Mentorointiopas MAANMITTAUSLAITOS 2014

Transkriptio

1 Mentorointiopas MAANMITTAUSLAITOS 2014

2 MAANMITTAUSLAITOS Mentorointiopas Sisällys: 1. MITÄ MENTOROINTI ON MENTOROINTIOHJELMAN TAVOITTEET MENTOROINNIN OHJAUS MENTOROINNIN ROOLIT Mentori Aktori MENTOROINTIOHJELMAN VUOSIKELLO Vuoden 2014 mentorointiohjelman toteutus ( ) HYVÄ MENTOROINTISUHDE Aloitus Pelisäännöistä sopiminen Toteutus Tapaamiset ja niiden valmistelu Raportointi Lopetus KÄYTÄNNÖN VINKKEJÄ MENTOROINTIIN OSALLISTUVILLE Mentorille Aktorille MITÄ TEHDÄ, KUN TULEE ONGELMIA? TYÖAJAN KIRJAAMINEN LOPUKSI... 11

3 1. MITÄ MENTOROINTI ON Mentorointi on kokemuspohjaisten tietojen, taitojen ja viisauden siirtämistä henkilöltä toiselle vuorovaikutuksen muodossa. Mentorointi antaa sekä mentorille että aktorille mahdollisuuden henkilökohtaiseen ja ammatilliseen kehittymiseen. Mentoroinnissa kokenut ja arvostettu senioriosaaja ohjaa, tukee ja käy vuoropuhelua työiältään nuoremman työtoverin kanssa. Käänteisessä mentoroinnissa roolit ovat päinvastaiset, jolloin työiältään nuorempi työtoveri toimii mentorina ja siirtää omaa osaamistaan ja kokemuksia senioriosaajalle. Tavoitteellisuus, luottamuksellisuus, sitoutuneisuus ja vapaaehtoisuus ovat edellytyksiä menestykselliselle mentorointisuhteelle. Mentorointi tarjoaa parhaimmillaan mahdollisuuksia uravaihtoehtoihin. Se lisää pätevyyttä siirtämällä kokemusta ja osaamista monivaiheisen ja luottamuksellisen parikeskustelun avulla. Tämä on yksi tehokkaimpia tapoja ns. hiljaisen tiedon välittämiseen. Kahdenkeskinen vuorovaikutus antaa mahdollisuuden parantaa ja laajentaa aktorin kykyä ajatella asioita uusista ja useista näkökulmista eri yhteyksissä ja eri tasoilla. Mentorille se antaa mahdollisuuden peilata omaa kokemus- ja osaamismaailmaansa suhteessa työiältään nuorempaan kollegaan/työtoveriin. Käänteisessä mentoroinnissa roolit ovat päinvastaiset, jolloin mentori on työiältään aktoria nuorempi. Myös ryhmämentorointi on mahdollista. Mentoroinnissa kaksi vaihtoehtoista työskentelytapaa: Laitostasoisessa mentorointiohjelmassa mentori ja aktori tulevat eri toiminta- tai tulosyksiköistä. Osaamista siirretään yli yksikkörajojen laitoksen määrittämillä kriittisillä osaamisalueilla. Toiminta- tai tulosyksikkökohtaisessa mentorointiohjelmassa mentori ja aktori tulevat samasta toiminta- tai tulosyksiköstä. Siirrettävä osaaminen voi olla laitoksen tai joko toiminta- tai tulosyksikön määrittämää kriittistä osaamista. Esimiehille tarjottava MML:n ulkopuolinen mentorointi otetaan mukaan vuoden 2015 ohjelmaan. 2. MENTOROINTIOHJELMAN TAVOITTEET Mentorointiohjelman tavoitteita ovat mm: tukea työ- tai osaamisiältään nuoremman työntekijän oppimista sekä sitoutumista Maanmittauslaitokseen ja oman toimintayksikkönsä asiantuntijaorganisaatioon ylläpitää seniortyöntekijöiden motivaatiota ja viihtymistä työelämässä. edesauttaa MML:n kokonaistuottavuuden kehittymistä Tavoitteiden toteutumista seurataan vaikuttavuuskyselyin. Mentorointimenetelmän käyttöalueita ovat mm: maanmittausalan ammatillisen osaamisen siirtäminen esimies- ja johtamisosaamisen siirtäminen tiimitoimintaosaamisen siirtäminen

