2. Netti-Pompidoun käyttöönotto (pääkäyttäjä)

Transkriptio

1 Sivu 1 / 11 Ohjeet 1. Yleistä Tervetuloa käyttämään huumehoitotietojärjestelmän www-käyttöliittymää, Netti-Pompidouta 1. Netti-Pompidou on huumeiden käytön vuoksi päihdehoitoon hakeutuneita asiakkaita koskeva tiedonkeruujärjestelmä. Se korvaa tiedonkeruussa aiemmin käytetyn Pompidou Access-sovelluksen. Netti-Pompidoun käyttö vaatii, että hoitoyksikkö ilmoittautuu osallistuvansa tiedonkeruuseen. Tiedonkeruuseen ilmoittautuminen tehdään THL:ään erillisellä ilmoittautumislomakkeella, jonka löytää esimerkiksi Huumehoidon tietojärjestelmän internet-sivuilta 2. Netti-Pompidoun käyttöönotto (pääkäyttäjä) Käyttäjätilien avaaminen yksikölle luodaan THL:n toimesta ns. yksikön pääkäyttäjätili, jonka tunnus ja salasana lähetetään pääkäyttäjätiliin liitettyyn sähköpostiosoitteeseen. Sähköpostiosoitteen antaa jokainen yksikkö ilmoittautumisen yhteydessä. Lisäksi yksikköön lähetetään kirjeitse järjestelmäsalasana, jota kysytään 1. sisäänkirjautumisen yhteydessä. Järjestelmäsalasanaa hallinnoi yksikön pääkäyttäjä. Em. pääkäyttäjällä on oikeus luoda uusia peruskäyttäjiä (omaan organisaatioonsa) Netti- Pompidoussa Kun pääkäyttäjä luo uuden peruskäyttäjän, lähettää järjestelmä peruskäyttäjän sähköpostiosoitteeseen generoidun salasanan Kun peruskäyttäjä kirjautuu Netti-Pompidouhun 1. kertaa, vaatii järjestelmä vaihtamaan salasanan vaatien samalla ns. järjestelmäsalasanaa. Järjestelmäsalasana tiedotetaan yksikön pääkäyttäjille kirjeitse yksikön ilmoittautuessa tiedonkeruuseen. Käyttäjät voivat päivittää omia perustietojansa, mutta eivät voi muuttaa organisaatiotansa Pää- ja peruskäyttäjät voivat hakea ja syöttää hoitotietolomakkeita järjestelmään Pääkäyttäjä voi sulkea oman yksikkönsä peruskäyttäjien tilejä, jolloin sisäänkirjautuminen ei enää onnistu 1 Tämä ohje koskee Netti-Pompidoun käyttöä ja käyttöliittymän toimintoja. Tietokenttien sisällön kuvailun ja niiden oikean täyttämisen tarkemmat ohjeet löydät THL:n Huumehoitojärjestelmä sivuilta Terveyden ja hyvinvoinnin laitos Institutet för hälsa och välfärd National Institute for Health and Welfare Mannerheimintie 166, Helsinki, Finland PL/PB/P.O. Box 30, FI Helsinki, puh/tel

2 Sivu 2 / 11 Uuden käyttäjän lisääminen Käyttäjä luodaan Netti-Pompidoussa syöttämällä vaaditut tiedot lomakkeelle, minkä jälkeen järjestelmä tarkistaa, että käyttäjänimi ei ole jo käytössä. Kun käyttäjän luominen onnistuu, lähettää Netti-Pompidou käyttäjälle käyttäjätunnuksen ja salasanan sähköpostina. Käyttäjänimeä ei voi muuttaa sen jälkeen, kun käyttäjä on luotu. Valikosta: 1. Muokkaa käyttäjätilejä 2. Luo uusi käyttäjä 3. Määritä käyttäjälle käyttäjätunnus ja täydennä yhteystiedot. Tallenna. 4. Järjestelmä tarkistaa onko käyttäjätunnus vapaa 5. Uusi käyttäjä luotu, järjestelmä lähettää uuden käyttäjän sähköpostiin generoidun salasanan Käyttäjän poistaminen Pääkäyttäjä luo omaan yksikköönsä peruskäyttäjiä Netti-Pompidoussa tarpeen mukaan ja hän on myös vastuussa tilien sulkemisesta esim. silloin, kun työntekijän työsuhde yksikköön katkeaa tai työntekijä ei enää toimita tietoja Huumehoidon tiedonkeruuseen. Käyttäjän/käyttäjien poistaminen tehdään seuraavasti: Valitse valikosta: 1. Muokkaa käyttäjätilejä 2. Poista työntekijän oikeus käyttää Netti-Pompidouta ruksimalla vaihtoehto Tili lukittu henkilön käyttäjätunnuksen kohdalla. Työntekijä ei enää pääse kirjautumaan Netti-Pompidouhun. 2

