TARJOUSPYYNTÖ. Ekotehokkaat kiinteistöratkaisut alueellinen energiatietopalvelu. Tausta. Diaarinumero Päiväys

Transkriptio

1 Diaarinumero Päiväys TARJOUSPYYNTÖ Ekotehokkaat kiinteistöratkaisut alueellinen energiatietopalvelu Tausta Wirma Lappeenranta Oy palvelee Lappeenrannan seudun yrittäjiä, yrityksiä ja matkailijoita sekä kehittää alueen toimintaympäristöä ja kilpailukykyä. Tavoitteenamme on saada Lappeenrannan seudulle uudistuvaa liiketoimintaa ja lisätä alueemme vetovoimaisuutta. Wirma Lappeenranta Oy ja Lahden kaupunki toteuttavat yhteistä hanketta, jonka tavoitteena on luoda julkisen hallinnon avoimeen dataan perustuva energiatietopalvelu Lappeenrannan ja Lahden kaupunkien alueelle. Palvelun yleiskuvaus Alueellinen ja automatisoitu kiinteistökohtainen energiatietopalvelu on sähköinen ja karttapohjainen palvelu, joka rakentuu olemassa olevan energiatiedon (mm. kiinteistöjen energiakulutustiedot) sekä uuden ja yksityiskohtaisemman energiatiedon (mm. aurinkoenergian tuotantopotentiaali kiinteistöittäin) tuottamisesta samaan kokonaisuuteen. Uusi sähköinen palvelukokonaisuus mahdollistaa kiinteistökohtaisen vertailun erilaisten energiantuotantojärjestelmien välillä (mittareina mm. kustannukset, takaisinmaksuajat, CO2 päästöt). Palvelu mahdollistaa kuluttajalle uusien vähähiilisten energiaratkaisujen aiempaa paremman arvioinnin oman kiinteistön osalta. Uusiutuvan energian ratkaisuja tarjoaville yrityksille energiatietopalvelu tarjoaa hyvän näkyvyyden, yhteisen kehittämisalustan sekä mahdollisuuden vastaanottaa tarjouspyyntöjä järjestelmän kautta. Kaupungit saavat energiatietopalvelusta työkalun, jolla energiaratkaisuja pohtiville rakentajille sekä kiinteistönomistajille voidaan tarjota puolueetonta lisätietoa päätöksenteon pohjaksi. Eräänä mallina ko. palvelulle voidaan pitää Espoon kaupungin kehittämä

2 2 / 5 energiatietopalvelu FI/Asioi_verkossa/Muut_palvelut/Energiatietopalvelu(42822). Hankittava palvelu 1. Palvelun tavoiteominaisuuksien ja use case määrittäminen loppukäyttäjän näkökulmasta. Täsmennetään mitä käyttäjä saa vrt. palvelun yleiskuvaus. 2. Energiatietopalvelun hanketoteutuksen vaiheistuksen tarkempi määrittely yhdessä hankkeen sidosryhmien ja palvelun käyttäjien kanssa. 3. Suunnitelma palvelun istuttamisesta kuntien ICT-kokonaisarkkitehtuuriin, määrittelytyö yhdessä tilaajien kanssa. 4. Kunkin vaiheen teknisen sisällön ja tavoitteiden kuvaaminen. 5. Hankkeen kustannusarvion täsmentäminen päävaiheittain huomioiden kokonaisbudjetti Palvelun hankinta toteutetaan Wirma Lappeenranta Oy:n johdolla. Hankittavan palvelun maksaminen toteutuu kuitenkin 50/50 periaatteella jaetusti molempien tilaajien Wirma Lappeenranta Oy:n ja Lahden kaupungin kanssa. Loppuraportti toimii yhtenä julkisena asiakirjana energiatietopalvelun toteutuksen kilpailutuksen yhteydessä julkaistavista tarjouspyyntöasiakirjoina. Vaatimukset Tarjouksessa tulee esittää työsuunnitelma, johon tulee sisältyä hankittavan palvelun lisäksi seuraavat tapaamiset tai etäkokoukset toimeksiantajan ja Lahden edustajan kanssa. - Käynnistyskokous (Lappeenranta 3.3.) - Väliraportointi tilaajalle (20.3.) - Loppuraportointi päätöskokouksessa, jossa esitellään tulokset toimeksiantajan koolle kutsumalle ryhmälle (31.3.) Hinnat ja arvo Tarjouksessa tulee ilmoittaa arvonlisäveroton kokonaishinta ja arvonlisäveroprosentti. Kokonaishinnan tulee sisältää kaikki kustannukset kuten henkilöstö-, matka-, päiväraha-, materiaali-, tila-, kone-, laite-, ym. kustannukset. Kokonaishinta palvelulle on (alv 0 %). Alihankkijat Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan käyttämät alihankkijat. Toimittajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Hankintamenettely Hankinta on kokonaisarvoltaan kansallisen kynnysarvon alittava hankinta ja hankintamuotona käytetään rajoitettua hankintamenettelyä.

