisteiden tietoturva on helpompi taata kuin kotiyhteyden, jolloin sinne voidaan keskittää vaativampia palveluita tai siellä voidaan palvella asiakkaita, joilla ei ole sähköiseen asiointiin tarvittavia tunnisteita) Tavoitteet Etäpalvelun toteutus (palvelumallit, teknologiat) tarjoaa pitkäaikaisen ratkaisun palveluiden kehittämiselle Etäpalveluun luodaan yksi kansallinen konsepti koko julkisen hallinnon käyttöön Etäpalvelu tarjoaa yhteyden viranomaiseen, jolla ei ole palvelupistettä asiakkaan kotipaikkakunnalla. Erityistä asiantuntijuutta, luottamuksellisuutta tai monen viranomaisen yhtäaikaista tapaamista edellyttävä etäpalvelu järjestetään viranomaispisteissä (yhteispalvelupisteissä). Etäpalvelun avulla asiakkaat saavat pääosan nykyisistä käyntiasiointia vaativista julkishallinnon palveluista sähköisenä viranomaispisteestä tai asiakkaan käytössä olevalta päätelaitteelta (kotitietokone, kirjaston yleinen tietokone jne.) Etäpalveluun kuuluu, että asiakkaalla on oikeus tehdä monikanavaisesti aloite asiansa käsittelemiseksi tekemällä sähköinen kalenterivarausehdotus, hänellä on myös oikeus saada tieto milloin hänen asiaansa käsitellään, miten se etenee hallinnon päätöksentekoprosessissa sekä saada tieto sähköisesti häntä koskevista päätöksistä Palvelut Kokonaisarkkitehtuurikehys sisältää kolmenlaisia palveluita: palvelut (substanssitoiminnan ylätason palvelut eli liiketoimintapalvelut), tietojärjestelmäpalvelut (varsinaista substanssitoimintaa tukevat tietojärjestelmillä toteutettavat palvelut) ja teknologiapalvelut (tekniikan tarvitsemat infrastruktuuripalvelut). Etäpalvelun kohdearkkitehtuurissa ei oteta kantaa siihen, millaisia substanssipalveluita etäpalvelun kautta eri viranomaiset tarjoavat. Etäpalvelun avulla on tarkoitus pystyä hoitamaan asiakkaan asia hyödyntäen teknologisia ratkaisuja. Tätä varten tarvitaan palvelu, jolla voidaan hoitaa asiointi osapuolten välillä sekä palvelu, jolla etäyhteys osapuolten välillä muodostetaan. Etäpalveluun liittyy moni tukipalveluita, joita tarvitaan sekä valmistauduttaessa etäpalvelutilanteeseen että etäpalvelutilanteen aikana.

18 Valtiovarainministeriö 16 (37) Etäpalvelut Etäpalvelun tukipalvelut Asiointi (viestien ja dokumenttien lähettäminen/ jakaminen) Etäpalvelu Palveluhakemisto Tunnistautuminen Maksaminen Valtuutukset Neuvonta Ohjeet Ajanvaraus Sähköinen allekirjoitus Roolit ja valtuudet Suostumukset Tavoitettavuus Saatavuus Kuva 3 Etäpalvelut ja siihen liittyvät tukipalvelut Etäpalvelut Asiointi (viestien ja dokumenttien lähettäminen/jakaminen): Etäpalveluun liittyen käytetään palvelua (esim. asiointitiliä), jonka avulla osapuolet voivat välittää tai näyttää toisilleen viestejä ja dokumentteja. Etäpalvelu: Palvelu, jossa osallistujat kohtaavat reaaliaikaisesti tietojärjestelmien avustamina. Tilanteessa voidaan välittää ääntä, kuvaa, pikaviestejä ym. Neuvonta: Etäpalvelutilanteeseen liittyvä neuvonta, jota voi antaa esim. viranomaispisteessä toimiva palveluneuvoja. Ohjeet: Etäpalveluun liittyvien ohjeiden jakaminen Etäpalvelun tukipalvelut on kuvattu luvussa 4.7. Tietojärjestelmäpalvelut Sidosryhmät Sidosryhmät kuvaavat, millaisessa toimijaympäristössä etäpalvelua tehdään. Toimijoilla tarkoitetaan tässä sekä tuottajia, asiakkaita että sidosryhmiä. Sidosryhmien tunnistamisella on tarkoitus välttää tilanne, että etäpalvelun kohdearkkitehtuuri ei katakaan kaikkien toimijoiden tarpeita vaan tehdään liian suppeasta näkökulmasta. Sidosryhmien ja edellä kuvattujen sidosarkkitehtuurien avulla pyritään huomioimaan kehitettävän kokonaisuuden toimintaympäristö ja näin välttämään kehitettävien kokonaisuuksien uudelleenrakentaminen näkökulman laajentuessa. Kansallista kehitystä ohjaavilla tahoilla on kokonaisuuden hahmottamisessa keskeinen rooli. Etäpalvelun arkkitehtuuriin liittyvät seuraavat sidosryhmät.

