TUTKIMUSAINEISTOJEN HALLINNOINTI -TYÖRYHMÄ TYÖRYHMÄN LOPPURAPORTTI

Transkriptio

1 TUTKIMUSAINEISTOJEN HALLINNOINTI -TYÖRYHMÄ TYÖRYHMÄN LOPPURAPORTTI (TYÖRYHMÄN ESITYS ) JYVÄSKYLÄN YLIOPISTO

2 1 TYÖRYHMÄN TOIMEKSIANTO JA KOKOONPANO Rehtorin asettama Rinnakkaisjulkaiseminen ja tutkimusaineistojen hallinnointi työryhmä jätti tutkimusaineistojen hallinnointiin liittyvän osan loppuraportista. Raportissa esitettiin toimenpide-ehdotuksia, mutta käytännön toimet edellyttivät ehdotusten tarkentamista. Niinpä vuonna 2011 koottiin eri tutkimustahoja edustava epävirallinen työryhmä tekemään konkreettisia aloitteita mm. valmisteilla ollutta yliopiston infrastruktuuriohjelmaa ajatellen. Hallintojohtaja nimitti tutkimusaineistojen hallinnoinnin työryhmän toimikaudeksi Työryhmän tehtävänä oli luoda toimivat, yhtenäiset käytännöt tutkimusaineostojen hallinnointiin sekä elektronisille että manuaalisille aineistoille. Käytäntöjen tulee olla riittävän joustavat, että ne sopivat kaikenlaiselle tutkimusaineistolle. Työryhmän kokoonpano: vararehtori Matti Manninen (puheenjohtaja) kehittämispalveluiden päällikkö Antti Auer (varapuheenjohtaja, sihteeri alkaen) professori Mikko Aro (kasvatustieteellinen tiedekunta) laatupäällikkö Pirjo Halonen lakimies Visa Hiltunen professori Tarja Kettunen (liikunta- ja terveystieteiden tiedekunta) tutkija Marja-Liisa Kinnunen (yhteiskuntatieteellinen tiedekunta) professori Antero Malin (koulutuksen tutkimuslaitos) professori Jari Ojala (humanistinen tiedekunta) julkaisukoordinaattori Pekka Olsbo (kirjasto) tutkimusjohtaja Tuija Tammelin (LIKES) viestintäpäällikkö Riku Valleala (KIHU) intendentti Pirjo Vuorinen (museo) järjestelmäsuunnittelija Miika Nurminen (it-palvelut) (sihteeri ja jäsen saakka) Työryhmä kokoontui kolme kertaa. Lisäksi työryhmä asetti kolme alatyöryhmää valmistelemaan tehtävään liittyviä osa-alueita ja niihin liittyviä toimenpide-ehdotuksia. Työryhmän raportin ja siihen liittyvien alatyöryhmien raporttien pohjalta esitettyjen toimenpide-ehdotusten tausta-aineistona on myös Rinnakkaisjulkaiseminen ja tutkimusaineistojen hallinnointi työryhmän Tutkimusaineistojen hallinnointiin liittyvä loppuraportti ( ).

