TYÖELÄMÄYHTEISTYÖTÄ OPINTOJAKSOILLA - TOTEUTUSOPAS

Transkriptio

1 TYÖELÄMÄYHTEISTYÖTÄ OPINTOJAKSOILLA - TOTEUTUSOPAS

2 Sisältö» ALUKSI 4» JOHDANTO 5» PALVELUTOIMINTAA OPINTOJAKSOILLA 8»TULEVAISUUDEN MAHDOLLISUUDET Karelia-ammattikorkeakoulu Luovan talouden keskus Tekijät: Mikko Matveinen Tarmo Alastalo Tämä julkaisu on tehty Karelia-ammattikorkeakoulun Nopea kokeileva kehittäminen palvelukokonaisuus -projektissa. Projekti on rahoitettu Manner-Suomen ESR-ohjelman Itä-Suomen suuralueosiosta. Projektin rahoituksesta ovat vastanneet Pohjois-Karjalan ELY-keskus ja Joensuun seudun kehittämisyhtiö Josek Oy.

3 Aluksi Johdanto Tämän oppaan tarkoituksena on kuvata Nopea kokeileva kehittäminen palvelukokonaisuus -projektissa kehitettyä ja testattua toimintamallia, jonka avulla Karelia-ammattikorkeakoulu voi toimia tulevaisuudessa entistä työelämäläheisemmin. Käytännössä toimintamallilla tarkoitetaan systemaattisempaa tapaa toteuttaa todellisia työelämän toimeksiantoja osana eri opintojaksojen toteutusta. Tässä oppaassa kuvattu työelämäyhteistyömalli on kehitetty erityisesti Sirkkalan Tehdas -oppimis- ja toimintaympäristössä toteutettavan yritysyhteistyömuotojen kehittämiseksi, mutta uskon, että sitä voidaan soveltaa myös laajemmin koko organisaation toiminnassa. Joensuussa Mikko Matveinen, projektipäällikkö Karelia-ammattikorkeakoulun strategian mukaisina keskeisinä kehittämiskohteina mainitaan muun muassa TKI-, opetus- ja palvelutoiminnan integraation mahdollistava opetussuunnitelmarakenne sekä maksullisen palvelutoiminnan vahvistaminen. Tehokas strategian toteuttaminen tarkoittaa käytännössä nykyisten toimintatapojen haastamista ja niiden systemaattista kehittämistä operatiivisentoiminnan jokaisella tasolla. Opintojaksoihin integroitava palvelutoiminnan kehittäminen on yksi osa-alue johon kehittämistoimia tulee suunnata. Tähän saakka opintojaksoilla tehtävä työelämäyhteistyö on ollut hyvin koulutusala- ja henkilöstösidonnaista. Tulevaisuudessa opintojaksoihin liittyviä työelämäyhteistyömahdollisuuksia tuleekin tarkastella systemaattisesti jo niiden toteutussuunnitelmia laadittaessa. Hyvin suunnitellut ja ennakoidut yhteistyömuodot rikastavat paikallista elinkeinoelämää sekä tukevat opiskelijoiden oppimista ja työllistymistä. Tämän oppaan tarkoituksena on kertoa jo olemassa olevista hyvistä käytänteistä ja näin helpottaa työelämäyhteistyön toteuttamista.» TYÖELÄMÄYHTEISTYÖ OPINNOISSA Perinteisesti opiskelijat ovat osallistuneet yritystoimeksiantojen tekemiseen projektiopintojen, työharjoittelun sekä opinnäytetöiden puitteissa. Tämän lisäksi yritysten yhteistyöpyyntöihin on pyritty vastaaman integroimalla yhteistyöprojekteja yksittäisiin opintojaksoihin. Tulevaisuudessa Karelia-ammattikorkeakoululla voisi olla entistä enemmän ns. tuotteistettuja opintojaksoja, joiden toteutussuunnitelmissa on huomioitu mahdollinen työelämäyhteistyö. Opintojaksojen tuotteistamisella tarkoitetaan systemaattista palvelumahdollisuuksien tunnistamista, niiden kuvaamista ja niistä viestimistä. Tuotteistamisen lähtökohtana tulee olla hyötyjen arviointi eri osapuolten näkökulmista, mukaan lukien opiskelijoiden ja elinkeinoelämän tarpeet. Tuotteistettujen opintojaksojen etuna verrattuna nykyisiin toimintatapoihin on parantunut ennakointi, jolloin kaikkien osapuolten tarpeet täyttyvät helpommin ja aikaavievä tapauskohtainen räätälöinti vähenee.» 4»» 5»