19 Valtiovarainministeriö 17 (37) Taulukko 7 Sidosryhmät Sidosryhmä Kuvaus Palvelun käytön aikaiset sidosryhmät Asiakas (kansalainen, yritys, Etäpalvelun käyttäjä. Etäpalvelun tavoitteena on tarjota asiakkaille palveluita toinen viranomainen jne.) paikkariippumattomasti. Yhteispalvelu Kunnat ja kuntayhtymät Valtion palveluja tarjoavat virastot Etäpalvelun käyttäjä. Etäpalvelu on yksi tulevan yhteispalvelukonseptin palvelukanavista. Etäpalvelun käyttäjä. Yhteispalvelupisteiden vastuutaho. Etäpalvelua hyödynnetään kuntien ja kuntayhtymien palvelutoiminnassa paikallisesti, alueellisesti sekä kuntien ja valtion tai kolmannen sektorin välisessä palvelutoiminnassa. Etäpalvelun käyttäjä. Etäpalvelua hyödynnetään virostojen omassa palvelutoiminnassa sekä viraston ja yhteispalvelun tai kuntien välisessä palvelutoiminnassa. Valtiovarainministeriö Aluehallinnon tietohallintopalveluyksikkö (AHTI) Etäpalvelukonseptin omistaja. Vastaa etäpalvelun toteutuksen sekä ylläpidon ohjauksesta. Kansallisen etäpalvelun mahdollinen järjestäjätaho. Vastaa kansallisen etäpalvelun tuotannosta. Kuntien tuotantoyhtiöt (mm. Alueellisen ja paikallisen etäpalvelun mahdollinen järjestäjätaho. Vastaa alueellisen tai Kuntien Tiera Oy) paikallisen etäpalvelun tuotannosta. Tietoteknisiä palveluita Etäpalveluita tuottavat organisaatiot. Etäpalvelun järjestäjätahot ostavat palvelut tuottavat yritykset palveluita tuottavilta yrityksiltä. Kehityksen aikaiset sidosryhmät Valtiovarainministeriö Etäpalvelun arkkitehtuurin omistaja, keskeisten sidosprojektien vastuutaho. Arkkitehtuurityö vastaa ja tukee Etäpalveluhankkeen sekä muiden valtiovarainministeriön koordinoimien hankkeiden vaatimuksia. SADe-ohjelma Etäpalvelun arkkitehtuurin ylin ohjaava taso. Etäpalvelun arkkitehtuuri tukee SADe ohjelman tavoitteita ja noudattaa ohjemassa luotuja yhteisiä linjauksia. Ministeriöt, valtion virastot Osallistuvat etäpalvelun arkkitehtuurin toteutukseen ja ohjaukseen. ja laitokset Kuntaliitto Osallistuu etäpalvelun arkkitehtuurin suunnitteluun ja kehittämiseen. Maakuntien liitot Osallistuvat etäpalvelun arkkitehtuurin suunnitteluun ja kehittämiseen. Toimivat linkkeinä maakunnan kuntien yhteisiin suunnitelmiin. Kunnat ja kuntayhtymät Osallistuvat etäpalvelun arkkitehtuurin suunnitteluun, kehittämiseen, toteutukseen ja ohjaukseen. Etäpalvelu tukee kuntien palvelutoiminnan kehittämisen vaatimuksia ja luo kansallisesti hyödynnettäviä tuotoksia kuntien käyttöön. Aluehallinnon Osallistuu etäpalvelun arkkitehtuurin toteutukseen ja ohjaukseen. Potentiaalinen tietohallintopalveluyksikkö etäpalveluiden valtakunnallinen hallinnoijataho. (AHTI) Kuntien Tiera Oy Osallistuu projektin toteutukseen ja ohjaukseen. Potentiaalinen palvelutuottaja, jolla on yli 100 kuntaomistajaa. Tietoteknisiä palveluita tuottavat yritykset Etäpalveluun liittyviä hankintoja tullaan tekemään vapailta markkinoilta (kilpailutusten kautta), jolloin niitä tuottavat yritykset ovat yksi sidosryhmä Käsitteistö Etäpalvelun osalta käsitteistöä on osin määritelty mm. JHS-suosituksessa (JHS 168 Videoneuvottelun käyttö julkisessa hallinnossa). Tämän dokumentin laadinnassa on pyritty tunnistamaan keskeisiä käsitteitä ja niiden suhteita.

20 Valtiovarainministeriö 18 (37) Henkilöasiakas (esim. kansalainen) Organisaatio (esim. yritys) Asiakas/ osallistuja Kolmas osapuoli (esim. tulkki) Etäpalvelu Sähköinen asiointi Palvelun tuottaja Viranomainen Kuva 4 Etäpalvelun keskeisiä käsitteitä Etäpalvelulle ei ole olemassa yksiselitteistä määritelmää. Kohdearkkitehtuurityössä on laadittu seuraava määritelmä: Etäpalvelulla tarkoitetaan reaaliaikaista tietojärjestelmien avulla tapahtuvaa palvelutoimintaa vähintään kahden ihmisen välillä, joista vähintään toinen on viranomainen. Etäpalvelussa keskeistä on asiakkaan ja palveluntuottajan reaaliaikainen yhteys tietojärjestelmien avulla. Asiakkaat voivat olla henkilöasiakkaita (esim. kansalaisia), organisaatioita (esim. yrityksiä, järjestöjä), muita viranomaisia jne. Asiakasta voi edustaa myös esim. valtuutettu asianhoitaja. Etäpalvelutilanteessa voi olla mukana myös ns. kolmansia osapuolia, joita voivat olla esim. tulkit tai palvelualueen asiantuntijat. Etäpalveluihin liittyy sähköistä asiointia. Tässä esitettyjen käsitteiden mukaan etäpalvelu eroaa sähköisestä asioinnista siinä, että sähköisessä asioinnissa asiakas voi saada palvelua mihin vuorokauden aikaan tahansa, koska sähköisen asioinnin palvelut tuotetaan automaattisesti, ilman jatkuvaa henkilötyötä prosessin yhteydessä Roolit Rooleissa kuvataan, millaisia käyttäjäryhmiä tai toimijoita etäpalvelujen tuottamisessa ja ohjaamisessa on. Lähtökohtaisesti jokaisella palvelulla ja prosessilla tulee olla vastuuhenkilö eli rooli, jonka vastuulla palvelun tai prosessin toteutus on. Roolit sisältävät sekä organisaatiorooleja että henkilörooleja.

21 Valtiovarainministeriö 19 (37) Taulukko 8 Roolit Rooli Kuvaus Henkilöt Viranomainen, virkamies Julkishallinnon edustaja, joka on palvelua tarjoavana osapuolena etäpalvelussa, mutta voi olla myös asiakkaana tai osallistujana (asiantuntijana) toisen viranomaisen etäpalvelussa. Asiakas Kolmas osapuoli (esim. asiantuntija, tulkki) Tukipalvelu Palveluneuvoja Tekninen tuki Organisaatiot Viranomainen Toimittaja (esim. tukipalvelujen tarjoaja) Henkilö, joka julkishallinnon asiakkaana hyödyntää viranomaispalveluita etäpalvelun avulla. Voi hoitaa omia asioitaan tai valtuutettuna toisen henkilön tai organisaation (yritys, yhdistys, ym.) asioita. Etäpalvelussa mukana oleva taho, joka voi avustaa asiakasta tai viranomaista (Esim. sisältöalueen asiantuntija tai tulkki). Yhteispalvelupisteessä tai muussa viranomaisen toimipisteessä työskentelevä henkilö, joka avustaa ja neuvoo etäpalveluiden käytössä. Toimittajan tekninen tuki, johon otetaan yhteyttä ongelmatilanteissa. Virasto, kunta, ym. Etäpalveluita tai siihen liittyviä tukipalveluita toimittava taho. Etäpalvelun osalta keskeiseksi tulee muodostumaan, minkälainen rooli tulee olemaan organisaatiolla, joka vastaa etäpalvelun kehittämisestä. Palveluiden tuotantomallista ei ole vielä olemassa päätöksiä, vaan niiden osalta linjauksia tullaan tekemään toteutussuunnitelmassa Tietojärjestelmäpalvelut Tietojärjestelmäpalveluita ovat keskeisimmät järjestelmäympäristön pääkokonaisuudet. Tietojärjestelmäpalvelut sisältävät usein varsinaisia palveluita tukevia palveluita (tukipalvelut voivat olla välttämättömiä tai hyödyllisiä). Tietojärjestelmäpalveluita kartoitettaessa on pyritty huomioimaan, että ei oteta vielä kantaa olemassa oleviin järjestelmiin, vaan pitäydytään käsitteellisen tason tietojärjestelmäpalveluissa.