3 2 TUTKIMUKSEN TIETOAINEISTOT Tutkimuksen tietoaineistoihin on viime aikoina kiinnitetty paljon huomiota. Opetusja kulttuuriministeriö on käynnistänyt Tutkimuksen tietoaineistot -hankkeen (TTA) vuosille Hanke tähtää tutkimuksen tietoaineistojen hyödyntämiseen liittyvän tahtotilan vahvistamiseen ja kansallisen tietopolitiikan luomiseen sekä tutkimuksen tietoinfrastruktuurin rakentamiseen. Myös tutkimuksen rahoittajat edellyttävät tutkimustiedon käytettävyyden ja aineistojen arkistoinnin suunnittelua. Keskeinen syy kiinnostuksen lisääntymiseen on digitaalisten aineistojen nopea kasvu. Lisäksi painettuja ja analogisissa tallennusvälineissä olevia aineistoja muunnetaan digitaaliseen muotoon. Ongelma ei ole niinkään fyysisen tallennuskapasiteetin riittävyys, vaan tarve hallita niin digitaalisia kuin painettuja ja manuaalisia aineistoja olennaisesti nykyistä paremmin. Yliopiston toiminnan kannalta on tärkeää varmistaa tutkimusaineistojen käytettävyys ja tutkimustoiminnan jatkuvuus kustannustehokkaasti. Kyse ei ole kuitenkaan vain arkistoinnista ja pitkäaikaissäilytyksestä, vaan aineistojen hallinnalla pyritään tutkimustoiminnan tuottavuuden ja vaikuttavuuden lisäämiseen. Se on tärkein toimintaa motivoiva seikka tutkimusryhmille, -hankkeille ja tutkijoille sekä myös kansallinen ja kansainvälinen kilpailutekijä. 2.1 Tietoaineistojen hallinta tutkimusprosessissa Aineistojen hallinnan kehittämisen tulee lähteä aktiivisen tutkimustoiminnan tarpeista. Kun aineistojen hallinta on integroitu koko tutkimusprosessiin, arkistointi on vain luonnollinen lopputulos hyvin hoidetusta prosessista. Jo tutkimussuunnitelmia laatiessaan tutkimusryhmien tulee selvittää aineiston säilytyksen ja arkistoinnin sekä aineiston myöhemmän käytön mahdollisuudet. Aloitusvaiheessa on kuitenkin sovittava niin tutkimusryhmien sisällä ja välillä kuin tutkimuskohteiden kanssa tietoaineistojen käyttöoikeuksista; ne vaikuttavat ratkaisevasti aineistojen jatkokäyttömahdollisuuksiin. Aineistojen hallinnan yksi keskeinen tavoite on tietoturvan ja yksilön tietosuojan varmistaminen. Tietoturva- ja tietosuojakysymykset on käsiteltävä jo tutkimuksen alkuvaiheessa. Myös säilytyksen, arkistoinnin ja jatkokäytön tavoitteista on päätettävä niin, että ne voidaan ottaa huomioon hankkeiden kustannusarvioissa. Toisaalta yliopiston tarjoamia tutkimuksen peruspalveluja tulee selkeästi vahvistaa ja resursoida riittävästi. Tutkimuksen toteutuksen eri vaiheiden aikana on kuvailtava ja identifioitava sekä käsittelemätön että käsitelty aineisto niin, että aineiston alkuperä on jäljitettävissä ja aineistoon voidaan viitata. Tämä koskee niin digitaalisia kuin painettuja ja manuaalisia aineistoja. Näin voidaan varmistaa toisaalta aineiston pohjalta saatujen tutkimustulosten auditoitavuus ja toisaalta aineisto meriittinä tutkijalle. Prosessin päätösvaiheessa määritellään vielä alussa asetettujen tavoitteiden mukaisesti aineiston tietoturva- ja säilytysstatus sekä aineiston uudelleenkäytön ehdot arkistointia varten. Kun tutkimusprosessin aikana on koottu tarvittava identifiointi- ja metatieto, aineistojen arkistointi joko omissa järjestelmissä tai tiloissa tai ulkoistettuna tapahtuu ilman suuria lisäponnistuksia.

