PILVI-OFFICET GOOGLE APPS EVERNOTE. TEKSTI: JUKKA LEHTINEN Neljä toimistoa pilvessä

Transkriptio

1 PILVI-OFFICET GOOGLE APPS EVERNOTE TEKSTI: JUKKA LEHTINEN Neljä toimistoa pilvessä 48 MPC 1/2014

2 OFFICE 365 ICLOUD Toimisto-ohjelmien käyttö pilvipalveluna on varteenotettava vaihtoehto, jos työtä tekee useilla eri laitteilla ja tiedostoja muokkaa yhdessä muiden kanssa. Tässä neljä erilaista palvelua, jotka sopivat erityisesti pienyrityksille ja yksityiskäyttöön. Toimisto-ohjelmien asentaminen tietokoneelle ei ole enää välttämätöntä, sillä verkon kautta toimivia pilvitoimistoohjelmia löytyy useita erilaisia. Samalla poistuu tarve kuljettaa tiedostoja muistikuilla. Pilvipalvelut lisäävät vaihtoehtoja tiedostojen jakamiseen ja saatavuuteen myös niille, jotka eivät halua kokonaan luopua asennetuista tekstinkäsittely-, taulukkolaskenta- ja esitysgrafiikkaohjelmista. Yhden tai muutaman tietotyöläisen tarvitseman tietohallinnon voi ostaa verkkopalveluna, jossa on mukana verkkotallennustilaa, toimisto-ohjelmat, kalenteri ja yrityksen verkkotunnuksella varustettu sähköposti. Microsoft Office 365- ja Google Apps -palvelut ovat monipuolisimmat pilvitoimistoohjelmat. Ne on tarkoitettu yrityksille mutta sopivat myös aktiiviseen yksityiskäyttöön. Jos ohjelmistojättien palveluja ei syystä tai toisesta halua käyttää, löytyy vaihtoehdoksi esimerkiksi Evernote-muistiinpano-ohjelma. Mac-käyttäjät voivat käyttää Applen toimisto-ohjelmia ja rakentaa pilvitoimistonsa icloud-palveluun. JÄTTIEN KAMPPAILU Microsoftin Office 365 ja Google Apps kamppailevat pilvitoimisto-ohjelmissa kuin kaksi tunnettua kolajuomaa. Lähes samaa tavaraa erilaisessa paketissa. Lähtökohta on, että suurin osa käyttäjistä pärjää kummalla palvelulla vaan. Suurin ero on tottumuksissa ja mielikuvissa. Molempien hinnoittelu on käyttäjäkohtaista, joten ne sopivat hyvin myös yhden hengen yrityksille. Molemmista palveluista on olemassa ilmaiset versiot: Microsoftilla Skydrive ja Googlella Drive. Ilmaispalvelulla pärjää pitkälle, varsinkin jos kyse ei ole ammattikäytöstä. Ominaisuuksiltaan kumpikin palvelu on lähes samanlainen. Molempien palveluiden ytimenä on tallennustila tiedostoille. Microsoft antaa uusille käyttäjille ilmaiset seitsemän gigatavua tallennustilaa. Google Dri- MPC 1/

3 PILVI-OFFICET Office 365 ja Google Apps eroavat eniten mielikuvissa. ven, Gmail-sähköpostin ja Google+-palvelun kanssa jaettavaksi tilaa saa ilmaiseksi 15 gigatavua. Kummankin palvelun voi integroida kansioksi omaan tietokoneeseen. Tallennustilan lisäksi mukaan kuuluvat verkkotoimisto-ohjelmat, Office Web Apps tai Google Docs. Sähköpostina kilpakumppaneilla on outlook.com ja gmail.com. Molemmat palvelut tarjoavat myös oman kalenterin, osoitekirjan ja pikaviestimet. Googlella pikaviestin on Hangouts. Microsoftin ilmaispalvelussa pikaviestimiseen on useampia mahdollisuuksia, kuten esimerkiksi Skype tai Facebook Chat. Maksullisessa