JOKILAAKSOJEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN MARKKINOINTI- JA VIESTINTÄSUUNNITELMA

Transkriptio

1 Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä JOKILAAKSOJEN KOULUTUSKUNTAYHTYMÄN MARKKINOINTI- JA VIESTINTÄSUUNNITELMA VUOSILLE Hyväksytty kuntayhtymän hallituksessa

2 Sisältö 1 Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymän strategisia linjauksia Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymän perustehtävä ja visio Kuntayhtymän arvot markkinoinnin ja viestinnän näkökulmasta Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymän brändi ja imago Toiminta-alueen nykytilanne markkinoinnin ja viestinnän näkökulmasta 4 2 Viestintä Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymässä Sisäinen viestintä Ulkoinen viestintä Viestintä kriisitilanteessa 6 3 Markkinointiviestintä Markkinointiviestinnän kohderyhmät Markkinointiviestinnän sisältö ja muoto Markkinointiviestinnän keinot Markkinointiviestinnän resurssit ja vastuut Markkinointiviestinnän aikataulut Markkinointiviestinnän arviointi ja seuranta 11 Liite 1 Liite 2 Liite 3 2

3 1 Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymän strategisia linjauksia Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä JEDUn tavoitteena on olla kansallisesti ja myös kansainvälisesti vetovoimainen ja joustava koulutuksen järjestäjä opiskelijoille, eri sidosryhmille ja henkilöstölle. Markkinointi- ja viestintästrategia tukee Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymän strategiaa ja edistää luottamuksen sekä kehittävän ilmapiirin syntymistä. Markkinointi- ja viestintästrategian tehtävänä on auttaa saavuttamaan strategiassa asetetut tavoitteet erilaisia viestinnän keinoja hyödyntäen. Markkinointi- ja viestintästrategia antaa pohjan markkinoinnin ja viestinnän suunnittelulle sekä käytettävien viestintäkanavien ja -menetelmien valinnoille, sekä tukee koulutuskuntayhtymän muita prosesseja viestintään liittyvissä asioissa. Markkinointi- ja viestintätoimet tukevat pyrkimyksiä saavuttaa imagolle ja vetovoimalle määritellyt tavoitteet sekä vähintään järjestämisluvan mukaisen opiskelijamäärän. Markkinointistrategian avulla tuotetaan arvoa asiakkaille, omistajille ja muille kumppaneille strategiassa asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymän markkinointi- ja viestintäsuunnitelma on työkalu, jonka avulla kuntayhtymän markkinointistrategiassa asetut tavoitteet pyritään saavuttamaan. Seuraavissa luvuissa käydään läpi kuntayhtymän markkinoinnin ja viestinnän nykytila sekä määritellään käytössä olevat erilaiset viestinnän ja markkinoinnin kanavat sekä keinot. Lisäksi tässä asiakirjassa määritellään, mitä viestinnällä ja markkinoinnilla tarkoitetaan kuntayhtymässä. 1.1 Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymän perustehtävä ja visio 2020 Perustehtävä Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä järjestää monialaista ammatillista koulutusta, tukee ja vahvistaa yksilön elinikäistä kasvua, ammatillisten valmiuksien kehittymistä ja alueen kehittymisedellytyksiä. Kuntayhtymän järjestämä koulutus on alueellisesti, valtakunnallisesti sekä kansainvälisesti arvioiden tuloksellista ja laadukasta. Kuntayhtymästä valmistuvat toimivat aktiivisesti yhteiskunnassa. Visio Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä on vetovoimainen, arvostettu, alueen hyvinvointia ja yrittäjyyttä edistävä, osaamista uudistava ja verkottunut ammatillisen osaamisen sekä elinkeino- ja työelämän kehittäjä. Yhteistyö kattaa alueen koko toisen asteen koulutuksen vuoteen 2020 mennessä. 1.2 Kuntayhtymän arvot markkinoinnin ja viestinnän näkökulmasta Vastuullisuus Tunnemme ja otamme vastuun toiminta-alueemme osaamisesta ja kehityksestä. Toimimme laadukkaasti ja yhteisöllisesti monialaisena toimijana ja kehitämme toimintaa kestävän kehityksen mukaisesti. Arvostamme ammatillista osaamista, yhteistyötä, luovaa toimintatapaa, yritteliäisyyttä sekä elinikäistä oppimista. Markkinoinnissa tiedämme markkinointilainsäädännön meille asettamat vastuut ja velvollisuudet, toimimme vastuullisesti ja kehitämme toimintaamme. Avoimuus Toimintamme on keskustelevaa, kannustavaa ja vuorovaikutteista. Toimintamme edistää luottamuksen ja kehittävän ilmapiirin syntymistä kuntayhtymässä ja sidosryhmien kanssa sekä työ- ja elinkeinoelämässä. Huolehdimme siitä, että markkinointi- ja viestintätoimenpiteemme ovat avoimia ja selkeitä, ja tarjoamme asiakkaillemme vuorovaikutusmahdollisuuksia. 3

