Tutkimuksen tietoaineistojen hallinnan opas

Transkriptio

1 Tutkimuksen tietoaineistojen hallinnan opas Sisältö Tutkimuksen alkuvaihe... 1 Sopimukset... 1 Aineiston uudelleenkäyttö Aineistonhallintasuunnitelma Aineiston kerääminen ja käsittely Aineiston tallentaminen ja jakaminen... 4 Aineistonhallinnan ja aineistojen julkaisemisen työvälineet Ohjeita ja oppaita tutkimusaineistojen hallintaan... 5 Tutkimuksen tietoaineistolla tarkoitetaan tässä digitaalisessa tai analogisessa muodossa olevia tieteellisen tutkimuksen perusaineistoja ja niistä jalostettuja aineistoja, joihin tutkimuksen löydökset ja julkaistut tulokset perustuvat. Tiedeyliopistossa tutkimuksen tietoaineistojen hallinta, säilytys ja uudelleenkäyttö on tutkimusinfrastruktuurin keskeinen osa. Tutkimuksen kotimaiset ja kansainväliset rahoittajat sekä myös tieteelliset julkaisut arvostavat ja yhä useammin myös edellyttävät tutkimusaineistojen avoimuutta ja läpinäkyvyyttä. Julkaistuihin aineistoihin voidaan viitata samoin kuin varsinaisiin tutkimusjulkaisuihin. Aineistojen hyvä hallinta tehostaa ennen muuta itse tutkimusprosessia. Näin ollen on tärkeää, että tutkimusryhmät ja tutkijat noudattavat aineistojen hallinnassa yhteisesti sovittuja periaatteita ja käytäntöjä. Yliopisto tarjoaa tutkimusryhmille aineistoinfrastruktuurin, joka käsittää aineiston tietoturvallista hallintaa tukevia työvälineitä ja tallennuskapasiteettia. Jyväskylän yliopistossa rehtori on hyväksynyt Tutkimuksen tietoaineistojen hallinnan periaatteet. Tutkimuksen alkuvaihe Sopimukset Erityisesti tutkimushankkeessa koottavan aineiston jatkokäyttöä ajatellen tulisi sopia aineiston omistajuudesta ja käyttöoikeuksista mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Tätä tarkoitusta varten on laadittu mallisopimuspohjia. Oikeuksiensiirtosopimukset on suositeltavaa tehtäväksi yleensä aina, mutta joka tapauksessa seuraavissa hankkeissa: - Tekesin rahoittamat hankkeet

2 - EU:n tutkimusohjelmat - tilaustutkimukset. Aineiston uudelleenkäyttö Vaikka aineisto olisi avoimesti julkaistu, se kannattaa lisensioida. Lisensioinnilla voidaan samalla myös rajoittaa datan käyttöoikeuksia (esim. ei kaupalliseen käyttöön). Ihmistieteissä tulee tutkimuksen kohteille tehdä selväksi kerättävän aineiston käyttötarkoitus ja käytön laajuus, jotta voidaan varmistaa aineiston mahdollinen uudelleenkäyttö. Tähän tarkoitukseen on syytä käyttää tutkimuseettisen toimikunnan laatimaa lomaketta tai, esim. verkkokyselyn ollessa kyseessä, käyttää hyväksi ko. lomakkeen tekstiä. Tee aineistojen oikeuksiensiirto- ja käyttöoikeussopimukset heti tutkimushankkeen alkuvaiheessa o Mallisopimuspohjat: o Oikeuksiensiirtosopimus o Aineistojen käyttöoikeuksia koskevat mallisopimukset (ks. Muut sopimusmallit) Päätä aineiston käyttöoikeuksien rajoituksista ja lisensiointimallista, esim. ja Tutustu eettisen toimikunnan ohjeisiin ja käytä soveltuvin osin ohjeiden tiedote- ja suostumuslomaketta Aineistonhallintasuunnitelma Tutkimuksen rahoittajat, mm. Suomen Akatemia, edellyttävät hakijoilta tutkimussuunnitelman osana suunnitelmaa aineistonhallintasuunnitelmaa; miten hankkeen tutkimusaineistot hankitaan, miten niitä käytetään, säilytetään ja suojataan ja miten niiden myöhempi käyttö mahdollistetaan muille käyttäjille. Pääsääntöisesti aineistot tulisi pyrkiä julkaisemaan uudelleenkäyttöä varten. Julkaiseminen ei tarkoita sitä, että aineistot olisivat kenen tahansa mihin tahansa tarkoitukseen käytettävissä. Siksi on tärkeä tunnistaa ja dokumentoida aineiston omistajuus, hallinta ja käyttöehdot aineistoa kuvaileviin metatietoihin. Aineiston omistajuus ja hallinta tarkoittaa oikeutta päättää aineiston käytöstä. Arkaluontoisia aineistoja, ja aina silloin kun ihmistieteissä kerätään yksilöivän tunnistetiedon sisältävää aineistoa, aineisto tulisi tallentaa ja säilyttää yliopiston osoittamissa tallennuspalveluissa ja myös tarvittaessa siirtää ja jakaa lainsäädännön ja tietoturvaohjeistusten mukaisesti. Tyypillisesti aineistonhallintasuunnitelmassa tulee esittää: millaista aineistoa ja miten kerätään miten aineistoa käsitellään ja analysoidaan millaisia tulosaineistoja syntyy miten tutkimusaineisto säilytetään ja miten sen mahdollinen uudelleenkäyttö on järjestetty aineiston omistajuus ja käyttöoikeudet (ml. siihen liittyvät sopimukset).