4 » PALVELUTOIMINNAN TUKIJÄRJESTELMÄT Karelia-ammattikorkeakoululla on käytössään kaksi eri tukijärjestelmää palveluiden markkinointiin ja toteutukseen liittyen: Palveluportaali ja CRM-järjestelmä. Tässä oppaassa esitelty opintojaksoilla toteutettavien palveluiden tuotteistamisprosessi tukeutuu juuri kyseisten järjestelmien hyödyntämiseen. Järjestelmien tarkoitus on ennen kaikkea tehdä palvelutoiminnan toteuttamisesta sujuvampaa ja ammattimaisempaa.» CASE-ESIMERKKI Seuraavassa on kuvattu esimerkkitoteutusta opintojaksoon integroidun palvelutoteutuksen osalta. Toteutuneen työelämäyhteistyöprojektin lähtökohtana oli ulkopuolisen toimeksiannon löytäminen muotoilun ja brändin johtaminen -opintojaksolle. Yhteistyökumppaniksi valikoitui Joensuun Sänkytehdas Oy, jolla oli tarvetta Unikeidas-tuotebrändinsä kehittämiselle. Kehitystyö aloitettiin toiminnallisella työpajalla, johon osallistuivat yrityksen edustajat ja opintojakson opettajat. Työpajan tavoitteena oli kuvata yrityksen nykytilaa ja kehittämistarpeita, jotka toimivat reunaehtoina palvelun toteutuksen seuraaville vaiheille. Työpajassa syntynyttä aineistoa jatkojalostettiin kansainvälisen kaupan ja muotoilun opiskelijoiden toimesta muotoilun ja brändin johtaminen -opintojaksolla. Opintojakson sisällä opiskelijat oli jaettu pienempiin työryhmiin, joista kukin työskenteli omana itsenäisenä yksikkönään. Toimeksiannon sisältö oli luonteeltaan tulevaisuutta visioivaa, jolloin varsinaisia välikatselmuksia ja palautetilaisuuksia yrityksen edustajien kanssa ei tarvittu. Tarvittaessa opiskelijat saivat olla suoraan yhteydessä yrityksen henkilökuntaan. Opintojakson konkreettisena lopputulemana syntyi kehitysehdotuksia Unikeidas-brändin kehittämiseksi. Kehitysehdotukset liittyivät brändin arvolupaukseen ja siihen liittyvään visuaalisen ilmeeseen. Lisäksi syntyi esimerkkejä brändiä tukevan visuaalisen ilmeen hyödyntämisestä eri viestintä- ja markkinointikanavissa. Syntyneet tulokset julkistettiin opintojaksojen päätteeksi järjestetyssä tilaisuudessa, joka toimi myös koulutuksellisena tilaisuutena sekä yritysten että opiskelijoiden näkökulmasta. Toteutuksen lopuksi pidettiin vielä päätöstyöpaja asiakasyrityksen edustajien kanssa, jonka tarkoituksena oli analysoida syntyneet kehitysideat ja pyrkiä tunnistamaan niistä toteutuskelpoisimmat.» 6»» 7»

5 Palvelutoimintaa opintojaksoilla Oheisessa kaaviossa on kuvattu opintojaksojen puitteissa tapahtuvan palvelutoiminnan toteuttamista kokonaisuudessaan palveluiden tunnistamistamisesta niiden toteutukseen saakka. Toteuttamisprosessi on jaettu kuuteen eri vaiheeseen, jotka ovat opintojakson toteutussuunnitelman teko, palvelukuvauksen teko, palveluista tiedottaminen, toteutuksesta sopiminen, palvelun toteutus sekä laskutus ja jälkimarkkinointi. Tämän oppaan seuraavissa kappaleissa käydään seikkaperäisemmin läpi näitä kyseisiä prosessinvaiheita. Opintojakson toteutussuunnitelman teko PALVELUPORTAALI Opintojakson toteutussuunnitelman laatiminen: Onko mahdollista toteuttaa ulkopuolisia toimeksiantoja? Palvelukuvauksen teko Palvelukuvauksen vieminen palveluportaaliin Opettaja: Lyhyt kuvaus opintojaksossa tehtävästä yritystoimeksiannosta Hinnoittelu Palvelusta tiedottaminen Markkinointitoimenpiteet Uutiskirje/ Alumnikirje (Viikot: 9/17/24/33/41) Toteutuksesta sopiminen Valitaan yhteistyöyritys opintojaksolle yhteydenottojen perusteella Kirjallisen sopimuksen tekeminen (yli 3000 ) Palvelun toteutus Opintojakson toteutus Laskutus ja jälkimarkkinointi Jatkotoimenpiteistä sopiminen Laskutus CRM Palvelukuvauksen tallentaminen ns. tuotteeksi yritysviestin tekeminen Yrityshaku yritysrekisteristä (toimialavalinnat) ja yritysviestin lähettäminen Vastausviestien käsittely Tilausvahvistuksen tekeminen (alle 3000 ) Vastanneiden yritysten tietojen päivitys ja mahdollinen muistutusviestin aktivointi tuleviin opintojaksoihin Tilausvahvistuksen muuttaminen laskulähetteeksi» 8»» 9»

