Ryhmätyöt. Ryhmätyön kysymykset:

Transkriptio

1 Ryhmätyöt RYHMÄ 1 (pj Liisa Björkqvist) Tehtävät nyt ja tulevaisuudessa Uusi kirjastojärjestelmä... 3 RYHMÄ 2 (pj Maria Kovero) Työryhmien tehtävät Uuden kirjastojärjestelmän hankinnan valmistelu... 5 RYHMÄ 3 (pj Mia Kujala) Työryhmien tehtävät nyt ja tulevaisuudessa Uuden kirjastojärjestelmän hankinnan valmistelu... 6 RYHMÄ 4 (pj Päivi Ylitalo-Kallio) Tehtävät nyt ja tulevaisuudessa Uusi järjestelmä... 7 Ryhmätyön kysymykset: 1. Työryhmien tehtävät nyt ja tulevaisuudessa - Miksi työryhmät ovat olemassa? Mihin ne haluavat vaikuttaa ja mihin niiden pitäisi voida vaikuttaa? - Millaiset resurssit työryhmillä tulisi olla? - Työryhmien perustehtävät - Työryhmien kokoonpano, toimikausi, toimintatavat ja yhteistyö toisten työryhmien kanssa? - Työryhmien suhde Linnea2-ohjausryhmään, AMKIT-konsortion johtoryhmään ja Kansalliskirjastoon (raportointi, ohjaus yms). 3. Uuden kirjastojärjestelmän hankinnan valmistelu: kirjastojen tarpeiden ja järjestelmän toiminnallisuuden määrittely ja työryhmien rooli valmistelussa? - Ketkä osallistuvat? Nimetäänkö tähän valmisteluryhmä(t) vai käytetäänkö nykyisiä työryhmiä? - Korkeakoulukirjastojen yhteiset ja erilaiset intressit? Lisäksi on oltava mahdollisuus myös yleisten kirjastojen mukaan tuloon. - Open source ratkaisun mahdollisuus? 1( 8)

2 RYHMÄ 1 (pj Liisa Björkqvist) 1. Tehtävät nyt ja tulevaisuudessa Ongelmia Ryhmien yhdistämisen seurauksia ei ilmeisesti mietitty ylemmältä taholta Ryhmät joutuivat määrittelemään itse tehtävänsä Ohjeistus olisi pitänyt tulla ryhmien nimittäjien taholta Esim. SysOPAC: tekniset ihmiset vs sisällönkuvailijat Ryhmien kehittäminen hankinta- ja luettelointi erikseen lainaus ja kaukopalvelu erikseen systeemi ja sisällönkäsittely erikseen Lindan laaturyhmä, vaihtoehtoja: 1. tulisi säilyttää: asiantuntijoiden ja johtajien yhteinen työryhmä on tärkeää 2. ei ehkä tarvita jatkossa: olennaisimmat ongelmat hoidettu 3. Lindan laaturyhmästä kansallisen yhteisluettelon laaturyhmä Tärkeää säilyttää ja kehittää asiantuntijoiden ja johtajien yhteistä suunnittelua Ryhmien annettava palautetta myös toimeksiannostaan Kansalliskirjaston kannalta työryhmät tärkeitä: linkki kentälle ja päinvastoin Työryhmien roolit tiedonvälitys fokusointi johonkin ongelmaan ja sen ratkaisemiseen luettelointi on ehdottomasti oma juttunsa, vrt esim tuloksia: luettelointisääntöjen viilaus jatkossa uudet luettelointijärjestelmät vaativat myös erikoistumista Työryhmien perustehtävät Tukea kirjastojen työtä ao sektorilla esim. systeemi, luettelointi Muutosten hallinta Muuttuva henkilöstö Työryhmien resurssit Tehtävät hoidetaan normaalivuonna otona Erityiset resurssitarpeet erityistilanteessa Rajattu toimikausi esim. uusi kirjastojärjestelmä Etäkokousten introduseeraus Työskentelytapojen muutos Muut yhteistyövälineet, esim. wikit Kasvokkain myös joskus kokouksia, silloin koko päivä Ryhmä voi tarvittaessa vaipua talviuneen 2( 8)