3 Laadi aineistonhallintasuunnitelma ainakin silloin, jos se edellytetään. Tutkimusryhmien kannattaa laatia vakiomuotoinen suunnitelma, jota voidaan hyödyntää eri hankkeissa. IT-palvelujen tutkimuksen tuki auttaa teknisen kuvauksen laatimisessa. Ota huomioon arkistonmuodostussuunnitelman määräykset aineistojen säilytysajoista sekä muut arkistointia koskevat ohjeet Noudata salassa pidettävän tiedon käsittelyohjeita Tarvittaessa pyydä lausunto tutkimuksen eettisestä hyväksyttävyydestä eettiseltä toimikunnalta ja tutustu ohjeisiin tutkittaville aina jaettavasta informaatiosta Varmista aineistojen mahdollinen uudelleenkäyttö ihmistieteissä tutkimuskohteilta, tarvittaessa lomakkeella tai sitä soveltaen (esim. lomakekyselyssä) uslomakemalli2012 Aineiston kerääminen ja käsittely Suuri osa tutkimusaineistoista on lähtökohtaisesti digitaalisessa muodossa. Tutkimuksen tietoaineistot ovat tyypillisesti kysely- ja haastatteluaineistoja erilaisia mittaus- ja havainnointiaineistoja muita video-, kuva-, ääni- ja tekstiaineistoja. Tutkimuksen perusaineistoja kerätään kyselylomakkeilla, haastatteluilla, videoimalla sekä erilaisilla laitteilla ja antureilla. Erilaiset mittaus- ja tiedonkeruutavat tuottavat erilaisia metatieto- ja tiedostoformaatteja. Tämä aiheuttaa haasteita erityisesti silloin, kun halutaan tutkia samaa ilmiötä erilaisilla havainnointitavoilla ja -aineistoilla. Tutkimusaineiston käsittelyprosesseja voidaan virtaviivaistaa ja automatisoida (mm. aineiston kuvailun ja tietoturvan ja suojan osalta) siihen tarkoitetuilla ohjelmistoilla. Aineiston analyysivaiheessa tuotetaan raaka-aineistosta empiirisen tutkimuksen varsinaiset tulokset. Kun raaka-aineistoa käsitellään, yhdistellään ja analysoidaan, syntyy erilaisia työstö- ja tulosaineistoja. Tutkimuksen sujuvuuden kannalta tärkeää, että syntyviä aineistoja voidaan käsitellä hallitusti. Aineistojen hallintaan on tarjolla erilaisille aineistotyypeille hallintaohjelmistoja. Aineistojen hallittavuuteen kuuluu myös aineistojen kuvailu ns. metatiedoilla. Ota yhteyttä IT-palvelujen tutkimuksen tukeen ( tutkimuksentuki@jyu.fi ) sekä oman laitoksesi asiantuntijoihin selvittääksesi, millaisia ohjelmistoja on tarjolla aineiston keruuseen, käsittelyyn ja analyysiin Tutkimusinfrastruktuureille ja suurille tutkimushankkeille aineistonhallintasuunnitelma voidaan laatia yhteistyössä IT-tuen kanssa

