LUMIJOEN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 3/2016 Kirkkoneuvosto

Transkriptio

1 Käsiteltävät asiat: 1 8 pykälät Kokouksen avaus 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3. Pöytäkirjantarkastajat 4. Työjärjestyksen hyväksyminen 5. Seurakuntataloon liitettävän toimitalon rakentaminen ja urakoitsijan valinta 6. Tiedoksi 7. Muut mahdolliset asiat 8. Muutoksenhakuohjeet ja kokouksen päättäminen 21 KOKOUKSEN AVAUS asia 1 KN: Puheenjohtaja avasi kokouksen. 22 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS asia 2 Kokouskutsu on julkipantu asialistoineen kirkkoherranviraston ilmoitustaululle ti sekä samana päivänä lähetetty kirkkoneuvoston jäsenille ja kirkkovaltuuston puheenjohtajille. Tarkastettu pöytäkirja on nähtävänä kirkkoherranvirastossa pe lähtien viikon ajan. KN: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 23 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA asia 3 Esitys (pj): Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa, jotka tarvittaessa toimivat myös ääntenlaskijoina. Edellisen kokouksen pöytäkirjantarkastajina toimi Tuomo Eskola ja Merja Nikola. KN: Esitys hyväksyttiin ja pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Jouni Tornio ja Kerttu Ylilauri. 24 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN asia 4 Esitys (pj): Kirkkoneuvosto hyväksyy kokouskutsun mukaisen työjärjestyksen. KN: Muihin asioihin lisättiin maanvuokrasopimus asia sekä asunnonvälityspalvelu asia. Kirkkoneuvosto hyväksyy esityslistan mainituin lisäyksin.

2 25 SEURAKUNTATALOON LIITETTÄVÄN TOIMITALON RAKENTAMINEN JA URAKOITSIJAN VALITSEMINEN asia 5 Lumijoen seurakuntatalo vaatii perusteellista korjausta lähivuosina. Korjauksen yhteydessä on myös teknisesti toteuttaa laajennusosa, johon siirrettäisiin ainakin päiväkerhotoiminta, mahdollisesti myös toimistotiloja. Seurakunnan taloudelliset mahdollisuudet ovat kuitenkin varsin rajalliset. Kirkkohallitus on linjannut, ettei se kohdista rakennusavustuksia seurakuntatalokohteisiin. Työryhmällä Seppo Pietilä (pj), Virpi Pietikäinen, Mika Litola, Hannu Vanhala, Tuomo Eskola tutkittiin tilatarpeita neuvottelemalla seurakunnan työntekijöiden kanssa Neuvottelusta laaditun muistion ja tiedossa olevien korjaustarpeiden perusteella Markku Tölli laati tarvesuunnitelman kirkkoneuvoston tarkasteltavaksi, kirkkovaltuuston käsittelyä varten. Taloudellisia säästöjä syntyy, mikäli hankesuunnitelma voitaisiin laatia mahdollisimman lähelle sitä korjaus/ laajennusohjelmaa, mihin seurakunnalla on realistisia mahdollisuuksia. Tarvevaiheen ohjelmaan olisi järkevää sisällyttää myös perusteellinen kuntotarkastus. Kirkkovaltuusto hyväksyi kokouksessaan (6 ) hankesuunnitteluvaiheen aloittamisen. Kirkkoneuvosto perusti kokouksessaan (43 ) seurakuntatalon korjausta/laajennusta varten rakennustoimikunnan ja nimesi sille puheenjohtajan. Puheenjohtajaksi valittiin Seppo Pietilä ja jäseniksi Hannu Vanhala, Tuomo Eskola ja Mika Litola. Todettiin että, kirkkoherra kuuluu rakennustoimikuntaan virkansa puolesta. Kirkkoneuvosto päätti kokouksessaan (43 ) tilata kuntotarkastuksen seurakuntataloon Inspecta Oy:ltä. Inspecta Oy:n laatima kuntoarvioraportti valmistui (raportti esitellään kokouksessa). Rakennustoimikunta päätti kokouksessaan 9.9. tutkia alapohjan kuntoa. Sokkelin lävistysporaukset tilattiin Oulun Betoniporaus OY:lta. Poraus suoritettiin Silmämääräisesti tarkastellen alapohjan kunto vaikutti normaalilta ja siellä olevat puuosat kuivilta. Tarkemmat analyysit rakennustoimikunta päätti tilata Työterveyslaitokselta Työterveyslaitoksen työntekijät kävivät paikalla. He totesivat, ettei näytettä alapohjasta kannata ottaa, koska betoniporauksen jäljiltä lävistyksen kohdalla on niin paljon kosteutta, ettei näytettä ole järkevää ottaa. He suosittelivat lämpökamerakuvausta, jonka perusteella voitaisiin päättää näytteenottopaikat ulkoseinissä. Arkkitehti Kari Sipilältä pyydettiin hankevaiheen suunnittelutarjous. Kirkkoneuvosto hyväksyi kokouksessaan (63 ) arkkitehti Kari Sipilän tarjouksen. Kirkkoneuvoston kokous (9 ): Arkkitehti Kari Sipilä esitteli uudisrakennuksen hankesuunnitteluvaiheen piirustukset. Asiasta keskusteltiin kokouksessa ja päätettiin pyytää alustava kustannusarvio uudisrakennuksesta Matti Antikaiselta. Kokouksessa valittiin rakennustoimikuntaan entisten jäsenten lisäksi Jouni Kurkela ja Aira Aspegren. Kirkkoneuvoston kokous (28 ): Kirkkoneuvosto tutustui hankesuunnitelman uusimpaan versioon ja tavoitehintoihin. Asiasta keskusteltiin. Rakennustoimikunta käsittelee hankesuunnitelmaa arkkitehdin kanssa, jonka jälkeen kirkkoneuvosto tekee päätöksen hankkeen etenemisestä. Kirkkoneuvoston kokous ; (37 ) Kirkkoneuvosto tutustuu rakennustoimikunnan kokousmuistioon, keskusteli asiasta ja esittää, että kirkkovaltuusto keskustelee investoinnista. Kirkkovaltuuston kokous (16 ) Kirkkovaltuusto keskusteli investoinnista ja ohjeisti kirkkoneuvostoa, että kirkkoneuvoston on tarpeen tehdä lisäselvityksiä uudisrakennuksen rakentamismahdollisuudesta.