3 Kokoonpano ja toimintakausi Kansalliskirjasto valitsee ottaen huomioon erityyppiset kirjastot, maan eri osat jne > toimiva järjestelmä Toisaalta konsortioiden (Linnea ja AMK) yhteistyöelin voisi päättää asioista Toimintatavat Normaalit kokoukset ja etäkokoukset Yhteistyö ryhmien välillä > asiantuntija-apua tarvittaessa Raportointi konsortiolle tai konsortioiden yhteistyöelimille 3. Uusi kirjastojärjestelmä Edellyttää Linnean ja AMKIT-konsortion yhteiselintä tai vähintään yhteistyötä Voyagerin valinnassa työryhmien osallistuminen ehkä liian raskas prosessi Kansalliskirjastolla merkittävä rooli Asiantuntijoiden sitouttaminen valmisteluryhmät Nykyiset työryhmät eivät riitä Sosiaalisen median hyödyntäminen valmisteluissa? Kaikki jotka haluavat, saisivat vaikuttaa. Jos johtajat päättävät nimilistojen perusteella, mennään metsään. Intohimoiset asiantuntijat otetaan käyttöön Myös muita kuin kirjastoihmisiä mukaan Vetovastuu kirjastoverkkopalveluissa Eri sektorit mukaan Erikoiskirjastot ongelmana Wiki-pohjainen asiantuntijuuden hallinta Toimiiko wiki?? Esim sähköpostilistojen ongelmat Uusi järjestelmä Ei saa syödä enempää työaikaa: rivitekijä tietää Ad-hoc organisaation päätöksentekoelimeksi Ei liian kansalliskirjastovetoista: sektorien tulee tehdä joka tasolla yhteistyötä Ryhmien suhde ohjausjärjestelmään Raportointia kehitetään Linnean suuntaan Entä amkit? Työryhmien toimintasuunnitelmat, tarvitaanko, millä tasolla Ohjausjärjestelmän kehittäminen: konsortioiden yhteiskokous ohjaamaan ryhmiä Korkeakoulujen erilaiset ja yhteiset intressit Perusjärjestelmä ensin kasaan ja sitten vasta eriytetään järjestelmän toiminta paikallisesti Mutta löytyykö sellainen? Siis tarvitaanko hajautettu järjestelmä Toimiiko moduuliajattelu erikokoisille ja eri tehtäviä tekeville 3( 8)

4 RYHMÄ 2 (pj Maria Kovero) 1. Työryhmien tehtävät Miksi työryhmät ovat olemassa? Kirjastoille työryhmät ovat tapa saada kentän asiantuntemus yhteen ja olla vuorovaikutuksessa Kansalliskirjaston kanssa. Kansalliskirjaston (KVP) edustajille työryhmät ovat tärkeä kosketuspinta ihmisiin kentällä. Kirjastoista tulevan asiantuntemuksen yhteen saaminen, ohjeistuksen tekeminen ja uusien toimintatapojen jakaminen. Kukaan ei kyseenalaistanut työryhmien tarpeellisuutta. Resurssit, työkalut, tiedotus Pohdittiin sitä, miten johtajien tulisi resursoida työryhmiin osallistuvien työ. Etäkokoukset (AC) ovat helpottaneet kokousten sopimista ja vähentäneet matkakustannuksia. Varsinainen työ, esim. ohjeiden työstäminen, on vähän hajautunut eri kirjastoille. Työryhmien perustehtävät kirjastojärjestelmät, aihealueeseen liittyvät toiminnot: olemassa oleva / tuleva järjestelmä, kirjastojärjestelmästä riippumattomat asiat - hyvien toimintatapojen ohjeistus: näin pitää toimia jotta voidaan toimia yhteen Muuta Lindan laaturyhmä on ollut keskusteluyhteys johtajien ja asiantuntijoiden välillä. Miten laadunvalvonta varmistetaan jatkossa, jos laaturyhmä lopetetaan? Yhteisluettelon ohjausjärjestelmää täytyy kehittää muutenkin. Sisällönkuvailuasioiden (lähinnä sisällönkuvailuohje) siirtäminen sisällönkuvailun asiantuntijaverkostolle? Kahden vuoden toimikausi ok. Kun seuraavat työryhmät nimetään, pitäisi turvata jatkuvuus: sekä vanhoja että uusia jäseniä. Yhteistyö muiden työryhmien kanssa Järjestelmän versionvaihdon yhteydessä tulisi pitää yhteiskokouksia käytännöllisistä asioista. Erikseen tämän kaltaisia seminaareja, joissa ohjausryhmä(t) mukana. Ovien pitäisi olla auki yhteistyölle myös työryhmien rajojen yli, esim. Helkan sisäisten työryhmien ja kansallisten työryhmien välillä. Tiedonkulkuun työryhmien ja kirjastojen välillä on panostettava. Sisällönkuvailu ja tiedonhaku liittyvät kiinteästi toisiinsa. Jos ne jakautuvat eri työryhmille, yhteistyö pitäisi varmistaa muilla tavoilla. Toimintatavat. 4( 8)