4 1.3 Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymän brändi ja imago Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymän menestystekijät määrittelevät pitkälti sen, millaista brändiä ja samalla imagoa tavoittelemme kuntayhtymälle kaikella kuntayhtymän toiminnalla, jota edesautamme markkinointiviestinnän keinoin. Kuntayhtymän toiminnan jatkuminen edellyttää positiivista tunnettavuutta, joten panostamme imagomainontaan ja myönteisen brändin eli yhteisökuvan muodostumiseen. Samalla pyrimme lisäämään markkinoinnin kohderyhmien tietoa kuntayhtymän monipuolisista osaamisalueista, mikä edesauttaa opiskelijoiden saamista. Asiakkaan näkökulmasta tavoitteena on olla laadukas, laaja-alainen, asiantunteva, luotettava, nykyaikainen ja monipuolinen koulutuksen järjestäjä. 1.4 Toiminta-alueen nykytilanne markkinoinnin ja viestinnän näkökulmasta Vuosien 2016 ja 2017 toiminnan taloudelliset haasteet tulevat olemaan mittavat ja tulevan rakennemuutoksen tulee palvella ja vahvistaa kuntayhtymää ja nykyisillä paikkakunnilla annettavaa opetusta. Taloudelliset haasteet koskevat myös markkinointi- ja viestintätoimia sekä niiden organisointia kuntayhtymässä. Järjestämislupaan tulossa olevat muutokset vaikuttavat konkreettisesti myös markkinointiviestinnän sisältöihin ja kohderyhmien uudelleen määrittelyyn, koska entiset raja-aidat ns. nuorten ja aikuisten koulutusten väliltä tulevat murtumaan. Markkinointiviestinnässä, sen sisällössä ja kohdentamisessa, on huomioitava alueen väestönkehitys sekä työmarkkinoiden tarpeisiin vastaaminen, jotta potentiaaliset asiakkaat tavoitetaan mahdollisimman hyvin. Lisäksi alueella käynnissä olevat suuret rakennushankkeet ja niiden työllistävä vaikutus ovat asioita, joita tulee hyödyntää kuntayhtymän koulutusten markkinoinnissa, koska koulutamme eri alojen ammattilaisia yritysten tarpeisiin. Asiakasryhmien tarpeita ja kysyntää seurataan kyselyjen ja haastattelujen avulla. Toimintaa kehitetään palautteiden sekä ennakoinnin avulla. Koulutuksia ja niiden markkinointia räätälöidään asiakaskohtaisesti. Nuorten ikäluokkien pienentyessä panostetaan jatkokoulutukseen ja elinikäiseen oppimiseen, joten markkinointiviestinnässä korostetaan sekä toisen asteen että korkea-asteen jatko- ja lisäopiskelumahdollisuuksia. Kuntayhtymä on perustanut kuntayhtymän sataprosenttisesti omistaman osakeyhtiön, Jokiedu Oy:n, joka aloitti toimintansa vuoden 2015 alussa. Osakeyhtiöön siirtyi kilpailuilla markkinoilla oleva toiminta (Nivalan autokoulu, Painelaitehitsauksen pätevöintilaitos) sekä markkinaehtoinen koulutustoiminta. Jokiedu Oy:n toiminnan vaikutukset kuntayhtymän yhteiseen markkinointiin ovat selvityksen alla. Kalajoki Oulainen Alavieska Haapavesi Siikalatva Ylivieska Pyhäntä Nivala Kärsämäki Sievi Haapajärvi Reisjärvi Pyhäjärvi JEDUn yksikkö Centria ammattikorkeakoulu, Ylivieska JEDU omistaa 37 % 4