6 ELINKEINOELÄMÄ» OPINTOJAKSON TOTEUTUSSUUNNITELMAN TEKO Yritysyhteistyön ja palvelumahdollisuuksien tarkastelu tulee aloitta jo kurssien toteutussuunnitelmia laadittaessa. Tässä yhteydessä Opetuksen ja TKI-toiminnan integraatio työryhmän rooli on avustaa palvelumahdollisuuksien tunnistamisessa. Työryhmän tehtävänä suunnitella lukuvuosittain toteutetaanko yksittäisen opintojakson puitteissa maksullista palvelutoimintaa, tutkimus- ja kehitystoimintaa (TKI) vai molempia. Suunnittelun keskiössä tulisi olla saavutettavien hyötyjen arviointi, mukaan lukien seuraavat näkökulmat: oppimistavoitteet, pedagogiikan kehittyminen, painoalojen kehittyminen, TKI-pisteet, kassavirrat, jne. Opetuksen, palvelu- ja tutkimus- ja kehitystoiminnan integraation suunnittelussa tulee harkita ainakin seuraavia aihealueita: Mitkä ovat opintojakson keskeiset oppimistavoitteet ja voidaanko niiden saavuttamista tukea yhteistyön avulla? Tuoko yhteistyö lisäarvoa oppimiseen? Kehittääkö yhteistyö pedagogisia toimintatapoja? Mitä hyötyjä yhteistyöstä on paikalliselle elinkeinoelämälle? Ketkä olisivat mahdolliset yhteistyötahot? Mitä yhteistyön toteuttaminen vaatii potentiaaliselta yhteystyötaholta? PALVELUTOIMINTA Yritystoimeksiannot TKI-TOIMINTA Yritysyhteistyö Opinnäytetyöt Työharjoittelut Miten yhteystyötaho osallistuu opintojakson toteutukseen? (tausta- ja lähtötietojen luovuttaminen, työpajat, välikatselmukset, palautteen saaminen) Mitä yhteistyön integroiminen opintojaksolle vaatii ohjausresursoinnilta? Pystyykö kurssin vastuuopettaja hoitamaan työn vai vaaditaanko toteutuksessa ulkopuolista tukea? Tarvitaanko yhteistyön toteuttamiseen liittyen erityisiä tiloja ja laitteita (oppimisympäristöt)? Tukeeko yhteistyö TKI-toiminnan tavoitteita ja valittujen painoalojen kehittymistä? Opetuksen ja TKI-toiminnan Integraatio työryhmä Tukeeko yhteistyö Karelia-ammattikorkeakoulun strategian toteuttamista? Painoala projektipäällikkö Yliopettaja(t) Opettajat OPINTOJAKSO» 10»» 11»

