VERKOSTOKOHTAAMINEN HANKEHALLINTO KOONTI

Transkriptio

1 VERKOSTOKOHTAAMINEN HANKEHALLINTO KOONTI

2 TEKIJÄT Toni Pienonen Mikko Markkanen

3 TAUSTAA Temaattiset Torstait - kohtaamiset ja tapahtumat ovat Uudenmaan ESR- ja EAKR-hanketoimijoille suunnattuja vapaamuotoisia verkostoitumistilaisuuksia, joissa keskustellaan ajankohtaisista hanketyöhön liittyvistä teemoista. Tavoitteena kohtaamisissa on organisaatio- ja hankerajat ylittävä oppiminen sekä uusien rakenteiden ja keskustelujen luominen eri hanketoimijoiden välille.

4

5

6 SISÄLTÖ 13:10 Oppimispolku tähän asti - mitä olemme oppineet ja mitkä asiat ovat nousseet esille kevään 2012 aikana? 13:15 Taina Lommi - pikakatsaus uuden ohjelmakauden valmistelutilanteeseen 13:30 Tavoitteiden määrittäminen tapaamiselle 13:40 Viisi x Miksi? Systeemiajattelun ratkaisut 15:00 Kirjoitamme yhdessä luvun kirjaseen 16:00 Tilaisuus päättyy

7 VIDEOKOONTI Oppimispolku tähän asti - mitä olemme oppineet ja mitkä asiat ovat nousseet esille kevään 2012 aikana? Katso video osoitteessa:

8 TAINA LOMMI, ELY Pikakatsaus uuden ohjelmakauden valmistelutilanteeseen

9 SYKSYN 2011 KOKOONTUMISTEN MATERIAALI SAATAVILLA Verkostojen johtaminen : Hanketuotteistaminen : Hanke strategisena vaikuttajana :

10 TIEDON TUOTANNON JA LEVIÄMISEN VÄÄRÄ PAINOPISTE EU Ministeriö ELY-keskus Hanketoimija EU Ministeriö ELY-keskus Hanketoimija Tiedon tuotanto Käytettävissä oleva tieto

11 SITÄ SAAT MITÄ MITTAAT! ARKISTON HELMIÄ ELI RAPORTTEJA LÖYTYY, MUTTA NE OVAT UNOHTUNEINA JOSSAIN

12 LIHAMUREKE-TARINA: AINAHAN ON NÄIN TEHTY

13 TAPAAMISEN TAVOITTEET - Jos hankkeiden hallinnon ja raportoinnin voisi tehdä tyhjältä pöydältä, millainen siitä tulisi? - Millä hankedatalla on arvoa tavoitteiden saavuttamiselle? - Minkä asioiden raportoiminen edistää alueiden kilpailukyvyn kehittymistä, mikä ei? - Mitä asioita tehdään vain vanhasta tottumuksesta, mitä voitaisiin jo unohtaa? - Mitä tietoa emme kerää, visualisoi ja raportoi, mutta mistä olisi kaikille hyötyä? - Miten ELY:n alueellinen data ja tieto kehitystarpeista saadaan paremmin hankkeiden käyttöön? ELI LUOMME KUVAN SIITÄ, MILLAINEN OLISI MAAILMAN IHANIN HANKEHALLINNOINNIN JA RAPORTOINNIN MALLI

14 VIISI X MIKSI? The 5 Whys is a questions-asking method used to explore the cause/ effect relationships underlying a particular problem. Ultimately, the goal of applying the 5 Whys method is to determine a root cause of a defect or problem. (Toyota, 1980-luku)

15 SYY-SEURAUS-SUHTEIDEN SYSTEEMITASON VAIKUTUKSET: TODELLISTEN ONGELMIEN TUNNISTAMINEN Esimerkki: 1) Olen stressaantunut työni takia, juon alkoholia. 2) Alkoholi vähentää stressiä, mutta saan väärän käsityksen tilanteesta enkä huomioi todellista ongelma (työnhallinta). 3) Alkoholin myötä työnteko kärsii. 4) Työmäärä ja stressi lisääntyvät. 5) Alkoholin käyttö lisääntyy stressin myötä. 6) Terveys alkaa heiketä alkoholin käytön takia. 7) Kykyni hallita todellista ongelmaa, työni hallintaa, hämärtyy. Todellisten ongelmien tunnistaminen ja hallitseminen on oleellista. Taakan siirtäminen muualle ei auta. Järjestelmätasolla tulkinta on haastavaa. Meidän tulee pureutua todellisiin ongelmiin ALKOHOLI R STRESSI R TYÖMÄÄRÄ VIIVE R TERVEYDEN HEIKKENEMINEN mukaillen Peter Senge - The Fifth Discipline (1990)

16 Kirjavinkki kaikille systeemiajattelusta ja vaikutuksista kiinnostuneille: Peter Senge - The Fifth Discipline (1990)

17 VIISI X MIKSI?-KYSYMYSTÄ Ensin yksin. Nopeasti. Kirjoittakaa lapuille asioita, joita hankkeesta raportoidaan ja/tai joista kerätään tietoa. --> Kenelle tieto kerätään?