4 3. MENTOROINNIN OHJAUS maanmittausalan ja -laitoksen kehityksen ja kulttuurin tietämyksen siirtäminen Koordinaatioitiimi: vahvistaa mentorointioppaan tunnistaa MML:n kriittiset osaamiset ja vahvistaa niiden pohjalta vuosittaiset mentoroinnin teema-aiheet määrittelee mentoroinnin tavoitteet ja vuosittaiset painotukset varmistaa mentorointiin tarvittavat resurssit nimeää tulosyksikkökohtaisesti jäsenet mentorointitiimiin Mentorointitiimi: 4. MENTOROINNIN ROOLIT laatii vuosittaisen mentorointiohjelman valitsee mentori-aktori parit suunnittelee tarpeelliset koulutuspäivät huolehtii yhteydenpidosta toiminta- ja tulosyksikköihin sekä vastuualueisiin ja niiden sitouttamisesta mentorointiohjelman toteuttamiseen seuraa mentorointiohjelman etenemistä käsittelee palautteet ja suunnittelee jatkotoimenpiteiden toteuttamisen Mentorointitiimin jäsenet: Jukka Syrjälä (PETO) Raimo Seppänen (ARTO) Visa Korhonen (TJ) Sirkku Nieminen (KIR) Mauno Pyykönen (RETI) Arhi Tervo (MARA) Mikael Holm (TIETO) Asta Varonen (ICT) Juha Tuomaala (SOVE) Päivi Kekki (TAL) Päivi Mytkäniemi, sihteeri (HR) Jukka Romppainen, puheenjohtaja (HR) Vuoden 2015 mentorointitiimin nimetään syksyn 2014 aikana myös GL:n ja Tiken edustajat. Mentorointiprosessista hyötyvät sekä aktori että mentori. Hyödyt konkretisoituvat aktorin toimintatapojen muutosten kautta paranevina tuloksina ja kehittyneinä sosiaalisina taitoina sekä sosiaalisen verkoston laajenemisena. Mentorilla ja aktorilla on kummallakin oma roolinsa mentorointisuhtessa. Roolin erilaisuus esim. työrooliin verrattuna on hyvä tiedostaa väärinkäsitysten ja ristiriitojen välttämiseksi. Näitä asioita käsitellään mentorien ja aktorien yhteisessä aloitustapaamisessa.