3 Kirkkoneuvoston kokous ; 50 Kirkkoneuvostossa ja rakennustoimikunnassa on keskusteltu, mahdollisuudesta toteuttaa uudisrakennus KVR-urakkana. Lähtökohtana urakkatarjouspyynnöille olisivat, arkkitehti Kari Sipilän laatimat jo olemassa olevat suunnitelmat. Matti Antikainen (Rimako OY) jatkaa rakennuttajakonsulttina, kun laaditaan KVRurakkatarjouspyyntöjä. Kirkkoneuvosto päätti seuraavaa: - tutkitaan 160 neliöisen uudisrakennuksen rakentaminen KVR-menettelyllä - lähtökohdaksi otetaan Kari Sipilän laatimat jo olemassa olevat suunnitelmat - rakennuttajakonsulttina toimii Matti Antikainen, Rimako Oy:stä. Kirkkohallitus on investoinnin rahoittamiseksi vahvistanut Siikalatvan kunnassa sijaitsevien metsäkiinteistöjen Juusola II ( ja Korvela II ( sekä Palola ( ) myynnin Lumijoen Mylly ja Saha Osuuskunnalle. Rakennustoimikunnan palaveri Rakennuttamisen aloituspalaverissa käytiin läpi uuden toimitilan rakentamisen lähtökohtia. Päätettiin, että KVR-urakan kilpailutus toteutetaan kansallisena hankintana rajoitetulla menettelyllä. Kirkkoneuvostolle esitetään seuraava alustava aikataulu: - hankintailmoitus HILMASSA, lokakuu KVR-urakkatarjoukset marra-joulukuu toteussuunnittelu tammi-maaliskuu rakentaminen alkaa, huhtikuu kohde valmis, marraskuu 2016 Esitetään kirkkoneuvostolle, että se päättää tilata pohjatutkimuksen ja valtuuttaa Matti Antikaisen pyytämään tarjoukset neljältä toimijalta. Rakennustoimikunnan kokous Tarkennettiin tilaohjelmaa ja kiintokalusteita sekä käsiteltiin muita KVR-tarjouspyyntöjen vaatimia asioita. Todettiin että tarvitaan asiantuntijalausunnot sähkö ja LVI-alalta koskien mm. seurakuntatalon laitteita ja järjestelmiä, sekä niiden liittämistä uuteen toimitilarakennukseen. Esitetään kirkkoneuvostolle, että se päättää tilata maaperätutkimuksen RMP-Service OY:ltä, perusteena edullisin hinta. Palaveri seurakuntatalossa Matti Antikaisen johdolla, mukana sähkösuunnittelija Hannu Seppälä, LVI-suunnittelija Pirkko Karjala, rakennustoimikunnan PJ Seppo Pietilä sekä Markku Tölli Tarkasteltiin olemassa olevia sähkö- ja LVI-laitteistoja. Pirkko Karjalan mukaan nykyisen LVI-koneen toimintakunto tulisi selvittää, koska vaikuttaisi siltä, että se olisi mahdollista saada toimintakuntoon. Pohdittiin uudesta toimitilarakennuksesta seurakuntataloon tulevalle käytävälle vaihtoehtoista kohtaa. Kirkkoneuvosto ; 62 Kirkkoneuvosto kävi läpi rakennustoimikunnan kokousten muistiot ja hyväksyi toimikunnan tekemät esitykset.