3 3 / 5 Palvelun tuottajilta saatujen tarjousten arviointi ja tämän pohjalta tehtävät valinnat suoritetaan Wirma Lappeenranta Oy:ssä. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan tarjouksen tekijöille sähköpostilla ja yhtiön www sivuilla mahdollisimman pian tarjouskilpailun päätyttyä. Tarjouskilpailusta suljetaan pois esim. seuraavat tarjoukset: - tarjous on saapunut liian myöhään - tarjous on vajavainen tai virheellinen tai ei muutoin vastaa tarjouspyyntöä - tarjoaja on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen - tarjoaja on konkurssissa, keskeyttänyt liiketoimintansa, asetettu selvitystilaan tai tarjoajalle on vahvistettu velkajärjestely - vireillä on tarjoajaa koskeva konkurssi- tai velkajärjestelymenettely, velkasaneerausohjelman vahvistamismenettely tai hakemus yhtiön purkamiseksi Tarjoajan kelpoisuus Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimittajan päätoimipaikka sijaitsee (sijoittautumismaa), voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjouksen sisältö Tarjouksen tulee sisältää vähintään seuraavat tiedot: Tarjouspyynnön 10117_1 Tarjoajan tiedot (nimi, y-tunnus/ henkilötunnus, yhteystiedot, osaaminen ja alan asiantuntemus) Ehdotus tarjottavan palvelun sisällöstä, toteutussuunnitelma ja toimitusaikataulu Palvelun hinta (+ alv %) (katso kohta Hinnat ja arvo) Muulla tavalla tehtyä tarjousta ei oteta huomioon. Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi. Muilta osin noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014). Huomioikaa myös, että mikäli tarjouksia ja tarjousasiakirjoja ei ole luokiteltu tarjoajan johdosta luottamukselliseksi, ne voidaan edelleen lähettää sähköisesti niitä kysyville. Tarjousten arviointi- ja valintaperusteet Hankintapäätös tehdään tarjousten arvioinnin pohjalta. Tarjousten arvioinnissa hankintakriteerit ja kriteerien painoarvot ovat seuraavat:

4 4 / 5 Arviointikriteerit painoarvo % 1 Pyydettyjen tehtävien toteutussuunnitelman sisältö ja toteutettavuus 50 Palveluntarjoajan asiantuntemus ja kokemus vastaavan tyyppisistä 2 energia-alan ICT toimituksista 40 3 Palvelutarjoajan referenssien määrä ja relevanttius 10 Yhteensä 100 Tarjouksen laadullisten tekijöiden arvioinnissa käytettävät selvitykset: Kuvaus tarjottavan toteutussuunnitelman sisällöstä ja toteutettavuudesta o Sisällön arvioinnissa arvostetaan suunnitelman sisältöä ja toteutettavuutta siten, että tarjoukset arvioidaan asteikolla 1-5, jossa 5 on paras arvosana. Palveluntarjoajan asiantuntemus ja kokemus vastaavan tyyppisistä energiaalan ICT toimituksista o Vertailussa huomioidaan tarjoajan osaaminen ja kokemus tehtävissä, jotka ovat sisältäneet tässä hankinnassa ilmoitettuja työtehtäviä (ilmoitettu kohdassa Hankittava palvelu ja Vaatimukset) mm. prosessien kuvaaminen, hankkeen suunnitelmatyö, hankkeen budjetointi, kokonaisarkkitehtuurimenetelmän tuntemus o Lisäksi arvioidaan tarjoajan kokemus kehitettävää alueellista energiatietopalvelua vastaavien energia-alan ICT toimitusten kokemus o Ilmoita vastuuhenkilöksi nimettävän vaatimukset täyttävä työkokemus ja liitä tarjouksen liitteeksi tämän todentava dokumentti esim. cv. o Kriteerit arvioidaan asteikolla 1-5, jossa 5 on paras arvosana. Palveluntarjoajan referenssit vastaavantyyppisistä toteutuksista o Eniten vastaavia referenssejä (v.2010 jälkeen toteutetut) esittänyt tarjous saa 5 pistettä. Muiden tarjousten pisteytys lasketaan suhteessa maksimipisteisiin. Tarjouksen referenssit (kpl) / eniten referenssejä (kpl) omaava tarjous x maksimipisteet (5) Tarjoajan tulee toimittaa laadullista arviointia varten tarvittavat selvitykset. Mikäli tarvittavia tietoja ei toimiteta, eikä laatua voida todentaa, laadullisten ominaisuuksien arviointi on mahdotonta ja johtaa arvioinnissa 0 pisteeseen. Selvitykset arvioidaan tarjouksissa olevien tietojen perusteella Wirma Lappeenranta Oy:n ja Lahden kaupungin kutsumassa arviointiryhmässä. Pisteytyksessä 1 on huonoin arvosana ja 5 on paras. Tarjouksen pyytäjä pidättää oikeuden korvauksetta hyväksyä tai hylätä tarjoukset sekä muutokset ohjelmaan. Tarjousten valinnassa noudatetaan Lappeenrannan kaupungin hankintaohjeita. Tarjouksen pyytäjä pidättää oikeuden korvauksetta hyväksyä tai hylätä tarjoukset. Sopimusehdot

5 5 / 5 Valitun palvelun tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella (asiakirjat tärkeysjärjestyksessä): 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014) 4. Tarjous Sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan Lappeenrannan käräjäoikeudessa. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa 30 päivää tarjouksen jättöpäiväyksestä. Tarjouksen jättäminen ja lisätiedot Pyydämme tarjouksenne klo mennessä hankinnat@wirma.fi. Lisätietoja antaa Markku Mäki-Hokkonen, puh tai sähköisesti markku.maki-hokkonen@wirma.fi