7 » PALVELUKUVAUKSEN TEKO Palvelukuvauksen teko toimii palvelun suunnittelun työkaluna, palvelun markkinoinnin ja TKI-toiminnan integraation tukena. Kirjallinen palvelukuvaus tulee myös liittää osaksi opintojakson toteutussuunnitelmaa. Palvelukuvauksesta tulisi käydä esille vähintään seuraavat tiedot: Palvelutuotteen nimi Kenelle palvelu on tarkoitettu? Mikäli palvelua on tarkoitus toteuttaa toistuvasti, esimerkiksi kerran lukuvuodessa, viedään tehty palvelukuvaus Karelia-ammattikorkeakoulun palveluportaaliin sekä tallennetaan CRM-järjestelmään ns. tuotteeksi. Jos kyseessä on kertaluontoinen palvelu riittää palvelukuvauksen tekeminen kohdennettuna CRM-yritysviestinä (katso kohta: Palvelusta tiedottaminen ja markkinointi).» PALVELUSTA TIEDOTTAMINEN JA MARKKINOINTI Palveluiden markkinointiin ja tiedottamiseen liittyen jokaisen Karelia-ammattikorkeakoulun keskuksen tulee sopia sisäisesti omista käytännöistään ja työnjaostaan. Esimerkiksi keskittyykö opintojakson vastuuopettaja ainoastaan palvelun toteutukseen sekä mikä on kk-päälliköiden, yliopettajien ja painoalakohtaisten projektipäälliköiden rooli palveluiden markkinoinnissa ja asiakkuuksien hallinnassa. Keskuskohtaisten markkinointitoimenpiteiden lisäksi Karelia-ammattikorkeakoulun työelämäpalvelut yhdessä tiedottajan kanssa lähettävät kootusti uutiskirjeitä/alumnikirjeitä yhteistyökumppaneille viisi kertaa vuodessa. Arvioidut lähetysajankohdat ovat viikot 9/17/24/33/41. Myös tässä yhteydessä voidaan nostaa esille, mikäli jonkin opintojakson toteutukseen liittyen haetaan yhteistyökumppaneita. Palvelun sisältö ja konkreettinen lopputulema Toteutustapa Toteutusaikataulu Palvelun hinta Yhteys-/vastuuhenkilö Käytössä oleva CRM-järjestelmä mahdolistaa kohdennettujen yritysviestien lähettämisen. Tällöin viestin vastaanottajiksi valitaan CRMjärjestelmän yritysrekisteristä vain niiden toimialojen yritykset, joille viesti halutaan kohdentaa. Alla esimerkki CRM-yritysviestistä. Tervehdys! Liiketoimintasuunnitelma -opintojakso etsii yhteistyöyrityksiä, joilla on tarvetta tehdä liiketoimintasuunnitelma tai päivittää nykyistä suunnitelmaa. Tradenomiopiskelijaryhmät tekevät/päivittävät liiketoimintasuunnitelman osana opintojaan. Opintojakson laajuus on 5op (opiskelijatyönä 135 h) ja se toteutetaan tammi - huhtikuussa Opintojakson sisällöstä antavat lisätietoja vastuuopettajat lehtori X (p ) ja yliopettaja X (p ). Ilmoittautuminen yhteistyöyritykseksi paluupostilla allekirjoittaneelle mennessä. Vastuuopettajat ottavat yhteyttä yhteistyöyrityksiin opintojakson toteuttamisesta tammikuun alkupuolella. Yhteistyöterveisin,» 12»» 13»

8 » TOTEUTUKSESTA SOPIMINEN Saatujen yhteydenottojen ja vastausten perusteella valitaan sopivimmat yhteistyökumppanit opintojaksolle. On tärkeää tiedottaa myös niitä tahoja, joita ei valittu mukaan toteutukseen. CRM-järjestelmää käytettäessä tulee järjestelmään päivittää kaikkien vastanneiden yritysten tiedot mahdollisia myöhempiä tarpeita varten. Palvelun toteutuksesta on hyvä sopia kirjallisesti asiakkaan sitouttamisen ja riskienhallinnan näkökulmista. Toimeksiannosta tehdään CRMjärjestelmässä kirjallinen tilausvahvistus. Mikäli kyseessä on yli 3000 euron suuruinen toimeksianto, tehdään toimeksiannosta kirjallinen sopimus. Olemassa olevista sopimusmalleista saat lisätietoja tutkimus- ja kansainvälistymispalveluista sekä työelämäpalveluista. Toimeksiannosta sovittaessa on tärkeää huomioida, kummankin osapuolen vastuut, immateriaalioikeudet ja maksettava korvaus. Tässä vaiheessa tulee mahdolliset sopimukset tallentaa myös CRM-järjestelmään. Ennen palvelun varsinaista toteutusta on hyvä laatia myös toteutussuunnitelma siitä, miten palveluntoteutus etenee käytännössä ja tiedottaa siitä myös tilaajaa. Tilaajan kanssa käytävä sähköpostikeskustelu tallennetaan soveltuvilta osin CRM-järjestelmään (huomioiden arkaluontoinen tieto). Toteutussuunnitelmasta tulisi käydä esille esimerkiksi toimeksiannon kannalta tärkeät päivämäärät, kuten alustavat tapaamisten ajankohdat. On myös hyvä määrittää toteutuksen muut yksityiskohdat, kuten pitävätkö opiskelijat yhteyttä suoraan yritykseen vai tapahtuuko kommunikointi opettajan välityksellä.» PALVELUN TOTEUTUS Palvelun toteutuksessa on suositeltavaa kiinnittää erityistä huomiota tiedonkulkuun toteutusprosessin aikana. Luonteva ja tarkoituksenmukainen tiedottaminen lisää kaikkien osapuolten sitoutumista toteutukseen. Etukäteen tehty toteutussuunnitelma (katso kohta: Toteutuksesta sopiminen) helpottaa ennakointia ja siten sujuvoittaa toteutuksen läpivientiä. Toteutuksen lopuksi on hyvä antaa kaikille osapuolille mahdollisuus palautteenantoon, kuten keskustella mahdollisista esiin tulleista ongelmista toteutuksen aikana. On myös hyvä arvioida yhdessä tilaajan kanssa toteutuivatko työlle asetetut alkuperäiset tavoitteet suhteessa lopputulemaan.» LASKUTUS JA JÄLKIMARKKINOINTI Toteutuneesta palvelusta tulee mennä tieto keskuksen laskutusta hoitavalle sihteerille. Tämä tapahtuu luomalla CRM-järjestelmässä tilausvahvistuksesta laskulähete. Sihteeri tekee kirjausmerkinnät ja toimittaa laskulähetteen laskentapalveluihin laskutettavaksi. Mukaan laskulähetteeseen tulee liittää tarvittavat tiedot, kuten sopimusdokumentit. Tässä vaiheessa viimeistään on suositeltavaa keskustella mahdollisista jatkotoimenpiteistä ja palvelumahdollisuuksista, joita voitaisiin toteuttaa esimerkiksi syntyneiden tuotosten edelleen kehittämisessä opiskelija- tai asiantuntijatyönä. Joidenkin palvelutoteutusten osalta voi jopa syntyä vuosittain toistuva yhteistyö, jossa yhteistyötaho hankkii palvelun säännöllisesti omaan tarpeeseensa.» 14»» 15»