4 Kirkkoneuvosto ; 86 Kirkkoneuvosto päätti, että tehdään nykyisen hankinnan perusteltu keskeytysilmoitus HILMA:ssa ja muutetaan urakkamuotoa. Sovitaan nykyisten hankevaiheen suunnittelijoiden kanssa palkkioperusteet ja rekrytoidaan rakennesuunnittelija. HILMA:an uusi kokonaisurakan hankintailmoitus avoimella menettelyllä. Kirkkoneuvosto ; 91 Kirkkoneuvosto päätti hakea kirkkohallitukselta rakennusavustusta toimitalon rakennusinvestointiin 40 %:a rakennushakkeen kustannusarviosta. Hakemus liitteineen lähetettiin kirkkohallitukselle sähköisesti Kirkkoneuvosto ; 5 Rakennustoimikunta yhdessä suunnittelijoiden kanssa kokoontui suunnittelukokouksiin , ja Suunnittelukokouksissa käsiteltiin ARK-, RAK-, LVIA- ja SÄH- suunnitelmia sekä muita urakkalaskenta-asiakirjoja. Rakennuttajakonsultti Matti Antikaisen ARK-yleissuunnitelman laskema koko hankkeen tavoitehintaarvio oli euroa (sis. ALV 24 %) sisältäen myös suunnittelun ja rakennuttamisen kustannukset. Uuden toimitilarakennuksen rakennuslupa saatiin Rakennustoimikunta kokouksessa (suunnittelukokous 4) käsitteli urakkalaskenta-asiakirjat. Eino Jakkula kutsuttiin paikallisvalvojaksi ja kirkkoherra allekirjoitti seurakunnan puolesta tilauskirjeen (tarjous ja tilauskirje esitellään KN kokouksessa 23.2.) Matti Antikainen laski yleissuunnitelmien perusteella rakennusosaperusteiseksi hinta-arvioksi (sis. ALV 24%), joka ylittää tavoitehinta-arvion eurolla. Syy ylittymiselle on se, että vesikiertoisen lattialämmityksen ja maalämpötuoton normaalia kalliimpaa hintaa ei osattu arvioida oikein tavoitteenasettelussa. Hankkeen todellinen hinta-arvio täsmentyy tarjouskilpailun päätyttyä. HILMA-ilmoitus (julkiset hankinnat) julkaistiin ja urakkatarjouskilpailu alkoi. Kokonaisurakan tarjousaika päättyy klo 14. Halvimman tarjouksen jättäneen kanssa käydään selonottoneuvottelu jonka jälkeen rakennustoimikunta tekee kirkkoneuvostolle esityksen. Kirkkoneuvosto käsittelee esityksen klo 18 ja kirkkovaltuusto tekee hankinta- ja rakentamispäätöksen samana päivänä klo 19. Kirkkoneuvosto 1. Käsitteli rakennustoimikunnan suunnittelukokousten pöytäkirjat 2-4 ja hyväksyy rakennustoimikunnan toimet ja esitykset. 2. Hyväksyi Eino Jakkulan kanssa tehdyn sopimuksen paikallisvalvonnasta. 3. Hyväksyi ARK-, RAK-, LVIA ja SÄHKÖ- suunnitelmat sekä muut urakkalaskenta-asiakirjat. 4. Hyväksyi päätösaikataulun, jonka mukaisesti kirkkoneuvosto käsittelee tarjoukset klo 18 ja kirkkovaltuusto tekee hankinta- ja rakentamispäätöksen klo 19.