5 Lainaus ja kaukopalvelu- ja Sys-opac-työryhmä ovat pitäneet paljon ACP-kokouksia. Uusina työkaluina käytetty myös wikejä. Toivottiin, että ryhmillä olisi samankaltainen wikipolitiikka, ainakin yhteistyötä estäviä asioita (esim. suojattuja sivuja) tulisi välttää. Tällä hetkellä esim. keskeneräiset muistiot ovat olleet yleisesti vain työryhmien jäsenille avoimilla wiki-alueilla. Kokoonpano työryhmiä nimettäessä olisi tärkeä tehdä selväksi myös kirjastojen johtajille, minkälaiset työryhmien toimenkuvat, tehtävät ja valtuudet ovat, minkälaisia henkilöitä ryhmiin odotetaan ja minkälaisia resursseja (matkustus, ajankäyttö) jäseniltä edellytetään. Ryhmien toimenkuva tulisi saada kirkkaaksi. Ryhmien koko Jos ryhmät paisuvat liian suuriksi, niistä tulee enemmän tiedonjaon kanavia kuin työskentelyryhmiä. Kirjastot haluavat edustuksen ryhmiin osin senkin takia, että saisivat sieltä tulevan tiedon ja voisivat jakaa sitä omissa kirjastoissaan. Tiedon tulisi kuitenkin kulkea kaikille kirjastoille vaikka niillä ei olisikaan edustusta työryhmässä. Toimivaltuudet Lähinnä suositusten teko. Esim. yhteisluetteloa ohjaavat suositukset on hyvä tuoda myös johtajien tiedoksi. Ryhmien raportointi Linnea2-konsortiolle vuosiraportti, sama paperi myös AMKIT-konsortiolle. Linnea2- ja AMKIT-konsortion yhdistäminen vähentäisi työryhmien "pomojen" määrää ja tilanne siltä osin selkiytyisi. AMKeja on jo mukana Linnea2:ssa Lapin korkeakoulukirjaston ja Tritonian kautta. Tämänkaltainen seminaari tarvittaessa, esim kerran vuodessa. 3. Uuden kirjastojärjestelmän hankinnan valmistelu Uuden kirjastojärjestelmän hankintaprosessi varmaan kasvattaa taas intoa työryhmissä työskentelyyn. Työryhmillä pitää olla tiedossa, mitkä ovat ne visiot jotka ovat tulossa. Esim. luetteloinnissa ISBD consolidated, RDA Onko nykyisillä ryhmillä jo riittävästi työtä nykyisissä asioissa? Valmistelutyöhön ei välttämättä ainakaan pelkästään nykyisten työryhmien jäseniä. Open Source ratkaisu vaatisi vielä vähän erilaista ja myös monentyyppistä asiantuntemusta. Monipuolinen asiantuntemus, mutta mahdollista kuitenkin keskustelu samalla tasolla. o henkilöitä ei välttämättä ole vaikea saada mukaan (uusi asia, kunhan on resurssit), mutta organisointi o Open Source voisi mahdollistaa hyvinkin erilaisten tarpeiden kohtaamisen. 5( 8)

