ERP ja kannattavuus. Cost Management Center to higher profits

Transkriptio

1 Cost Management Center to higher profits ERP ja kannattavuus Tampereen teknillinen yliopisto Teollisuustalous Cost Management Center

2 SISÄLTÖ ERP:n olemus Kustannusrakenne Investointien luokittelu Case-esimerkki ROI Kannattavuuden mittaamisen vaikeudet Potentiaalia löytyy 2

3 ATK Automaattinen Tietojen Käsittely 3

4 ICT Information and Communication Technology 4

5 ERP On työkalu Mahdollistaa Ei velvoita eikä takaa 5

6 Mitä ERP tekee Hyvä kirjoitusalusta ja laskukone Copy/paste Vain yksi syöttökerta Määrämuotoisuus Osaa peruslaskutoimitukset Tietokanta (säilytys) Keskitetty paikka tiedolle Ylläpito Jakelu Integraatio (saatavuus) Joustavat raportit 6

7 Automaatio tekee toimintoja (hälytykset, laskutoimitukset) Ohjauksen apuväline Tavoitteen asettaminen Toteuman vertaaminen tavoitteeseen Toimenpiteiden vaikutusten näkyminen Edellyttää tiettyä toimintatapaa eli standardisoi tietyn tavan (toivottavasti hyvän) 7

8 8

9 Kuvaus yrityksestä Tuotteet Rakenne ja vaiheet Resurssit 9

10 tiedonhallinnan kustannusten osuus yritysten liikevaihdosta on keskimäärin 3,5 prosenttia. 10

11 ELINKAARINÄKÖKULMA hankinta-arvo ylläpitokulut käyttökulut 11

12 Ohjelmiston elinkaarikustannukset (Haikala...) 6 % 5 % 2 % 5 % 7 % 8 % 67 % ylläpito testaus integrointi koodaus suunnittelu määrittely vaatimukset 12

13 TCO:ssa kustannukset voidaan jakaa hankinnan ja hallinnoinnin kustannuksiin, joista hankinnan kustannukset ovat keskimäärin Gartner Groupin tutkimuksen mukaan 20 prosenttia (David et al., 2002, s. 102). 13

14 Tietojärjestelmän elinkaari kestää tutkimusten mukaan noin 7-8 vuotta (Mäkipää & Paavilainen, 2003). Tietojärjestelmän hankkiminen on pieni osa järjestelmän elinkaarta ja vain 15 prosenttia elinkaaren kustannuksista syntyy järjestelmän tässä vaiheessa (Mäkipää & Paavilainen, 2003). 14

15 Investointien luokittelu Laajennus Korvaus Pakkoinvestointi Omaehtoinen strateginen: auttaa saavuttamaan yrityksen tärkeiksi kokemat tavoitteet: toimitusaika, imago, motivaatio, synergiaedut kannattavuushakuinen: tuotot + kustannukset pääoma - 15

16 Esimerkki tarjouspyynnön tuloksista A B C D Toteutus , , , ,00 Liittymät konversiot , , , ,00 Koulutus , , , ,00 Muu työ , , , ,00 Laitteet , , , ,00 Elinkaarikustann. 4 v , , , ,00 Lisenssi , , , ,00 Kustannukset yht , , , ,00 Kustann. ilman laitteita , , , ,00 16

17 17

18 Standish Groupin raportit kertovat, että yli 52 prosenttia tietojärjestelmäprojekteista ylittävät budjettinsa 189 prosenttisesti. 18

19 Espoon kaupungilla on käynnissä mittava talouden tasapainotusohjelma tehostetaan erityisesti kaupungin talous- ja henkilöstöhallintoa sekä hankintatoimintaa Espoo ottaa vaiheittain seuraavan kahden vuoden aikana käyttöön integroidun kokonaisjärjestelmän, jolla hoidetaan niin talous- ja talousohjaus-, materiaali- kuin henkilöstöhallinnonkin prosesseja. Toimittajalle maksettava ERP-järjestelmän investointikustannus on 3,1 miljoonaa euroa. Muita investointikustannuksia ovat ERP-järjestelmään tietoja tuottaviin järjestelmiin tarvittavat muutokset, muutoksen läpiviennin ja laadunhallinnan konsultointi, järjestelmämuutokset sekä oma projektityö. Nämä kustannukset ovat yhteensä n. 2,2 miljoonaa euroa. 19