22 Valtiovarainministeriö 20 (37) Taulukko 9 Tietojärjestelmäpalvelut Tietojärjestelmäpalvelu Kuvaus Lähtötilanne Tietojärjestelmäpalvelut Portaalipalvelut Portaalipalvelu Portaali asiakkaiden etäpalveluasioinnin mahdollistamiseksi (esim. palveluiden haku, ajanvaraus jne.) Rajatussa käytössä Asiointi Asiointipalvelu Asiointipalvelu sähköiseen asiointiin viranomaisen ja kansalaisen välillä Rajatussa käytössä Integraatio Integraatiopalvelu Integraatiopalvelu palveluiden toteuttamiseksi Käytössä Etäpalvelun tietojärjestelmäpalvelut Etäpalvelu Etäpalvelu asiointiin, sisältää mm. videoneuvottelun, työpöydän jaon, chat Rajatussa käytössä ja viestitoiminnallisuudet Ajanvaraus etäpalveluihin Asiakas tai asiakkaan puolesta asiointipisteen neuvoja varaa Ei ole etäpalvelutapahtuman viranomaisen ja mahdollisesti tarvittavan kolmannen osapuolen kalenterista. Taustalla tehdään lisäksi tarvittavat resurssivaraukset. Hakemistopalvelu etäpalveluista Etäpalveluna tarjottavien substanssipalveluiden hakemisto palveluiden Ei ole hakemista varten Sähköiset ohjeet etäpalveluun Palvelujen käytön ohjeet Ei ole Etäpalveluiden saatavuus Etäpalveluiden saatavuustiedot Ei ole Tila- ja laitetiedot ylläpito Etäpalvelussa tarvittavien tilojen, laitteiden ja yhteysosoitetietojen ylläpito Ei ole Etäpalvelua tarjoavat henkilöt / Etäpalvelua tarjoavien henkilöiden / roolien tietojen ylläpito Ei ole roolit Fyysisten dokumenttien skannaus Yhteispalvelupisteissä mahdollisuus skannata paperidokumentteja ja liittää Rajatussa käytössä ja lähetys ne mukaan asiointiprosessiin Käyttäjien hallinta Etäpalveluiden sähköisten ylläpitopalveluiden käyttäjien hallinta Ei ole Käyttöoikeuksien hallinta Etäpalveluiden sähköisten ylläpitopalveluiden käyttäjien käyttöoikeuksien Ei ole hallinta Maksamispalvelut Asiakas voi maksaa viranomaismaksuja Rajatussa käytössä Tunnistaminen (kansalainen) Asiakas käyttää tunnistautumispalvelua ( Tupas ym.), Käytössä palveluneuvoja tunnistaa manuaalisesti palvelupisteessä. Tunnistaminen (yritys) Yritys käyttää tunnistautumispalvelua (KATSO) Käytössä Tunnistaminen (viranomainen) Viranomainen käyttää tunnistautumispalvelua (VIRTU) Käytössä Valtuutusten hallinta Kansalaisen tai yhteisöjen valtuutusten hallinta Ei ole Suostumusten hallinta Kansalaisen suostumusten hallinta Ei ole Allekirjoituspalvelu Asiakas voi allekirjoittaa sähköisesti dokumentteja, saantitietoja ym. Rajatussa käytössä Taulukossa 9 yllä on tietojärjestelmäpalveluiden kuvaukset. Tietojärjestelmäpalvelut on ryhmitelty seuraaviin kokonaisuuksiin: Portaali: Portaali asiakkaiden etäpalveluasioinnin mahdollistamiseksi (etäpalveluprosessin käynnistäminen, asiaan liittyvien tietojen haku, tietojen ylläpito jne.) Asiointi: Asiakkaan ja viranomaisen välinen sähköinen asiointi Integraatio: palveluiden integraatioiden vaatimat palvelut Etäpalvelun tietojärjestelmäpalvelut: etäpalvelutoiminnan vaatimat tietojärjestelmäpalvelut: Lähtötilannetta tarkasteltaessa on merkillepantavaa, että monia tarvittavia palveluita ei vielä ole käytössä tai ne ovat rajatussa käytössä. Toteutussuunnitelmassa tulee ottaa kantaa siihen,