5 4.1. Mentori Mentorin roolina on toimia informaation lähteenä ja tiettyjen taitojen, käyttäytymisen ja toimintotapojen opastajana ja tukena. Hän toimii myös peilinä silloin, kun aktorilla on erilaisia asioita/ongelmia pohdittavana tai ratkaistavana. Mentori toimii näkemysten synnyttäjänä, energisoijana, tietojen ja resurssien vahvistajana sekä ratkaisuehdotusten arvioijana. Mentori: on valmis jakamaan osaamistaan on kiinnostunut oppimisesta ja opastamisesta omaa hyvät vuorovaikutustaidot osaa tehdä oikeita kysymyksiä nauttii arvostusta, joka perustuu hänen persoonaansa ja osaamiseensa ei niinkään asemaan osaa kuunnella ja myös tarvittaessa astua sivuun on aito oma itsensä ja luo mentorointikeskusteluihin luottamuksellisen ilmapiirin. Mentori hyötyy onnistuneesta mentorointiprosessista saamalla uusia ja tuoreita ajatuksia oman työnsä kehittämiseen. Mentorointitapaamiset ovat parhaimmillaan miellyttävä tapa keskustella työhön liittyvistä asioista vapaamuotoisesti ja muultakin kuin arkirutiinien kannalta Aktori Aktori on työ- tai osaamisiältään nuorempi henkilö, joka haluaa hyödyntää mentorin kokemusta oman työnsä kehittämisessä. Käänteisessä mentoroinnissa roolit vaihtavat paikkaa. Työ- tai osaamisiältään nuorempi asettuu mentoriksi, mentoroitavanaan senioritason asiantuntija, joka saa lisäarvoa osaamiseensa. Aktorilla tulee olla selkeät tavoitteet ja potentiaalia tavoitteiden saavuttamiseen. Hänellä on halu itsetuntemuksen kehittämiseen ja hän on valmis antamaan ja saamaan palautetta. Myös aktorilta edellytetään vuorovaikutustaitojen hallintaa, avoimuutta, sitoutuneisuutta sekä aktiivisuutta kehittää omaa osaamistaan. Aktorin motiiveina mentorointiin lähtiessään on yleensä halu syventää tai laajentaa näkökulmaa työtehtäviinsä sekä toive uran kehittämiseen. Siten aktorin rooli on aktiivinen ja aloitteellinen. Aktorin tehtävänä on ottaa yhteyttä mentoriin ja sopia ensimmäisestä tapaamisesta valinnan jälkeen. Aktori hyötyy mentorointiprosessista saamalla arvokkaan yhteistyökontaktin. Hän saa myös käytännön näkemystä ja tietoa kiinnostavista asioista. Samoin hän saa laajemman näkemyksen elämästä, työstä ja urasta. hän näkee valitsemansa ammatin arkea ja juhlaa pintaa syvemmältä. Aktori saa usein myös motivaatiota tulevaisuutensa suunnitteluun.

6 5. MENTOROINTIOHJELMAN VUOSIKELLO Elokuu koordinaatiotiimi selvittää Maanmittauslaitoksen kriittiset osaamiset koordinaatiotiimi vahvistaa seuraavan vuoden mentoroinnin teema-aiheet Syys-lokakuu mentorointitiimi tiedottaa seuraavan vuoden mentorointiohjelman haun käynnistymisestä laitoksen intrassa sekä tulosyksikön johtajien kautta (Liite 1, Hakulomake) Marraskuu mentorointitiimi käsittelee saapuneet hakemukset ja tekee valinnat seuraavan vuoden pareiksi mentorointitiimi varmistaa ohjelmaan valittujen mentoreiden ja aktoreiden tulosyksiköiden johtajilta suostumuksen ohjelmaan osallistumiseen mentorointitiimi tiedottaa ohjelmaan hakeneita valinnoista mentorointitiimi lähettää ohjelmaan valituille mentorointisopimuksen alustavaa valmistelua varten Joulukuu mentorointitiimi ilmoittaa mentoreille ja aktoreille mentorointiohjelman aloitustapaamisesta Tammikuu mentorointitiimi lähettää mentoreille ja aktoreille kutsun aloitustapaamiseen ja mentorointisopimuksen (Liite 2) etukäteen valmisteltavaksi Tammi-helmikuu ohjelma käynnistyy yhteisessä aloitustapaamisessa Kesäkuu mentorointitiimi lähettää pareille välikyselyn. Joulukuu ohjelma päättyy yhteiseen päätöstapaamiseen, jossa jokainen mentoraktoripari esittää loppuraporttinsa. Mentori ja aktori tapaavat toisensa laatimansa mentorointisopimuksen mukaisesti.

7 5.1. Vuoden 2014 mentorointiohjelman toteutus ( ) Huhti-toukokuu vahvistetaan teema-aiheet vahvistetaan mentorointiohje nimetään jäsenet mentorointitiimiin järjestetään mentorointitiimille mentorointikoulutus tiedotetaan vuoden 2014 mentorointiohjelman haun käynnistymisestä laitoksen intrassa sekä tulosyksikön johtajien kautta (Liite 1, Hakulomake) hakuaika mentorointitiimi käsittelee saapuneet hakemukset ja tekee valinnat mennessä. Kesäkuu varmistetaan ohjelmaan valittujen mentoreiden ja aktoreiden tulosyksiköiden johtajilta suostumus ohjelmaan osallistumiseen tiedotetaan ohjelmaan hakeneita valinnoista lähetetään ohjelmaan valituille mentorointisopimus alustavaa valmistelua varten ohjelma käynnistyy yhteisessä aloituspäivässä viikolla 24. ( ), johon osallistuvat valitut mentorit ja aktorit. Marraskuu pareille lähetetään välikysely Maaliskuu 2015 ohjelma päättyy yhteiseen päätöstapaamiseen, jossa jokainen mentoraktoripari esittää loppuraporttinsa. Vuoden 2015 mentorointiohjelman toteutus aloitetaan vuosikellon mukaisesti elokuun 2014 aikana.