Office 365:ssä pikaviestin on Lync. Officen vannoutuneille käyttäjille Microsoftin pilvipalveluiden käyttö on turvallinen valinta varsinkin silloin, jos tietokoneelle on asennettu Office-paketti. Office Web Apps on hyvin yhdistetty asennettuun Office-pakettiin. Yhdistelmä toimii saumattomasti, kunhan selain on 32-bittisessä tilassa. Google sen sijaan nojaa verkkokäyttöön. Tiedostot voi tallentaa levylle haluamassaan tiedostomuodossa. Käytettävyydeltään pilvi-office on hankalampi kuin yksinkertaisempi Google Drive. Vaikka Googlen toimisto-ohjelmat ovat Officea riisutummat, niin pärjää niillä silti useimmissa tilanteissa. Käytettävyydeltään ja hallinnaltaan Microsoft on onnistunut tuomaan omat monimutkaiset käytäntönsä myös pilvipalveluun. Kokeilussa erilaisten ominaisuuksien hallinnoinnin löytämiseen meni Officella selvästi kauemmin kuin Google Appsissa, mutta kun käytön oppi, ei vastaan tullut ikäviä yllätyksiä. 50 MPC 1/2014 MAKSU TUO OMAN VERKKOTUNNUKSEN Maksullisten pilvitoimistopalveluiden suurin ero ilmaisiin on mahdollisuus käyttää omaa verkkotunnusta sähköpostien osoitteena. Erityisesti ammattimaisessa käytössä tai yhdistystoiminnassa oma verkkotunnus tuo sähköpostiin arvokkuutta. Sekä Office 365:ssä että Google Appsissa oma verkkotunnus otetaan käyttöön nimipalvelimien cname- tai txt-tiedostojen muokkauksella. Niiden avulla todistetaan, että verkkotunnus on oma. Tämän lisäksi täytyy tehdä muutoksia sähköpostia ohjaavissa mx-tietueissa niin, että sähköposti kulkee uuteen palveluun. Muutoksen tekemiseen tarvitaan pääsy verkkotunnusta ylläpitävään palveluntarjoajaan. Palvelut opastavat muutoksissa, eikä prosessi ole kovinkaan hankala. Omien sähköpostien lisäksi voi kumpaankin palveluun tehdä omia tunnuksia käyttäviä verkkosivuja. Oman verkkotunnuksen käyttö Office 365:ssa tai Google Appsissa ei edellytä, että omat verkkosivut olisi siirrettävä pois aikaisemmasta hosting-palvelusta. Molemmissa palveluissa pääkäyttäjä saa oikeuden muokata eri käyttäjien oikeuksia, mistä on hyötyä, jos samaa verkkotunnusta käyttää useampi henkilö. Esimerkiksi pikaviestimiä ja mobiilikäyttöä voidaan hallita yhtenäisesti. Samoin voidaan hallita sitä, kuinka usein salasanat on vaihdettava ja voiko sovelluksia käyttää matkapuhelimella. Halutessaan yhdelle käyttäjälle voi luoda ilman lisämaksuja useita erilaisia sähköpostiosoitteita, joihin lähetetty sähköposti menee kaikki samaan sähköpostilaatikkoon. Sen sijaan uudet käyttäjät ovat aina uusi kuluerä. Esimerkiksi Google Appsissa jokainen uusi sähköpostilaatikko on uusi käyttäjä. Toimisto-ohjelmien ja sähköpostin lisäksi kummassakin palvelusta löytyy tehokas ja monikäyttöinen kalenteri. Tapahtumakutsuja voi lähettää suoraan työkavereille ja yhteistyökumppaneille. Kalentereita voi olla useita, ja niitä voi käyttää yhdessä muiden kanssa. ICLOUD ON SULJETTU YMPÄRISTÖ Applen laitteiden käyttäjille varteenotettava