NOKIAN UIMAHALLIN LIPUNMYYNTI- TILAVARAUS- JA KAHVILAPALVELUT

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1 (7) NOKIAN UIMAHALLIN LIPUNMYYNTI- TILAVARAUS- JA KAHVILAPALVELUT Nokian kaupungin vapaa-aikapalvelut pyytää tarjousta Nokian uimahallin (Välikatu 24, Nokia) lipunmyynti- tilavaraus- ja kahvilapalveluiden tuottamisesta. Hankinnan kohde Nokian kaupunki (jäljempänä Tilaaja) vuokraa uimahallin kahviotilat ja kahvilatoiminnat alkaen asiakaspalveluhenkiselle yrittäjälle (jäljempänä Palvelun tarjoaja), joka sitoutuu tuottamaan korvausta vastaan myös uimahallin lipunmyynti- ja tilavarauspalvelut. Palvelun toimintatavat ja vähimmäisvaatimukset on määritelty tarkemmin palvelukuvauksessa*** liitteessä 1. Tarjottavan palvelun tulee olla palvelukuvauksen mukainen. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen allekirjoittaessaan vastaamaan siitä, että tarjottu palvelu täyttää tarjouspyynnössä esitetyt ehdot sekä muut tässä tarjouspyynnössä tai sen liitteissä mainitut vaatimukset sopimuksen voimaan tullessa. Hankintamenettely Avoin, jolloin kaikki halukkaat Tarjoajat voivat jättää tarjouksen. Hankintailmoitus hankinnasta on jätetty HILMA-palveluun, Tarjouspyyntö on sähköisenä saatavilla Nokian kaupungin internetsivuilla Sopimuskausi vuoden optio ajalle ***. Sopimus on voimassa puolen vuoden (6kk) irtisanomisajalla. Mahdollisten optioiden käytöstä sovitaan erikseen Tilaajan ja tarjouskilpailun voittaneen Palvelun tarjoajan kesken mennessä ennen kuluvan sopimuskauden päättymistä. Osatarjous Osatarjouksia ei oteta huomioon***. Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon***.

2 TARJOUSPYYNTÖ 2 (7) Hankinnan arvo Vaatimukset Hankinnan arvioitu arvo on noin euroa/vuosi (alv 0 %). Hankinnan arvioitu kokonaisarvo (sisältää optiokauden) on noin euroa (alv 0 %). Tarjouksen ja tarjottavien Palveluiden tulee tarjouspyynnössä ilmoitetut vaatimukset. Merkinnällä *** on tässä asiakirjassa merkitty ehdottomia vaatimuksia, joiden täyttämättä jättäminen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Muiden kuin ehdottomien vaatimusten täyttymistä pidetään toivottavana. Hinnan määräytyminen*** Tarjottavan Palvelun hinnat pyydetään ilmoittamaan euroina ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Hinnat on ilmoitettava oheisella Tarjouslomakkeella (liite 4). Tarjouksen tulee sisältää: a) hinta lipunmyynti- ja tilavarauspalvelulle***. Tarjous tulee antaa kiinteälle kuukausimaksulle, 11 kk/v. b) tarjous kahvilatilojen vuokrasta***. Vuokratarjous tulee antaa kiinteälle kuukausivuokralle, 12 kk/v. Vuokra veloitetaan 12 kk:lta vuodessa. Korvaus palveluiden tuottamisesta maksetaan ainoastaan uimahallin aukiolokuukausilta. Aukiolokuukausia v ollut 9,5 kk-11kk. Mikäli kuitenkin sopimuskauden aikana alan yleisessä hintatasossa tapahtuu oleellisia muutoksia, jotka eivät olleet Palvelun tarjoajan tiedossa tai kohtuudella ennakoitavissa tarjousta hinnoitellessa, on Palvelun tarjoajalla tarvittaessa mahdollisuus neuvotella hinnanmuutoksista Tilaajan kanssa. Hintojen tulee sisältää kaikki Tilaajan maksettavaksi tulevat kustannukset. Hintavaraumia ei hyväksytä***. Maksuehto Tarjousten perusteella valittavalta Palvelun tarjoajalta veloitetaan keittiö- ja kahvilatiloista tarjouksen mukainen kuukausivuokra (alv. 24%), joka sisältää jätehuollon, asiakastilojen siivouksen ja sähkön. Vuokra maksetaan kunkin kuukauden 5. päivään mennessä kaupungin osoittamalle pankkitilille. Viivästyskorko on korkolain