8 6. HYVÄ MENTOROINTISUHDE Hyvä mentorointisuhde on avoin rehellinen luottamuksellinen suunnitelmallinen tavoitteellinen. Mentorin ja aktorin on tärkeää tulla hyvin keskenään toimeen ja kyetä avoimeen ja luottamukselliseen keskusteluun. Osapuolten välinen luottamus on onnistuneen mentorointisuhteen elinehto. Mentorointisuhde on pari- tai ryhmätyöskentelyä, joka voidaan jakaa kolmeen eri vaiheeseen: aloitukseen, toteutuksen ja lopetukseen Aloitus Yhteisessä aloitustapaamisessa luodaan pelisäännöt parityöskentelylle eli täsmennetään mentorointisopimus. Erityisen tärkeää on keskustella mentoroinnin ja parien tavoitteista, koska tällöin molemminpuoliset odotukset selkiytyvät ja tulevat realistisemmiksi. Aloituspäivään osallistuminen on pakollista Pelisäännöistä sopiminen Toteutus Mentorointisopimus lähetetään etukäteen osallistujille pohdittavaksi ja se viimeistellään aloituspäivässä. Allekirjoitetut sopimukset toimitetaan joko alkuperäisinä tai skannattuina mentorointitiimin sihteerille sekä mentorointiin osallistuvien henkilöiden esimiehille aloituspäivässä sovittuun päivämäärään mennessä. Mentorointitiimi käy sopimukset läpi ja antaa palautteen kullekin parille. Parit tarkentavat sopimustaan mentorointitiimin mahdollisen palautteen perusteella. Pelisäännöistä sopiminen on tärkeää heti mentorointiprosessin alussa. Parin tulee sopia keskenään kuinka ja missä tapaamiset järjestetään. Pelisäännöistä on tärkeää sopia, jotta kummatkin osapuolet tietävät, mitä toinen odottaa ja edellyttää pariltaan. Sitoutuneen ja luottamuksellisen vuorovaikutussuhteen edellytyksenä on mahdollisimman suuri avoimuus, molemminpuolinen luottamus ja kunnioitus. Myös palautteen anto on molemminpuolista ja rakentavasti kehittymiseen johtavaa. Keskustelujen luottamuksellisuudesta sopiminen etukäteen on myös tärkeää heti projektin alussa. Parien tulee sopia siitä, mistä keskustelussa ilmenneistä asioista voi puhua ja kertoa työtovereilleen ja mitkä teemat ovat sellaisia, jotka jätetään vain asianosaisten tietoon. Tärkeää on, että asioista puhutaan ja että osapuolet ymmärtävät toisiaan ja löytävät yhteisen sävelen - ei niinkään se, kuinka virallisesti tai konkreettisesti asioista sovitaan.