vaihtoehto on icloud, joka tallentaa useiden eri ios- ja OSX-sovellusten tietoja pilvipalveluun. Palvelu on ilmainen, mutta sen sovellukset toimivat vain Applen laitteissa. Verkkopalvelut ovat toki käytössä kaikilla selaimilla ja käyttöjärjestelmillä. Verkkopalveluihin kuuluvat sähköpostiosoite, kalenteri, kontaktit sekä Apple-laitteiden vakioohjelmat muistiinpanot ja muistutukset. Applen toimisto-ohjelmat Pages, Numbers ja Keynote ovat palvelussa koekäytössä selainohjelmina nimellä iworks for icloud beta. Ilmaiseksi icloud tarjoaa viiden gigatavun talletustilan. Asennettavat toimisto-ohjelmat ovat olleet lokakuusta lähtien ilmaisia uusien laitteiden hankkijoille, ja nämä ohjelmat ovat kytkettävissä icloudiin. Applen toimisto-ohjelmat ovat hienoja ja helppokäyttöisiä, mutta yhteensopimattomuus muiden ohjelmien kanssa on iso puute. Käytettäviä tiedostomuotoja eivät muut ohjelmat tue. Ladattaessa icloudista tiedostoja tietokoneelle voi ne onneksi tallentaa myös Microsoft Officen tiedostomuodossa tai pdf:nä. Jakaminen ja yhteistyö kunniaan PILVIPALVELUIDEN KÄYTÖN suurimmat hyödyt ovat tiedostojen vaivaton jakaminen ja yhteistyömahdollisuudet muiden kanssa. Microsoftin, Googlen ja Applen toimisto-ohjelmien verkkokäyttöliittymien avulla tiedostot voi jakaa niin, että toinen käyttäjä voi samanaikaisesti muokata tiedostoa. Tiedostojen jakamisen avulla voi esimerkiksi tekstien tarkastuskierrokset tehdä huomattavasti tehokkaammin kuin sähköpostilla sinkoilevilla liitetiedostoilla. Oma lukunsa on kansioiden jako, jonka avulla suuret tiedostot siirtyvät huomattavasti kitkattomammin kuin sähköpostilla. JAKOMAHDOLLISUUKSISSA ON EROJA Applen icloudissa jakaminen on tehty yksinkertaiseksi. Tiedosto merkitään jaetuksi, jonka jälkeen saadun linkin voi lähettää haluamilleen henkilöille. Jaon voi halutessaan lopettaa. Siinä se, ei käyttöoikeuksien hallintaa eikä vaatimuksia palveluun rekisteröitymisestä. Googlen ja Microsoftin palveluissa jakomahdollisuuksia on huomattavasti enemmän. Tiedostot ja kansiot voi jakaa erilaisilla käyttöoikeuksilla, ne voi jakaa eri ryhmille tai ne voi jakaa avoimesti internetiin niin, että kuka vain pääsee niihin käsiksi. Evernoten tiedostoja voi lähettää sähköpostitse, ja niihin voi linkittää. Parhaimmillaan jakaminen on kuitenkin silloin, kun palvelu on kaikilla osapuolilla käytössä. SOSIAALINEN MEDIA HOITUU LINKEILLÄ Skydriven voi yhdistää Skypeen, Facebookiin, Twitteriin ja LinkedIniin. Googlella on oma sosiaalisen median palvelunsa Google+. Verkko-ohjelmistoissa kaikella on verkko-osoitteet. Tämä tekee jakamisen helpoksi, vaikka ohjelmissa itsessään olevissa jako-ominaisuuksista ei välittäisikään. Sky vaihtuu muuksi Microsoft joutuu vaihtamaan Skydrive-palvelun nimestä Sky-sanan pois. Riitaa asiasta haastoi brittiläinen Sky-televisiokanava. Microsoft hävisi kiistan viime kesänä, ja yhtiöt ovat sopineet, että nimi vaihtuu jossain vaiheessa.