3 TARJOUSPYYNTÖ 3 (7) mukainen. Vuokranmaksun maksamisen vakuudeksi Palvelun tarjoaja toimittaa kaupungille pankkitakauksen 2 kk:n vuokria vastaavasta summasta***. Tilaaja maksaa Palvelun tarjoajalle kuukausittain tarjouksen mukaisen korvauksen (alv. 0%) lipunmyynti- ja tilavarauspalveluiden tuottamisesta kuukauden välein laskua vastaan jälkikäteen. Mitään laskutus tms. lisiä ei hyväksytä. Alihankkijat*** Tarjouksessa on ilmoitettava Tarjoajan Palvelussa käyttämät mahdolliset alihankkijat***. Toimittaja vastaa alihankkijansa työstä niin kuin omastaan. Tarjoajan kelpoisuutta koskevat vaatimukset*** Palvelun tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimijan päätoimipaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Taloudelliset ja rahoitukselliset edellytykset: Palvelun tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Palvelun tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tilaaja voi tarkistaa tarjoajan taloudelliset edellytykset ja luottotiedot yleisesti käytetyistä rekistereistä. Tarjoukseen liitettävät selvitykset***: - verovelkatodistus - ilmoitus eläkevakuutusmaksuvelvollisuuksien täyttämisestä - tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä - tieto mahdollisesta velkasaneerauksesta. Selvitykset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia. Ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset: Palvelun tarjoajan tulee noudattaa kahvilatoiminnassa elintarvikelainsäädännön vaatimuksia. Ennen sopimuksen allekirjoittamista valitun Palvelun tarjoajan tulee esittää Tilaajalle todistus elintarvikeviranomaisten hyväksynnästä kahvilatoiminnalle,

4 TARJOUSPYYNTÖ 4 (7) omavalvontasuunnitelma, todistukset henkilökunnan koulutuksesta sekä kopiot henkilökuntansa voimassa olevista hygieniapasseista. Palvelun tarjoajan henkilöstöllä tulee olla kaupallisen alan tai catering-alan koulutus tai muulla tavoin hankittu, todistuksilla osoitettava catering-alan ja asiakaspalvelun pätevyys. Kaiken palvelun tulee tapahtua sujuvalla suomen kielellä. Tarjoukseen liitettävät selvitykset***: -tiedot henkilökunnan koulutuksesta ja hygieniaosaamisesta -lyhyt kuvaus omavalvontasuunnitelmasta -tiedot yhdestä referenssikohteesta viimeisen kolmen vuoden ajalta kohteesta, josta käy ilmi Palvelun tarjoajan 1-3 vuoden kokemus asiakaspalvelutehtävistä ja kahvilapalveluista. Kohteesta sisältöselvitys, yhteyshenkilön nimi ja puhelinnumero. Tarjoaja, joka ei toimita pyydettyjä selvityksiä tai jonka selvitykset ovat puutteellisia, voidaan myös sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan kolmessa vaiheessa: Hankinnan valinta- ja vertailuperusteet 1. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu vertailuryhmässä Päätöksen Palvelun tarjoajan valinnasta tekee Nokian kaupungin vapaa-aikajohtaja ja päätös annetaan tiedoksi vapaaaikalautakunnalle.tilaaja pidättää oikeuden varmistua siitä, että voittaneen tarjouksen toiminta täyttää asetetut vaatimukset. Tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, jossa otetaan huomioon seuraavat perusteet painotuksineen: Hinta painoarvo 40 % Palvelun hinta/kk * 11, josta vähennetään Palvelun tarjoajan tarjoama vuokra uimahallin kahvilatiloista/kk *12. Tästä muodostuu lipunmyynti- ja tilavarauspalvelun kokonaishinta jota käytetään vertailuhintana.

