SADe sote ICT-hankintaohje

Transkriptio

1 KUNTALIITTO SEKÄ SADe sote ICT-hankintaohje Hankintaohje versio 1.1

2 Hankintaohje versio (30) Sisällysluettelo 1 Johdanto Hankintojen valmistelu Sote -hankintojen erityispiirteet Kynnysarvosääntely Hankintalain soveltaminen Sidosyksikköhankinnat Sidosyksikkösääntely Sidosyksikkösääntelyn soveltaminen sote -järjestämislakiluonnokseen Valmisteluvaiheen muistilista Hankintojen toteutus: case -esimerkkejä PSOP Hankinnan lähtökohdat Hankintayksikkö Osapuolet Sopimusjärjestelyt Hyvis Hankinnan lähtökohdat Hankintayksikkö Yhteistyö- ja sopimusjärjestelyt Hallintamalli Hankintojen arviointi Palveluiden levitys Hankintojen elinkaari Yhteenveto Liite 1. Hankintadirektiivien keskeiset muutokset ja uudistukset. 20 Liite 2. Pienhankinnat. 23 FCG International Oy Osmontie 34, PL 950, Helsinki Puh , fax , Y-tunnus Kotipaikka Helsinki

3 SUOMEN KUNTALIITTO Hankintaohje versio (19) SADe sote ICT-hankintaohje 1 Johdanto Tässä dokumentissa on kuvattu ohje kunnille, kuntayhtymille sekä muille erityisesti julkisen sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatioille ICT:n tietojärjestelmien ja tietojärjestelmäpalveluiden 1 hankintojen valmisteluun (suunnitteluun), toteutukseen ja onnistumisen arviointiin. Painopiste on nimenomaisesti sosiaali- ja terveydenhuollon (sote) erityispiirteissä, tosin kun sivuutetaan hankintalainsäädännön em. toimialoja koskevat erityispiirteet, soveltuu tässä todettu pitkälti missä tahansa (palvelu)hankinnassa noudatettavaksi. Ohjeessa ei kuvata julkisiin hankintoihin liittyviä yleisiä velvoitteita ja reunaehtoja sekä yleisimpiä ICT -hankintoihin liittyviä hankintalain vaatimuksia, ellei näihin kohdistu toimialarajauksesta johtuvia erityishuomioita. Julkisiin hankintoihin, hankintamenettelyihin sekä hankintatoiminnan järjestämiseen löytyy useita kattavia oppaita. Tätä dokumenttia on kuitenkin tarkoituksenmukaista käyttää yhdessä valtiovarainministeriön kuntarakennemuutostukeen laatiman hankintaohjeistuksen ( kanssa. Siellä todetut yleiset periaatteet ovat pitkälti sellaisenaan sovellettavissa myös tämän ohjeen kohdealueeseen. Ohjeeseen on pyritty tuomaan käytännön esimerkkejä kahden laajan sosiaali- ja terveydenhuoltosektorin ICT -hankinnan kautta, jo läpiviety palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmän (PSOP) sekä tätä ohjetta kirjoitettaessa parhaillaan toteutettava sosiaalija terveyspalveluiden ajanvaraus- ja palvelunhallintaratkaisun (Hyvis) hankinta. Paitsi että yleensä lisäävät ohjeen konkreettisuutta, mainitut esimerkit nostavat esiin erityisesti sidosyksikköhankintoja sekä hankintayksiköiden yhteistyötä ja sen hallintaa hankinnan eri vaiheissa koskevaa problematiikkaa. Ohje on laadittu osana Sähköisen asioinnin ja demokratian vauhdittamisohjelman (SA- De -ohjelma) sosiaali- ja terveysalan palvelukokonaisuutta Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) ja Kuntaliiton yhteistyönä. Lukijalle huomautetaan, että tämä ohje on laadittu kirjoittamishetkellään keväällä 2014 voimassa olevan hankintalainsäädännön näkökulmasta. Hankintadirektiivit 2 ovat uudistuneet keväällä 2014 (julkaistu EU:n virallisessa lehdessä , Suomessa hankintalainsäädännön uudistamisen hankintadirektiivin mukaiseksi valmistelua varten on asetettu ohjausryhmä ja pienempi valmisteluryhmä, joiden toimikausi kestää vuoden 2015 huhtikuun loppuun. Tällä hetkellä julkilausuttuna tavoitteena on, että uusi hankintalaki tulisi voimaan keväällä Keskeiset hankintadirektiivien muutokset ja siten kansalliseen lainsäädäntöönkin siirtyvät periaatteet on käsitelty tämän ohjeen liitteessä 1. 1 Tässä ICT:n määritelmästä on tarkoituksellisesti jätetty pois ICT -infrastruktuuria koskevat palvelut sekä tavarahankinnat (kuten ICT -koneet ja laitteet, tai muut ICT:tä hyödyntävät lääkinnälliset kojeet). Niiden osalta hankinnoissa tyypillisesti tulee noudattaa ensisijaisista hankinnoista annettuja ohjeita ja määräyksiä, eikä niihin kohdistu lähinnä joitain vientiehtoja ja ympäristötekijöitä lukuun ottamatta sote -hankintojen näkökulmasta huomioitavia erityispiirteitä. 2 Klassinen, erityisalojen ja konsessiodirektiivit, kukin annettu

4 SUOMEN KUNTALIITTO Hankintaohje versio (19) 2 Hankintojen valmistelu Hankinnoissa ja sopimuksissa onnistumisen edellytykset luodaan toimialasta riippumatta hankinnan suunnittelu- ja valmisteluvaiheessa. Vaiheeseen sisältyy huomattava määrä erilaisia suunnittelutehtäviä, joten siihen on syytä varata myös riittävästi aikaa, tyypillisesti mieluummin kuukausia kuin viikkoja, luonnollisesti hankinnan mittakaavasta riippuen. Hankintaa yleisesti ottaen harvemmin tehdään kokonaan uuteen toimintaympäristöön tai ilman aiempaa sopimuskantaa olevaan tilanteeseen. Jossain määrin tämä on tyypillisempää ICT -hankintojen kyseessä ollessa, jolloin silloinkin uutuus enemmin muodostuu palvelukanavasta tai -mallista kuin kokonaan uudesta toiminnasta tai palvelusta. Siksi tulevien tarpeiden kartoituksen ja kuvaamisen ohessa voimassa olevien hankintasopimusten ja niiden vaikutusten selvittäminen muodostavat hankintojen valmisteluvaiheen keskeiset tehtävät. Näitä työvaiheita on käsitelty ICT -hankintojen näkökulmasta erityisesti kunta- ja palvelurakennemuutosten ICT -tuki kokonaisuuden Sopimukset ja hankinnat -ohje ( Koska ko. osa-alueeseen ei liity toimialakohtaisia erityispiirteitä, ei tätä käsitellä lähemmin tässä ohjeessa. Sosiaali- ja terveydenhuollon hankintoja suunnitellessa ja valmistellessa on oleellista tuntea muista hankinnoista poikkeava lainsäädäntö, jota ja jonka sovellettavuutta ICT - hankintoihin käsitellään lähemmin luvussa 2.1. Samoin hankintayksiköiden ns. in-house -yksiköitä sekä yleensä sidosyksiköitä koskeva sääntely on erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollossa keskeinen kysymys, sillä sektorilla erilaiset yhteistyöjärjestelyt ja toimijoiden keskinäiset suhteet ovat tyypillisesti verraten moniulotteisia. Samoin tulossa olevat sektorin lainsäädännön sekä kunta- ja palvelurakenteen muutokset tuovat tähän omat haasteensa, erityisesti kun eri alojen lainsäädäntö ei aina kulje käsi kädessä (hallituksen esitykset sekä ajantasainen lainsäädäntö VM:n hankesivusto Kansalliseen hankintalakiin odotetaan muutoksia EU-parlamentin hyväksyttyä uudet hankintadirektiivit. Tällä on merkittäviä vaikutuksia myös sosiaali- ja terveydenhuollon hankintoihin mm. kansallisen hankintalain ns. B -liitteen (josta lisää jatkossa) poistumisen sekä aiempaa selvästi yksityiskohtaisempien sidosyksikköhankintojen sääntelyn myötä. Koska kansallinen ko. lainsäädännön muutostyö on vasta alkuvaiheissaan, pitäydytään tässä ohjeessa pääosin voimassaolevaan sääntelyyn, mahdollisuuksien mukaan kuitenkin viitaten uusien direktiivien myötä tuleviin muutoksiin. Sinänsä esimerkiksi tulevien sote-alueiden ( lukumäärä ei suoraan vaikuta hankintalainsäädännön soveltamiseen muuttuvassa palvelurakenteessa. Keskeinen tekijä on eri (itsenäisten) organisaatiotasojen välisen yhteistyön järjestämisen tapa (sidosyksikkösääntely) ja eri tasoille määritellyt tehtävät ja vastuut (kuka hankkii mitäkin, järjestämis- ja tuottamisvastuut). 2.1 Sote -hankintojen erityispiirteet Julkisiin hankintoihin sovelletaan seuraavaa ohjaavaa lainsäädäntöä: Laki julkisista hankinnoista (348/2007, hankintalaki); Laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista (349/2007, erityisalojen hankintalaki); Laki julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista (1531/2011);