4 Evernote ja Microsoftin pilvitoimisto-ohjelmat ovat tarjolla kaikille kolmelle yleiselle mobiilikäyttöjärjestelmälle. Google Apps ei tue windows-puhelimia, ja icloud toimii vain Applen laitteissa. Mobiili peittoaa muistitikut TOIMISTO-OHJELMIEN KÄYTTÄMINEN matkapuhelimilla ja tableteilla näyttää pilvipalveluiden todellisen voiman. Samaan mobiiliuteen kuuluu myös se, että tiedostot ovat käytettävissä useammalla tietokoneelle. Se poistaa tarpeen kantaa mukana erillisiä muistitikkuja. Kaikilta kokeilluilta pilvipalveluilta löytyy toimivat mobiilisovellukset. Eri sovelluksilla voi useimmiten tehdä muutoksia pilveen talletettuihin tiedostoihin, eikä vain lukea tiedostoja. Tämä tekee mobiilikäytöstä joustavaa, kun pienemmät tarkastukset ja korjaukset voi tehdä suoraan puhelimella tai tabletilla. MOBIILISOVELLUKSET OVAT Microsoftin valttikortti sekä yhtiön omassa windows-puhelimessa että Android- ja ios-laitteissa. Microsoftilta löytyy eri puhelimiin oma Office mobile -sovellus, joka on tarkoitettu maksullisen Office 365:n käyttäjille. Ilmaisversion tiedostoihin pääsee käsiksi Skydrivesovelluksella. Tosin niiden muokkaaminen Mobiilisovellukset ovat Microsoftin valttikortit. matkapuhelimessa vaatii tiedoston avaamista toisessa sovelluksessa, kuten esimerkiksi Applen omissa mobiilitoimisto-ohjelmissa. ONENOTELLE LÖYTYY kaikkiin kolmeen yleisimpään mobiilikäyttöjärjestelmään oma sovellus, jolla muistiinpanoja voi luoda ja muokata. Googlen palvelut toimivat luonnollisesti hyvin Androidissa, mutta myös iphonessa ja ipadissa. Sen sijaan windows-puhelimiin Drive-sovellusta ei ole tehty. Apple pitää palvelunsa suljettuna myös mobiilissa, joten sen toimisto-ohjelmista ei sopivia sovelluksia löydy windows- eikä Android-puhelimiin. EVERNOTE TARJOAA toimivat sovellukset kaikkiin kolmeen suurimpaan mobiilikäyttöjärjestelmään. Ohjelmat käyttävät hyvin hyödykseen laitteiden kameroita ja nauhureita. Monessa tilanteessa Evernote sopiikin hyvin pikaskanneriksi, jolla voi tallentaa kuitteja ja käyntikortteja. OneNote ja Evernote ovat toistensa suoria kilpailijoita. Googlen Keep-palvelu on näitä yksinkertaisempi vaihtoehto muistiinpanoille. MPC 1/

5 PILVI-OFFICET Office 365 Office 365 Small Business Premium. Hinta: alkaen 10,40 euroa/kuukausi/käyttäjä. Microsoftin Office-paketti on yleisin käytetty toimisto-ohjelmisto. Word, Excel ja Powerpoint ovat vakiintuneet tarkoittamaan tekstinkäsittely-, taulukkolaskenta- ja esitysgrafiikkaohjelmia. Tämän vuoksi Officen tiedostomuotojen myös odotetaan aukeavan kaikkien tietokoneilla. Office 365 -pilvipalvelussa on Office Web App -toimisto-ohjelmat, jossa on mukana perusominaisuuksilla varustetut toimistoohjelmat. Wordia, Excelia. Onenotea ja Powerpointia voi käyttää suoraan verkossa. Halutessaan ne saa klikkaamalla avautumaan tietokoneella olevilla ohjelmilla. Office 365:ssa on lisäksi sähköposti ja kalenteri. Osoitteet voi tehdä omilla verkkoosoitteilla. Palvelussa on myös valmiina julkisten ja