5 TARJOUSPYYNTÖ 5 (7) Kokonaispalvelun laatu painoarvo 60 % Esitys kahvilan tuotevalikoimasta, 30 % - sisältää vaihtoehtoja, täyttää ravitsemussuositukset ja huomioi yleisimmät erikoisruokavaliot. - sisältää lounas- tai aamiaistarjoilua - sisältää tapahtumakohtaisen erikoisvalikoiman esim. urheilutapahtumien yhteydessä, oma esimerkki tai ehdotus erikoistuotteesta Esitys lipunmyynti- ja tilavarauspalveluiden toteuttamisesta 30% - henkilöstömitoitus ja kuvaus henkilöstön asiakaspalvelutaidoista - ehdotus myyntipisteen ja asiakastilojen kalustuksesta ja somistuksesta, esimerkki - kuvaus asiakastyytyväisyyden mittaamisesta ja asiakaspalautteen hallinnasta Tarjousten vertailu suoritetaan vertailuryhmässä, joka pisteyttää saadut tarjoukset jokaisessa arviointikohdassa tarjoajien määrän mukaiseen paremmuusjärjestysjärjestykseen. Kokonaispisteet lasketaan annettujen painoarvojen mukaisesti. Eniten vertailupisteitä saanut Palvelun tarjoaja valitaan Palvelun toimittajaksi. Tarjouksen sisältö *** Tarjouksen tulee sisältää vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Tarjouksen ja sen liitteiden laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjoajan kelpoisuuden arvioimiseksi tarjoukseen tulee liittää Tarjoajan kelpoisuus***-kohdassa vaaditut selvitykset. Tarjousten arviointia ja vertailua varten tarjoukseen on liitettävä: Tarjouslomake (liite 4) Esitys kahvilan tuotevalikoimasta Esitys lipunmyynti- ja tilavarauspalveluiden toteuttamisesta Palvelun tarjoajan on tarjottava vain ja ainoastaan Palveluita, joita se pystyy varmuudella ja tämän tarjouspyynnön ja tarjouksensa mukaisesti toimittamaan sovittujen ehtojen mukaisesti. Viivästyssakko Mikäli Palvelun tarjoaja lyö laimin lipunmyyntitehtävänsä, hän on velvollinen korvaamaan kaupungille perimättä jääneet lipputulot sekä mahdolliset lipunmyynnin järjestämisestä aiheutuneet kulut

6 TARJOUSPYYNTÖ 6 (7) niin kauan, kunnes palvelun suorittaminen aloitetaan tai Palvelun tarjoaja ilmoittaa, ettei pysty palvelua suorittamaan. Tilaajalla on oikeus vähentää viivästyssakot Palvelun tarjoajalle tapahtuvista maksusuorituksista. Lisäksi Tilaajalla on oikeus palvelun keskeytyessä hankkia korvaava palvelu haluamastaan paikasta ja laskuttaa kyseinen palvelu Palvelun tarjoajalta. Uimahallin toiminnan keskeytyessä arvaamattomasta syystä korvaus lipunmyynti- ja tilavarauspalveluiden tuottamisesta maksetaan Palvelun tarjoajalle ensimmäisten 15 vuorokauden ajalta. Sopimusehdot Hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE Palvelut 2014). Mikäli tarjouspyynnön ehdot ovat ristiriidassa JYSE:n kanssa, sovelletaan tarjouspyynnön ehtoja. Hankinta-asiakirjat tulevat julkisilta osiltaan kaikille julkisiksi, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Mikäli tarjousasiakirja sisältää tietoja yksityisestä liike- tai ammattisalaisuudesta, Palvelun tarjoajaa pyydetään ilmoittamaan tästä tarjouksessa. Tarjouksen hintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjousten voimassaoloaika*** Tarjousten tulee olla sitovina voimassa viisi kuukautta tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä lukien. Tarjousten palautus*** Nokian kaupungin vapaa-aikapalveluihin osoitetut tarjoukset on palautettava viimeistään ma klo mennessä kirjallisesti suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Nokian kaupunki, Vapaa-aikapalvelut, PL 2, Nokia. Käyntiosoite Vapaa-aikakeskus, asiakaspalvelu, Kerhola, Souranderintie 13, 2 krs. Kirjekuoreen tulee laittaa merkintä Uimahallin kahvilan tarjous***. Asiakas ei voi ottaa huomioon tarjouksia, jotka ovat saapuneet myöhässä. Asiakkaalla on myös oikeus olla ottamatta huomioon tarjouksia, jotka eivät täytä tämän tarjouspyynnön ehdottomia vaatimuksia tai joissa esitetään varauksia koskien Tilaajan esittämiä tarjouspyynnön ehtoja.

7 TARJOUSPYYNTÖ 7 (7) Lisätiedot Lisätietoa hankintaan liittyvissä asioissa antaa uimahallipalveluesimies Päivi Utriainen, p , paivi.utriainen@nokiankaupunki.fi Kahvilatiloihin ja nykyiseen varustetasoon on mahdollista tutustua torstaina klo järjestettävässä infotilaisuudessa (uimahallin tilaussauna). Nokialla Satu Kankkonen Vapaa-aikajohtaja LIITTEET LIITE 1: Palvelukuvaus LIITE 2: Pohjapiirros kahvilatiloista LIITE 3: Kustannusvastuutaulukko LIITE 4: Tarjouslomake LIITE 5: JYSE 2014 Palvelut