5 SUOMEN KUNTALIITTO Hankintaohje versio (19) Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista (614/2007, hankinta-asetus); sekä Laki sähköisestä huutokaupasta ja dynaamisesta hankintajärjestelmästä (698/2011, shankl). Viimeksi mainittua sovelletaan hankintayksikön käyttäessä hankintamenettelynä laissa kuvattua sähköistä huutokauppaa tai dynaamista hankintajärjestelmää. Lainsäädännön mukainen tavoite on, että julkishallinnon rajallisilla resursseilla hankitaan markkinoilta laadultaan ja hinnaltaan parhaita mahdollisia palveluja. Laki säätelee periaatteet ja menettelytavat, joita hankintojen tekemisessä noudatetaan. Se mitä lainsäädäntö ei säätele, on mitä hankitaan ja millaisin ehdoin. Hankittavasta palvelusta sen sisällöstä, laadusta ja hankinnan ehdoista päättää aina yksin ostaja tai yhteishankinnassa ostajat keskenään sopien. EU:n julkisia hankintoja koskevat direktiivit (ns. hankintadirektiivi 2004/18/EY ja ns. erityisalojen hankintadirektiivi 2004/17/EY) määrittelevät sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnat ns. toissijaisiin palveluhankintoihin, 3 joita regulaatio ei pääsääntöisesti koske. Toissijaisten palveluhankintojen menettelytavoista säädetään kuten hankintalain EU -kynnysarvot alittavista hankinnoista (luku III). Toissijaisiin palveluihin sovelletaan kuitenkin direktiivien mukaisia säännöksiä hankinnan kohteen teknisistä määrittelyistä sekä jälki-ilmoitusvelvollisuudesta (ks myös tämän ohjeen liite 1. Hankintadirektiivien keskeiset muutokset ja uudistukset; jaottelu toissijaisiin palveluhankintoihin tulee poistumaan kansallisen hankintalain uudistuksen myötä) Kynnysarvosääntely Pääsääntöisesti kaikki kuntien, kuntayhtymien ja sairaanhoitopiirien yksityisiltä palveluntuottajilta tekemät kokonaisarvoltaan yli euron (Hankintalaki 15, kansallinen liitteen B mukainen terveydenhoito- ja sosiaalipalveluiden kynnysarvo) määräiset terveydenhoito- ja sosiaalipalveluhankinnat kuuluvat hankintalain soveltamisalan piiriin. Kansallisen kynnysarvon alittavissa (yleisraja tavara- ja palveluhankinnat euroa, terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut euroa; ajantasaiset kynnysarvot hankinnoissa hankintamenettelyn valinta ja kilpailuttamismenettelyn kulku ovat hankintayksiköiden omassa harkinnassa. Näihin hankintoihin on kuitenkin suositeltavaa soveltaa EY:n perustamissopimuksen sekä kansallisen hankintalain 2 mukaisia julkisen hallinnon yleisiä periaatteita: avoimuutta, tasapuolisuutta, syrjimättömyyttä ja yleisiä suhteellisuuden vaatimuksia. Se, ettei hankintaan sovelleta lain regulaatiota, ei poista sitä, että hankintayksiköillä voi olla omia näitä ns. pienhankintoja koskevia ohjeitaan, eikä se etenkään poista sitä ettei myös näissä hankinnoissa ole hyvä noudattaa hankintojen yleensä parhaita käytäntöjä. Pienhankinnoissa (ks. myös liite 2) pätevät monet tässäkin ohjeessa esitetyt käytännöt, luonnollisesti sovitettuna hankinnan mittakaavaan. Vaikkei organisaatiossa olisi erityistä omaa ohjeistusta pienhankinnoille, toimiminen niissä yhdenmukaisella ja systemaattisella tavalla lisää yhtä hyvin niidenkin tehokkuutta. Tässä ohjeessa keskitytään ICT -hankintoihin, joissa tyypillisesti ylitetään em. kynnysarvo. Kynnysarvon laskemisessa taas kaikkien hankintojen kohdalla tulee käyttää 3 Ensisijaisia palveluhankintoja ovat käytännössä kaikki palveluhankinnat (lista A), joista ei ole säädetty jotain poikkeusta. Ensisijaisiin palveluhankintoihin sovelletaan hankintalakia kokonaisuudessaan, lukuun ottamatta sen lukua 9. Toissijaisia palveluhankintoja ovat paitsi tässä ohjeessa käsitellyt terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut, niin myös mm. oikeudelliset palvelut, erilaiset kuljetuspalvelut, hotelli- ja ravintolapalvelut jne. Tavarahankintoja kohdellaan tyypillisesti kuten ensisijaisia palveluhankintoja.

6 SUOMEN KUNTALIITTO Hankintaohje versio (19) suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Arvoa laskettaessa on otettava huomioon myös mahdolliset vaihtoehtoiset toteuttamistavat sekä hankintasopimukseen sisältyvät optio- ja pidennysehdot (Hankintalaki 17 ). Näin siitäkin huolimatta tullaanko esim. tätä optio-oikeutta käyttämään vai ei Hankintalain soveltaminen Huomionarvoista sosiaali- ja terveyssektorin hankinnoissa on se, ovatko ohjeen painopisteenä olevat ICT -hankinnat kulloisenkin hankinnan ensisijainen kohde erimerkiksi terveydenhuollon perustietojärjestelmä, vai vain osa laajempaa kokonaisuutta - esimerkiksi osana työterveyshuollon palveluita tarjottava raportointiportaali tarjottava palvelu. Ensimmäisessä esimerkissä kyseeseen tulee hankintalain ensisijaisia palveluhankintoja (liite A) koskeva sääntely (kynnysarvot, määräajat jne.). Se ei siis ole toissijainen palveluhankinta kohteena olevasta terveydenhuollon sektorista riippumatta. Jälkimmäisessä, erityisesti kokonaispalveluna hankittaessa, kyseessä on edellä käsitelty toissijainen (liite B) palveluhankinta. Hankintalakia ei myöskään sovelleta hankintoihin, jotka ovat hankintalain nojalla salassa pidettäviä, joiden toteuttaminen edellyttää lakiin perustuvia erityisiä turvatoimenpiteitä tai jos valtion keskeiset turvallisuusedut (ks. laki julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista sekä julkisuudesta laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta sitä vaativat. Yleisiin turvallisuusintresseihin liittyvät salassapitoperusteet eivät sovellu käytettäväksi tämän ohjeen kohdealueella. Salassapitotarve voi kuitenkin liittyä myös yksilön (esim. sosiaali- tai terveyspalvelun loppuasiakkaan) asemaan. Siten salassa pidettäväksi hankinnaksi voidaan katsoa ehtojen täyttyessä myös hankinnat, joiden kilpailuttaminen vaarantaisi muun lainsäädännön (esim. laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja lastensuojelulaki nojalla salassa pidettävien tietojen luottamuksellisuuden. ICT - hankinnassa, jossa tietojärjestelmällä saatetaan käsitellä tai palvelinympäristössä säilyttää merkittäviä määriä tällaisia salassa pidettäviä tietoja, tämän huomioonottaminen korostuu. Salassapitotarve on aina kuitenkin arvioitava tapauskohtaisesti. Useimmiten sitä ei myöskään voi käyttää perusteena hankintalain soveltamatta jättämiseen, vaan esim. ICT -hankinnoissa se vain muodostaa erään keskeisen, hankinnan suunnittelussa ja vaatimusmäärittelyssä erityistä huolellisuutta edellyttävän asiakokonaisuuden. 4 Salassapito- ja turvallisuusintressit on ensisijaisesti pyrittävä turvaamaan hankintalainsäädännön mukaisissa menettelyissä esimerkiksi käyttämällä ne turvaavia hankintamenettelyjä ja käytäntöjä. Salassapitotarpeen koskiessa vain osaa hankinnasta, loppuosa hankinnasta kuuluu yleensä kilpailuttamisvelvoitteen piiriin. Lisäksi sosiaali- ja terveyspalveluhankinnat on useimmiten ja ICT -hankinnat käytännössä aina tarkoituksenmukaista kilpailuttaa suurissa kokonaisuuksissa, ei yksittäisten henkilöiden palveluja koskevina, tulee myös tätä kautta salassa pidettäviä hankintoja koskeva lain soveltamisajan rajaus käytännössä harvoin sovellettavaksi. Muulla tavoin kuin hankintasopimuksina toteutettavat hankintayksiköiden väliset yhteistyöjärjestelyt eivät nekään kuulu hankintalain soveltamisalaan. Hankintasopimuksen sijasta kyse voi olla sopimukseen tai hankintayksiköiden päätöksiin perustuvasta hallinnon järjestämisestä. Tämä rajaus koskee yhtä hyvin sosiaali- ja terveydenhuollon so- 4 Toisin päin tarkasteltuna tarjouskilpailun tiedot ovat lähtökohtaisesti julkisia, lukuun ottamatta liike- ja ammattisalaisuuksia. Henkilötietojen julkisuus ratkeaa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (ns. julkisuuslain) mukaan. Myös henkilötiedot ovat siten lähtökohtaisesti julkisia. Niiden antamistapaa on kuitenkin lailla erikseen rajoitettu. Vastaavasti hankinnasta toimittajalle syntyvä referenssi on lähtökohtaisesti julkinen, ellei sen salassa pitämiselle ole julkisuuslain nojalla perustetta.