sisäisten Sharepoint-verkkosivujen tekomahdollisuus. Sen lisäksi käytössä on pikaviestiohjelma Lync. Halvimmassa paketissa on tiedostojen tallentamista varten jokaiselle käyttäjälle varattu 25 gigatavun SkyDrive-levytila. Sähköpostille on varattu tilaa 50 gigatavua, ja liitetiedostojen koko voi olla 25 megatavuakin. Toimisto-ohjelmille, OneNotelle ja Skydrivelle löytyy mobiiliversiot Android-, windows- ja iphone-puhelimiin. Google Apps Google Apps for Business. Hinta: 4 euroa/kuukausi/käyttäjä. Googlen yrityspalvelujen ydin on Google Drive -tallennustila ja siihen yhdistetyt toimisto-ohjelmat, jotka olivat aikaisemmin itsenäinen Google Docs -palvelu. Käytännössä kyse on yrityksille tulevasta Google-tilistä, jossa käyttäjiä voi hallinnoida keskitetysti. Ilmaispalveluna käytössä on samat ominaisuudet, käyttäjänhallintaa ja omia verkko-osoitteita lukuun ottamatta. Toimisto-ohjelmien lisäksi Forms-lomakkeilla voi tehdä esimerkiksi kyselyjä. Googlen dokumentit käyttävät omia gdoc-, gsheet- ja gslides-tiedostomuotoja. Erillisiä asennettavia sovelluksia ei ole saatavilla, mutta tiedostot voi ladata useissa eri tiedostomuodoissa omalle koneelle. Mukana on muun muassa Microsoft Officen ja Open Officen tiedostomuodot. Google Driveen tiedostot voi ladata missä tiedostomuodossa vain. Ne voi muuttaa myös Google Docsin käyttämiin muotoihin. Google Drivessa on kokeiluvaiheessa oleva Google Fusion -tiedonhallintasovellus, jota voi käyttää apuna tiedon visualisointiin. Google Appsiin kuuluu kalenteri, Gmailsähköposti ja pikaviestin. Sähköpostiosoitteeksi saa oman verkkotunnuksen. Google Driven halvimmassa versiossa levytilaa on 30 gigatavua. Se jaetaan sähköpostin ja Google+-palveluun tallennettujen valokuvien kanssa. Google Docsilla tehdyt tiedostot ja pienet kuvat eivät vie levytilaa. Palvelusta on omat sovellukset androidiin ja iphoneen. Apple icloud Apple icloud. Hinta: Ilmainen Applen käyttäjille. Applen tietokoneiden ja mobiililaitteiden käyttäjillä on mahdollisuus käyttää ilmaista icloud-pilvipalvelua. Palvelu tallentaa useista eri OSX- ja ios-ohjelmista tiedostoja verkkopalveluun. Verkosta löytyy myös Applen toimisto-ohjelmat Pages, Numbers ja Keynote, jotka tosin ovat vielä kokeiluvaiheessa. ICloudissa on myös kalenteri sekä oma sähköpostiosoite. Synkronointi eri palvelujen välillä on jouhevaa, niin kauan kuin käyttäjä pysyy Apple-maailmassa. Etuna on se, että Apple teki myös asennettavista toimisto-ohjelmistaan viime syksynä ilmaisia uusien OSX- ja ios-laitteiden ostajille. Apple icloudissa ei voi tehdä yrityksen nimellä räätälöityjä sähköpostiosoitteita, mutta yksin työskentelevälle macistille sujuvakäyttöiset ohjelmat ovat hyvä vaihtoehto. Harmina on se, että Applen toimistoohjelmien käyttämät tiedostomuodot eivät aukea muissa ohjelmissa. Tiedostot voi kuitenkin tallentaa Microsoft Office -tiedostomuotoihin myös verkkopalveluista. 52 MPC 1/2014