5 2 Viestintä Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymässä Viestintä voidaan ymmärtää yleisesti sanomien eli merkityssisältöjen siirtämiseksi tai tuottamiseksi: kun tietoa tuotetaan tai siirretään, tapahtuu viestintää. Viestintä on yritysten ja yhteisöjen toiminnan elinehto, suhteiden rakentamista ja ylläpitämistä yhteisölle tärkeiden sidosryhmien ja yleisöjen kanssa. Hyvät suhteet ja yhteistyö hyödyntävät molempia osapuolia. Toimiva viestintä luo myös yhteisöllisyyttä, mikä vaikuttaa muun muassa työhyvinvointiin, me-henkeen ja jatkuvaan uudistumiseen. Toimiva viestintä osallistaa ihmisiä vaikuttamaan päätöksentekoon. Lisäksi on tärkeää tiedostaa, että asiakkaiden kohtaaminen, asiakaspalvelu on mitä suurimmissa määrin viestintää. Johtaminen ja esimiestyö ovat viestintää, sillä viestinnän avulla strategiat ja suunnitelmat tehdään näkyväksi ja viedään osaksi jokapäiväistä työtä. Kuntayhtymässä yhtymäjohtaja vastaa yleisesti sekä sisäisestä että ulkoisesta viestinnästä. Markkinoinnilla tarkoitetaan kaikkia niitä toimia, joilla pyritään edistämään kuntayhtymän palvelujen, esimerkiksi koulutuksien, myyntiä asiakkaillemme. Markkinointiviestintä on puolestaan viestintää, jonka tarkoituksena on edistää yrityksen brändin rakentumista, parantaa yrityksen imagoa, lisätä yrityksen palvelujen myyntiä sekä myös parantaa palvelujen tunnettavuutta. Kuntayhtymän hallintosäännön 7 :n mukaan kuntayhtymän johtaja johtaa koko kuntayhtymän yhteyksiä elinkeinoelämään, oppilaitoksiin, jäsenkuntiin ja eri viranomaisiin sekä johtaa kuntayhtymän tiedotusta ja sisäistä ja ulkoista viestintää. Hallintosäännön 9 :n mukaan kehittämispäällikön tehtävänä on mm. vastata kuntayhtymän viestinnän ja markkinoinnin koordinoinnista. Hallintosäännön 11 :n mukaan ammattiopiston rehtori vastaa toimivien yhteyksien luomisesta työelämään ja muihin sidosryhmiin sekä vastaa tulosaluetta koskevasta ajantasaisesta ulkoisesta ja sisäisestä tiedottamisesta hallituksen vahvistamien ohjeiden mukaisesti. Hallintosäännön 58 :ssä on määritelty tiedottamisen osalta, että kuntayhtymän hallitus hyväksyy yleiset ohjeet kuntayhtymän tiedottamisen periaatteista. Hankkeiden viestinnässä noudatetaan rahoittajan ohjeita ja määräyksiä. Mikäli rahoittaja ei ohjeista hankkeista tiedottamista, niin siinä noudatetaan Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymän markkinointi- ja viestintäsuunnitelmaa sekä yhteistä graafista ohjeistoa. Liitteenä 3 on uuden kuntalain mukaiset tarkennetut viestintäohjeet tietojen saatavuudesta yleisessä tietoverkossa. 2.1 Sisäinen viestintä Sisäistä viestintää tapahtuu kuntayhtymässä koko ajan. Sisäisen viestinnän keinoja ovat sähköpostit, puhelut, Intranet eli Silta sekä myös julkiset www-sivut ja perinteiset ilmoitustaulut. Lisäksi sisäiseen viestintään kuuluvat erilaiset toiminta- ja vuosikertomukset, osavuosikatsaukset, henkilöstölehdet, toimintaohjeet, suunnitelmat ja strategiat. Myös henkilöstökokoukset, aamukahvin yhteydessä tapahtuvat tiedottamiset, tiimikokoukset sekä esimerkiksi yhteiset koulutuspäivät ja erilaiset henkilöstön tapahtumat ovat osa sisäistä viestintää. Sisäisen viestinnän kohderyhmiä ovat henkilöstö, opiskelijat ja koulutuskuntayhtymän omistajat. Toimiva sisäinen viestintä on perusedellytys yrityksen jokapäiväiselle toiminnalle. Sisäisen viestinnän avulla jaetaan tärkeät tiedot työyhteisössä ja perehdytetään koko henkilöstö tärkeisiin asioihin, asiakirjoihin ja toimintasuunnitelmiin sekä tehdään strategiat näkyväksi. Sisäisen viestinnän tavoitteena on mm. yhteinen me-hengen luonti ja yhteisen markkinointiviestin aikaan saaminen. Sisäisellä viestinnällä sitoutetaan niin opiskelijoita kuin henkilöstöä kuntayhtymän toimintaan sekä pyritään vastaamaan opiskelijoiden, henkilökunnan ja omistajien tarpeisiin. 5