7 SUOMEN KUNTALIITTO Hankintaohje versio (19) pimusjärjestelyjä kuin mitä muita vastaavia tahansa. Kyse on siis sopimuksenvaraisista järjestelyistä, ei esim. laista johtuvasta menettelystä (esim. sote -sektorin eri toimijoiden sidosyksikköaseman tulkinta). Edellä todettua lainsäädäntöä sovelletaan silloin, kun hankintayksikkö tekee itsenäisen juridisen henkilön (organisaation) kanssa vastiketta vastaan (tietyin periaattein myös vastikkeetta) hankintasopimuksen riippumatta siitä onko tämä yksikkö itse hankintayksikkö. Tulkinnallisia haasteita ja epäselvyyksiä aiheuttaa tyypillisesti sidosyksikkösääntely, jota käsitellään tarkemmin tämän ohjeen seuraavassa luvussa. 2.2 Sidosyksikköhankinnat Tässä luvussa käsitellään lähemmin ns. sidosyksikköhankintoja, niitä koskevaa lainsäädäntöä, oikeustapauksia sekä sidosyksikkösääntelyn soveltamista sote -sektorille. Luvussa huomioidaan myös mahdollisuuksien mukaan tulevat lainsäädännön muutokset sellaisina kuin ovat olleet tätä ohjetta laadittaessa tiedossa. Sidosyksikköhankinnat ovat hankintoja, jotka tehdään hankintayksikön määräysvallassa olevalta yksiköltä. Hankintalain pääsääntö on kilpailuttamisvelvollisuus. Lähtökohtaisesti kaikki kahden erillisen ja itsenäisen toimijan väliset sopimukset on kilpailutettava, mikäli niihin sisältyy velvoite tuottaa palveluja korvausta vastaan. (Laki julkisista hankinnoista, 348/ 2007, jäljempänä Hankintalaki) Kun osakeyhtiö on omistajastaan erillinen oikeussubjekti, ja omistajataho on hankintalain tarkoittama hankintayksikkö, osakeyhtiöltä hankittavat hyödykkeet on pääsääntöisesti kilpailutettava. Poikkeuksen muodostaa ns. sidosyksikkötilanne, jossa kunta tai kuntayhtymä omistaa yhtiön, ja yhtiö tuottaa hyödykkeitä vain kunnalle tai kuntakonsernille eikä kilpaile markkinoilla. Tällöin yksiköltä voidaan hankkia tavaroita ja palveluita kilpailuttamatta. Jos tällainen yhtiö harjoittaa toimintaa merkittävässä määrin markkinoilla, se menettää sidosyksikköasemansa hankintalain näkökulmasta Sidosyksikkösääntely Sidosyksikköhankinnan määritelmä on sisällytetty Hankintalain 10 :n. Lain 10 :n mukaan lakia ei sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee siitä muodollisesti erilliseltä ja päätöksenteon kannalta itsenäiseltä yksiköltä. Edellytyksenä on, että myyjä harjoittaa pääosaa toiminnastaan niiden hankintayksiköiden kanssa, joiden määräysvallassa se on. EU-oikeuskäytännössä on tarkentunut rajaus, jonka mukaan sidosyhteisön omistajana voi olla muita hankintayksiköitä mutta ei lainkaan yksityisiä tahoja. Muodollisesti erilliset ja päätöksenteon kannalta itsenäiset yksiköt, joiden välillä ei vallitse Hankintalain 10 :ssä tarkoitettua sidossuhdetta, eivät voi tehdä hankintoja toisiltaan ilman kilpailuttamista. Siten myös kahden erillisen hankintayksikön väliset hankinnat tulee yleensä kilpailuttaa. Sidosyksikköaseman saavuttamiseksi sidosyksikkö ei voi tuottaa palveluja markkinoille, vaan pääosan toiminnasta on suuntauduttava ja tapahduttava hankintayksiköille. Sidosyksikköhankintoja koskeva sääntely rajoittaa kunnan tai muun hankintayksikön oikeutta ostaa palveluja suoraan kilpailuttamatta sen osaksi tai kokonaan omistamalta yhtiöltä tai muulta yhteisöltä. Suoraostomahdollisuus on kuitenkin olemassa laissa säädettyjen ja oikeuskäytännössä määriteltyjen kriteerien täyttyessä. Sidosyksikköhankintoja koskevat edellytykset on kirjattu hankintalain 10 :n. Hankintayksikön ei tarvitse kilpailuttaa hankintoja sellaiselta omaan organisaationsa kuulumattomalta muodollisesti erilliseltä ja päätöksenteon kannalta itsenäiseltä yksiköl-

8 SUOMEN KUNTALIITTO Hankintaohje versio (19) tä, jos hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa valvoo yksikköä samoin kuin omia toimipaikkojaan ja jos yksikkö harjoittaa pääosan toiminnastaan niiden hankintayksiköiden kanssa, joiden määräysvallassa se on. Tällaiset tosiasiallisesti hankintayksiköstä riippuvaiset yksiköt eivät EU-tuomioistuimen mukaan ole aidosti itsenäisiä, joten niihin voidaan hankintojen osalta suhtautua kuin omiin yksiköihin. Ne ovat eräänlaisia konsernin sisäisiä palveluyksiköitä (ns. in-house - yhtiöt). Ehtona on kuitenkin lisäksi, että tällaiset sidosyksiköt eivät toimi käytännössä lainkaan markkinoilla. Sote -sektorilla erillisiä yksiköitä (esim. liikelaitoksia tai osakeyhtiöitä) on perustettu esimerkiksi ICT-, työterveys- ja laboratoriopalveluiden tuottamiseen. Mikäli nämä yksiköt tuottavat palveluja myös muille kuin omistajina oleville, määräysvaltaa käyttäville hankintayksiköille (yleensä kunnalle tai kuntayhtymälle), sidosyksikkösääntelyn mahdollistama poikkeus kilpailutuksesta ei ole mahdollinen. Jos sosiaali- ja terveyspalveluja tuottava yksikkö tuottaa palveluja vain omistajalleen, palveluja voidaan ostaa suoraan. Mikäli yksikkö tuottaa palveluja myös ulkopuolisille (esimerkiksi yrityksille), sidosyksikköasema voi vaarantua, jonka seurauksena omistaja ei voi enää hankkia palveluita yksiköltään suoraan, vaan hankittavat palvelut tulee kilpailuttaa hankintalain mukaisesti. Tällöin omalla yksiköllä ei ole omistuksesta huolimatta etusijaa kilpailutuksessa muihin nähden, vaan hankinta tulee tehdä avoimin ja neutraalein kriteerein. Tällaisessa tilanteessa on mahdollista, että oma yksikkö ei voita tarjouskilpailua, vaan palvelut tulevat ostettaviksi ulkopuoliselta tuottajalta. Tämän voi välttää sillä, että omassa omistuksessa oleva yksikkö tuottaa palveluita vain omistajalleen, ja mahdollisesti vetäytyy markkinoilta. Vähäistä tai satunnaista myyntiä voi olla myös muulle kuin omistajataholle, mutta toiminnan on pääsääntöisesti tapahduttava omistajan kanssa, jotta sidosyksikköpoikkeus soveltuu. Sidosyksikköhankintoja koskevat poikkeukset ja reunaehdot ovat määräytyneet EUtuomioistuimen oikeuskäytännössä ( ja ne on otettu mukaan myös hankintadirektiiviuudistuksiin. Tuomioistuin on tulkinnut kilpailuttamista koskevia sidosyksikköpoikkeuksia suppeasti. Tämä näkyy myös uudemmassa oikeuskäytännössä, jossa poikkeuksia on edelleen supistettu. Oikeuskäytännön mukaan sidosyksikköaseman säilyttämiseksi markkinoille suuntautuva toiminta voi olla enintään noin 10 % tytäryhteisön kokonaisliikevaihdosta, jotta emoyhteisönä oleva hankintayksikkö voi hankkia palveluja tytäryhteisöltään kilpailuttamatta. Jos toimintaa harjoitetaan markkinoilla merkittävissä määrin, sidosyksikköasema menetetään, ja kaikki hankinnat omistetulta yhtiöltä on kilpailutettava. Liikevaihtokriteeri ei ole laissa täsmällisesti määritelty, mutta oikeuskäytännön kanta markkinoilla harjoitettavan toiminnan osuuteen on jatkuvasti tiukentunut. In-house -yhtiön vastakohta on ns. out-house -yhtiö. Mikäli sidosyksikköasemaa koskevat ehdot eivät täyty, osakeyhtiöltä ostettavat palvelut ja tavarat on tällöin kilpailutettava Hankintalain edellyttämällä tavalla. Hankintalaissa määritelty kilpailutusvelvollisuus sekä kilpailutuksen kynnysarvot tulevat sovellettavaksi. Kilpailutuksessa konserniin kuuluvaa osakeyhtiötä tarkastellaan kuin mitä tahansa tarjoajaa. Sidosyksikkökriteerit (ks. myös liite 1) ovat liikevaihtorajojen osalta suhteellisen tiukat, ja markkinoilla toimittaessa in-house -aseman säilyttäminen saattaa olla vaikeaa. Sidosyksikköpoikkeukseen sisältyy kokonaisliikevaihdosta laskettavia prosentuaalisia osuuksia, jotka määräävät sitä, milloin kyse on toiminnasta pääosin määräysvallan omaavien hankintayksiköiden kanssa. Kotimaisessa tapauksessa KHO:2012:61 Korkein hallinto-oikeus ( linjasi kuntakonserniin kuuluvan, työterveyspalveluita tuottavan osakeyhtiön osalta 25

