KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2014 1(7) Seurakuntaneuvosto. Seurakuntakeskus, Savonkatu 40, kirkkoneuvoston sali

Transkriptio

1 KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2014 1(7) SEURAKUNTANEUVOSTON KOKOUS Aika Tiistai klo Paikka Seurakuntakeskus, Savonkatu 40, kirkkoneuvoston sali Jäsenet Gärdström Keijo pj. 1 Ainali Päivi jäsen Kaskiaho Keijo Kenttälä Maarit varajäsen Lehtinen Veikko jäsen Nykänen Marjatta Punkkinen Kari Rossi Antero varajäsen Sahamies Arto vpj. (pj 2 15 ) Töyrylä Maria jäsen Viinikainen Sakari Ylönen Osmo Poissa Hartikainen Toivo jäsen Larikka Merja Leppänen Jouko Mustonen Joel Soininen Kari Vainio Vesa Vuolasto Anna Esittelijät Gärdström Keijo kirkkoherra Muut Myller Henna sihteeri 1 Kokouksen avaus Alkuhartauden jälkeen puheenjohtaja avasi kokouksen. 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus on kuuluu puheenjohtajan lisäksi kuusitoista jäsentä ja se on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Esityslista on lähetetty seurakuntaneuvoston jäsenille Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

2 KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2014 2(7) 3 Kokouksen pöytäkirjan tarkastajien valinta 4 Kokouksen työjärjestys 5 Talousarvion täytäntöönpano Valitaan kaksi pöytäkirjan tarkastajaa. Vallitsevan käytännön mukaan vuorossa ovat Päivi Ainali ja Toivo Hartikainen. Pöytäkirjan tarkastusajankohdaksi esitetään tiistai heti kokouksen jälkeen, Seurakuntakeskus, sihteerin työhuone. Valittiin Päivi Ainali ja Keijo Kaskiaho pöytäkirjantarkastajiksi, Toivo Hartikaisen ollessa estynyt saapumaan kokoukseen. Hyväksytään esityslista työjärjestykseksi. Hyväksyttiin esityslista työjärjestykseksi. Yhteinen kirkkovaltuusto on kokouksessaan , 64, vahvistanut talousarvion vuodelle 2014 ja hyväksynyt toiminta- ja taloussuunnitelman vuosille Jokaisen määrärahoja käyttävän ja erityisesti jokaisen työalansa määrärahojen käytöstä vastuussa olevan on tunnettava talousarvion sisältö oman työalansa osalta ja noudatettava taloutta ja hankintoja koskevia lakeja ja ohjeistuksia (mm. kirjanpito- ja verolainsäädäntö, hankintalaki, suoriteperuste, kirkkolaki ja -järjestys). Kouvolan seurakuntayhtymän taloussäännön 5 :n mukaan yhteisen kirkkoneuvoston on huolehdittava siitä, että kaikki asianomaiset saavat tarpeelliset tiedot yhteisen kirkkovaltuuston hyväksymästä talousarviosta ja toiminta- ja taloussuunnitelmasta sekä talousarviota koskevista mahdollisista lisäohjeista. Hankinnat on suoritettava julkisia hankintoja koskevan lainsäädännön mukaisesti. Käytännössä kirkkoneuvosto vastaa siitä, että kirkkovaltuuston hyväksymää talousarviota noudatetaan. Taloussäännön 13 :n mukaan yhteinen kirkkoneuvosto antaa ohjeen laskujen hyväksymisessä noudatettavasta menettelystä. Tässä ohjeessa määritellään myös, ketkä tarkastavat ja hyväksyvät kunkin tehtäväalueen meno- ja tulotositteet. Myös myyntilaskutustiedot on hyväksyttävä ennen niiden kirjaamista. Seurakuntayhtymässä on käytössä sähköinen ostolaskujen käsittelyjärjestelmä, jossa kaikkiin saapuneisiin laskuihin ja muihin menotositteisiin ja niiden liitteisiin merkitään tiedot laskun tarkastamisesta ja hyväksymisestä.