23 Valtiovarainministeriö 21 (37) millä tavoin ja millä aikataululla puuttuvat tietojärjestelmäpalvelut tuotetaan ja kuka ne tuottaa Teknologiavaatimukset Teknologiavaatimusten tarkoituksena on tunnistaa ja listata kyseisessä tarkasteltavassa kokonaisuudessa tarvittavat teknologiaa koskevat tarpeet yhteen yleisellä tasolla. Taulukko 10 Teknologiavaatimukset Teknologiatarve / -vaatimus Prioriteetti Yleiset teknologiavaatimukset Etäpalvelut ovat teknisesti yhteensopivia. Etäpalvelussa käytettävät laitteet ja ohjelmistot toimivat keskenään yhteen. Etäpalveluiden tarjoavat vastaavat siitä, että heidän käyttämänsä ratkaisut ja teknologiat tukevat yleisimpiä standardeja ja de facto -standardeja. Viranomaisilla on yhdenmukaiset etäpalveluosoitteet, jotka eivät ole riippuvaisia yksittäisestä toimittajasta. Etäpalveluissa hyödynnettävä teknologia mahdollistaa tietoturvavaatimusten toteuttamisen. Välttämätön Välttämätön Välttämätön Välttämätön Etäpalvelun yleiset teknologiavaatimukset nousevat niistä haasteista, joita on tunnistettu nykytilassa yllä taulukossa on esitetty keskeiset periaatteet. Teknologiset ratkaisut osaltaan ovat keskeisiä kokonaisuuden toiminnallisuuksien, yhteentoimivuuden ja tietoturvan toteuttamisessa. 5. Loogisen tason arkkitehtuurilinjaukset Loogisella tasolla tavoitetilaan kuvataan periaatetason ja käsitteellisen tason kuvausten pohjalta eri kohteiden riippuvuuksia ja jäsennystä kuvaavat periaatteet. Loogisen tason kuvaukset koostuvat tässä kohdearkkitehtuurissa seuraavista kohteista: organisaatio, prosessilista, prosessikuvaukset, tiedot, loogiset tietovarannot, loogiset tietojärjestelmäpalvelut ja integraatiomalli Organisaatio Organisaatiokuvauksen tarkoituksena on hahmottaa, minkälainen organisaatio tuottaa käsitteellisellä tasolla tunnistettuja etäpalvelun kohdealueen palveluja. Organisaatiokuvaus selkeyttää kohdealueen sisäisiä rakenteita ja hallintomallia. Se toimii usein vastuuroolien täsmentämisen pohjana. Tällä hetkellä kohdealueen palvelujen tuottamisessa on tunnistettu seuraavat organisaatiot: Valtiovarainministeriön: Ylläpitää ja kehittää etäpalvelun konseptia ja arkkitehtuuria VIP ja Verohallinto tuottavat tunnistuspalveluita (Vetuma, tunnistus.fi, Katso) Aluehallinnon tietohallintopalveluyksikkö (AHTI): Tuottaa etäpalvelun tarvitsemia tukipalveluita Kunnat: Ylläpitävät yhteispalvelupisteitä yhteistyössä Valtiovarainministeriön kanssa Valtion virastot ja laitokset: Tuottavat omia etäpalveluitaan ja niihin liittyviä tukipalveluita huolehtien niiden yhteensopivuudesta etäpalvelun arkkitehtuuriin

24 Valtiovarainministeriö 22 (37) Organisaatioiden välisiä suhteita ja työnjako ei ole vielä vahvistettu, eikä tarkemmalla tasolla suunniteltu Prosessilista Prosessilistauksessa tunnistetut prosessit on jaoteltu seuraavasti: Asiakkaan valmistautumisprosessi Viranomaisen valmistautumisprosessi Asiakkaan etäpalveluprosessi Viranomaisen etäpalveluprosessi Tukipalveluprosessit o Ylläpito - Palveluhakemiston ylläpito - Tila- ja laitetietojen ylläpito - Etäpalvelua antavien henkilöiden tietojen ylläpito - Kalenterin ylläpito - Ohjeiden ylläpito o Seuranta ja kehittäminen - Etäpalvelun seuranta ja raportointi - Etäpalvelun kehittäminen - Asiakaspalautteen kerääminen Prosessilistaan on tunnistettu keskeisiä etäpalveluiden käyttöön liittyviä prosesseja. Prosessien jaottelua voi tarvittaessa muuttaa Prosessikuvaukset Prosessikuvauksissa on hyödynnetty JHS 152-suosituksen mukaista tasoajattelua ja BPMNkuvaustapaa. Ydinprosessit Kuva 5 Etäpalvelun ydinprosessit

25 Valtiovarainministeriö 23 (37) Asiakkaan valmistautuminen etäpalveluun Asiakkaan valmistautuminen etäpalveluun alkaa palvelun tarpeen tunnistamisella ja palvelukanavan etsimisellä. Jos etäpalveluun tarvitaan ajanvaraus tai toimitaan valtuutettuna, niin silloin palvelussa voidaan edellyttää tunnistautumista. Ennen etäpalvelun aloittamista on hyvä ohjeistaa itse etäpalvelutilannetta ja tarvittaessa hoitaa mahdollinen etukäteisasiointi (esim. dokumenttien välittäminen/jakaminen) Asiakkaan prosessi valmistauduttaessa etäpalveluun Ohjaus toiseen palvelukanavaan Palvelun tarpeen tunnistaminen Palvelun ja kanavan etsiminen Ilman ajanvarausta Ohjeet Ilman taustatietoja yms Tarve palvelulle Tunnistautuminen Ajanvaraus Suostumus / valtuutus Asiointi dokumentit, taustatiedot, kysymykset Valmius palveluun Kuva 6 Asiakkaan valmistautuminen etäpalveluun Asiakkaan valmistautumisprosessi on kuvattuna tarkemmalle tasolle liitteessä 1: Asiakkaan valmistautumisprosessi. Viranomaisen valmistautuminen etäpalveluun Viranomaisen valmistautuminen etäpalveluun hoidetaan tunnistautumalla ja käsittelemällä etäpalveluun liittyvät pyynnöt/ajanvaraukset. Etäpalvelutilanteeseen valmistaudutaan keräämällä tarvittava tausta-aineisto. Jos jotain tietoa puuttuu, niin tarvittaessa sähköisen asioinnin avulla voidaan pyytää asiakkaalta lisätietoja. Kuva 7 Viranomaisen valmistautuminen etäpalveluun Viranomaisen valmistautumisprosessi on kuvattuna tarkemmalle tasolle liitteessä 2: Viranomaisen valmistautumisprosessi. Asiakas etäpalvelussa Asiakkaan prosessi etäpalvelussa alkaa tarvittaessa tunnistautumisella. Etäpalvelun aikana voidaan tarvittaessa hoitaa muuta asiointia, maksaa palveluita ja allekirjoittaa asiakirjoja. Etäpalvelun päätyttyä asiakkaalle on saattanut jäädä vielä jatkotoimia. Asiakkaan prosessi etäpalvelussa Etäpalvelun aloitus Etäpalvelun päätös Valmius etäpalveluun Tunnistautuminen Asiointi Maksaminen Sähköinen allekirjoitus Jatkotoimet Etäpalvelu saatu Kuva 8 Asiakas etäpalvelussa