9 SUOMEN KUNTALIITTO Hankintaohje versio (19) % ulkopuolelta tulevan liikevaihdon olevan liian korkea sidosyksikköaseman säilymiseksi, jolloin osakeyhtiöltä hankittavat palvelut olisi tullut kilpailuttaa Hankintalain mukaisesti. Kaupunki oli yhdessä samalla alueella toimivan kahden kuntayhtymän kanssa perustanut työterveyshuollon palvelujen järjestämistä varten osakeyhtiön. Yhtiön mainitut omistajat olivat myös itse sitoutuneet määräajaksi hankkimaan työterveyshuollon palvelut yhtiöltä. Yhtiön liikevaihdosta noin 75 % muodostui omistajille tarjotuista palveluista ja loput noin 25 % yhtiön ulkopuolisille tarjotuista palveluista. Yhtiön ulkopuolisiin suuntautunut toiminta muodostui kunnan järjestettäväksi säädetyn, niin sanotun lakisääteisen työterveyshuollon palvelujen tarjoamisen lisäksi merkittävässä määrin sellaisten sairaanhoito- ja terveydenhuoltopalvelujen tarjoamisesta, jotka eivät kuuluneet lakisääteiseen työterveyshuoltoon. Tältä osin yhtiö tosiasiassa kilpaili palveluvalikoimansa perusteella yksityisten työterveyshuollon palvelujen tarjoajien kanssa samoista asiakkaista. Korkein hallinto-oikeus katsoi, että yhtiö ei harjoittanut julkisista hankinnoista annetun lain 10 :ssä tarkoitetulla tavalla pääosaa toiminnastaan sen omistajien kanssa. Yhtiön omistajien päätös hankkia työterveyshuollon palvelut yhtiöltä ei siten ollut kyseisessä pykälässä tarkoitettu hankintayksikön sidosyksiköltä tehtävä hankinta, johon lakia ei olisi tullut soveltaa. Tapauksessa KHO viittasi EU-oikeuskäytäntöön ja erityisesti tapaukseen C-295/05, jossa EU-tuomioistuin on katsonut sidosyksikön toiminnasta 90 prosentin osuuden kohdistuminen omistaviin hankintayksiköihin olleen sidossuhteen olemassaolon kannalta riittävää. Analogisesti tapauksesta ja EU-tuomio-istuimen oikeuskäytännöstä voidaan johtaa sääntö, jonka mukaan yhteisön liikevaihdosta enintään +-10 % voi muodostua ulkopuolisille (ts. markkinoille; muille kuin omistajille) tarjottavista palveluista. Tämän rajan ylittyessä sidosyksikköasema menetetään, ja yhteisöltä tehtävät hankinnat on kilpailutettava. Nämä liikevaihtorajat tullaan kirjaamaan myös uudistettaviin hankintadirektiiveihin sekä vastaavasti kotimaiseen sääntelyyn. Pääsääntöisesti sidosyksikköaseman säilyttäminen markkinaehtoisen yhtiön osalta on vaikeaa, sillä kokonaisliikevaihtoa koskeva ehto lasketaan osakeyhtiön liikevaihdosta, ja markkinoilla pääosin toimivan yhtiön osalta tämä ehto ei täyty jo toiminnan perusajatuksen vuoksi. Yhtiöitettävän toiminnan markkinoille vietävän osan kannalta sidosyksikköaseman säilyttäminen on epätodennäköistä, ja jatkossa emoyhteisön tulee kilpailuttaa omistamaltaan osakeyhtiöltä mahdollisesti hankkimat tavarat ja palvelut hankintalain mukaisesti. Tällöin kaikki emoyhteisön tekemät, kynnysarvon ylittävät hankinnat tulee kilpailuttaa Hankintalain säännösten mukaisesti, eikä niitä voida ostaa suoraan tytäryhteisöltä ilman kilpailutusta. Kuntalain 2 b :n 4 momentissa ( on lisäksi säädetty poikkeuksesta, jolla mahdollistetaan palvelujen myynti hankintalain 10 :ssä määritellylle sidosyksikölle. Näiden palvelujen myyntiä ei ole rajattu pelkästään tukipalveluihin, vaan sidosyksikölle voidaan myydä myös muita palveluja. Säännöksen soveltamisala ja palvelujen myyntimahdollisuus on rajattu vain sidosyksiköihin, jolla turvataan, ettei kysymys ole toiminnasta kilpailutilanteessa markkinoilla (HE 33/2013 vp s. 36.). Sidosyksikkösäännökset tulevat nyt myös uuteen hankintadirektiiviin. Tällä hetkellä sidosyksikkösäännös on vain kansallisessa hankintalaissa sekä EU-tuomioistuimen ratkaisukäytännössä. Direktiivi määrittää sidosyksikkösuhteen edellytykset (määräysvalta, markkinoilla toimimisen rajoitukset) ja avaa sitä, miten markkinoilla toimimista arvioidaan liikevaihdosta ja muista tunnusmerkeistä. Direktiivi sisältää nimenomainen rajoituksen, jonka mukaan sidosyksikön tulee harjoittaa pääosaa toiminnastaan omistajan /

10 SUOMEN KUNTALIITTO Hankintaohje versio (19) yksikköä ohjaavan tahon kanssa. Yli 80 % yksikön toiminnasta tulee tapahtua omistajan / yksikköä hallitsevan ja ohjaavan tahon kanssa. Tämän mukaisesti alle 20 % liikevaihdosta voi kohdistua muihin kuin määräysvaltaa käyttäviin hankintayksiköihin. Sidosyksikössä ei lisäksi saa lähtökohtaisesti olla lainkaan yksityistä omistusta, jotta sidosyksikkösääntely voi soveltua. Direktiivi asettaa ylärajan sallitun markkinatoiminnan määrälle mutta kansallisesti luku voi olla pienempikin. 20 % sääntö lasketaan sekä sidosyksiköiden että horisontaalisen yhteistyön 5 osalta keskimääräisestä kokonaisliikevaihdosta tai vastaavasta luvusta kolmen edeltävän vuoden ajalta. Uuden hankintadirektiivin sidosyksikkösäännöistä ei kuitenkaan saada vastausta sellaisen yhteistyön asemaan, joka toteutuu suoraan kahden hankintayksikön välillä ilman yhteistä sidosyksikköä. Yhden tai useamman hankintayksikön suorittamat yhteishankinnat ovat edelleen mahdollisia, mutta toisilta hankintayksiköltä hankittavat palvelut ovat tulkinnanvaraisia sen osalta, tuleeko tällaiset yhteistyön muodot kilpailuttaa hankintalainsäädännön mukaisesti. Uudessa hankintadirektiivissä ei velvoiteta ulkoistamaan palveluja, mikäli palvelut halutaan järjestää edelleen itse tai muutoin kuin hankintasopimuksilla. On muistettava, että lakisääteisten palveluiden (Kuntalain 2 a :n 2 momentin 1 ja 2 kohdat; järjestäminen (ja siihen liittyvät kuntien yhteistoimintajärjestelyt, joiksi voitaneen katsoa esim. sote -alueet) ei kuulu direktiivin soveltamisalaan (mutta tuottaminen tyypillisesti kuuluu). Hankintadirektiivi tulee panna täytäntöön kansallisessa lainsäädännössä, ja hankintalain uudistus on parhaillaan käynnissä. Kansallisesti tulee määriteltäväksi erikseen vielä monia asioita, joiden osalta hankintadirektiivi jättää liikkumavaraa jäsenvaltioille. Näistä keskeisin on, mitkä menettelyt otetaan käyttöön sote -palvelujen hankinnassa Sidosyksikkösääntelyn soveltaminen sote -järjestämislakiluonnokseen SOTE -järjestämislakiluonnos on tätä kirjoitettaessa ollut nimensä mukaisesti vasta luonnosvaiheessa, joten sen vaikutuksia julkisiin sote -hankintoihin ei ole ollut mielekästä tarkastella arvioinnin spekulatiivisuudesta johtuen. Tätä ohjetta tullaan täydentämään alustavasti syksyn 2014 aikana, kun järjestämismallista on enemmän tietoa käytettävissä 2.3 Valmisteluvaiheen muistilista Seuraavassa esitetään eräitä keskeisiä hankinnan valmisteluvaiheessa huomioitavia asioita. Osa on yleispäteviä, osa enemmän ICT -hankinnoissa merkityksellisiä. Lista ei kata valmisteluvaiheen yleisimpiä parhaita käytäntöjä, kuten selkeän hankintasuunnitelman laatiminen, käytettävien hankintamenettelyiden suunnittelu suhteessa hankinnan kohteeseen, riittävä ja oikea resursointi, huolellinen aikataulusuunnittelu jne., vaan keskittyy lähinnä asioihin, joista useimmiten löytyy korjattavaa hankinnassa kuin hankinnassa. Eräs keskeisimpiä työvaiheita missä tahansa hankinnassa on määritellä hankinnan kohteen kannalta riittävällä yksityiskohtaisuudella mitä ollaan hankkimassa. Ilman riittäviä lähtötietoja toimittajat eivät joko pysty tarjoamaan ollenkaan tai ainakin riski tarjousten keskinäisen vertailtavuuden puutteille on suuri. Samoin tämä voi näkyä hinnoissa toimittajien riskivaraumia. Toisaalta, aivan yhtä tärke- 5 Horisontaalisella yhteistyöllä tarkoitetaan hallinnollisesti tai tuotanto- tai jakeluketjun samalla portaalla olevien toimijoiden (esim. kahden tai useamman hankintaviranomaisen kuten kahden kunnan tai yrityksen) välistä yhteistyötä.

11 SUOMEN KUNTALIITTO Hankintaohje versio (19) ää on välttää liian yksityiskohtaisia määrityksiä, jotka eivät jätä toimittajille mitään liikkumavaraa ja saattavat jopa rajoittaa (lainvastaisestikin) kilpailua. ICT - hankinnoissa mieti myös onko tarkoituksenmukaista hankkia yksittäisiä palveluita (konsultointia tai osaamista) vai kokonaispalvelua (kuten tietojärjestelmien kyseessä ollessa SaaS 6 -palvelua), omaisuutta (esim. laitteita) vai oikeuksia (esim. lisenssejä) vai joitain näiden yhdistelmiä. Edellä mainitut asiat muodostavat myös erilaisia kustannusrakenteita. Suositeltavaa on aina minimissään suorittaa hankinta siten, että hankintasopimuksella sidottavat ulkoiset kustannukset ovat mahdollisimman ennustettavissa tiedossa. Jo hankintaa suunnitellessa on ulkoisten kustannusten lisäksi mahdollisuuksien mukaan arvioida myös hankinnan elinkaarikustannuksia (ulkoiset ja sisäiset kustannukset sekä mitattavat hyödyt). Ne voivat vaikuttaa oleellisesti siihen, miten hankinta kannattaa toteuttaa. Tämä menettely on suositeltavaa kaikissa monivuotisissa ja euromäärältään laajoissa (esim. EU-kynnysarvon ylittävissä) hankinnoissa. Suunnittele hyvissä ajoin mahdollisten yhteistyöjärjestelyiden (esim. sidosyksiköiden rooli, yhteishankinnat jne.) vaikutukset hankintaprosessin läpivientiin. Varaa tälle suunnittelulle ja sen edellyttämille sopimuksellisille, toiminnallisille ja teknisille järjestelyille mieluummin hieman liikaa kuin liian vähän aikaa. Hyvissä ajoin on hyvin tapaussidonnainen, mutta tyypillisesti tarkoittaa ajanjaksoa useista viikoista useisiin kuukausiin, peukalosääntönä sitä kauemmin mitä kompleksisempi hankinnan kohde on ja mitä useampia osapuolia on mukana. Karkeana keskiarvona laajoissa ICT -hankinnoissa voinee pitää 8-12 viikkoa. Hankintaa harvoin tehdään tyhjään kenttään. Selvitä olemassa olevat hankinnan kohdealueen sopimusjärjestelyt (niin toimittajat kuin erilaiset yhteistyöjärjestelytkin esim. toisten julkishallinnon yksiköiden kanssa) sekä viesti näille sopimusosapuolille mahdollisimman aikaisessa vaiheessa tulevista muutoksista, jotta myös he voivat osaltaan selvittää sen vaikutuksia ja tarvittaessa tukea tulevan hankinnan tuloksellisuutta. Erityisesti yhteistyöjärjestelyiden kyseessä ollessa kaikkien osapuolien samanaikainen valmius toimia ja tehdä päätöksiä on tärkeää. Vaikka yleensä suositeltavaa, aina ei kaikista yhteistyöjärjestelyistä ole sovittu sopimuksella tai ylipäänsä kirjallisesti. On siis syytä selvittää myös mahdolliset muut kuin kirjallisiin sopimuksiin perustuvat yhteistyö-/hankintajärjestelyt. Tällaisista, erityisesti mikäli niihin kohdistuu joitain piilokustannuksia, voi löytyä myös merkittäviä tehostamismahdollisuuksia. Hankinnan kohdealueen sopimusjärjestelyjen selvittämisen tulisi sisältää paitsi kaikkien osapuolten tunnistamisen, niin myös sopimuskausien pituuksien sekä sopimusten keskeisten ehtojen, mukaan lukien erilaisten aineettomien oikeuksien läpikäynnin. Nämä kaikki voivat vaikuttaa paitsi siihen miten tuleva hankinta on mielekästä toteuttaa, myös varsinaisen hankinnan kohdealueen määrittelyyn. Esimerkiksi oikeudet olemassa oleviin ratkaisuihin voivat sekä tarjota uusia mahdollisuuksia että sulkea joitain toisia. Perustettaessa kokonaan tai vain osinkin uusia yhteistyöjärjestelyitä eri hankintayksiköiden (kuntien, kuntayhtymien jne.) kesken, usein tilanne on se, ettei hankinnan kohdealueella mahdollisesti ennalta olemassa olevien sopimusjärjestelyiden voimassaolot ole yhdenmukaisia. On siis oleellista ainakin varmistua sii- 6 SaaS = Software as a Service, ohjelmisto palveluna.