3 KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2014 3(7) Talouspalveluyksikkö antaa tarkemmat ohjeet noudatettavasta menettelytavasta. Menettelyllä varmistutaan siitä, että tositteen tarkoittama tavara tai palvelu on saatu, lasku on asiallisesti ja numerollisesti oikea, maksu perustuu asianmukaiseen päätökseen ja on annettujen määräysten mukainen sekä maksamiseen tarvittava määräraha on käytettävissä ja käytettävää määrärahaa ei ylitetä. Menettely on järjestettävä niin, että siihen osallistuu vähintään kaksi henkilöä. Työntekijä, joka on ostanut tavaran tai tilannut palvelun, kuittaa ja vahvistaa sen, että tavara tai palvelu on saatu, tarkastaa laskun, kuittaa sen vastaanotetuksi, tiliöi laskun ja toimittaa sen edelleen hyväksyjälle (pääsääntöisesti sähköisesti). Laskun hyväksyjä varmentaa myös tiliöinnin oikeellisuuden. Hyväksyjä ei saa olla esteellinen, ts. omat ja lähisukulaisten laskut hyväksyy varahenkilö. Jos tavaran tai palvelun vastaanottotarkastuksen on tehnyt muuten hyväksymiseen oikeutettu henkilö, tekee hyväksymisen seurakunnassa hänen esimiehensä tai kirkkoherra. Laskujen hyväksyjät paikallisseurakunnat työalavastaava / kirkkoherra Laskussa on maksajan nimenä aina seurakuntayhtymä (paikallisseurakunta), ei koskaan pelkästään työntekijä. Tilaajan on vaadittava, että tavaran / palvelun toimittaja merkitsee laskuun: - seurakunnan ja työmuodon - hankinnan tekijän = tilaajan nimen - lakisääteiset minimivaatimukset: laskuttajan nimi ja osoite, y-tunnus (tai henkilötunnus), laskun päivämäärä ja numero. Ensisijainen laskutusosoite: verkkolaskuosoite , operaattori OpusCapita Group Oy, (välittäjän tunnus , laskun muoto Finvoice). Paperilaskuja otetaan vielä vastaan osoitteessa: Kouvolan seurakuntayhtymä, Laskut, PL 77, Kuusankoski. Suoriteperuste Menon kirjaamisperusteena on tavaran/palvelun vastaanottoajankohta. Tulon kirjaamisperusteena on suoritteen luovuttamisajankohta. Esimerkiksi jos tavara on tilattu vuonna 2014, mutta vastaanotettu vuonna 2015, kirjataan tavara vuoden 2015 määrärahoista. Sitovuustasot seurakuntaneuvostot: - oman seurakunnan vastuukate tekee päätöksen työmuotojen talousarvioiden sitovuustasosta (esimerkiksi vastuukate, tiliryhmä, tili). Taloussäännön 23 :n mukaan toiminnasta ja taloudesta vastaavien on annettava tiedot yhteiselle kirkkovaltuustolle, yhteiselle kirkkoneuvostolle, seurakuntaneuvostoille ja muille hallintoelimille koko seurakuntayhtymän

4 KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2014 4(7) ja seurakuntien toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta sekä kirjanpitoon perustuvat tiedot menojen ja tulojen toteutumisesta talousarvioon nähden ja ennusteista loppuvuodelle. Myös talousarviovuoden aikana raportoidaan toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta ja taloudesta. Yhteinen kirkkovaltuusto päättää talousarvion hyväksyessään toiminnan ja talouden raportointitavoista ja aikataulusta kirkkovaltuustoon nähden. Muut hallintoelimet määrittelevät millä tasolla, tarkkuudella ja kuinka usein toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta ja taloudesta raportoidaan tilikauden aikana. Hankinnoissa noudatetaan hankintalakia ja seurakuntayhtymän hankintasääntöä. Hankintasäännön mukainen hankintaraja, jota suuremmista hankinnoista päättää yhteinen kirkkoneuvosto, on kirkkoherran osalta Talousarviomäärärahoista annettuja ohjeita sovelletaan myös keräys- ja lahjoitusvaroihin. Kirkkohallituksen yleiskirje 39/2008 käsittää ohjeet keräysten ja muiden erityiskatteisten varojen kirjanpidosta. Määrärahojen ylityksistä on vuoden 2014 talousarvion seurannassa tehtävä alijäämän kattamissuunnitelma yhteiselle kirkkovaltuustolle. Määrärahojen alitus, enintään 5 % talousarvion määrärahasta, voidaan siirtää seuraavan vuoden talousarvioon talousarvion muutosesityksenä. antaa alaisilleen työaloille talousarvion täytäntöönpano-ohjeet käyttöön otettavaksi ja noudatettavaksi edellä mainitun mukaisesti siten, että talousarvion sitovuustasona on vastuukate. Hyväksyttiin kirkkoherran tekemä päätösesitys. 6 Vuoden 2013 toimintakertomukset Työalojen tilintarkastusta varten laatimat ja johtokuntien hyväksymät vuoden 2013 toimintakertomukset ovat liitteenä 1. hyväksyy liitteen 1 mukaiset vuoden 2013 toimintakertomukset. Hyväksyttiin kirkkoherran tekemä päätösesitys.