26 Valtiovarainministeriö 24 (37) Asiakkaan etäpalveluprosessi on kuvattuna tarkemmalle tasolle liitteessä 3: Asiakkaan etäpalveluprosessi. Viranomainen etäpalvelussa Viranomaisen prosessi etäpalvelussa alkaa tunnistautumisella, jonka jälkeen etäpalvelu voidaan aloittaa. Etäpalvelun aikana voidaan tarvittaessa hoitaa muuta asiointia, käsitellä asioita/tehdä päätöksiä ja allekirjoittaa asiakirjoja. Etäpalvelun päätyttyä viranomaiselle on saattanut jäädä vielä jatkotoimia. Kuva 9 Viranomainen etäpalvelussa Viranomaisen etäpalveluprosessi on kuvattuna tarkemmalle tasolle liitteessä 4: Viranomaisen etäpalveluprosessi. Tukipalveluprosessit Tukipalveluprosessit ovat viranomaisten omia ylläpitoon liittyviä prosesseja, jotka tehdään taustatyönä asiakkaille näkymättömissä. Viranomaisen säännöllisiä ylläpitoprosesseja Etäpalvelun seuranta ja raportointi Etäpalvelun kehittäminen Asiakaspalautteen kerääminen Tunnistautuminen Palveluhakem iston ylläpito Tila- ja laitetietojen ylläpito Etäpalvelua antavien henkilöiden tietojen ylläpito Kalenterin ylläpito Ohjeiden ylläpito Säännölliset tehtävät Valmius etäpalveluun Kuva 10 Viranomaisten ylläpitoprosesseja Toteutussuunnitelmassa prosessien kuvaus tulee viedä seuraavalle tasolle, jolloin siihen voidaan kiinnittää kaikki osapuolet ja niitä voidaan muutenkin tarkentaa Tiedot Tietokokonaisuuksien jäsennys on käsitemallin tarkennus ja tietoarkkitehtuurinäkökulman loogisen tason tärkein kuvaus. Näissä kuvauksissa edetään käsitteistä tietotasolle ja kuvataan tietoryhmät ja niihin liittyvät loogiset tietovarannot.

27 Valtiovarainministeriö 25 (37) Toiminnalliset käsitteet Henkilöasiakas Organisaatio (esim. yritys) Viranomainen Sähköinen asiointi Etäpalvelu Tietokokonaisuudet Kalenterivaraukset Tunnistustiedot Suostumus Tavoitettavuus Roolit ja valtuudet Palvelut etäpalvelussa Maksutiedot Valtuutus Yhteystiedot Palveluiden saatavuus Tilat ja laitteet Etäpalvelua tarjoavat henkilöt / roolit Ohjeet Sähköiset allekirjoitustiedot Asiointitiedot (viestit, asiakirjat) Etäpalvelun tietovarannot Kansalliset tietovarannot Viranomaisten omat tietovarannot Palvelu- ja saatavuustiedot Yhteystiedot Tila- ja laitetiedot Henkilötietovaranto Yritys- ja yhteisötietova ranto Organisaatiotietovaranto (JULHA) Palvelu- ja saatavuustiedot Yhteystiedot Tila- ja laitetiedot Henkilö- ja roolitiedot Käyttövaltuustiedot Tavoitettavuustietovaranto Ajanvaraustiedot Suostumustietovaranto Valtuutustietovaranto Henkilö- ja roolitiedot Käyttövaltuustiedot Ajanvaraustiedot Julkisen hallinnon organisaatioiden tietovaranto Palvelunjärjestäjien ja tuottajien tietovaranto Asiointitiedot Kuva 11 Tiedot ja tietovarannot Tässä kohdearkkitehtuurissa päädyttiin käsittelemään tietoja loogisella tasolla tietokokonaisuuksina, seuraavassa on kuvattu keskeiset tietokokonaisuudet ja niiden lyhyet kuvaukset: Tunnistustiedot: Etäpalveluun liittyen on tarve tunnistaa henkilöasiakas, yritys (yrityksen edustaja) ja viranomainen. Suostumus: Tietyissä substanssipalveluissa vaaditaan asiakkaan viranomaiselle antama suostumus tietojen käsittelyyn. Valtuutus: Asiakas voi valtuuttaa toisen henkilön (esimerkiksi edunvalvoja) tai yrityksen hoitamaan asioitaan. Tavoitettavuus: Henkilöasiakkaan tavoitettavuustiedot, preferoima kanava ja yhteystiedot sähköiseen asiointiin. Roolit ja valtuudet: viranomaisen rooli ja valtuustiedot etäpalveluita käyttäessä Kalenterivaraukset: Etäpalvelutapahtumaan liittyvien osapuolten sekä fyysisten tilojen ja laitteiden käyttöön liittyvät kalenterivaraukset Palvelut etäpalvelussa: Palvelukanavan etsimiseen ja ajanvaraukseen henkilöasiakas tarvitsee tiedot etäpalvelukanavassa tarjottavista substanssipalveluista Yhteystiedot: Viranomaisten ja yhteispalvelupisteiden yhteystiedot Palveluiden saatavuus: etäpalveluiden palveluajat Tilat ja laitteet: Etäpalvelun tarjoamiseen tarvittavien tilojen ja laitteiden tiedot esimerkiksi yhteispalvelupisteissä Etäpalvelua tarjoavat henkilöt/roolit: Etäpalvelua tarjoavien viranomaisten rooli- / henkilötiedot mm. ajanvarausta varten. Viranomaisen prosesseista riippuu, kohdistetaanko ajanvaraus henkilötasolle vaiko roolitasolle.

28 Valtiovarainministeriö 26 (37) Ohjeet: Ohjeet palvelujen käyttöä varten Maksutiedot: viranomaisasioinnin maksutiedot Asiointitiedot: Viestit ja asiakirjat, joita asiointiprosessissa näytetään tai siirretään viranomaisen ja asiakkaan välillä Sähköiset allekirjoitustiedot 5.5. Loogiset tietovarannot Loogisten tietovarannoissa kuvataan, miten keskeiset tiedot kootaan loogisesti eri tietovarantoihin ottamatta vielä ota kantaa, miten tieto taltioidaan. Edellisessä kappaleessa kuvassa 10. Tiedot ja tietovarannot on kuvattu tietovarannot ja niiden ryhmittelyä. Seuraavassa on kuvaus kustakin tietovarannosta. Etäpalvelun tietovarannot: Etäpalvelun tietovarannot ovat osa kansallista infrastruktuuria, palveluiden pilottien yhteydessä näitä voi myös toteuttaa viranomaispisteeseen liittyen paikallisesti. Palvelu- ja saatavuustiedot: Tietovaranto etäpalveluna saatavista substanssipalveluista sekä niiden saatavuustiedoista (aukioloajoista) Yhteystiedot: Viranomaisen ja etäpalvelupisteen yhteystietovaranto Tila- ja laitetiedot: Tietovaranto etäpalvelun tarvitsemista tiloista ja laitteista ja teknisistä yhteysosoitteista. Henkilö ja roolitiedot: Tietovaranto etäpalvelua tarjoavan viranomaisen rooleista / henkilöistä. Tätä hyödynnetään, mikäli ajanvaraus hyödyntää etäpalveluiden tarjoamaa ajanvarausta. Mikäli ajanvaraus on toteutettu viranomaisen olemassa olevien sähköisten ajanvarauspalveluiden kautta, tiedot tallentuvat silloin viranomaisen omiin tietovarantoihin. Käyttövaltuustiedot: Viranomaisen henkilöiden käyttövaltuustiedot sähköisiin palveluihin Ajanvaraustiedot: Ajanvarauksien tietovaranto etäpalvelun ajanvarausten osalta. Kansalliset tietovarannot: Etäpalvelun tarvitsemat yhteisen kansallisen infrastruktuurin tietovarannot osa näistä on arkkitehtuurin määrittelyhetkellä tuotannossa ja osa on hankkeiden tunnistamia kehitystarpeita: Henkilötietovaranto: VRK ylläpitämä tietovaranto kansalaisten tiedoista (VTJ) Yritys- ja yhteisötietovaranto: Tietovaranto yritysten tiedoista Organisaatiotietovaranto (JULHA, JHKA tavoitetilakuvauksen mukaisesti): o Keskitetty julkishallinnon henkilöstöhakemisto, josta löytyvät kaikkien työntekijöiden yhteystiedot, asiantuntemus, projektit rooleineen, henkilön tehtäväkuvaus ja varahenkilöt tehtäville, esimiestieto, sihteeritieto, kustannuspaikka, lisätietoja. o Julkishallinnon organisaatiot kerätään keskitetysti yhteen hakemistoon, josta löytyvät organisaation karttapaikkatiedot, aukioloajat, yhteystiedot.