4 2.2 Omistajuus, sopimukset ja vastuut Yliopistossa palvelussuhteessa aikaansaadut tai yliopiston varoin hankitut tutkimusaineistot omistaa yliopisto, ellei muuta ole sovittu esimerkiksi rahoittajan kanssa tai ellei tutkimuskohteen tai yhteistyökumppanin oikeuksista muuta johdu. Tutkimusaineistot voivat kuitenkin sisältää myös tekijänoikeudella suojattua materiaalia, jolloin tekijänoikeudet kuuluvat aineiston aikaansaaneelle taholle eli yleensä tutkijalle. Tällöin tutkijalla on lähtökohtaisesti määräysvalta tekijänoikeudella suojattuun materiaaliin. Yliopiston mahdollisen käyttöoikeuden laajuudesta työnantajana ei ole käytäntöjä. Tällä hetkellä tutkimusaineistoja käsitteleviä kysymyksiä ei juurikaan säädellä yliopistolla solmittavissa sopimuksissa. Tämä koskee niin yhteisrahoitteisia kuin tilaajarahoitteisia tutkimusprojekteja. Ilman ulkopuolisia organisaatioita toteutettavissa tutkimuksissa ei välttämättä tehdä sopimuksia lainkaan. Ottaen huomioon tutkimusaineistojen käyttöoikeuden merkityksen yliopiston toiminnan jatkuvuudelle ja tutkimusaineistokysymyksissä käytännössä aina ilmenevät immateriaalioikeus- ja henkilötietonäkökulmat, olisi oikeuksista tutkimusaineistoihin kuitenkin syytä sopia systemaattisesti. Omistajuudesta ja käyttöoikeuksista olisi sekä yliopiston että tutkijan kannalta järkevintä sopia kokonaisvaltaisesti kestosopimuksella tai työsopimuksen lisäyksellä niin, että sekä tutkimustoiminnan jatkuvuus että tutkijan oikeudet otetaan huomioon. Toinen vaihtoehto on tehdä tutkimusaineistoja käsitteleviä sopimuksia tapauskohtaisesti. Yliopiston keskushallinnon vastuulla on luoda tietoaineistojen hallintaan yhteiset periaatteet, prosessit ja ohjeistukset. Vastuu periaatteiden ja prosessien soveltamisesta käytännön tasolla sekä samalla oikeudet tehdä päätöksiä aineistojen käyttöpolitiikasta tulee olla tutkimusryhmien tasolla. Tutkimushankkeiden vastuullisten johtajien ja varsinkin yksittäisten tutkijoiden tulisi voida keskittyä tutkimuksen tekemiseen - vastuu olisi lähinnä sovittujen toimintakäytäntöjen toteuttamisessa tutkimusprosessin eri vaiheissa. 2.3 Tietoaineistojen infrastruktuuri Yhtenäisten toimintakäytäntöjen toteuttaminen ja varsinkin tutkimusprosessien aikaisen aineiston hallinnan toteuttaminen esitetyssä muodossa edellyttää keskitettyä aineistoinfrastruktuuria. Infrastruktuuri sisältää sopimusten hallinnan, tietoturva- ja tietosuojavaatimukset täyttävän tallennuspalvelun sekä aineiston kuvailun mallit ja välineet sen toteuttamiseen. Painetut ja manuaaliset aineistot tarvitsevat omat ajanmukaiset tallennustilansa ja -välineistönsä, mutta aineiston hallinnassa tulisi noudattaa samoja periaatteita kuin digitaalisten aineistojen osalta. Yliopistolla on myös mahdollisuus perustaa keskitetty palvelu painettujen ja teknisesti vanhenevien analogisten aineistojen digitoimiseksi. Toimiva oma infrastruktuuri mahdollistaa myös erityisesti arkistoinnin ja pitkäaikaissäilytyksen osalta palvelujen ulkoistamisen. Aineistojen identifiointi- ja metatietokäytännöissä nojaudutaan mahdollisuuksien mukaan kansallisiin standardeihin, prosesseihin ja infrastruktuuriin, joita mm. Tutkimuksen tietoaineistot hankkeessa kehitetään. Kehittynyt tietoaineistojen hallinta luo myös pohjan uudenlaisten virtuaalisten tutkimusympäristöjen kehittämiselle, kun aineistoja voidaan yhdistellä ja liittää aineistonhallintapalveluun tietokanta-, analyysi-, mallinnus- ja visualisointipalveluja. Aineistojen hallinta edistää myös tutkimusviestintää.

5 3 TOIMENPIDE-EHDOTUKSET Vaikka tietoaineistojen tyypit vaihtelevat tieteenaloittain ja tutkimusalueittain, suuri osa sovittavista toimintakäytännöistä voi olla yhteisiä. Myös tekninen tallennusinfrastruktuuri palvelee eri tieteenaloja ja digitaalisia aineistotyyppejä. Suurimmat erot tulevat erilaisten aineistojen kuvailussa. Tärkeintä on luoda yhteinen tahtotila ja tietoisuus tietoaineistojen hallinnan laadun merkityksestä yliopistolle. Tältä pohjalta voidaan määritellä tarvittavat toimenpiteet tutkimusprosessin eri vaiheille sekä tarjota riittävät resurssit ja välineet toteuttamiselle. Työryhmä esittää, että Tutkimuksen tietoaineistojen hallintaa kehitetään osana yliopiston Tutkimus-, innovaatio- ja infrastruktuuriohjelma :n toimenpiteitä. Tutkimusaineistojen hallinta ja uudelleenkäytön edistäminen on integroitava tutkimusryhmien, tutkimushankkeisiin ja tutkijoiden työhön. Tutkimusaineistojen hallinta on tärkeä osa tietoinfrastruktuurin ja yliopiston toiminnan laatua. Yliopistotason prosessien omistajuus ja vastuu tietoaineistojen hallinnassa on Yliopistopalveluilla. Keskeinen vastuu toiminnan organisoinnista käytännön tasolla on tutkimusryhmillä. Tutkimusryhmien tulee soveltaa yliopistotason linjaukset tieteenalan ja tutkimuskohteiden vaatimusten mukaiseksi niin, että tutkimushankkeet ja tutkijat voivat pääosin rutiininomaisesti toteuttaa käytäntöjä. Päivitetään yliopistolla käytössä olevaa oikeuksiensiirtosopimusta siten, että se ottaa eksplisiittisesti huomioon myös tutkimusaineistot. Pidemmällä tähtäimellä laaditaan ja otetaan käyttöön oikeuksien siirrossa kestosopimus tai liitetään se osaksi työsopimuksia. Otetaan käyttöön työryhmän laatimat sopimuspohjat yhteisrahoitteiseen tutkimukseen, tilaajarahoitteiseen tutkimukseen ja tutkimusryhmien sisäiseen käyttöön. Korostetaan tutkimusaineistonäkökulman huomioimista tutkimussopimuksia laadittaessa. Yliopisto tarjoaa tutkimusryhmille ja hankkeille käyttöön pääosin peruspalveluna keskitetyn digitaalisten tietoaineistojen infrastruktuurin. Infrastruktuuri sisältää o keskitetyn tallennuspalvelun o sopimushallinnan o aineistojen identifiointipalvelun ja sähköiset välineet metatiedon keräämiseksi ja tallentamiseksi o arkistoinnin ja pitkäaikaissäilytyksen joko ulkoistettuna tai yliopiston tallennuspalvelussa o tiedonkeruu- ja tietokantapalveluja sekä aineiston analyysi- ja visualisointipalveluja. Päivitetään sekä kampuksen että rakennusten sisäinen kaapelointi niin, että suurtenkin aineistojen siirtäminen käy sujuvasti. Keskitetty tallennuspalvelu ei toimi ilman nopeaa tiedonsiirtoa.