12 SUOMEN KUNTALIITTO Hankintaohje versio (19) tä, onko tarpeen ja onko ylipäänsä oikeudellisia edellytyksiä muuttaa voimassa olevien sopimusten kestoa tai ehtoja. Hankittaessa aineetonta omaisuutta (lisenssejä, käyttöoikeuksia, kaikkia oikeuksia) ja erityisesti kyseessä ollessa yhteishankinnan, keskeistä on määritellä sekä vaadittavat oikeudet (ml. niiden siirrettävyys) että niiden hallintatapa. ICT - hankinnoissa puhuttiin sitten palveluista tai käyttöoikeuksista / lisensseistä on pitkään ollut tapana, että sopimuskäytännöt ovat olleet toimittajien vakioehtojen hallitsemia täydennettyinä erilaisilla yleisillä sopimusehdoilla (JIT 2007 / JIT 2014, IT2000 / IT2010 jne.; JIT -ehdot Ensinnäkin, yleiset sopimusehdot ovat nimensä mukaisesti yleisiä, älä käytä niitä ainoana sopimuksena. Toiseksi, mieti mitä oikeuksia todella tarvitset hankinnan kohteeseen (mitä enemmän oikeuksia vaaditaan, yleensä sitä suurempi on myös hinta, toisaalta hyvin rajatut käyttöoikeudet eivät juuri jätä tilaa tuleville toiminnan ja/tai organisaation muutoksille). Kolmanneksi, yhteishankinnoissa varaudu myös yhteistyörakenteiden tai eri osapuolten tarpeiden muutoksiin määrittelemällä jo etukäteen miten tällaisia tilanteita hallintaan (sisäisesti ja suhteessa toimittajaan). Mikäli tulevan hankinnan mielekäs toteuttaminen edellyttää jo olemassa olevien sopimusehtojen tai sopimuskausien muuttamista, on syytä pyrkiä mahdollisimman vähäisiin muutoksiin, jotta näitä järjestelyjä ei jo itsessään pidettäisi uutena kilpailutettavana hankintasopimuksena, erityisesti mikäli jotain sopimuskautta päädytään pidentämään (huomioiden mm. siihen mahdollisesti ennalta sovitut optiokaudet). Erityisesti, mikäli muutos kohdistuu hinnasta sopimiseen muilla kuin alkuperäisessä sopimuksessa sovituilla periaatteilla, on kyseessä lähtökohtaisesti kuitenkin uusi, kilpailuttamisvelvollisuuden alainen hankinta. 7 Erityisesti tehtäessä laajoja yhteishankintoja joko hyödyntäen yhteishankintayksikköä (paikallista tai kansallista) tai tehtäessä hankintakohtaisia järjestelyitä, keskeistä on miettiä se, miten tätä yhteistyötä ja hankinnan kohdetta hallitaan sisäisesti (yhteistyöosapuolten kesken) että ulkoisesti (suhteessa toimittajaan ja mahdollisiin uusiin yhteistyöosapuoliin nähden). Ellei näistä ole sovittu osana hankinnan kohteen hallintamallia, voi tapauskohtaisista järjestelyistä syntyä sisäisesti vähintään aikataulullisia haasteita sekä ylipäänsä toiminnan tehottomuutta, ulkoisesti mm. ennakoimattomia kustannuksia erityisesti toimittajan puolesta Hankintaa suunnitellessa, ja erityisesti ICT -hankintojen kohdalla tämä usein on merkityksellistä, on suositeltavaa miettiä myös tulevan hankintasopimuksen päättämistä ja sen jälkeistä aikaa. Vaikka erityisesti monet järjestelmähankinnat saatetaan tehdä toistaiseksi voimassaolevina tai useiksi vuosiksi, jopa yli kymmenen vuoden perspektiivillä, on hankinnan suunnittelu ja erilaisten sopimuksellisten ehtojen sekä toiminnallisten järjestelyjen määrittely se vaihe, jolloin nämä on mahdollista yksinkertaisimmin ja tehokkaimmin ottaa huomioon. Tällaisia asioita ovat mm. aineettomat oikeudet (käyttöoikeudet, eri osapuolten luomat tai ennalta olemassa olevat tiedot), eri osapuolten avustusvelvoitteet (vaihdettaessa toimittajaa tai erilaisten yhteistyöjärjestelyiden muuttuessa tai kokonaan purkautuessa) jne. 7 KHO 2009:88: Mikäli sopimuksen olennaisesta osasta, kuten hankitun palvelun hinnasta, on vuosittain erikseen sovittu, on jokainen tällaisen vuosittaisen sopimuksen tekeminen katsottava hankintalaissa tarkoitetuksi hankinnaksi, jota koskee hankintalain 5 :n mukainen kilpailuttamisvelvollisuus. Jos palvelusta maksettava korvaus tarkistetaan sopimuksessa määritellyn mukaisesti ei kyseessä ole sopimuksen muutos, eikä se siten merkitse uudesta hankinnasta sopimista.

13 SUOMEN KUNTALIITTO Hankintaohje versio (19) 3 Hankintojen toteutus: case -esimerkkejä 3.1 PSOP Varsinainen sosiaali- ja terveydenhuollon ICT -hankintojen toteutusvaihe ei oleellisesti eroa mistä tahansa muusta julkisesta (ICT-) hankinnasta tai sopimusneuvottelusta. Julkisista hankinnoista on olemassa useita oppaita ja julkaisuja sekä tarjolla kattavasti kaupallisia ja ei-kaupallisia koulutuksia. Lisäksi mm. Kuntaliittoon sijoitettu Julkisten hankintojen neuvontayksikkö ( palvelee hankintayksiköitä maksutta julkisiin hankintoihin liittyvissä kysymyksissä, erityisesti lainsäädännöllisessä neuvonnassa. Seuraavassa käsitellään kuitenkin kaksi erityisesti yhteistyömalleiltaan, toiminnan laajuudeltaan (kansallinen ulottuvuus) sekä liittyviltä sopimusjärjestelyiltään monipuolista case -esimerkkiä, Palveluseteli (PSOP) sekä sosiaali- ja terveyspalveluiden ajanvarausja palvelunhallintaratkaisu (Hyvis). Esimerkeissä paneudutaan juuri yhteistyöjärjestelyihin ja muihin ko. hankintojen erityispiirteisiin ei niiden teknisiin yksityiskohtiin tai hankintamenettelyjen perusteisiin. Jokainen hankinta on kuitenkin oma tapauksensa, eikä seuraavia esimerkkejä voi soveltaa sellaisenaan tai pitää sellaisenaan parhaana käytäntönä. Ne esittävät yhden ratkaisumalli Hankinnan lähtökohdat Hankintayksikkö Seitsemän kaupunkia Espoo, Helsinki, Kouvola, Oulu, Tampere, Turku ja Vantaa päättivät vuonna 2011 yhteistyössä edistää laajan yhteisen tietojärjestelmäkokonaisuuden määrittelyä, suunnittelua ja hankintaa. Tästä tietojärjestelmäratkaisujen kokonaisuudesta käytettiin termiä palvelujen järjestämisen uusi ekosysteemi. Ekosysteemin keskiössä oli kunta- ja palveluriippumaton palvelusetelien ja ostopalvelujen tietojärjestelmäratkaisu (PSOP), jonka tuli kattaa tarvittavat, eri kunnille yhteisiksi ja yhteiseen käyttöön soveltuviksi tunnistetut toiminnallisuudet palveluntuottajien hallintaa, palvelujen käyttöä ja palvelujärjestelmän laatua koskien. PSOP:n tuli mahdollistaa kullekin kunnalle sen järjestämisvastuun lukuun yksityisten palveluntuottajien tuottamia palveluja koskevan kustannustehokkaan, sähköisen ja osin automatisoidun toimintaympäristön. Erityistä lähtökohdissa ja merkityksellistä tulevan hankinnan toteuttamisen kannalta oli tietojärjestelmäratkaisun hyötyjen maksimoimiseksi em. kaupunkien asettama tavoite laatia toimintamallille ja sitä tukeville palveluille niiden elinkaaren aikainen ohjaus- ja tuotantomalli. Tämän mallin avulla tietojärjestelmäratkaisu ja sen mahdollistamat uudet toimintamallit tulisi olla levitettävissä em. kuntia laajempaan käyttöön. Ekosysteemin potentiaalisiksi hyödyntäjiksi määriteltiin kaikki Suomen kunnat ja kuntayhtymät sekä sairaanhoitopiirit. Tavoitteena oli sekä määritysten että toteutuksen tasolla Tietohallintolaissa (2011/634) vaadittuja yhteentoimivuuden periaatteita toteuttava ratkaisu. Tämä haluttiin asettaa sekä suunnittelun että hankinnan toteutuksen keskiöön mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, jossa tulevan hankinnan kohteen mukaiseen ratkaisuun sisältyviä palveluja oltiin vasta kehittämässä. Myöhemmin, jälkikäteen, toteutettuna näiden palvelujen yhteentoimivuuden toteutuskustannukset katsottiin selvästi suuremmiksi, mikäli jo kertaalleen toteutettua toiminnallista ja sovelluskehitystä joudutaan muuttamaan laajemmin yhteensovitettavaksi. Hankinnan lähtökohtana ollessa PSOP -ratkaisun mahdollisimman laaja kansallinen levittäminen, edellytti se myös hankinnan toteuttamiselta tavanomaista yhden tai muu-