29 Valtiovarainministeriö 27 (37) o Palveluhakemisto (mitä substanssipalveluita organisaatio tarjoaa etäpalveluun ja sähköiseen asiontiin liittyen) Suostumustietovaranto: Tietovaranto asiakkaiden antamista suostumuksista Valtuutustietovaranto: Tietovaranto asiakkaiden antamista valtuutuksista Tavoitettavuustietovaranto: Tietovaranto henkilöasiakkaan tavoitettavuustiedoista. (Julkisen hallinnon organisaatioiden tietovaranto) (Palvelunjärjestäjien ja tuottajien tietovaranto): Viranomaisten omat tietovarannot: Viranomaisen omat tietovarannot etäpalveluihin liittyen. Näitä hyödynnetään siinä tapauksessa, että viranomainen on toteuttanut omia sähköisiä palveluita kokonaisuuteen liittyen, jotka integroidaan palvelutasolla etäpalvelun ratkaisuihin: Palvelu- ja saatavuustiedot: Tietovaranto etäpalveluna saatavista substanssipalveluista sekä niiden saatavuustiedoista (aukioloajoista) Yhteystiedot: Viranomaisen yhteystietovaranto Tila- ja laitetiedot: Tietovaranto etäpalvelun tarvitsemista tiloista ja laitteista ja teknisistä yhteysosoitteista. Henkilö ja roolitiedot: Tietovaranto etäpalvelua tarjoavan viranomaisen rooleista / henkilöistä. Käyttövaltuustiedot: Viranomaisen henkilöiden käyttövaltuustiedot sähköisiin palveluihin Ajanvaraustiedot: Ajanvarauksien tietovaranto etäpalvelun ajanvarausten osalta. Asiointitiedot: Asiointitiedot viranomaisen ja asiakkaan välisestä asiointiprosessista Loogiset tietojärjestelmäpalvelut Looginen järjestelmäpalvelujäsennys kuvaa tietojärjestelmien, tietovarantojen ja teknologiakomponenttien sekä mahdollisesti myös keskeisten toiminnan palvelujen tai prosessien merkittävimmät keskinäiset suhteet. Tämä jäsennys kuvaa jo kyseisen kohteen koko sähköisen palveluympäristön loogista jäsennystä sisältäen keskeiset pääliittymät ja tietovarannot. KA-kehyksessä se on nimetty järjestelmäpalveluiden jäsennykseksi, koska hyvin usein se on varsin järjestelmäpalvelukeskeinen ja johtaa järjestelmien kehittämiseen. Seuraavassa kuvassa 11 on etäpalveluiden loogiset tietojärjestelmäpalvelut ryhmiteltynä. Loogisiin tietojärjestelmäpalveluihin liittyvät loogiset tietovarannot on kuvattu edellisessä luvussa.