6 2.2 Ulkoinen viestintä Kuntayhtymässä tapahtuu ulkoista viestintää koko ajan. Ulkoisen viestinnän keskeisiä keinoja ovat sähköpostit, puhelut, julkiset www-sivut, Facebook -sivut ja muu sosiaalinen media, sanoma- ja aikakauslehdet, radio, televisio, esitteet ja oppaat sekä erilaiset julkaisut, kuten toiminta- ja vuosikertomukset, osavuosikatsaukset, henkilöstölehdet, suunnitelmat ja strategiat. Ulkoisen viestinnän tavoitteita tai tarkoituksia ovat mm. asiakkaiden kiinnostuksen herättäminen (erityisesti markkinointiviestintä), tunnettavuus, yhteistyö, tarjousten tekeminen, tarjouspyynnöt ja suhteiden ylläpitäminen. Kuntayhtymässä on paljon ulkoisen viestinnän kohderyhmiä, joilla on erilaisia rooleja eli ne voivat olla yhtä aikaa esimerkiksi asiakkaita ja omistajia sekä rahoittajia. Ulkoista viestintää on myös markkinointiviestintä, jota käsitellään erikseen seuraavassa luvussa. Ulkoisen viestinnän kohderyhmät asiakkaat (nuoret, aikuiset ja yritykset) elinkeinoelämä (TOP-paikat, koulutusasiakkaat, hankekumppanit, palveluntarjoajat ja laitetoimittajat) vanhemmat (huoltajat), perheet nuorisotoimet, etsivä nuorisotyö jne. lehdet ja muut mediat (tiedotteet) omistajakunnat Opetus- ja kulttuuriministeriö (OKM) Opetushallitus (OPH) Ammattiosaamisen kehittämisyhdistys AMKE ry (AMKE) Pohjois-Pohjanmaan liitto Aluehallintovirasto Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus verkostot (hankeverkostot, yhteistyöverkostot) rahoittajat (hankkeissa jne.) arviointitoimikunta koulutuksenjärjestäjät (yhteistyö) 2.3 Viestintä kriisitilanteessa Tiedottamisessa ja toiminnassa noudatetaan viranomaisten antamia ohjeita. Opetushallitus on tuottanut syksyllä 2010 materiaalipaketin Kriisitilanteisiin varautuminen kouluissa ja oppilaitoksissa, jota käytetään apuna kriisitilanteissa yhteisesti sovitun toimintamallin kanssa. Materiaalissa käsitellään kriiseihin varautumista, toimintaohjeita kriisin sattuessa, kriisin käsittelyä ja jälkihoitoa sekä kriisien käsittelyä mediassa. ( Kriisit; Säädökset) Kriisitilanteissa ensisijainen toimintavastuu on ensiksi läsnä olevalla aikuisella. Yleensä rehtori ilmoittaa koti- tai ulkomailla tapahtuneesta onnettomuudesta kotiin, mutta kuolemaan johtaneessa onnettomuudessa perheelle ilmoittaa sairaala, poliisi tai pappi. Ammattiopiston rehtori on ensisijaisesti vastuussa tiedottamisesta, jos ulkomailla sattuneessa kriisitilanteessa on mukana ammattiopiston opiskelijoita tai henkilöstöä. Ammattiopistojen kriisitilanteiden suunnitelmissa on yksityiskohtaiset ohjeet eri tilanteiden varalle mm. tapaturmat, sairastumiset, kuolemantapaukset, luonnonkatastrofit, pandemiat, epidemiat, terroriteot ja sodat. Ammattiopistojen pelastussuunnitelmissa käsitellään myös tiedottamisen vastuutahot eri tilanteissa. 6

7 3 Markkinointiviestintä Kuntayhtymän markkinointiviestinnän tavoitteena on tehdä kuntayhtymä tunnetuksi alueellisesti, valtakunnallisesti ja kansainvälisesti. Lisäksi markkinointiviestinnän tehtävänä on hankkia motivoituneita ja aktiivisia opiskelijoita, pätevää henkilöstöä, hyviä yritys- ja muita yhteistyökumppaneita sekä palvelujen ostajia. Kaikessa markkinointiviestinnässä pyritään siihen, että koulutuksesta kiinnostunut ohjataan ensisijaisesti siihen kuntayhtymän ammattiopistoon, jossa kyseistä koulutusta on tarjolla. 3.1 Markkinointiviestinnän kohderyhmät Markkinointiviestinnän ensimmäisen kohderyhmän muodostavat peruskoulusta pääsevät nuoret, sekä ilman toisen asteen tutkintoa ovat aikuiset, jotka ohjataan ensisijaisesti suorittamaan ammatillista perustutkintoa. Myös nuorten alle 18-vuotiaiden huoltajat sekä vielä peruskoulussa olevat nuoret ovat mukana ensimmäisessä kohderyhmäkokonaisuudessa. Toisen kohderyhmän muodostavat suoraan ne henkilöt, joille voidaan tarjota ammatti-, tai erikoisammattitutkintoja sekä lisä- ja täydennyskoulutuksia, esimerkiksi ammatinvaihtajat ja uudelleen koulutettavat. Kolmantena kohderyhmänä voidaan käsitellä yrityksiä ja erilaisia organisaatioita, jotka tarvitsevat erilaisia ammatillisia koulutuksia henkilöstölleen. Lisäksi neljäntenä markkinointiviestinnän kohderyhmänä voidaan katsoa olevan nykyiset asiakkaat, opiskelijat ja yhteistyöyritykset sekä henkilökunta, eli pitkälti sama kokonaisuus kuin mitä edellä mainittu sisäisen viestinnän kohderyhmä. 3.2 Markkinointiviestinnän sisältö ja muoto Markkinointiviestintä muotoillaan aina tyyliltään ja sisällöltään kohderyhmälle sopivaksi. Keskeisimpiä koulutusten markkinoinnissa käytettäviä teemoja ovat: - ammatin tai lisäpätevyyksien hankkiminen itselle tai henkilökunnalle - laadukasta ja ammattitaitoista koulutusta - monipuoliset ja laaja-alaiset opiskelumahdollisuudet - opiskelu lähellä kotia - monipuoliset oppimisympäristöt - tietojen päivittäminen ajan tasalle - omien mahdollisuuksien parantaminen työmarkkinoilla ja urakehitys - työn ohessa ammattiin - mahdollisuus kansainväliseen työssäoppimisjaksoon - mahdollisuus yhdistelmäopintoihin - jatko-opintokelpoisuus - kilpailutoimintaan osallistuminen elinkeinoelämä tarvitsee huippuosaajia alueella ja jopa kansainvälisesti - JEDU on Oulun Eteläisen alueen suurin kouluttaja JEDUn yhtenäisyyttä korostetaan yhteisellä graafisella ohjeistuksella ja samalla erotutaan muista koulutuksen järjestäjistä yhteisellä JEDUn ulkoasulla (värit, liikemerkki ja logo yms.), jotka näkyvät kaikissa materiaaleissa ja tiedottamisessa. Kaikessa toiminnassa ja tiedottamisessa noudatetaan yhteistä graafista ohjetta. JEDUn markkinointiviestintää tehdään asiakaslähtöisesti, luovasti ja kannustavasti. 3.3 Markkinointiviestinnän keinot Markkinointiviestinnän keinot ovat pitkälti samat kuin aiemmassa luvussa mainitut ulkoisen viestinnän keinot eli kirjeet, sähköpostit, puhelut, julkiset www-sivut, Facebook -sivut ja muu sosiaalinen media, sanoma- ja aikakauslehdet, radio, televisio sekä erilaiset julkaisut, kuten hakijan oppaat, esitteet, videot, strategiat ja suunnitelmat, sekä muut julkiset asiakirjat ja osallistuminen/näkyminen paikallisissa ja alueellisissa tapahtumissa. 7