6 KOMMENTTI JUKKA LEHTINEN Evernote Evernote. Hinta: Premium-versio 5 euroa kuussa. Perinteisten toimisto-ohjelmien vaihtoehtona voi olla esimerkiksi Evernote-muistiinpano-ohjelma varsinkin, jos taulukkolaskennan ja esitysgrafiikan käyttö on vähäistä. Evernote on henkilökohtaiseen käyttöön tai yksin työskentelevälle hyvä vaihtoehto, sillä Googlen ja Microsoftin palvelut voivat olla monelle liian raskaita. Samoin koko tietohallinnon laittaminen Microsoftin tai Googlen palvelimelle voi syystä tai toisesta tuntua huonolta idealta. Evernotessa kaikki tiedostot tallennetaan verkkoon, josta ne ovat eri laitteiden käytettävissä. Tiedostot voi lajitella muistikirjojen ja asiasanojen mukaan. Palvelu laittaa muistiin, missä muistiinpano on tehty. Sen lisäksi hakukone osaa hakea myös valokuvissa olevista teksteistä. Evernotea on helpointa käyttää tietokoneen sovelluksella, joka synkronoi tiedot verkkopalveluun ja sitä kautta muihin käytettyihin laitteisiin. Muistiinpanoihin pääsee käsiksi myös Web-liittymän kautta. Lisäksi tarjolla on monenlaisia lisäohjelmia, kuten verkkoselaimiin asennettavia liitännäisiä, joilla muistiinpanoja voi poimia verkkosivuilta. Evernotella on hyvät mobiiliohjelmat windows-, Android- ja iphone-puhelimiin. Puhelimien kameroita ja nauhureita voi käyttää muistiinpanojen keräämiseen. Sovellus ei pysty käsittelemään Microsoft Office -tiedostoja, joten niitä varten tarvitaan erilliset ohjelmat. Muistiinpano-ohjelman kumppaneiksi sopivat Dropbox ja Copy.comin kaltaiset pilvilevytilapalvelut, joihin voi tallentaa suurempia tiedostoja. Sähköposti- ja kalenteriohjelmat on myös hankittava muualta. Palvelulla ei ole tiukkaa enimmäistallennustilamäärää, vaan käyttömäärä lasketaan kuukausittaisten latausten perusteella. Ilmaisversion tallennusraja on 60 megatavua kuussa. Maksullisen palvelun raja on yksi gigatavu kuussa. Pilvi aiheuttaa muissa hämmennystä VERKOSTOJEN VAHVUUS on niiden tiheydessä. Mitä useampi tekee kirjoitus-, laskenta- ja esitysgrafiikkatyönsä pilvipalveluissa, sitä hyödyllisempiä ne ovat. Tällä hetkellä homma on vasta alussa. Toimittajana huomaan yllättävän usein jutun lähettämisen pilvipalvelun kautta panevan vastaanottajan pasmat sekaisin. Teksti napataan kopioimalla tai se pyydetään uudelleen sähköpostilla. Kommentointia tai yhteistä muokkaamista suoraan palvelussa tehdään ani harvoin. PILVIPALVELUIDEN JA niihin liittyvien pikaviestinpalveluiden sekä erilaisten työryhmäpalveluiden tehokas käyttö vähentäisi sähköpostin määrää. Sähköpostin virka olisi paremmin linkkien ja kalenterimerkintöjen välittäjänä kuin tiedostojen talletuspaikkana. Isoin ongelma tuntuu olevan palvelujen suuri määrä, joista jokaiseen tarvitaan oma tili. Tämä lisää hallinnoitavien sala- sanojen määrää. Kommentointia tai yhteistä muokkaamista suoraan palvelussa tehdään ani harvoin. Ominaisuudet OHJELMA / OFFICE ONENOTE SKYDRIVE LYNC ONENOTE GOOGLE KÄYTTÖJÄRJESTELMÄ MOBILE DRIVE HANGOUTS EVERNOTE NUMBERS PAGES KEYNOTE Windows Phone x x x x x x Android x x x x x x x x Iphone x x x x x x x x x x x MPC 1/