30 Valtiovarainministeriö 28 (37) Kuva 12 Loogiset tietojärjestelmäpalvelut

31 Valtiovarainministeriö 29 (37) Taulukko 11 Tietojärjestelmäpalvelut Tietojärjestelmäpalvelu Kuvaus Lähtötilanne Tietojärjestelmäpalvelut Portaalipalvelut Etäpalvelu oma portaali Ei ole Viranomaisportaalit Viranomaisten ja kuntien omat asiointiin liittyvät portaalit Käytössä Kansalaisportaalit esim. suomi.fi Käytössä Yritysportaalit Käytössä Asiointi Asiointitili Asiointitili kokonaisuus sähköiseen asiointiin viranomaisen ja kansalaisen Käytössä välillä Asiointisovellus Viranomaisen oma asiointisovellus asiakkailleen Käytössä Integraatio Integraatiopalvelu Integraatiopalvelu (kansallisten) palveluiden toteuttamiseksi Käytössä Viranomaisen oma integraatiopalvelu Etäpalvelun tietojärjestelmäpalvelut Viranomaisen oma integraatioalusta, integraatioiden kansallisten ja itse tuottamien tj-palveluiden välillä Käytössä Etäpalvelu Etäpalvelu asiointiin, sisältää mm. videoneuvottelun, työpöydän jaon, chat ja Rajatussa käytössä viestitoiminnallisuudet Ajanvaraus etäpalveluihin Asiakas tai asiakkaan puolesta asiointipisteen neuvoja varaa Ei ole etäpalvelutapahtuman viranomaisen ja mahdollisesti tarvittavan kolmannen osapuolen kalenterista. Taustalla tehdään lisäksi tarvittavat resurssivaraukset. Hakemistopalvelu etäpalveluista Etäpalveluna tarjottavien substanssipalveluiden hakemisto palveluiden Ei ole hakemista varten Sähköiset ohjeet etäpalveluun Palvelujen käytön ohjeet Ei ole Etäpalveluiden saatavuus Etäpalveluiden saatavuustiedot Ei ole Tila- ja laitetiedot ylläpito Etäpalvelussa tarvittavien tilojen, laitteiden ja yhteysosoitetietojen ylläpito Ei ole Etäpalvelua tarjoavat henkilöt / roolit Etäpalvelua tarjoavien henkilöiden / roolien tietojen ylläpito Ei ole Fyysisten dokumenttien skannaus ja Yhteispalvelupisteissä mahdollisuus skannata paperidokumentteja ja liittää ne Rajatussa käytössä lähetys mukaan asiointiprosessiin Käyttäjien hallinta Etäpalveluiden sähköisten ylläpitopalveluiden käyttäjien hallinta Ei ole Käyttöoikeuksien hallinta Kansalliset tietojärjestelmäpalvelut Etäpalveluiden sähköisten ylläpitopalveluiden käyttäjien käyttöoikeuksien hallinta Hakemistopalvelu Sähköisten palveluiden kansallinen keskitetty palveluhakemisto Ei ole Maksamispalvelut Asiakas voi maksaa viranomaismaksuja Rajatussa käytössä Tunnistaminen (kansalainen) Asiakas käyttää tunnistautumispalvelua ( Tupas ym.), Käytössä palveluneuvoja tunnistaa manuaalisesti palvelupisteessä. Tunnistaminen (yritys) Yritys käyttää tunnistautumispalvelua (KATSO) Käytössä Tunnistaminen (viranomainen) Viranomainen käyttää tunnistautumispalvelua (VIRTU) Käytössä Valtuutusten hallinta Kansalaisen tai yhteisöjen valtuutusten hallinta Ei ole Suostumusten hallinta Kansalaisen suostumusten hallinta Ei ole Allekirjoituspalvelu Asiakas voi allekirjoittaa sähköisesti dokumentteja, saantitietoja ym. Rajatussa käytössä Ei ole Viranomaisen omat tietojärjestelmäpalvelut Etäpalvelu Etäpalvelu asiointiin, sisältää mm. videoneuvottelun, työpöydän jaon, chat ja Rajatussa käytössä viestitoiminnallisuudet Ajanvaraus Ajanvaraus oma ajanvaraus tarjoamiinsa palveluihin Rajatussa käytössä Hakemistopalvelu Hakemistopalvelu viranomaisen tarjoamista palveluista Rajatussa käytössä Palveluiden saatavuus Viranomaisen tarjoamien palveluiden saatavuustiedot Rajatussa käytössä Sähköiset ohjeet palveluun Ohjeet viranomaisen tarjoamiin palveluihin Rajatussa käytössä Tila- ja laitetiedot Viranomaisen etäpalvelun tila-, laite- ja tekniset yhteysosoitetiedot Rajatussa käytössä Etäpalvelua tarjoavat henkilöt / roolit Viranomaisen etäpalvelua tarjoavien henkilöiden / roolien tiedot Rajatussa käytössä Asiointi viranomaisen ja sen asiakkaiden välisen asioinnin tietojen hallinta Käytössä

32 Valtiovarainministeriö 30 (37) Etäpalvelun osalta tietojärjestelmäpalvelut on kuvattu ja ryhmitelty edellisessä taulukossa. Tietojärjestelmäpalvelut on jaoteltu seuraaviin ryhmiin: Portaalipalvelut sisältävät käyttöliittymäkerroksen palveluiden käyttämiseen ja ylläpitotoimintoihin. Etäpalvelun palveluita on suunniteltu hyödynnettävän olemassa olevissa portaaleissa palvelurajapinnoin sekä etäpalvelua varten kehitettävästä omasta portaalista. Ajatuksena on mahdollistaa palvelujen hallinnointi viranomaisten omien järjestelmien kautta integraatioilla sekä erillisestä portaalista, mikäli viranomaisella ei ole omia aihealueen palveluita toteutettuna. Asiointi: sähköisen asioinnin palvelut (asiointitili tai viranomaisen oma asiointipalvelu asiakkaille) on osa etäpalveluun valmistautumista, etäpalvelutilaan aikana mahdollisesti tapahtuvaa sähköistä asiointia sekä etäpalvelun jatkotoimenpiteitä Etäpalvelun tietojärjestelmäpalvelut ovat etäpalvelua varten kehitettäviä tietojärjestelmäpalveluita asiakkaille tarjottavien palveluiden toteuttamiseksi sekä näiden vaatimien tietojen ylläpitämiseksi. Loogisesti nämä olisi jatkossa osa kansallista palvelutarjontaa, mutta ne on tässä eritelty omaksi ryhmäkseen, koska yhteispalvelupisteiden piloteissa on jo toteutettu omia väliaikaisratkaisuja toiminnan käynnistämiseksi. Kansalliset tietojärjestelmäpalvelut sisältävät kansallisen arkkitehtuurin tietojärjestelmäpalvelut, joita etäpalvelut tarvitsevat Viranomaisen omat tietojärjestelmäpalvelut sisältävät etäpalvelua varten tietojärjestelmäpalveluita asiakkaille tarjottavien palveluiden toteuttamiseksi sekä näiden vaatimien tietojen ylläpitämiseksi. Varsinaiseen asiointiprosessiin liittyvät tiedot tallentuvat viranomaisen omiin järjestelmiin. Viranomaisen on myös mahdollista hyödyntää etäpalvelua ilman omia tässä ryhmässä olevia tietojärjestelmäpalveluja Integraatiomalli Integraatiomalliin kuvataan, miten yleisellä, loogisella tasolla ratkaistaan tietojen siirtäminen järjestelmästä, palvelusta tai tietovarannosta toiseen. Integraatiomalli kuvataan tyypillisesti sanallisesti ja visualisoidaan kuvaustekstiin. Integraatiomalli muodostuu seuraavista periaatteista etäpalveluiden osalta: Portaalikerros: etäpalveluiden vaatima toiminnallisuus (asiakkaan ja viranomaisen) on toteutettavissa olemassa oleviin portaaleihin palvelurajapinnoin integraatiopalvelun kautta. Etäpalvelulle on suunniteltu toteutettavan myös oma portaali. Ajatuksena on mahdollistaa palvelujen hallinnointi viranomaisten omien järjestelmien kautta integraatioilla sekä erillisestä portaalista, mikäli viranomaisella ei ole omia aihealueen palveluita toteutettuna. Asiointikerros: sähköinen asiointi (asiointitili tai viranomaisen oma asiointipalvelu asiakkailleen) palvelukanavana on keskeinen osa kokonaisuutta, sillä etäpalveluprossia ennen, prosessin aikana sekä prosessin jälkeen asiaa usein edistetään sähköisen asioinnin palveluilla. Etäpalveluiden uusiin palveluihin ei toteuteta rinnakkaisia sähköisen asioinnin toiminnallisuuksia. Integraatiokerros: Integraatiot toteutetaan lähtökohtaisesti palveluiden ulkoisten rajapintojen osalta keskitetyn integraatiopalvelun (valtion integraatioalusta, VIA) kaut-