8 Markkinointiviestinnän keinoin lisätään kuntayhtymän positiivista tunnettavuutta, kehitetään yrityskuvaa sekä tiedotetaan koulutuksista ja muista palveluista. Markkinointiviestinnän tueksi tuotetut materiaalit, markkinointitiimin muistiot ja mainontaan liittyvät asiakirjat löytyvät intrasta eli Sillasta markkinoinnin sivuilta ja toimintakäsikirjasta sisäisten palvelujen alta. Markkinointiviestinnässä tulisi muistaa asiakaspalvelun näkökulma. Koko kuntayhtymän henkilöstö on asiakaspalvelijoita, sillä opiskelijat ovat asiakkaitamme, kuten myös monet muut ulkoiset sidosryhmämme esim. yritykset. Ulkoisten kohderyhmien tavoittamiseen käytettäviä keinoja/kanavia: o henkilöstö, n. 480 kpl liikkuvia mainoksia o infotilaisuudet, seminaarit työelämän edustajille o lehdet: ilmoitukset ja jutut (sanoma-, aikakausi- ja ammattilehdet) o markkinointiviikot, avoimet ovet jne. o radio, televisio, netti-tv o esitteet ja hakijan oppaat o omat www-sivut ja esim. yhteistyökumppaneiden sivut, sekä erilaiset hakuportaalit o sosiaalinen media: Facebook, Instagram jne. uutiset ja mainokset o suoramainonta: vierailut ja käynnit yrityksissä, markkinointikirjeet (paperiset ja sähköiset) o avoimet ovet o autot (logot) o edustusvaatteet o hanketoiminta ja hankkeiden materiaalit o rakennukset (kyltit ja logot) o tapahtumat, kilpailut, messut, festivaalit, markkinat jne. (esittelyt, sponsorointi) o tienvarsikyltit / opasteet / salkoliput o tienvarsitaulut o TOP-käynnit työpaikoilla (mahdollisuus samalla markkinoina koulutuksia) o vanhempainillat Sisäiset kohderyhmien tavoittamiseen käytettäviä keinoja/kanavia: o opiskelijat, n liikkuvaa mainosta o opetustilanteet (miten opettaja toimii opiskelijoiden kanssa, yhteishenki, asiakaspalvelu) o aamuinfot o intra (Silta), www-sivut o infotaulut o infotilaisuudet opiskelijoille ja henkilökunnalle o henkilöstölehti o koulutuspäivät sekä muut koulutukset ja tapahtumat kuntayhtymässä o henkilöstökertomus ja muut toimintakertomukset o sähköpostit o suunnitelmat ja strategiat sekä erilaiset ohjeet o tiimikokoukset (muistiot ja uutiset) 3.4 Markkinointiviestinnän resurssit ja vastuut Opinto-ohjaaja tiedottaa opinnoista oppilaitokseen hakeutuvia ja heidän vanhempiaan. Hänen suunnittelu- ja vastuualueenaan on tiedottaminen peruskouluihin, lukijoihin ja korkea-asteelle. Kilpailutoiminnasta ja kilpailujen tuloksista tiedottamiseen keskitetysti resursoidaan vuosittain erillisen päätöksen mukaisesti. Kuntayhtymän markkinointitiimissä tehdään yhteiset linjaukset käytettävistä mainoksista ja kampanjoista sekä mainosmateriaalista. Lisäksi markkinointitiimissä huolehditaan tehtävien toimeksiannosta sopiville tahoille, esimerkiksi ammattiopistoissa markkinoinnista vastaaville henkilöille. 8