6 RYHMÄ 3 (pj Mia Kujala) 1. Työryhmien tehtävät nyt ja tulevaisuudessa Miksi työryhmät ovat olemassa? Osaamisen jakaminen, vertaistuki Millaiset resurssit työryhmillä tulisi olla? Kokoonpano matkoja tarvitaan, 2-4 matkaa vuodessa. ACP-kokoukset ovat vähentäneet spontaania kokouskeskustelua, jota tapahtuu enemmän kun ollaan kasvokkain nykyiset ryhmät ovat liian isoja. 6-8 jäsentä hyvä koko, ehdoton maksimi 10 Koettu hyväksi että joka ryhmässä on Kansalliskirjaston edustaja Työryhmien perustehtävät antaa sitouttavia suosituksia ongelmanratkaisua koulutuksia joistain asioista Työryhmien kokoonpano, toimikausi, toimintatavat ja yhteistyö toisten työryhmien kanssa? Ensi kaudeksi voisi palauttaa aikaisemman jaon, melkein joka ryhmän voisi puolittaa 2 vuoden toimikausi on ok. Ainakin 2 kokousta vuodessa voisi pitää naamatusten, ACP vähentää spontaania keskustelua. Yleisistä kirjastoista pitäisi ottaa edustus ainakin standardeja miettiviin ryhmiin. Ryhmien välinen yhteistyö toimii parhaiten ad-hoc pohjalta, ei byrokratiaa tähän. Työryhmien suhde Linnea2-ohjausryhmään, AMKIT-konsortion johtoryhmään ja Kansalliskirjastoon (raportointi, ohjaus yms). Mietittiin, kuka on työryhmien pomo? Kirjastoverkkopäivien yhteydessä voisi kerran vuodessa olla seminaari, jossa työryhmät raportoisivat. Sinne pyrittäisiin saamaan Linnea2- ja AMKIT-konsortioiden edustus. 3. Uuden kirjastojärjestelmän hankinnan valmistelu Ketkä osallistuvat? Nimetäänkö tähän valmisteluryhmä(t) vai käytetäänkö nykyisiä työryhmiä? Syksyllä pitäisi järjestää seminaari jossa mietitään mitä ryhmiä tarvitaan uuden kirjastojärjestelmän hankinnassa Open source ratkaisun mahdollisuus? resurssien määrittely hankalaa vaatisi enemmän kehitystyötä. Työryhmät ehkä toisivat esille asioita miten pitäisi toimia, kehittäjät keskittyisivät tekniseen toteuttamiseen 6( 8)

7 RYHMÄ 4 (pj Päivi Ylitalo-Kallio) 1. Tehtävät nyt ja tulevaisuudessa Miksi olemassa: Kentän ääni Kansalliskirjastolle ja myös toiseen suuntaan, tiedon suunta kaksisuuntainen Ruohonjuuritason palautteen kerääminen verkostoituminen, asiantuntijuuden jakaminen, sosiaalinen pääoma Erilaisten kirjastojen yhteistyön turvaaminen Kokonaisarkkitehtuurin kautta Resurssit: Oma organisaatio maksaa Matkakulujen jakamista jollain tavoin kuitenkin pohdittiin, nyt helsinkiläisille yleensä halvinta Perustehtävät: Koulutusten suunnittelu, koulutustarpeet Käytännön ohjeistus Kehitys ja testaus, alan kehityksen seuranta Vaikuttaminen yhteisiin käytäntöihin Kahden vuoden toimikausi ok, jatkuvuus huomioitava, tehtävien mukaisesti? Jäsenet mieluusti erilaisista organisaatioista, kaikki sektorit edustettuina Ryhmät turhan suuria Haaste: kaksi konsortiota, työryhmät, KK Muistiot ja asialistat paremmin esiin (julkistaminen?) Toimivalta? Tehtävien määrittely. Raportointi esim. vuosittain Suunniteltu yhteinen toimintatapa ja dokumentointi, ketteryys säilyttäen Yhteinen kieli ohjausryhmien ja työryhmien välillä ACP-kokoukset haaste: kasvokkain pidetyissä kokouksissa asiantuntijuus tulee paremmin jaettua Esitettiin toiveena, että työryhmän pj olisi Kansalliskirjastosta Yhteinen päivä hyvä idea! Ketterä dokumentointi, vuosittainen työryhmäseminaari 3. Uusi järjestelmä Oma valmisteluryhmä Kirjastonjohtajien sitouttaminen kaikkien sektorien huomiointi Mahdollisuus rahoitukseen, hintalapun tulisi olla selvillä. Hinta on yksi kriteeri jo kartoitusvaiheessa Asiakkaan näkökulmaa mietittiin Tarvekartoituksen tulisi olla mahdollisimman avoin ja laaja Nykyiset työryhmät kommentoijina, niiden asiantuntemusta ei kannata ohittaa Suhde KDK:n valmisteluun Yhteinen konsortio Kirjastojärjestelmän hankkiminen Kansalliskirjasto-vetoisesti Open source -mahdollisuutta kannattaa tutkia, mutta riskit suuret.: kirjastojen tarpeet ovat moninaiset. IT-osaaminen vs. Kirjasto-osaaminen 7( 8)

8 8( 8)