18 VIISI X MIKSI?-KYSYMYSTÄ Jatkakaa pareittain. Yhdistelkää tekemänne laput, poistakaa päällekkäiset ja tuokaa laput eteen. Sijoittakaa nelikenttään ja tuokaa tulokset eteen. työllistää paljon - vähän hyödyttää paljon - vähän

19 TYÖLLISTÄÄ PALJON Kustannusseuranta EURA-seurannan perustiedot - ELY Henkilötunnukset + y-tunnukset (täytyy kerätä eri paperilla) - TE-toimisto Vaikuttavuuden arviointi Kehitystoimenpiteiden vaikutus - toteuttajaorganisaatio -ELY Hankkeen arjessa tapahtuvan toiminnan kuvaus - oman hankkeen arviointi, rahoittaja Verkostotoimijoiden koonti - verkosto Työtunnit -rahoittaja Hankinnat, kilpailutus - ELY Erikseen raportoitavat palkat Tilaisuuksien osallistujat - ELY Käytetty työaika -rahoittaja Verovelkatodistus - ELY Kaupparekisteriote ja verovelkatodistus (asiakkaat ja alihankkijat) -> ELY Yleinen kustannusseuranta Matkakulut Oman toiminnan arviointi Asiakastapaamiset - toteuttajaorganisaatio Tiedottaminen Analyysiverkoston todellisista toimista - hankeverkosto Asiakkuudenhallintatiedot Analyysiverkoston todellisista toimista - hankeverkosto HYÖDYTTÄÄ VÄHÄN HYÖDYTTÄÄ PALJON Matkaraportit -rahoittaja Perustetut yritykset - ELY - hanketoteuttaja Tuotteet ja syntyneet toimintamuodot Osallistujapalaute - hankarahoittaja - tekijä itse Oman toiminnan arviointi - itse ALV-velvollisuudet Syntyvien yritysten ja työpaikkojen määrä -ELY TYÖLLISTÄÄ VÄHÄN

20 VIISI X MIKSI?-KYSYMYSTÄ Pöytäryhmissä. Ottakaa itsellenne aina yksi raportoitava asia kerrallaan käsittelyyn ja kysykää viisi X miksi (Miksi tieto kerätään? tai Miksi keräämme sen tällä tavalla?)

21 VIISI X MIKSI?-KYSYMYSTÄ Raportoitava tieto: Kenelle raportoidaan: Miksi tieto kerätään / miksi keräämme tiedon tällä tavalla: Miksi: Miksi: Miksi: Miksi:

22 ESIMERKKI: PAKOLLISEN KUSTANNUSRAPORTOINNIN KÄÄNTÄMINEN EDUKSI Osallistujat kokivat keskimäärin, ettei heille ole hirveästi hyötyä pakollisesta kustannusraportoinnista. Siitä voi kuitenkin yksinkertaisesti luoda toiminalleen tehokkuusmittarin ja hallita projektin kustannuksia. Yhdistettynä työnajanseurantaan ja tuloksiin, näemme toiminnan katteet ja tunnistamme, mitkä toimenpiteet on kustannustehokkaita. käytetyn työajan rahallinen kustannus + muut kulut / hankkeen tulokset = hankkeen hyötyjen euromääräistäminen Hankepäällikkö voi tämän avulla argumentoida omaan hankkeensa hyödyt johdolle ja osoittaa hankkeen olevan niin hyvä, että se kannattaa juurruttaa!