5 KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2014 5(7) 7 Vuoden 2013 tilastot lle saatetaan tiedoksi vuoden 2013 tilastot, liite 2 ja vertailuna vuoden 2012 tilastot, liite 3. Lisäksi seurakuntaneuvostolle saatetaan tiedoksi sekä Kouvolan seurakuntayhtymän kiinteistöjen tilastot vuosilta , liite 4, että leirikeskusten käyttötilastot , liite 5. 8 Seurakuntien tilausbussikuljetukset Kouvolan seurakuntayhtymän voimassa olevat bussikuljetussopimukset päättyivät ja seurakuntayhtymä on pyytänyt tarjoukset tilausbussikuljetusten hoitamisesta seurakuntien alueella (+ yksi mahdollinen optiovuosi). Tarjouspyyntö koski kuljetuksia, jotka ulottuvat enintään 80 km etäisyydelle lähtöpaikasta. Tätä pidemmistä kuljetuksista pyydetään tarjoukset erikseen. Tarjouspyyntö jaettiin kolmeen alueeseen: 1. Anjalankosken seurakunnan alue 2. Elimäen seurakunnan alue 3. muu alue (Kouvola, Kuusankoski, Jaala, Valkeala). Tarjousten valintaperusteena oli kokonaistaloudellinen vertailu, jossa hinnalle annettiin 70 pistettä ja tekniselle suorituskyvylle 30 pistettä. Yhteinen kirkkoneuvosto on kokouksessaan , 13, päättänyt saatujen tarjousten perusteella tehdä sopimukset seurakuntien tilausbussikuljetuksista ajalle (+ yksi mahdollinen optiovuosi) seuraavien liikennöitsijöiden kanssa: 1. Anjalankosken seurakunnan alue Anjalankosken Linja Oy 2. Elimäen seurakunnan alue Kymen Charterline Oy 3. muu alue Martti Laurila Oy

6 KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2014 6(7) 9 Piispantarkastuksen loppulausunto Yhteinen kirkkoneuvosto on kokouksessaan , 16, käsitellyt Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulin lähettämän Kouvolan seurakuntayhtymän ja seurakuntien piispantarkastuksen aineiston ja lähettänyt sen edelleen seurakuntaneuvostoille tiedoksi, liite Saapuneet julkaisut - Kirkko: Yhteistä näkyä kohti 11 Kirkkoherran päätösluettelo lle saatetaan tiedoksi kirkkoherran päätösluetteloasioiden otsikot ajalta , liite 7. a) kirkkojärjestyksen 6 luvun 12 :n 1 momentin tarkoittamien päätösten osalta merkitään tiedoksi b) muiden esiteltyjen viranhaltijapäätösten osalta, ettei seurakuntaneuvosto käytä kirkkolain 10 luvun 5 :ssä tarkoitettua siirtämisvaltaa Hyväksyttiin kirkkoherran tekemä päätösesitys. 12 Ilmoitusasiat 13 Muut asiat Ilmoitusasioita ei ollut. Muita asioita ei ollut.

7 KOUVOLAN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1/2014 7(7) 14 Muutoksenhakuohjeet kokouksen päätöksiin Muutoksenhakuohjeet ovat pöytäkirjan liitteenä Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Keijo Gärdström puheenjohtaja Arto Sahamies varapuheenjohtaja _ Henna Myller sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Kouvola Kouvola Päivi Ainali Keijo Kaskiaho Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä seurakuntaneuvoston sihteerin työhuoneessa Asiasta on ilmoitettu seurakuntakeskuksen ilmoitustaululla Keijo Gärdström kirkkoherra