3 Sivu 3 / 11 3

4 Sivu 4 / Netti-Pompidoun käyttö (peruskäyttäjä) Sisään kirjautuminen Netti-Pompidoun käyttöä varten tarvitset käyttäjätilin, jonka luo yksikkösi Netti-Pompidou pääkäyttäjä. Kun pääkäyttäjä on luonut käyttäjätilisi, saat sähköpostiosoitteeseesi generoidun salasanan. Kun kirjaudut ensimmäistä kertaa sisään Netti-Pompidouhun, vaatii sovellus vaihtamaan salasanan pyytäen samalla ns. järjestelmäsalasanaa. Järjestelmäsalasanan saat yksikkösi pääkäyttäjältä. Käyttöliittymä Käyttöliittymä jakaantuu kolmeen osaan: a) vasemman reunan navigointivalikkoon, b) tietojen syöttölomakkeen navigointivalikkoon ja c) varsinaiseen sisältöalueeseen. Valikot näyttävät hieman erilaisilta eri käyttäjille riippuen käyttäjän oikeuksista. Lisäksi koska Netti-Pompidou on vielä keskeneräinen, saattaa käyttöliittymään tulla pieniä muutoksia ilman tämän ohjeen päivitystä. Käyttöliittymän perusrakenne noudattaa kuitenkin oheista kuvausta. a) b) c) Kuva. Käyttöliittymän rakenne. 4

5 Sivu 5 / 11 Uuden hoitotietolomakkeen lisääminen Asiakkaan hoitotietojen syöttö aloitetaan Lisää uusi lomake painikkeesta. Hoitotietolomake on jaettu Netti-pompidoussa kahdeksaan eri välilehteen. Lisäksi yhdeksännellä välilehdellä talletetaan ilmoitus lopuksi THL:n tietokantaan. Jokaisella kahdeksasta välilehdestä on oma 'tallenna'- nappinsa. Sen painaminen siirtää seuraavalle välilehdelle ja tallettaa samalla jo syötetyt tiedot ns. keskeneräiseksi hoitotietolomakkeeksi. Lomakkeen välilehtien painikkeilla on omat värikoodinsa: a) Painike on keltainen, kun et ole vielä käynyt kyseisellä välilehdellä b) Painike on vaaleanvihreä, kun olet käynyt kyseisellä välilehdellä c) Painike on tummemman vihreä, kun olet parhaillaan kyseisellä välilehdellä Tallenna ilmoitus THL:n tietokantaan painike on erotettu muista painikkeista punaisella värillä. Joidenkin kysymysten kohdalla sovellus antaa tarkempaa tietoa ja kysymystä selventäviä vihjetekstejä, kun pitää osoitinta hetken sinisen ympyrän sisään merkityn kysymysmerkin yllä. Kuva. Uuden huumehoitolomakkeen lisääminen ja lomakkeen välilehtien värikoodit. 5

6 Sivu 6 / 11 Keskeneräisen lomakkeen jatkaminen Keskeneräinen hoitotietolomake voidaan hakea omalla haku-toiminnollaan ( Jatka keskeneräistä painike) takaisin syöttölomakkeelle ja jatkaa puuttuvien tietojen syöttöä. Hakutoiminnolla voi joko listata 1) kaikki keskeneräiset hoitotietolomakkeet tai 2) hakea tiettyä keskeneräistä hoitotietolomaketta jollain seuraavista hakukriteereistä: a) käyttäjätunnus b) asiakasnumero (jos yksikön käytössä) c) päällekkäistapaustunniste d) haastattelupäivämäärä Mitä enemmän hakuehtoja annat - sitä pienemmäksi rajaat tulosjoukon. Valitulla hakuehdolla löytyneet tiedot ilmaantuvat hakutulostaulukkoon ja etsitty hoitotietolomake saadaan muokattavaksi Päivitä linkkiä painamalla. 6