9 Tapaamiset ja niiden valmistelu Raportointi Tässä vaiheessa muotoutuu mentoroinnin suurin anti, jolloin pari tapaa toisiaan ja keskustelee sopimistaan teemoista. Aktorin ja mentorin välisen vuorovaikutuksen tulee olla avointa, rehellistä, konsultoivaa keskustelua. Tapaamisista ja keskusteluista tulee pitää oppimispäiväkirjaa, johon kirjataan käsitellyt teemat ja keskustelujen anti. Oppimispäiväkirja toimii pohjana päätöstapaamista varten tehtävää loppuraporttia varten. Jotta sekä mentori että aktori saavat mahdollisimman paljon lisäarvoa parityöskentelystä, tapaamiset on suunniteltava etukäteen ja pidettävä kiinni tapaamisaikatauluista. Jo ohjelman alussa tulee sopia, mitä teemoja käsitellään, miten niitä käsitellään ja milloin kukin teema käsitellään. Tätä varten parit saavat jo ennen ohjelman alkua yhteiseen sopimukseen sisällytettäviä asioita pohdittavaksi. Suunnitelma kiteytetään sopimukseksi aloituspäivänä. Tapaamisaikataulun laatiminen etukäteen on tärkeää. Näin kumpikin osapuoli tietää seuraavan tapaamiskerran ja teeman ja voi valmistautua siihen etukäteen. Prosessin aikana tavataan säännöllisesti noin kerran kuukaudessa parin tunnin ajan. Tapaamiset voidaan toteuttaa joko lyhyinä ja useammin toistuvina kertoina tai ne voivat olla koko päivän mittaisia ja harvemmin toteutuvia. Mikäli mentori ja aktori työskentelevät eri paikkakunnilla, osa tapaamisista voidaan hoitaa myös videoneuvotteluina. Jokaisesta tapaamisesta tulee kirjata oppimispäiväkirjaan keskeiset asiat ja tapaamisen anti. Jokainen pari on henkilökohtaisesti vastuussa omien tavoitteiden ja aikataulujen asettamisesta ja niistä kiinni pitämisestä. On myös otettava huomioon, että tilanteet saattavat vaihdella paljonkin vuoden aikana. Suunnitelman yksityiskohtaisuuden taso jää parin harkintaan. Sekä laitos- että yksikkökohtaiseen ohjelmaan osallistuvat parit tekevät loppuraportin oppimiskokemuksistaan ennen päätöstilaisuutta. Loppuraportti on kooste mentorointiohjelman hyvistä ja huonoista kokemuksista sekä siitä, miten mentorointiohjelmaa tulisi kehittää. Oppimispäiväkirjan pitäminen jokaisesta tapaamisesta helpottaa loppuraportin tekoa, kun aineistoa on työstetty matkan varrella. Parit palauttavat loppuraportin etukäteen nimetylle mentorointitiimin jäsenelle kommentointia varten ja esittelevät raportin sisällön koko ryhmälle. Raportointiohjeet annetaan aloituspäivässä. Kaikkien ohjelmaan osallistuneiden edellytetään osallistuvan päätöstapaamiseen ja loppuraporttinsa esittämiseen Lopetus Mentorointiprosessi on määräaikainen, ja se päättyy suunnitellun aikataulun mukaisesti. Sen sijaan mentorin ja aktorin vuorovaikutus jatkuu usein muodossa tai toisessa. Suhteen mahdollisesta jatkamisesta pari sopii itse. On hyvä sopia määräajan päättymisajankohta erikseen, jos se jatkuu vielä mentorointiohjelman jälkeen.