9 Tulevaisuuden mahdollisuudet Opintojaksoihin liittyvien yhteistyömahdollisuuksien kuvaaminen ja niistä viestiminen on yksi konkreettinen esimerkki siitä, miten Karelia-ammattikorkeakoulu voi kehittää toimintaansa entistä työelämäläheisemmäksi. Lisäksi edellä esitelty toimintamallin tuo systemaattisuutta työelämäyhteistyöhön ja tehostaa sitä kautta organisaation sisäistä toimintaa. Tässä oppaassa esitelty opintojaksoilla tehtävän palvelutoiminnan toteutusprosessi on tarkoitettu ennen kaikkea käytännön työkaluksi Karelia-ammattikorkeakoulun henkilöstölle. Opetuksen, palvelu- ja tutkimus- ja kehitystoiminnan integroinnin toteutuksessa tulee ottaa huomioon myös mahdolliset rajoitteet ja olemassa olevat hyvät käytänteet. Seuraavassa on esitelty muutamia näkökulmia opintojaksoilla toteutettavan palvelutoiminnan edelleen kehittämiseksi.» SUJUVA TYÖNJAKO Karelia-ammattikorkeakoulun eri keskusten toimintatavat ja käytänteet voivat erota toisistaan. Tärkeää olisi, että työnjako ja eri toimijoiden roolit olisivat määritelty ja tehty näkyviksi organisaation jokaisella tasolla. Toisin sanoen oikeat tahot tekemään palvelutoiminnan sisällöntoteutusta, asiakkuuden hallintaa sekä markkinointia ja myyntiä.» MOTIVOINTI JA KANNUSTAMINEN Palvelutoiminnan ja yritysyhteistyön toteuttamisen kannalta olisi tärkeää kannustaa henkilöstöä toimimaan yhteisten tavoitteiden eteen. Nykyinen järjestelmä ei välttämättä kannusta tekemään palvelutoimintaa, mikäli se koetaan ylimääräisenä työnä olemassa olevien tehtävien lisäksi.» PALVELUIDEN MARKKINOINTI Yhteinen ymmärrys organisaatiomme tarjoamista yhteistyömahdollisuuksista ja yritysten tarpeista syntyy parhaiten konkreettisen toiminnan kautta. Tätä mahdollisuutta voitaisiin hyödyntää myös enemmän palveluiden markkinoinnissa. Työelämäpäivät, opettajien työelämäjaksot sekä kumppanuus- ja alumnitoiminta ovat vain muutamia esimerkkejä tämän kaltaisesta toiminnasta.» KESKUSTEN YHTEISET PALVELUTUOTTEET Yksi palvelutoiminnan tulevaisuuden tavoitteista voisi olla kehittää henkilökunnan, opiskelijoiden ja yritysten yhteistyö mahdollisimman tehokkaalle tasolle. Yhtenä vaihtoehtona olisi luoda modulaarisia palvelutuotteita, joissa eri koulutusalojen osaamista hyödynnetään yhdessä.» 16»» 17»

10 » YHTEYSTIEDOT KARELIA-AMMATTIKORKEAKOULU Luovan talouden keskus Sirkkalantie 12A, FI Joensuu