7 Sivu 7 / 11 Vasta Tallenna lomake THL:n tietokantaan välilehden talletuksen jälkeen hoitotietolomake on valmis ja käytettävissä THL:n raportoinnissa. Muista siis tallettaa valmis ilmoitus tietokantaan 'Tallenna lomake THL:n tietokantaan -välilehden 'Tallenna napilla! Hoitotietolomakkeen haku Hae lomake painiketta tarvitset silloin, kun a) haluat korjata tai täydentää THL:n tietokantaan jo tallennettua hoitotietolomaketta (s.o. painiketta Tallenna ilmoitus THL:n tietokantaan on jo painettu) TAI b) haluat kopioida aiemmin tehdyn hoitotietolomakkeen uuden lomakkeen pohjaksi Hoitotietolomakkeen hakutoiminnossa tarjotaan joukko hakua rajoittavia ehtoja. Syöttämällä hakuehtoihin arvoja, voi tulokseen rajata vain kaikki annetut ehdot täyttävät hoitojaksot. Esimerkiksi antamalla hakuehdoiksi: päällekkäistapaustunniste AA1H ja syntymävuosi 1973, saadaan tulokseen ilmoitukset henkilöistä, joiden päällekkäistapaustunniste on AA1H ja syntymävuosi Haun voi tehdä myös asettamatta mitään ehdoista: silloin tuloksessa näkyy lukumäärältään määrättyyn ylärajaan rajattu joukko hoitojaksoja. Kuva. Haku käyttäjätunnuksella 7

8 Sivu 8 / 11 Kuva. Hakuehdolla käyttäjätunnus löytyneet tiedot Valitulla hakuehdolla löytyneet tiedot ilmaantuvat hakutulostaulukkoon. a) Jos olet korjaamassa tai täydentämässä jo kertaalleen THL:n tietokantaan tallennettua hoitotietolomaketta, valitse Päivitä linkki. b) Jos olet kopioimassa vanhaa hoitotietolomaketta uuden pohjaksi, valitse Kopioi linkki. Voit päivittää (korjata ja täydentää) ainoastaan käynnissä olevan tiedonkeruuvuoden hoitotietolomakkeita THL.n tietokantaan. Käynnissä olevaa tiedonkeruuvuotta aikaisemmat vuodet lukitaan tietokannassa. Voit kuitenkin tarkastella ja tuottaa raportteja myös vanhempien vuosien aineistoista. Kopiointi säilyttää lähes kaikki tiedot ennallaan, joten on tärkeää käydä lomake läpi ja korjata kaikki muuttuneet tiedot. Tarpeellisten korjauksien jälkeen talleta ilmoitus 'Tallenna lomake THL:n tietokantaan - välilehden 'Tallenna'-napilla. Huom! Hakutuloksissa sukupuoli, asuinmaakunta, hoitomuoto, ensimmäinen ja toinen päihde kohdalla muuttujan arvon tekstiselitteen saa näkyviin pitämällä osoitinta numerokoodin yllä. Hoitotietolomakkeen kopiointi Aiemmin tehdyn hoitotietolomakkeen voi kopioida uuden ilmoituksen pohjaksi hakemalla sen tietojensyöttölomakkeelle em. hakuohjeiden mukaan kts. edellinen kappale Hoitotietolomakkeen haku. 8

9 Sivu 9 / 11 Hoitotietolomakkeen tallentaminen THL:n tietokantaan Yksittäinen hoitotietolomake tallentuu THL:n tietokantaan Tallenna lomake THL.n tietokantaan välilehden Tallenna nappia painamalla. Vasta tämän jälkeen hoitotietolomake on valmis ja käytettävissä THL:n raportoinnissa. Muista siis tallettaa valmis ilmoitus tietokantaan 'Tallenna lomake THL.n tietokantaan välilehden Tallenna -napilla. Aikaisemmasta sähköisestä tiedonkeruusta poiketen aineistoa kerrytetään siis THL: n tietokantaan pitkin vuotta aina yksittäisen hoitotietolomakkeen valmistuttua. Jos et ole varma oletko tallentanut kaikki tarvittavat hoitotietolomakkeet THL:n tietokantaan voit listata kaikki käyttäjänimesi alaiset keskeneräiset lomakkeet Jatka keskeneräistä toiminnon kautta. Määrittele tällöin hakuehdoksi oma käyttäjätunnuksesi. Netti-Pompidouhun on määritelty tietyt vastauskentät pakollisiksi. Pakolliset kentät pitää täyttää ennen kuin tallentaminen on mahdollista. Jos käyttäjä yrittää tallentaa lomaketta, jossa pakollisia tietoja ei ole täytetty, järjestelmä ohjeistaa pakollisten kenttien täyttämiseen. Keskeneräisen hoitotietolomakkeen poistaminen Keskeneräinen hoitotietolomake, jota ei enää tarvita ja jota ei ole tarkoitus tallentaa THL:n tietokantaan voidaan poistaa seuraavalla tavalla: 1. Paina Jatka keskeneräistä nappia vasemman reunan navigointivalikosta 2. Määrittele hakuehdot haetulle lomakkeelle ja paina Etsi 3. Ruksi hakutulostaulukon viimeisen sarakkeen poista vaihtoehto sen lomakkeen kohdalla, jonka haluat poistaa 4. Paina Poista valitut nappia Jos huomaat, että vuoden aikana käyttäjänimesi alle on kerääntynyt paljon keskeneräisiä hoitotietolomakkeita, joita ei enää tarvita jatkossa ja jotka ns. kummittelevat hakutuloksissa, voit poistaa ne järjestelmässä tämän toiminnon kautta. 9