23 ESIMERKKI: KUINKA HYÖDYNTÄÄ EURA-TIETOJA? Viidellä Miksi-kysymyksillä voidaan lähestyä esimerkiksi EURA-tietojen keräämistä. Sen sijaan, että kysyisimme vain itseltämme Miksi keräämme EURA-tietoja? (ilmeinen vastaus: Koska EU vaatii sitä.), voisimme miettiä asiaa hyötyjen sekä toimenpiteiden näkökulmasta. CASE: KUINKA BUSINESS ARENA KÄÄNSI EURA-TIEDON KERÄÄMISEN HYÖDYKSI Business Arena toteuttaa Jyväskylän korkeakouluille innovaatiotoiminnan aktivointia Ideasta ilmiöksi -kokonaisuuden alla ( Kolmen vuoden aikana olemme kohdanneet 6800 tutkijaa ja korkeakoulu-yritysyhteistyöstä kiinnostunutta henkilökunnan jäsentä, jotka ovat toimenpiteiden kohderyhmää. Tarkoitus on lisätä kohderyhmän keskuudessa tutkimuksen kaupallistamista ja yritysyhteistyötä. Koska jouduimme hankevaatimuksien takia keräämään EURA-tietoja, loimme EURA-yhteensopivan asiakkuudenhallintajärjestelmän. Keräämme korkeakoulujen henkilökunnan jäsenistä jokaisen kohtaamisen yhteydessä tietoa, mikä voidaan kytkeä osaksi toimenpiteitä, aktivointia ja niistä syntyneitä tuloksia. EURA-tiedoista johdettavan datan ansiosta meillä on selkeä käsitys siitä, millä tekemisellä on vaikutusta tuloksiin. Tietokannasta nähdään esim. toimintaan usein osallistuvat henkilöt tai yksiköt, joista osallistutaan toimintaan keskiarvoa vähemmän. Tällaiseen järjestelmään on millä tahansa hankkeella tai organisaatiolla varaa. Useita asiakkuuksienhallintaan soveltuvia ohjelmia saa ilmaiseksi. Toisaalta maksullisten järjestelmien osalta voi ajatella, että kustannus on olematon verrattuna itse tiedon keräämisen ja raportoinnin hintaan (siihen menevään aikaan).

24 LUVUN KIRJOITTAMINEN KIRJASEEN

25 UNELMIEN HALLINTOMALLI 2020 Mitä voisimme jo unohtaa? Mitä ehdottomasti ei saa unohtaa? Minkä asioiden raportoiminen edistää alueiden kilpailukyvyn kehittymistä, mikä ei? Mitä tietoa emme kerää, mutta joka olisi hyödyllistä? Yhteenvetoina, visualisoituna! Millä hankedatalla on arvoa tavoitteiden saavuttamiselle? Mitä yhteenvetodataa ELY:n pitäisi tuottaa hankkeille? Saa kirjoittaa muitakin avuntarpeita Miten ELY:n alueellinen data ja tieto kehitystarpeista saadaan paremmin hankkeiden käyttöön?

26 UNELMIEN HALLINTOMALLI 2020 Mitä voisimme jo unohtaa? - hakemusvaiheen raskaus ja jargon - sisältö edellä eteneminen - unohdetaan työajanseurantalomakkeet - pienten toimijoiden ulossulkeminen hanketoiminnasta (byrokratia, jälkikäteen maksatus) - korkeat ja joustamattomat raportointimallit - lomakkeet, jotka eivät sovi kaikille hankkeille - tarpeettomat raportointitiedot, joita ei voida hyödyntää - työajanseurannat - seurantalomakkeiden samanlaisuus kaikille hankkeille - hankejargoni - hakemuksien monimutkaisuus+raskaus Mitä tietoa emme kerää, mutta joka olisi hyödyllistä? - jatkoseuranta + vaikuttavuuden mitattavuus myös hankkeen päättymisen jälkeen - tarvitaan joustava sähköinen järjestelmä, jossa tietojen taustamuuttajat olemassa erityyppisille hankkeille = seurantatyökalu taustalle EURAAn - tietoa käytänteistä, jotka aidosti siirrettävissä - tietoa siitä miten innovaatiot ovat syntyneet (prosessi, kustannukset) - mediaseuranta (tiedotus, artikkelit) - kun tuotetaan innovaatioita, innovaation esittelyn sijaan on yhtä tärkeää osoittaa miten innovaatio on syntynyt, prosessikuvaus, taustat ja stepit (yhtä tärkeää kuin itse innovaation esittely) = kertoo paremmin miten innovaatioiden määrä, laatu ja kustannukset menevät ja muotoutuvat (yhdistävät tekijät ja käänteentekevät hetket) - enemmän onnistumisen ja epäonnistumisen tarinoita Mitä ehdottomasti ei saa unohtaa? - aikaisemmin opittu + hyvät käytännöt - tehokas levittäminen + siihen sitoutuminen - sähköinen asiointi - pienyrittäjien mukanaolon helpottamien - laadullinen raportointi Mitä yhteenvetodataa ELY:n pitäisi tuottaa hankkeille? - levitysdataa, tietoa hyvistä käytännöistä - tukea + ohjausta uusille toimijoille, strategiatietoisuutta - taustatietoa tuloksista EU-tasolla - portaali hyvistä käytännöistä (käyttäjä-/lukijanäkökulman huomioiminen, tiedon löytämisen helppous) - Yritys-Suomen hyödyntäminen hyvien käytäntöjen levityksessä - saman talousalueen muut hankkeet, yhteisiä intressejä varten -> tietopankki ELY:ssä - avainsanat hankkeille EURAan ohjelmakausittaisella haulla - hyvien käytäntöjen rekisteri (linkit hankkeisiin) - henkilöseurantajärjestelmä EURAan - hyvät käytännöt, tiivistelmät tuloksista - sosiaalisen median hyväksikäyttäminen - kuntakohtaista ja valtakunnallista dataa - linkit tiedon lähteille, myös muualle - tietoa miten pakollisesti kerättävää tietoa käytetään EU:n, valtion ja alueen tasolla - läpikäytävistä teemoista avaamiskoulutus - samojen teemojen hankkeet verkottavat tapahtuvat