20 Investoinnin kokonaiskustannus on 5,3 miljoonaa euroa. Vuotuiset toimittajalle maksettavat ylläpitomenot, kun järjestelmä on kokonaisuudessaan käytössä, ovat miljoona euroa. Ylläpitomenot vuosilta ovat 3,4 miljoonaa euroa pienemmät kuin nykyisten järjestelmien kustannukset. 20

21 TOP-hankkeen kustannushyötyanalyysin perusteella talous-, materiaali- ja henkilöstöhallinnon prosessien kehittämisellä ja niitä tukevan ERP-järjestelmän avulla on mahdollista saada näiden prosessien kustannuksista vuosilta noin 25 miljoonan euron säästöt. Prosessien kustannukset ovat vuodesta 2007 alkaen pysyvästi 7,8 miljoonaa euroa nykytasoa alempana. 21

22 TOP-hankkeessa Espoon sisäistä toimintaa kehitetään hankintatoiminnassa, henkilöstöhallinnossa ja taloushallinnossa. Näihin toimintoihin liittyy paljon erilaisten lomakkeiden, tilausten, laskujen ja ohjeiden käsittelyä, jota tehdään hengen organisaatiossa päivittäin. Tehtäviä on hoidettu varsin hajautetusti. Merkittävä osa hanketta on uusi tietojärjestelmä. Valittu järjestelmäratkaisu (ERP) yhdenmukaistaa ja yksinkertaistaa työntekoa sekä auttaa ohjaamaan ja johtamaan taloutta. 22

23 23

24 24

25 25

26 Kannattavuudesta on kysymys voitto = tuotot kustannukset voitto-% = voitto/tuotot *100 sijoitetun pääoman tuottoaste = voitto/sijoitettu pääoma*100 26

27 sijoitetun pääoman tuottoaste (ROI) = voitto/sijoitettu pääoma*100 = (voitto/liikevaihto) * (liikevaihto/sijoitettu pääoma) = voitto-% * pääoman kiertonopeus 27

28 Du Pont kaavio 1/3 Myynti miinus Katetuotto Mukut miinus Kikut + poistot Liikevoitto per Myynti Liikevoitto-% kertaa ROI-% ROM plus Myynti per Sidottu PO Pääoman kiertonopeus VOM plus KOM ROM + VOM + KOM = Pysyvät vastaavat + Vaihtuvat vastaavat = Taseen loppusumma Eli supistamalla: Liikevoitto ROI -% = Taseen loppusumma 28

29 Epäsuorat hyödyt: näkymättömät ROI-ajurit Research note E19, Nucleus Research Keskimäärin epäsuorat hyödyt järjestelmästä ovat noin 50% Suorat hyödyt on helposti mitattavia: henkilöstömäärä tai myynnin lisäys Vaikutukset tuottavuuteen ovat hankalia Nucleuksen selvityksen mukaan 84% yrityksistä tuottavuus kohosi, mutta vain alle puolet oli mitannut hyödyt. 29

30 Välillisiin hyötyihin vaikuttaa Research note E19, Nucleus Research Sovellusalue ja tavoitteet Työkalun käyttö Lähtötaso 30

31 CMC Cost Management Center Kannattavuuden muutostekijät: tuottavuus ja hintasuhde Tuotoksen määrän muutos Tuottojen muutos Tuotoksen hinnan muutos Tuottavuuden muutos Kannattavuu- den muutos Hintasuhteen muutos Panostekijän määrän muutos Kustannusten muutos Panostekijän hinnan muutos 31

32 tuottavuus = tuotos / panos esim. kpl/h, kpl/kg hintasuhde = tuotosten hinta / panosten hinta esim. tuotetasolla ( /kpl) / ( /kpl) kustannukset yhdistävät panosten määrän ja niiden hinnan tuotot yhdistävät tuotosten määrän ja niiden hinnan pääomassa yhdistyvät osa panoksista ja niiden hinnat 32