4 IT-palvelujen ohjelmistovälityksen tarjoamat ohjelmistot Yliopistopaino digitoi paperi aineistoja maksullisena palveluna Aineiston tallentaminen ja jakaminen Tutkimusprosessin edistyessä on tarpeen siirtää aineistoja säilytykseen. Samalla on usein tarve jakaa aineistoa ja sen käyttöoikeuksia verkon välityksellä muille tutkijoille. Myös tässä vaiheessa on pidettävä huolta aineiston tietoturvasta ja tietosuojasta. Arkaluontoista aineistoa ei tulisi siirtää suojaamattomana verkossa. Muista, että aineistojen säilyttäminen työasemien kiintolevyillä, muistitikuilla ja USB-levyillä on lähtökohtaisesti tietoturva- ja tietosuojariski. Kun aineistoja siirretään pidempiaikaiseen säilytykseen, mahdolliseen uudelleenkäyttöön tai aineisto halutaan julkaista, tulee huolehtia aineiston huoltamisesta ja anonymisoinnista. Kun aineiston hallintaan kiinnitetään huomiota tutkimuksen alkuvaiheesta lähtien, on aineiston pitkäaikaissäilytykseen, uudelleenkäyttöön ja julkaisemiseen valmistaminen tehtävissä kohtuullisella työmäärällä. Aineistonhallinnan ja aineistojen julkaisemisen työvälineet Jyväskylän yliopisto tarjoaa eri tieteenalojen aineistoilla työvälineitä, joiden avulla aineistonhallintaa voidaan helpottaa aineiston keruuvaiheesta aineiston säilytykseen, jakamiseen ja uudelleenkäyttöön. Suurin osa tutkimuksessa syntyvistä tutkimusaineistoista on digitaalisessa muodossa, mistä syystä tutkimuksen IT-infrastruktuuri on keskeinen tutkimusinfrastruktuurin keskeinen osa. Tutkimusinfrastruktuurin pääosat ovat työasemat ja työasemaohjelmistot (esim. SPSS ja Atlas.ti) erilaisten tutkimusryhmien ja laboratorioiden erityislaitteistot ja -ohjelmistot keskitetyt tallennuspalvelut ja virtuaalipalvelimet keskitetysti ylläpidetyt tiedon keruu-, analyysi -, mallinnus- yms. ohjelmistot hajautettujen tutkimusryhmien työskentelyä tukevat ohjelmistot (mm. Confluence wiki, GoogleApps, Connect Pro verkkokokous) JyX-julkaisuarkisto dokumenttikokoelmien ja esim. kuva-aineistojen julkaisemiseen Dataverse erityisesti tilastollisten aineistojen hallintaan, jakamiseen ja julkaisemiseen. Erilaisia mm. aineistojen tietoturvaan ja tietosuojaan tutkimusaineistojen tallennus- ja käsittelyprosesseja voidaan rakentaa irods-hallintaohjelmiston avulla. irods otetaan laajasti tutkimusryhmien käyttöön syksyllä Selaimella käytettävä Dataverse-ohjelmisto soveltuu erityisesti tilastollisten aineistojen hallintaan ja käsittelyyn jo tutkimuksen aikana. Muiden kuin tilastollisten aineistojen osalta Dataversessä voidaan tuottaa aineistojen metatietokuvaukset ja versionhallinta. Jyväskylän yliopiston Dataverse on osoitteessa:

5 Jos haluat perustaa laitoksen oman Dataversen, saada Dataverse-tunnuksen tai tarvitset teknistä tukea ota yhteys sähköpostilla osoitteeseen: Kirjasto ylläpitää JyX-julkaisuarkistoa. JyX:iin on tallennettu dokumenttikokoelmien lisäksi mm. digitoituja kartta- ja valokuvakokoelmia. Ota yhteyttä kirjastoon, jos haluat julkaista aineistosi JyXissä. Jos haluat kehittää oman tutkimusryhmäsi tai hankkeesi aineistojen käsittelyprosesseja ota yhteyttä IT-palvelujen tutkimuksen tukeen: Muita aineistojen julkaisemispalveluja ovat Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto ( )ja AVAA ( ). Yliopiston omien palvelujen kautta julkaiseminen ei estä julkaisua muilla foorumeilla, vaan helpottaa sitä, koska metatiedot on jo kuvattu vaaditun standardin mukaisesti Yliopistolla on käytössä ilmaiseksi käytössä oleva kiintiö CSC:n ylläpitämässä IDAtallennuspalvelussa. Kysy tallennustilaa: tutkimuksentuki@jyu.fi Edellä mainittujen lisäksi on käytettävissä tieteenalakohtaisia aineistojen tallennus- ja julkaisupalveluja, esimerkiksi Fin-Clarin Kielipankki ja Biomedinfra. Ohjeita ja oppaita tutkimusaineistojen hallintaan Suomen Akatemian ohjeet: Avoimen tieteen ja tutkimuksen käsikirja: Guidelines on Data Management in Horizon 2020: Tutkimuksen tietoaineistot datanhallinnan opas Opas on tuotettu osana Opetus- ja kulttuuriministeriön Tutkimuksen tietoaineistot (TTA) -hanketta. Yhteiskuntatieteellisen tietoarkiston tutkimusaineistojen tiedonhallinnan käsikirja. University of Oxford Research Data Management DMP online developed by the Digital Curation Centre to help you write data management plans:

6 Jos sinulla on ohjeisiin liittyen kysyttävää tai kommentoitavaa, ota yhteyttä osoitteeseen