14 SUOMEN KUNTALIITTO Hankintaohje versio (19) Osapuolet taman hankintayksikön sinänsä hankinnan kohdealueeltaan laajaa hankintaa mittavampaa suunnittelua Osana tätä oli hankintayksikön määrittely. Hallinnollisesti ei ole mielekästä, aikataulullisesti mahdollista tai taloudellisesti kannattavaa rakentaa tapauskohtaisia hyvin laajoja hankintarenkaita, päätettiin hankinnassa käyttää hankintayksikkönä kuntasektorin yhteishankintayksikköä KL-Kuntahankinnat Oy:tä (jatkossa Kuntahankinnat; Kuntahankinnat on hankintalain 11 :n tarkoittama, Suomen Kuntaliitto ry:n omistama yhteishankintayksikkö, joka vastaa koko kunta-alan kattavien hankintojen kilpailuttamisesta. Kunnat ja muut kunnalliset organisaatiot (kunnat, kuntayhtymät, hankintarenkaat, kunnalliset liikelaitokset sekä kuntien omistamat konserniyhtiöt sekä hankintayhteistyösopimuksen kautta eräät muut julkiset hankintayksiköt, kuten mm. Keva ja Suomen ev.lut. ja ortod. kirkon organisaatiot) puolestaan ovat Kuntaliiton jäsenyyden kautta Kuntahankintojen asiakkaita. Kuntahankinnat järjestää hankintalain 31 :n mukaisia puitejärjestelykilpailutuksia, huolehtii puitesopimusten tekemisestä sekä niiden ylläpidosta ja markkinoinnista asiakkailleen yhteistyössä sopimustoimittajien kanssa. Kuntahankintojen kilpailuttaessa puitesopimuksia avoimina puitejärjestelyinä, jotka mahdollistavat sen, että puitejärjestelyyn voi liittyä em. asiakkaita sopimuskauden ajan, täytti tämä toimintatapa PSOP -hankinnalle erityisesti PSOP -ratkaisun levittämisen kannalta asetetut tavoitteet hankintalain soveltamisen näkökulmasta. Kuntahankintojen toimiminen (yhteis)hankintayksikkönä mahdollistaa siis hankintasopimuksen levittämisen alueellisesti tai kansallisesti eri em. kuntasektorin toimijoille. Näin kaikkien yksitäisten hankintayksiköiden ei tarvitse sitoutua hankintaan samanaikaisesti vaan mukaan voi liittyä kullekin hankintayksikölle tarkoituksenmukaisena ajankohtana noudattaen niitä periaatteita, jotka yhteisesti on laadittu hankintasopimusta hyödyntävän kuntatoimijajoukon hallitsemiseksi. Hankintalain sääntelyä merkittävämpi tehtävä PSOP -hankinnassa oli edellä valmisteluvaiheen kohdalla käsiteltyjen hallinnollisten ja sopimuksellisten yhteistyöjärjestelyjen suunnitteleminen ja perustaminen, ensin hankinnassa mukana olevien tahojen sisäisesti ja sen jälkeen valitun toimittajan kanssa. Koska näillä oli keskeisesti merkitystä koko hankinnan läpiviennin kannalta, suunniteltiin ne käytännössä kokonaisuudessaan jo ennen hankintailmoituksen julkaisua. Seuraavassa kuviossa 1 esitetään karkea aikajana PSOP -hankinnan eri vaiheista ja niiden kestoista. Kuvio korostaa erityisesti ennen varsinaisen hankintamenettelyn julkistamista tehtävän työvaiheen merkittävää osuutta Hankinnan valmistelu Tarjousaika Tarjousvertailu Sopimusneuvottelu Ennakkoilmoitus Hankintailmoitus Hankintapäätös Sopimus voimaan Kuvio 1. PSOP -hankinnan aikataulu Oleellista on myös muistaa, että ennen hankinnan valmistelua, olivat mukana olleet kunnat valmistelleet eri projekteissa hankinnan kohteen kuvausta jo yli vuoden ajan. Tätä ajanjaksoa ei voi sellaisenaan laskea osaksi hankinnan valmisteluvaihetta, mutta se silti muistuttaa siitä, että tyypillisesti ennen kuin itse hankintamenettelyyn (hankin-

15 SUOMEN KUNTALIITTO Hankintaohje versio (19) tailmoituksen julkaisuun) päästään, on keskimäärinkin yli puolet tarvittavasta kalenteriajasta jo käytetty. Hankinnan osapuolet PSOP -hankinta ja parhaillaan käytössä oleva PSOP -ratkaisu ja palvelu ovat rakenteellisesti ehkä epätyypillisen monitahoinen kokonaisuus. Kuitenkin hankinnat, joissa on mukana useita hankintayksikköjä ja joissa myös tavoitellaan hankintasopimuksen voimassaoloaikana uusien hankintayksiköiden liittymistä mukaan käyttämään yhteistä (mahdollisesti jopa kansallista) ratkaisua, käsittävät useita osapuolia ja rooleja sekä edellyttävät verraten laajoja sopimusjärjestelyjä. Alla kuviossa 2. on esitetty PSOP - ratkaisussa mukana olevat eri toimijat. Kun huomioidaan, että kuvion asiakkaita koskevat laatikot sisältävät nyt useita ja jatkossa mahdollisesti kymmeniä itsenäisiä organisaatioita (kuntia tai kuntayhtymiä), on helppo ymmärtää järjestelyn toimivuuden kannalta välttämättömät laajat hallinnolliset ja sopimukselliset järjestelyt. Asiakkaat Muut kunnat ja kuntayhtymät Suomen Kuntaliitto ry KL-Kuntahankinnat Oy Kuntien Tiera Oy PSOP - ratkaisu ja palvelut PSOP -toimittaja Kuntien Tieran Oy:n omistaja-asiakkaat Asiakkaiden liityntäjärjestelmien toimittajat Palvelujen tuottamisen suunta Kuvio 2. PSOP -ratkaisun osapuolet Jotta monen osapuolen PSOP -kokonaisuus säilyy hallittavana ja sen tuleva kehitys yhtenäisenä, tarvittiin PSOP:lle hallinnollinen koordinaattori, joka vastaa hallintakäytäntöjen noudattamisesta ja ylipäänsä toimittajaohjauksesta asiakkaiden ja PSOP - toimittajan välissä. Tässä tapauksessa em. roolissa toimii Kuntien Tiera Oy (Tiera). Erityispiirteen tähän toi lisäksi se, että Tiera voi tuottaa palveluita omille omistajaasiakkailleen, jolloin oman sopimuksellisen ja hallinnollisen kokonaisuuden muodostavat ne hankintayksiköt, jotka eivät ole Tieran omistajia Sopimusjärjestelyt Kuten edeltä ilmeni, PSOP -hankinnassa oli useita osapuolia, joka tarkoitti sopimuksellisesti myös varsin laajaa sopimusrakennetta. Tätä kuvaa (viitteellisesti) alla taulukko 1. Sopimuksellisesti hankinnan kaksi keskeisintä kokonaisuutta mitä voi pitää yleisesti ohjeellisena myös muille vastaaville hankinnoille olivat 1. Palvelun (PSOP - kokonaisuus) hallinta; sekä 2. Palveluun liittyvät oikeudet.