10 7. KÄYTÄNNÖN VINKKEJÄ MENTOROINTIIN OSALLISTUVILLE Mentoroinnille on varattava aikaa. On tärkeää, että tapaamiset ovat säännöllisiä, ja että niitä on tarpeeksi usein. Vain näin osapuolet hyötyvät ja prosessi onnistuu. Liian vähäinen ajankäyttö ja epäsäännöllisyys ovat useimmiten syynä mentoroinnin epäonnistumiseen. Tärkeiksi koetuille asioille löytyy aina aikaa. Jos yhteisiä tapaamisia pidetään hyödyllisinä ja antoisina, on niille tilaa kalenterissa Mentorille Mentoriksi ryhtyvän tulee selkiyttää itselleen, mikä on mentorin rooli, ja mitkä ovat omat tavoitteet ja motiivit. Esimerkiksi - miten mentorointi eroaa valmentajan tai esimiehen roolista? Olennaista mentoroinnissa on kuunteleminen ja oikeanlaisten kysymysten asettaminen, jotta aktori itse löytäisi oikeat vastaukset kysymyksiin. Ensisijaisena tavoitteena on aktorin auttaminen ja kehittyminen. Mentori saa lisäarvoa aktorin tavoitteiden toteutumisen kautta. Mentori antaa aikansa ja osaamisensa aktorin käyttöön. Aktori puolestaan miettii omien tavoitteidensa kautta, kuinka hän voisi parhaiten hyödyntää mentorin antaman osaamisen ja ajan oman työnsä kannalta. Edes mentori ei voi hallita ja osata kaikkea. Tärkeämpää on mentorin kyky tunnistaa omat kykynsä ja mahdollisuutensa auttaa aktoria omissa kehittymistavoitteissaan Aktorille Aktoriksi ryhtyvän tulee tiedostaa, että mentoroinnin tulokset eivät synny itsekseen, vaan vaativat aktiivisuutta. Aktorin on kyettävä olemaan avoin myös uusille ideoille ja uuden oppimiselle. Vain avoimuuden ja aktiivisuuden kautta aktori voi hyödyntää mentorin tarjoamat kehitysväylät ja virikkeet. Myös rohkeus kyseenalaistaa voi olla yksi tie uuden oppimiseen. Tuloksellinen mentorointi vie aikaa ja vaatii suunnitelmallisuutta ja tavoitteiden asettamista. On tärkeä pitää kiinni mentorin kanssa yhdessä sovituista tapaamisista. Saadakseen kaiken hyödyn mentoroinnista on aktorin mietittävä myös omaaloitteisesti omaan elämäänsä liittyviä asioita ja kysymyksiä. Aktorin aktiivisuus ja aloitteellisuus sekä omien tavoitteiden tiedostaminen ovat tärkeitä tekijöitä mentorointisuhteen onnistumiseksi. Mentorointisuhteeseen tarvitaan aina kaksi osapuolta, jotka molemmat omalla tavallaan edesauttavat suhteen toimimista ja edistymistä. Aktorin on tiedostettava, että hän antaa myös vähintään yhtä suuren panostuksen mentorointisuhteeseen kuin mentorikin, ja vaikuttaa täten koko mentorointisuhteen onnistumiseen. 8. MITÄ TEHDÄ, KUN TULEE ONGELMIA? Parin keskustelee mahdollisista ongelmista ja yrittää ratkaista ne keskenään. Ongelmien yhdessä ratkaiseminen voi myös lujittaa mentorointisuhdetta ja tuoda uusia ulottuvuuksia suhteelle. Mikäli ongelmia ei pystytä keskenään ratkaisemaan, otetaan ensisijaisesti yhteyttä perille nimettyyn mentorointitiimin jäseneen. Yhdessä pohtien löydetään varmasti mentorille ja aktorille sopivia ratkaisumalleja. On aina huomioitava, että ihmisten elämäntilanteet muuttuvat. Se saattaa tuoda muutoksia myös mentorointisuhteeseen. Joskus mentorointisuhteeseen voi ilmes-

11 9. TYÖAJAN KIRJAAMINEN tyä este, jonka vuoksi mentorointia on liian vaikeaa tai mahdotonta jatkaa. Mentorit ja aktorit: M1358-osavaihe tuote, jota koulutus hyödyttää Mentorointiohjelmaan käyttämä työaika (myös aloitus- ja lopetustilaisuudet) ja matkakulut. Mentorointitiimin jäsenet: M Osaamisen uudistaminen - henkilöstön kehittäminen 10. LOPUKSI Mentorointiohjelmaan käyttämä työaika (myös aloitus- ja lopetustilaisuudet) ja matkakulut. Maanmittauslaitoksen mentorointiohjelma 2014 on laitoksen historian yhdestoista ohjelma. Kokemukset aiemmista ohjelmista ovat olleet myönteisiä, minkä vuoksi tätä menetelmää ja työskentelytapaa jatketaan ja entisestään vahvistetaan. Ohjelman onnistumiseen vaikuttavat kaikki mukana olijat, joten jokaisen henkilökohtainen panostus työskentelyyn on tärkeä.