9 Yläpuolella olevat kuvat ovat Oulun Eteenpäin -messuilta syksyltä Alapuolella olevassa kuvassa on JEDUn edustusjoukkue Taitaja kilpailuissa, jotka järjestettiin Seinäjoella toukokuun alussa. Alimmassa kuvassa on JEDUn joukkue kevään SakuStars-kilpailuista Espoossa Taitaja -kisojen joukkuekuvan ovat ottaneet Mika Pajala ja Lotta Jaatinen. 9

10 Kuntayhtymän kehittämispäällikkö ja suunnittelija koordinoivat kuntayhtyhmän tarjoamien koulutusten ja palvelujen mainontaa kaikille kohderyhmille yhteisen graafisen ilmeen mukaisesti. Käytännön markkinoinnin ja viestinnän toteuttamisesta kuntayhtymän tasolla on tehty myös erillinen listaus vastuualueittain, katso liite 1. Kuntayhtymän talousarviossa yhteiseen markkinointiin ja viestintään budjetoidaan vuosittain yhteiset lehti-ilmoitukset, jakomateriaali, esitteet ja oppaat sekä kuntayhtymän viralliset painettavat julkaisut. Kehittämispalvelujen suunnittelija toimii markkinoinnin ja viestinnän asiantuntijana. Suunnittelija on mukana myös päivittämässä markkinointi- ja viestintäsuunnitelmaa. Suunnittelijan ja muiden toimijoiden tehtävät näkyvät avattuna liitteenä (liite 2.). Kuntayhtymän organisaatiorakennemuutoksen yhteydessä selvitetään myös markkinoinnin ja viestinnän organisointi. 3.5 Markkinointiviestinnän aikataulut Markkinointiviestinnän vuosikelloa päivitetään tarpeen mukaan vuosittain. Lisäksi vuosittain laaditaan eri kohderyhmille omat konkreettiset markkinointiaikataulut. Markkinointiviikot Vanhempainillat Markkinointiviikot Markkinointiviikot Vanhempainillat Tapahtumiin osallistuminen Yhteishaku Lisähaku Joulukuu Esitteiden teko Yhteishaku Lisähaku Hakijanoppaiden teko Tapahtumiin osallistuminen Lisähaku Tapahtumiin osallistuminen Lisähaku Esitteiden teko Tapahtumiin osallistuminen Hakijanoppaiden teko Lisähaku Esitteiden teko Hakijanoppaiden teko 10

11 3.6 Markkinointiviestinnän arviointi ja seuranta Markkinointiviestinnän pääasiallisena tavoitteena on parantaa kuntayhtymän tunnettavuutta laadukkaana ammatillisen koulutuksen järjestäjänä ja saada strategiassa asetetun tavoitteen mukainen opiskelijamäärä sekä nuorille että aikuisille suunnattuihin koulutuksiin. Markkinointiviestinnän kustannuksia seurataan kirjanpidon kautta ja tehdään vertailuja aiempiin vuosiin suhteessa opiskelija- ja hakijamääriin. Työnantajilta (esim. työssäoppimispaikat) kerätään palautetta, joka käsitellään markkinointitiimissä. Lisäksi seurataan opiskelijoiden työllistymistilastoja. Markkinoinnin kohdentamisen onnistumista alueittain ja aloittain arvioidaan mm. analysoimalla kuntayhtymän opiskelijoiden opiskelualoja ja kotipaikkakuntia opiskelijahallintojärjestelmästä saatavasta tilastosta. Myös markkinointiviestinnästä tehdään itsearviointia. Lisäksi opiskelijoille tehdään vuosittain tulo-, olo- ja päättökyselyt, joissa kysytään markkinointiin ja sen onnistumiseen liittyviä asioita. Kyselyjen tulokset käsitellään markkinointitiimin kokouksissa ja hyödynnetään markkinointitoimenpiteiden suunnittelussa. Opiskelijoille ja henkilökunnalle tehdään tarvittaessa mediaseurantakysely. Kyselyn avulla voidaan kartoittaa kattavasti eri medioiden käyttöä alueen nuorten ja aikuisten keskuudessa. Opiskelijoille järjestetään erilaisia yritysten ja työelämän esittelytilaisuuksia ammattiopistoissa. Vasemmalla kuvassa Haapajärven ammattiopistossa järjestetty Apepäivä yhteistyökumppanina Siloking. Alemmissa kuvissa JEDUn koulutuksia esiteltiin ja markkinoitiin Haapavesi Folkeilla kesäkuussa