10 Sivu 10 / 11 Hoitotietolomakkeen tulostaminen Yksittäinen hoitotietolomake saadaan tulostettua sen jälkeen, kun se on valmis ja tallennettu THL:n tietokantaan. 1. Hae lomake vasemman reunan navigaatiosta 2. Määrittele hakuehdot ja paina Etsi 3. Hakutulostaulukosta paina Päivitä linkkiä tulostettavaksi halutun lomakkeen kohdalla 4. Välilehti vaihtoehtoihin on ilmestynyt uusi välilehti Tulostusnäkymä. 5. Tulostusnäkymä tulostetaan selaimen tulostustoiminnolla Raportit Netti-Pompidoun raportti-osiosta voit tuottaa taulukoita organisaatiosi aineistosta. Sinne on koottu keskeisimmät jakaumat. Uutena ominaisuutena raportti-osiossa on mahdollisuus tuottaa vuosivertailuja useamman vuoden aineistoista. Raportit -osio on vielä keskeneräinen. 10

11 Sivu 11 / Tietoturva Netti-Pompidou käyttää salattua tietoliikenneyhteyttä (HTTPS-protokollaa), jolloin tiedot www-palvelimen ja käyttäjän www-selaimen välillä kulkevat salattuina. Sovellus- ja tietokantapalvelin ovat THL:n ylläpitämiä. Netti-Pompidoun käyttäjät näkevät vain omasta yksiköstään tehdyt hoitoilmoitukset. Huumehoidon tietojärjestelmän ylläpitäjä voi pakottaa kaikki käyttäjät vaihtamaan salasanansa. Järjestelmäsalasana voidaan vaihtaa samalla, jolloin kukaan ei voi kirjautua Netti-Pompidouhun ilman yhteydenottoa THL:ään. 6. Sanastoa Hoitotietolomake: Lomake, joka täytetään vuosittain jokaisesta huumehoitoon tulevasta asiakkaasta. Asiakasnumero: vapaasti käytettävä kenttä, jota voidaan käyttää asiakkaan yksilöimiseen hoitopaikassa ja asiakkaasta tehtyjen hoitoilmoitusten hakuun. Päällekkäistapaustunniste (PTT): henkilöiden erotteluun tarkoitettu 4-merkkinen tunniste (aiemmin 3- merkkinen). Ptt muodostuu etunimen 2. kirjaimesta, sukunimen 2. kirjaimesta, syntymäpäivän päiväosan 2. numerosta ja henkilötunnuksen viimeisestä merkistä. Tietokantatunniste: koodinumero, jonka järjestelmä antaa hoitoilmoitukselle tallennusvaiheessa. Järjestelmäsalasana: ylimääräinen salasana, jota kysytään käyttäjän 1. sisäänkirjautumiskerralla. Hoitoilmoituksen kopiointi: olemassa olevan ilmoituksen kopiointi syöttölomakkeelle uuden ilmoituksen pohjaksi. Kopioitu ja päivitetty ilmoitus pitää lopuksi tallettaa tietokantaan! Keskeneräinen hoitoilmoitus: osaksi täytetty hoitoilmoitus, jota ei ole vielä talletettu järjestelmään Tallenna lomake THL:n tietokantaan'-välilehden Tallenna'-napilla. Joidenkin kysymysten kohdalla sovellus antaa tarkempaa tietoa ja kysymystä selventäviä vihjetekstejä, kun pitää osoitinta hetken sinisen ympyrän sisään merkityn kysymysmerkin yllä. Etsimääsi sivua ei löytynyt -ilmoitus: Järjestelmä katkaisee yhteyden määritetyn ajan jälkeen, jos sitä ei käytetä. Kirjaudu Netti-Pompidouhun uudelleen. Ongelmatapauksissa ota yhteys THL:ään Paula Ruuthiin puh tai Jani Malmiseen puh sähköposti: etunimi.sukunimi@thl.fi V2 Versio tammikuu