5 Urakkatarjouskilpailun aikana laskenta-asiakirjat pyysi kaikkiaan 16 rakennusliikettä. Määräaikaan klo 14 mennessä tuli yhdeksän tarjousta. Tarjouskuoret avattiin Rimako OY:n toimistossa klo 15.30, avauspöytäkirjan allekirjoittivat rakennustoimikunnan puheenjohtaja Seppo Pietilä ja rakennuttajakonsultti Matti Antikainen. Saadut kokonaisurakkatarjoukset: KTC Group Oy ,00 alv 24 % Raahen Rakennuspalvelu Oy ,00 alv 24 % Rakennus Karppila Oy ,80 alv 24 % Rakennus Oy Oulun Apsilon ,00 alv 24 % Rakennus-Koskela Oy ,00 alv 24 % Rakennusliike Häyrynen Oy ,00 alv 24 % Rakennusliike K. Manninen Oy ,00 alv 24 % Rakennuspalvelu Kurtti Oy ,00 alv 24 % Rakennustoimisto Aresa Oy ,00 alv 24 % Halvinta tarjousta koskevassa selvityksessä halvimman hyväksyttävän tarjouksen (sis. alv 24 %) antoi Rakennusliike Häyrynen Oy Iistä. Rakennuttajakonsultti on tarkastanut, että hankintailmoituksessa vaaditut edellytykset täyttyvät. Selonottoneuvottelu Rakennusliike Häyrysen kanssa käytiin klo 15 Lumijoen seurakuntatalossa. Selonottoneuvottelussa ei ilmennyt seikkoja, jotka vaikuttaisivat tarjouksen tarjouspyynnön mukaiseen sisältöön ja tarjottuun hintaa. Neuvottelun jälkeen rakennustoimikunta päätti esittää kirkkoneuvostolle, että Rakennusliike Häyrynen Oy:n tarjous hyväksytään. Kokouksessa klo 18 kaikki saapuneet tarjoukset esitellään yksityiskohtaisesti. Esitys (tp): 1. mom. Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että Lumijoen seurakunnan uuden toimitilarakennuksen rakentaminen toteutetaan ja rakentaminen aloitetaan huhtikuun aikana. Esitys (rakennustoimikunta ): 1. mom. Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että Rakennusliike Häyrynen Oy:n tarjous (sis. alv 24 %) uuden toimitilarakennuksen kokonaisurakasta hyväksytään. KN: 1. mom. Esitys hyväksyttiin. 2. mom. Esitys hyväksyttiin. 26 TIEDOKSI asia 6 - Helmikuun 2016 taloustilanne Esitys (pj): Kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi. KN: Esitys hyväksyttiin.

6 27 MUUT MAHDOLLISET ASIAT asia 7 1.mom. Maanvuokrasopimus, liite Lumijoen metsästysyhdistys haluaa vuokrata Lumijoen kunnan Lumijoen kylän alueella olevan RN:o kiinteistöllä sijaitsevan ampuma-alue 2,4 ha. Vuokra 200 euroa/vuosi. Vuokrasopimus on voimassa toistaiseksi ja irtisanomisaika on 1 vuosi. Vuokrasopimuksen solmiminen ei estä metsäkiinteistö kauppaa kunnan kanssa. KN: Kirkkoneuvosto päätti, että Lumijoen metsästysyhdistys ry:n esittämä maanvuokrasopimus hyväksytään seuraavin muutoksin: - Vuokramies vastaa järjestämänsä toiminnan ympäristölle aiheuttamasta pilaantumisesta ja puhdistaa tarvittaessa alueen kustannuksellaan. - Vuokra on 100 /ha/vuosi 2. mom. Asunnonvälityspalvelu Lumijoen seurakunta on pyytänyt viideltä kiinteistönvälitystoimistolta tarjousta asunnon välityspalvelusta. Lumijoen seurakunnalle on vastaanottanut määräajassa yhden tarjouksen As Oy Lukkarinkangas nimisen yhtiön, asunnon nro 5 välityspalvelusta. Tarjouksen on jättänyt Oulun Huoneistoketju Oy LKV. KN: Kirkkoneuvosto päätti, että Oulun Huoneistoketju Oy LKV:n tarjous hyväksytään. 28 MUUTOKSENHAKUOHJEET JA KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN asia 8 Esitys: Kirkkoneuvosto antaa muutoksenhakuohjeen, joka liitetään pöytäkirjan liitteeksi. KN: Esitys hyväksyttiin.