33 Valtiovarainministeriö 31 (37) ta. Viranomaisilla on myös omia integraatiopalveluitaan, joiden kautta viranomaiset voivat toteuttaa omien palveluidensa integraatiota keskitettyyn integraatiopalveluun. Tietojärjestelmäpalvelut: o Etäpalvelun tietojärjestelmäpalvelut ovat osa kansallista infrastruktuuria, millä alkuvaiheessa yhteispalvelupisteiden etäpalvelutoimintaa rakennetaan. Ylläpitopalveluiden osalta viranomainen voi päivittää tietoja omiin järjestelmiinsä rakennettavilla integraatioilla, mikäli viranomaisella on kyseisien palveluiden ylläpitoa jo omiin järjestelmiinsä rakennettuna (esimerkiksi hakemistopalvelu ja ajanvaraus). o Kansalliset tietojärjestelmäpalvelut sisältävät kansallisen arkkitehtuurin tietojärjestelmäpalvelut, joita etäpalvelut tarvitsevat. Arkkitehtuurissa lähtökohtana on, että tämän ryhmän olemassa olevia ja tunnistettuja tietojärjestelmäpalveluita hyödynnetään etäpalvelujen toteuttamisessa. Esimerkiksi hakemistopalvelun osalta suunnitelma on hyödyntää tämän ryhmän hakemistopalvelua, mikäli sellainen toteutetaan etäpalvelujen tarvitsemat tiedot ovat osajoukko kokonaisuudesta, mikä huomioitaisiin integraation toteutustavassa (etäpalvelujen hakemistopalvelu hakisi tarvitsemansa tiedot). o Viranomaisen omat tietojärjestelmäpalvelut sisältävät etäpalvelua varten tietojärjestelmäpalveluita asiakkaille tarjottavien palveluiden toteuttamiseksi sekä näiden vaatimien tietojen ylläpitämiseksi. Viranomaisen on mahdollista myös hyödyntää etäpalvelua ilman omia tietojärjestelmäpalveluja. Integraatioissa viranomaisen omat tietojärjestelmäpalvelut päivittävät keskitettyjen palveluiden tietoja. Tietovarantokerros: o Kansallisten tietovarantojen osalta hyödynnetään niiden tarjoamia rajapintoja/palveluita tietojen hakemiseen etäpalveluihin. Etäpalvelut itsessään eivät lähtökohtaisesti päivitä ko. tietovarantojen tietosisältöjä vaan kukin viranomainen ja henkilöasiakas itse vastaavat tietojensa oikeellisuudesta keskitetyissä tietovarannoissa. o Etäpalvelun tietovarannot ovat etäpalveluiden tietojärjestelmäpalveluiden tarvitsemia tietoja integraatio näiden välillä voidaan toteuttaa myös muulla tavalla kuin keskitetyn integraatiopalvelun kautta. o viranomaisten omien tietojärjestelmäpalveluiden ja omien tietovarantojen välisestä integraatiosta viranomainen vastaa itse Loogisen tason integraatiomallia tarkennetaan fyysisen tason arkkitehtuurin suunnittelun yhteydessä.

34 Valtiovarainministeriö 32 (37) 6. Kuvaluettelo Kuva 1 Kokonaisarkkitehtuurikehikko... 6 Kuva 2 Etäpalvelut osana julkishallinnon palvelukanavia... 8 Kuva 3 Etäpalvelut ja siihen liittyvät tukipalvelut Kuva 4 Etäpalvelun keskeisiä käsitteitä Kuva 5 Etäpalvelun ydinprosessit Kuva 6 Asiakkaan valmistautuminen etäpalveluun Kuva 7 Viranomaisen valmistautuminen etäpalveluun Kuva 8 Asiakas etäpalvelussa Kuva 9 Viranomainen etäpalvelussa Kuva 10 Viranomaisten ylläpitoprosesseja Kuva 11 Tiedot ja tietovarannot Kuva 12 Loogiset tietojärjestelmäpalvelut Taulukkoluettelo Taulukko 1 Kansalliset yhteiset perustietovarannot, ohjaus-, tuki- ja alustapalvelut... 9 Taulukko 2 Kohdealuetta koskevat standardit, ohjeet ja suositukset Taulukko 3 Kohdealuetta koskevat kehittämisprojektit Taulukko 4 Arkkitehtuuriperiaatteet Taulukko 5 Tietoturvaperiaatteet Taulukko 6 Strategiat Taulukko 7 Sidosryhmät Taulukko 8 Roolit Taulukko 9 Tietojärjestelmäpalvelut Taulukko 10 Teknologiavaatimukset Taulukko 11 Tietojärjestelmäpalvelut... 29

35 Valtiovarainministeriö 33 (37) 8. Liitteet Liite 1: Asiakkaan valmistautumisprosessi

36 Valtiovarainministeriö 34 (37) Liite 2: Viranomaisen valmistautumisprosessi Liite 3: Asiakkaan etäpalveluprosessi

37 Valtiovarainministeriö 35 (37)

38 Valtiovarainministeriö 36 (37) Liite 4: Viranomaisen etäpalveluprosessi Projektiryhmän toimintaan osallistuneet henkilöt: Jarmo Riipinen, projektipäällikkö, valtiovarainministeriö, pj Tuomo Pigg, neuvotteleva virkamies, JulkICT, valtiovarainministeriö Arvo Aivio, järjestelmäpäällikkö, Kansaneläkelaitos Jukka Nurmela, erityisasiantuntija, Verohallinto Mika Tukiainen, ylitarkastaja, Verohallinto Johan Pawli, hankepäällikkö, Poliisihallitus, sijaisena hankekoordinaattori Oskari Kivinen Tommi Karttaavi, erityisasiantuntija, Suomen Kuntaliitto Leena Mäkinen-Jaakkola, hankintapäällikkö, Lapin aluehallintovirasto, videoitse Manu Toivanen, projektityöntekijä, Lappeenrannan kaupunki Päivi Haapajoki, projektipäällikkö, Jyväskylän kaupunki Minna Koivisto, hankeassistentti, valtiovarainministeriö, sihteeri Timo Siira, Salivirta Oy Timo Kaskinen, Salivirta Oy Tommi Oikarinen, neuvotteleva virkamies, JulkICT, valtiovarainministeriö Timo Erjansola, erityisasiantuntija, oikeusministeriö Tuuli Mäkiranta-Laitinen, kehittämispäällikkö, Kansaneläkelaitos