33 Välillinen / välitön Muutokset voivat olla välillisiä tai välittömiä Ne kohdistuvat aina joko tuottavuuteen tai hintasuhteisiin 33

34 ONGELMIA??! Miksi ERP-hankkeen kannattavuuslaskenta on hankalaa? 34

35 Vapautuneen kapasiteetin hyödyntäminen Jos työskentelyn tehokkuutta saadaan nostettua, riippuu muutoksen kannattavuus paljolti siitä, miten vapautunut kapasiteetti hyödynnetään. Jos aika menee kannattavuus Lorvailuun +/-0 Tulosta tuovaan työskentelyyn + Hyvä vaihtoehto on myös se, että vapautuneesta resurssista päästään eroon kokonaan. Kokonaisvaikutus on riippuvainen tuotoksen ja panoksen muutosten suuruudesta sekä niissä tapahtuneista hintamuutoksista Koskee muutakin kapasiteettia kuin henkilöitä 35

36 Laatu Syy-seuraus suhteet hämärtyneet Virhekustannukset ok Toiminnan ja tuotteen laatu: (vaikutus myyntiin; määrä ja hinta?) Ohjaus Joustavuus Toimitustäsmällisyys Parantuneet päätökset (kunnia järjestelmälle vai päätöstä seuranneille toimenpiteille) 36

37 Muutokset asioissa, joita ei mitata Jos esimerkiksi odotusaika (ei sisälly kalkyyliin) pienenee, se ei vaikuta kustannuksiin. Jos mahdollistaa lisämyynnin, näkyy kyllä liikevaihdossa, MUTTA miten erotetaan muusta myynninedistämisestä tai vaikkapa korkeasuhdanteen vaikutuksesta. 37

38 KUVIO 4. Läpimenoajan rakenne (mukailtu teoksesta Uusi-Rauva ym. 1993, 392). 38

39 Muutokset asioissa, joita ei mitata Yritysten mittauskäytännöt tänä päivänä ovat paljolti niin suurpiirteisiä, että joutuu olemaan tyytyväinen, jos niissä edes tunnetaan mm. tuotteen välittömät kustannukset riittävällä tarkkuudella. Ei siis ihme, että myös ERP:en vaikutusten analyysissä joutuu usein tyytymään pelkkiin mielipiteisiin. 39

40 Työ voi myös pelkästään siirtyä Onko työmäärä absoluuttisesti vähentynyt vai pelkästään siirtynyt toiseen paikkaan? Ei ongelma, jos uusikin työ on mukana laskelmissa 40

41 Henkilökohtaisia havaintoja Hämmästelen lähes päivittäin sitä osaamattomuuden tasoa, mikä ERP-järjestelmien käyttöön liittyy. Käyttäjät tuntevat järjestelmistä vain mitättömän pienen osan ja tekevät asioita todella tehottomalla tavalla. Koulutus on laiminlyöty Edelleen järjestelmien hyödyntämisessä riittää potentiaalia erityisesti raportoinnissa On hieman nurinkurista havaita kuinka ohjausta tukevasta järjestelmästä onkin tullut riippakivi, jota joudutaan raahaamaan mukana: tilanne on tunnettu, mutta järjestelmään joudutaan kauden sulkemisen jälkeen kikkailemaan todellisuutta vastaava tilanne. 41

42 tuoterakenteet ja vaiheistukset muodostavat yhden järjestelmän tukirakenteista: miten niiden ylläpito saataisiin toteutettua siten, että ne olisivat ajantasalla? tulisiko järjestelmätoimittajien paremmin nähdä oman järjestelmän soveltuvuus tiettyihin sovellusympäristöihin. 42

43 Loppumiete Tietotekniikka on tullut jäädäkseen. ERP:llä ei ole haastajaa. Hiemankin kookkaamissa yityksissä ERP on pakkoinvestointi Investoinnista voi tehdä kilpailuedun käyttämällä tätä työkalua muita tehokkaammin hyödykseen. Tehokas hyödyntäminen maksaa itsensä varmasti takaisin. 43