6 Aineistojen pitkäaikaissäilytykselle luodaan rahoitusmalli. Sovittuja käytäntöjä noudattaville aineistoille on tarjolla myös ulkoistettuja tallennuspalveluja mm. CSC:llä Fyysisten aineistojen keskitettyä arkistointia kehitetään Kanavuoressa. Toisaalta otetaan huomioon aineistojen lähisäilytystilat, kun uusia ja saneerattavia tiloja suunnitellaan. Fyysisten aineistojen arkistointiin luodaan ja ohjeistetaan malliprosessit. Muuten aineistojen hallinnassa noudatetaan pääosin samoja aineistojen kuvailukäytäntöjä kuin digitaalisten aineistojen hallinnassa. Pitkäaikaisarkistointiin liittyvät tavoitteet ja resurssit on määritettävä ja kohdennettava yliopiston keskushallinnossa. Yliopistopainon yhteyteen perustetaan digitointikeskus, johon sijoitetaan laitteistoa sekä henkilöstöä toteuttamaan painetun ja analogisen aineiston digitointihankkeita. Henkilöstölle suunnataan koulutusta tutkimusaineistojen hallinnointiin, arkistointiin ja sen riittävään kuvailuun: o Tutkijoiden tietoisuutta aineistojen hallinnoinnin tärkeydestä hyvän tutkimuksen tekemiselle on lisättävä. o Tutkijoiden tietoisuutta aineistojen arvosta ja niiden merkityksestä jälkipolville on lisättävä. o Koulutus saatetaan osaksi tutkijakoulutusta ja yhdistetään tutkimusryhmien tutkimustoimintaan o Koulutuksessa käydään läpi yleisimmät tutkimuseettiset periaatteet ja aineiston säilyttämiseen liittyvät kysymykset, tutkimusrahoittajien ja henkilötietolain vaatimukset sekä aineiston omistus- ja käyttöoikeuksiin liittyvät tekijät Arkistosääntöä tarkennetaan ja täydennetään ja otetaan huomioon eri aineistotyyppien erityistarpeet sekä kansalliset ja kansainväliset standardit ja käytänteet. Yliopistopalveluissa kohdennetaan riittävästi henkilöresursseja o kehittämään tietoaineistojen hallinnan infrastruktuuria teknisesti ja toiminnallisesti o kehittämään arkistointikäytäntöjä ja niiden ohjeistusta o järjestämään koulutusta o lisäämään aineistojen tunnettuutta ja käytettävyyttä o arvioimaan ulkoistamismahdollisuuksia teknisesti ja taloudellisesti. Liitteet: Tutkimusaineistojen prosessiryhmän raportti Tutkimusaineistojen sopimusryhmän raportti Tutkimusaineistojen arkistoryhmän raportti Tutkimusaineistojen infrastruktuurin kuvaus Sopimuspohjat