12 Liite 1. Käytännön markkinoinnin ja viestinnän toteuttaminen kuntayhtymän tasolla Toteuttaja Kohderyhmä Keinot Ajoitus Yhtymäjohtaja (hallintopalvelut) OKM, OPH, AVI ELY-keskus Pohjois-Pohjanmaan liitto Seutukunnat Työhallinto Asiakkaat Yritykset Muut koulutuksenjärjestäjät Omistajien edustajat Ammattiopistot Henkilöstö Ulkoinen markkinointi - printti ja verkkoviestintä - PR ja suhdetoiminta Ulkoinen markkinointi - mainoskampanjat - printti ja verkkoviestintä - PR ja suhdetoiminta - lehdistötiedotteet hallituksen ja valtuuston kokouksista Sisäinen markkinointi - sähköinen viestintä - PR ja suhdetoiminta -myynninedistämistapahtumat Taloushallinto JEDUn henkilöstö Sisäinen markkinointi - sähköinen viestintä, www-sivut, Silta, toimintakäsikirja, sähköposti - henkilöstön tiedottaminen Kehittämispalvelut JEDUn henkilöstö Sisäinen markkinointi - tiedotteet, www-sivut, Silta, toimintakäsikirja, sähköposti, henkilöstölehti, esitteet Tietohallinto Mahdolliset opiskelijat ja vanhemmat Oppilaanohjaajat Muut yhteistyökumppanit JEDUn henkilöstö Ulkoinen markkinointi - www-sivut - tapahtumatiedotteet - esitteet, oppaat - mainoskampanjat - PR, tapahtumat - verkostoyhteistyö Sisäinen markkinointi - sähköinen viestintä, Silta, toimintakäsikirja, www-sivut - henkilöstön tiedottaminen Yritykset Muut koulutusorganisaatiot Ulkoinen markkinointi - PR - verkostoyhteistyö Aikuiskoulutus- ja työelämäpalvelut Asiakkaat, yritykset, OKM, OPH, AVI, ELY, PPL, AMKE, maakuntaliitot, seutukunnat, työhallinto, muut koulutusorganisaatiot Ulkoinen markkinointi ja suhdetoiminta (tapaamiset, verkostoituminen, seminaarit) - sähköposti, toimintakäsikirja 12 12

13 - www-sivut Ammattiopistot Ammattiopistot Uudet asiakkaat Peruskoulut Lukiot Oppilaanohjaajat Yhteistyökumppanit Ammatilliset oppil. Yritykset Koulutuksen rahoittajat Ja alueelliset toimijat Työhallinto JEDUn ammattiopistot ja henkilökunta Opiskelijat Omistajat Sisäinen markkinointi - suhdetoiminta - Silta, www-sivut, printti - tapahtumat Ulkoinen markkinointi -myynninedistämistapahtumat - suhdetoiminta - www-sivut, sähköinen viestintä Sisäinen markkinointi - suhdetoiminta - www-sivut, Silta, toimintakäsikirja, sähköposti - tiedotteet - koulutuspäivät ja tapahtumat Oppilaitosten omat aikataulut Ajoitus kohderyhmän mukaan, oppilaitokset laativat itselleen tarkemmat toteuttamisen suunnitelmansa Henkilökunta Opiskelijat Asiakkaat Yhteistyökumppanit Sosiaalinen ympäristö Ulkoinen markkinointi - verkostot Työkaverit Opiskelijat Sisäinen markkinointi - verkostot JEDUn graafinen ohjeisto ja kuntayhtymän viralliset asiakirjapohjat löytyvät Sillasta materiaalipankista. 13