27 TOIVEITA JA KOMMENTTEJA Annetaan tietojen mittaamiselle tarkoitus. Hanketoimijat toivovat, että heille kerrottaisiin ELY-keskuksen ja EU:n toimesta mihin ja miten heidän keräämiä tietoja oikein käytännössä hyödynnetään. Tämä motivoisi eri tavalla asiaan. Hankegalleria, josta näkisi teemoitetusti ja kohderyhmittäin ympäri Suomea käynnissä olevat hankkeet. Hyvät käytännöt hukassa. Ei ole yhteisiä paikkoja, mihin hyvät käytännöt kerättäisiin tiivistetysti. Seuraavalle kaudelle tulisi tehdä kaikille avoin ja yhteinen tietopankki hyvistä käytänteistä.

28 TOIVEITA JA KOMMENTTEJA Opintomatkoja enemmän, avataan Suomea muualle ja toisin päin. ELY:ltä selvä ohjeistus, että opintomatkoja voi ja täytyy budjetoida hankkeisiin. Matkaraportoinnin ohjeistuksen korjaaminen. Sen sijaan että tehdään perinteisiä raportteja, tulisi kiinnittää huomiota oppimistuloksiin, oppimisprosessiin ja kuinka matkalla kerättyjä tietoa tullaan hyödyntämään. Teemoitetut foorumit hiljaisen tiedon levittämiseksi. Temaattiset Torstait -kohtaamisten kaltaisten ristiinpölyttävien kokoontumisten lisäksi toivottiin myös teemoitettuja saman aihepiirin hankkeiden tapaamisia ja läpikäytyjen teemojen avaamiskoulutusta

29 SÄHKÖISET PALVELUT Tietojen täydentäminen suoraa EURA-palveluun. Olisi valmis sivusto, johon ihmiset voi itse täyttää esimerkiksi hankerahalla toteutettujen tilaisuuksien osallistujat suoraan paikan päällä. Näin ei tarvitse kerätä lippulappuja. Työpajapalvelu, EURA-henkilöseurantajärjestelmä (seurantalomakkeeseen liittyen), kun tietoja kerätään EURA:ssa tulisi olla valmis työkalu jolla kaikki tiedot menevät valmiiksi raportointijärjestelmään. Yhteinen EURA-rajapinta, joka muuttaisi eri muodoissa olevan datan (esimerkiksi hanketoteuttajien Excel-taulukoista) EURA-tietokannan muotoon, siten ettei tietoja tarvitse syöttää käsin.

30 IDEOINTIA Rakennerahastot.fi -sivustolle parhaat käytännöt esille. Portaalissa voisi olla myös pölli tästä -osio, jossa olisi vapaaseen käyttöön tarkoitetut toimintamallit, palvelutuotteet ja -aihiot, jotka ovat syntyneet hankkeissa. Tieto olisi kaikille vapaassa käytössä. Käyttöönotto ei maksaisi mitään, joskin sen kouluttamisesta alkuperäinen toteuttaja voisi ottaa maksun. Kaikki käyttöönottajat joutuvat kuitenkin ilmoittamaan asiasta. Alkuperäinen toteuttaja saisi laatupisteitä, jotka auttaisivat häntä uusien hankehakemuksien osalta (tämä on toiminnan kannustin).

31 2012 TAPAHTUMAT to Hanketoimijoiden Klubi to Verkostokohtaaminen to Verkostokohtaaminen

32