16 SUOMEN KUNTALIITTO Hankintaohje versio (19) Sopimuksen nimi Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmän hankintaa ja toteutusta koskeva yhteistyösopimus Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmän käyttöä ja kehittämistä koskeva yhteistyösopimus Liittymissitoumus palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmän käyttöä ja kehittämistä koskevaan puitesopimukseen Liittymissitoumus palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmän käyttöä ja kehittämistä koskevaan yhteistyösopimukseen Tarkoitus PSOP -Ratkaisun toteutusprojektin läpivientiä koskevasta yhteistyö Ratkaisun ja Palvelun käyttöä ja kehittämistä koskeva yhteistyö ja hallintamalli. Uuden ei-tieralaisen kuntatoimijan Kuntahankinnoille toimittama sitoutumus Ratkaisun ja Palvelun käyttäjäksi liittymisestä Myöhemmin mukaan tulevan kuntatoimijan liittyminen yhteiseen hallintamalliin Taulukko 1. PSOP:n sopimusrakenne Sopijaosapuolet Espoo Kouvola Oulu Tampere Turku Tiera Kuntahankinnat Toimittaja X X X X X X X X X Liitymäjärjestelmän toimittaja Uusi tieralainen kunta Yhteistyösopimus palveluseteli- ja Kuntahankintojen tehtävät ja vastuut hankintaa X X X X ostopalvelujärjestelmän kilpailuttamisessa ja puitesopimuksen hallinnoinnissa koskien Oikeuksien siirto -sopimus Aineettomien oikeuksien siirtymistä koskeva sopimus, X X X X X X X jolla Kuntahankinnat siirtää puitesopimuksen perusteella Ratkaisuun saamansa oikeudet asiakkaille Puitesopimus Ratkaisusta ja Palvelusta Kuntahankintojen ja toimittajan välinen sopimus, X X jonka ehtoja Projektisopimus ja Palvelusopimus Projektitoimitussopimus Sopimus PSOP -järjestelmän ensikertaisesta X X X X toteutus- ja käyttöönottoprojektista. Tuki-, ylläpito- ja käyttöpalvelusopimus Kahdenvälinen sopimus, jossa sovitaan Ratkaisun X X X X X käyttämisen mahdolistavista palveluista ja niiden palvelutasoista. Uusi Ratkaisun ja Palvelun käyttäjksi Palvelutasosopimus liittyvä kuntatoimija (ei-tieralainen) tekee X X X X X toimittajan kanssa vastaavat sopimukset. Tieran projektitoimitussopimus Tieran ja tieralaisten kuntien sopimus Projektitoimitussopimuksen X X X X mukaisen projektin välittämisestä ao. kunnille Tieran palvelusopimus edelläkävijöille Tieran ja tieralaisten kuntien sopimus, jossa X X X X huomioidaan sopimukset, joissa Tiera on edustamassa omistajakuntaansa Katson hyödyntämislupa X X Tiljaajavastuun partnerisopimus X X Tieran asiantuntijapalvelusopimus Tieran projektitoimitussopimus uusille Tieran tarjoama käyttöönottoprojekti uudelle PSOPasiakkaalle X Tieran palvelusopimus uusille Tieran ja uuden PSOP-käyttäjän välinen palvelusopimus X Uusi eitieralainen kunta Palvelun hallinta kattaa mm. sopimisen osapuolten tehtävistä ja vastuista, organisoitumisesta, syntyvien kustannusten jakamisen periaatteista (hankintayksiköiden kesken) ja toimintamallista, jolla uudet PSOP:n käyttäjiksi liittyvät kuntatoimijat tulevat mukaan hallintamallin mukaiseen yhteistyöhön. Lisäksi hallintamalli määrittelee ne keinot, joilla ohjataan ja hallitaan PSOP:n kehittämistä siten, että se palvelee mahdollisimman hyvin asiakkaita ja pysyy sellaisena, että muiden kuntatoimijoiden on mahdollista liittyä sen käyttäjiksi. Missä tahansa usean hankintayksikön keskeisessä hankinnassa tulevat em. asiat sovittavaksi, erityisesti mikäli tähdätään sopimuskaudella uusille hankintayksiköille leviävään käyttöön. PSOP:n tapauksessa hallintamalli ei tarkoittanut vain ennalta käytännöistä sopimista, vaan myös niiden jatkuvaa toteutumisen seurantaa, ohjausta ja tukea. Tästä johtuen hallintamalli määritteli myös ko. toiminnalle koordinaattorin tässä kuntien Tiera Oy, joka vastaa em. yhteistyön ja toimittajasuhteen (PSOP - palvelun toimittaja) ylläpitämiseen tarvittavien palvelunhallintaverkoston, kehitysryhmän ja PSOP -ohjausryhmän työskentelyn valmistelusta ja toteuttamisesta. Hallintamalli ei ole vain hankintayksiköiden keskinäinen menettely, vaan se tuottaa myös toimittajalle vastuita ja velvollisuuksia ja siten myös kustannuksia, joiden ennalta sopiminen on oleellista niiden ennakoitavuuden kannalta. Palveluun liittyvät oikeudet olivat PSOP:n tapauksessa huomioitu monella tasolla, erityisesti tarjouspyynnön liitteinä olleissa käytännössä valmiissa sopimuksissa, mutta myös mm. tarjousten laadullisessa vertailussa. PSOP:n osalta tavoiteltiin laajoja oikeuksia, jotta 1. mahdollistetaan sen tehokas levittäminen; 2. varaudutaan organisatorisiin (yhtiöittäminen, kuntaliitokset jne.) muutoksiin; sekä 3. rajataan toimittajan mahdollisuutta kehittää kilpailevia ratkaisuja. Koska oikeuksille asetetut tavoitteet olivat jossain määrin tiukempia kuin mitä tyypillisesti ICT -hankinnoissa käytetään, järjestettiin ennen varsinaisen hankintamenettelyn käynnistämisen ns. tekninen vuoropuhelu avoimena kaikille hankinnasta kiinnostuneille tahoille. Sen yhteydessä erityishuomio kohdistettiin juuri sopimuksellisiin vaateisiin, mutta samalla käsiteltiin laajasti myös hankinnan kohteeseen yleensä liittyviä teknisiä ja toiminnallisia yksityiskohtia. X X X X

17 SUOMEN KUNTALIITTO Hankintaohje versio (19) 3.2 Hyvis PSOP -ratkaisun levittämiseen varauduttiin sopimuksissa vaatimalla ns. tilaajakohtaiseen ratkaisuun (PSOP -toteutus), tilaajakohtaiseen dokumentaatioon ja PSOP - palvelujen tilaajakohtaisiin lopputuloksiin, mukaan lukien tilaajakohtaisten ohjelmistojen lähdekoodiin, omistus- ja kaikki immateriaalioikeudet. Tätä rajattiin siten, että kun kyseessä on Toimittajan tai kolmannen osapuolen aineisto, joka on ollut olemassa ennen Ratkaisun, Dokumentaation tai Palvelujen muiden lopputulosten laatimista tai joka on laadittu alun perin muutoin kuin tämän Sopimuksen perusteella tuotettavan Ratkaisun ja toimitettavien Palveluiden tuottamiseksi, Tilaaja saa näihin osana Ratkaisua ja/tai Ratkaisun mukaisessa käyttötarkoituksessa ikuisen, Kuntasektorille rajoitetun, vastikkeettoman, edelleenluovutuskelpoisen ja alilisensioitavan käyttö- ja kopiointioikeuden yksinomaan Tilaajan sekä Asiakkaiden toimesta tai niiden hyväksi. Edellä todetulla pyrittiin varmistamaan PSOP:n vapaa levitettävyys. Seuraavalla muotoilulla taas rajattiin toimittajan mahdollisuutta kehittää kilpaileva ratkaisu: Toimittaja saa kohdassa [edellä] tarkoitettuun Tilaajalle laadittavaan Ratkaisuun, tilaajakohtaiseen Dokumentaatioon tai Palvelujen tilaajakohtaisiin lopputuloksiin, ikuisen, peruuttamattoman, edelleenluovutuskelpoisen ja alilisensioitavan käyttöoikeuden ja/tai oikeuden myöntää käyttö oikeuksia muille kuin Kuntasektorin asiakkaille. PSOP -ratkaisuun oli mahdollista sisältyä myös avoimen lähdekoodin lisenssillä (EUPL v1.1, GNU GPL v.2.0 tai v3.0 tai vähintään vastaavat oikeudet takaava) toimitettavia osuuksia, joiden kohdalla niiden osalta kyseisiä lisenssiehtoja. Avoimen lähdekoodin ratkaisujen osuus onkin edelleen kasvussa monissa erityisesti asiakaskohtaisissa sovellustoimituksissa, sillä ne sekä tyypillisesti muttei poikkeuksetta ovat kustannustehokkaampia ja oikeuksiltaan enemmän vapauksia tarjoavia kuin ns. prorietary - tyyppiset ratkaisut (valmistuotteet). Edellä esitetyt sopimusesimerkit ovat luonnollisesti tapauskohtaisia, mutta ne myös muodostavat erään tavan hallita usein varsin monitahoisia omistus- ja immateriaalioikeuksien kokonaisuutta. Tärkeintä on, että hankinnalle asetetut tavoitteet peilataan jo ennen hankintamenettelyn käynnistämistä myös tarvittaviin sopimusjärjestelyihin ja mikäli mielekästä verrataan niitä markkinatarjontaan esim. keskustelemalla suunnitelmista etukäteen toimittajien kanssa esim. RFI / teknisen vuoropuhelun muodossa Hankinnan lähtökohdat SADe SoTe -palvelukokonaisuuteen kuuluvan ns. Hyvis sosiaali- ja terveydenhuollon alueellisen ajanvarauksen tietojärjestelmäprojektin tavoitteena on kehittää alueellisen moniajanvarauksen toiminnalliset ja tekniset määrittelyt, testata ja käyttöönottaa määrittelyjen mukaisesti toteutettuja ratkaisuja valituissa asiakasryhmissä ja palveluissa sekä suunnitella valtakunnallisen levittämisen toimintamalli ja sen edellyttämä hankintayhteistyö. Tavoitteena on sote -sektorin geneerinen malli, joka on yleistettävissä kaikkiin sähköiseen ajanvaraukseen sopiviin palveluihin. Hyvis -hankinta on mittakaavansa ja levitettävyystavoitteensa mukaisesti pitkälti edellä käsiteltyä PSOP -esimerkkiä vastaava. Oman erityispiirteensä siihen tuo mukana erityisesti myös kansallisen ohjauksen ja rahoituksen huomioonottaminen (sektorin kansallisten ohjausorganisaatioiden, sosiaali- ja terveysministeriön sekä Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen odotukset ja määrittelyt).

18 SUOMEN KUNTALIITTO Hankintaohje versio (19) Hankintayksikkö Johtuen tässäkin hankinnassa keskeisestä levitystavoitteesta kohderyhmänä kaikki kuntasektorin toimijat hankintayksiköksi valikoitui yhteishankintayksikkö KL- Kuntahankinnat Oy Yhteistyö- ja sopimusjärjestelyt PSOP:sta Hyviksen erottaa lähinnä se, että varsinaista hankintamenettelyä toteutettaessa kaikki asiakkaat ovat järjestäytyneet ns. Hyvis -yhteisöksi, jonka hallinnoinnista vastaa sekä tietojärjestelmäpalvelut osin tuottaa ja hankittavan kokonaisuuden osalta välittää Medi-IT Oy (jatkossa Medi-IT). Tämän on mahdollistanut se, että Hyvis -yhteisö koostuu Medi-IT:n omistaja-asiakkaista, joille Medi-IT on samalla sidosyksikkö. Koska Hyvis -ratkaisun käyttäjiksi tavoitellaan jatkossa myös tämän yhteisön ulkopuolisia tahoja, kuntia ja kuntayhtymiä, on Hyvis -kokonaisuuden hallintamallia suunnitellessa tullut huomioida kaikkien hyödyntäjäorganisaatioiden yhteistyön periaatteet sekä hallinta. Hyvis -kokonaisuuden eri toimijoita ja näiden suhteita on pyritty kuvaamaan alla kuviossa 3. Asiakkaat Muut kunnat ja kuntayhtymät KL-Kuntahankinnat Oy Medi-IT Oy Hyvis - ratkaisu ja palvelut Hyvis -toimittaja Hyvis -yhteisö (Medi-IT Oy:n omistaja-asiakkaat) Asiakkaiden liityntäjärjestelmien toimittajat Palvelujen tuottamisen suunta Hallintamalli Kuvio 3. Hyvis -ratkaisun osapuolet Kuten edellä myös PSOP:n kohdalla todettiin, laajojen alueellisten tai erityisesti kansallisten palvelukokonaisuuksien hallita edellyttää selkeitä, julkilausuttuja periaatteita, joiden noudattamista ohjaa jokin (yksi tai useampi) osapuoli. Mikäli tällaisesta hallintapalvelusta veloitetaan mukanaolijoita, täytyy muistaa että kyseessä saattaa jälleen olla hankintalain alainen palvelu. Tämä ei muuta se, että palvelun tuottaminen tapahtuisi yhdeltä julkisorganisaatiolta toiselle, ellei näiden kesken kyseessä ole sidosyksikkösuhteesta. Hyviksen kohdalla kyse on siitä, että hallintapalvelun tuottavan Medi-IT:n suhteen käyttäjiksi tavoitellaan siis sekä ensiksi mainitun omistaja-asiakkaita (sidosyksikkösuhde) että muita toimijoita (ei sidosyksikkösuhdetta). Tätä ohjetta laadittaessa Hyvis -hankinta on vielä keskeneräinen (tarjouspyyntö julkaistu). Erityisesti seuraavat asiat ovat vielä lopullisesti ratkaisematta:

19 SUOMEN KUNTALIITTO Hankintaohje versio (19) Tämän hankinnan kohteena olevan Hyvis -kokonaisuuden hallinta myöhemmin mukaan liittyvien ja erityisesti ei-sidosyksikkösuhteisten hankintayksiköiden osalta; Hallintamallin mukainen ja siitä aiheutuvien kustannusten jako; Hyvis -ratkaisun myötä eri hankintayksiköille muodostuvat immateriaali- ja omistusoikeudet ja niiden hallinta; sekä Hyvis -ratkaisun jatkokehittämisestä päättäminen ja sen organisointi. Ohjetta tullaan täydentämään tämän esimerkin osalta, kun em. asiat on määritelty Hyvis -hankinnassa. 4 Hankintojen arviointi Hankintojen arviointi on, kuten toteutusvaihekin, riippumatta sektorista tai hankinnan kohteesta vastaava minkä tahansa julkisen hankintasopimuksen tuloksellisuuden seuraamisen ja sopimuksen jatkuvan hallinnan kanssa. Tyypillisesti seurattavia asioita ovat ainakin 1. sopimukset sinänsä (sopimusehtojen, ICT -palveluhankinnoissa yleensä myös palvelutason / SLA:n toteutuminen 8 ); 2. kustannukset (sisäiset ja ulkoiset); sekä 3. hyödyt (laadulliset ja määrälliset). Näille on kaikille ollut syytä jo hankinnan valmisteluvaiheessa määritellä selkeät mittarit tai tavoitetasot, joiden on suositeltavaa koostua sekä laadullisista että määrällisistä (numeraalisista) tekijöistä. Nämä mittarit tukevat ensisijaisesti sopimuskauden aikaista (sopimus)ohjausta ja siten kunkin hankinnan tuloksellisuuden arviointia. Mittareiden lisäksi tulee muistaa määritellä myös sekä mittaussyklit (erityisesti suhteessa ohjaustavoitteisiin) että mittaukseen tarvittavat resurssit ja vastuut. Erityisesti ICT -hankintojen mutta käytännössä minkä tahansa teknisistä eritelmistä koostuvan palvelun (tai tavaran) kyseessä ollessa sopimuskauden aikaiseen hallintaan sisältyy keskeisenä osana myös ns. vaatimusten hallinta. Tämä on elinkaaritoiminto, jolla varmistutaan siitä, että organisaatiolla on kullakin hetkellä käytössään sekä ajantasainen ICT -ratkaisu (palvelu, järjestelmä tms.) että kuvaus siitä. Toiminto tukee seurannan ja ohjauksen lisäksi myös sopimuskauden päättyessä uuden hankinnan suunnittelua ja valmistelua. 4.1 Palveluiden levitys Toiminnan tehostamisvaatimukset, uudet pysyvät ja tapauskohtaiset yhteistyömallit sekä erilaisten volyymialennusten tavoittelu johtaa hankintojen tekemiseen yhä suuremmissa yksiköissä (myös usean hankintayksikön keskeisinä) sekä hankitun palvelun käytön laajentamiseen uusille osapuolille myös sopimuskauden aikana. Hankintayksiköillä ei aina välttämättä ole taloudellisia, toiminnallisia tms. mahdollisuuksia osallistua hankintaan samanaikaisesti tai jostain muusta syystä päädytään siihen, että joukko edelläkävijöitä tekee hankinnan ja edelleen levittävät kulloistakin ratkaisua muille toimijoille kuntakenttään. Tämä edellyttää 1. hankintaa suunniteltaessa erityisesti sopimuksellista ja kustannusrakenteellista valmistautumista tähän tavoitteeseen; että 2. hankintasopimusta toteutettaessa hallinnollisia käytäntöjä ja vastuita, joilla tavoitetta toteutetaan ja toimintaa koordinoidaan. Usein, kuten edellä käsitellyistä tapausesimerkeistä ilmenee, jälkimmäinen tarkoittaa myös koordinaattorirooliin nimettyä tahoa ja (tai tahoja) sekä siihen osoitettuja resursseja. Koordinaattorin joka voi olla esim. yksi hankintayksiköistä tai jokin kolmas osapuoli (myös siihen tehtävään erikseen kilpailu- 8 SLA:n osalta ks. erityisesti JHS 174 ICT-palvelujen palvelutasoluokitus:

20 SUOMEN KUNTALIITTO Hankintaohje versio (19) tettu toiminnallinen integraattori ) toiminnasta aiheutuu väistämättä kustannuksia, joihin tulee varautua ja joiden kattamisesta tulee sopia. Jotta ylipäänsä ko. palvelua päästään levittämään, on siitä ja siihen kohdistuvista oikeuksista sovittava toimittajan (ja mahdollisten tämän päämiesten kanssa). Sopimuksellisesti tämä on tehtävissä monella tavalla, eikä siihen voi antaa yleispätevää ohjetta. Tärkeintä on, että siihen on selkeästi varauduttu sopimuksissa ja että tämä on ollut ilmaistuna jo hankinta-asiakirjoissa, mukaan lukien hinnoittelumalli, jotta toimittaja on sidottu tavoitteeseen ja kustannukset ovat ennakoituja. Mitä enemmän sovittavaa jää sopimuskaudelle, paitsi että sitä vahvempi toimittajan neuvotteluasema on, sitä riskialttiimpaa myös on, onko tavoite ylipäänsä toteutettavissa tehdyn hankinnan nojalla (so. onko kyseessä hankintalain näkökulmasta uusi hankinta). 4.2 Hankintojen elinkaari 5 Yhteenveto Vaikka tässä ohjeessa on keskityttykin teemoihin, jotka tulee huomioida jo hankintoja suunniteltaessa ja toteutettaessa, on aina muistettava että tyypillisesti hankinnat, useimmiten myös ICT -hankinnat tehdään pitkäksi aikaa. Hankintasopimus saattaa olla voimassa toistaiseksi tai määrätyn ajan vuosia. Terveydenhuollon perustietojärjestelmä hankintaan usein jopa yli kymmeneksi vuodeksi, niin että se pidetään uusilla versioilla ajantasaisena. Vaikkei tyypillisesti ehkä otsikon hankinta alla sijoitettava teema, ICT - järjestelmän, -palvelun tms. hankinnan tuloksellisuus pitkällä aikavälillä edellyttää sitä, että yhtä hyvin hallinnollisessa kuin sisällöllisessäkin mielessä hankinnan kohteen elinkaaresta huolehditaan systemaattisesti ja suunnitelmallisesti. Mitä useampia osapuolia tähän liittyy, sitä tärkeämpää selkeiden roolin määrittely on, niin hankintayksiköiden kesken, kuin myös hankintayksiköiden ja toimittajien välillä. Edellä käsitellyissä esimerkeissä (PSOP, Hyvis) tähän on varauduttu hankintavaiheessa määrittämällä malli, jolla hankittavaa palvelua, ratkaisua tms. hallitaan jatkossa sekä yksityiskohtaisesti kuvaamalla eri toimijoiden roolit. Toisaalta tämä on vasta ensimmäinen askel tuloksekkaassa elinkaaren hallinnassa. Tämän jälkeen sovittuja käytäntöjä tulee noudattaa, tehtävät päätökset dokumentoida, osoittaa riittävät resurssit, valvoa sopimusten toteutumista jne. Kun jossain vaiheessa hankinnan kohteen elinkaari päättyy ja tehdään mahdollista uutta hankintaa samalle kohdealueelle, auttaa systemaattinen elinkaaren hallinta myös sen suunnittelemista. Julkisyhteisöjen hankintatoimeen kohdistuu jatkuvasti kasvavia vaatimuksia, niin hankintaprosessiin tehokkuusvaatimuksia kuin sisältöihin vaikuttavuusodotuksia. Palveluhankinnat, ja niiden joukossa ICT -hankinnat, ovat erityisen haastavia johtuen mm. laatukriteerien merkityksen korostumisesta. Kaikkein haastavimpia ovat erilaiset laajat, monen organisaation yhteishankinnat. Periaatteellisemmat, PSOP:n ja Hyviksen kaltaisiin laajoihin ICT -kehityshankkeisiin ja - hankintoihin liittyvät kysymykset ovat seuraavat: Miten varmistetaan projektissa syntyneen tuloksen ja osaamisen tehokas sopimuskauden aikainen hyödyntäminen (innovaatiointressi), entistä useammin myös sen tuloksellinen levittäminen? Miten turvataan mukana olevien tahojen taloudellinen intressi suojaamalla niiden luomaa tietotaitoa ja saamia oikeuksia ja omaisuutta (varallisuusintressi)? Tavoite on selvä: hyviä käytäntöjä kehittämällä voidaan varmistaa, että arvokkaat ja tuottavat ideat, tuotteet ja palvelut paitsi saadaan tehokkaasti hankittua ja toteutettua, myös tuloksellisesti mahdollisimman laajaan käyttöön mahdollisimman vähillä rinnakkaisilla kustannuksilla, pyörän uudelleen keksimisellä. Nämä tavoitteet ovat myös tämän ohjeen laatimisen taustalla.