14 Liite 2. MARKKINOINNIN TEHTÄVÄT 2016 TEHTÄVÄT TEKIJÄ Graafinen koordinointi, vastuu grafiikoiden sekä ohjeiston päivittämisestä, työntekijöiden ohjeistus, avustus ulkoasujen osalta Yhtymäpalvelut/kehittämispalvelut, suunnittelija Hakijanoppaat, henkilöstökertomus, lyhyt strategia, vuosikertomukset, koonti, taitto, painatus Yhtymäpalvelut/kehittämispalvelut, suunnittelija Henkilöstölehti, koonti, taitto, painatus kerran vuodessa Yhtymäpalvelut/kehittämispalvelut, suunnittelija JEDU tasoiset uutiset www sivuille ja Siltaan Yhtymäpalvelut/kehittämispalvelut, suunnittelija JEDUn yhteinen koulutuspäivä, mukana järjestämisessä Yhtymäpalvelut/kehittämispalvelut Koulutusilmoitukset lehtiin Yhtymäpalvelut/kehittämispalvelut, suunnittelija Markkinointitiimin asioista tiedottaminen tulosalueille Tiimin jäsenet, JEDU tasolla kehittämispalvelut, suunnittelija Markkinoinnin vuosikello Yhtymäpalvelut/kehittämispalvelut, suunnittelija Markkinointi ja viestintäsuunnitelma, toteuttamisohjelma Yhtymäpalvelut, Markkinointitiimi, Johtoryhmä Markkinointiin ja viestintään liittyvät puhelut ja yhteydenotot Yhtymäjohtaja, kehittämispäällikkö, suunnittelija Markkinointitiimin sihteeri, koollekutsuja, asialistojen laatija Yhtymäpalvelut, suunnittelija, markkinointitiimin puheenjohtaja Yhteisten materiaalien hallinta ja varastointi, kuten messuosasto, jakotavarat, oppaat, aloittavien kansiot Yhtymäpalvelut/kehittämispalvelut, suunnittelija Materiaalihankinnat ja kilpailutukset (graafinen ulkoasu tarvittaessa) Yhtymäpalvelut/kehittämispalvelut, suunnittelija Messuilla mukana olo, JEDUn esittely Ammattiopistot, JEDU tasolla kehittämispalvelut, suunnittelija Tapahtumien, julkaisujen ja juhlakirjojen sponsorointi (Pääsääntöisesti ei sponsoroida, harkitaan tapauskohtaisesti) Ammattiopistot, JEDU tasolla kehittämispalvelut, suunnittelija Toimintakäsikirjan ylläpito ja päivitys markkinointiin ja viestintään liittyen Yhtymäpalvelut, kehittämispäällikkö, suunnittelija, markkinointitiimi Sosiaalinen media (Facebook, Instagram) ja radio sekä televisiomainonta Ammattiopistot, JEDU tasolla kehittämispalvelut, suunnittelija Valokuvaus tapahtumissa ja niistä kirjoittaminen (www sivut, henkilöstölehti, uutiskirje) Ammattiopistot, JEDU tasolla kehittämispalvelut, suunnittelija www sivut, ajantasaisuus, toimivuus, yhtenäisyys: koordinointi, grafiikat (mm. tarvittavat uudet painikkeet, pikakuvakkeet jne.) Yhtymäpalvelut, kehittämispalvelut, suunnittelija, tietohallintopalvelut, it tuki

15 Liite 3 Uuden kuntalain mukaiset viestintäohjeet JEDUssa (Kuntalaki 410/2015) Kuntayhtymän tulee antaa riittävästi tietoja kuntayhtymän järjestämistä palveluista, taloudesta, kuntayhtymässä valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kuntayhtymän on tiedotettava, millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa. Kuntayhtymän on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Kuntayhtymän on verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu. Viestinnässä on käytettävä selkeää ja ymmärrettävää kieltä ja otettava huomioon kuntayhtymän eri asukasryhmien tarpeet. Uuden kuntalain viestintäsäännökset tulevat voimaan Kuntalaki 410/ : Tietojen saatavuus yleisessä tietoverkossa Kuntayhtymän järjestämiä palveluja sekä kuntayhtymän toimintaa koskevat keskeiset tiedot on julkaistava yleisessä tietoverkossa. Yleisessä tietoverkossa on oltava saatavilla ainakin seuraavat tiedot: 1) kuntastrategia (JEDU strategia) 2) hallintosääntö; 3) talousarvio- ja suunnitelma; 4) tilinpäätös; 5) tarkastuslautakunnan arviointikertomus; 6) tilintarkastuskertomus; 7) kuntien yhteistoimintaa koskevat sopimukset; 8) konserniohje; 9) luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoitukset; 10) luottamushenkilöiden palkkioiden ja korvausten perusteet; 11) palveluista perittävät maksut. Kuntayhtymän johtaja, hallinto- ja talousjohtaja ja johdon sihteeri vastaavat asiakirjojen julkaisemisesta, avoimesta tiedottamisesta verkossa ja tietojen ajantasaisuudesta. Kaikessa kuntayhtymän viestinnässä noudatetaan kuntayhtymässä laadittua markkinointi- ja viestintäsuunnitelmaa. JEDUn yhtenäisyyttä korostetaan yhteisellä graafisella ohjeistuksella ja samalla erotutaan muista koulutuksen järjestäjistä yhteisellä JEDUn ulkoasulla (värit, liikemerkki ja logo yms.), jotka näkyvät kaikissa materiaaleissa ja tiedottamisessa. Kaikessa toiminnassa ja tiedottamisessa noudatetaan yhteistä graafista ohjetta. JEDUn markkinointiviestintää tehdään asiakaslähtöisesti, luovasti ja kannustavasti.

16 Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä Kalajoki Oulainen Alavieska Ylivieska Nivala Sievi Haapavesi Haapajärvi Siikalatva Kärsämäki Pyhäntä Reisjärvi Pyhäjärvi